1. Inleiding 3 De commissie 3



Dovnload 77.96 Kb.
Datum21.08.2016
Grootte77.96 Kb.
Draaiboek



AV-triAthlon, Amersfoort

Samensteller(s) : [Na(a)m(en) commissieleden]

Namens : [WOC]

Versiedatum : [26 januari 2009]



Inhoudsopgave




1. Inleiding 3

2. De commissie 3

3. Het evenement 3

3.1 Programma 3

3.2 Inschrijving 3

3.3 Prijzen/herinnering 4

3.4 Wedstrijdreglement 4

3.5 Aanmelden evenement 4



4. Parcours & accommodatie 4

4.1 Parcours 4

4.2 Accommodatie 4

4.3 Vergunningen 4

4.4 Verkeersregelaars 5

5. Materiaal & middelen 5

5.1 Opbouwen parcours 5

5.2 Inrichten accommodatie 5

6. Personeel 5

7. Financiën 6

7.1 Inkomsten 6

7.2 Uitgaven 6

8. Publiciteit 6

8.1 Voor het evenement 6

8.2 Na het evenement 8

9. Planning 8

9.1 Voor het evenement 8

9.2 Dag van het evenement 8

9.3 Na het evenement 8




1.Inleiding


De [naam evenement] is een jaarlijks terugkerend evenement dat wordt georganiseerd onder auspiciën van de atletiekvereniging AV Triathlon. De [naam evenement] wordt altijd gehouden op [dag] in [maand] gehouden. Start en finish vinden altijd plaats [omschrijving locatie] in [plaatsnaam], waarbij de deelnemers [korte omschrijving evenement].
Doelstelling van [naam evenement] is:

  • [bijv. soort deelnemers, aantal deelnemers, groeien naar regionale wedstrijd, etc.]

De afgelopen jaren kunnen we terugzien op zeer geslaagde evenementen. Editie 2005 had een deelnemersaantal van [aantal/soort deelnemers], editie 2006 [aantal/soort deelnemers] en in 2007 kwamen er [aantal/soort deelnemers]. Voor 2008 houden we rekening met [bijv.: nog een lichte stijging in het deelnemersaantal].


2.De commissie


Voor het organiseren van de [naam evenement] is een commissie samengesteld. Deze is ervoor verantwoordelijk om de [naam evenement] op een goede manier te laten verlopen. Onderstaande mensen maken deel uit van deze commissie en hebben ieder een bepaalde hoofdtaak.


Naam

Hoofdtaak




coördinatie




inschrijving/uitslagen/jury




accommodatie




parcours




vrijwilligers




publiciteit




financiën

Zie voor nadere gegevens van de commissieleden [….].
Dit draaiboek is het middel om de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vast te leggen en de planning te bewaken. Daarnaast is het een hulpmiddel om bij wisseling van commissieleden het nieuwe commissielid snel op vlieghoogte te brengen van het reilen en zeilen binnen de commissie.

3.Het evenement


Voor dit jaar is de [naam evenement] gepland op [datum] en zal dit jaar voor de [getal] keer worden gehouden.

3.1Programma


Het programma ziet er als volgt uit (let op geldende categorie-indeling Atletiekunie, NTB):

[00.00] uur: [categorie], [afstand] km

[00.00] uur: [categorie], [afstand] km

[00.00] uur: [categorie], [afstand] km


3.2Inschrijving


Voorinschrijving kan t/m [datum] op www.avtriathlon.nl of bij [locatie evt. fysieke voorinschrijving].

[categorie1] € 0,00

[categorie2] € 0,00

[categorie3] € 0,00


Nainschrijving kan op de dag zelf vanaf [00.00] uur bij [locatie na-inschrijving], tot een half uur voor de start.

[categorie1] € 0,00

[categorie2] € 0,00

[categorie3] € 0,00


3.3Prijzen/herinnering


De volgende prijzen zullen worden uitgereikt:

    [categorie1]:

  • 1e, 2e, 3e meisje/dame → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

  • 1e, 2e, 3e jongen/heer → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

    [categorie2]:

  • 1e, 2e, 3e meisje/dame → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

  • 1e, 2e, 3e jongen/heer → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

    [categorie3]:

  • 1e, 2e, 3e meisje/dame → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

  • 1e, 2e, 3e jongen/heer → [bijv. cadeaubon van 15, 10 en 5 euro]

Naast de prijzen worden de volgende herinneringen uitgereikt:



  • [categorie1]: gesponsord door [naam sponsor] → [herinnering]

  • [categorie2]: gesponsord door [naam sponsor] → [herinnering]

  • [categorie3]: gesponsord door [naam sponsor] → [herinnering]


Tip: Let bij NTB-evenementen op de geldende ‘Regels en richtlijnen voor de verdeling van geld- en ereprijzen bij NTB-evenementen’.

3.4Wedstrijdreglement


AV Triathlon heeft een standaard wedstrijdreglement opgesteld, afgeleid van het wedstrijdreglement van de KNAU en de NTB (zie AVT-site). Dit geldt als basisreglement voor elk AVT-sportevenement en kan waar nodig verder aangevuld worden door de commissie.

3.5Aanmelden evenement


Voor alle evenementen geldt dat ze aangemeld moeten worden bij WOC en bij de betreffende instantie (Atletiekunie, NTB). Let op de sluitingsdata voor aanmelden, dit is vaak ruim een jaar! Officiële Atletiekunie /NTB-wedstrijden moeten worden goedgekeurd (zie betreffende wedstrijdreglement voor de aanvraagprocedure).

4.Parcours & accommodatie

4.1Parcours


[Korte omschrijving van het parcours].

[ invoegen plattegrond met parcours, incl. start/finishgebied, genummerde parcoursposten, etc.]


4.2Accommodatie


[Omschrijving accommodatie incl. adresgegevens] fungeert tijdens de [naam evenement] als uitvalsbasis voor de start/finishlocatie, inschrijvingpost, uitslagverwerking, catering, sanitair, etc.

LET OP! Op affiche/site ook vermelden of er wel/geen douches aanwezig zijn.


4.3Vergunningen


Voor het organiseren van een evenement in de openbare ruimte is een vergunning van de gemeente nodig. Dat is geregeld in de Algemene Plaatselijke Verordening. Zowel de gemeente Amersfoort als de gemeente Leusden heeft hiervoor een standaard aanvraagformulier:

  • Aanvraagformulier voor een evenement in de gemeente Amersfoort, www.amersfoort.nl/smartsite.shtml?id=184213

  • Aanvraagformulier evenementen (formulier E), http://www.leusden.nl/infotype/loket/product/view.asp?objectID=1320

Naast het aanvragen van een vergunning van de gemeente, dient bij een evenement in/nabij het bos, een vergunning aangevraagd te worden bij bijvoorbeeld het Utrechts Landschap (zie AVT-site voor standaard brief). Afhankelijk van het evenement kan er ook nog een vergunning bij de Provincie nodig zijn, als gevolg van gebruik van de provinciale weg.

4.4Verkeersregelaars


Voor het organiseren van een evenement zijn veelal ook verkeersregelaars nodig. Dit is op inschatting van de politie. Zie voor nadere toelichting over de regels, opleiding, etc. het artikel op de AVT-site.

5.Materiaal & middelen

5.1Opbouwen parcours


Voor het opbouwen van het parcours zijn diverse materialen en middelen nodig (neem evt. contact op met Koos Rademaker voor afzetlint, startnrs, etc.). Zie de Checklist materialen en middelen (AVT-site).

5.2Inrichten accommodatie


Voor het inrichten van de accommodatie zijn de volgende materialen en middelen nodig:

  • toiletten

  • inschrijftafels

  • bordjes inschrijftafels

  • inschrijfbriefjes, speldjes, etc.

  • startnummers

  • ruimte uitslagenverwerking



6.Personeel


Voor het organiseren van het evenement zal een beroep worden gedaan op de volgende mensen binnen en buiten de vereniging. Gebruik voor het benaderen van vrijwilligers het beschikbare postcodegebied (zie: postcodeplan).


Taak

Aanspreekpunt

Aantal vrijwilligers

Algemeen







Parcours







Inschrijving







Uitslagverwerking







Jury







Starter







Wedstrijdleider (bij wedstrijden)







Geluid







Speaker







Fietser(s)







Drank/sponsen







Herinneringen







EHBO







Politie







Prijsuitreiking










Totaal



Tijdens het opbouwen van het parcours, inrichten van de accommodatie en assisteren bij het evenement zelf worden de aanwezige vrijwilligers voorzien van eten en/of drinken, zoals hieronder aangegeven:



  • parcoursposten : [omschrijving verzorging/consumptiebonnen]

  • jury/inschrijving/speaker/starter : [omschrijving verzorging/consumptiebonnen]

  • parcoursbouwers/commissieleden : [omschrijving verzorging/consumptiebonnen]



7.Financiën


Voor het mogelijk maken van het evenement is het van belang dat er inzicht is in de inkosten en uitgaven van het evenement. Gebruik hiervoor de Procedure financiën evenementen en het Begroting AVT-evenement (AVT-site).

7.1Inkomsten


Uit de volgende posten verwachten we inkomsten binnen te krijgen:

  • Inschrijving

  • Sponsoring



7.1.1Inschrijving


Op basis van het te verwachten aantal deelnemers, zien we wat inschrijvingen betreft de volgende inkomsten.


Categorie

Aantal

Prijs

Bedrag

[categorie1] voorinschrijving










[categorie1] nainschrijving










[categorie2] voorinschrijving










[categorie2] nainschrijving










[categorie3] voorinschrijving










[categorie3] nainschrijving









Totaal












7.1.2Sponsoring


    De volgende sponsoren leveren een bijdrage aan de [naam evenement]:


7.2Uitgaven


Voor de volgende posten verwachten we uitgaven te moeten maken:

  • Drukken flyers/posters

  • Herinneringen

  • Prijzen

  • EHBO

  • Eten/drinken vrijwilligers

  • Administratieve zaken



8.Publiciteit

8.1Voor het evenement


Voor het evenement zal via de volgende kanalen de [naam evenement] worden aangekondigd:

  • Flyers & posters (Grammé)

  • Internet (o.a. AVT-site)

  • Krant (persbericht)

  • Radio (Omroep Amersfoort)

  • Locale TV (Regio Sportief)

  • Lopende zaken (clubblad)



8.1.1Flyers/posters


Op basis van de ervaringen van voorgaande jaren worden dit jaar de volgende hoeveelheden gedrukt:

  • Flyers: [aantal] x A4

  • Posters: [aantal] x A3

De flyers en posters zullen verspreid worden op de volgende plaatsen:



  • Clubblad – Lopende zaken (zie sluitingsdata copy AVT-site)



  • Loopevenementen in de buurt:

      Datum

      Evenement

      Wie





















  • Clubhuizen Eemland:

      Naam club

      Plaats

      Wie

      AVT

      Amersfoort



      BAV

      Baarn



      Altis

      Amersfoort



      Quo Vadis

      Bunschoten



      AV Pijnenburg

      Soest



      AVN

      Nijkerk



      AV Zuidwal

      Huizen



      GAC + TV

      Hilversum



      VAV

      Veenendaal





  • Hardloopwinkels/sportcentra:

    Naam

    Plaats

    Wie

    Run2Day

    Amersfoort



    Amersfoort



    PK Runningshop

    Dodenwaard



    Runnersworld

    Veenendaal



    Pelikaan

    Amersfoort











8.1.2Internet


De [naam evenement] willen we aankondigen op de volgende internetsites:

  • www.avtriathlon.nl

  • www.loopagenda.nl

  • www.dehardloopkrant.com

  • www.runnersweb.nl

  • www.loopwereld.nl

  • www.like2run.nl

  • www.ad.nl/loperswereld


8.1.3Krant/TV


In de volgende kranten zullen we een persbericht laten plaatsen:

  • Gooi- en Eemlander: www.gooieneemlander.nl / redactie.ge@hdc.nl

  • Amersfoort Nu: www.amersfoortnu.nl / redactie.anu@whk.wegener.nl

  • Stad Amersfoort: stad.amersfoort.redactie@bdu.nl

  • Amersfoortse Courant: www.amersfoortsecourant.nl / redactie@un-ac.nl

  • Breed-Uit: www.breeduit.nl

  • Omroep Amersfoort: www.mediaprodukties.nl

8.2Na het evenement


Na het evenement zal via de volgende kanalen verslaglegging over de [naam evenement] plaatsvinden:

  • Krant (zie 8.1.3)

  • Internet (AV-triathlon)



9.Planning

9.1Voor het evenement


Zie voor de planning voorafgaand aan het evenement de genoemde uit te voeren activiteiten in de aparte activiteitenplanning [naam evenement].

9.2Dag van het evenement


Tijdens de dag zelf is de coördinatie binnen de commissie als volgt ingedeeld:

  • [naam commissielid] : coördinator voor geluid, starter,

  • [naam commissielid] : coördinator voor fietser(s), politie

  • [naam commissielid] : coördinator voor vrijwilligers parcours + EHBO

  • [naam commissielid] : coördinator voor inschrijving, jury, uitslag, prijsuitreiking

  • [naam commissielid] : coördinator voor catering, accommodatie, omwonenden

Zie voor de planning van de uit te voeren activiteiten op de dag van het evenement de genoemde activiteiten in de activiteitenplanning [naam evenement].


9.3Na het evenement


Zie voor de uit te voeren activiteiten na afloop van het evenement de genoemde acties in de aparte activiteitenplanning [naam evenement].



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina