Aadres. ItsClean is geintegreerd met het relatiebeheersysteem AaRelatie



Dovnload 0.76 Mb.
Pagina1/11
Datum20.08.2016
Grootte0.76 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11




Systeemdocumentatie ItsClean

AaRiverside B.V.

Versie 1.95, december 2012



Introductie

ItsClean is het software-systeem van AaRiverside voor de glazenwassers- en schoonmaak-branche. ItsClean is gebouwd met en draait onder besturing van Aadres. ItsClean is geintegreerd met het relatiebeheersysteem AaRelatie, het boekhoudsysteem AaFinancieel en het personeelsregistratiesysteem AaPersoneel.

ItsClean betreft een projectadministratie op drie nivo's:




  1. project, met globale gegevens voor het gehele project,

  2. details, met een specificatie van de werkzaamheden en beprijzing,

  3. werkopdrachten, met de details voor de uitvoering.

Ten behoeve van de projectadministratie zijn een aantal keuzetabellen gedefinieerd waarin informatie zoals de soort werkzaamheden gestructureerd kunnen worden. Een aantal aspecten van het systeem kunnen naar keuze van de gebruiker via parameters ingesteld worden. Deze parameters worden automatisch met standaardwaarden geinstalleerd.
De planning van de werkzaamheden kan voor een geheel jaar vooraf worden vastgelegd maar kan ook per projectdetail worden aangepast of anderszins worden gemanipuleerd. Ten behoeve van de planning kunnen frequenties op jaarbasis worden vastgelegd, de frequentie van factureren kan een andere dan de werkfrequentie zijn. Tevens kunnen specifieke werkroosters worden vastgelegd.


Indien gewenst kan de planning ook op medewerkersnivo worden vastgelegd. Er wordt dan een koppeling met
AaPersoneel gerealiseerd. De planning van de projecten en de mede­werkers kan ook grafisch worden weergegeven. Tevens kan dan geintegreerd gebruik worden gemaakt van de urenregistratie.

Vanuit de vastgestelde planning kunnen werkopdrachten worden afgedrukt, gegroepeerd per project of gegroepeerd per medewerker. In het eerste geval moeten de uitgevoerde werkzaamheden per activiteit bevestigd worden, in het tweede geval per medewerker. Uitgaande van de voorgecalculeerde eenheden kunnen de uitgevoerde werkzaamheden efficiënt worden geinputeerd, indien gewenst met ondersteuning van barcodes.


De facturering van de uitgevoerde werkzaamheden kan zowel op abonnementsbasis als op basis van nacalculatie worden geregeld. Op abonnementsbasis wordt een prijs per activiteit of per maand vastgesteld, op nacalculatiebasis kan een prijs per uur of andere eenheid worden ingevoerd. Ter voorbereiding van de facturering kunnen controlelijsten per project en/of per medewerker worden vervaardigd, deze lijsten kunnen tevens worden gebruikt als verant­woording van de activiteiten naar de opdrachtgevers.


Afhankelijk van de voorbereiding van e.e.a. kan het factureringsproces zowel geheel automatisch als selectief per klant, project of projectgroep worden uitgevoerd. Bij de verwerking kunnen projectdetails automatisch worden samengevoegd en kan gekozen worden voor het verzamelen van meerdere projecten op één factuur of het presenteren van één project per factuur. Indien gebruik wordt gemaakt van de geintegreerde financiële administratie worden per factuur een openstaande post en een journaalpost t.b.v. de grootboekadministratie gemaakt.



De programmatuur van ItsClean is onderverdeeld in de volgende hoofdfuncties:

  1. Onderhoud tabellen (keuzelijsten e.d.)

  2. Onderhoud projecten

  3. Compact onderhoud projecten

  4. Afdrukken werkbonnen

  5. Facturering

  6. Gereedmelden werkopdrachten

  7. Overzicht werkzaamheden

  8. Jaarplanning

  9. Werkopdrachten op afroep

  10. Werkopdrachten afrekenen

  11. Prijswijzigingen

  12. Bezettingsoverzicht

  13. Planning projecten

  14. Uitgebreid overzicht werkzaamheden

  15. Afdrukken dag- en weekplanning

  16. Fiatteren weekstaat

  17. Projecturenregistratie

  18. Medewerker urenregistratie

  19. Overzicht projecten

  20. Weekoverzicht projecten

  21. Projectinfo

  22. Lijst alle projecten

  23. Dag- en weekplanning

  24. Weekplanning en productie

  25. Toewijzen werkopdrachten medewerker

  26. Calculatie

  27. Importeren projecten

  28. Importeren projecten 2

  29. Importeren projecten 3

  30. Importeren projecten 4

  31. Financieel overzicht projecten

  32. Exporteren financiële gegevens projecten

  33. Speciale facturering (thuiszorg)

  34. Periodieke aanlevering CAK (thuiszorg)

  35. Status projecten 1 (thuiszorg)

  36. Status projecten 2 (thuiszorg)

Deze functies worden hieronder beschreven en geillustreerd.

Voor het verkrijgen van een inzicht in de wijze van gebruik van Aadres en de daarbij behorende applicatiefuncties in het algemeen, wordt verwezen naar het document "Systeemdocumentatie Aadres".

Onderhoud tabellen

ItsClean gebruikt een aantal hulptabellen: projectsoorten als belangrijk kenmerk voor een projectdetail, projectgroepen t.b.v. een groepering b.v. per afdeling, projectkalenders voor de markering van niet werkbare dagen, teksten voor reproductie op externe documenten, BTW-gegevens en diverse parameters voor interne toepassing in de programmatuur.

Bij het onderhoud van de tabellen worden geen transacties gehanteerd, de standaard commando-knoppen worden grijs gepresenteerd (behalve "Refresh" voor het opnieuw laden van alle tabellen), wijzigingen worden direct in de database doorgevoerd.

Het verwijderen van een record wordt geinitieerd met , het tussenvoegen met . Bij het toevoegen van een record (in een lege regel van de grid) moet eerst de code worden ingevoerd. Indien eerst een ander veld wordt geinputeerd volgt een foutmelding.

In het algemeen zijn de codes maximaal 4 tekens, de code projectgroep maximaal 8. Teksten en parameters bestaan uit maximaal 80 tekens.



Een projectsoort geeft het soort werk aan en wordt op project-detailnivo vast-gelegd.
Per projectsoort worden in deze tabel vastgelegd:


  1. een vrij te kiezen code van maximaal 4 tekens

  2. een omschrijving

  3. een verwijzing naar de BTW-code (max­imale waarde 9)

  4. het rekeningnummer voor de verwerking in het grootboek bij de facturering

  5. het standaard percentage voor prijswijziging

  6. achtergrondkleur t.b.v. de planning

  7. keuze “In planning opnemen”

  8. keuze “In facture­ring opnemen”

  9. code eenheid

  10. parameters voor diverse toepassingen







De codes van de teksten zijn hier door de software gedefinieerd, de gebruiker kan desgewenst een waarde invullen. Het soort tekst kan zijn “Plain” of “RTF”. In beide gevallen wordt het onderhoud van de tekst in een separaat venster uitgevoerd.










Deze tabel spreekt voor zich, het percentage kan in twee decimalen worden vastgelegd; het rekening-nummer betreft de groot-boekrekening welke gebruikt wordt bij de facturering.





Projectgroepen worden gebruikt om de gegevens van de projectplanning te groeperen.





De codes van de para­meters zijn door de individuele programma­functies gedefinieerd, de gebruiker kan desgewenst een waarde invullen.





Vervolg parameters.






Vervolg parameters.





Met de projectkalenders kunnen bepaalde dagen of periodes voor planning uitgesloten worden.
Het onderhoud van een kalender wordt in een transactie opgenomen welke wordt bestuurd met de buttons op het tabblad van de kalenders.
Bestaande kalenders kunnen eenvoudig gedupliceerd en daarna gemodificeerd worden.
Bij het afsluiten van het programma wordt gecontroleerd of er dubbele combinaties van code en jaar aanwezig zijn hetgeen niet is toegestaan.




Een dubbelklik in een cell wijzigt de status van aan naar uit vice versa. Een dubbelklik in een cell met weekaanduiding wijzigt de status voor de gehele week en een dubbelklik in een cell met de dagaanduiding de gehele kolom voor die dag.

Onderhoud projecten

Het hoofdscherm van ItsClean Onderhoud Projecten is onderverdeeld in een kop met relatie- en adresgegevens en een tabcontrol met een vijftal tabs:




  1. (niet zichtbaar, gereserveerd voor toekomstige toepassing)

  2. Projectheader met globale gegevens voor het project

  3. Projectdetails met alle relevante plannings-, facturerings- en werk-gegevens

  4. Werkopdrachten, gegenereerd uit de projectdetails

  5. Projectstatus (overzicht werkopdrachten)


In de titlebar van het window worden de klantnaam, het projectnummer en de verkorte omschrijving van het project getoond.





De voorwaartse en achterwaartse navigatie hangt af van de gekozen tab. Indien tab 2 (projecten) op de voorgrond staat wordt gebladerd op klantsleutel, bij tab 3 (projectdetails) op projectnummer en bij tab 4 (werkopdrachten) op detailregels per project. Indien tab 2 op de voorgrond staat kunnen bij onderhoud alleen de header-gegevens gewijzigd worden, bij tab 3 of 4 alleen de detailgegevens. In beide situaties kunnen wel de detail- resp. header-gegevens bekeken worden.

Bij het navigeren naar een volgende of vorige relatie of project wordt de lijst met projecten automatisch gevuld (sortering naar ouderdom, jongste bovenaan) en wordt het project met het hoogste nummer geselecteerd. Van het geselecteerde project wordt het detailscherm automatisch gevuld en worden de gegevens van de eerste detailregel getoond. Hetzelfde geldt voor bijbehorende werkopdrachten (indien deze reeds gegenereerd zijn).

In de header van het scherm wordt de volgende informatie getoond:


  1. naam en woonplaats van de klant

  2. naam, adres en woonplaats indien er sprake is van een separaat werkadres

  3. naam, adres en woonplaats indien er sprake is van een separate contactpersoon

Bij alle drie de adresgegevens wordt een koppeling naar relatiebeheer getoond via een onderstreepte en blauwe naam, een enkelvoudige klik is voldoende om de gegevens van de relatie te laten zien.




Een relatie kan op de gebruikelijke wijze worden ingetoetst of opgezocht via de editboxes behorende bij de rubrieken "klant", "werkadres" en "contactpersoon". Bij "klant" kan de relatie ook worden opgespoord via een uitgebreid en zelf in te delen zoekvenster dat kan worden geactiveerd met de "find"-button in de knoppenbalk, zie Systeemdocumentatie
AaRelatie.

Het bereik van de rubriek “klant” kan worden beperkt met de parameter “cp15” waarin een filter voor de relaties kan worden ingesteld, bv. “cp15=reltype=1” om het zoekvenster te beperken tot uitsluitend afnemers.


Een nieuwe relatie kan worden toegevoegd met de button:




en een bestaande relatie kan worden gewijzigd met de button:




Bij het gebruik van deze functies moet eerst de relatiesleutel worden ingevoerd (of opgezocht) waarna de programmafunctie "Relatiebeheer" wordt gestart met beperkte functionaliteit. Bij het afsluiten van het relatiebeheer worden de relatiegegevens automatisch naar het contractbeheer teruggekoppeld.

Deze faciliteit heeft extra toegevoegde waarde bij toepassing in een omgeving waarbij een medewerker niet de bevoegdheid heeft om het relatiebeheer volledig uit te voeren. Zie verder bij "Bevoegdheden".

Via de programmafunctie “Projectinfo” kan de theoretische jaaromzet van een klant worden berekend en in een separaat venster worden gepresenteerd. De functie wordt geactiveerd met de button:





Een project kan ook worden opgezocht via de lookup-faciliteit van het werkadres zolang het programma nog niet in de wijzigingsmodus verkeert. Indien er op het opgezochte adres geen project bekend is wordt dit als zodanig gemeld:

Indien er meerdere projecten op het adres bekend zijn wordt een keuzelijst gepresenteerd.

Een project kan worden gekopieerd met de button:



Na activering van de knop wordt het volgende dialoogvenster getoond:


Indien een andere klant wordt gekozen dan wordt het kopiëren van het werkadres en de contactpersoon automatisch uitgezet. De mogelijkheid van het kopiëren blijft echter wel bestaan. Het werkadres en/of de contactpersoon worden dan ook in het relatiebeheer als gekoppelde relatie opgenomen. Het kopiëren van de detailgegevens is optioneel en betreft uitsluitend de basisgegevens van de details, niet de werkopdrachten.


Na accoordverklaring wordt de kopieeractie uitgevoerd en wordt het nieuwe project getoond (wordt niet automatisch voor wijziging geopend).


Bestaande projecten kunnen worden geselecteerd uit de lijst aan de rechterkant. Een enkelvoudige klik selecteert het project en laat de gegevens zien, een dubbele klik opent het project voor wijziging. Overigens wordt bij het starten van de programmafunctie het project met het hoogste nummer automatisch geselecteerd en gepresenteerd.

Via de editbox rechtsboven kan een project op basis van het projectnummer worden gekozen, de ingave moet worden afgesloten met een dubbelklik of met (niet met ). Na een klik op de button van de editbox kan uit een lijst met projecten worden geselecteerd (dubbelklik). Om de omvang van de lijst te beperken kan een filter worden toegepast op actieve en/of niet actieve projecten en/of op projectgroep. Het volgende dialoogvenster wordt gepresenteerd, de grid is sorteerbaar en de searchbar staat standaard aan:





Bij het aanmaken van een nieuw project wordt uitgegaan van de gekozen relatie. Desgewenst kunnen bij aanmaken of wijzigen een afwijkend werkadres en een contactpersoon vanuit de gekoppelde relaties worden gekozen. Daarvoor wordt een speciale dialoog opgestart:



Bij het aanmaken van een project wordt er vanuit gegaan dat het systeem een nieuw projectnummer moet uitreiken (vanuit het parameterrecord met code "#prj"). Indien bij het aanmaken een ander nummer dan nummer "nul" wordt ingetoetst dan zal het ingetoetste nummer gelden. Bij het handmatig invoeren van een projectnummer dat reeds in gebruik is zal een foutmelding gegeven worden. Bij parameterwaarde “cp09=1” kan van bestaande projecten het nummer gewijzigd worden.

Met de refresh-button kunnen de gegevens van het gevraagde project opnieuw uit de database opgehaald en getoond worden.



Gedurende het muteren van alle gegevens van een project wordt het project geblokkeerd voor mutaties door andere programmafuncties. Deze regel wordt gehanteerd door alle programmafuncties van ItsClean.

De rubriek "projectstatus" wordt toegepast bij het opstellen van de lijst met actieve en niet actieve projecten en bij het samenstellen van de jaarplanning.

De rubrieken "referentie klant", "opdrachtdatum", "ingangsdatum" “interne referentie” en “externe referentie” zijn bedoeld als referentiegegevens zowel bij de interne als de externe communicatie m.b.t. het project. De ingangsdatum wordt tevens gebruikt bij het genereren van werkopdrachten.

De rubrieken "verlengen" en "factureringswijze" worden bij de projectheader alleen gebruikt als sjabloon voor de projectdetails, d.w.z. dat bij het aanmaken van een nieuwe detailregel de waarden van deze twee rubrieken als standaardwaarden gelden (zie verder bij projectdetails).

De rubriek "percentage G-rekening" kan gebruikt worden om op de factuur melding te maken van de van toepassing zijnde fiscale garantie-regeling.

De rubrieken "betaalwijze" en "banknummer" zijn aan elkaar gekoppeld indien de betaalwijze is 1: incasso. Bij de facturering wordt deze informatie gebruikt om een batch t.b.v. automatische incasso aan te maken. Bij betaalwijze 2: contant wordt de openstaande post van de factuur direct afgeboekt en wordt (bij een geintegreerde financiële administratie) een extra journaalpost aangemaakt.

Het afwijkende factuuradres kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld organisaties welke administratief begeleid worden door een administratiekantoor. Op de factuur zal dan een "per adres" vermelding geproduceerd worden. Zie verder bij de facturering.

De rubriek "omschrijving" kan uit meerdere regels bestaan en kan zowel intern als extern gebruikt worden. Bij externe toepassing, b.v. op werkbonnen en facturen, moet rekening gehouden worden een "gekuiste" inhoud.

De rubriek "projectgroep" kan worden geselecteerd uit de lijst welke wordt samengesteld aan de hand van de bij het tabelonderhoud gedefinieerde groepen. De projectgroep wordt gebruikt voor het opsplitsen van de planningsgegevens en kan b.v. toegepast worden als afdeling.

De rubriek "planvlag" betreft een pictogram (150 mogelijkheden) en is bedoeld voor de herkenbaarheid van de uit te voeren werkzaamheden in de grafische planning.

Bij de "code tekst" kan gekozen worden voor de waarde "projectomschrijving op factuur". Bij de opbouw van de factuur wordt dan een signaal gegeven dat er sprake is van een ingevulde rubriek "omschrijving" waarvan het de bedoeling is dat deze op de factuur vermeld wordt.

Met de "code samenvoegen" kan worden aangegeven dat bij de facturering bepaalde gegevens, indien mogelijk, samengevoegd moet worden, dit ter wille van het overzichtelijk houden van de factuur. Deze faciliteit zal met name gebruikt worden bij het periodiek factureren van activiteiten welke op basis van nacalculatie doorberekend worden. Zie verder bij de facturering.

Het afwijkende Email-adres betreft de facturering en is bedoeld om het eventueel bij de relatie vastgelegde adres te overschrijven. Het kan ook gebruikt worden om in afwijking van de standaard een factuur voor het project niet te Email-en door een adres zonder @-teken in te vullen. Een “*” bijvoorbeeld is dan al voldoende.

Met de indicatie “logo klant” kan het bij AaRelatie vastgelegde logo van de klant gebruikt worden op de werkbon. Indien deze indicatie is aangezet terwijl het logo niet is gedefinieerd dan wordt het standaard logo toegepast.


De indicatie “kopie jaarplanning” wordt gebruikt bij het vervaardigen van de planning voor het nieuwe jaar. Voor alle projectdetails met de indicatie “verlengen” worden dan werkopdrachten aangemaakt op basis van het zelfde schema als van het vorige jaar: week, dag en tijd. Alle overige gegevens worden geactualiseerd aan de hand van de gegevens van het projectdetail. Werkopdrachten met een negatieve prijs/bedrag worden niet gedupliceerd.


De code samenvoegen bonnen kent de volgende waarden:

0 = niet

1 = dagbasis

2 = weekbasis

3 = jaarbasis

Normaliter wordt voor elke werkopdracht een separate bon vervaardigd. Met de code samenvoegen kunnen bonnen op één document op projectbasis worden gecombineerd.

Via een projectkalender kunnen bepaalde dagen van planning worden uitgesloten. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het plannen van scholenwerk waarbij de vakantieweken moeten worden uitgesloten. De kalenders worden op jaarbasis vastgelegd (onderhoud tabellen). Voor het nieuwe jaar moeten nieuwe kalenders worden aangemaakt. Bij het project behoeven de nieuwe kalenders niet specifiek opnieuw gecodeerd te worden op voorwaarde dat de bestaande kalenders (van voorgaande jaren dus) niet verwijderd worden. Het planningssysteem zoekt automatisch de juiste jaarkalender op.


De werkopdrachten (werkbonnen) kunnen ook electronisch verwerkt worden m.b.v. het mechanisme van de zogenaamde E-werkbon. Het “Email-adres E-werkbon” is het primaire stuurgegeven van de E-werkbon en betreft een Email-adres (of meerdere adressen, van elkaar gescheiden door een comma) van de klant. Een kopie van de door de klant afgetekende bon zal naar dit adres verzonden worden. Zie verder bij “Afdrukken werkbonnen”.




Bij elk project kan een controleur (groepsleider etc.) worden vastgelegd op basis waarvan met de programmafunctie “Weekoverzicht projecten” een lijst met werkopdrachten per week per controleur kan worden geproduceerd. Deze lijst kan desgewenst functioneren als invulformulier voor de gemaakte uren. De controleurs worden vastgelegd in de medewerkerstabel van
AaPersoneel. Een eventueel filter op de selectie kan worden vastgelegd via parameter “cp17”.

Er zijn 10 vrije rubrieken beschikbaar (gegroepeerd in "aanvullende informatie") met de volgende mogelijkheden:



  • alle velden zijn in de database gedefinieerd als zijnde "text" met een maximale lengte van ca. 65.000 tekens

  • bij het opmaken van documenten gelden de veldnamen "Extra01" t/m "Extra10"

  • de definitie van de visuele kenmerken wordt in de parametertabel vastgelegd d.m.v. de parameters "xt01" t/m "xt10"

  • in de omschrijving van de veldparameters worden de titels van de velden op het scherm vastgelegd

  • in de waarde van de veldparameters worden de plaatsingsattributen vastgelegd:

  • "xtype" met als waarde 2 voor een editbox, 6 voor een memobox en 9 voor een richtextbox

  • "width" met als standaard waarde 258 en "left" met als standaard waarde 127

  • "height" met als standaard waarde 21 voor een editbox; bij memo- en richtext-boxes wordt geadviseerd gebruik te maken van de standaard waarden 47, 72, 97 etc. (extra eenheden van 25 pixels)

  • "top" met als standaard waarde 5 en verder bij voorkeur 30, 55, 80 etc.

  • een veld kan worden voorzien van veldkenmerken en attributen zoals omschreven in de systeemdocumentatie Aadres en van een default waarde met de parameter "xvalue"

Projecten kunnen uit het systeem worden verwijderd op voorwaarde dat geen detailregels meer aanwezig zijn. Op hun beurt kunnen detailregels worden verwijderd op voorwaarde dat geen werkopdrachten meer aanwezig zijn en er geen verwijzingen vanuit de urenregistratie van AaPersoneel bestaan. Werkopdrachten kunnen worden verwijderd op voorwaarde dat ze niet meer administratief actief zijn (geen werkbon af te drukken of afgedrukt, niet afgemeld en geen uren nacalculatie geboekt) en er geen urenregistratie naar verwijst.

Verder geldt als randvoorwaarde voor het verwijderen dat er geen historische informatie aanwezig is. Deze informatie wordt bij het factureren aangemaakt en bestaat uit alle informatie van de werkopdracht, aangevuld met factuurinformatie. Dit betekent dus dat eenmaal gefactureerde projecten niet meer uit het systeem verwijderd kunnen worden !


Indien aan deze voorwaarden niet voldaan wordt volgt een foutmelding:







  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina