Aadres. ItsClean is geintegreerd met het relatiebeheersysteem AaRelatie



Dovnload 0.76 Mb.
Pagina2/11
Datum20.08.2016
Grootte0.76 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Projectdetails

Bij het onderhoud van de details geldt dat vanuit de lijst (rechts onderin het scherm) een detailregel geselecteerd kan worden met een enkelvoudige klik en dat het onderhoud gestart kan worden met een dubbele klik.





Bij het aanmaken van een nieuwe detailregel wordt het regelnummer in principe automatisch bepaald (nummering 10, 20, 30 etc) maar kan door de gebruiker worden overschreven om een andere volgorde af te dwingen. De stapgrootte van de nummering is standaard 10 en kan worden ingesteld met de parameter "cp05". Nadat het regelnummer is ingetoetst of bevestigd kan het niet meer gewijzigd worden. Regelnummer nul is niet toegestaan.

Een bestaande detailregel kan worden gekopieerd met de button:



Voorafgaande aan het gebruik van deze knop moet een bestaande regel uit de lijst worden geselecteerd. De projectsoort moet ingevuld worden.




Het soort werk kan worden gekozen uit de lijst welke wordt samengesteld uit de gegevens van de tabel "projectsoort".

Het soort werk kan worden vermeld op de diverse documenten en lijsten, wordt gebruikt voor de koppeling met de grootboekadministratie en de planning en wordt gebruikt als sjabloon voor de jaarlijkse prijswijzigingen, de keuzevelden “in planning” en “in facturering” en de cde eenheid.

De planningsgegevens worden initieel gevuld met het lopende jaar, een looptijd van 52 (of 53) weken en een frequentie van 52 (of 53) maal per jaar en startweek 1. Als alternatief voor de frequentie kan een interval in weken worden gebruikt. Indien de rubriek "jaar" wordt ingetoetst en afgesloten met dan zal automatisch het aantal weken getoond worden in de rubriek "looptijd", normaliter 52, eerstkomende jaar met 53 weken is 2009 (en daarna 2015 en 2020) en zal de startweek gevuld worden met het weeknummer van de actuele week.

Bij het opslaan van een detailregel en bij het aanmaken van werkopdrachten worden gecontroleerd:




  • looptijd, frequentie en startweek moeten minimaal 1 zijn

  • met jaar moet minimaal 2000 en maximaal 2048 zijn

  • de looptijd, frequentie en startweek mogen maximaal 52 of 53 zijn

  • frequentie en interval mogen niet beiden zijn ingevuld

De rubriek "verlengen" geeft aan dat er sprake is van een meerjarig project op abonnements­basis. Aan de hand van deze rubriek en de overige planningsgegevens kunnen de werk­opdrachten voor een nieuw jaar automatisch aangemaakt worden.

Met de rubriek "afdrukken werkbon" wordt aangegeven dat de gegenereerde werkopdrachten voorzien moeten worden van een kenmerk zodat wekelijks automatisch werkbonnen vervaardigd kunnen worden.


Het keuzeveld “in planning” geeft aan of de gegenereerde werkopdrachten in de planning moeten worden opgenomen, “in facturering” geeft aan of de werkopdrachten voor facturering in aanmerking komen. Beide rubrieken worden afgeleid uit de gekozen projectsoort en kunnen per projectdetail overruled worden. Bij het genereren van de werkopdrachten worden de actuele waarden van de detailregel overgenomen in de werkopdrachten. Ook daar kunnen ze individueel aangepast worden.


De rubriek "bedrag of prijs per eenheid" is de eenheidsprijs van deze detailregel welke uiteindelijk tijdens de facturering gebruikt zal worden. De eenheidsprijs kan betrekking hebben op de prijs per uitgevoerde werkopdracht, de prijs per maand of de prijs per eenheid (voor dit laatste, zie verder bij "factuurcode"). Achter deze rubriek wordt de gemiddelde eenheidsprijs (normaliter de uurprijs) gepresenteerd op voorwaarde dat de uren voorcalculatie zijn ingevoerd en er geen sprake is van nacalculatie (factuurcode 2).


De rubriek "factureringswijze" kan zijn:



  • 0 = niet actief

  • 1 = per gereed werk

  • 2 = per week

  • 3 = per maand

  • 4 = per vier weken

  • 5 = per kwartaal

  • 6 = per maand, prijs per maand

  • 99 = geen factuur, alleen werkbon

Aan de hand van deze rubriek wordt bij het aanmaken van de werkopdrachten de factuurweek bepaald. Normaliter wordt, ongeacht de factureringstermijn, een bedrag per uitgevoerd werk op de factuur in rekening gebracht. Bij de factureringswijze "per maand, prijs per maand" wordt een prijs per maand in rekening gebracht, ongeacht de frequentie van uitvoering.


De rubriek “norm” kan gebruikt worden om bij nacalculatie de werkelijke productie te vergelijken met de norm. De betekenis van de norm wordt de gebruiker zelf bepaald, het veld faciliteert uitsluitend de vastlegging van de norm op een eenduidige plaats.


De factureringswijze "geen factuur, alleen werkbon" krijgt in het factureringsprogramma een speciale behandeling: werkopdrachten met dit kenmerk welke gereed zijn gemeld worden, voorafgaande aan de daadwerkelijke facturering, uit de batch met factureringsgegevens verwijderd. Hetzelfde resultaat wordt bereikt door de keuze “factuur” uit te zetten.


De rubriek "korte omschrijving" wordt intern als referentie gebruikt en kan in documenten worden toegepast.




De "factuurcode" kent de volgende waarden:

0 = geen bijzonderheden

1 = geen weeknummer op factuur vermelden

2 = prijs per eenheid, nacalculatie

3 = prijs per eenheid, nacalculatie, geen weeknummer op factuur

Bij de laatste 2 mogelijkheden moet bij de prijs per eenheid ook een eenheid worden ingevoerd en moeten de gerealiseerde eenheden bij de facturering worden ingevuld. Eventueel volgt de foutmelding:



De rubriek “externe referentie” is bedoeld t.b.v. zowel externe als interne communicatie via reproductie op scherm (flexibele grid) of documenten. De klant (opdrachtgever) zal normaliter de inhoud dicteren.


Met de rubriek "extra info" kan aan elke detailregel informatie worden toegevoegd waarbij de gebruiker zelf die informatie kan structureren. Vervolgens kan deze informatie op de werkbon worden toegepast. E.e.a. wordt uitgevoerd met de techniek van objecten en object-modellen zoals beschreven in de systeemdocumentatie van ItsRent. In de rubriek in het bovenstaande scherm wordt het objectmodel gekozen, met een klik op "Extra info" wordt het onderhoud volgens dat model uitgevoerd.


De volgende restricties gelden m.b.t. "extra info":



  • de faciliteit moet worden "aangezet" met de parameter "cp01=1"

  • het onderhoud van de "extra info" wordt uitgevoerd m.b.v. een separate taak en dus een separate transactie

  • bij het kopiëren van een detailregel moet de actie eerst met "save" worden afgesloten voordat de "extra info" kan worden onderhouden

  • de extra info wordt in de objectentabel opgenomen met een sleutel bestaande uit het projectnummer, een punt en het reglnummer


De rubriek "vaste medewerker" kan worden gebruikt indien bij het vervaardigen van de werkopdrachten een medewerker ingevuld kan worden die normaliter het werk verricht.
De bron van de beschikbare medewerkers is de desbetreffende tabel uit AaPersoneel. Alle medewerkers worden in de keuzelijst opgenomen.

Indien een medewerker wordt geselecteerd welke niet is geregistreerd met een kleurcode voor het planbord of met een datum "uit dienst", wordt een waarschuwing gegeven. De naam van de medewerker “uit dienst” wordt in de keuzelijst voorafgegaan door het “~”-teken.

Overigens is het gebruik van deze rubriek alleen zinvol indien ook het planningssysteem gebruikt wordt en/of gebruik wordt gemaakt van de urenregistratie.

De rubriek "uren voorcalculatie" kan worden gebruikt voor het produceren van het bezettings-overzicht en moet worden ingevuld indien gebruik wordt gemaakt van het planningssysteem. Er bestaat dan tevens de mogelijkheid om, naast de vaste medewerker, een vaste dag van de week en een vast begintijdstip in te voeren. Deze planningsgegevens worden bij het samenstellen van de werkopdrachten overgenomen.


Het rooster t.b.v. de werkopdrachten biedt een alternatief voor de standaard methode om werkopdrachten te genereren. In het rooster kunnen dagen, uren, begintijden en bijzonderheden worden vastgelegd. Met de standaard methode (looptijd, frequentie, interval, start­week) kunnen op eenvoudige wijze opdrachten worden gegenereerd met een maximale frequentie van éénmaal per week. Via het rooster kan per werkdag een onbeperkte hoeveel­heid opdrachten worden gegenereerd. Bovendien kunnen speciale roosters worden gedefini­eerd. Bij het aanmaken van een nieuwe regel worden de standaard uren nacalculatie en de begintijd automatisch overgenomen. Een regel kan worden verwijderd met en worden ingevoegd met .


De rubrieken "werkbon" en "factuur" in de groep teksten bestaan uit richtext. De knoppenbalk van de richedit-control is weliswaar niet zichtbaar maar de functionaliteit via het toetsenbord is operationeel. De rubrieken kunnen vergroot worden en voorzien worden van de gebruikelijke knoppenbalk d.m.v. een dubbelklik in de editbox. Indien de rubriek "factuurtekst" niet ingevuld wordt kan op de factuur de inhoud van de rubriek "werkbontekst" gebruikt worden.




Onderhoud werkopdrachten


Met de knoppen linksonder kunnen de werkopdrachten groepsgewijze worden gemanipuleerd: aanmaken, verwijderen en actualiseren. Het automatisch aanmaken van werkopdrachten voor projectdetails met het kenmerk "verlengen" wordt uitgevoerd met de programmafunctie "Jaarplanning".


Indien bij de opdracht tot aanmaken nog niet verwerkte (d.w.z. nog niet gefactureerde) werkopdrachten in de database voorkomen zal het systeem hier melding van maken:




Het aantal werkopdrachten dat wordt aangemaakt hangt af van een aantal parameters. De frequentie wordt uitgedrukt in weken t.o.v. de looptijd. Bij het aanmaken van werkopdrachten wordt er cumulatief afgerond op gehele weken, te beginnen met de startweek. Verder wordt er rekening gehouden met de ingangsdatum van het project (in het tweede en volgende jaar van een project geldt dit uiteraard niet meer). Als alternatief voor de frequentie kan een interval in weken worden ingesteld.

Normaliter kan alleen in de toekomst worden gepland, m.a.w. de effectieve startweek is nooit lager dan de actuele week. Indien de parameter "cp02=1" kan in het verleden gepland worden (b.v. ten behoeve van testwerkzaamheden of het achteraf compleet maken van een jaaragenda).


Vóór het aanmaken van werkopdrachten wordt op diverse aspecten gecontroleerd; er kunnen geen werkopdrachten aangemaakt worden indien:




  • de projectregel niet actief is (factureringswijze 0)

  • de looptijd 0 weken is

  • de frequentie van uitvoering 0 is

  • andere ongeldige waarden in jaar, looptijd, frequentie, interval of startweek voorkomen

Het is toegestaan dat er "dubbele" opdrachten in het systeem aanwezig zijn (dubbele jaar/week/dag-nummers). Deze faciliteit kan worden gebruikt om een job over meerdere dagen en/of tijdstippen of over meerdere medewerkers te spreiden.


Indien er roosteropdrachten zijn vastgelegd wordt bovenstaande methode van aanmaken niet toegepast. Bij de opdracht “Maak werkopdrachten” moet een begin- en einddatum worden opgegeven:






Bij accoordverklaring wordt binnen de datumselectie het rooster toegepast. Indien onder “Bijzonderheden” een gestandaardiseerde code is ingevuld volgt een speciale behandeling:

  • “evdm”: eerste van de maand (bv. eerste maandag)

  • “2vdm”: tweede van de maand

  • “3vdm”: derde van de maand

  • “4vdm”: vierde van de maand

  • “lvdm”: laatste van de maand

  • “tvdm”: tussenliggende dagen van de maand (zijn de niet de eerste of laatste)

  • “edag”: eerste dag van de maand

  • “ldag”: laatste dag van de maand

  • “ploeg”: ploegendienst

Aan de “?vdm”-codes kan een maandnummer worden toegevoegd zoals in: “2vdm8” voor de tweede dag van augustus of “tvdm10” voor alle tussen de eerste en laatste van de maand liggende dagen van oktober.

De “edag”- en “ldag”-codes hebben betrekking op de eerste resp. laatste kalenderdag van de maand; de gekozen dag in het rooster heeft dan feitelijk geen betekenis.

Bij de laatste mogelijkheid (“ploeg”) zijn de gekozen dagen in het rooster ook niet relevant: de eerste gekozen datum in het dialoogvenster bepaalt de eerste dag van de reeks in ploegendienst. Dagen in het rooster zonder uren bepalen de roostervrije dagen.

Voorbeeld rooster: ma 8 uren vanaf 7:00, di idem, wo 8 uren vanaf 15:00, do idem, vr 8 uren vanaf 23:00, za idem, zo 0 uren, ma idem, di, idem, wo idem. Bij startdatum 01-11-2008 gelden de volgende werktijden:

za 01/11 7:00-15:00, zo 02/11 7:00-15:00,
ma 03/11 15:00-23:00, di 04/11 15:00-23:00,
wo 05/11 23:00-07:00, do 06/11 23:00-07:00,
vr 07/11 vrij, za 08/11 vrij,
zo 09/11 vrij, ma 10/11 vrij,
di 11/11 7:00-15:00, wo 12/11 7:00-15:00,
do 13/11 15:00-23:00, etc. etc.

Bij gebruikmaking van roosteropdrachten kunnen bijzondere schema's niet gecombineerd worden; er is sprake van:



  • zuivere dagroosters (zonder bijzonderheden)

  • òf “?vdm”-roosters

  • òf “edag”/”ldag”-roosters

  • òf ploegendienst

Bij het aanmaken van de werkopdrachten worden een aantal gegevens vanuit de detailregel gedupliceerd welke daarna individueel per werkopdracht gemuteerd kunnen worden: week, begintijd, uren voorcalculatie, medewerker, indicatie gewenste bon, indicatie af te drukken bon, indicatie afgedrukte bon, indicatie uitgevoerde job, factuurweek, prijs, bontekst, factuur­tekst (de rubriek eenheid kan niet individueel gewijzigd worden), code “in planning” en code “in facturering”.

Bij het wijzigen van de basisgegevens van een projectdetail worden bovenstaande gegevens niet automatisch in de werkopdrachten aangepast. Met het commando "actualiseer werk­opdrachten" kunnen een aantal gegevens worden bijgewerkt. Het actualiseren gebeurt vanaf de in de grid met werkopdrachten actuele regel:





De volgende rubrieken worden bijgewerkt:



  • indicatie gewenste bon

  • prijs

  • bontekst

  • factuurtekst

  • eenheid

  • projectsoort (niet zichtbaar in lijst met werkopdrachten)

  • grootboekrekening (idem)

  • code BTW (idem)

  • code “in planning”

  • code “in facturering”

De opdracht "verwijder werkopdrachten" heeft alleen betrekking op die jobs waarvoor nog geen werkbon is afgedrukt, welke nog niet zijn afgemeld, welke nog niet zijn gefactureerd en waarvoor geen uren zijn geboekt. Het verwijderen gebeurt vanaf de in de grid met werk­opdrachten actuele regel. Bij een opdracht tot verwijderen zal om een bevestiging worden gevraagd:



Bij bevestiging worden de daarvoor in aanmerking komende werkopdrachten verwijderd, wordt de lijst met opdrachten op tabblad 4 ververst en wordt het aantal verwijderde werkopdrachten gemeld.




Via de grid met werkopdrachten kunnen de jobs ook individueel worden verwijderd (onder dezelfde condities).



Lijst met werkopdrachten


De gegenereerde werkopdrachten worden getoond op tab 4, voor zover ze voldoen aan het “vanaf”-criterium (in het tabblad wordt het regelnummer van de actuele detailregel vermeld):



De initiële waarde van de “vanaf”-datum (rechtsonder) kan beinvloed worden met de parameter “cp12” waarin een aantal weken in het verleden kan worden vastgelegd. Indien de parameter de waarde 0 bevat wordt uitgegaan van het begin van het kalenderjaar.
Indien de detailregel in wijzigingsmodus verkeert kunnen in principe alle gegevens, behalve het jaar of de datum, de indicatie “gefactureerd” en de eenheid, gewijzigd worden op voorwaarde dat de werkopdracht nog niet is gefactureerd.

Met de -toets kunnen ook "instant" werkopdrachten worden toegevoegd. De standaardwaarden worden uit het projectdetail-record gehaald en kunnen vervolgens gewijzigd worden. Het weeknummer wordt bepaald aan de hand van de actuele datum.


Afhankelijk van de waarde van de parameter “cp08” zijn er beperkingen m.b.t. het wijzigen van bepaalde gegevens van een werkopdracht indien er een koppeling met een dagstaat vanuit AaPersoneel aanwezig is:

0 = er mogen geen plannings- en nacalculatie-gegevens gewijzigd worden

1 = alle wijzigingen zijn toegestaan zonder automatische update van de dagstaat

2 = nacalculatie mag gewijzigd worden met automatische update van de dagstaat

3 = nacalculatie mag gewijzigd worden zonder update van de dagstaat

4 = volledige integratie met urenregistratie AaPersoneel (kolom uren)

De laatste optie houdt in dat de urenboekingen niet alleen automatisch gewijzigd worden maar ook dat de dagstaat automatisch wordt aangemaakt of eventueel verwijderd aan de hand van een gereedmelding of boeking van de uren nacalculatie. De standaard activiteitcode voor een urenboeking moet worden vastgelegd in de parameter “cp16”.




Indien meerdere dagstaten naar één werkopdracht verwijzen kunnen de uren in de dagstaat niet automatisch gewijzigd worden en zal een waarschuwing worden gegeven en zal de update van de uren handmatig via
AaPersoneel uitgevoerd moeten worden:



Het commando "markeer werkopdrachten" is optioneel beschikbaar indien de parameter "cp06=1". Met dit commando kunnen werkopdrachten als zijnde gefactureerd worden gemarkeerd. Dit kan zinvol zijn indien de werkopdrachten al dan niet incidenteel op andere wijze, b.v. via AaFinancieel, gefactureerd worden. De werkopdrachten kunnen t/m de geselecteerde regel in de grid gemarkeerd worden, er zal om een bevestiging worden gevraagd:




Normaliter worden gefactureerde werkopdrachten niet meer in de grid getoond. Indien dit wel gewenst is (en de gefactureerde werkopdrachten niet verwijderd zijn) kan de parameter "cp07=1" gezet worden.


Met kan opdracht tot verwijderen van een regel worden gegeven, gevolgd door de dialoog:




Het verwijderen is alleen toegestaan indien de werkopdracht niet gereed is gemeld, niet is gefactureerd, er geen nacalculatie is geboekt en er vanuit AaPersoneel geen urenregistratie op de betreffende werkopdracht actief is.




Kopiëren en verplaatsen van werkopdrachten

Werkopdrachten van een geheel jaar kunnen naar een volgend jaar gekopieerd worden. Normaliter zullen werkschema's voor een nieuw jaar volgens het systeem van frequentie/interval of via een werkrooster worden samengesteld. Indien een werkschema met handmatige mutaties tot stand is gekomen kan het zinvol zijn om dit gehele schema voor een volgend jaar te dupliceren, al dan niet met handmatige correcties achteraf. De “verlengen”-indicatie moet dan uitgezet worden. Bij de opdracht tot kopiëren zal de volgende dialoog gevoerd worden:





Het doeljaar moet anders zijn dan het bronjaar en de gebruikelijke controles op de waarde van de jaartallen worden uitgevoerd.

Werkopdrachten kunnen ook vanaf de aangewezen opdracht verplaatst worden via de volgende dialoog:





Er wordt een foutmelding gegeven indien het aantal weken nul is of indien er feitelijk geen werkopdrachten geselecteerd zijn.

Zowel bij het kopiëren als bij het verplaatsen kunnen “dubbele” werkopdrachten ontstaan, hiervoor wordt verder niet gewaarschuwd !



Koppeling met AaPersoneel


Bij een geplande medewerker wordt gecontroleerd of er sprake is van roosterconflicten. Deze faciliteit kan worden uitgezet met de parameter "cp03=0". Gefactureerde opdrachten worden nooit gecontroleerd op roosterconflicten.

Met een rechtermuisklik kan een popup-menu worden opgeroepen om meer informatie, het planbord van de medewerker, de urenregistratie van de medewerker of de beschikbaarheid van alle medewerkers te tonen:




Bij de keuze "info medewerker" wordt de functie "Onderhoud medewerkers" van AaPersoneel met de gegevens van de desbetreffende medewerker gestart:




Bij de keuze "planbord medewerker" wordt het persoonlijke planbord van de medewerker voor de gekozen week getoond:



Bij de keuze "beschikbaarheid medewerkers" wordt het volgende venster getoond:



Het dialoogvenster biedt de mogelijkheid om op basis van diverse criteria te zoeken naar beschikbare medewerkers. Het zoekresultaat wordt in de grid gesorteerd op het totaal aantal nog beschikbare uren. Met een rechtermuisklik in deze grid kan een medewerker geselecteerd worden welke vervolgens aan de betreffende werkopdracht wordt gekoppeld.




Zie verder de documentatie van
AaPersoneel.

NB1. Vanuit het popmenu kunnen ook werkopdrachten op proef worden opgemaakt/afgedrukt. Afhankelijk van de projectinstellingen kunnen dit individuele of verzamel-werkbonnen zijn.

NB2. Vanuit het popmenu kunnen ook E-werkbonnen getoond worden. Afhankelijk van de status betreffen dit oorspronkelijke of door de klant afgetekende en eventueel van opmerkingen voorziene werkbonnen.
Afdrukken werkbonnen


Indien de bijbehorende detailregel in informatiemodus verkeert kunnen desgewenst werkopdrachten worden afgedrukt.

Het systeem toont dan een voortgangsvenster dat bevestigd moet worden.





Via de ADF-Reader worden de opgemaakte bonnen getoond en van daaruit kunnen de bonnen desgewenst op papier gezet worden.

Voorbeeld van een werkbon:







1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina