Aadres. ItsClean is geintegreerd met het relatiebeheersysteem AaRelatie



Dovnload 0.76 Mb.
Pagina5/11
Datum20.08.2016
Grootte0.76 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Facturen per Email

Indien bij het klantadres of bij het project een geldig Email-adres voor facturering is ingevuld zal de factuur als PDF-bijlage verzonden worden. De verzending van de email wordt rechtstreeks via SMTP uitgevoerd (zie systeemdocumentatie Aadres).

Bij de standaard programmafunctie “Historie afgedrukte documenten” kan het resultaat van de factuurverzending worden gezien:




Er zijn twee resultaten mogelijk:

  1. factuur is verzonden: “fact xxxx proj yy” met daarachter tussen haakjes het Email-adres

  2. factuur is niet verzonden vanwege een probleem: “Error Email: fact xxxx proj yy” met daarachter de omschrijving van het probleem dat ook reeds via een dialoogvenster gemeld is


Via de parameter “cf27” kan een tekst t.b.v. het Email onderwerp worden vastgelegd, met de parameter “cf28” een tekst voor de body van de Email. De bestandsnaam van de PDF-bijlage kan geparametriseerd worden met de parameter “cf30”; de standaard waarde hiervan is:

Fac<<__work1|facnr>>

Een kopie van de Emails kan via BCC (Blind Carbon Copy) verzonden worden indien de parameter “cf29” is ingevuld. Indien de parameter “cf36” gevuld is zal de factuur aan het daar vermelde Email-adres gezonden worden indien bij het project of bij de klant geen Email-adres is geregistreerd. De waarde zal dan i.h.a. gelijk zijn aan die van de parameter “cf29”.


NB1. De rest van de factureringsbatch wordt zoals gebruikelijk via de ADF Reader voor afdrukken gepresenteerd.


NB2. Indien parameter “cf47=1” wordt het daadwerkelijk verzenden van de email(s) verzorgt door de email-spooler.

Werkopdrachtenlijst bij facturering

De sleutel van de lijst wordt vastgelegd in parameter “cf41” (standaardwaarde “cleanfactuurjoblist” ).


Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel), "clnjob" (werkopdracht) en “permain” (medewerker) zijn beschikbaar voor opmaak.


De volgende extra velden zijn beschikbaar:



w_cln|logo (voor de adressering van het eigen logo)

w_cln|facdatum (de factuurdatum)

w_cln|facblad (bladnummer)

w_cln|facadres (samengesteld adres van de klant)

w_cln|periode (het weeknummer of de datum van de werkopdracht)

Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:



Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header

p

Project

j

Werkopdracht

De standaard Document Definitie is:




Voorbeeld van een werkopdrachtenlijst:





Gereedmelden werkopdrachten


Het startvenster van deze programmafunctie is nagenoeg identiek aan dat van de facturering:


De volgende operationele verschillen zijn aanwezig:



  • de selectie van de te manipuleren werkopdrachten geschiedt mede op basis van de inhoud van parameter “cf44” ; bij de facturering staat deze deelselectie op “infacturering=1”, hier standaard op “infacturering<9” waarmee aangegeven wordt dat ook de werkopdrachten welke niet voor facturering in aanmerking komen geselecteerd moeten worden

  • de rubriek “Factuur- en boekdatum” ontbreekt

  • een aantal velden in het hulpvenster “Extra selecties” ontbreken omdat ze specifiek betrekking hebben op de daadwerkelijke facturering

Overzicht werkzaamheden

Met deze programmafunctie van ItsClean kan een eenvoudig en compact overzicht van de werkopdrachten vervaardigd worden.

Het keuzevenster ziet er als volgt uit:






Het opmaken van het verslag wordt uitgevoerd via de standaard Aadres-faciliteit "Flexibele Documenten". In de parameter "jl21" kan de sleutel van de document-definitie worden vastgelegd. De programmatuur verwijst initieel automatisch naar het document "cleanoverzichtjobs”.

Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres), ”clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel) en "clnjob" (werk­opdracht) zijn beschikbaar voor opmaken.


De volgende extra velden zijn beschikbaar:



__w_cln|jaar (geselecteerd jaar)

__w_cln|vanweek (geselecteerde startweek)

__w_cln|tmweek (geselecteerde eindweek)

__work1|str1 (indicatie niet afgemelde werkzaamheden)

__work1|str2 (reeks werkopdrachten)

__work1|str3 (naam en plaats klant)

__work1|str4 (naam en plaats werkadres)

Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:



Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header algemeen

k

Klant

w

Werkadres

p

Project

d

Projectdetail

j

Werkopdracht(en)

Voorbeeld van een overzicht:

Bovenstaand document is tot stand gekomen m.b.v. de onderstaande Document Definitie:






Jaar- en periodeplanning

Met deze programmafunctie kan aan de hand van de aanwezige projecten de planning voor een geheel jaar of andere periode gemaakt worden. De lijst wordt gesorteerd op relatiesleutel en daarbinnen op projectnummer en regelnummer.





De jaar-, looptijd- en startweek-kolommen worden met “---” gevuld indien er bij het projectdetail sprake is van een werkrooster. Een werkrooster heeft prioriteit boven een eenvoudig werkschema dat uitsluitend is gebaseerd op frequentie.

Het vermelde jaar betreft in eerste instantie het lopende jaar en kan naar eigen inzicht gewijzigd worden.

Om te voorkomen dat een periode dubbel gepland wordt kan een controle op de te plannen periode worden uitgevoerd; er volgt eventueel een waarschuwing:


Indien gekozen wordt voor "No" zullen dubbele boekingen plaatsvinden. Indien gekozen wordt voor "Yes" zal eerst een melding van het aantal te verwijderen jobrecords worden gegeven:




Werkopdrachten welke nog niet zijn afgemeld en gefactureerd kunnen verwijderd worden, de overige niet. Bij de keuze "Yes" worden de records afgevoerd, bij "No" wordt de gehele keuze teniet gedaan.

Met de opdracht "extra selecties" (button rechtsonder) wordt een alternatieve wijze van selecteren mogelijk gemaakt. Het venster ziet er als volgt uit:





Er kan gekozen worden voor een individuele klant óf een projectgroep óf geen van beiden. Bovendien kan gekozen worden voor een datumreeks. De gekozen datums worden automatisch “afgerond” op het begin resp. einde van een week. Bij het instellen van de “van”-datum wordt automatisch de “t/m”-datum ingesteld. Bij de keuze “Geheel jaar” bestaat de mogelijkheid dat zowel de laatste week van het vorige jaar als de eerste week van het volgende jaar geselecteerd wordt. Dit kan van belang zijn bij gebruik van de roosterplanning.

Na accoordverklaring wordt de standaardgrid gevuld aan de hand van de selecties. Vanaf dat moment geldt weer de standaard procedure voor muteren en afwerken. Na annuleren wordt de grid op de gebruikelijke wijze gevuld.


Indien deze wijze van selecteren de voorkeur geniet boven de standaard methode dan kan met de parameter "pp02=1" het extra selectievenster als startscherm worden ingesteld.


Indien gekozen wordt voor "Start selecteren/bewerken" wordt de gehele lijst in de wijzigingsmodus geplaatst en kunnen desgewenst alle gemaakte wijzigingen met één klik ongedaan gemaakt worden: "Annuleer selecteren/bewerken".


Bij het openen voor wijziging zal het programma de projectdetailregels met code "verlengen" = "aan" en een ingevulde frequentie of interval (niet nul) automatisch selecteren. Detailregels met facturingswijze "niet actief" en projecten met projectstatus "niet actief" worden niet geselecteerd.


De selectie kan van een filter voorzien worden via de parameter “pp01” met de standaard waarde “clnprojdetail.factuurwijze>0”.


Vervolgens kunnen de rubrieken "verlengen", "jaar", "looptijd", "frequentie", “interval” en "startweek" naar keuze gewijzigd worden. Het jaar, de looptijd en de startweek kunnen niet gewijzigd worden indien er sprake is van roosteropdrachten (wordt aangegeven door streepjes in de betreffende kolommen).


Een dubbelklik in een van de eerste 6 kolommen activeert de projectenfunctie met daarin de aangeklikte detailregel. Met de refresh-button () of met de jaar-controle-button kan de lijst ververst worden.


De functie kan op 3 manieren worden vervolgd:



  1. "Annuleer selecteren/bewerken", zie hierboven

  2. "Maak planning en verslag", er wordt een "proef-planning" met bijbehorend verslag gemaakt (het verslag heeft nagenoeg dezelfde layout als de programmafunctie "Overzicht werkzaamheden")

  3. "Maak planning definitief", de planning wordt definitief in de database doorgevoerd en het programma wordt afgesloten

De werkopdrachten worden volgens de klassieke criteria looptijd, frequentie, interval en startweek aangemaakt of volgens een rooster met werkopdrachten (behoudens ploegendiensten welke hier niet aangemaakt kunnen worden). Bij projectdetails op basis van interval wordt rekening gehouden met de laatste werkopdracht van het vorige jaar (op basis van zowel zichtbare als onzichtbare historie).

Vanwege het rigoreuze karakter van het programma wordt geadviseerd om de functie uit het standaard menu te verwijderen zodat alleen de systeembeheerder ("sysman") deze functie kan activeren !


Gedurende het vervaardigen van de planning en het verslag wordt een voortgangsvenster over de selectiegrid getoond en weer verwijderd zodra de ADF-reader met de resultaten geactiveerd wordt.


Bij het vervaardigen van de werkopdrachten worden ook enkele gegevens van het projectdetail gewijzigd: kalenderjaar, looptijd en frequentie (indien volledig jaar van 52 of 53 weken) en startweek bij gebruikmaking van interval i.p.v. frequentie.



Het opmaken van het verslag wordt uitgevoerd via de standaard Aadres-faciliteit "Flexibele Documenten". In de parameter "pp03" kan de sleutel van de document-definitie worden vastgelegd. De programmatuur verwijst initieel automatisch naar het document "cleanperiodeplanning”.

Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres), ”clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel) en "clnjob" (werk­opdracht) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar:

__work1|date1 (datum van)

__work1|date2 (datum t/m)

__work1|str1 (week van)

__work1|str2 (week t/m)

__work1|str3 (reeks geplande weeknummers)

__work1|count1 (totaal aantal geplande werkopdrachten)

__w_cln|vanrel (geselecteerde relatie)

__w_cln|vangroep (geselecteerde projectgroep)

Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:



Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header algemeen

r

Klant

w

Werkadres

p

Project

j

Werkopdracht(en)

f

Einde verslag

De lijstindeling behorende bij het onderstaande voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van Aadres en ItsClean.




Bovenstaand document is tot stand gekomen m.b.v. de onderstaande Document Definitie:







Werkopdrachten op afroep

Deze programmafunctie is een alternatief voor de jaar- en periodeplanning met als doel een “korte termijn” planning. De gebruikte grid kan door de gebruiker ingedeeld worden (flexibele grid).




Op basis van een te kiezen projectgroep wordt een lijst met projectdetails t.b.v. mogelijke werkopdachten vervaardigd, primair op basis van de actieve projecten. Het selectiefilter kan uitgebreid worden via de parameter “ap01”. De sortering wordt bepaald door de inhoud van de parameter “ap02”.


De kolom “klant” wordt opgemaakt volgens de parameter “ap03” en de kolom “omschrijving” door “ap04”. Met de parameter “ap05” wordt aangeduid dat de te presenteren prijs een consumentenprijs betreft (de prijs wordt verhoogd met de van toepassing zijnde BTW en op de juiste wijze afgerond).


Bij het initieel presenteren van de lijst wordt een item afgevinkt als er reeds een werkopdracht vastgelegd is. In de kolom “last” wordt vermeld in welke week de laatste afgemelde werkopdracht was (maximaal één jaar geleden).


Vervolgens kan de lijst geopend worden voor bewerking (via de standaard toolbar of de knop “Start bewerken”) en kunnen de gewenste items geselecteerd of gedeselecteerd worden. Bovendien kunnen de betaalwijze en het banknummer aangepast worden. Deze laatste gegevens worden “verborgen” vastgelegd in het projectdetail en worden bij de facturering gebruikt indien parameter “cf39=1”.


Vervolgens kunnen de bewerkingen bevestigd of geannuleerd worden (via de standaard toolbar of de knoppen “Bewerkingen opslaan” resp. “Annuleer bewerken”) en kan een lijst van de selectie vervaardigd worden. Bij bevestiging wordt het primair geselecteerde weeknummer of de exacte datum in de werkopdrachten opgenomen.

Via een popmenu in de grid kunnen alle details geselecteerd of gedeselecteerd worden en kunnen de projectdetails getoond worden:



Op het tweede tabblad wordt een lijst met de aanwezige projectgroepen gepresenteerd:




De lijst kan gebruikt worden als alternatief voor selectie van de gewenste groep op de eerste tab.

De selectiekolom kan gebruikt worden om alle gewenste projectgroepen aan te wijzen welke in één procesgang afgedrukt moeten worden.

De twee lijsten welke vervaardigd kunnen worden betreffen in essentie dezelfde informatie. De lijst met de werkzaamheden betreft uitsluitend de geplande werkopdrachten, de lijst met openstaande posten toont ook potentiële opdrachten welke op dezelfde route liggen. De Document Definitie van de lijsten ligt vast in de parameters “ap06” resp. “ap07”. Tevens bestaat de mogelijkheid om een compacte lijst met meerdere kolommen te vervaardigen. In dat geval worden de definities zoals geparametriseerd in “ap08” resp. “ap09” gehanteerd. Het aantal kolommen wordt dan vastgelegd in “ap10”.

Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres), ”clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel), “clnprojsoort” (projectsoort), "clnjob" (werk­opdracht) en “permain” (medewerker) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar:



__w_cln|selprojectgroep (geselecteerde projectgroep)

__w_cln|seldatum (geselecteerde datum)

__w_cln|seljaar (geselecteerd jaar)

__w_cln|selweek (geselecteerde week)

__work1|str1 (opmerkingen)

__work1|str2 (indicatie “meer dan 1 werkopdracht”)

__work1|str3 (straatnaam)

__work1|str4 (huisnumemr)

__work1|str5 (omschrijving projectdetail)

__work1|count1 (aantal openstaande posten)

__work1|count2 (totaal aantal geselecteerde items)

__work1|bedrag1 (totaal bedrag openstaande posten)

__work1|bedrag2 (totaal bedrag openstaande posten plus nieuwe opdracht)

__grid|t1 (omschrijving klant)

__grid|t2 (omschrijving project)

De volgende opmerkingen kunnen voorkomen (__work1|str1):



  • alleen incasso (het werk hoeft niet uitgevoerd te worden, er zijn open posten)

  • per factuur (het werk moet uitgevoerd worden, er hoeft niet geincasseerd te worden)

  • tegoed (het werk moet uitgevoerd worden, er hoeft niet geincasseerd te worden)

  • niet uitvoeren (er hoeft niets gedaan te worden)

Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:

Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header

d

Detailgegevens

dsx

Detail met straatnaam, x = kolomnummer (compacte lijst)

dx

Detail met huisnummer, x =kolomnummer (compacte lijst)

f

Einde verslag


De lijstindeling behorende bij het onderstaande voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van
Aadres en ItsClean.





Bovenstaand document is tot stand gekomen m.b.v. de onderstaande Document Definitie (“cleanafroeplijst2a”):





Lijstindeling voor compact overzicht met meerdere kolommen:






Voorbeeld compacte lijst:





Flexibele grids

De grid op tab 1 wordt gevuld met gegevens betreffende projecten en relaties.


Basetable: “clnprojdetail”

Overige tabellen:


relmain relatierecord klant

relmainclone relatierecord werkadres

clnproject projectrecord

clnprojsoort projectsoort

clnbtwinfo BTW informatie

clnjob werkopdracht

permain medewerker


Samengestelde en speciale velden:


__grid|t1 omschrijving klant (via parameter “ap03”)

__grid|t2 omschrijving project (via parameter “ap04”)

__work1|check1 geselecteerd voor uitvoeren

De grid op tab 2 wordt gevuld met gegevens betreffende projectgroepen.
Basetable: “clnprojgroep”

Samengestelde en speciale velden:


__work1|check3 geselecteerd voor afdrukken


Werkopdrachten afrekenen

Deze programmafunctie sluit aan op “Werkopdrachten op afroep” en is bedoeld om na uitvoering van de werkzaamheden aan de hand van de looplijst en de eventuele incasso's het systeem voor te bereiden voor de facturering met geintegreerde incassoverwerking.





Selectie en navigatie van projectgroepen en weeknummers is analoog aan die van “Werkopdrachten op afroep”. De bij die programmafunctie genoemde parameters “ap01” t/m “ap05” moeten hier gelezen worden als “ap21” t/m “ap25”.


Na opening voor bewerking kunnen de prijs, het geincasseerde bedrag, de gereedmelding, de betaalwijze en het banknummer ingevoerd worden. Bij gereedmelding wordt het geincasseerde bedrag automatisch bepaald (kan daarna nog gewijzigd worden).


Via het popupmenu kunnen alle opdrachten in één keer geselecteerd of gedeselecteerd worden.


De kolom “Fac” is bedoeld om te laten zien dat een werkopdracht reeds eerder gefactureerd is (op welke wijze dan ook) en niet meer gewijzigd kan worden.


Na bevestiging van de bewerkingen kan een controlelijst opgemaakt worden en kan de betreffende selectie aan het standaard factureringsprogramma worden aangeboden.

De Document Definitie van de controlelijst ligt vast in de parameter “ap26”.


Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres), ”clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel), “clnprojsoort” (projectsoort), "clnjob" (werk­opdracht) en “permain” (medewerker) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar:



__w_cln|selprojectgroep (geselecteerde projectgroep)

__w_cln|seldatum (geselecteerde datum)

__w_cln|seljaar (geselecteerd jaar)

__w_cln|selweek (geselecteerde week)

__work1|str1 (opmerkingen)

__work1|str2 (indicatie “meer dan 1 werkopdracht”)

__work1|count2 (totaal aantal geselecteerde items)

__work1|bedrag1 (totaal bedrag openstaande posten incl. nieuwe opdracht)

__work1|bedrag2 (geincasseerd bedrag)

__work1|bedrag3 (definitieve prijs van de werkopdracht)

__work1|bedrag4 (totaal geincasseerd bedrag)

__grid|t1 (omschrijving klant)

__grid|t2 (omschrijving project)

De volgende opmerkingen kunnen voorkomen (__work1|str1):



Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:

Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header

d

Detailgegevens

f

Einde verslag

De lijstindeling behorende bij het onderstaande voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van Aadres en ItsClean.





Bovenstaand document is tot stand gekomen m.b.v. de onderstaande Document Definitie (“cleanafrekenlijst”):








1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina