Aadres. ItsClean is geintegreerd met het relatiebeheersysteem AaRelatie



Dovnload 0.76 Mb.
Pagina7/11
Datum20.08.2016
Grootte0.76 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Opschonen archief

De weekplanning wordt zowel collectief als op medewerkersbasis gearchiveerd. Aldoende is de planning in principe altijd traceerbaar. Bij omvangrijke administraties zal de weekplanning op een gegeven moment een aanzienlijk deel van de database in beslag nemen. De systeembeheerder “sysman” is bevoegd om het archief op te schonen.


Als de systeembeheerder het programma start wordt een extra paneel getoond met daarin de datum tot welk moment het archief opgeschoond moet worden (door het systeem wordt een periode van minimaal een kwartaal gepresenteerd). Bovendien wordt de mogelijkheid geboden om ook de roosterinformatie van de medewerkers op te ruimen.



Let op : het opschonen wordt niet in een transactie opgenomen en is derhalve onomkeerbaar. Vooraf wordt om een bevestiging van de opdracht gevraagd.


Na afloop van de actie wordt het bereikte resultaat gepresenteerd.



Fiatteren weekstaat

Met deze programmafunctie kunnen de door de medewerkers ingevulde weekstaten op efficiënte wijze worden verwerkt. Het scherm ziet er als volgt uit:





De weekstaat kan worden geselecteerd op basis van medewerkersleutel en weeknummer (via datumselectie) of via het inputeren van de barcode, afgesloten met . Als parameter “fw08=1” dan wordt na de weekstaat voor wijziging geopend. De barcode is samengesteld zoals beschreven bij "Afdrukken weekplanning". Bij een foutieve ingave van de barcode volgt een foutmelding:


Het navigeren op medewerkerbasis kan op de gebruikelijke wijze worden uitgevoerd, het voor- en achteruitbladeren op weekbasis kan met de knoppen:


of via het toetsenbord met resp. of resp. . Medewerkers welke niet meer in dienst zijn worden duidelijk als zodanig zichtbaar gemaakt.

De opmaak van de kolom “Project” wordt gerealiseerd via de parameter “fw04” welke standaard is ingesteld voor het tonen van klantnaam, projectnummer, regelnummer, werkadres (naam, adres, plaats), projectomschrijving, projectsoortomschrijving en projectdetailomschrijving. Alle velden uit de tabellen “clnproject”, “relmain”, “relmainclone” (voor het werkadres), “clnprojdetail” en “clnprojsoort” kunnen gebruikt worden voor het opmaken. Normaliter wordt de kolom "Project" alleen ingevuld indien deze afwijkt van de vorige regel, dit om de grid zo compact mogelijk te houden. Deze optimalisatie wordt niet uitgevoerd indien de parameter "fw03=1".

De kolom “Datum” wordt aan de hand van de informatie in de verzuimregistratie en de activiteitcodes ingekleurd en van een tooltip voorzien.




Deze programmafunctie is primair bedoeld om de nacalculatiegegevens van
ItsClean op efficiënte wijze in te voeren. Er kan ook een integratie met de urenregistratie van AaPersoneel worden gerealiseerd indien de parameter "fw01=1". De gewenste activiteitcodes moet worden geparametriseerd met "fw02". Bij het initialiseren van het programma wordt de reeks activiteitcodes gecontroleerd en kan eventueel een foutmelding volgen:




Via het afvinken van een job (kolom "Fac") worden de te factureren uren en de eventueel naar de personeelsadministratie door te boeken uren gevuld en wordt de werkopdracht als "te factureren" gekenmerkt. Bij het deselecteren worden de uren op nul gezet en wordt de eventuele dagstaatboeking verwijderd. De gepresenteerde uren kunnen naar eigen inzicht gewijzigd worden. Als parameter “fw09=1” worden de kolommen met uren in de grid getotaliseerd.


De begintijd van de werkopdracht kan gewijzigd wordt alsmede de opmerkingen behorend bij een urenboeking. In de gridheader wordt bij opmerkingen tussen haakjes vermeld bij welke urenkolom de opmerkingen behoren. Om een opmerking aan te brengen of te wijzigen moet eerst een cell met een urenboeking geselecteerd worden, daarna kan de opmerking geplaatst worden. Bij selectie van de cell met een urenboeking wordt automatisch de bijbehorende opmerking geactualiseerd.


Ten behoeve van de nacalculatie wordt de calculatieprijs uit het medewerkersrecord overgenomen (en ververst bij het wijzigen van een weekstaat).


Met een rechtermuisklik in de grid wordt een popupmenu geactiveerd:




De keuzemogelijkheden spreken voor zich. Het selecteren resp. deselecteren van alle werkopdrachten kan ook met een enkelvoudige klik in de gridheader waarin een “v” (selecteren) of “x” (deselecteren) gepresenteerd wordt. Indien er sprake is van een week welke in twee maanden valt kan gekozen worden voor het verwerken van de laatste dagen van de eerste maand resp. de eerste dagen van de tweede maand (of standaard beiden).


Via het tweede tabblad kunnen reeksen werkopdrachten gefiatteerd worden:







Deze functie is primair bedoeld om de normale boekingen waarbij geen sprake is van verlof, ziekte of overuren, in hoog tempo in de administratie te verwerken. Vervolgens kunnen op individuele basis de weekstaten (in
ItsClean) of dagstaten (in AaPersoneel) aangepast worden. De lijst kan ook gebruikt worden om een individuele weekstaat te selecteren (dubbelklik).

De selectie op basis van afdeling en projectgroep betreft een en/en selectie. Indien een of/of selectie gewenst is kan bij een van de keuzemogelijkheden gekozen worden voor “alle afdelingen” resp. “alle projectgroepen”.


Het feitelijk fiatteren van de gewenste reeks weekstaten kan pas gebeuren indien het venster voor wijziging geopend is, anders volgt de melding:




Bij het openen worden alle betrokken medewerkers en projecten voor wijziging gelockt. Indien dit niet lukt zal melding gemaakt worden welke medewerker of project in gebruik is door een ander proces. Voorbeelden:





Bij het opmaken van de lijst met werkopdrachten worden een aantal parameters toegepast:

“fw05” voor het opmaken van de projectgegevens (analoog aan “fw04”)

“fw06” voor de sortering van de werkoprachten

“fw07” als extra selectiefilter voor de werkopdrachten

Let op: Bij het verwijderen van dagstaatboekingen via het tweede tabblad worden ook de niet zichtbare boekingen (de uitzonderingen op de normale uren), behorende bij de geselecteerde werkopdrachten en medewerkers, verwijderd !

Via het derde tabblad kunnen de medewerkers waarvoor niet complete weekstaten zijn geconstateerd gepresenteerd worden:

De selectie is op basis van het bij de medewerker geselecteerde weeknummer, als filter kunnen de afdeling en/of de projectgroep gebruikt worden.


Een enkelvoudige klik op de medewerker in de grid presenteert de bijbehorende weekstaat op het eerste tabblad. Van daaruit kunnen weer mutaties worden uitgevoerd.

NB. De bij “Onderhoud projecten” genoemde parameter “cp14” voor het inperken van mutatierechten m.b.t. werkopdrachten kan met de record-menu-functie “Zet datum voor beveiliging” op eenvoudige wijze worden ingesteld. Dit kan uiteraard uitsluitend als de gebruiker voldoende rechten heeft, anders wodt de menu-keuze niet getoond.

Projecturenregistratie

Met deze programmafunctie kunnen de door de medewerkers ingevulde weekstaten op projectbasis worden verwerkt. Het scherm ziet er als volgt uit:




In de bovenste grid worden alle projecten binnen de gekozen filters getoond (status en projectgroep). Met een enkele klik wordt een project geselecteerd en worden de betrokken werkopdrachten en medewerkers voor de geselecteerde week getoond. Met een dubbelklik wordt een project geopend voor wijziging (of met cq. de gebruikelijke toolbarbutton). In de grid kan ook een popupmenu worden opgeroepen.


Via het plaatsen van de muiscursor in een cell met uren kan meer informatie via een zogenaamde “balloonhint” worden opgeroepen, op voorwaarde dat parameter “pu02=1”.


Met een rechtermuisklik wordt een popupmenu opgeroepen:



Afhankelijk van de positie waar geklikt is kan informatie worden opgevraagd van de werkopdracht, van de medewerker of van de dagstaat van de medewerker.




De activiteitcodes worden volgens de in
AaPersoneel vastgelegde codes ingekleurd. Primair aan de hand van de reeds gedane urenboekingen, secundair aan de hand van de verzuimregistratie. Deze laatste faciliteit is feitelijk een hint voor de te hanteren activiteitcode bij de urenboeking. Bijzonderheden m.b.t. een urenboeking worden in de grid kenbaar gemaakt met een afwijkende kleur en een tooltip.

Met één commando kunnen alle uren van een medewerker of van het gehele project als “normaal” worden geboekt. De activiteitcode van de normale uren wordt vastgelegd in parameter “pu01”. Bij het automatisch aanmaken van de urenboeking wordt de verzuimregistratie geraadpleegd (voor verlof, ziekte e.d.) op voorwaarde dat parameter “pu03=1”.


Analoog aan de automatische boekingen kunnen deze ook per medewerker of het gehele project worden afgekeurd. De urenboekingen worden dan verwijderd, de werkopdrachten krijgen de status “nog niet afgemeld” en de nacalculatie wordt geinitialiseerd.


Additionele gegevens kunnen worden geboekt via een separaat venster:






Een geselecteerde werkopdracht (enkelvoudige klik) wordt gevisualiseerd in de panelheader en kan eventueel worden verwijderd. Ook alle werkopdrachten van de geselecteerde medewerker kunnen met één commando worden verwijderd. Zowel de werkopdrachten in
ItsClean als de urenboekingen in AaPersoneel worden dan verwijderd.

Een geselecteerde werkopdracht kan ook worden gedupliceerd door de rechtermuisklik uit te voeren in een vrije cell en daarna “Dupliceer werkopdacht” te kiezen. Tevens kunnen alle werkopdrachten van de geselecteerde medewerker worden gedupliceerd. Bij het dupliceren worden uitsluitend de werkopdrachten, niet de urenboekingen gedupliceerd.


Een medewerker kan aan de grid worden toegevoegd door het intoetsen of opzoeken van de toegangssleutel van de medewerker in de eerste kolom. Daarna kunnen werkopdrachten naar deze medewerker verplaatst worden.



De weekuren van het project kunnen ook opgemaakt en afgedrukt worden ( of bijbehorende toolbutton). Het opmaken van het overzicht wordt uitgevoerd via de standaard Aadres-faciliteit "Flexibele Documenten". In de parameter "pu12" kan de sleutel van de document definitie worden vastgelegd. De programmatuur verwijst initieel automatisch naar het document "cleanweekurenproject1".

Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres), "clnproject" (projectheader) en "permain" (medewerker) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar:

w_cln|uren (uren nacalculatie of voorcalculatie per werkopdracht)

w_cln|act (bijbehorende activiteitcode of “....” indien onbekend)

__work1|tot1 (uren onbekende dag)

__work1|tot2 t/m 8 (uren maandag t/m zondag)

__work1|tot9 (uren totaal)


Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:




Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header project

dmed

Details medewerker

dnewl

Detail lege ruimte en fontwisseling

dk1 t/m dk7

Details uren maandag t/m zondag

dk0

Details onbekende dag

dfontn

Detail fontwisseling normaal

dfontu

Detail fontwisseling uren nog niet geboekt

f

Totalen

De lijstindeling behorende bij het onderstaande voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van Aadres en ItsClean.





Op basis van de volgende Document Definitie:






Flexibele grid

De projectgrid wordt gevuld met gegevens uit de relatietabel en de projecttabel. Om een zo goed mogelijke response te realiseren worden per definitie slechts een beperkt aantal velden uit beide tabellen geselecteerd. De velden zijn geparametriseerd via “pu10” voor de relaties (“relmainclone”) en “pu11” voor de projecten (“clnproject”).


Basetable: “clnproject”

Samengestelde en speciale velden:

t1 vertolkte projectstatus
t2 samengestelde naam van de klant
t3 samengestelde naam van het werkadres
t4 sleutel van het werkadres

Medewerker urenregistratie

Deze programmafunctie is een afgeleide van de projecturenregistratie. Per medewerker worden de geplande resp. gerealiseerde werkopdrachten per week gepresenteerd.




In beginsel kunnen dezelfde soort boekingen worden verricht behoudens het dupliceren van werkopdrachten en het verwijderen van alle werkopdrachten. Het popupmenu ziet er als volgt uit:





Verder is de werking analoog aan die van de projecturenregistratie, inclusief de instelling van de parameters “pu01”t/m “pu03”.

Overzicht projecten

Met deze programmafunctie kan een overzicht van de projecten over een bepaald tijdvak op basis van diverse selectiecriteria worden vervaardigd. Het selectiescherm ziet er als volgt uit:





De selecties "van" - "t/m" werken gecombineerd met elkaar. Indien de selectie geen resultaat oplevert wordt de lijst niet daadwerkelijk gestart (lege selectie !). De volgorde van presenteren is op basis van sleutel van de relatie en daarbinnen op volgorde van projectnummer. Per project wordt een nieuwe bladzijde geopend.

Afhankelijk van de overige keuzes kunnen feitelijk 3 soorten overzichten vervaardigd worden:



  1. een projectoverzicht met detailregels en de daarbijbehorende werkopdrachten (projectdetails afdrukken en werkopdrachten afdrukken aanvinken)

  2. een projectoverzicht met alle werkopdrachten chronologisch (alleen werkopdrachten aanvinken)

  3. een projectoverzicht met een chronologisch overzicht per medewerker (werkopdrachten en verslag per medewerker aanvinken), hierbij kan tevens gekozen worden voor het genereren van een nieuwe bladzijde per medewerker; ook bestaat de mogelijkheid om de werkopdrachten te controleren t.o.v. de dagstaatboekingen zoals geregistreerd in AaPersoneel

Indien gekozen worden voor "uitsluitend gehele weken" zorgt het systeem voor de juiste begin- en einddatum. Bij het weergeven van de datum van de werkopdrachten wordt een niet geplande werkopdracht (dag = 0) vertolkt als uitgevoerd op zondag. Via de document definitie kan een ongeplande dag als zodanig zichtbaar gemaakt worden via een lookup-list.

Bij de keuze “Uitsluitend met werkopdrachten” worden lege projecten (althans in de gekozen periode) overslagen.

De extra SQL-Select kan betrekking hebben op de tabellen “clnproject” en “relmain”. Een vaste waarde kan worden vastgelegd via parameter “lp03”.




Het opmaken van het overzicht wordt uitgevoerd via de standaard Aadres-faciliteit "Flexibele Documenten". In de parameter "lp02" kan een reeks sleutels van document definities worden vastgelegd (van elkaar gescheiden door komma's). De programmatuur verwijst initieel automatisch naar het document "cleanprolist". Het document “cleanprocheckuren” moet gebruikt worden bij controle van de dagstaatboekingen.

In de standaard distributie van ItsClean is tevens het document “cleanprolistomzet” beschikbaar waarmee de theoretische jaaromzet berekend en gepresenteerd kan worden (zie verder bij de programmafunctie “Projectinfo”).

In de parameter "lp01" wordt de toegangssleutel tot een record uit de relatie-tabel vastgelegd waarin een logo is geregistreerd dat als logo van het eigen bedrijf afgedrukt kan worden (zie "Systeemdocumentatie AaRelatie").

Alle velden uit de tabellen "relmain" (relatierecord klant), "relmainclone" (relatierecord werkadres en contactpersoon), "clnproject" (projectheader), "clnprojdetail" (detailregel), "clnjob" (werkopdracht), "clnprojsoort" (projectsoort), "clnprojgroep" (projectgroep), "permain" (medewerker) en “perdaguur” (dagstaatboeking) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar:



w_cln|logo (voor de adressering van het eigen logo)

__work1|date1 (datum van)

__work1|date2 (datum t/m)

__work1|date9 (datum van de werkopdracht)

__work1|check1 (keuze werkopdrachten afdrukken)

__work1|check2 (keuze actieve projecten)

__work1|check3 (keuze projectdetails afdrukken)

__work1|check4 (keuze uitsluitend gehele weken)

__work1|check5 (keuze verslag per project per medewerker)

__work1|check7 (keuze controle dagstaten)

__work1|bedrag1 (theoretische jaaromzet projectdetail)

__work1|bedrag2 (theoretische jaaromzet project)

__work1|bedrag3 (theoretische jaaromzet totaal)

__work1|tot1 (aantal uren voorcalculatie detailregel)

__work1|tot2 (aantal uren nacalculatie detailregel)

__work1|tot3 (aantal uren dagstaatboeking detailregel)

__work1|tot4 (aantal uren voorcalculatie project)

__work1|tot5 (aantal uren nacalculatie project)

__work1|tot6 (aantal uren dagstaatboeking project)

__work1|tot7 (aantal uren voorcalculatie totaal)

__work1|tot8 (aantal uren nacalculatie totaal)

__work1|tot9 (aantal uren dagstaatboeking totaal)

__work1|str1 (signaal)

Het signaal kan de volgende waarden hebben:



  1. nacalculatie niet gelijk aan urenregistratie

  2. nul uren in urenregistratie

  3. andere werknemers in urenregistratie

  4. meervoudige urenregistratie

  5. niet gekoppeld aan werkopdracht

NB. Een interval (clnjob|Stap) in de werkopdracht wordt gepresenteerd als een negatieve frequentie (clnjob|Frequentie).

Ten behoeve van het opmaken van het overzicht zijn de volgende groepen gedefinieerd:


Groep

Omschrijving en bijzonderheden

h

Header algemeen

h1

Header voor werkadres

h2

Header voor contactpersoon

hp

Header voor projectgroep

hz

Header afsluiting (met setmargins)

hx

Header voor detailregels

d1

Detailregel met projectdetails

d2

Detailregel met werkopdracht

d2chk

Detailregel met dagstaatboeking

d2h

Header voor werkopdrachten

d2j

Detailregel met werkopdracht bij lijst per project per medewerker

d2jt

Detailregel met bon- en/of factuurtekst

d2jh

Header voor werkopdrachten bij lijst per project per medewerker

t0

Groep t.b.v. tellingen gehele lijst

t1

Groep t.b.v. tellingen per project

t2

Groep t.b.v. tellingen per projectdetail

t2p

Groep t.b.v. tellingen bij lijst per project per medewerker



De lijstindeling behorende bij het onderstaande voorbeeld wordt standaard geleverd bij de installatie van Aadres en ItsClean.




Bovenstaand document is tot stand gekomen m.b.v. de onderstaande Document Definitie:








1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina