Aanbestedingsbeleid binnen de gemeente Hellevoetsluis Vigerend beleid



Dovnload 52.71 Kb.
Datum23.08.2016
Grootte52.71 Kb.

Aanbestedingsbeleid binnen de gemeente Hellevoetsluis


Vigerend beleid:

Het huidige aanbestedingsbeleid binnen de gemeente is vastgesteld in 2002 en vastgelegd in de nota “Aanbestedingsbeleid 2002”.


Hierin is ondermeer aangegeven dat de gemeente Hellevoetsluis als opdrachtgever als volgt wil handelen:

doelmatig;

zonder voorkeursbehandelingen (openbaar en niet discriminerend);

en integer.


Alvorens te komen tot de drempelbedragen voor de diverse onderdelen is een onderscheid gemaakt in type producten:

algemene producten (de mate waarin het product in vergelijkbare vorm in de lande wordt uitgevoerd);

risicovolle producten (de ernst van de gevolgen van falen);

specialistische producten (de mogelijkheid een sluitend p.v.e. op te stellen).



In bijlage 1 is een indeling opgenomen in producttype.
Binnen de vastgestelde aanbestedingsnota werden in 2002 de navolgende richtlijnen geformuleerd:


werken

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch













meervoudig


€ 50.000,-

€ 100.000,-

€ 100.000,-

openbaar

€ 200.000,-

€ 400.000,-

€ 400.000,-

Europees

€ 6.242.028,-

€ 6.242.028,-

€ 6.242.028,-




leveringen

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch













meervoudig

€ 5.000,-

€ 50.000,-

€ 50.000,-

Europees

€ 249.681,-

€ 249.681,-

€ 249.681,-




diensten

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch













meervoudig

€ 5.000,-

€ 50.000,-

€ 50.000,-

Europees

€ 249.681,-

€ 249.681,-

€ 249.681,-

Hierbij zij opgemerkt dat de Europese drempelbedragen jaarlijks kunnen veranderen.

De bovenvermelde drempelbedragen zijn allen exclusief omzetbelasting en begeleidingskosten.
Binnen de vastgestelde richtlijnen is verder opgenomen dat de verantwoordelijke medewerkers binnen de gemeente naar bovenstaande indeling zullen handelen en binnen deze kaders hun keuzes verantwoorden. Alleen wanneer er plausibele redenen aanwezig zijn om af te wijken van bovenstaande uitgangspunten zal het bestuur vooraf worden geadviseerd. Als voorbeelden werden hierbij vermeld jaarlijks terugkerende werkzaamheden (bijv. onderhoudswerken, waarbij de 1e aanbesteding tot een goede prijs/productverhouding heeft geleid) en bij gelijksoortige werken waarvan de uitvoeringstermijnen voor een deel samenvallen en/of in het verlengde van elkaar liggen.

Ook is binnen de huidig vigerende aanbestedingsnota de mogelijkheid aanwezig (binnen de Europese richtlijnen voor werken) om te werken met innovatieve aanbestedingsvormen. Genoemd werden de vormen zoals:

bouwteam;

design & build;

turnkey.

In de nota van 2002 werd uiteindelijk geconcludeerd dat:

Met de gemaakte nieuwe afspraken de gemeente Hellevoetsluis een aanbestedingsbeleid heeft dat past bij een moderne organisatie. Er is ruimte voor vernieuwing en meer dan voorheen controle van de integriteit, doelmatigheid en openbaarheid. De implementatie van een dergelijk beleid stelt wel hoge eisen aan diezelfde organisatie. Immers de regels staan eenvoudig op papier, maar moeten in de praktijk nog worden ingevoerd.
Interne controles t.a.v. inkopen en investeringen:

In het kader van risicobeperking bij het proces inkopen en investeringen is met de accountant afgesproken dat de volgende interne rechtmatigheidcontroles (gespreid over het jaar) zullen plaats vinden:

Inkopen norm: 25 waarnemingen;

Investeringen norm: 5 waarnemingen.



Evaluatie:
In de vergadering van 8 juli 2008 heeft het college van B&W besloten dat zij in het vervolg een scherpere argumentatie wenst bij afwijkingen van het aanbestedingsbeleid.
Vanuit Concerncontrol is onderzoek verricht in hoeveel gevallen afgeweken is van het vigerend aanbestedingsbeleid. Hierbij kwam naar voren dat er geen gegevens beschikbaar zijn over de hoeveelheid aanbestedingen/inkopen die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en in welke gevallen wordt afgeweken van de vigerende richtlijnen. Er is geen registratie gemeentebreed of per afdeling.

Slechts op basis van interne controles en in het college behandelde adviezen waarbij wordt verzocht af te mogen wijken van het vigerende aanbestedingsbeleid, kunnen we wel constateren dat er frequent argumenten worden gebruikt welke afwijken van hetgeen in de aanbestedingsnota als plausibel is aangemerkt.


Interne controles:

De hoeveelheid verrichte interne controlewerkzaamheden bedroeg in 2007 bij het proces inkopen 42 waarnemingen en bij het proces investeringen 7 waarnemingen.Voor 2008 bedroeg dit respectievelijk 39 waarnemingen en 8 waarnemingen. Hiermee werd/wordt in beide jaren ruimschoots voldaan aan de in het controleplan genoemde norm van respectievelijk 25 waarnemingen en 5 waarnemingen.

Uit de controles tot op heden zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd (audit en controle 3e en 4e kwartaal 2008 moet nog worden afgerond).

Bij de gecontroleerde inkopen was in enkele gevallen sprake van vervolg dan wel aanvullende opdrachten van bedragen boven de € 5.000,--, waarbij enkelvoudig is aanbesteed/ingekocht. In één geval was er bij een opdracht > € 5.000 sprake van een enkelvoudige opdracht aan onze accountant.

Van de gecontroleerde investeringen werd in een 2-tal zaken voor een Design & Build-contructie gekozen. Hierover heeft in 2007 advisering richting het college van B&W plaatsgevonden.

Bij 1 aanbesteding was sprake van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding i.p.v. een meervoudige. Reden was de opgedane ervaring en de goede kwaliteit van de aannemer bij een eerder gelijksoortige werk en de mogelijkheid om snel tot uitvoering (oplossen veiligheidsprobleem) over te gaan. Ook hierover heeft in 2007 advisering richting het college van B&W plaatsgevonden.


Adviezen aan B&W:

In 2008 (tot begin december) is er in 16 gevallen een advies aan het college voorgelegd over een inkoop dan wel een aanbesteding.

In 9 van deze gevallen is conform het aanbestedingsbeleid gehandeld en werd het advies om andere reden dan te mogen afwijken van het aanbestedingsbeleid behandeld in het college.

In 4 gevallen waarbij meerdere offertes benodigd waren, was er sprake van een vervolgopdracht dan wel aanvullende opdracht op reeds geleverde diensten en werd enkelvoudig aanbesteed/ingekocht..

In 2 gevallen werden werken, die meervoudig aanbesteed moesten worden, enkelvoudig gegund aan een aannemer met als argumentatie zijn plaatselijke bekendheid, ervaring, prijs-/kwaliteitverhouding, e.d.

In 1 geval werd bij een realisatie van een rotonde gekozen in zee te gaan met een plaatselijk bekende aannemer op basis van een Design & Construct-constructie. Hierbij speelde ook de tijdfactor waarbij de realisatie dient plaats te vinden een rol.

Wellicht ten overvloede zij nogmaals opgemerkt dat niet bekend is of in alle gevallen waarin is afgeweken daadwerkelijk een advies is voorgelegd aan B&W. Daartoe zou minutieus onderzoek op alle afdelingen moeten plaatsvinden. Vooralsnog lijkt dit enigszins “overdone”.
Daarnaast hebben wij vanuit het werkveld signalen ontvangen, waaruit blijkt dat met name het grensbedrag van € 5.000,--voor diensten, met name door de hoge tarieven van de adviseurs, aan de lage kant wordt beschouwd. Immers het adequaat (snel) inwinnen van kleine adviezen door derden wordt hiermee behoorlijk beperkt. Bij de conclusies en aanbevelingen zal hierop worden teruggekomen.
Bij de vaststelling van de hoogte van de drempelbedragen in 2002 (behoudens de door externe instanties vast te stellen Europese drempelbedragen) is rekening gehouden dat de drempelbedragen als gevolg van inflatie pas na 5 jaar behoeven te worden aangepast. Bij de conclusies en aanbevelingen zal dan ook een voorstel tot verhoging worden gedaan.
In de aanbestedingsnota wordt wel over een aantal innovatieve aanbestedingsvormen gesproken. Op basis van opgedane ervaring(en) lijkt het verstandig thans de alternatieve aanbestedingsvormen die tot nu toe zijn gebruikt, nader te omschrijven en vast te leggen dat indien gebruik wordt gemaakt van één van deze alternatieve aanbestedingsvormen hier vooraf goedkeuring door het bestuur aan wordt gehecht.
Algemene inkoopvoorwaarden:

Bij het aangaan van een overeenkomst ten aanzien van levering van goederen en diensten aan de gemeente, is het verstandig voorzienbare risico's zoveel mogelijk te onderkennen en uit te sluiten. Een belangrijk instrument daarvoor is het gebruik van algemene voorwaarden, die op iedere overeenkomst kunnen worden toegepast. Bij het inkopen van goederen en diensten werden 9 van de 10 overeenkomsten aangegaan onder de algemene voorwaarden van de wederpartij. (bron: B&W-advies 20080218).

Met de vaststelling van Algemene Inkoop Voorwaarden Gemeente Hellevoetsluis (AIV) wordt een pro-actieve houding van de "inkoper" binnen de organisatie verwacht, waarbij de AIV kaderstellend zijn ten aanzien van afspraken op het gebied van levering van goederen en diensten aan de gemeente.

Middels het collegebesluit van 13 mei 2008 en het deponeren van de AIV bij de griffie van de rechtbank van het arrondissement Rotterdam, is de nieuwe werkwijze van kracht geworden en zijn

de afdelingen op de hoogte gesteld van deze nieuwe procedure. Ook middels intranet is hieraan aandacht geschonken.

In het kader van het aanbestedingsbeleid behoeft hiervoor, gelet op de actualiteit, verder geen nieuwe acties te worden ondernomen.



Conclusie:
Vooralsnog kan niet worden geconstateerd dat men zich niet houdt aan het vigerend aanbestedings- en inkoopbeleid. Wel wordt geconstateerd in de gevallen dat B&W om toestemming wordt gevraagd om af te mogen wijken, vaak de motivering daartoe niet sterk is.

Aanbevelingen:
Aanbeveling 1: Op basis van hetgeen hierboven bij de ”Conclusie” is, wordt voorgesteld de vermelde richtlijnen, conclusies en aanbevelingen uit het thans vigerende aanbestedingsbeleid te continueren en de afdelingen nogmaals te wijzen op handhaving van de beleidslijn.

Bij afwijking van het vigerend aanbestedingsbeleid moet er wel een scherpe argumentatie zijn om af te mogen wijken.
Zoals in de nota aanbestedingsbeleid 2002 is vermeld dienen de drempelbedragen als gevolg van de inflatie pas na 5 jaar te worden aangepast. Hierbij komt de vraag naar voren: welk indexpercentage gaan we hanteren?

Aangezien er sprake is van een grote diversiteit aan aanbesteden en inkopen is hiervoor niet direct één lijn te trekken. De indexen t.b.v. de risicoregeling GWW (Grond Weg en Waterbouw) geven bijvoorbeeld geen gewogen indexcijfer te zien maar aparte indexen voor loonkosten (stijging ca 17%) en de diverse materialen (gemiddelde stijging (ongewogen) ca. 60%). Of moeten we voor de stijging CPI-cijfers (consumenten prijsindex) (stijging ca. 13%) gebruiken? Of onze eigen, bij de begroting, gehanteerde percentages voor budgetverhogingen (stijging ca. 14%)?

Zoals hierboven blijkt is het CPI-cijfer en ons eigen cijfer voor budgetverhoging nagenoeg gelijk.
Aanbeveling 2: Gelet op vorenstaande wordt dan ook voorgesteld de hoogte van de drempelbedragen uit de aanbestedingsnota 2002 te indexeren met 14%.
Zoals eerder in deze notitie aangegeven is vanuit de organisatie aangegeven dat het (algemene) drempelbedrag voor diensten als te laag wordt ervaren. Een klein onderzoek (op internet) naar drempelbedragen bij andere gemeenten liet zien dat het drempelbedrag hiervoor in het algemeen wat hoger lag. Ook kwam naar voren dat de drempelbedragen voor leveringen en diensten vrijwel overal gelijk werden gehouden.

Aanbeveling 3: Dezerzijds wordt dan ook voorgesteld het drempelbedrag voor leveringen en diensten, welke nu staat op € 5.000,--, op te verhogen naar € 20.000,-- plus indexering.
De nieuwe drempelbedragen vanaf 2009 komen dan uit op:


werken

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch

meervoudig


€ 57.000,-

€ 114.000,-

€ 114.000,-

openbaar

€ 228.000,-

€ 456.000,-

€ 456.000,-




leveringen

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch

meervoudig

€ 23.000,-

€ 57.000,-

€ 57.000,-




diensten

1. algemeen

2. risico

3. specialistisch

meervoudig

€ 23.000,-

€ 57.000,-

€ 57.000-,

Voor de Europese aanbestedingen gelden de hiervoor de extern vastgestelde drempelbedragen:








Drempelbedrag 2009

Werken

€ 5.150.000,-

Leveringen

€ 206.000,-

Diensten

€ 206.000,-

Aanbeveling 4: Een aantal innovatieve aanbestedingsvormen dienen nader omschreven te worden en verder wordt voorgesteld dat, indien gebruik wordt gemaakt van één van deze alternatieve aanbestedingsvormen, hier vooraf goedkeuring door het bestuur benodigd is.

1- Bouwteam:


Bij het bouwteam is er sprake van een samenwerking tussen opdrachtgever, adviseurs en aannemer in een bouwteam, waarbij gezamenlijk de voorbereiding van een bouwproject ter hand wordt genomen en waarbij de uitvoering plaatsvindt door de aannemer uit het bouwteam.
2- Design & Build:
Bij Design & Build maakt de aannemer op basis van een bestek c.q. een programma van eisen van de opdrachtgever een ontwerp. Dit ontwerp wordt naar goedkeuring door de opdrachtgever door de aannemer gerealiseerd.
3- Turnkey:
Bij turnkey gaat de aannemer de verplichting aan om, op basis van een door de opdrachtgever geformuleerd bestek c.q. programma van eisen, een object tegen een van te voren vaststaand bedrag tot stand te brengen, volgens een door hem of namens de opdrachtgever door derden te vervaardigen ontwerp;
4- Publiek-Private Samenwerking (PPS)
PPS is de juridisch gestructureerde samenwerking tussen de overheid en private partijen op het gebied van de bouw in de breedste zin.

Aanbeveling 5: Tenslotte wordt voorgesteld de aanbestedingsnota 2002, de hierboven aangedragen aanbevelingen en de gegevens vanuit de nieuwe vastgestelde algemene inkoopvoorwaarden te verwerken in een nieuwe nota “Inkoop- en aanbestedingsbeleid”.

Gelet op de deskundigheid van de leden van de voormalige werkgroep Inkoop (medewerker afdeling SB – kennis van aanbestedingen/medewerker Faza – kennis van leveringen) wordt dezerzijds voorgesteld hiervoor de toenmalige werkgroep opnieuw in werking te laten treden en de vervaardiging van de nieuwe nota ter hand te nemen. Indien gewenst kan ook vanuit Concerncontrol ondersteuning in bedoelde werkgroep worden verleend.
: applicatie -> formhelv.nsf -> 0a72dbd40d91ef40c125701b002168df
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> A. P. Reijer Is van mening dat
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> De raad der gemeente Hellevoetsluis
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Smitsweg, ring en hellevoetse achterweg
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Voor het uitbesteden van de restauratieve voorzieningen
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Behandeling zienswijzen ontwerpbesluit verzoek hogere grenswaarden bouwplan “Melkfabriek”
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> G. M. Morren Plan van Aanpak
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Gemeente hellevoetsluis
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Gemeente hellevoetsluis
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Huurovereenkomst sportaccommodaties
0a72dbd40d91ef40c125701b002168df -> Behorende bij de raamover­eenkomst gesloten tussen de gemeen­te Hellevoetsluis




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina