Archivering van databanken binnen de Vlaamse overheid


Vraagstukken bij het archiveren van databanken



Dovnload 441.24 Kb.
Pagina5/19
Datum25.07.2016
Grootte441.24 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

3.Vraagstukken bij het archiveren van databanken

3.1.Wat moet gearchiveerd worden?


Er zijn een aantal specifieke moeilijkheden bij het archiveren van databanken. Bij digitale documenten is het duidelijk wat een archiefstuk is, maar bij een databank is dit niet zo duidelijk. Er zijn verschillende mogelijkheden. Het complete databanksysteem kan als een archiefstuk bekeken worden, inclusief de data, DBMS en toepassing. Het is ook mogelijk om enkel de data te bewaren, zoals hierboven besproken bij datasets25. Het is ook mogelijk om de data verspreid over verschillende tabellen of de gegevens uit de databank zoals die getoond worden op het scherm aan de gebruiker te beschouwen als archief. Het wordt nog onduidelijker als men probeert om een archivistische beschrijving te geven van een betekenisvolle entiteit zoals een dossier, document,... Dit is moeilijk omdat de gegevens voor het maken van een dergelijk betekenisvolle entiteit maar een onderdeel zijn van een databank of verspreid kunnen zijn over verschillende tabellen of over verschillende databanken. Het moet duidelijk zijn dat de vraag ”wat moet er bewaard worden” niet eenduidig kan beantwoord worden en dat dit afhankelijk kan zijn van de interpretatie van de archiefvormer en kan verschillen van databank tot databank.

Zoals hierboven bij de beschrijving van een databank naar voor komt bestaat een databank uit verschillende onderdelen. Er moet afgevraagd worden welk onderdeel een belangrijk onderdeel van de databank vormt. Dit helpt bij het bepalen wat gearchiveerd moet worden. Zo kan men de vraag stellen of de applicatielaag belangrijk is om bewaard te blijven

3.2.Wanneer moet er gearchiveerd worden?


Niet alle databanken moeten bewaard blijven. Zoals eerder aangehaald zijn databanken uniek en daarom is het niet eenvoudig om een databank op te nemen in een document- en archiefbeheersplan en algemene richtlijnen te geven welke databank moet bewaard blijven en hoe lang. Het is daarom belangrijk om van bij de creatie van de databank te bepalen of de databank in aanmerking komt voor langetermijnbewaring. De archiefvormer kan het best bepalen wanneer een databank in aanmerking komt voor langetermijnarchivering. Het is wel belangrijk om afspraken te maken met het Algemeen Rijksarchief, want de algemeen rijksarchivaris is degene die kan bepalen of iets voor lange termijn bewaard moet worden. De aangewezen manier om afspraken te maken met de rijksarchivaris is om een archiefbeheersplan op te stellen. Een archiefbeheersplan geeft een overzicht van alle documenttypes in een organisatie. Het Algemeen Rijksarchief heeft geen specifieke richtlijnen voor het archiveren van databanken en de archiefwet is ook niet duidelijk of databanken überhaupt wel gearchiveerd moeten worden (zie verder 3.4). Toch zijn er een aantal richtlijnen die gevolgd kunnen worden:

  • Hoe hoger de databank in de hiërarchie van een organisatie geplaatst kan worden, hoe belangrijker de databank wordt om te bewaren. Bijvoorbeeld de Vlimpers databank is belangrijker om te bewaren dan een databank die door iemand gemaakt is om eenvoudig personeelsgegevens te beheren van de afdeling. Hoewel die databank belangrijk kan zijn voor de werking van die persoon is het niet belangrijk om voor een lange tijd te bewaren. Omdat Vlimpers voor heel de Vlaamse overheid gebruikt wordt en dus hoog in de hiërarchie voorkomt, is het wel interessant om deze databank te bewaren.

  • Bevat de databank extra informatie (die belangrijk is om te bewaren) over de organisatie of de activiteiten van de archiefvormer die niet in documenten of andere informatieobjecten bewaard wordt? Of is de informatie verspreid over verschillende documenten en zit in de databank alle informatie samen? Dan kan het interessant zijn om de databank te bewaren.

  • Worden de gegevens in andere vorm bewaard? Bijvoorbeeld als op basis van de databank documenten gemaakt worden die ook bewaard blijven? Dan is het niet nodig om de databank te bewaren, als de andere documenten al bewaard worden.

  • Laat de wetgeving toe om de informatie te bewaren in digitale vorm?

  • Kan de integriteit en authenticiteit van de gegevens voldoende gegarandeerd worden?

Bepalen wanneer een databank moet gearchiveerd worden is ook niet eenvoudig. Bij een operationele databank verandert de inhoud regelmatig. De structuur verandert in mindere mate. Dit schept problemen voor het bepalen van het tijdstip van archiveren. Er kan gesteld worden dat in elk geval bij wijzigingen aan de structuur de databank gearchiveerd moet worden en oude gegevens niet verwijderd of overschreven mogen worden. Als de bewaartermijn verstreken is dan mogen de data wel verwijderd worden.

Om het beste moment te vinden om de inhoud van de databank te archiveren is heel wat moeilijker. Als een databank afgesloten is of als de wijzigingen af en toe plaats vinden of op regelmatige basis, maar in één keer een grote hoeveelheid, dan is het heel wat eenvoudiger om een tijdstip te bepalen. De archiefvormer is best geplaatst om het moment voor archivering te bepalen. Er zou bijvoorbeeld gezegd kunnen worden dat een databank één keer per jaar gearchiveerd kan worden.

Voor de databanken die continu gewijzigd worden, zijn er een aantal mogelijkheden26. De eenvoudigste en meest beheersbare oplossing is om een tijdsstempel te gebruiken bij elk record. Zo is het eenvoudig te weten wanneer de data laatst gewijzigd zijn en kan er éénvoudig een selectie uitgevoerd worden op de data.

Het maken van complexe databanken gebeurt, zoals eerder aangehaald, door specialisten. Het archiveren is daardoor ook complex en moet gebeuren door specialisten. Desktop databanken zijn vaak eenvoudiger en het archiveren moet volgens een eenvoudig systeem gebeuren dat door de eindgebruiker snel geleerd kan worden en weinig expertise vereist.

Type databank27

Beschrijving

Wanneer archiveren

Gesloten28statische29 databank

Een databank die afgesloten is op een bepaald moment, bijvoorbeeld onderzoeksdatabanken

Op het einde wanneer de databank afgesloten is

Open30 – statische databank

Een lijst van transacties bij een bankrekening. De transacties worden toegevoegd aan de databank. Een tupel wordt niet gewijzigd

Op regelmatige tijdstippen kan de archiefvormer bepalen om een archiveringsactie uit te voeren, bijvoorbeeld jaarlijks

Gesloten – dynamisch31

In bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld een databank van een bedrijf dat failliet is

Op het einde wanneer de databank afgesloten is

Open – dynamisch

Een databank die continu geüpdatet wordt

Een tijdstempel toevoegen aan elk tupel. Zo wordt het eenvoudiger om te archiveren.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina