B2 Het besturen van een ‘nieuwe parochie’



Dovnload 36.6 Kb.
Datum22.07.2016
Grootte36.6 Kb.

B2 Het besturen van een ‘nieuwe parochie’




Bestuurlijke leiding geven


De parochie wordt overeenkomstig het Algemeen Reglement (AR) bestuurd door het kerkbestuur, waar de pastoor als voorzitter deel van uitmaakt. Het bestuur is een college dat na benoeming door de bisschop namens hem de beheersmatige en vermogensrechtelijke taken in de parochie behartigt.

Hoe als bestuur in de nieuwe parochie te functioneren


Met een nieuwe parochie komt er een nieuw bestuur, dat de verantwoordelijkheden en taken van de ‘oude’ besturen overneemt. Doel en taak, samenstelling en werkwijze van het kerkbestuur worden beschreven in artikel 24 t/m 37 van het Algemeen Reglement. Onderstaand worden enkele aanbevelingen en kaders geformuleerd met het oog op het oprichten en functioneren van het bestuur in een ‘nieuwe parochie’.

Samenstelling van het bestuur


In het bestuur worden vier vaste bestuursfuncties onderscheiden, te weten: de voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeester.

De pastoor is q.q. voorzitter (AR art. 26 lid 1).

Op voordracht van het bestuur wordt een bestuurslid door de bisschop als vicevoorzitter benoemd (AR art. 26 lid 2); het bestuur benoemt uit zijn midden een secretaris en een penningmeester (AR art. 32).

Het bestuur bestaat uit tenminste vijf personen (cfr. AR art.25).


Hoe dient een bestuur samengesteld te zijn om optimaal rekening te houden met wat voor de parochieorganisatie het beste is?

Omvang bepalen


De vraag hoe groot een bestuur moet zijn hangt af van de rol die een bestuur wil spelen . Een bestuur dat kiest voor het besturen op hoofdlijnen hoeft niet groot te zijn; de ideale omvang van een bestuur ligt rond de zeven personen (inclusief voorzitter). Dit is groot genoeg om de taken van het bestuur te behartigen en klein genoeg om daadkrachtig en efficiënt te werken. Klein en slagvaardig heeft de voorkeur. De volgende factoren zijn hierbij van belang:

  1. het beleid: welke mensen zijn nodig om de gewenste ontwikkelingen mee te dragen? Is er een goede ondersteunende structuur, waar het bestuur een beroep op kan doen?

  2. de werklast: de vraag is niet alleen hoeveel en wat voor bestuurlijke taken er gedaan moeten worden? Maar ook: hoeveel tijd vraag dit? Het bestuur vergadert in een bepaalde frequentie, bij welke vergaderingen bestuursleden in principe aanwezig moeten zijn. Naast deze vergaderingen en de voorbereidingstijd daarvoor werken bestuursleden waar nodig en incidenteel
    -afhankelijk van de taak die men in het bestuur vervult- mee in commissie- en werkgroepvergaderingen. De werklast voor de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeesterbeslaat gemiddeld twee dagdelen per week.

  3. de slagvaardigheid, de snelheid van beslissen en handelen die nodig is. Uitgangspunt hierbij is, dat een klein bestuur als regel sneller en efficiënter kan opereren dan een groot bestuur.



Profiel opstellen


Aan bestuursleden kunnen of moeten eisen gesteld worden. Enkele worden opgesomd in de artikelen 27 en 28 van het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie. Andere kunnen vastgelegd worden in enerzijds het profiel van het gehele bestuur, anderzijds het profiel van de afzonderlijke leden. Een combinatie van beiden, de zogenaamde profielenmix van het bestuur, geeft in feite een plaatje met gewenste kennis en vaardigheden binnen het totaal van het bestuur. Dit zal de volgende ‘categorieën’ eigenschappen omvatten, die men voor het eigen bestuur vervolgens specifiek invult:

  1. bestuurlijke ervaring: de leden van het bestuur hebben op enigerlei terrein bestuurlijke of leidinggevende ervaring opgedaan als manager of toezichthouder;

  2. kennis: de bestuursleden beschikken over deskundigheid op functionele beleidsterreinen en kunnen hun eigen deskundigheid inzetten om medebestuursleden te informeren, te laten leren;

  3. Op minimaal middelbaar/hooggeschoold niveau dient kennis aanwezig te zijn op het gebied van:

    • procesbegeleiding en het sturen van organisaties

    • financiën, zowel beleidsmatig als administratief

    • gebouwen- en vastgoedbeheer

    • automatisering

    • personeelsbeleid, zowel t.a.v. professionals als van vrijwilligers

    • interne en externe communicatie

    • het aansturen van een secretariaat en het beheren van een ledenadministratie;

  4. kunde en vaardigheden: de bestuursleden zijn positief en constructief betrokken bij de pastorale opdracht waarvoor de parochie staat. Zij beschikken daarnaast over de volgende vaardigheden:

    • kunnen communiceren over de eigen betrokkenheid met het pastoraal team

    • kunnen werken in teamverband, met gebruikmaking van elkaars kennis en vaardigheden en met respect voor onderscheiden verantwoordelijkheden

    • in staat zijn veelvuldig en op een motiverende wijze te communiceren met degenen die op parochieel dan wel lokaal niveau werkzaam zijn

    • het opbouwen van netwerken die voor de parochie van belang zijn

    • kunnen functioneren op beleidsmatig niveau en denken en handelen in termen van het algehele belang van de parochie: zij kunnen in grote lijnen en op langere termijn denken, niet alleen korte-termijn-problemen aanpakken;

  5. samenwerken: de bestuursleden kunnen werken in een team en bijdragen aan de samenwerking in het bestuur: zij moeten samen een goed team kunnen zijn en hieraan verantwoord kunnen deelnemen (inzet, voorbereidingen treffen, huiswerk doen). Als zodanig kunnen zij steeds consensus bereiken, ook over onderwerpen, waarover intern de meningen uiteenlopen. Ook naar buiten toe treedt het bestuur op met één stem.

    • als bestuursleden zijn benoembaar katholieken, die uitmunten door een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel (cf. can. 512 par 3);

  6. praktische punten: tijd (met name in avonduren) en bereidheid deze ter beschikking te stellen.



Functies vaststellen


Het gaat hier om de vraag welk soort deskundigheden binnen een bestuur nodig of vereist zijn en welke eisen aan de bestuurlijke kwaliteiten van (kandidaat-)bestuurders gesteld worden.
Afhankelijk van de wijze van functioneren kunnen naast de genoemde functies van (vice)voorzitter, secretaris en penningmeester ook andere functies onderscheiden worden:

  1. functie personele zaken;

  2. functie (bouw)technische zaken;

  3. de P.R.-, juridische of algemene functie (tweede secretaris).

Het ligt het voor de hand te kiezen voor functiedifferentiatie: onderscheiden van taken en verantwoordelijkheden en bepalen tot de portefeuille van welk bestuurslid deze worden gerekend.



Bestuursleden werven


Bij de start van de nieuwe parochie zal het bestuur in overleg met de ‘oude besturen’ worden samengesteld. Daarbij is een goede mix wenselijk tussen ervaring, continuïteit en nieuw elan.
Voor het werven van bestuursleden zijn verschillende modellen denkbaar. Meestal zal de voorkeur gegeven worden aan een gesloten procedure, omdat deze de beste garanties biedt om te komen tot een werkbaar en kwalitatief goed bestuur. Een werkwijze hierin is bijvoorbeeld:

  1. de pastoor en (beoogd) vicevoorzitter vormen een ‘vertrouwenscommissie’;

  2. leden van (oude) besturen noemen namen van mogelijk geschikte kandidaten;

  3. op basis van dit namenlijstje maakt de vertrouwenscommissie een selectie en gaat met behulp van de opgestelde profielen in gesprek met kandidaten;

  4. de vertrouwenscommissie doet een voordracht aan de ‘oude besturen’;

  5. na akkoordverklaring vullen de kandidaten een eigen verklaring in en dragen de ‘oude besturen’ de kandidaten ter benoeming voor aan de bisschop;

  6. bestuurstermijnen uit het oude bestuur worden meegeteld bij aantreden in het bestuur van de Nieuwe Parochie.

Het voordeel van deze aanpak is, dat de leidinggevenden op zorgvuldige wijze hun eigen ‘team’ vormen, waarin de gewenste capaciteiten aanwezig zijn en goede samenwerking mogelijk is. Samenstelling en kwaliteit van een bestuur dienen de parochieorganisatie, maar ook het functioneren van individuele bestuursleden.


Globale taakomschrijvingen voor kernfuncties van het bestuur


Sommige taken zijn inwisselbaar tussen verschillende functionarissen.
Taak voorzitter (pastoor)

  1. De pastoor draagt de pastorale zorg voor een parochie en is bevoegd en gehouden deze uit te oefenen (art 19 AR). De pastoor vertegenwoordigt de parochie in alle juridische aangelegenheden (art 20 AR). Hij is daarmee eindverantwoordelijke voor alle pastoraat en beheer.

Onder beheersmatige taken vallen o.a.:

  1. Het (bege)leiden van overleg in de parochie:

    1. naar inhoud en tijd goed voorbereiden van de agenda van (bestuurs)vergaderingen (in overleg met de secretaris);

    2. het effectief leiden van bestuursvergaderingen;

    3. (toezien op) uitvoering van besluiten;

  2. Mogelijkheden scheppen dat beleid geformuleerd resp. gevoerd kan worden.

  3. Het vertegenwoordigen van de parochie bij gelegenheden; met name deelname aan diocesane en andere bijeenkomsten.

  4. ‘Knooppunt’ zijn van contacten informatie en communicatie - hierover is een apart onderdeel in deze gereedschapskist opgenomen.


taak vicevoorzitter

  1. De vicevoorzitter kan op verzoek van de pastoor of diens kerkrechtelijk aangewezen plaatsvervanger, indien deze dat nodig en gewenst vindt, de voorzitter vervangen en als zodanig kan hij de parochie vertegenwoordigen voor zover dat betrekking heeft op vermogensrechtelijke handelingen de parochie betreffende (art 27 AR). Daarmee kan de pastoor alle bovengenoemde taken onder 2 t/m 5 delegeren aan de vicevoorzitter. nooppunt’ zijn van contacten


taak secretaris

  1. Het opstellen en (doen) uitvoeren van beleidsafspraken binnen het bestuur.

  2. Het verzorgen van vergaderverslagen en
    eventueel doen publiceren van de belangrijkste besproken aandachtspunten.

  3. In overleg met het bestuur verzorgen van correspondentie:

    1. afhandelen van inkomende en uitgaande post;

    2. verzenden van agenda en verslagen.

  4. Eventueel leiding geven aan het parochiesecretariaat.

  5. Het (doen) zorg dragen voor een accurate ledenadministratie.

  6. Het (bewaren en) bijhouden van het parochiearchief.

  7. Diverse bijkomende zaken:
    ▪ aandacht voor jubilea en afscheid;
    ▪ actie ondernemen bij te verwachten tekorten of geconstateerde gebreken;
    ▪ deelname aan diocesane of andere bijeenkomsten.


taak penningmeester

  1. Jaarverslag en begroting
    ▪ opstellen van begroting resp. rekening en verantwoording van het boekjaar;
    ▪ controle op financiën en jaarrekening;
    ▪ zorg voor controle door kascommissie;
    ▪ regelen van periodieke betalingen.

  2. Financiële administratie
    ▪ (doen) bijhouden van grootboekadministratie;
    ▪ (doen) bijhouden van salarisadministratie;
    ▪ (doen) bijhouden van debiteurenadministratie.

  3. Bijdragen parochianen
    ▪ leiding geven aan werkgroep geldwerving;
    ▪ (doen) voorbereiden resp. uitvoeren van Actie Kerkbalans.

  4. Beheer parochie
    ▪ contacten met werkgroepen voor wat betreft besteding van gelden;
    ▪ contacten met dirigenten, organisten, kosters voor wat betreft vaste of variabele vergoe-
    dingen;
    ▪ verzekeringen voor kerk en pastorie;
    ▪ contact/correspondentie vanuit eigendomssituatie met instanties.

  5. Bisdom
    ▪ zorgt voor toepassing en uitvoering van richtlijnen van het bisdom ;
    ▪ houdt contact met bisdom(bureau) over financiële aangelegenheden;
    ▪ deelname aan diocesane en andere bijeenkomsten.

functie personele zaken

    • financieel/rechtspositioneel contact/correspondentie met werknemer(s);

    • correspondentie vanuit werkgeverschap met instanties (Belastingen, UWV, Arbodienst);

    • verzekeringen;

    • het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten (zie AR art. 54)

    • zorg voor adequate functie- en taakomschrijvingen

    • gezonde en veilige arbeidsomstandigheden

    • vrijwilligersbeleid


functie (bouw)technische zaken
P.R.-, juridische of algemene functie (tweede secretaris).
Het bestuur kan zich in deze taken laten bijstaan door commissies en werkgroepen. Hierbij is de aanbeveling het aantal adviserende commissies alleen te hebben waar deze echt noodzakelijke zijn om te voorkomen dat de parochie een bureaucratisch apparaat wordt. Daarentegen zijn werkgroepen die een concreet werkpakket voor hun rekening nemen van grote hulp. Zo kunnen bijvoorbeeld genoemd worden:

  • een werkgroep Kerkbalans, die de jaarlijkse Actie Kerkbalans organiseert;

  • een commissie vastgoedbeheer, met als voornaamste taak voorstellen voor te bereiden tot verbetering of vernieuwing van parochiële gebouwen (zie het model functie- en taakomschrijving in de gereedschapskist);

  • een kerkhof werkgroep, die de zorg heeft voor het onderhoud van de begraafplaats(en) en de indeling ervan (zie de bijlage bij het model functie- en taakomschrijving commissie vastgoedbeheer in de gereedschapskist).

Model functie- en taakomschrijving voor het bestuur


van de nieuwe parochie…
Hieronder enkele belangrijke punten uit het algemeen reglement voor het bestuur van de Room-katholieke kerk in Nederland met enige aanvullingen bij elkaar gezet. In de gereedschapskist is het volledige reglement bijgevoegd.

Doel van het bestuur


Op voorwaardenscheppend en beheersmatig gebied onder verantwoordelijkheid van de pastoor leiding geven aan de parochie

Functioneren


Het bestuur van de parochie

fungeert overeenkomstig het ‘Algemeen reglement voor het bestuur van een parochie van de Rooms-katholieke kerk in Nederland’ (AR).

Als huishoudelijk reglement dienen de navolgende bepalingen ter verduidelijking van of aanvulling op dit AR, waarmee zij niet in strijd mogen zijn.

Taken


  1. Het voorbereiden, vaststellen en (doen) uitvoeren van het algemeen beleid inzake het beheer van het parochiaal vermogen en de doelmatige aanwending daarvan ten bate van de parochie.

  2. Het adviseren over pastoraal beleid aan leden pastoraal team.

  3. Het zorg dragen voor en vorm geven aan organisatorisch beleid (communicatie en coördinatie).

  4. Het zorg dragen voor en vorm geven aan personeels- en vrijwilligersbeleid in relatie tot personeelszorg en arbeidsorganisatie.

Ad 1. Met name behoren tot de beheerstaken:



  1. Het bestuur over de roerende en onroerende zaken die behoren tot het parochiale vermogen van de parochie.

  2. Het (doen) verwerven en ontvangen van geldelijke bijdragen van de parochianen en van andere bijdragen en inkomsten ten behoeve van de parochie.

  3. Het vaststellen en doen van uitgaven ten behoeve van de parochie aan de hand van de goedgekeurde begroting en controle hierop.

  4. Het verlenen van financiële medewerking aan taken die behoren tot het terrein van de pastorale zorg.

  5. Het nakomen van verplichtingen aan bisdom en wereldkerk.

  6. Het verrichten van rechtshandelingen en het aangaan van overeenkomsten ten name van de parochie na schriftelijke en voorafgaande goedkeuring van de bisschop.


Ad 2. Advisering pastoraal beleid.

Het adviseren over pastoraal beleid houdt met name in dat het bestuur kan adviseren op alle terreinen van de pastorale zorg. Om deze taak naar behoren te kunnen uitoefenen, ontvangt het bestuur van de pastoor tijdig de benodigde stukken en informatie (AR art. 24 lid 2).


Ad 3. Het organisatorisch beleid.

Het bestuur draagt zorg voor een goed verloop van de communicatie tussen parochie en parochianen en eventueel andere belangstellenden en van de communicatie tussen bestuur en derden naar aanleiding van zakelijke onderwerpen en voor de daarvoor geëigende communicatiemiddelen.


Het bestuur zorgt voor een zodanige organisatie van de parochie dat pastoraal team en vrijwillig(st) ers hun werk goed kunnen doen en waarbij zorg gedragen wordt voor een goede onderlinge afstemming van ideeën en activiteiten, van wensen en behoeften.
Ad 4. Personeels- en vrijwilligersbeleid.

In voorwaardenscheppende en beheersmatige zin draagt het bestuur zorg voor adequate en gelijke werkomstandigheden ten behoeve van al degenen die betaald of onbetaald werkzaamheden verrichten in de parochie. Hiertoe behoren onder meer:



  • het leiding geven aan het personeel en de vrijwilligers (met een adequate, persoonlijke begeleiding, voldoende medezeggenschap, vorming en toerusting) voor zover dit het beheer betreft;

  • het uitvoeren van de praktische regelingen (salaris en beloningen, onkostenvergoedingen, ongevalverzekeringen, regelingen inzake conflicten);

  • functie- en taakomschrijvingen; voor zover het niet-pastorale medewerkenden betreft;

  • gezonde en veilige arbeidsomstandigheden (inclusief het opstellen van een ‘risico inven-tarisatie en -evaluatie’ met plan van aanpak);

  • een goede evaluatie met betrekking tot voorgaande punten.



Samenstelling


  • Het bestuur bestaat uit de pastoor (of kerkrechtelijk aangewezen plaatsvervanger) en tenminste vier andere bestuursleden.

  • De pastoor is van rechtswege voorzitter van het bestuur.

  • Bestuursleden zijn kerklid van de parochie en worden aangezocht zodanig dat in het bestuur als geheel voldoende ervaring en deskundigheid aanwezig is op de gebieden van met name financiën, beheer en organisatie.

  • Het bestuur draagt uit zijn midden personen voor ter benoeming in de functies die nodig zijn om goed te kunnen functioneren, m.n. penningmeester en secretaris.
    Op verzoek van de pastoor wordt delegatie verleend aan de vicevoorzitter (AR art. 26).



Werkwijze


  • Het bestuur vergadert tenminste zesmaal per jaar en verder zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden nodig vinden.

  • Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar met het pastoraal team, ter afstemming van beleid, actuele zaken e.d.

  • De voorzitter kan ten behoeve van het intern functioneren bepaalde taken overdragen aan de vicevoorzitter (AR art. 31).

  • De bijeenkomsten vinden plaats op basis van een agenda en de secretaris draagt zorg voor een verslag dat in de volgende vergadering wordt vastgesteld.

  • De taken worden in onderling overleg verdeeld.

  • Besluiten worden genomen bij consensus op basis van zorgvuldig verzamelde informatie die tijdig is verstrekt en door ieder bestuurslid is gelezen.
    Wanneer geen consensus wordt bereikt, kunnen in een volgende vergadering besluiten worden genomen door de meerderheid van de aanwezige leden; meer dan de helft van de bestuursleden dient voor een geldig besluit aanwezig te zijn.

  • Als een van de leden dit verlangt, dient er schriftelijk gestemd te worden.



Termijn


  • Het bestuur van de parochie.
    treedt aan per . . . .

  • Alle leden worden voor vier jaar benoemd en zijn eenmaal herbenoembaar.

  • Het bestuur hanteert een rooster van aftreden.
    Bij aantreden stelt het nieuwe bestuur in onderling overleg het eerste rooster van aftreden vast, conform AR art.27. Dit rooster behoeft goedkeuring van de bisschop.

Slotbepaling


Het bestuur doet al hetgeen in zijn vermogen ligt om de parochie optimaal te laten functioneren.






De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina