Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten



Dovnload 1.17 Mb.
Pagina1/40
Datum20.08.2016
Grootte1.17 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   40

Samenvatting BIV ter voorbereiding mondeling examen

  1. BASISBEGRIPPEN, TERREINAFBAKENING EN UITGANGSPUNTEN


Bestuurlijke informatieverzorging wordt gedefinieerd als ‘alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd’.
Het gaat hierbij om de vragen van het ‘wat’ (welke informatie), het ‘wie’ (welke taakverdeling), het ‘hoe’ (welke werkwijze) en het ‘wanneer’ (welk tijdschema). Het ‘wat’ heeft betrekking op de informatie ten behoeve van de oordeelsvorming ex ante (vooraf), de informatie ten behoeve van de oordeelsvorming ex post (achteraf) en de informatie ten behoeve van de communicatie.
Bestuurlijke informatieverzorging

Informatie kan worden gedefinieerd als datgene wat het bewustzijn van de mens bereikt en bijdraagt tot zijn kennisbeeld. Informatie moet dus voor de ontvanger nieuw en relevant zijn.


Relevante informatie is essentiëler dan betrouwbare informatie. Managers hebben liever nu relevante informatie welke minder betrouwbaar is, dan later informatie welke helemaal betrouwbaar is maar door de tijdsduur niet meer (volledig) relevant (te laat!).
Een gegeven is een voorstelling van een feit of een idee in een zodanige vorm – namelijk in de vorm van signalen – dat deze door een proces kan worden bewaard, verplaatst of bewerkt.
Bestuurlijke informatieverzorging is van toepassing op huishoudingen. Onder huishouding verstaan wij een op een gemeenschappelijk doel gericht en door het economische principe beheerst geheel van mensen, procedures en technische middelen.
Het begrip informatieverzorging omvat meer dan alleen de verwerking van gegevens. Globaal beschouwd kan men alleen relevante informatie verstrekken nadat de daarvoor bestemde basisgegevens zijn verzameld, op de een of andere wijze zijn vastgelegd en vervolgens al dan niet zijn verwerkt.
De kern van het besturen bestaat uit het nemen van beslissingen met betrekking tot de doelstellingen, middelen en werkwijze van de betrokken huishouding, alsmede het nemen van beslissingen met betrekking tot de te verrichten handelingen: welke handelingen moeten door wie, waarmee, wanneer en hoe worden verricht?
Daar waar de processen van de huishouding in arbeidsverdeling worden uitgevoerd, zullen de besturingsactiviteiten meer moeten omvatten dan het nemen van beslissingen in de zin van het doen van keuzen uit alternatieve mogelijkheden, welke laatste beslissingen worden genomen in het kader van wat wij hierna zullen aanduiden met besturen-in-engere-zin. Naast dit besturen-in-engere-zin onderscheiden wij het besturen-in-ruimere-zin, hetgeen de genoemde bestuursactiviteiten en de overige activiteiten die daaruit direct voortvloeien, omvat. De verrichte keuzen uit alternatieve mogelijkheden zullen namelijk nog kenbaar moeten worden gemaakt in de vorm van verzoeken, opdrachten, machtigingen, normen, richtlijnen, e.d. en moeten worden medegedeeld aan degenen die met de verdere uitwerking belast zijn. Voort moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat de betrokken processen door allerlei oorzaken wel eens anders zouden kunnen verlopen dan bedoeld of verwacht was, zodat bijsturen noodzakelijk is om het voorgenomen proces te beheersen.
Er zijn een drietal soorten gegevens te onderkennen, te weten:

  • Grondgegevens of basisgegevens (direct betrekking op eigen bedrijfsproces hebben);

  • Gegevens die uit externe bronnen (van derden) worden verkregen en die indirect betrekking hebben op het bedrijfsproces;

  • Gegevens als resultaat van eerdere informatieverzorging.

Op grond van het voorgaande definiëren wij bestuurlijke informatieverzorging als ‘alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd’.
Bestuurlijke informatieverzorgingssystemen

Een systeem is een verzameling van componenten gegroepeerd bij een vorm van geregelde interactie om zodoende een organisatie als geheel te vormen.


Een statisch systeem is een systeem waarbij de structuur en de relatie tussen de elementen aan geen verandering onderhevig zijn. Een dynamisch systeem is een systeem dat zich kenmerkt door een proces dat invoer transformeert tot uitvoer.
Een gesloten systeem is een systeem welke niet wordt beïnvloed door de omgeving.

Een open systeem is een systeem welke onderhevig is aan invloeden uit de omgeving.

In deze zin is een huishouding, en daarmede het informatieverzorgingssysteem als aspectsysteem een goed voorbeeld van een open systeem.
Terwijl de elementen van deterministische systemen op een volmaakt voorspelbare wijze op elkaar reageren en het gedrag van het gehele samenstel daardoor volledig voorspelbaar is, speelt bij probabilistische systemen het ‘toeval’ mede een rol. Omtrent de te verwachte uitkomst kan bij dit soort systemen alleen een waarschijnlijkheidsoordeel worden uitgesproken.
Een huishouding kan dus als een systeem worden gezien en wel als een uiterst complex dynamisch en open systeem dat in belangrijke mate wordt beheerst door probabilistische relaties tussen de verschillende elementen en met de omgeving.
Een informatieverzorgingssysteem bestaat uit een informatiesysteem, de betrokken medewerkers, regelgeving, procedure, apparatuur en programmatuur. Het informatieverzorgingssysteem bestaat dus uit meer dan alleen het informatiesysteem.
Kwaliteit van informatie en van de informatieverzorging

We onderscheiden binnen de bestuurlijke informatieverzorging vier objecten waarover een kwalitatief oordeel gegeven kan worden, te weten:



  • De verstrekte informatie. Het is met name de verstrekte informatie die aan haar doel moet beantwoorden.

  • Het informatieverzorgingsproces als onderdeel van het desbetreffende systeem, dat kwalitatief verantwoorde informatie dient op te leveren.

  • Het ontwerp- en ontwikkelingsproces dat het informatieverzorgingssysteem in casu als product heeft opgeleverd.

  • De wijze waarop het beheer en het onderhoud van het informatieverzorgingssysteem in de organisatie zijn verankerd.


Kwaliteitseisen van informatie:

  • Relevantie (de mate waarin in de informatiebehoeften wordt voorzien, ook wel doeltreffendheid genoemd) (inhoud) (KvhK);

  • Betrouwbaarheid (de mate waarin de informatie aansluit op de werkelijkheid) (inhoud) (Starreveld);

  • Presentatievorm (vorm);

  • Doelmatig (de efficiency inzake de informatieverschaffing) (methode).


Informatiebehoeften, algemene karakteristieken

Binnen het kader van het voorgenomen informatiebeleid kan worden nagegaan welke informatie de te ontwikkelen informatieverzorgingssystemen zouden moeten opleveren. Hierbij dient bedacht te worden dat de op te leveren informatie zoveel mogelijk moet voorzien in de informatiebehoeften van functionarissen en groepen van functionarissen, zoals die uit de verschillende hun toegewezen taken voortvloeien. Gezien het feit dat die taken met het bedrijf – als een open en dynamisch systeem – mee veranderen, dient rekening te worden gehouden met het feit dat de daaruit voortvloeiende informatiebehoeften eveneens veranderen.


Men heeft onder meer informatiebehoeften voor:

  • Het nemen van beslissingen in de zin van keuzen uit alternatieve mogelijkheden.

  • Het kenbaar maken van genomen beslissingen, zodat de huishouding kan functioneren.

  • Het beheersen van de gang van zaken ter voorkoming van afwijkingen ten opzichte van de door de leiding gewenste gang van zaken en zonodig bijsturing van afwijkingen.

  • Het afleggen van verantwoording omtrent de uitvoering van verrichte taken.

De eerste bullet kan gezien worden als besturen-in-engere-zin en de laatste drie bullets kunnen gezien worden als het besturen-in-ruimere-zin.
Besturen, sturen en controle

Huishouden – en dus ook het besturen van een huishouding – impliceert het afwegen van nut en offers van alle overwogen handelingen en het zich achteraf rekenschap geven van de in feite opgeofferde en verkregen waarden. Men tracht zich daarbij in het algemeen een beeld te vormen van het vermoedelijk resultaat van de overwogen handelingen, kiest op grond daarvan de meest doelmatige en werpt tijdens en na de uitvoering een blik terug op hetgeen is geschied, om het gebeurde zonodig te corrigeren dan wel de oorzaken van de afwijking weg te nemen, c.q. om bij volgende soortgelijke handelingen met de opgedane ervaring rekening te kunnen houden. Huishouden vraagt derhalve, evenals doelmatig handelen in het algemeen:


Oordelen worden gevormd door de combinatie van:



  • Feitenkennis. Deze verkrijgt men via rechtstreekse waarneming van verschijnselen in het verleden of het heden, c.q. door het ontvangen van gegevens daarover.

  • Interpretatie en redenering. Hierdoor tracht men tussen de waargenomen verschijnselen verband te leggen en ze daarbij zo mogelijk tot hun oorzaak te verklaren. Voor zover het niet mogelijk blijkt een causaal verband te leggen tracht men toch zoveel mogelijk correlatieve verbanden op te sporen. De aldus gevonden verbanden worden daarna toegepast op gelijksoortige gevallen.

De oordeelsvorming vooraf is in de eerste plaats gericht op het nemen van doelmatige beslissingen met betrekking tot de keuze van doelstellingen, middelen, werkwijzen, volgorde e.d. Daarbij zullen, vooral wanneer het om geheel nieuwe activiteiten gaat, de volgende etappen kunnen worden onderscheiden (volgorde kan per situatie verschillen):



  • Oriëntatie ten aanzien van de mogelijke doelstellingen en van de marktbehoeften en van de daaraan toe te kennen betekenis.

  • Oriëntatie ten aanzien van de aanwezige of verkrijgbare middelen (in de ruimste zin).

  • Oriëntatie ten aanzien van mogelijke werkwijzen.

  • Verkrijging van een voorcalculatorisch beeld van de kosten die aan de onderscheiden plannen en werkwijzen verbonden zijn en van de resultaten die daarmee kunnen worden bereikt.

  • Voorcalculatorische optimumbepaling met betrekking tot doelen, middelen en werkwijzen, waaronder de coördinatie van tegelijkertijd of achtereenvolgens uit te voeren werkzaamheden.

  • Normstelling op grond van geschatte of berekende optima.

  • Simulatie van het desbetreffende bedrijfsproces of onderdeel daarvan (gewoonlijk met behulp van een computer) ten einde de invloed van de overwogen beslissing op de uitkomsten van het proces te kunnen vaststellen.

De oordeelsvorming achteraf is gericht op:

  • Het uitoefenen van controle.

  • Het uitbreiden van het ervaringsmateriaal dat dienst kan doen als basis voor toekomstige beslissingen.

Oordeelsvorming achteraf dient te omvatten:



  • Het waarnemen van de feitelijke uitvoering en/of van de daarbij verkregen resultaten en van de daardoor ontstane toestand.

  • Het toetsen van het waargenomen aan verwachtingen (ex ante-oordelen) en/of taakstellingen.

  • Het analyseren en evalueren van de daarbij geconstateerde afwijkingen.

Oordeelsvorming ex post is niet alleen van belang voor allen die met het nemen van beslissingen belast zijn of die beslissingsbevoegdheden hebben gedelegeerd, maar ook voor hen die verantwoordelijk zijn voor toezicht en controle op zuiver uitvoerende werkzaamheden.


Technisch geschiedt controle door toetsing. Het doel van een controle kan echter zijn het toetsen en/of het beheersen van een verricht(e) handeling (proces) aan de hand van de voor die (dat) handeling (proces) geldende normen.

Het vormen van oordelen en het nemen van beslissingen nemen een belangrijke plaats in het besturingsproces in. We dienen onderscheid te maken tussen sturen, waarbij men een object of een proces technisch in een bepaalde richting doet gaan, en besturen, waarbij men een organisatie of een groep mensen in een bepaalde richting leidt.


Een proces is beheersbaar als aan de volgende vereisten is voldaan (zie ook tolmodel):

  • Het doel van het proces moet bekend zijn;

  • Het doel moet meetbaar zijn;

  • Er moet een bekende relatie zijn tussen de input en de output van het proces;

  • Men moet invloed kunnen uitoefenen op deze relatie.

Geen enkel proces is volledig beheerbaar. Derhalve is het nooit helemaal duidelijk wat de informatiebehoeften zijn.


Wie binnen het kader van zijn eigen taak en verantwoordelijkheid opdracht geeft aan een ondergeschikte dan wel initiatiefbevoegdheid aan een ondergeschikte delegeert, heeft de plicht om controle uit te oefenen op de uitvoering van de opdracht, c.q. op de wijze waarop van de verleende initiatiefbevoegdheid gebruik wordt gemaakt. De delegatie ontheft niet van verantwoordelijkheid en schept daarom controleplicht.
Dat delegatie geen ontheffing van de verantwoordelijkheid geeft en daardoor een controleplicht schept geldt niet alleen voor de hoogste bedrijfsleiding maar voor alle niveaus van de hiërarchie. Ieder op elk willekeurig niveau leidinggevende functionaris heeft daarom naast informatie ten behoeve van zijn keuze- en regelingsbeslissingen, ook informatie nodig ten behoeve van zijn controletaak. Doordat er binnen de gehele organisatie gedelegeerd wordt dient er op alle niveaus voldoende informatie verschaft te worden. Dit wordt dikwijls te weinig onderkend en men richt zich dan bij de bepaling van de informatiebehoeften enkel op het hogere management.
Losse controle met versterkte dijkbewaking: dit is de controle waarbij bijvoorbeeld maandelijks aan het management gerapporteerd, maar waarbij het management maar één keer per half jaar of jaar ingrijpt of besprekingen houdt. Dus tussendoor wordt het management wel op de hoogte gehouden, maar deze grijpt niet in (behalve als het echt uit de hand loopt).
Iedere functionaris aan wie bepaalde bevoegdheid is verleend of aan wie bepaalde waarden in bewaring zijn gegeven, is in beginsel verantwoording verschuldigd aan degene die hem de bevoegdheid heeft verleend, c.q. de waarden heeft toevertrouwd. Het afleggen van verantwoording zal in vele gevallen doelmatig kunnen geschieden door het indienen van door of namens de verantwoordingsplichtige opgestelde verantwoordingsverslagen.
Communicatie

De belangrijkste bezwaren van mondelinge communicatie zijn:



  • Het gevaar van onnauwkeurigheid en/of onvolledigheid van de informatie.

  • Het gevaar van misverstand door onvoldoende normalisatie van de vorm waarin de informatie wordt gegeven.

  • Het gevaar dat iets verkeerd wordt onthouden of geheel wordt vergeten.

  • Het ontbreken van de mogelijkheid om op een later tijdstip voor het afleggen van verantwoording en voor het uitoefenen van controle dan wel voor het oplossen of verklaren van verschillen of geschillen rechtstreeks op de oorspronkelijke informatie terug te grijpen.

Indien er kans is dat een of meer van deze omstandigheden zich kunnen voordoen, is het gewenst de desbetreffende als informatie te verstrekken gegevens op de een of andere wijze vast te leggen en wel liefst volgens een vaste systematiek die tot juistheid en volledigheid dwingt, die vastlegging vereenvoudigt en raadpleging vergemakkelijkt.


Informatiesoorten en soorten informatieverzorgingssystemen

Brevoord is een van de eerste Nederlandse auteurs geweest die er met betrekking tot ondernemingen op heeft gewezen dat onderscheid kan worden gemaakt tussen procesinformatie, die leidinggevende en uitvoerende functionarissen nodig hebben voor de dagelijkse uitvoering van hun functie, en projectinformatie, die leidinggevende functionarissen nodig hebben voor het nemen van beslissingen in verband met de noodzakelijke vernieuwing van de ondernemingsactiviteiten c.q. voor het up-to-date blijven ervan. Derhalve heeft de behoefte naar procesinformatie een doorlopend karakter en is projectinformatie meer incidenteel van karakter.


Naast de informatiebehoeften van interne functionarissen dient ook rekening gehouden te worden met de legitieme informatiebehoeften van derden, zoals brancheorganisaties, overheid, etc. Dit wordt niet-bestuurlijke informatie genoemd.
Met betrekking tot informatie kunnen wij een aantal typen onderscheiden, te weten:

  • Geformaliseerde (standaard) versus niet-geformaliseerde (‘toevallig’) informatie.

  • Informatie die in doorlopende (AO) versus incidentele informatiebehoeften voorziet.

  • Informatie bestemt voor het vormen van een oordeel versus informatie niet bestemt als basis voor een oordeel (communicatie-informatie -> voor functioneren bedrijfsprocessen).

  • Informatie welke wordt onderscheiden naar niveau van gebruik (strategisch, operationeel en uitvoerend).

  • Procesinformatie (nodig voor dagelijkse uitvoer) versus projectinformatie (nodig voor nemen van beslissingen rondom ondernemingsactiviteiten).

  • Bestuurlijke informatie (vooral intern) versus niet-bestuurlijke informatie (vooral extern).


Logistieke informatiesystemen (LIS) leveren informatie op die gericht is op het plannen, begeleiden en beheersen van logistieke processen, dat wil zeggen van ketens van opeenvolgende concrete acties met betrekking tot personeel, materialen, diensten en faciliteiten. Managementinformatiesystemen (MIS) leveren dan informatie op die gericht is op ‘planning’ en ‘control’ van de totale gang van zaken ten aanzien van het bedrijf, zowel wat betreft zijn normale dagelijkse gang als wat betreft zijn dynamische ontwikkeling.
Informatieverzorgingsprocessen

Wanneer wij ons realiseren waar geformaliseerde Informatieverzorgingsprocessen in algemene zin op neerkomen en wat de strekking van die processen is, komen wij tot de conclusie dat het gaat om het bewaren, overbrengen en veredelen van gegevens. Daarbij kunnen duidelijk drie motieven worden onderscheiden, die als volgt kunnen worden gekarakteriseerd:



  • Overbrugging van tijd;

  • Overbrugging van afstand;

  • Toegankelijk maken van, inzicht verschaffen in en conclusies trekken uit een samengesteld geheel van gegevens.

Het veredelen van de gegevens bestaan in hoofdzaak uit de volgende bewerkingen:



  • Ordenen van detailgegevens.

  • Groeperen van detailgegevens ter verkrijging of voorbereiding van groepsoverzichten.

  • Ontleden van groepsgegevens in details betreffende samenstellende elementen.

  • Uitvoeren van rekenkundige bewerkingen.

  • Uitvoeren van vergelijkingen.

  • Kiezen op grond van de uitkomst van de hiervoor genoemde vergelijkingen uit verschillende vooraf vastgestelde potentiële uitspraken (conclusies) of procedures.

Aan deze specifieke veredelingsbewerkingen dient vooraf te gaan:



  • Verzamelen en vastleggen van de te bewerken basisgegevens.

  • Verstrekken van de geproduceerde informatie aan degenen voor wie die informatie bestemd is.

We kunnen technisch gezien drie systeemtypen onderscheiden:



  • Conventionele seriegewijze behandeling, waarbij de invoer, de verwerking en de uitvoer tijdens één procesgang seriegewijs plaatsvinden. Deze werkwijze wordt in het algemeen als ‘batch processing’ aangeduid. Deze wijze van behandeling komt met name voor bij processen waarbij een groot aantal posten op dezelfde wijze moet worden verwerkt.

  • Postgewijze invoer, welke wordt gevolgd door een opslag in het systeem, waarna de verwerking en de uitvoer seriegewijs geschieden. Dit systeemtype heet ‘datacollection’. Indien de nadruk op de invoer valt gebruikt men de term ‘data-entry’.

  • Afwerking per post in één procesgang van zowel de invoer als de verwerking en de uitvoer; indien dit proces zonder vertraging wordt uitgevoerd, betreft het hier een real time system. Als handreiking aan het complexe karakter van zo’n systeem kan bij de behandeling van de posten een dialoog tussen de mens en de computer plaatsvinden: mens/machine-dialoog, waarbij gebruik kan worden gemaakt van menu’s of dialoogvensters.


Waar het bij het ontwerpen van bestuurlijke informatieverzorgingssystemen in hoofdzaak om gaat

Bij het ontwerpen van bestuurlijke informatieverzorgingssystemen gaat het in hoofdzaak om een twaalftal vragen, die als volgt in vier groepen van drie kunnen worden verdeeld (de twaalf vragen van BIV):


Vragen betreffende het ‘wat’, in casu ‘welke informatie?’

  1. Welke informatie hebben de verschillende functionarissen voor hun besluitvorming, uitvoeringsvoorbereiding, uitvoering en controle nodig?

  2. Welke informatie moeten zij eventueel kunnen verschaffen ten behoeve van hun eigen ontheffing?

  3. Welke basisgegevens dienen te worden vastgelegd ten behoeve van de onder 1 en 2 bedoelde informatie alsmede die ten behoeve van het contact met derden?


Vragen betreffende het ‘wie’, in casu ‘welke taakverdeling?’

  1. Waar en door wie dient de eerste vastlegging van de basisgegevens te worden gemaakt?

  2. Door wie kan de verdere gegevensverwerking het best geschieden?

  3. Hoe dient de taakverdeling met betrekking tot de bedrijfsvoering overigens te zijn geregeld opdat de met de informatieverzorging belaste organen hun functie op optimale wijze kunnen vervullen?


Vragen betreffende het ‘hoe’, in casu ‘welke werkwijze?’

  1. Volgens welke systematiek kunnen de primaire vastlegging en de verdere verwerking van de gegevens het beste geschieden?

  2. Hoe kan de geproduceerde informatie het best ter beschikking worden gesteld van hen die deze nodig hebben?

  3. Hoe kan een optimale betrouwbaarheid van geproduceerde informatie worden verzekerd?


Vragen betreffende het ‘wanneer’, in casu ‘welk tijdschema?’

  1. Op welke tijdstippen dienen de primaire vastleggingen te worden gedaan?

  2. Wat is de lengte van de periode waarover de samenvattende overzichten dienen te worden geproduceerd? (informatie-interval).

  3. Op welke tijdstippen dienen de onderscheiden gegevensverwerkingsprocessen te zijn beëindigd opdat de informatieverstrekking tijdig kan plaatsvinden? (informatievertraging).

Het antwoord op al deze vragen is afhankelijk van een afweging van nut en kosten van de alternatieve mogelijkheden en zal daardoor van geval tot geval verschillend zijn. Een bijzondere moeilijkheid die zich daarbij (met name bij de vragen 1 en 2) voordoet, is dat het nut van een bepaalde informatie in vele gevallen slecht meetbaar en nog moeilijker voorspelbaar is. Behalve de aard van de informatie spelen bij nut en kosten uiteraard ook de frequentie, de vertraging, de nauwkeurigheid, de vorm en de gedetailleerdheid van de informatie een rol. Men zal zich daarom des te meer moeten verdiepen in de concrete situatie waarvoor een informatieverzorgingssysteem moet worden ontworpen en zich daarbij steeds moeten afvragen wat de motieven voor het te geven antwoord zijn. Het ‘wat’, ‘wie’, ‘hoe’, en ‘wanneer’ zal men zich dus iedere keer opnieuw aangevuld moeten denken met een ‘waarom’.


De huishouding, beschouwd als een systeem

Elementen van een systeem vormen alleen dan een samenhangend geheel indien de elementen in een of andere vorm met elkaar communiceren, waarbij gegevensoverdracht plaatsvindt. Zonder communicatie kan noch een huishouding noch een bestuurlijke informatieverzorgingssysteem functioneren. De communicatiestromen binnen een huishouding vormen tezamen technisch het communicatienetwerk, dat evenals het informatieverzorgingssysteem als een aspectsysteem kan worden beschouwd en derhalve in belangrijke mate de structuur van de organisatie behoort te volgen. In functionele zin duiden wij dit netwerk aan met de term informatienetwerk.


De betekenis van het geven van leiding en het afleggen van verantwoording

Het besturen van een huishouding neemt onder meer met zich mee dat er oordelen ex ante plaatsvinden. Hierdoor ontstaat in vele situaties steeds meer behoeften aan indicatoren, die iets aangeven over toekomstige ontwikkelingen (zgn. ‘early warners’).


Het primaire bedrijfsproces en de waardekringloop

Onder primair bedrijfsproces verstaan we het geheel van activiteiten dat ter bereiking van de gestelde doelen van het betrokken bedrijf, moet plaatsvinden voor zover die activiteiten:



  • Niet het gevolg zijn van de toegepaste arbeidsverdeling;

  • Niet bestaan uit oordeelsvorming, besluitvorming of controle, tenzij deze activiteiten een uitvoerend karakter hebben; en

  • Niet bestaan uit de informatieverzorging (tenzij dit een kernactiviteit is).

Het primaire bedrijfsproces kenmerkt zich onder meer door een doorstroom va zaken, zoals goederen, geld en schuldvorderingen (oftewel een waardekringloop).


De betekenis van het bestuurlijk informatieverzorgingssysteem voor het besturen van een huishouding

De betekenis van een bestuurlijke informatieverzorgingssysteem voor het besturen van een huishouding – en daarmee de doelstelling van dit systeem – kunnen wij in één zin samenvatten: het produceren van gegevens die als informatie verstrekt kunnen worden met de bedoeling het besturen en beheersen van de betrokken huishouding zo optimaal mogelijk te ondersteunen.


In het verdere deel van deze samenvatting beperken we onze aandacht op de geformaliseerde doorlopende informatiebehoeften.

Klassiekers van het vak


De klassiekers van het vak AO zijn:

  • Waardekringloop;

  • Typologie;

  • Functiescheidingstheorie;

  • (Interne controle).


Zie nu artikel: ‘De positie van het vak Administratieve Organisatie’ van o.a. O.C. van Leeuwen (artikel 7)
Zie nu artikel: ‘Risico’s bij integratie’ van o.a. O.C. van Leeuwen (artikel 28)
Te beoordelen aspecten van de AO/IC:

  • Opzet: De formele vastlegging van de IC, bijvoorbeeld in een handboek AO/IC (‘soll’).

  • Bestaan: De formele werking van de IC, bijvoorbeeld blijkend uit het naleven van voorgeschreven procedures en instructies, zichtbaar middels het zetten van parafen e.d. (‘ist’).

  • Werking: De materiële werking van de IC, blijkend uit gemaakte analyses, verklaringen van verschillen e.d.

De inhoud van het boek Starreveld, en derhalve van deze samenvatting, wordt schematisch weergegeven in onderstaand figuur.


Basis Terrein-

begrip- afbake-

pen ning


Sectie B: Organisaties, besturing en beheersing





Sectie C: Bestuurlijke informatie



Sectie D: Doelgerichtheid


Sectie E: Betrouwbaarheid






Sectie F: Ontwikkelen en beheren van informatie-systemen

Sectie G: De organisatie van B.I.V.






Uitgangspunten


Achtereenvolgens zal in deze samenvatting de volgende hoofdstukken worden behandeld:


Sectie B: Organisaties, besturing en beheersing (hoofdstukken 2 t/m 4)

Sectie C: De rol en plaats van bestuurlijke informatie (hoofdstukken 5 t/m 9)

Sectie D: Doelgerichtheid van informatie (hoofdstukken 10 t/m 12)

Sectie E: Het interne betrouwbaarheidssysteem (hoofdstukken 13 t/m 16)

Sectie F: Het ontwikkelen en het beheer van informatieverzorgingssystemen (hoofdstukken 17 t/m 20)

Sectie G: De organisatie van de bestuurlijke informatieverzorging (hoofdstukken 21 t/m 23)



  1. BESTURING VAN ORGANISATIES


In het eerste hoofdstuk is het begrip besturen geïntroduceerd. Om het bestuurlijke informatieverzorgingssysteem van een organisatie te kunnen inrichten is kennis nodig van de wijze waarop een organisatie kan worden bestuurd. In dit hoofdstuk wordt daarom nader ingegaan op het onderwerp besturen. Hierbij worden de volgende visies op het gebied van organisatiebesturing behandeld:

  • Rationele besturing;

  • Politieke besturing;

  • Niet-rationele besturing.

De wijze waarop met bestuurlijke informatie wordt omgegaan, is afhankelijk van de gehanteerde organisatievisie.
Introductie

Besturing is volgens de definitie van Bossert ‘de gerichte beïnvloeding van (delen van) een organisatie door middel van besturingsprocessen, veelal leidend bij een organisatie tot een specifieke besturingsvorm, ondersteund door een besturingssysteem.De gerichte beïnvloeding is er op gericht het bestaansrecht van de organisatie waar te maken, waarbij meestal wordt uitgegaan van economische principes’. Uiteraard spelen hierbij ook andere principes een rol zoals psychologische en sociale principes.


Een organisatie richt haar besturing in met behulp van – veelal impliciete – besturingssystemen. Een besturingssysteem is ‘het samenhangend geheel van organisatorische maatregelen ten behoeve van de besturing van de organisatie’. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt naar de structuur van de organisatie en de wijze van besturen van de te besturen processen. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt eerst ingegaan op het structuuraspect van het besturingssysteem. Daarna komen de verschillende wijzen van denken over het besturingsproces binnen de verschillende manieren van het nadenken over organisaties aan de orde.
Structuur

De inrichting van de organisatie resulteert daarmee, bezien vanuit de leidinggevende functionarissen, in een aantal mensen of activiteiten waaraan direct leiding moet worden gegeven (‘span of control’) en een aantal organisatieniveaus waarlangs wilsoverdracht dient plaats te vinden (‘depth of control’). Een juiste balans tussen het beschikbare omspanningsvermogen van de manager (‘depth of control’ en ‘span of control’) en de vanuit een coördinatieoptiek benodigde omspanningswijdte is bepalend voor de effectiviteit van het besturingssysteem. Middelen waarmee (dreigende) overschrijding kan worden voorkomen c.q. worden ondervangen zijn onder meer:



  • Herverdeling van taken;

  • Inschakeling van staf- en hulpdiensten of persoonlijke staf;

  • Delegatie;

  • Inschakeling van subleiders (in tegenstelling tot voorgaande middelen hiërarchieversterkend);

  • Managementinformatievoorziening, al dan niet ondersteund door informatietechnologie.

Anthony en Govindaranjan onderscheiden in het kader van de verantwoordelijkheidsgebieden de volgende vijf typen organisatieonderdelen:



  • Het gestandaardiseerde kostencentrum: er kan sprake zijn van een gestandaardiseerd kostencentrum wanneer de benodigde hoeveelheid input in een bekende relatie staat tot de (gedefinieerde en meetbare) output. De efficiëntie van het omzettingsproces is de belangrijkste beoordelingsmaatstaf van het besturingsproces.

  • Het opbrengstencentrum: het opbrengsten centrum onderneemt zelf marktgerichte activiteiten en is verantwoordelijk voor de verkoop en distributie van producten en/of diensten. Als het opbrengstencentrum de mogelijkheid heeft zelf de verkoopprijzen in de markt te kunnen bepalen, dan is de omzet de belangrijkste beoordelingsmaatstaf van het besturingsproces. Wanneer dit niet het geval is, worden fysieke volumes als maatstaf gekozen (afzet).

  • Het onafhankelijke kostencentrum: dit zijn organisatieonderdelen die producten en/of diensten genereren waarbij er geen duidelijke relatie bestaat tussen de inputs en de outputs (overhead). Het beoordelen van het besturingsproces wordt in het algemeen afgemeten aan de benodigde input en deskundige outputbeoordeling.

  • Het resultaatcentrum: het resultaatcentrum is verantwoordelijk voor zowel het omzettingsproces als voor de marktgerichte activiteiten. Het bedrijfsresultaat (brutowinst) vormt hier de beoordelingsmaatstaf.

  • Het investeringscentrum: naast het resultaatcentrum is het management verantwoordelijk voor de productiemiddelen. Het rendement van deze middelen vormt de maatstaf om het management te beoordelen.

Afhankelijk van het type organisatieonderdeel worden de prestaties dus op verschillende wijzen gemeten. Daarmee is het onvermijdelijk dat de bijbehorende bestuurlijke informatie voor deze centra er verschillend uit zal zien.


Visies op het besturen van organisaties

Het hebben van een visie op het besturingsproces impliceert het nadenken over de wijze waarop een organisatie functioneert. In het vervolg wordt daarom eerst ingegaan op de wijze waarop organisaties functioneren en wel in het bijzonder op de besturingsprocessen. Hierbij wordt besturing beschreven vanuit een drietal visies op het functioneren van organisaties:



  • Rationele besturing;

  • Beperkt rationele besturing;

  • Politieke besturing.

Voor deze indeling is gekozen omdat de wijze van besturing consequenties heeft voor de inrichting van de bestuurlijke informatieverzorging. Onderstaand figuur geeft deze relaties weer. De organisatorische uitgangspunten (waaronder de wijze van besturing) bepalen de vereiste bestuurlijke informatie. Deze bestuurlijke informatie moet uiteraard betrouwbaar worden verstrekt.
Hoofdelementen van het vak B.I.V.:

  • Organisatorische uitgangspunten (strategie, management control en internal control, risicomanagement);

  • Welke bestuurlijke informatie is er nodig en welke kwaliteitseisen zijn hieraan te stellen (betrouwbaarheid (Starreveld) en relevantie (Kunst van het Kiezen));

  • Waar moet je bij het bouwen van bestuurlijke informatieverzorgingssystemen rekening mee houden (ICT, inrichting administratieve functie; dus niet alleen ICT, maar ook de mensen, organisatiestructuur etc.);

  • De ethiek van het vak.


Ethiek van B.I.V.


Organisatorische uitgangspunten


Bestuurlijke informatie





Bouwen van B.I.V.-systemen



Rationeel bestuurlijke organisaties

Een organisatie is in deze visie een geordende groep mensen, die met behulp van bepaalde middelen samenwerken om bepaalde doelen te bereiken. Binnen deze organisaties hebben sommige medewerkers – de leiding – de rol om aan andere medewerkers – de uitvoerenden – aanwijzingen te geven, hoe zij moeten handelen. De omgeving en de organisatie beïnvloeden elkaar in een permanente wisselwerking. Achter het denken over de mensen in rationele organisaties lijkt het idee te schuilen dat deze van nature rationeel handelen, vooral gemotiveerd worden door economische voordelen en (extra) geldelijke prikkels nodig hebben om tot prestaties te komen en dat de uitvoerenden van nature lui zijn en verteld moeten worden wat er moet gebeuren (weinig eigen initiatief tonen).


Strategische doelen betreffen in het algemeen zaken die een organisatie op de lange termijn wil bereiken. Tactische doelen vormen de tussenstappen die een organisatie moet nemen om de operationele doelen te bereiken.
Het van Bestuurlijke informatieverzorging veronderstelde in het verleden veelal eenzijdig de hiervoor beschreven rationele wijze van besluitvorming. Bij besturen wordt gedacht aan het nemen van beslissingen met betrekking tot de doelstellingen, middelen en werkwijze van de betrokken huishouding, alsmede het nemen van beslissingen met betrekking tot de te verrichten handelingen. Bestuurlijke informatie is in deze zin informatie die erop is gericht beslissingen te nemen over de te bereiken doelstellingen, alsmede de wijze waarop en de middelen waarmee dat dient te geschieden. Informatie lijkt binnen deze rationele visie op het besturen van organisaties een objectieve weergave van de werkelijkheid te zijn. Informatiesystemen moeten ervoor zorgen dat de informatie betrouwbaar, volledig en tijdig is. Het bereiken van dit doel wordt haalbaar geacht. De informatievoorziening geeft in deze visie een betrouwbaar beeld van de werkelijkheid (met al haar kleurenpaletten). En managers weten bovendien welke informatie zij nodig hebben voor hun besluitvorming. In deze visie is er bij van de werkelijkheid afwijkende gegevensverstrekking sprake van een (on)bedoelde vorm van manipulatie. In de praktijk komen deze afwijkingen voor. Echter, uit het feit dat ze voorkomen mag niet worden afgeleid dat dit een wenselijke situatie is.
Niet-rationele besturing van organisaties (of andere rationaliteit bij besturing)

Uit empirische onderzoeken blijkt dat het gedrag van managers niet altijd in overeenstemming is met het in de vorige paragraaf behandelde rationele besluitvormingsmodel.


Hieruit blijkt dat bij besluitvormingsprocessen niet alleen kosten-batenafwegingen een rol spelen, maar dat bijvoorbeeld ook ‘motives and personality’ (wil ik dit en past het wel bij mij?), ‘social opinions’ (wat denken de anderen ervan?) en ‘perceived restrictions’ (zoals beschikbare tijd en ruimte) van belang zijn.
Besluitvorming wordt vaak gezien als een proces waarbij een aantal situaties wordt onderkend en afhankelijk van het gestelde doel het meest optimale alternatief gekozen wordt. Vaak bestaat er echter onzekerheid over de kansen waarmee alle geanticipeerde situaties zich zullen voordoen. Besluiten kunnen dan op basis van economische calculaties worden genomen.
De relatie tussen besluiten en de gevraagde informatie is bij de niet-rationele visie vaak ver te zoeken. Sommige besluitvormingsprocessen verlopen zelfs uitgesproken irrationeel (vaak aangeduid als gevoelsmatig). Managers verzamelen in niet geringe mate informatie zonder die te gebruiken. MacKenzie Owen noemt hiervoor drie redenen:

  • Mensen hebben de neiging risico’s te minimaliseren en streven naar perfecte en volledige informatie;

  • Het al of niet hebben van informatie heeft een symbolische waarde. Wie geïnformeerd is hoort erbij. Het verwerven van zoveel mogelijk informatie past in dit stramien;

  • Het creëren van informatie is een autonoom proces dat in gang is gezet door de informatievoorziening over te laten aan specialistische afdelingen.

Organisaties als politieke systemen

Besluitvormers rationaliseren, maar handelen niet rationeel. De manager moet binnen het politieke krachtveld ‘de kunst van het voor elkaar zetten’ voortreffelijk beheersen. Het is in het kader van deze activiteiten vaak noodzakelijk besluiten te nemen over de aanwending van de binnen de organisatie aanwezige resources die politiek tot de minste weerstand zullen leiden. Hieruit mag afgeleid worden dat het bereiken van consensus na een ‘onderhandelingsproces’ veelal het resultaat is van het politieke besluitvormingsproces.


Het meten van prestaties is altijd gekoppeld aan de te realiseren doelen. Wanneer de doelen onduidelijk zijn of in de loop der tijd te veel aan verandering onderhevig zijn, heeft dit effect op de wijze waarop de prestatie kan worden gemeten. Er kunnen meerdere systemen van prestatiemeting in een organisatie bestaan al naar gelang de visie waarop naar de organisatie wordt gekeken of van degene die de doelen formuleert. Hierbij kunnen conflicten optreden. Zo kan bijvoorbeeld het streven naar werkgelegenheid strijdig zijn met de winstdoelstellingen van een organisatie.
Voor beoefenaren van het vak Bestuurlijke informatieverzorging betekend het voorgaande onder meer dat zij zich ervan bewust moeten zijn dat zelfs als informatie volledig betrouwbaar verstrekt kan worden, er soms managers zijn die deze informatie niet zullen willen hebben omdat hun politieke doel daar niet door wordt gediend. Bestuurlijke informatieverzorgers zullen dus de kunst moeten verstaan ook die informatie te verstrekken die aansluit bij de wensen van de verschillende politieke belangengroepen, echter zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de te verstrekken informatie. In hoofdstuk 12 wordt bij het onderdeel negatieve culturen op de consequenties hiervan ingegaan.
Wat is de goede zienswijze: elk afzonderlijk of contingentiebenadering?

Elk van de hiervoor geschetste manieren om naar hun organisaties en hun besturing in relatie tot de informatievoorziening te kijken is in principe niet onjuist maar onvolledig. Het is overigens zeer goed mogelijk met een van de theorieën in een bepaalde situatie zeer goede resultaten te behalen. De contingentiebenadering probeert voor het probleem van de beperkte invalshoek van elk der theorieën een oplossing te vinden. Deze benadering gaat niet uit van de universele geldigheid van een theorie, maar neemt de realiteit van de situatie als uitgangspunt om vast te stellen welke theorie in die situatie het best toepasbaar is. De contingentietheorie is goed te combineren met de systeemtheorie. Hierbij worden organisaties beschouwd als open systemen gericht op optimalisatie van de productiviteit en arbeidsvreugde. De individuele doelen, groepsdoelen en organisatiedoelen zijn aan elkaar gerelateerd. Medewerkers zijn complexe wezens die persoonlijke groei en ontwikkeling als een belangrijk motief hanteren. De contingentiebenadering wordt in hoofdstuk 12 verder uitgewerkt.



Resumé

De term bestuurlijke informatie veronderstelt dat voor management of besturing van een organisatie informatie nodig is. Het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop besturen van organisaties plaatsvindt is derhalve van groot belang om een antwoord te geven op de vraag welke factoren bepalend zijn voor de inhoud van de bestuurlijke informatie van een organisatie. In dit hoofdstuk is nagegaan wat besturing is. De verschillende theorieën op het gebied van besturing zijn naar een aantal hoofdlijnen geclusterd. Hierbij is het volgende onderscheid gemaakt:



  • Rationele besturing;

  • Beperkt rationele besturing;

  • Politieke besturing.

Uitgaande van verschillende gedachten over organisaties is de wijze van besturing en besluitvorming van organisaties in kaart gebracht. De contingentiebenadering maakt geen keuze tussen deze drie typen besturing, maar gaat afhankelijk van de feitelijke situatie na welke bestuurlijke informatie het meest passend is. Wel dient hier opgemaakt te worden dat door de aard van het vak Bestuurlijke informatieverzorging als gevolg van de bedrijfseconomische invalshoek de rationaliteit een niet te miskennen onderstroom is. Dit komt zeker tot uiting in geheel of beperkt rationeel bestuurde organisaties. Maar ook in het geval dat de besturing sterk politieke trekken heeft zal de bestuurlijke informatie een rationele ondertoon hebben indien in de leiding een functionaris of een groep managers een dominante positie inneemt.

  1. STRATEGIEBEPALING, MANAGEMENT CONTROL EN INTERNAL CONTROL


Bestuurlijke processen kunnen zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau worden uitgevoerd. De uitkomst van het strategiebepalingsproces is een set van langetermijndoelstellingen en een strategie die richting geeft aan de wijze waarop die doelen bereikt moeten worden. De strategie is een onderdeel van de organisatorische uitgangspunten en daarmee medebepalend voor de wijze waarop de organisatie beheerst moet worden. Management control (het interne-beheersingssysteem) is gericht op het implementeren en realiseren van de strategische doelen van de organisatie (op tactisch en operationeel niveau), terwijl internal control het accent meer legt op de operationele processen. Het interne beheersingssysteem is opgebouwd uit een aantal complementaire componenten (beliefs), te weten een diagnostische component, een kaderstellende component (boundary), een normen en waarden-component en een afstemmingscomponent (interactive). Internal control omvat de elementen: controleomgeving, risicobeoordeling, beheersingsmaatregelen, informatie en communicatie, en bewaking. Risicobeheersing is het proces van analyse van de potentieel te lopen risico’s en de bewuste keuze om daar al dan niet iets aan te doen.
Inleiding

Bij ‘internal control’ gaat het om het verkrijgen van de redelijke zekerheid dat de processen effectief en efficiënt verlopen, dat wetten en regels gevolgd worden, dat er geen waarden van de organisatie ongeautoriseerd verloren gaan en dat rapportages betrouwbaar zijn.





  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   40


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina