Communicatieplan



Dovnload 59.14 Kb.
Datum27.09.2016
Grootte59.14 Kb.


COMMUNICATIEPLAN
Versie juni 2008







1. Inhoudstafel
1. Inhoudstafel p. 3

2. Inleiding p. 4

3. Mailadressen p. 5

4. Uitnodigingen en verslagen p. 6

5. Website p. 8

6. Echo! p. 9

7. Affiches p. 9

8. Nieuwsbrief p. 9

9. Drukwerken per post p. 10

10. Kopies p. 10

11. Vrijwilligers-sites p. 10

12. Powerpoint infovergaderingen p. 11


Bijlagen:

  • sjabloon uitnodiging + documentatie

  • sjabloon verslag + documentatie


2. Inleiding

Welkom!
Je leest op dit moment ‘het communicatieplan’ van Kazou Turnhout! Het doel van dit document is om het gebruik van de verschillende media binnen Kazou Turnhout op elkaar af te stemmen.


We verspreiden immers heel wat in de wereld van Kazou: affiches, flyers, bundels, uitnodigingen, verslagen... Maar we hebben ook een website, nieuwsbrieven en …
Met de KG Info & Communicatie proberen we om alles zo duidelijk mogelijk op elkaar af te stemmen en om duidelijke afspraken te maken. Die afspraken willen we in dit document op een rijtje zetten!
Uiteraard is dit document een tijdelijke weergave: niks verandert zo snel als ‘communicatiemiddelen’… Dus als je suggesties hebt: laat maar komen!
Alvast veel succes ermee!

KG I&C.


3. Mailadressen
Den dienst:

kazou.turnhout@cm.be

joke.dillen@cm.be

emilie.wagemans@cm.be

hanne.willemsen@cm.be

saar.gousseau@cm.be

elisabeth.haelen@cm.be

monique.peys@cm.be

Beleidsgroep en Kerngroepen

Beleidsgroep beleidsgroep@kazouturnhout.be

Info & Communicatie kg.ienc@kazouturnhout.be

Vorming kg.vorming@kazouturnhout.be

Kazouwerking kg.kazouwerking@kazouturnhout.be

PVH Vakanties kg.pvhvakanties@kazouturnhout.be



Projectgroepen

pg.naamprojectgroep@kazouturnhout.be



Website

webteam@kazouturnhout.be

pg.website@kazouturnhout.be

Opmerkingen over dit communicatieplan

kg.ienc@kazouturnhout.be



4. Uitnodigingen en verslagen
Zowel voor uitnodigingen als voor verslagen werd een makkelijk te gebruiken sjabloon ontwikkeld. Je vindt het sjabloon op de website en op de Vademecum-CD. Je vindt eveneens een afgedrukt sjabloon als bijlage van dit communicatieplan.

4.1 Uitnodigingen
Het sjabloon bevat enkele standaardwaarden die je helpen bij het opmaken van een nieuw verslag. De meeste gegevens die aangepast moeten worden zijn omringd door accolades, zo kan je ze gemakkelijk herkennen.

  • Maak een nieuw Word-document aan d.m.v. het sjabloon.

    • Naamgeving: KG/PG AFK - JJJJ.MM.DD - Uitnodiging.doc
      Bv.: KG I&C - 2007.10.05 - Verslag Oktober.doc

  • Vul de eigenschappen van het nieuw document aan, dit is o.a. nodig voor een aantal automatische velden.

  • Typ bovenaan de naam van de KG of PG in hoofdletters en volluit, inclusief het woord kerngroep of projectgroep. Dus bv.: Kerngroep Info & Communicatie.

  • Net onder deze naam bevinden zich 4 gegevens, gekenmerkt door symbooltjes.

    • De website van Kazou Turnhout of van de KG of PG als er zo’n website bestaat.

    • Het e-mailadres van de KG of PG. Eindigt steeds op @kazouturnhout.be.

    • Het bestandsnaam van het document. Dit veld wordt automatisch ingevuld.

    • De datum waarop het document voor het laatst is afgedrukt.

  • In het kader dat hierop volgt typ je de titel van de uitnodiging.

  • Een uitnodiging is geschreven in briefstijl.

  • Som de te behandelen agendapunten op.

  • Onderteken de uitnodiging met je eigen naam.

  • Controleer, bewaar en verwerk de uitnodigingen.

Tips

  • Maak gebruik van het officiële sjabloon en de bijbehorende documentatie.

  • Beschrijf je agendapunten duidelijk zodat ze niet verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Bv. ‘Evaluatie nieuwe lay-out’ is beter dan ‘nieuwe lay-out’.

  • Indien je vergaderingen altijd hopeloos uitlopen kan je overwegen om tijdslimieten op je agendapunten te zetten.

  • Als je bijlagen gebruikt kan je hier best tenminste eenmaal naar verwijzen, en bij voorkeur zowel in de tekst als onderaan het verslag.



4.2 Kerngroep en Projectgroep Verslagen

Het sjabloon bevat enkele standaardwaarden die je helpen bij het opmaken van een nieuw verslag. De meeste gegevens die aangepast moeten worden zijn omringd door accolades, zo kan je ze gemakkelijk herkennen.



  • Maak een nieuw Word-document aan d.m.v. het sjabloon.

    • Naamgeving: KG/PG AFK - JJJJ.MM.DD - Uitnodiging.doc
      Bv.: KG I&C - 2007.10.05 - Verslag Oktober.doc

  • Vul de eigenschappen van het nieuw document aan, dit is o.a. nodig voor een aantal automatische velden.

    • De auteur: de naam van de KG of PG

    • Het onderwerp: idem als auteur

    • De titel: Uitnodiging D maand JJJJ (bv.: Verslag 5 oktober 2007)

  • Typ bovenaan de naam van de KG of PG in hoofdletters en volluit, inclusief het woord kerngroep of projectgroep. Dus bv.: Kerngroep Info & Communicatie.

  • Net onder deze naam bevinden zich 4 gegevens, gekenmerkt door symbooltjes.

    • De website van Kazou Turnhout of van de KG of PG als er zo’n website bestaat.

    • Het e-mailadres van de KG of PG eindigt steeds op @kazouturnhout.be.

    • Het bestandsnaam van het document. Dit veld wordt automatisch ingevuld.

    • De datum waarop het document voor het laatst is afgedrukt.

  • In het kader dat hierop volgt typ je de titel van de uitnodiging.

  • Een uitnodiging is geschreven in briefstijl.

  • Som de te behandelen agendapunten op.

  • Onderteken de uitnodiging met je eigen naam.

  • Controleer, bewaar en verwerk de uitnodigingen.

Tips

  • Maak gebruik van het officiële sjabloon en de bijbehorende documentatie.

  • Laat je notities niet te lang liggen. Begin best nog dezelfde dag met het maken van je verslag, dan ligt alles nog vers in het geheugen.

  • Schrijf zo vlot en efficiënt mogelijk zonder de leesbaarheid uit het oog te verliezen.

  • Schrijf het verslag voor de lezers, niet voor jezelf. De informatie moet begrijpbaar zijn voor anderen.

  • Deel de informatie overzichtelijk in, maak gebruik van opsommingen en paragrafeer waar nodig.

  • Onderscheid hoofd- en bijzaken. Hou details achterwege en blijf objectief.

  • Als je een takenlijst maakt, zorg dan dat elke taak is voorzien van een korte omschrijving en door wie en wanneer deze taak moet voltooid worden.

  • Wees voorzichtig met het gebruik van vakjargon. Ook vrijwilligers buiten de KG of PG moeten het verslag kunnen begrijpen.

  • Als je bijlagen gebruikt kan je hier best tenminste eenmaal naar verwijzen, en bij voorkeur zowel in de tekst als onderaan het verslag.




  • Het sjabloon voor de verslagen vind je op de website van Kazou Turnhout onder Downloads.


5. Website
De url van de website van Kazou Turnhout is: www.kazouturnhout.be

Op deze website kan je allerlei informatie vinden zoals onder andere:



  • Verslagen

  • Agenda

  • Foto’s

  • Informatie over de cursussen

  • Informatie over Kazou-activiteiten

  • Mogelijkheid van online inschrijven

  • Enz

Dit is “The place to be” voor het publiceren van foto’s, affiches, nieuws, aankondigingen, …

Enkele richtlijnen voor het plaatsen van een aankondiging van een Kazou-activiteit:


  • Wij ontvangen graag een affiche en een beetje meer uitleg over de activiteit (welke activiteit, wanneer, waar,enz.).

  • De affiche moet in JPEG zijn

  • De bestandsnaam is heel belangrijk (JJJJMMDD)_naamvandeactiviteit.jpg (bv: 20071013_tjengo.jpg)

  • Alles moet doorgemaild worden naar pg.website@kazouturnhout.be

  • 2 maand op voorhand

Enkele richtlijnen voor het plaatsen van foto’s in het fotoalbum:




  • De foto’s moeten in JPEG ons op een of andere manier bereiken (CD, DVD, mail, Internet)

  • Wij plaatsen maximaal 40 foto’s online van elke activiteit, indien er meer foto’s zijn verwijzen wij naar de rest van de foto’s via een externe link.

  • Het is voor niets nodig dat de foto’s een groot formaat hebben omdat wij ze toch verkleinen om op de site te zetten (liefst 800 x 600 pixels)

  • Zo snel mogelijk nadat de foto’s getrokken zijn

Zou je graag een aanpassing hebben van de website, heb je een fout opgemerkt of heb je nog een andere opmerking, je kan met al je vragen terecht bij pg.website@kazouturnhout.be


 Indien wij een aanpassing van de website ontvangen moet je toch wel 1 maand rekenen vooraleer dit echt online staat. Al de aankondigingen zouden wij dus graag zeker 2 maand op voorhand ontvangen. Projectgroep Website heeft zelf ook nog tijd nodig om alles online te zetten. De projectgroep komt maar een maal per maand samen.

6. Echo!
De Echo! is het moniblad van Kazou Turnhout. Het verschijnt tweemaandelijks en wordt gebruikt voor verslagen en aankondigingen en … die de moni’s van Kazou Turnhout aanbelangen. Het is de ideale plek om activiteiten, mensen, … in de kijker te zetten.
Artikels voor de Echo! mogen bezorgd worden via pgecho@gmail.com. Je stuurt ze best door als Word-bestand, met zo weinig mogelijk ‘opmaak’. Afbeeldingen en foto’s stuur je best door als aparte bestanden. Maak ook zelf een selectie van het beste materiaal. Dat bespaart de redactieleden heel wat werk.
De deadlines voor artikels in de Echo! zijn de volgende:


    • 20 maart

    • 20 mei

    • 20 juli

    • 20 september

    • 20 november


7. Affiches
Wil je affiches laten maken voor een Kazou-activiteit? Dat kan, als je met volgende punten rekening houdt:


    • Formaat is A3

    • De meest gebruikelijke kleuren zijn ter beschikking

    • Reken zeker een drietal werkdagen voor de affiches klaar zijn

    • Je levert je ontwerp aan als A4-versie in Word of PDF

    • Denk goed na waar je de affiches wil gebruiken… We mogen geen reclame maken op openbare plaatsen.

    • Wat de aantallen: wees redelijk en hou rekening met de mogelijkheden die je hebt om ze op te hangen.


8. Nieuwsbrief

PG website bekijkt de mogelijkheden



9. Drukwerk per post
Drukwerk voor moni-activiteiten wordt in principe enkel verstuurd in grote moni-zendingen. Dergelijke zendingen zijn er twee keer per jaar: begin september voor de winterinschrijvingen en begin januari voor de zomerinschrijvingen.
Wanneer een tussentijdse zending op het programma staat, kan uiteraard iets meegestuurd worden, maar hier is geen vaste planning voor.
Uiteraard zijn er wel een aantal andere kanalen die gebruikt kunnen worden: de Echo!, de website, de nieuwsbrief, …
Kopies voor drukwerk gebeuren uiteraard altijd door de dienst.


10. Boekjes
Voor vakanties, cursussen en … worden vaak ‘boekjes’ gemaakt. Dergelijke boekjes kunnen, in A5- of A4-formaat volledig afgewerkt worden door de dienst Kazou.
Een boekje bestaat uit witte bladzijden, met eventueel een gekleurde kaft. Het aantal exemplaren wordt uiteraard afgestemd op het aantal personen dat het boekje gaat gebruiken.
Originelen worden aan de dienst bezorgd in A-4 versie, in Word of PDF. Let op pagina-overgangen!!
Het aantal bladzijden in een boekje is steeds een veelvoud van 4. Reken een kleine week om het boekje afgewerkt te krijgen. In drukke periodes graag zo snel mogelijk bezorgen.


11. Vrijwilligers-sites/vakantiesites
Onder de noemer ‘vrijwilligers-sites’ vallen alle websites gemaakt en/of beheert door vrijwilligers over of voor een activiteit, cursus of vakantie van Kazou Turnhout die niet gehost is op de officiële webruimtes van Kazou Turnhout. Websites die wel op één van deze ruimtes wordt gepubliceerd vallen onder de conventies opgesteld door de PG Website.
Administratief

  • Gelieve je website te melden aan de Dienst Kazou en de PG Website.

  • Haal websites ouder dan een jaar volledig offline.

  • De Dienst Kazou kan bijkomende richtlijnen en conventies voor afzonderlijke websites bepalen.

Inhoudelijk

  • Wat gegevens van vakantiegangers betreft mogen er enkel leefgroeplijsten met namen en gemeenten worden gepubliceerd. Stel geen andere persoonsgegevens van vakantiegangers online beschikbaar, noch in openbare, noch in afgeschermde gedeelten. Bied vakantiegangers ook geen mogelijkheden aan om zulke gegevens op het Internet te zetten, ongeacht de leeftijd of doelgroep van die vakantiegangers.

  • Maak enkel persoonsgegevens van vrijwilligers beschikbaar als je daar uitdrukkelijk de toestemming voor hebt van die vrijwilligers in kwestie. Haal onmiddellijk gegevens offline als vrijwilligers hierom vragen.

  • Het gebruik van officiële logo’s (CM, Kazou, Kazou Turnhout, …) is enkel toegestaan als bv. afbeeldingslinks naar de officiële website. Het mag in geen geval de indruk wekken dat je website een officiële site van Kazou (Turnhout) kan zijn.

Technisch

  • Zorg ervoor dat je website geen malware zoals virussen, spyware, rootkits, trojan horses of andere kwaadwillige en/of schadelijke software bevat. Let op dus goed op bij het gebruik van diensten die gratis webruimtes aanbieden!

Enkele nuttige tips

  • Zorg dat de opbouw van je website logisch in elkaar steekt. We raden aan om de titel bovenaan en het menu aan de linkerkant te positioneren.

  • Gebruik een aantrekkelijk kleurenpalet dat in het oog springt.

  • Achtergrondmuziek en overbodig veel animatie irriteert de meeste surfers mateloos.

  • Maak je website zo toegankelijk mogelijk voor alle gebruikers, surf eens naar de website van Anysurfer (www.anysurfer.be) voor meer informatie.



12. Powerpoint (infovergaderingen)
Voor de infovergaderingen van zomer 2008 heeft de Kerngroep I&C standaard Powerpoint presentaties gemaakt voor de vershillende leeftijdsklassen. Het is de bedoeling dat VV’s hier verdere info in toevoegen.
De presentaties zijn gemaakt in de Kazou-huisstijl
Als de login functie op de website werkt, zullen de presentaties daar ter beschikking gesteld worden van alle hoofdmoni’s.






De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina