Copyright 1992-2010 Adlib Information Systems B. V



Dovnload 248.73 Kb.
Pagina7/9
Datum20.08.2016
Grootte248.73 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

11.Uitleenbeheer


Zoals eerder uitgelegd beschikt Adlib Uitlening over twee interfaces:



  • Adloan Uitlening is van die twee de dynamische variant om uitleentransacties zoals uitlenen, innemen, reserveren en betalingen te registreren, zoals dat typisch gebeurt door een medewerker achter een klantenbalie. Deze interface wordt besproken in de eerste helft van deze handleiding.

  • De tweede interface heet Uitleenbeheer (of Uitleenbestandenbeheer in oudere applicaties). Dit is een typische Adlib applicatie-interface, zoals u die misschien al van Adlib Bibliotheek of Adlib Museum kent. Via Uitleenbeheer kunt u alle databases van Adlib Uitlening onderhouden; de transacties die u in Adloan Uitlening uitvoert, worden hier dus ook in opgeslagen. Naast het bewerken van die transactiegegevens gebruikt u deze interface bijvoorbeeld voor het inschrijven van leners, het definiëren van uitleenlimieten, en het controleren van bestanden en records in geval van een storing. U kunt hier alle typische Adlib-functies op database-records uitvoeren, zoals het maken van specifieke selecties van records voor overzichten of voor het wijzigen of vervangen van bepaalde gegevens, het uitvoeren van controles, en flexibel afdrukken. Zie de algemene Adlib Gebruikersgids, voor een uitgebreide beschrijving van deze standaard Adlib-functionaliteit.
    In dít hoofdstuk wordt beschreven wat u precies kunt registreren in Uitleenbeheer en waar. Merk op dat u in de applicatie-interface zelf ook veel uitleg kunt krijgen over velden en bestanden door een item te selecteren of de cursor in een invoervak te plaatsen en op F1 te drukken.

WAARSCHUWING: de bestanden die u via Uitleenbeheer kunt bewerken, worden ook door Adloan Uitlening gebruikt voor het registreren van transacties. Het ongecontroleerd wijzigen van sommige velden en wissen van records in deze bestanden kan de registratie verstoren, waardoor Adloan Uitlening niet meer over de juiste gegevens kan beschikken.
Overtuig u er daarom van dat een gegeven of record geen deel uitmaakt van een openstaande transactie, voordat u het wijzigt of verwijdert.
Voor het invoeren en bewerken van titels of objecten gebruikt u overigens uw volledige Bibliotheek (Catalogusbeheer) of Museum-applicatie.

11.1.Snelkoppelingen gebruiken


U start Uitleenbeheer door te (dubbel)klikken op het bijbehorende pictogram (een snelkoppeling naar Adlib Uitleenbeheer) op uw Bureaublad of in het Windows Start-menu.

Het Doel in deze snelkoppeling moet het pad naar adlwin.exe zijn, en voor Beginnen in moet het pad naar uw Adlib \wadcirc-map zijn opgegeven. Zie de installatiegids voor uw applicatie voor meer informatie over het maken van snelkoppelingen.


11.2.Het bestandsmenu


Na het starten van Uitleenbeheer, opent de Zoekassistent met het zogenaamde bestandsmenu. Uw eerste stap is hierin een database of dataset te kiezen om in werken, of een optie om direct uit te voeren. In de rest van dit hoofdstuk wordt elk item uit deze lijst apart beschreven.

11.3.Leners


Kies het bestand Leners om nieuwe leners in te schrijven of bestaande inschrijvingen te wijzigen of te bekijken. U kunt bestaande records opzoeken via de zoekingangen (leners)Nummer, naam, Lenerscategorie, Klas/afdeling, Plaats, Postcode, Einddatum abonnement, Alternatief nummer, en Recordnummer.

Klik op om een nieuwe lener in te schrijven. Het tabblad Adres opent.


11.3.1.Het tabblad Adres



Lenersnummer

Een verplicht veld. Geef een nummer op. Er kan geen automatisch volgnummer worden gegenereerd. Als u de leners van tevoren een streepjescode geeft, kunt u het lenersnummer ook invoeren door de streepjescode in te lezen.
Filiaal

Het filiaal waarbij de lener staat ingeschreven.
Naam, Titel en Voorletters

Vul de gegevens in zoals ze bijvoorbeeld op een rappelbrief moeten komen.
Klas / afdeling

Vul hier eventueel de klas of afdeling in waarbij de lener hoort.
Lenerscategorie

Verplicht veld. U kunt een van de in uw bibliotheek gedefinieerde categorieën invullen.
Lid sinds

Adlib vult hier de systeemdatum in, maar u kunt ook een andere datum kiezen.
Afbeelding

Hier kunt u een verwijzing naar een afbeelding, bijvoorbeeld een foto van de lener, in opnemen. Kies Wijzigen > Zoek afbeelding om een bestand te selecteren. Zie de algemene Adlib Gebruikersgids voor meer informatie over het gebruik van afbeeldingen.
Adres, Postcode, Plaats, Land, Telefoon en Fax

Vul de gegevens in zoals ze bijvoorbeeld op een rappelbrief moeten komen.

E-mail adres

Vul hier eventueel het e-mailadres van een lener in. Nadat u het record hebt opgeslagen, plaatst Adlib automatisch mailto: voor het adres en onderstreept het. Dit betekent dat als u op het adres klikt, uw e-mailprogramma opent en u direct een e-mail naar dit adres kunt schrijven en verzenden.


Als er voor de lener hier een e-mailadres geregistreerd is, dan worden eventuele rappels voor te late exemplaren automatisch per e-mail verstuurd. Als er geen e-mailadres bekend is, of als e-mailen niet lukt, dan wordt de rappel op papier afgedrukt.
Geb. Datum, Opmerkingen

Deze velden worden door de Uitleenmodule niet gebruikt. Ze zijn er voor het gemak van de bibliotheek.
Melding + Type melding

Een (bijzondere) melding die door de Adloan Uitlening wordt gegenereerd als het lenersnummer in een transactie wordt gebruikt. Wat u voor Type melding kiest bepaalt hoe de Uitleenmodule deze melding afhandelt. U hebt de volgende mogelijkheden:

Type

Gevolg

Negeren

De melding wordt niet afgebeeld.

Uitstellen

De melding wordt afgebeeld na afloop van de transactie.

Alleen melden

De melding wordt voor of tijdens de transactie afgebeeld. Klik op OK om door te gaan.

Bevestiging vragen

De melding wordt vooraf afgebeeld, met keuze OK of Annuleren. Na Annuleren wordt de transactie afgebroken.

Afbreken

De transactie wordt niet uitgevoerd. De gebruiker moet op OK klikken om verder te kunnen.

11.3.2.Het tabblad Abonnement


Op het tabblad Abonnement worden contributiegegevens vermeld.


Verloopdatum

U kunt hier handmatig elke gewenste toekomstige datum kiezen. Als u de Verloopdatum leeg laat, dan wordt die tijdens het opslaan van het record automatisch op de huidige datum + 365 dagen gezet. Als u een andere standaardperiode wilt gebruiken, moet u in de borrstor.ada adapl-broncode (in de \adapls submap) de waarde die aan loanperiod wordt toegekend veranderen van 365 naar het aantal gewenste dagen; daarna moet u die adapl wel opnieuw compileren en de nieuwe borrstor.bin naar uw \data-map kopiëren.

11.3.3.Het tabblad Brieven


Het tabblad Brieven ziet er als volgt uit:


Eerste, tweede en derde herinnering, Bestelattendering en Reserveringsattendering

De brieven die zijn opgeslagen in het bestand Brieven, kunt u hier koppelen aan een lener. Het gaat om opvolgende herinneringen voor in te leveren items, een ontvangstbevestiging voor een besteld item, en een attendering dat een gereserveerd item beschikbaar is.

Plaats de cursor in een invoervak, en druk op Shift-F4 om een lijst met beschikbare briefnamen te openen. Hier kunt u er dan één uit selecteren.


Als u op F10 drukt kunt u terstond een nieuwe briefnaam en -tekst invoeren in het gekoppelde bestand Brieven. De koppeling vanaf dit lenersrecord wordt dan ook direct gelegd.

In applicaties versie 3.4 worden in plaats van deze platte-tekstbrieven voor het afdrukken en versturen van rappels, Word-sjablonen gebruikt, wat een mooier resultaat geeft. Zie hoofdstuk 11.12 voor meer informatie hierover. Die sjablonen hoeft u niet te koppelen aan een lener: ze worden automatisch gebruikt als Adlib ze op de juiste plek vindt. Niettemin kunt u op dit tabblad altijd naar de platte-tekstbrieven koppelen. Want bij het afdrukken en versturen van rappels kijkt Adlib (gebruik wel de meest recente update van de Adlib-executables) altijd eerst of er misschien een toepasselijk sjabloon te vinden is, maar als dat er niet is dan gebruikt Adlib automatisch de platte-tekstbrieven die u op het tabblad Brieven per lener ingesteld hebt staan.


11.3.4.Het tabblad Geleend/gereserveerd


Op het tabblad Geleend / gereserveerd kunt u bekijken welke exemplaren de lener op een bepaald moment leent en welke exemplaren in reservering voor hem of haar zijn. De informatie op onderste deel van dit tabblad komt overeen met de informatie die u tijdens het uitlenen krijgt wanneer u de lenergegevens opvraagt.

11.3.5.Het tabblad Tellers


Het tabblad Tellers toont een statusoverzicht van de lener. U kunt er zelf eventueel wijzigingen in aanbrengen.


11.3.6.Het tabblad Administratieve gegevens


Adlib vult deze gegevens automatisch in, en u kunt ze niet wijzigen.

11.3.7.Een bestaand lenersrecord bekijken of wijzigen


Selecteer in het bestandsmenu het bestand Leners, en kies dan een van de zoekingangen, bijvoorbeeld Nummer of Naam. U kunt vervolgens de gezochte naam (of het nummer) als zoeksleutel opgeven. Als u een onvolledige zoeksleutel opgeeft, krijgt u een lijst met volledige namen (of nummers) te zien, waaruit u de gezochte lener dan kunt kiezen. Het record opent met de hierboven beschreven tabbladen. U kunt gegevens inzien. Klik op de knop Wijzigen om het record in bewerkingsmodus te plaatsen.

Zie de algemene Adlib Gebruikersgids voor een gedetailleerde beschrijving van standaard Adlib-functionaliteit.


11.4.Exemplaren


Adlib werkt het bestand Exemplaren automatisch bij tijdens het catalogiseren van titels. Voor elk exemplaar van elke titel maakt het programma een exemplaarrecord om uitleningen en reserveringen in te registreren.

Het Exemplarenbestand hoeft onder normale omstandigheden niet met Uitleenbeheer bewerkt of geraadpleegd te worden. Alleen in bijzondere gevallen, bijvoorbeeld bij storingen, zult u de exemplaarrecords hierin willen bewerken. Bijvoorbeeld om handmatig de uitleenstatus aan te passen of de inleverdatum in te voeren wanneer dat als gevolg van een fout niet gebeurd is.

Na het kiezen van het bestand Exemplaren, kunt u via de zoekingangen zoeken naar specifieke exemplaren om die records te bekijken of te wijzigen.

11.4.1.Het tabblad Exemplaargegevens


Op het tabblad Exemplaargegevens vindt u onder andere de volgende velden:
Exemplaarnummer

Het unieke nummer waarmee het exemplaar opvraagbaar is.
Titel

De (verkorte) titel van het exemplaar. Deze zal verschijnen op de tabbladen van Adloan Uitlening. Als het exemplaar vanuit de catalogus is gemaakt, dan bestaat deze exemplaartitel uit de eerste titelregel.
Catalogusnummer

Het nummer van de titel in de catalogus.


Uitleenstatus

De status van het exemplaar in de uitlening. Mogelijke statuscodes zijn:

  • uitgeleend

  • teruggeroepen

  • beschikbaar

  • vermist

  • niet uitleenbaar

  • af te halen

  • tijdelijk niet uitleenbaar

  • onderweg

De status wordt gebruikt en bijgehouden door transacties in Adloan Uitlening. Hier kunt u de statuscode eventueel zelf wijzigen. Wanneer u bijvoorbeeld een exemplaar tijdelijk uit de roulatie wilt nemen, dan verandert u eenvoudig beschikbaar in tijdelijk niet uitleenbaar.


Uitleencategorie

Elk exemplaar valt in één van de uitleencategorieën die door de bibliotheek gedefinieerd zijn.
Signatuur

U kunt de signatuur in de catalogus per exemplaar opgeven.
Prijs

De prijs van het exemplaar.
Huidige lener

Bij Uitleenstatus: uitgeleend (zie boven), het nummer van de lener die het exemplaar te leen heeft.
Uitgeleend op

De datum en tijd waarop het exemplaar door de huidige lener is geleend.
Terugbrengen vóór

De datum en tijd waarop het exemplaar door de huidige lener ingeleverd moet zijn.
Af te halen door

Het lenersnummer van de lener voor wie het exemplaar opzij is gezet. Het veld wordt door Adloan Uitlening gebruikt en bijgehouden. Het gaat altijd samen met de Uitleenstatus: kan worden afgehaald (zie boven).
Vorige lener

Bij het innemen wordt het nummer van de inleverende lener in dit veld gezet.
Teruggebracht op

De datum en tijd waarop het exemplaar door de vorige lener is ingeleverd.
Voor-vorige lener, Teruggebracht op, en tijd

De inlevergegevens van de lener vóór de vorige.
Melding + Status

Een (bijzondere) melding die tijdens transacties met het exemplaar afgebeeld en afgehandeld moet worden. Het type (negeren, uitstellen, alleen melden, bevestiging vragen, afbreken) bepaalt de manier van afhandelen van de melding (zie pagina 47 voor een verklaring van de types).

11.4.2.Het tabblad Locaties en tellers


Het tabblad Locatie en tellers bevat de volgende gegevens:


Thuisfiliaal

Het filiaal waar het exemplaar thuishoort.
Huidig filiaal

Het filiaal waar het exemplaar geregistreerd staat.
Locatie

In dit veld kunt u een nadere aanduiding geven van de plaats waar het exemplaar te vinden is, bijvoorbeeld 'kamer 25' of 'leeszaal'.
Reserveringen

Het aantal leners dat het exemplaar gereserveerd heeft. De reserveringen zelf staan in een ander bestand (zie 11.7 en 11.8).
Verlengingen

Het aantal malen dat het exemplaar verlengd is voor de huidige lener.
Uitleningen

Het totaal aantal malen dat het exemplaar is uitgeleend.
Aantal rappels

Het aantal malen dat de huidige lener voor het exemplaar gerappelleerd is.
Laatste rappel verstuurd op

De datum waarop de laatste rappel aan deze lener is verstuurd.

11.5.Lenerscategorieën en limieten


In de Uitleenmodule valt elke lener in een lenerscategorie. Lenerscategorieën hebben vaak namen zoals Jeugd of Volwassenen. U maakt een lenerscategorie door een record in het bestand Lenerscategorieën en limieten in te voeren.

Per lenerscategorie kunt u het aantal uitleningen en reserveringen beperken. Bovendien kunnen voor elke lenerscategorie uitleencategorie-specifieke limieten worden ingesteld, bijvoorbeeld aan het aantal exemplaarreserveringen in de categorie Stripboeken voor de lenerscategorie Jeugd. Ook de boeteberekening en de reserveertermijnen zijn gekoppeld aan lenerscategorie en uitleencategorie.

U kunt per combinatie van leners- en uitleencategorie eventueel een vaste datum en tijd instellen waarop exemplaren ingeleverd moeten worden, ongeacht de berekende inlevertermijn. Deze optie kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor cursusmaterialen of bij inventarisaties.

De maximumaantallen, termijnen en tabelnamen worden gezamenlijk aangeduid met de naam limieten.

Het bestand met uitleencategorieën moet voor elke gedefinieerde uitleencategorie een record bevatten. De uitleencategorieën worden dus zowel met ACSETUP (hoofdstuk 10) als hier in Uitleenbeheer gedefinieerd. Adloan Uitlening gebruikt de ACSETUP-definities, maar bij het creëren van titels en exemplaren in de catalogus accepteert het programma alleen de via Uitleenbeheer ingestelde uitleencategorieën. De detailweergave van een record in Lenerscategorieën en limieten bevat vier tabbladen.

11.5.1.Het tabblad Lenerscategorieën / limieten


Op het tabblad Lenerscategorieën / limieten stelt u de globale limieten voor een lenerscategorie in.


Lenerscategorie

Lenerscategorieën hebben unieke namen die bij de installatie van Adlib Uitlening door de bibliotheek worden bepaald.
Contributiebedrag

Het aantal eenheden geld dat een lener in deze lenerscategorie verschuldigd is aan contributie.
Inschrijfgeld

Het aantal eenheden geld dat een lener in deze lenerscategorie verschuldigd is aan inschrijfgeld.
Abonnementsperiode

De duur van de contributieperiode.
Maximum uitleningen

Het maximum aantal uitleningen (alle types), onafhankelijk van de uitleencategorie. In dit veld staat dus het maximale aantal objecten dat een lener mag lenen over alle categorieën samen. Een lener mag dus niet meer objecten lenen uit de gehele bibliotheek dan het aantal dat is opgegeven in dit veld.
Maximum reserveringen

Het maximum aantal reserveringen (alle types), onafhankelijk van de uitleencategorie.
Toegestane reserveringen per type

Het maximum aantal reserveringen per type, onafhankelijk van de uitleencategorie.

  • Op exemplaar: het maximum aantal reserveringen op exemplaar, onafhankelijk van de uitleencategorie.

  • Op titel: het maximum aantal reserveringen op titel (met of zonder filiaal), onafhankelijk van de uitleencategorie.

  • Op locatie: het maximum aantal titelreserveringen waarbij een specifiek filiaal wordt opgegeven, onafhankelijk van de uitleencategorie.

11.5.2.Het tabblad Limieten per uitleencategorie


De tweede groep instellingen betreft de limieten per uitleencategorie voor deze groep leners.

Het tabblad Limieten per uitleencategorie bevat de volgende gegevens:


Uitleencategorie

Per (in Catalogusbeheer gedefinieerde) materiaalsoort kunt u hier limieten opgeven; voor elke materiaalsoort waarvoor u limieten wilt instellen, moet u een occurrence toevoegen.

Op dit tabblad kunt u geen nieuwe uitleencategorie toevoegen of forceren. Op het moment dat u een nieuwe materiaalsoort invoert in de catalogus, maakt u daar ook een nieuwe uitleencategorie aan in de catalogus. Voeg vervolgens in Uitleenbeheer bij de betreffende lenerscategorie(ën) op het tabblad Limieten per uitleencategorie deze nieuwe uitleencategorie met zijn limieten toe.


Max. Uitl.

Het maximum aantal uitleningen in deze uitleencategorie.
Duur

De lengte van de uitleenperiode voor deze uitleencategorie.
Tijdseenheid

De eenheid van tijd voor de uitleentermijn, de reserveringstermijn en de boetetabel van deze uitleencategorie: D voor dagen of H voor uren.
Reserveringen – exemplaar / locatie

Het maximum aantal exemplaarreserveringen/titelreserveringen met filiaalopgave in deze uitleencategorie.
Reserveringen - duur

De reserveringstermijn voor exemplaren/titels in deze uitleencategorie.
Vaste terugbrengdatum en -tijd

De datum en het tijdstip waarop alle materialen in deze uitleencategorie ingeleverd moeten zijn. Bijvoorbeeld te gebruiken bij cursusmaterialen.
Boetetabel

De naam van de boetetabel die op materialen in deze uitleencategorie moet worden toegepast. De tabellen zelf definieert u met ACSETUP (zie pagina 35).
Uitleengeld

Het bedrag aan leengeld voor deze lenerscategorie voor een uitleenperiode in deze uitleencategorie.

11.5.3.Het tabblad Rappelleerbeleid


Op dit tabblad kunt u per lenerscategorie opgeven na hoeveel dagen rappels gestuurd moeten worden naar de leners die binnen die lenerscategorie vallen (zie hoofdstuk 11.12).


11.6.Statistieken

11.6.1.Statistieken per dag of locatie


Via de optie Statistieken in het bestandsmenu kunt u de tellers raadplegen die bijgehouden worden voor elke unieke combinatie van transactietype, lenerscategorie en uitleencategorie. Er zijn drie zoekingangen waarmee u de gegevens kunt terugvinden: Datum, Locatie en Recordnummer.
Wanneer u de statistieken van een bepaalde dag of locatie oproept, zal eerst het tabblad Beknopt overzicht dagstatistiek getoond worden. Hierop vind u de totaaltellingen van een bepaalde dag.


Op het tabblad Dagstatistiek vindt u de afzonderlijke tellingen van de unieke combinaties transactietype - lenerscategorie - uitleencategorie staan:

Met de Afdrukassistent kunt u op verscheidene manieren de statistieken van in de lijstweergave gemarkeerde dagen of locaties afdrukken. (Zie de algemene Adlib Gebruikersgids voor meer informatie over de Afdrukassistent.)

U beschikt over de volgende uitvoerformaten om de gegevens mee af te drukken:




Dagelijkse statistieken

uitleenstatistieken per dag, per lener- en uitleencategorie

Dagelijkse statistieken per lenerscategorie

uitleenstatistieken per dag, per lenerscategorie

Dagelijkse statistieken per uitleencategorie

uitleenstatistieken per dag, per uitleencategorie

Cumulatieve statistieken

uitleenstatistieken over de geselecteerde periode, per lener- en uitleencategorie

Cumulatieve statistieken per lenerscategorie

uitleenstatistieken over de geselecteerde periode, per lenerscategorie

Cumulatieve statistieken per uitleencategorie

uitleenstatistieken over de geselecteerde periode, per uitleencategorie

Merk op dat u alleen correcte statistieken kunt afdrukken wanneer u minder dan 31 lenerscategorieën en minder dan 31 uitleencategorieën hebt gedefinieerd. Hebt u wel meer categorieën en wilt u ook statistieken afdrukken, dan moet daarvoor een speciale adapl geschreven worden; informeer hiernaar bij de Adlib helpdesk.


11.6.2.Statistieken per taalcode


De meeste statistieken (transacties per uitleencategorie en/of per lenerscategorie) kunnen vanuit het bestand Statistieken gemaakt worden. Een uitzondering zijn echter de uitleenstatistieken per taalcode. Deze worden aangemaakt vanuit het bestand Exemplaren. U maakt in dit geval gebruik van de uitleenteller die zich in ieder exemplaarrecord bevindt. Wanneer u de tellingen over een bepaalde periode wilt maken, moet u aan het begin van deze periode de uitleentellers op 0 zetten.

De tellingen worden gedaan op basis van de waarde die is ingevuld in het veld Taal in het bijbehorende catalogusrecord. Wanneer dit veld leeg is, wordt het aantal uitleningen opgeteld bij de waarde Onbekend in de resulterende statistiek.

U maakt uitleenstatistieken per taalcode in de volgende stappen aan:

Uitleentellers op 0 zetten

  • In Uitleenbeheer opent u het bestand Exemplaren.

  • Selecteer alle exemplaren door de zoekingang Exemplaarnummer te kiezen, twee keer op de knop Volgende te klikken, dan op Alle sleutels. U krijgt vervolgens alle exemplaren te zien.

  • Markeer alle records door te klikken op de knop Markeringen wisselen .

  • Klik op de knop Afdrukken en selecteer het uitvoerformaat Zet uitleentellers op 0.

  • Klik op Voltooien en in het volgende venster op de knop Voorbeeld om de verwerking te starten. Afhankelijk van de grootte van het Exemplarenbestand kan dit enige tijd duren.
Statistieken per taal afdrukken

  • In Uitleenbeheer opent u het bestand Exemplaren.

  • Selecteer alle exemplaren door de zoekingang Exemplaarnummer te kiezen, twee keer op de knop Volgende te klikken, dan op Alle sleutels. U krijgt vervolgens alle exemplaren te zien.

  • Markeer alle records door te klikken op de knop Markeringen wisselen .

  • Klik op de knop Afdrukken en selecteer het uitvoerformaat Uitleenstatistiek per taal.

  • Klik op Voltooien en kies de gewenste manier van afdrukken (Voorbeeld op scherm, afdrukken op papier of als uitvoer naar een bestand). Afhankelijk van de grootte van het Exemplarenbestand kan het enige tijd duren voor u resultaat ziet.
    (Als de uitleentellers op nul staan, zal de uitvoer leeg zijn.)

11.7.Reserveringen op titel


Kies Reserveringen op titel in het bestandsmenu om de gegevens van titelreserveringen te kunnen bekijken. Er is één record voor iedere gereserveerde titel, waarin één of meer reserveringen geregistreerd staan. U kunt de records benaderen via de zoekingangen Lenersnummer, Catalogusnummer of Recordnummer.

Na het opzoeken van een reservering verschijnt het tabblad Reserveringsgegevens. De gegevens op dit tabblad komen weer overeen met de gelijknamige velden en kolommen op het tabblad Reserveren in Adloan Uitlening (zie hoofdstuk 6).

Het veld Type reservering bevat ofwel de aanduiding GL (global: op catalogusnummer), LC (location specific: op catalogusnummer en filiaal), TC (op catalogusnummer en uitleencategorie), of CT (category: op catalogusnummer en filiaal en uitleencategorie) om het type van deze reservering aan te geven.


11.8.Reserveringen op exemplaar


Adlib houdt één record bij voor ieder gereserveerd exemplaar. In dat record zijn één of meer reserveringen geregistreerd. U kunt de records benaderen via een van de zoekingangen Lenersnummer, Exemplaarnummer of Recordnummer.

Na het opzoeken van een reservering verschijnt het tabblad Reserveringsgegevens. De gegevens op dit tabblad komen weer overeen met de gelijknamige velden en kolommen op het tabblad Reserveren in Adloan Uitlening (zie hoofdstuk 6).

Het veld Type reservering bevat de aanduiding CP (Engels voor: copy specific) wat betekent dat deze reservering op exemplaar is.

Het veld Beschikbaarheid bevat de aanduiding Y als het exemplaar in de bibliotheek aanwezig is (en N wanneer dat niet het geval is). Het betreft dan een voor de lener opzij gezet exemplaar, dat afgehaald kan worden.




11.9.Boetes


Als boeteverwerking aan staat, dan maakt de Uitleenmodule voor elke lener die nog uitstaande boetes heeft een record in het Boetesbestand. U kunt de boeterecords in Uitleenbeheer rechtstreeks benaderen, via de zoekingangen Lenersnummer, Exemplaarnummer, Exemplaartitel of Recordnummer.

De velden op het tabblad Boete-overzicht in de detailweergave van een record komen overeen met de velden in het venster Betalingen van Adloan Uitlening (zie hoofdstuk 9).

11.10.Leengeld


Als voor een combinatie van lenerscategorie en uitleencategorie leengeld verschuldigd is, dan maakt de Uitleenmodule wanneer er een uitlening op die leners- en uitleencategorie plaatsvindt een record in het Leengeldbestand. U kunt de leengeldrecords in Uitleenbeheer rechtstreeks benaderen via de zoekingangen Lenersnummer, Exemplaarnummer, Exemplaartitel en Recordnummer.

De velden op het tabblad Leengeld in de detailweergave van een record komen overeen met de velden in het venster Betalingen van Adloan Uitlening (zie hoofdstuk 9).




11.11.Brieven


In het bestand Brieven kunt u de teksten van brieven bekijken en aanpassen, en ook nieuwe brieven maken. Deze brieven worden normaal gesproken gebruikt bij het afdrukken van rappels en attenderingen van reserveringen.
Bij de gegevens van de leners kunt u opgeven welke brieven hiervoor gebruikt moeten worden (zie hoofdstuk 11.3).

11.12.Rappels


Adlib kan drie verschillende, opvolgende rappels afdrukken of per e-mail versturen. Rappels worden automatisch per e-mail verstuurd als er voor de lener een e-mailadres geregistreerd is. Als er geen e-mailadres bekend is, of als e-mailen niet lukt, dan wordt de rappel op papier afgedrukt.

11.12.1.Rappelperiodes


Na hoeveel tijd er een rappel verstuurd moet worden, kunt u zelf bepalen. Dit wordt geregeld per lenerscategorie. Bij iedere leners­categorie kunt u opgeven wat het rappelleerbeleid is voor leners die binnen deze lenerscategorie vallen (op het tabblad Rappelleerbeleid). Als u een nieuwe lenerscategorie maakt, worden hier standaardwaarden ingevuld. U kunt deze waarden voor de betreffende lenerscategorie natuurlijk handmatig wijzigen.

Als u wilt dat bij het maken van nieuwe records al andere standaardwaarden staan ingevuld, dan kunt u dit wijzigen in het tekstbestand remind1.txt (voor de Nederlandse taal) dat in de subdirec­tory \texts staat. Als u Adlib (ook) in het Engels gebruikt, dan moet u dezelfde wijzigingen in het bestand remind.txt maken. (Elke taal heeft zijn eigen bestand.)


Direct achter regelnummer 1 (de nummers die beginnen met een sterretje tellen niet mee) staat de waarde in dagen voor de 1e rappel (standaard 15). Let op: tussen het regelnummer en het aantal dagen mag geen spatie staan! Op regelnummer 2 staat de waarde voor de 2e rappel en op regelnummer 3 staat de waarde voor de 3e rappel.
Dus, open het tekstbestand in een tekstverwerker zoals Kladblok, breng de gewenste wijzigingen aan, en sla het bestand op.

11.12.2.Rappeleerbeleid


Adlib genereert maximaal drie rappels. Aan de hand van de waarden voor het Rappelleerbeleid in het lenerscategorierecord in het bestand Lenerscategorieën en limieten en de datum waarop het boek ingeleverd had moeten worden, berekent Adlib per keer dat u de rappelleer­procedure start, of het betreffende exemplaar gerappelleerd moet worden.

Rappels worden per lener en per herinneringstermijn samengesteld. Dat wil zeggen dat alle exemplaren van een lener waarvoor herinnering 1 moet worden gemaakt, op één brief worden afgedrukt. En alle exemplaren van die lener waarvoor herinnering 2 moet worden gemaakt, die worden samen op een volgende brief afgedrukt. Zo is de aard van de brieftekst altijd van toepassing op alle exemplaren in die brief.

Rappels worden altijd in de goede volgorde verstuurd: een lener kan zo nooit als eerste herinnering2 of herinnering3 ontvangen. Als u na bijvoorbeeld een vakantie van drie weken dus voor het eerst weer rappels gaat afdrukken/versturen, en een lener met een nog niet ingeleverd boek heeft nog geen rappels ontvangen dan krijgt hij/zij nu herinnering1 (ook al is het boek al zo veel te laat dat normaliter al een tweede of derde herinnering verstuurd zou zijn). Als voor de vakantie herinnering1 al wel aan die lener is verstuurd, dan wordt nu herinnering2 afgedrukt/verstuurd, etc. Bovendien blijft het verschil tussen de ingestelde Dagen te laat voor twee opvolgende brieven gelden voor het versturen van de volgende rappel. Als de herinneringstermijnen dus bijvoorbeeld 7, 14 en 19 zijn, en na een vakantie van drie weken drukt u op maandag voor het eerst rappels af en op woensdag weer, dan zal een eerste rappel van maandag niet na twee dagen al opgevolgd worden door rappel twee. Pas na 7 (14-7) dagen zal rappel twee kunnen worden gemaakt.

Als er al eerder een herinnering voor een te laat exemplaar is gemaakt, maar het is niet bekend wanneer dat is gebeurd, dan wordt dezelfde herinnering nogmaals verstuurd en wordt de huidige datum in het betreffende exemplaarrecord opgeslagen.

In de database Exemplaren, kunt u per exemplaar opzoeken hoeveel rappels ervoor reeds zijn verstuurd, en wanneer de laatste is verzonden.

Als een lener al het maximale aantal herinneringen voor een exemplaar heeft ontvangen, dan wordt er niet opnieuw een herinneringsbrief aangemaakt, maar verschijnt er een melding op het scherm of wordt die melding in het logbestand geregistreerd.

Adlib maakt geen rekeningen aan. Ook blokkeert Adlib geen lezers die na herhaalde rappels de boeken nog niet hebben ingeleverd. Wij vinden zo’n actie te ingrijpend om automatisch te laten uitvoeren. Mocht u prijs stellen op een blokkade van een lener dan moet u dit handmatig doen in het Lenersbestand op het tabblad Adres, door een bijzondere Melding op te geven (zie hoofdstuk 7).

11.12.3.Brieven


Bij iedere rappel hoort een andere brieftekst. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld de 3e rappel wat dringender maken dan de 1e rappel.

U kunt deze briefteksten in Adlib-records opslaan en/of in Microsoft Word-sjablonen. In applicatieversies 3.3 en ouder kon u waarschijnlijk alleen rappels afdrukken/versturen met de platte teksten die u in het bestand Brieven bewaart, en waarnaar u per lener hebt gekoppeld (als de betreffende lener herinneringen moet kunnen ontvangen). Standaard kunt u zo naar drie opvolgende herinneringsbrieven koppelen.



De nieuwe rappelprocedure in applicatieversie 3.4 maakt het mogelijk rappels via Word-sjablonen af te drukken/versturen, in plaats van als platte tekst. Het resultaat is dan mooi opgemaakt. Als applicatiebeheerder moet u kiezen hoe uw medewerkers herinneringen zullen afdrukken of versturen:

  • Brieven voor e-mailverzending en afdrukken als platte tekst in Adlib specificeren – Welke brieven als eerste, tweede en derde worden afgedrukt of verstuurd, stelt u in dit geval per lener in het Leners-bestand in, op het tabblad Brieven. U kunt de standaardnamen accepteren of de namen van andere brieven invullen; klik op SHIFT-F4 in een invoervak om een lijst met alle briefnamen te openen. In het bestand Brieven kunt u per brief de tekst aanpassen.

Als u voor leners steeds dezelfde andere briefnamen dan de standaard namen moet opgeven, dan is het waarschijnlijk handig om de standaard ingevulde namen te veranderen. De standaardnamen van deze brieven zijn vastgelegd via Adlib Designer, in het bestand Borrower bij de velddefinities van de velden SP (herinnering1), sE (herinnering2) en sF (herinnering3).
Bij het afdrukken en versturen van rappels kijkt Adlib (gebruik wel de meest recente update van de Adlib-executables) altijd eerst of er misschien een toepasselijk sjabloon op de daarvoor bestemde plek te vinden is. Alleen als dat er niet is, dan gebruikt Adlib automatisch de platte-tekstbrieven die u per lener hebt ingesteld. Als u platte-tekstbrieven wilt kunnen afdrukken, verwijder uit de Adlib submap \wadcirc of \library loans management dan eerst daarin eventueel aanwezige reminder#.dot en reminder_email#.dot-bestanden (# staat voor een cijfer).


  • Brieven voor e-mailverzending als Word-sjabloon specificeren – Als u voor de verwerking van herinneringen per e-mail een sjabloon wilt gebruiken, pas dan alleen de vaste teksten in het reminder_email.dot-bestand (dit sjabloon en vertalingen ervan, staan in de \Worddoc\templates-submap in uw Adlib Software-map) aan uw eigen situatie aan (u kunt dat in Microsoft Word doen), en sla het bestand weer op met de extensie .dot (niet als .doc). Gebruik in dit bestand vaste teksten in de taal waarin u herinneringen via sjablonen wilt versturen: typ dus Nederslandstalige vaste teksten in reminder_email.dot (en vervang dan dus de Engelse), of verander de bestandsnaam reminder_email.dot in reminder_email_en.dot en reminder_email_nl.dot in reminder_email.dot zodat u direct in het dan door Adlib gebruikte Nederlandstalige sjabloon eventuele wijzigingen kunt aanbrengen, als u Nederlandstalige rappels wilt versturen. (Het is in 3.4-applicaties dus niet mogelijk om afhankelijk van de eigen taal van een lener nu eens herinneringen in de ene taal en dan weer in de andere te versturen.)
    U moet dit reminder_email-sjabloon gebruiken als basis voor drie herinneringssjablonen in één gewenste taal. De sjablonen noemt u: reminder_email1.dot, reminder_email2.dot, en reminder_email3.dot. Het eerste bestand wordt gebruikt voor de eerste herinnering, het tweede voor de tweede, etc. Plaats deze drie sjablonen in de map waarin uw Uitleenbeheer applicatiebestand staat: \wadcirc of \library loans management, bijvoorbeeld. (Even­tuele voorbeeldsjablonen in die map kunt u daarbij overschrijven.) Adlib kan de sjablonen alleen vinden als ze in deze map staan.
    Merk op dat reminder_email_nl.dot dus niet wordt gebruikt door de procedure, het dient slechts als voorbeeld.



  • Brieven voor afdrukken als Word-sjabloon specificeren – Als u voor het afdrukken van herinneringen naar de printer een sjabloon wilt gebruiken, pas dan alleen de vaste teksten in het reminder.dot-bestand (dit sjabloon en vertalingen ervan, staan in de \Worddoc\templates-submap in uw Adlib Software-map) aan uw eigen situatie aan (u kunt dat in Microsoft Word doen), en sla het bestand weer op met de extensie .dot (niet als .doc). Gebruik in dit bestand vaste teksten in de taal waarin u herinneringen via sjablonen wilt versturen: typ dus Nederlandstalige vaste teksten in reminder.dot (en vervang dan dus de Engelse), of verander de bestandsnaam reminder.dot in reminder_en.dot en reminder_nl.dot in reminder.dot zodat u direct in het dan door Adlib gebruikte Nederlandstalige sjabloon eventuele wijzigingen kunt aanbrengen, als u Nederlandstalige rappels wilt afdrukken. (Het is in 3.4-applicaties dus niet mogelijk om afhankelijk van de eigen taal van een lener nu eens herinneringen in de ene taal en dan weer in de andere te versturen.) U moet dit reminder-sjabloon gebruiken als basis voor drie herinneringssjablonen in één gewenste taal. De sjablonen noemt u: reminder1.dot, reminder2.dot, en reminder3.dot. Het eerste bestand wordt gebruikt voor de eerste herinnering, het tweede voor de tweede, etc. Plaats deze drie sjablonen in de map waarin uw Uitleenbeheer applicatiebestand staat: \wadcirc of \library loans management, bijvoorbeeld. (Even­tuele voorbeeldsjablonen in die map kunt u daarbij overschrijven.) Adlib kan de sjablonen alleen vinden als ze in deze map staan.
    Merk op dat reminder _nl.dot dus niet wordt gebruikt door de procedure, het dient slechts als voorbeeld.

Als u sjablonen hebt gemaakt en in de juiste map gezet, dan hoeft u in 3.4-applicaties verder geen koppelingen naar deze sjablonen te maken. Bij het afdrukken en versturen van rappels kijkt Adlib (gebruik wel de meest recente update van de Adlib-executables) altijd eerst of er misschien een toepasselijk sjabloon te vinden is. Als dat er niet is, dan gebruikt Adlib automatisch de platte-tekstbrieven die u eventueel al per lener ingesteld hebt.

Voor zowel de sjablonen als de platte-tekstbrieven geldt dat als er voor een lener nog boetes openstaan voor exemplaren die in het verleden te laat zijn ingeleverd, er dan op elke herinneringsbrief ook een overzicht van die boetes wordt afgedrukt.


Voor de exemplaren die momenteel te laat zijn, worden nog geen voorlopige boetes berekend. U kunt natuurlijk wel een vaste tekst in uw herinneringsbrieven opnemen, om de lener eraan te herinneren welke boete per dag of week in rekening zal worden gebracht voor exemplaren die te laat worden ingeleverd.

11.12.4.Systeeminstellingen voor rappels


In de adlib#.txt-bestanden vindt u uitgebreide systeemteksten voor alle adapls samen – # staat voor een taalnummer: Engels (), Nederlands (1), Frans (2), Duits (3), Arabisch (4) en Grieks (6); deze bestanden staan in de \texts-submap in uw Adlib Software-map en bevatten alle teksten (per bestand in één taal) die door alle adapls worden gebruikt. Enkele instel­lingen hierin zijn (ook) voor de rappelprocedure van belang.
Open elk van deze .txt-bestanden (of alleen de talen waar u gebruik van maakt) in Windows kladblok en breng er de volgende wijzigingen in aan (indien nog nodig):

  1. Typ achter regelnummer 192 de naam van de SMTP-server die voor het versturen van e-mail moet worden gebruikt.

  2. Typ achter regelnummer 278 het afzender e-mailadres, bijvoorbeeld het algemene e-mailadres van uw bibliotheek.

  3. Bij het versturen van rappels vanuit het bestandenmenu in Adlib (de eerste stap van de Zoekassistent) genereert Adlib mogelijk een reminder.log-bestand in de \wadcirc of \library loans management-map waarin eventuele foutmeldingen worden opgeslagen (de foutmeldingen worden dan niet op het scherm getoond). Als u zo’n bestand niet wilt opslaan maar altijd per e-mail naar bijvoorbeeld de applicatiebeheerder wilt laten versturen, vul dan achter regelnummer 1051 het e-mailadres van die persoon of afdeling in. Als u geen e-mailadres opgeeft, dan wordt het bestand standaard opgeslagen in de huidige applicatiemap (\wadcirc of \library loans management), tenzij u achter regelnummer 1055 zelf een ander pad en een bestandsnaam opgeeft, dan heeft de laatste de voorkeur; alle medewerkers die rappels kunnen versturen, moeten wel schrijfrechten in deze map hebben.



Sla elk bestand na de aanpassingen op.

11.12.5.Rappels afdrukken


U kunt op drie manieren rappels laten genereren en die afdrukken of versturen:
Vanaf het bestandsmenu in de Zoekassistent

In de eerste stap van de Zoekassistent vindt u de optie Rappels afdrukken (zie de afbeelding hierboven). Dit is geen database, maar een koppeling naar een adapl-programmaatje dat van alle uitgeleende exemplaren controleert of ze te laat zijn, en vervolgens automatisch een rappel afdrukt of per e-mail verstuurt. (Het verwerken van een Word-sjabloon duurt per te laat exemplaar enkele seconden.) Dubbelklik op Rappels afdrukken (en in het bevestigingsvenstertje erna op Ja) om het proces te starten.


Vanuit het Exemplarenbestand

  1. Zoek naar exemplaren waarvoor u, indien nodig, rappels wilt laten genereren; zoek bijvoorbeeld naar alle exemplaren binnen één uitleencategorie, of bijvoorbeeld gewoon alle exemplaren uit de catalogus. Markeer de exemplaren waarop u de controle voor rappels wilt uitvoeren in de lijstweergave. De door u geselecteerde exemplaren hoeven niet uitgeleend of te laat te zijn, dat wordt door de rappelprocedure gecontroleerd voordat een rappel gemaakt wordt. Als u dus bijvoorbeeld alle beschikbare exemplaren hebt geselecteerd, dan wordt alleen voor exemplaren die daadwerkelijk te laat zijn, een rappel gemaakt.

  2. Sorteer de geselecteerde exemplaren op lenersnummer. Hierdoor worden exemplaren van een lener waarvoor dezelfde herinnerings­brief moet worden gemaakt op één brief geplaatst. (Zie de Adlib Gebruikersgids voor informatie over sorteren in de lijstweergave.)

  3. Klik op de knop Afdrukken om de Afdrukassistent te openen. Kies daarin Maak een rapport met een voorgedefinieerd uitvoerformaat. In de volgende stap van de Afdrukassistent vindt u in de lijst met beschikbare uitvoerformaten een formaat speciaal om rappels af te drukken. Selecteer die en kies Voltooien. In het Windows-venster Afdrukken dat dan opent moet u de opties Afdrukken naar bestand, Verstuur per e-mail en MS-DOS tekst ongemarkeerd laten. Klik op OK, en Adlib bepaalt automatisch welke rappels per e-mail verstuurd moeten worden en welke moeten worden afgedrukt. (Zie de Adlib Gebruikersgids voor meer informatie over de Afdrukassistent.)
Vanuit het Lenersbestand

  1. Zoek naar leners waarvoor u, indien nodig, rappels wilt laten genereren; zoek bijvoorbeeld naar alle leners van één klas, afdeling of lenerscategorie, of bijvoorbeeld alle leners waarvan het abonnement op een bepaalde datum afloopt. Markeer de leners waarvoor u de controle voor rappels wilt uitvoeren in de lijstweergave. De door u geselecteerde leners hoeven geen items geleend te hebben of te laat zijn met inleveren, dat wordt door de rappelprocedure gecontroleerd voordat een rappel aangemaakt wordt. Als u dus bijvoorbeeld alle leners hebt geselecteerd, dan wordt alleen voor leners die daadwerkelijk te laat zijn met inleveren, een rappel gemaakt.

  2. Klik op de knop Afdrukken om de Afdrukassistent te openen. Kies daarin Maak een rapport met een voorgedefinieerd uitvoerformaat. In de volgende stap van de Afdrukassistent vindt u in de lijst met beschikbare uitvoerformaten een formaat speciaal om rappels af te drukken. Selecteer die en kies Voltooien. In het Windows-venster Afdrukken dat dan opent moet u de opties Afdrukken naar bestand, Verstuur per e-mail en MS-DOS tekst ongemarkeerd laten. Klik op OK, en Adlib bepaalt automatisch welke rappels per e-mail verstuurd moeten worden en welke moeten worden afgedrukt. (Zie de Adlib Gebruikersgids voor meer informatie over de Afdrukassistent.)

11.13.Reserveringsattenderingen afdrukken


Wanneer u een gereserveerd exemplaar inneemt in Adloan Uitlening, krijgt u een melding dat het item apart moet worden gehouden. Als u voor leners ook attenderingsbrieven wilt afdrukken om ze van de binnengekomen reservering op de hoogte te stellen, dan moet u dat handmatig doen in Uitleenbeheer. Dat doet u dan bijvoorbeeld één keer per dag of één keer in de week.

Kies in het bestandsmenu van Uitleenbeheer de optie Reserveringsattenderingen afdrukken, om voor alle binnengekomen gereserveerde exemplaren een attenderingsbrief af te drukken op de daarvoor geïnstalleerde printer. Na uw bevestiging wordt er direct afgedrukt (zonder de Afdrukassistent). (Voor de leners waarvoor u deze brieven wilt afdrukken moet er natuurlijk wel een attenderingsbrieftekst gedefinieerd zijn, in het bestand Brieven.)



Afhankelijk van de grootte van uw database en het aantal af te drukken brieven neemt de afdrukprocedure meer of minder tijd in beslag. Gedurende de procedure kan het werkstation niet voor een ander doel worden gebruikt, dus voer dit soort procedures bijvoorbeeld in de lunchpauze of aan het eind van de dag uit als u uit ervaring weet dat afdrukken lang duurt.

11.14.Bezitscontrole uitvoeren


Adlib stelt u in de gelegenheid regelmatig een bezitscontrole uit te voeren en hier rapportage over af te drukken. Deze controle kunt u uitvoeren voor de gehele collectie, maar ook voor delen ervan, bijvoorbeeld voor alle exemplaren van een bepaalde uitleencategorie of in een bepaalde taal. Om een bezitscontrole uit te voeren gaat u als volgt te werk:
1. Inventarisatie

Inventariseer de boeken die zich in de bibliotheek bevinden. Dit doet u met de optie Bezitscontrole uitvoeren in het bestandsmenu van Uitleenbeheer. Klik op deze optie en het venster Bezitscontrole opent. Hierin moet u achtereenvolgens de exemplaarnummers van alle in de bibliotheek (of in de deelverzameling) daadwerkelijk aanwezige boeken invoeren: typ steeds een exemplaarnummer en druk op Enter voor de inventarisatie ervan. Als u over een barcodescanner beschikt, dan kunt u die hier gebruiken om de barcodes van de boeken in te lezen.
Wanneer u wilt stoppen met inventariseren, voert u geen exemplaarnummer in en drukt u alleen op Enter. U kunt het inventariseren van de boeken op ieder gewenst moment hervatten. Onthoud wel de datum van de eerste dag waarop u met deze inventarisatie begon.
2. Een rapport maken van missende exemplaren

Wanneer u alle boeken die u wilt inventariseren hebt geïnventariseerd, dan wilt u natuurlijk ook een rapport maken van de missende exemplaren. Dit kunt u doen vanuit het Exemplarenbestand in Uitleenbeheer of vanuit de bestanden Volledige catalogus of Boeken in Catalogusbeheer (uw Bibliotheek-applicatie).

  1. Maak in één van deze bestanden een selectie die overeenkomt met de verzameling die u geïnventariseerd hebt (markeer de records in de lijstweergave). Als u bijvoorbeeld de gehele collectie geïnventariseerd hebt, dan kunt u in de database Volledige catalogus in Catalogusbeheer alle records zoeken door in de selectietaal naar all te zoeken. Dubbelklik op het zoekresultaat om de lijstweergave te tonen, en klik dan op de knop Markeringen wisselen, om alle records te markeren.

  2. Start dan de Afdrukassistent, selecteer de optie Maak een rapport met een voorgedefinieerd Uitvoerformat, klik op Volgende, kies het uitvoerformaat Vergelijken met resultaten bezitscontrole en klik op Voltooien. Kies nog de gewenste bestemming voor de uitvoer. Het programma vraagt u nu de datum van de bezitscontrole in te voeren, bijvoorbeeld 31/12/2003. Als de inventarisatie van de bezitscontrole over meerdere dagen verspreid was, geef dan de eerste dag van de inventarisatie op. Nadat u een geldige datum hebt opgegeven, gaat Adlib op zoek naar exemplaren die wel in de gemarkeerde selectie van records uit de catalogus of het Exemplarenbestand voorkomen, maar niet in de inventarisatie zijn opgenomen omdat ze missen of uitgeleend waren. Deze worden dan in een lijst weergegeven; als een exemplaar niet geïnventariseerd is, maar de status ervan op de dag van afdrukken Uitgeleend is, dan wordt dit bij het missende exemplaar in de lijst vermeld. Het is dus belangrijk dat er tussen (de eerste dag van) inventariseren en het afdrukken van het rapport geen uitgeleende boeken worden ingenomen, want die verschijnen dan als missend in het rapport (tenzij u in die periode elk ingenomen boek ook inventariseert).

11.15.Gegevens bezitscontrole


U kunt elke ooit uitgevoerde inventarisatie van een exemplaar terugvinden via het bestand Gegevens bezitscontrole in het bestandsmenu van Uitleenbeheer. Via de zoekingangen kunt u zoeken op Exemplaarnummer, Inventariseerdatum, of Recordnummer. Zo kunt u bijvoorbeeld controleren hoeveel exemplaren er op een dag geïnventariseerd zijn, of u kunt terugzoeken of een bepaald exemplaar al geïnventariseerd is, of wanneer u ook alweer begon met uw huidige inventarisatie.



1   2   3   4   5   6   7   8   9


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina