Databank tertiair onderwijs



Dovnload 0.67 Mb.
Pagina1/6
Datum25.07.2016
Grootte0.67 Mb.
  1   2   3   4   5   6

Beleidsdomein Onderwijs & Vorming

Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen
Afdeling Hoger Onderwijs




DATABANK TERTIAIR

ONDERWIJS

Technische beschrijving van het studentenbestand

Versie mei 2007

Deze brochure bevat een technische handleiding die voor ontwikkelaars bestemd is.

Ze bevat alle specificaties die nodig zijn om een correct studentenbestand aan te maken voor de hogeronderwijsinstellingen.
INHOUD

I. Inleiding pg. 4

A. wijzigingen t.o.v. versie mei 2005 pg. 5

B. concrete aanpak pg. 6

C. verloop van de telling pg. 6



II. Technische handleiding pg. 10

Deel 1 - procedures pg. 11



  1. testmogelijkheid pg. 11

  2. inhoud van de zending pg. 11

  3. bericht van verwerking pg. 11

  4. behandeling van correcties pg. 12

  5. wijzigbare velden pg. 13

  6. één registratiemodel voor alle opleidingen pg. 13

Deel 2 – gegevensbeschrijvingen pg. 15

A. structuur pg. 15



  1. formaat van de gegevens pg. 15

  2. inhoud van het bestand pg. 16

  3. recordstructuur van een bestand pg. 16

B. inhoud van de records pg. 18

  1. algemeen overzicht pg. 18

  2. uitgebreide beschrijving van de recordtypes pg. 23

  1. zending-header pg. 24

  2. bericht header pg. 29

  3. berichteinde pg. 42

  4. identificatiegegevens pg. 46

  5. studenteninformatie pg. 65

  6. inschrijvingsinformatie pg. 86



I. INLEIDING

I. INLEIDING

Deze inleiding bevat informatie over de achtergrond en de aanpak van het project DTO - DATABANK TERTIAIR ONDERWIJS.


Volgende aspecten van het project worden uiteengezet:


  • wijzigingen t.o.v. versie mei 2005




  • concrete aanpak.




  • verloop van de telling.


A. Wijzigingen t.o.v. Versie MEI 2005
Vanaf het academiejaar 2005-2006 sluit onze databank tertiair onderwijs aan bij de databank ‘lerende mens’ van het Departement Onderwijs. Hierdoor zenden de instellingen niet langer aparte bestanden met de identificatiekenmerken en de studenten- en inschrijvingsgegevens. In deze databank worden de DTO-inschrijvingen gecombineerd met de studentenidentificatiekenmerken. De identificatiegegevens worden éénmalig bijgehouden. Alle inschrijvingen worden hieraan gekoppeld. De unieke sleutel is het rijksregisternummer. Indien er geen rijksregisternummer voor een student is gekend, worden de inschrijvingen van een student gekoppeld aan zijn instelling/hoofdstructuur/stamnummer. Het is belangrijk dat het stamnummer in een instelling uniek is en niet wordt herbruikt voor een ander student.

BERICHT-HEADER
- 0005-04 bericht-header: SOORT GEBEURTENIS

wijziging restricties: gebeurteniscode 10610 wordt vervangen door 10620. Meer toelichting hierover staat onder punt C. Verloop van de telling.


IDENTIFICATIEGEGEVENS – recordtype 0134
Voor een optimale opzoeking en creatie van het “bis”-nummer voor studenten zonder rijksregisternummer, is het wenselijk dat voor alle buitenlandse studenten, behalve uit de buurlanden Nederland, Frankrijk, Duitsland en Luxemburg, de verblijfplaats in België wordt geregistreerd. De beschrijving in volgende velden die te maken hebben met de woonplaats is daardoor aangepast:

- 0134-13: straat woonplaats

- 0134-14: huisnummer woonplaats

- 0134-15: busnummer woonplaats

- 0134-16: postcode woonplaats

- 0134-17: landcode woonplaats
STUDENTENINFORMATIE – recordtype 135
Geen wijzigingen
INSCHRIJVINGSINFORMATIE – recordtype 136
Geen wijzigingen

Voor het invullen van een aantal velden kan u de codetabellen raadplegen op de DTO-website:



  • landcodes, nationaliteitscodes

  • conversies voor nationaliteiten/landen

  • lijst van de instellingsnummers van de secundaire scholen en de nummers van de afstudeerrichtingen georganiseerd in deze scholen

  • lijst met de instellingsnummers van de hogescholen en de nummers van de administratieve groepen georganiseerd door deze hogescholen

  • lijst met de instellingsnummers van de universiteiten en de nummers van de administratieve groepen georganiseerd door deze universiteiten

  • lijst met de instellingsnummers van het volwassenenonderwijs en de nummers van de afstudeerrichtingen van het secundair onderwijs georganiseerd in deze instellingen

  • lijst met de instellingsnummers van de instellingen hoger onderwijs voor sociale promotie en de nummers van de administratieve groepen georganiseerd door deze instellingen

  • lijst met administratieve groepen secundair onderwijs

  • lijst met administratieve groepen hogescholen

  • lijst met administratieve groepen universiteiten

  • lijst met administratieve groepen volwassenenonderwijs

  • lijsten met gebeurtenissen:
    gebeurtenissen onderwijsinstellingen (fusies, defusies, …)
    gebeurtenissen aangevuld met naam en adres van de betrokken instellingen
    gebeurtenissen zonder basisonderwijs


Het is de bedoeling dat u, voor wat betreft diploma’s behaald in het secundair en hoger onderwijs, informatie over administratieve groep, instelling en diplomajaar van de in uw instelling ingeschreven studenten teruggekoppeld krijgt, voor zover deze correct in DTO zitten.

Voor het secundair zijn de diplomagegevens voor het eerst teruggestuurd in januari 2007 voor de inschrijvingsgegevens van het academiejaar 2006-2007. Dit gebeurt met een terugzending via Edison, die aangekondigd wordt per e-mail.

B. Concrete aanpak
Aan de instellingen wordt gevraagd om hun studentengegevens op elektronische wijze aan het agentschap te bezorgen. Dit gebeurt door een bestand dat voldoet aan de specificaties in deze handleiding, naar het agentschap te zenden.
De instellingen kunnen het bestand met de studentengegevens rechtstreeks aanmaken vanuit hun eigen computersysteem.

De studentenadministratie van de instelling dient daartoe een interface-module te bevatten die het gevraagde bestand kan aanmaken. Deel 2 van de technische handleiding bevat de informatie om een interface te ontwikkelen.


De instelling verstuurt het studentenbestand via EDISON naar het departement Onderwijs aangemaakt zoals beschreven in deze technische beschrijving. EDISON is een softwarepakket voor elektronische communicatie van gestructureerde gegevens. Dit wordt in de loop van 2008 gemoderniseerd.
Voor technische vragen in verband met de Edison-software of voor het aanmaken van een elektronisch bericht via EDISON kunt u zich wenden tot de Edison-helpdesk:
02-553 90 90, e-mail: helpdesk.edison@ond.vlaanderen.be, en website: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/

C. Verloop van de telling
De bevraging van de hogescholen/universiteiten verloopt in vier fasen:
1. Voorlopige zendingen vanaf start academiejaar, gebeurtenis 10620
Vanaf het academiejaar 2004-2005 worden van het begin van het academiejaar tot 1 februari voorlopige zendingen gestuurd. Deze gegevens zijn dienstig voor de afdeling Studietoelagen, en andere afnemers van elektronische gegevens.

Tot en met het academiejaar 2006-2007 gebeurde dit met bulkzendingen via gebeurteniscode “10610”.



Vanaf het academiejaar 2007-2008 wordt gebeurtenis “10610” vervangen door gebeurtenis “10620”. Omdat het “in bulk” verwerken nadelen biedt wat betreft het snel beschikbaar stellen van gegevens, worden vanaf 2007-2008 de gegevens granulair verwerkt. Alle studenten die in geen van de drie recordtypes fouten bevatten worden bij een zending meteen opgeladen in de databank. Eén fatale fout verhindert het opladen van de hele zending dus niet meer. Studenten die wel fouten bevatten moeten wel gecorrigeerd worden, tot deze fouten verwijderd zijn, om opgeladen te worden. Een volgende situatie per student vervangt wel volledig de voorgaande situatie.
Gebeurtenis 10620 vervangt gebeurtenis 10610 vanaf het academiejaar 2007-2008.
2. Studententelling 1 februari, gebeurtenis 10600
In de maand januari ontvangen de instellingen een brief van de administratie waarin gevraagd wordt hun definitieve studentengegevens aan het agentschap te bezorgen. Het betreft hier de situatie zoals die zich effectief voordoet op 1 februari – gebeurtenis 10600 - van het lopende academiejaar (tellingsdatum 01/02). Per studenten worden steeds alle inschrijvingen gemeld, ook de afgesloten inschrijvingen.

Dit bericht moet wel volledig zijn, ook de voor 1 februari uitgeschreven studenten te bevatten, en mag geen fatale fouten bevatten om opgeladen te worden. Gebeurtenis 10600 staat eigenlijk los van gebeurtenis 10620. De controles op 10600 zijn ook strenger omdat het deze gegevens zijn die gebruikt worden voor allerlei beleidsvragen en statistieken.


3. Wijzigingen na 1 februari: opnieuw gebeurtenis 10620
De administratie bevriest in de loop van het voorjaar de situatie op 1 februari, en deelt de instellingen mee wanneer zij opnieuw voorlopige gegevens kunnen sturen, dienstig voor Studietoelagen of andere afnemers. Dit gebeurt tot 30/6 van het lopende academiejaar met gebeurteniscode 10620 voor het academiejaar 2007-2008.
4. Telling studieresultaten op 30 september: gebeurtenis 10400
I
Voor de telling van 30 september zendt u in principe wel minstens dezelfde studenten als op 1 februari aangevuld met de nodige wijzigingen, aanvullingen, rechtzettingen...
n de loop van de maand september ontvangen de instellingen een brief waarin gevraagd wordt hun gegevens met verworven credits, uitgereikte diploma’s, gegevens betreffende de inschrijvingen in het tweede semester en de inschrijvingen voor een examencontract aan het agentschap te bezorgen. Het betreft hier de situatie zoals die zich voordoet op 30 september van het aflopende academiejaar (tellingsdatum 30/9). Dit moet een volledig bestand dat alle geregistreerde studenten bevat voor het aflopende academiejaar, inclusief alle uitgeschreven studenten met hun volume aan opgenomen studiepunten, verworven credits, enz. Dit bestand vervangt alle voorgaande gegevens. Tot het academiejaar 2005-2006 werkte de telling van 30/9 als een “bijwerking” van de telling van 1 februari. De zendingen van 30/9 werden vergeleken met de reeds in DTO aanwezige gegevens van 1/2. Dit gaf echter een aantal problemen, zoals dubbele registraties. Vanaf september 2006 is daarom hiervan afgestapt: de zending van 30/9 vervangt volledig de situatie van 1 februari.
Het agentschap controleert de studentengegevens automatisch naar vorm en naar inhoud. Afhankelijk van het resultaat van deze controle ontvangt de instelling een bericht met een beschrijving van de gedetecteerde anomalieën. Dit kunnen zowel afwijkingen zijn ten opzichte van de in deze brochure gespecificeerde interface, als onvolledige of onjuiste gegevens. De instelling dient het foutieve bestand zo snel mogelijk te corrigeren en opnieuw naar het agentschap te zenden.
De identificatiegegevens mogen geen fouten bevatten. Ze zijn immers onontbeerlijk voor de verdere verwerking op het agentschap.
De gegevens vormen onder meer de basis voor longitudinale studies van studentenloopbanen, de basisgegevens voor diverse statistische publicaties zoals het statistisch jaarboek van het Vlaams onderwijs, het Vlaams onderwijs in beeld en het Vlaams onderwijs in cijfers. O.a. het aantal inschrijvingen, het aantal generatiestudenten of het aantal uitgereikte diploma's worden berekend o.b.v. de ingezonden gegevens.
Indien de zending van 1 februari geen fouten (meer) bevat, zal de instelling een elektronische versie ontvangen van het tellingsrapport UO1 (universiteiten) en HO1 (hogescholen) met vermelding van het aantal inschrijvingen op 1 februari. Indien de instelling niet akkoord gaat met de op de rapporten vermelde aantallen moet zij de gegevensbestanden aanpassen en een gecorrigeerde zending doen.
Als er geen fouten meer aanwezig zijn bij de telling 30 september ontvangt de instelling twee tellingsrapport:

- het aantal behaalde diploma’s.

- het aantal studenten met vermelding van het totaal aan opgenomen en verworven studiepunten voor alle studenten die een inschrijving genomen hebben, zelfs al hebben zij zich nadien uitgeschreven.

Indien de instelling niet akkoord gaat met de op het rapport vermelde aantallen moet zij uiteraard het bestand met de verworven credits en uitgereikte diploma’s aanpassen en een gecorrigeerde zending doen.


Zodra de instelling akkoord gaat met de vermelde aantallen ondertekent ze de tellingsrapporten ter bevestiging.
Ook tijdens de voorlopige zendingen zal u voortaan een voorlopig tellingsrapport ontvangen met vermelding van het aantal correct opgeladen studenten. Dit tellingsrapport is informatief, zodat u kan opvolgen hoeveel inschrijvingen reeds in de databank zijn opgenomen. Het hoeft niet getekend en teruggestuurd te worden.
Normaal gezien zijn het de gegevens na afloop van het academiejaar die als uiteindelijke basis zullen dienen voor het nieuwe financieringssysteem. Zodra hier meer details over beschikbaar zijn, zal dit worden meegedeeld.

In het kader van de nieuwe studiefinanciering is het voor de afdeling Studietoelagen belangrijk om het aantal studiepunten te kennen waarvoor een student zich inschrijft. Het nieuwe berekeningssysteem is onder andere afhankelijk van het aantal nieuwe/oude studiepunten dat een student opneemt in een academiejaar. Voor alle verder informatie over de studiefinanciering: http://www.ond.vlaanderen.be/studietoelagen/


Definities voor de velden 136-26 ‘nieuwe studiepunten’ en 136-27 ‘oude studiepunten’:

Nieuwe studiepunten zijn studiepunten van opleidingsonderdelen waarvoor de student in zijn voorbije studieloopbaan nog nooit ingeschreven is geweest en waarvoor de student zich in het komende academiejaar of semester inschrijft.

Oude studiepunten zijn studiepunten van opleidingsonderdelen waarvoor de student in het verleden reeds was ingeschreven en waarvoor de student het komende academiejaar of semester opnieuw is ingeschreven.


II. TECHNISCHE HANDLEIDING



  1   2   3   4   5   6


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina