Datum: 11 oktober 2006



Dovnload 49.66 Kb.
Datum16.08.2016
Grootte49.66 Kb.

Notulen

Datum: 11 oktober 2006

Soort: Algemene leden- jaarvergadering

Plaats: SooS

Tijd: 20.12 – 23.40

Aanwezig


Aftredend bestuur: Functie: Nieuw bestuur: R.v.C.:

Jennifer Hageraats * Voorzitter Vera Hoogendijk Martin Akkermans

Jolien Tiesma Secretaris Laurens Brouwer** Joyce Knops

Martin Steunebrink Penningmeester Remco van Egmond Mariëlle van der Schans

Jorge Fiebrich Vz. Evenementen Christiaan de Waal Dirkjan van Staalduijnen

Nicky Oudt Sociëteit Commissaris Kyra den Hartigh Dennis Lagerweij

Anja ter Elst
* zit de vergadering voor

** notuleert
Leden: 39

Machtigingen: 39

Donateurs: 18

Ereleden: 3

Beschermpersoon: 1

Opening

Jennifer opent om 20.12 de vergadering. Noemt het aantal aanwezige leden en machtigingen op. Volgens artikel 10 lid 2 van de statuten der NOVA dient ten minste 1/10 deel van het totaal aantal stemgerechtigde leden tegenwoordig of vertegenwoordigd te zijn. Er zijn 39 leden aanwezig en er zijn 39 machtigingen uitgeschreven. Er kunnen dus in totaal 78 stemmen worden uitgebracht. De vereniging telt op dit moment 438 stemgerechtigde leden. Er zijn dus voldoende stemgerechtigde leden aanwezig om de vergadering door te laten gaan.



Mededelingen





  • Er wordt gevraagd of er per acclamatie gestemd mag worden. Niemand is hier op tegen.

  • Er wordt gevraagd of de disputen hun dispuutverslagen bij het puntje ‘presentatie dispuutverslagen’ in willen leveren.



Ingekomen post





  • SinlooZ heeft 2 nieuwe leden geïnaugureerd. Hiervan is een film gemaakt, Paul Zwaan bied deze film aan het nieuwe bestuur aan.

  • Ronald van Haaren van Blauw Genootschap brengt de klepel van de bel boven de bar terug. Die had hij meegenomen tijdens de laatste SooS voor de JV.



Notulen vorige vergadering

Er zijn geen op/aanmerking op de notulen van de jaarvergadering van 2004. Deze worden dus goedgekeurd.



Jaarverslagen




Sociaal Jaarverslag


  • Sponsoring

Het contract was in eerste instantie voor onbepaalde tijd. Het is van beide kanten opengebroken

NOVA wilde de branche-exclusiviteit van UTS eruit halen en UTS wilde er een jaar contract van maken. Waarschijnlijk wordt dit contract wel verlengd.



          • ABN AMRO: Er is een nieuwe bank gevonden.

            • De ABN sponsort de bankkosten van €375,-

            • Verzendt de eerste WP gratis.

            • Bij verkoop van meer dan 14 pakketen krijgt NOVA ook nog €20,- per verkocht pakket.

            • Tevens krijgt ieder lid/donateur dat zo’n pakket opent een eenmalige korting van €20,- op zijn/haar lidmaatschap.

          • Vrumona:

            • Vrumona heeft dit jaar een bedrag van €680,67 gesponsord, dit staat gelijk aan het oude bedrag van Fl. 1500,-.

            • Zij kregen hiervoor terug: naamsreclame in de SooS, en een logo op posters van evenementen.

          • Multicopy

            • Mondelinge overeenkomst, drukt posters zonder opstart kosten en meestal zelfs voor een taart.

            • De WP wordt met 25% korting gedrukt. De tegenprestatie is een advertentie.

          • Attentio:

            • Attentio heeft één kant van shirts gratis gedrukt. Dit leverde € 1,68 per shirt op.

          • Haagsche Hogeschool

            • School heeft ook dit jaar weer Gas Water en Licht (GWL) gesponsord.

            • Bovendien waren zij een goede hulp voor als er problemen waren.

          • van Rhijn:

            • van Rhijn heeft de helft van de vergunning van de flipperkast betaald.

          • Enthoven Techniek

            • Betalen €150,- voor een banner op de NOVA site.

          • Ajilon

            • Hebben bij het BBQ-OP een auto verloot onder afstudeerders. De winnaar kon een jaar lang in de auto rijden als hij/zij solliciteerde en aangenomen werd. Verder sponsorden ze het evenement.
              Ze hebben een banner op de NOVA-site.

          • ADS United

            • Heeft een banner op de NOVA site. Elke keer als deze geladen wordt krijgt NOVA €15,-. Dat betekent ongeveer €300,- per jaar. Het contract loopt 5 jaar.

          • Dosign Engineering

            • Heeft een banner op de NOVA site. Betaalt NOVA € 750,-.

  • Bedrijvendag totaal is €2800,-

  • Totale sponsoring is €5935.32



        • Leden

          • Het aantal leden is afgenomen. Dit doordat alle niet betalende leden per 1 juli uitgeschreven zijn

          • Het ledenbestand is weer actueel.

        • DVB

          • Zij geven jaarlijks een DvB cadeau, dit jaar waren dat nieuwe CD spelers.

        • Contacten met andere studenten verenigingen.

          • Pallas-Athene:

          • Door drukte is er niet met Pallas geborreld.

        • Jolien bedankt verder de WP-commissie en de rest van de actieve leden.



Financieel jaarverslag





        • De penningmeester legt eerst de scheiding tussen de SOP en de SooS boekhouding uit.

        • De penningmeester zal alleen wat vertellen over de gearceerde hokjes, omdat deze interessant zijn.

        • Sop baten

          • Contributie: er waren veel leden waar de contributie niet bij kon worden geïncasseerd, deze zijn allemaal per 1 juli uitgeschreven.

          • Rente: de rente van de RvC rekening is een jaar eerder verkeerd berekend. Hierdoor is het bedrag anders dan begroot.

          • Sponsoring: dankzij de bedrijvendag en de verdere inspanningen van Jolien is dit ruim behaald.

        • SOP kosten

          • Bankkosten: deze zijn hoger dan begroot. De bankkosten vielen veel hoger uit vanwege problemen met het incassocontract.

Het incassocontract bij de ABN kon pas getekend worden nadat er een jaar bij de ABN gebankierd was.

          • Kosten media-com: dit is een nieuwe pc in het SOP dat veel door de media-com gebruikt zal worden om de WP samen te stellen.

          • Kosten shirts: er zijn veel leden- en Tappersgilde shirts gemaakt en verkocht. Een deel van de shirts is betaald door NOVA. Hierdoor vallen deze kosten hoger uit.

          • Overige kosten: dit is nog een deel belasting van een jaar eerder.

          • Porto kosten: is lager uitgevallen doordat de WP 1 door ABN AMRO is verzonden. Ook zijn de WP 3 en 4 samengevoegd.

          • Repro kosten: lager dan begroot wegens de samenwerking met Multicopy.

          • Telefoon kosten: school heeft de rekening van de telefoonkosten nog niet verstuurd. Waarschijnlijk gaat deze ook niet meer komen.

          • Vergunningen en KvK: de horecavergunning is op deze boekhouding gekomen.

        • Evenementen Kosten

          • Er is in het begin van het jaar zuinig aan gedaan met de uitgaven voor evenementen. Nadat halverwege het begrote bedrag van sponsoring gehaald was is er meer geld in de evenementen gestoken.

          • Bij BBQ-OP is de sponsoring niet meegenomen. Hierdoor zijn de daadwerkelijke uitgaven geen € 1730,- maar € 480,- geweest.

        • SooS baten

          • Overige inkomsten: de SooS is dit jaar een paar keer verhuurd, dit is terecht gekomen op overige inkomsten.

          • Winst flipperkasten e.d.: Deze is zeer ruim gehaald. De Penningmeester wordt hiervoor bedankt. Dat hij zoveel flipperde heeft een wisselwerking naar de leden toe gehad.

          • Winst verkopen: Dit jaar waren de winst verkopen in het begin van het jaar heel hoog. Rond de reces week was de winst verkopen al bijna gehaald. Het tweede half jaar was rustiger. Toch is de winst verkopen hoger uitgevallen dan begroot.

          • Afschrijving: er is een nieuw legaal muzieksysteem aangeschaft. Deze zal over 3 jaar worden afgeschreven.

          • Totaal is er € 5000,- winst gemaakt.

        • SooS kosten

          • Eigen verbruik: er is € 12,- over.

          • Kassa verschillen: is positief, dit komt door verkeerd aanslaan op de kassa.

        • SooS Balans

          • Debiteuren: dit is sponsorgeld dat nog binnen moet komen. Ook moeten er nog een aantal facturen van borrels door school worden betaald.

          • Crediteuren: dit bestaat uit geld dat de DIAS nog terug krijgt. NOVA heeft drank via Heineken besteld en daar is nog een deel van retour gegaan. Dit geld wordt door middel van een creditfactuur overgemaakt naar de DIAS.

          • Inventaris: dit is het nieuwe DJ-systeem.

          • Totaal is er door het SOP en de SooS € 10.539,14 winst gemaakt.

Vragen aan de Penningmeester (geschreven als vraag/antwoord)

V: Hoe zit het met het ABN Amro incasso contract?

A: Dirkjan verteld dat dit contract pas kan worden afgesloten na een jaar bankieren bij de ABN

V: Waarom kan er bij €25,- contributie €13480,- is binnengekomen?

A: Dit kan doordat er mensen zijn die een ABN pakket hebben genomen. Die krijgen korting. Die mensen betalen eenmalig maar € 5,- voor een jaar lidmaatschap.

V: Er wordt gevraagd hoe het zit met een vereniging die te veel winst maakt.

A: Dirkjan gaat erop in. Het klopt dat een vereniging niet te veel winst mag maken. Een vereniging is eigenlijk een goed doel en mag maar een bepaalde hoeveelheid winst maken.

De afgelopen 2 jaar is dat €10000,- geweest, dat is eigenlijk teveel. Over 5 jaar verdeeld mag er maximaal € 7500,- winst gemaakt worden.



Er volgt een discussie over de belasting die de SooS betaalt. Leden vragen zich af of er geen betere manier is om minder belasting te betalen, dat blijkt al uitgezocht te zijn en niet haalbaar voor NOVA.
De penningmeester wil zijn commissies bedanken voor hun inzet in het afgelopen jaar.
Hierna vertelt Martin Akkermans over de nieuwe manier van begroten. Hij legt uit dat er komend jaar per evenement wordt gekeken wat de ideeën zijn en wat deze kosten. Hierna word gekeken of dit financieel haalbaar is. Zo is er meer ruimte voor nieuwe en leuke ideeën en word er niet alleen maar in hokjes gedacht.

Hierna vraagt hij de kascommissie naar voren. Deze commissie bestaat uit 3 objectieve leden. Zij hebben een kijkje genomen naar de boekhouding

Het viel de kascommissie op dat er maar 3 feesten waren gegeven. Sponsoring-GWL was per abuis bij het SOP gezet, dit is veranderd. De bedrijven dag was goed voor de vereniging. Verder heeft de kascommissie geen aanmerkingen op de boekhouding en gaat akkoord met de boekhouding.

Heidi Peppelenbos, Koos Goedkoop en Martijn van de Goor geven hun goedkeuring betreffende de boekhouding van het boekjaar 2005-2006.
Rutger Vismans vraagt of er ooit nog een groot feest in school komt. Martin zegt dat het nieuwe bestuur dit mag proberen, mits er een sponsor voor gevonden word.
Ronald Kouwenhoven vraagt of de winst in een stichting buiten SooS kan. Dirkjan zegt dat dit belastingtechnisch heel moeilijk is.
Jaarverslag der Evenementen
De Voorzitter Evenementen vertelt over het jaar en laat een filmpje zien over de evenementen van het afgelopen jaar. Jorge vertelt dat hij liever had dat 20 mensen een leuk evenement hadden dan dat er 50 mensen waren die het minder naar hun zin hadden. Dit is volgens hem prima gelukt.
Vragen aan de Voorzitter Evenementen (geschreven als vraag/antwoord)

V: Rutger Vismans vraagt of dit filmpje ook op de site kan

A: Hier gaat Jorge voor zorgen

V: Walter Kuiper wil graag iets toevoegen. Hij vindt grote feesten belangrijk en een goed pr-middel voor de Haagsche Hogeschool

V: Carolien van der Lans vraagt waarom er maar 1 cabaret avond was.

A: Er waren er 2, waarvan 1 in samenwerking met de DIAS
SooSciaal jaarverslag


  • De SooSbaas bedankt al zijn commissies, en is trots op ze.

  • De SooSbaas vertelt wat hij het afgelopen jaar heeft weggewerkt.

Kleine impressie:

  • 35 stoelen, dit waren de oude, we kregen nieuwe van een lid.

  • 65 lampjes

  • 365 bierglazen

  • 10 bier afschuimers.


Martin Akkermans (Voorzitter RvC) vraagt aan de leden van s.v. NOVA om goedkeuring van het bestuur 2005-2006. Niemand is hier op tegen, dus worden zij goedgekeurd.
Nieuwbouw Delft
De plek voor de SooS is nu definitief bekend. De SooS zal in de kelder komen.

De sloop van het gebouw dat er nu staat is begonnen. In augustus 2007 begint de bouw van het nieuwe pand. September 2009 staat vooralsnog gepland voor de verhuizing.


In de nieuwe kelder zal geen sprinklerinstallatie komen. Er komt een dubbele deur als vluchtweg.

In de SooS komt een kelder bier installatie achter een glazen wand. Hierdoor blijft een stukje techniek zichtbaar.

De bar wordt het middelpunt van de nieuwe SooS. Hij zal weer rond worden zodat van alle kanten goed overzicht kan worden gehouden.

Via een glaswand en de vide komt er licht in het kantoor.


De begroting voor de nieuwe SooS kan grofweg verdeeld worden in 3 delen. Deze zijn: bar, licht/geluid en keuken. Hier zal de werkgroep de komende tijd mee aan de slag gaan.
Er komt een vraag van Rutger Vismans uit de zaal. Hij vraagt zich af hoe NOVA zich daar gaat profileren. Dennis geeft aan dat hier wel al over nagedacht is, maar dat er nog geen concrete plannen voor zijn.
Benoemen Erelid


  • Ingmar Breunesse wordt voorgedragen als erelid.

  • De reden is dat hij veel voor NOVA heeft betekend. Zo heeft hij 2 keer geholpen een nieuwe SooS te ontwerpen. Ook is hij mede oprichter van het DvB.

Ingmar krijgt als waardering in de vorm van een bordje van rvs met een inscriptie.

Hij weet niet zo goed wat hij moet zeggen. Toen hij 9 jaar geleden voor het eerst in de SooS kwam voelde hij zich thuis en nu nog steeds. Erelid is echt een eer!


Presentatie Dispuutverslagen


  • Androlupia komt naar voren. Zij hebben een succes bordje voor het nieuwe bestuur

  • SinlooZ heeft 3 nieuwe leden. Ze proosten samen met het nieuwe bestuur met oranje bitter.

  • Van Dionysos komt Youri Nattekaas een blikje ansjovis brengen. Dit in plaats van de levende exemplaren.

  • Skaenderi komt het verslag brengen en wenst het nieuwe bestuur succes.


Formatie RvC
Joyce Knops, Marielle van der Schans en Martin Akkermans zullen de RvC gaan verlaten. Ze worden bedankt voor als de jaren Nova inzet. Ze bedanken iedereen voor alle steun en leuke momenten. Hierna krijgen ze van het bestuur een bedankje voor hun inzet voor de vereniging.

Dennis zal de nieuwe voorzitter worden. Hij neemt de voorzittersmap van Martin over.

De RvC wil graag door met 6 mensen en er dus 3 nieuwe mensen bij vragen. Dit omdat er veel te doen is voor de nieuwbouw. Heidi Peppelenbos, Nicky Oudt en Jennifer Hageraats zullen zitting nemen in de RvC.
Dennis gaat nog in op een aantal financiële zaken.

Het is de bedoeling dat er € 5000 winst word gemaakt voor de nieuwe SooS.

Erwin de Villeneuve vraagt of de uitgaven nu per kwartaal gaan worden bekeken?

Dennis zegt dat er gewoon per evenement wordt gekeken wat er realistisch is. Eigenlijk is het bestuur dus vrij in het uitgeven. Martin gaat er nog op in: Als het bedrag past in de begroting past dan mag het.


Het nieuwe muziek systeem is gekocht omdat NOVA professioneler wil worden met het oog op de verhuizing naar Delft. Dit willen we ook doen met de software. Voordeel is ook dat er geen risico meer is voor boetes.

We gaan ook met mensen van buiten de vereniging naar de boekhouding kijken en waar nodig aanpassingen verrichten.


In de Pauze wordt de NOVArassing gepresenteerd.
Formatie bestuur 2005-2006


  • Jennifer wil haar commissies van het afgelopen jaar bedanken.

  • Jennifer stelt de nieuwe voorzitter voor: Vera Hoogendijk

  • Vera stelt het nieuwe bestuur voor:

    • Laurens Brouwer Secretaris

    • Kyra den Hartigh SooSbaas

    • Remco van Egmond Penningmeester

    • Chris de Waal Voorzitter Evenementen.

  • Jennifer vraagt het nieuwe bestuur goed te keuren. Hier is niemand op tegen. Dus wordt het nieuwe bestuur goedgekeurd.

  • De blouses worden gewisseld.


Rondvraag
Walter Kuiper wil weten of er budget is voor kapotte dingen. De subwoofers blijven namelijk stuk gaan en moeten vaak vervangen worden. Dirkjan geeft aan dat als bestuur iets wil het altijd bespreekbaar is.

Rutger Vismans vraagt wat er gedaan gaat worden aan de rustige SooSen. Vera geeft aan dat het bestuur voor elke SooS een thema wil verzinnen.


Afsluiting
Vera sluit de vergadering om 23.40



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina