De verbeelding op orde de integratie van csd in iisg



Dovnload 33.73 Kb.
Datum27.09.2016
Grootte33.73 Kb.
De verbeelding op orde

de integratie van CSD in IISG


Aloys Gronert, Jan van der Hoef, Eric de Ruijter, Joke Zwaan
m.m.v. Ron Berkepeis en Cees Smit
5 februari 1999
INHOUDSOPGAVE

1. Het ontstaan van de projectgroep

1.1 Collectie

1.2 Plannen

1.3 Projectopdracht
2. Plan van aanpak

2.1 Afgrenzing

2.2 Fasering

2.3 Thesaurus

2.4 Clavis
3. Resultaten

3.1 Werkzaamheden

3.2 Samenwerking
4. Aanbevelingen en ervaringen

4.1 Algemene aanbevelingen

4.2 Gids
Bijlage 1-3: tabellen ontsloten/niet ontsloten collecties [pdf, 23kb]

Bijlage 4: werkverslagen


1.HET ONTSTAAN VAN DE PROJECTGROEP
1.1 Collectie
Begin jaren zeventig werd aan de Universiteitsbibliotheek Amsterdam (UB) een afdeling in het leven geroepen onder de naam Sociale Documentatie. De afdeling ging zich bezighouden met het verzamelen van (klein) materiaal dat nog niet door de UB verworven werd. De eerste belangrijke collectie die bij de afdeling werd ondergebracht was het provo-archief dat in 1969 door de UB was aangekocht. De eerste conservator was Sjoerd Wartena, die na enige tijd werd opgevolgd door Tjebbe van Tijen.
In de loop van de tijd werd een grote collectie opgebouwd op het gebied van alternatieve en sociale bewegingen, zoals underground- en jongerencultuur, studenten-, kraak- en buurtbeweging, antikernenergie- en new agebeweging. De acquisitie kon soms breed uitwaaieren tot toerisme, mode en porno. Ook het materiaal was divers: archieven, documentatie, brochures, foto's, platen, pamfletten, boeken, affiches, video's en geluidsmateriaal.
In 1990 is de afdeling, bekend als CSD, ondergebracht bij het IISG. Het provo-archief en de sociale bewegingen sloten nauw aan bij de IISG-collectie. Het CSD-materiaal legde meer het accent op culturele veranderingen en onderscheidde zich daarin van de (oudere) IISG-collectie die meer politiek georganiseerd is. Tjebbe van Tijen heeft na de overdracht de acquisitie voortgezet, eerst op detacheringsbasis, later in dienst van het IISG. Het IISG beloofde in de overeenkomst als een "goed huisvader" de collectie te onderhouden en verder toegankelijk te maken.
1.2 Plannen
Binnen het IISG nam de collectie een onduidelijke en geïsoleerde positie in. Het materiaal werd via een eigen Clavis-database op een documentaire manier ontsloten, die anders was dan de gangbare IISG-ontsluiting. In juni 1997 werd er, naast plannen voor een multimediale CD-rom-serie over de jaren '60 met het CSD-materiaal als basis, na een globale inventarisatie een projectgroepje gevormd voor de integratie van de CSD-collectie in de IISG collecties.
De projectgroep mikte in zijn eerste voorstel van 20 augustus 1997 op een globale ontsluiting, een gedrukte collectiegids, een digitale, multimediale on-line raadpleegbare presentatie en suggesties voor verdere acquisitie. Deze plannen werden echter te ambitieus bevonden en in een tweede voorstel werd het project aanzienlijk beperkt.
1.3 Projectopdracht
De goedgekeurde projectopdracht van november 1997 luidde: "de ontsluiting van de gehele collectie in Advance en een gedrukte collectiegids", met behoud van de onderlinge samenhang. Het project ging uit van vijf personen die vanaf 1 januari 1998 een jaar lang één dag per week aan het project zouden besteden.
De projectgroep werd samengesteld uit de drie ontsluitingsafdelingen. Er zaten twee medewerkers van archieftechniek in: Cees Smit (coördinator) en Jan van der Hoef, twee van bibliotheektechniek: Joke Zwaan en Aloys Gronert, en één medewerker van ontsluiting Beeld en Geluid, Eric de Ruijter. Het hoofd archieftechniek trad als opdrachtgever op.
Het projectteam heeft de laatste maanden hulp van de afdeling BTBS gekregen in de persoon van Ron Berkepeis. Verder besloot Cees Smit halverwege het jaar zijn baan op te zeggen en staakte hij ook zijn medewerking aan het project.
Top
2. PLAN VAN AANPAK
2.1 Afgrenzing
Een van de eerste problemen bij het aanpakken van de CSD-collectie betrof de grenzen van de collectie. Wat valt onder de CSD-collectie en wat niet? Zoals misschien duidelijk is uit de voorgeschiedenis stamt het materiaal uit diverse periodes.
(1) Er is een kerncollectie die eigendom is van de UB en die in 1990 in bruikleen is overgedragen aan het IISG. (2) Vervolgens heeft Tjebbe van Tijen in dienst van de UvA met IISG-geld materiaal verzameld. (3) Vanaf 1 februari 1993 heeft Tjebbe het werk in dienst van het IISG voortgezet. (4) Daarnaast komt er ook na het einde van zijn dienstverband in november 1998 nog materiaal binnen. (5) Tenslotte is een deel van het materiaal op de UB achtergebleven en er kunnen zich nog enkele stukken bij Tjebbe thuis bevinden.
De afgrenzing heeft een juridische en een praktische kant. Het bepalen van de (juridische) eigendomsrechten staat los van de ontsluiting. Het meegeven van een CSD-kenmerk (de CSD library-code) aan de beschrijving maakt het niet tot UB eigendom. De oorspronkelijke bruikleencollectie is globaal beschreven.
Het materiaal uit de verschillende periodes hoort inhoudelijk bij elkaar dus het is praktisch om alles wat tot 1998 door bemiddeling van Tjebbe binnengekomen is CSD te noemen. De grens trekken we dan bij de ingangsdatum van het project, 1 januari 1998. Het project is een soort achterstandsproject, wat op 1 januari 1998 in huis was valt onder het project. Het OntsluitingsOverleg heeft bevestigd dat aan nieuw materiaal geen CSD kenmerk meer wordt toegekend tenzij het een aanvulling is op een reeds aanwezige collectie. Het aanwezige, maar nog niet ontsloten materiaal (genoemd in de bijlagen) krijgt uiteraard wel een CSD-kenmerk.
2.2 Fasering
In overeenstemming met de projectopdracht hebben we besloten de eerste twee maanden voor de oriëntatie en voorbereiding te gebruiken.
In januari moest de collectie zo goed mogelijk geïnventariseerd worden en februari was bestemd voor overleg over het beschrijvingsformat en het gebruik van de thesaurus.
Daarna kwam de uitvoeringsfase. Uit de inventarisatie bleek dat de collectie op materiaalsoort geordend was dus het lag voor de hand ook per materiaalsoort te ontsluiten. De cassettes was een duidelijk afgeronde collectie zonder veel inhoudelijke ontsluiting (veel muziek). We hebben besloten de cassettes als een soort pilot te beschouwen om ervaring op te doen.
In april hebben we een planning voor de rest van het jaar gemaakt, die later nog een keer herzien is. De gevolgde werkwijze was dat twee mensen met een materiaalsoort aan de slag gingen en daarvoor eerst een plan van aanpak presenteerden aan de anderen. Van deze deelprojecten zijn verslagen opgenomen in bijlage 4.
De als fase drie in de projectopdracht genoemde vervaardiging van de collectiegids hebben we voor ons uitgeschoven. Het had immers weinig zin de collectie in een gids te beschrijven zolang die niet enigszins onder controle was. Het was de bedoeling de grote collecties in november af te ronden, december te besteden aan kleine afrondende klusjes en de opzet van het verslag. In januari zouden het verslag en de aanbevelingen klaar moeten zijn.
2.3 Thesaurus
Bijzondere aandacht verdiende de inhoudelijke ontsluiting. De CSD-collectie is sterk geconcentreerd rond bepaalde thema's en niet zozeer op organisatieniveau ontsloten. In de eigen CSD ontsluiting was het materiaal dan ook verdeeld in 31 hoofdrubrieken. Aangezien veel door middel van groepsbeschrijvingen ontsloten zou worden was het zaak het materiaal met thesaurustermen toegankelijk te maken.
In overleg met Jenneke Quast en het OntsluitingsOverleg is besloten de thesaurus van Beeld en Geluid aan te passen voor het CSD materiaal. De hoofdrubrieken van CSD zijn omgezet en vormen de basis voor de meeste groepsbeschrijvingen. Dat maakt het mogelijk de diverse materiaalsoorten met elkaar te verbinden. De CSD-rubrieken en de B&G-thesaurus bleken elkaar redelijk te dekken. Er waren een paar nieuwe termen nodig als spiritualiteit, subcultuur en voeding en wat nieuwe verwijzingen.
2.4 Clavis
Een groot deel van het CSD-materiaal is beschreven in Clavis, een door Tjebbe van Tijen ontwikkeld database-systeem. Clavis bevat veel informatie, maar dekt maar een deel van collectie en is niet voor bezoekers toegankelijk. Het bleek mogelijk de records in Clavis om te zetten naar WP zodat lijsten gemaakt konden worden. Toch zou het zonde zijn de zoekmogelijkheden van Clavis niet te gebruiken.
Ons uitgangspunt was dat de informatie in Clavis zoveel mogelijk benut zou worden, maar dat nieuw materiaal zoveel mogelijk volgens de IISG richtlijnen beschreven zou moeten worden. De globale beschrijvingen in GEAC zouden aangevuld kunnen worden met gedetailleerde lijsten uit Clavis. Daarmee moest nog wel gekeken worden hoe de lijsten er op papier uit kwamen te zien.
Een oplossing zou zijn de lijsten via Internet aan te bieden en doorzoekbaar te maken. Dat biedt ook mogelijkheden om te zijner tijd koppelingen aan te brengen met GEAC (Geopac/Geocat) en eventuele andere bestanden. Zie verdere oplossingen bij de suggesties in hoofdstuk 4.
Top
3. RESULTATEN
3.1 Werkzaamheden
De inventarisatie was de eerste stap om het materiaal onder controle te krijgen. Gezien de grote hoeveelheid was een van de eerste afwegingen een evenwicht te vinden tussen een tijdrovende bruikbare beschrijving en een minimale nietszeggende ontsluiting.
De cassettes die we het eerst aangepakt hebben neigden meer naar het eerste. De andere deelcollecties zijn dan ook globaler ontsloten met verwijzing naar de Clavis-lijst. De beschrijving kostte echter niet de meeste tijd. Het meest tijdrovend was het zogenaamde voorwerk: het ordenen, ompakken en nummeren. Op deze manier zijn de grammofoonplaten, de handbibliotheek, de periodieken, de brochures, de affiches en de uitgeversfolders grotendeels verwerkt.
In de bijlage 1,2 en 3 zijn per afdeling overzichten opgenomen van welke collecties verwerkt zijn en wat nog gedaan moet worden. Bijlage 4 geeft een gedetailleerder verslag van de verwerkte collecties.
Niet al het materiaal is even gedetailleerd ontsloten, maar de collectie is wel onder controle. Het is nu duidelijk wat aanwezig is, maar ook hoeveel er nog gedaan moet worden. Een grote hoeveelheid extra werk komt nu op het bord van de ontsluitingsafdelingen te liggen.
In GEAC zijn nu de meeste boeken, periodieken, beeld- en geluidsdocumenten als groepsbeschrijvingen te vinden. Dat heeft als nadeel dat er niet op titel gezocht kan worden en vergelijkbaar IISG-materiaal mogelijk anders ontsloten is. De groepsbeschrijvingen zorgen vaak maar voor een heel beperkte ontsluiting. Aan de andere kant is het voor bepaald materiaal (poëzie, stripboeken) juist een voordeel dat het op trefwoord ontsloten is en niet per titel. De onderlinge samenhang is in stand gebleven door het gebruik van thesaurustermen, die de CSD hoofdrubrieken vervangen. Daarnaast zijn de verzamelingen binnen CSD zoals gebruikelijk door een collectiecode bijeengehouden.
Aan de ontsluiting van archieven heeft de projectgroep niet veel tijd besteed, omdat deze in het verleden al voor een belangrijk deel waren ontsloten. De projectgroep heeft de prioriteit gelegd bij die delen van de CSD collectie die het minst toegankelijk waren. De ontsluiting van archieven is echter - op een lager pitje - ook dit jaar doorgegaan. Afgeronde archieven zijn ingevoerd in het archiefformat van Advance en fysiek naar het archiefmagazijn overgebracht. Daarnaast zijn er, zoals gewoonlijk, per verzameling uitdraaien gemaakt van de beschrijvingen uit Clavis, die vervolgens, voorzien van inleiding en titelblad, als een Voorlopige Lijst zijn verspreid op de studiezaal en elders in het gebouw.
Ze zijn in die zin voorlopig dat ze afwijken van de traditionele IISG-beschrijvingen, maar daar staat tegenover dat het karakter van de CSD-Verzamelingen ook verschilt van de traditionele IISG-archieven.
De huidige stand van zaken van de verwerking van archief en verwant materiaal is samengevat in bijlage 3. Op dit moment zijn 94 verzamelingen beschreven in Clavis en ingevoerd als record in Advance. Van 50 verzamelingen is een plaatsingslijst of voorlopige lijst gemaakt. Afgezien van enkele kleine verzamelingen, zit het grootste werk nu nog in een beperkt aantal grotere collecties.
Het grootste deel van het CSD-materiaal is fysiek overgebracht van het nul-niveau naar een min of meer definitieve plaats in de magazijnen op de tweede (B&G), derde (archief) en vierde verdieping (bibliotheek).
3.2 Samenwerking
De projectgroep had één dag per week tot zijn beschikking en dat was ook wel nodig. In het begin heeft het aardig wat tijd gekost voor we op één lijn zaten. Eén van de gevolgen van de projectmatige aanpak over de afdelingen heen is dat verschillende manieren van werken met elkaar geconfronteerd worden. Samenwerken betekende ook elkaar inwerken in andere materialen, systemen en formats.
Met name de thesaurus en de mate van ontsluiting leverde veel discussie op. Daarin week de CSD-collectie af van wat bij het IISG gebruikelijk is. Het CSD-materiaal werd rond thema's verzameld en was toegankelijk via rubrieken en termen. Op het IISG is juist de laatste jaren de onderwerpsontsluiting steeds meer losgelaten.
Het bleek niet mogelijk lang bij de ontsluiting stil te staan. In hoofdstuk 4 geven we een aantal suggesties ten aanzien van dit onderwerp. Het was moeilijk veel van de bestaande regels af te wijken. We zijn over het algemeen pragmatisch te werk gegaan rekening houdend met de achtergrond van CSD en IISG.
Bij de daadwerkelijke ontsluiting van het materiaal hebben we meestal in tweetallen gewerkt. Dat is prettig om te overleggen en er is een mogelijkheid om elkaar te corrigeren zonder dat het remmend werkt. Meestal was een persoon vertrouwd was met het materiaal en iemand van een andere afdeling die vertrouwd gemaakt werd.
Top
4. AANBEVELINGEN EN ERVARINGEN
4.1 Algemene aanbevelingen
A. Het werken over meerdere afdelingen heen heeft de grenzen tussen de afdelingen niet helemaal doen wegvallen. Wij hebben de materialen over het algemeen gescheiden verwerkt. Wat beschrijving betreft is er meer integratie, de verschillende formats kruipen steeds meer naar elkaar toe. Het maakt soms niet zoveel meer uit in welk format er beschreven wordt omdat de meeste tags overal bruikbaar zijn.
Met name de groepsbeschrijvingen en archiefbeschrijvingen naderen elkaar. De groeps- en archiefbeschrijvingen zouden meer op elkaar afgestemd kunnen worden wat betreft annotatie, gebruik thesaurus en collectiecode. Daarnaast zou er bij de groepsbeschrijvingen op de afdelingen Registratie en B&G meer gebruik gemaakt kunnen worden van (archief)lijsten. Er moeten dan ook afspraken gemaakt worden over een vergelijkbare indeling en opmaak.
Daarnaast is het denkbaar dat collecties met een sterke interne samenhang één beschrijving krijgen en meerdere verschillende signaturen, met een verwijzing naar eventuele (plaatsings)lijsten. Er zullen dan wel goede afspraken gemaakt moeten worden over waar de ontsluiting plaatsvindt en in welk format dat moet gebeuren.
B. Net als het bibliotheekmateriaal soms meer met de ogen van een archivist bekeken kan worden geldt ook het omgekeerde. De CSD collecties zijn voor een belangrijk deel niet als traditionele 'archieven' (in de betekenis van 'neerslag van werkprocessen') te beschouwen. Veel verzamelingen bestaan uit documentatiemateriaal, dat soms door CSD zelf is verzameld, en waarvan het vaak niet zinvol is dat volgens de normale archiefregels te ordenen en te beschrijven. Het verdient aanbeveling nader te onderzoeken hoe dit soort documentatiemateriaal, dat wat betreft verwerking tussen de afdelingen Archief- en Bibliotheektechniek inhangt, in de toekomst verwerkt zou moeten worden.
C. De keuze voor stuks- en groepsbeschrijvingen moet goed afgewogen worden. Bij het CSD-materiaal is veel gebruik gemaakt van groepsbeschrijvingen, maar de marginale (soms minder interessante) items vormden vaak een probleem omdat ze niet onder te brengen waren in die beschrijvingen. Ze moesten dan vaak per stuk beschreven worden, terwijl de interessantere items in de groepsbeschrijvingen bleven zitten.
Daartegenover staat dat een stuksgewijze ontsluiting ook niet altijd beter is. Voor sommige boeken heeft een inhoudelijke groepsbeschrijving duidelijk een meerwaarde boven een formele beschrijving op titel. Bij bijvoorbeeld poëzie, strip-, reis-, kinder- en kunstboeken valt het te overwegen meer groepsgewijs te ontsluiten ook al heeft dat nadelen ten aanzien van de ontdubbeling en het gebruik van het magazijn. Er zouden voor deze boeken bijvoorbeeld boeken- of brochuredozen gereserveerd kunnen worden. Bij cryptische boektitels zou soms het gebruik van thesaurustermen op zijn plaats zijn.
D. Wat de acquisitie betreft is het de vraag in hoeverre de CSD-collectie afgesloten is. Moeten bijvoorbeeld nieuwe uitgeversfolders nog verder verzameld worden. Ten aanzien van een aantal onderwerpen die niet tot de kerncollectie van het IISG behoren, zoals stripbladen, jongerencultuur, new age en erotica, bevat de CSD-collectie interessante aanzetten. Het is voorstelbaar dat het IISG niet op al deze onderwerpen blijvend gaat acquireren, wel lijkt het de moeite waard dit materiaal voor de periode 1960-1985 aan te vullen. Op deze manier zou de sterke kant van de CSD-collectie - het vastleggen van een tijdsbeeld - nog meer uit de verf kunnen komen.
E. De Clavis-lijsten zijn als experiment overgezet naar Asksam en via ID toegankelijk op Internet. Dat betekent dat er op woorden of combinaties gezocht kan worden maar de presentatie is nog niet perfect. Het is mooi als bezoekers deze mogelijkheid kunnen benutten maar er zal nog tijd gestoken moeten worden in een goede inleiding tot de Clavis-lijsten: hoe moet je zoeken en wat kan je verwachten. Dat is misschien nuttiger dan verder tijd aan papieren lijsten te besteden.
Om de mogelijkheden van Internet optimaal te benutten zou het goed zijn als CSD een eigen plek kreeg op de IISG site (eventueel via Project 2003). Daar kan dan algemene informatie over de collectie komen te staan en eventuele koppelingen met andere lijsten en GEAC.
F. Een deel van de CSD-collectie, voornamelijk periodieken, bevindt zich nog op de UB. Het betreft materiaal dat soms niet in de catalogus als CSD-collectie herkenbaar is. Op zich maakt het niet uit of het daar bewaard wordt of op het IISG als het maar goed toegankelijk is. Het zou mooi zijn als alle titels achterhaald konden worden en een lijst daarvan toegevoegd kon worden aan de overige lijsten. Misschien is dat iets voor een stage-opdracht.
G. De samenhang van het materiaal is bij CSD erg belangrijk, maar dat geldt ook voor veel IISG-collecties. Materiaal afgescheiden van een archief moet altijd terug te leiden zijn tot dat archief. In elk geval is het van belang bij boeken, periodieken en B&G-materiaal ruimhartig de collectiecode te gebruiken. In sommige gevallen, zoals bij bepaalde CSD-kunstverzamelingen, is het splitsen op materiaalsoort zelfs niet raadzaam. Het gesplitste materiaal heeft los vaak weinig betekenis.
H. Het gebruik van Clavis voor niet-archief-materialen is in principe afgesloten. Nieuw materiaal wordt op de IISG manier verwerkt. Zolang Clavis niet definitief in een ander zoeksysteem is omgezet moet het wel in stand blijven om de wijzigingen bij te houden. Het gebruik van Clavis voor de ontsluiting van archieven zou voorlopig moeten kunnen doorgaan, maar moet per geval bekeken worden en op termijn afgebouwd.
I. Aangezien bij de CSD-collectie de inhoudelijke ontsluiting belangrijk is is ook een goede thesaurus van belang. Wat dat betreft is het jammer dat op het moment in GEAC niet hiërarchisch te zoeken is. De specifiekere termen worden niet meegenomen in de overkoepelende termen.
4.2 Gids
Ondanks dat het maken van een (papieren) gids in de planning stond willen we dit punt hier bij de aanbevelingen zetten. Pas als de collectie volledig ontsloten is en een vaste plaats heeft heeft een gids zin. In alle nieuwe beschrijvingen is het veld "581 CSD" toegevoegd om de CSD beschrijvingen met uitsluiting van de per stuk beschreven boeken en tijdschriften, te kunnen uitdraaien. Het uitdraaien van de aanwezige beschrijvingen in GEAC in ruwe vorm is echter nauwelijks zinvol. Op het moment bieden het inventarisatieverslag en de lijsten op de studiezaal voldoende zicht op de collectie. Een gids vereist meer werk, al kan afgevraagd worden of de meeste tijd niet beter besteed kan worden aan een goede presentatie op Internet.
Wij denken dat er een aantal mogelijkheden zijn voor een gids. De keuze zal afhankelijk zijn van de situatie van ontsluiting en de beschikbare hoeveelheid geld en tijd.
a. de meest realistische (minimum)variant: een verzameling prints/kopieën in een werkuitgave. Als de GEAC beschrijvingen uitgedraaid kunnen worden in WP en geredigeerd zijn kan er binnen een aantal weken een eenvoudige werkuitgave samengesteld worden.
b. een collectiegids zoals de IISG-archievengidsen heeft meer cachet, maar zal beslist een lange tijd in beslag nemen. Daar moet weer een nieuw projectvoorstel voor geformuleerd worden.
c. een CD-ROM, zoals in eerdere plannen al geopperd is, biedt veel mogelijkheden, die uitermate geschikt zijn voor het CSD-materiaal. Op deze manier kunnen verschillende materiaalsoorten met hetzelfde onderwerp aan elkaar gekoppeld worden. Buiten de gegevens die in de collectiegids (onder b.) aangeboden worden is er de mogelijkheid geluidsfragmenten, filmpjes en beeldmateriaal toe te voegen waardoor de onderlinge samenhang die juist bij de CSD-collectie zo belangrijk is, benadrukt wordt. De ervaring met het uitgeven van CD-ROMs, en zeker met beeld en geluid, is echter nog beperkt. Er zal dus een geheel nieuw projectvoorstel voor geformuleerd moeten worden. Blijft de vraag of een CD-ROM meer te bieden heeft dan een goede presentatie op internet.



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina