Dienstverlenende activiteiten



Dovnload 38.65 Kb.
Datum20.08.2016
Grootte38.65 Kb.

Dienstverlenende activiteiten

Indeling:



  • Doorstroming van eigen goederen

  • Doorstroming van goederen van derden

  • Beschikbaarstellen van quasi-goederen

  • Inkoop van quasi-goederen bij derden

  • Eigen waardecreatie

  • Beschikbaarstellen van capaciteit

  • Beschikbaarstellen van ruimte en materieel

  • Beschikbaarstellen van personeel

  • Overige dienstverlenende activiteiten



Doorstroming van eigen goederen


Goederenbeweging aanwezig en kan worden ingezet voor controle.

Huishouding koopt goederen in, slaat deze op en verkoopt ze. Er is geen sprake van een handelsonderneming, maar een huishouding die als een soort van intermediair optreedt voor derden.


Een voorbeeld is een uitgeverij van boeken. Zij regelt voor auteurs dat boeken worden gedrukt en bij boekhandels worden afgezet.

Belangrijk aspect is registratie per titel.



Opslag van de gedrukte boeken die nog moeten worden verkocht kan bij de uitgeverij plaatsvinden, maar gebeurt ook vaak bij een centraal opslaghuis. In dat laatste geval kan de accountant bij het centrale opslaghuis gaan inventariseren, maar vanwege de grote hoeveelheden die vaak in het centrale opslaghuis liggen (van verschillende uitgevers) kan dit problemen opleveren. De accountant kan in dat geval slechts gebruik maken van de periodieke opgaven die het centrale opslaghuis doet over de aantallen boeken per titel per uitgever en de accountantsverklaring bij het centrale opslaghuis waarin expliciet is vermeld dat de AO/IC rondom het voorraadbeheer van goede kwaliteit is. De openbaar accountant van de uitgever kan de inventarisaties bij het centrale opslaghuis bijwonen.

Complicerende factor: presentexemplaren, waarbij geen opbrengsten zijn. Controle op de juistheid is belangrijk.


Indien het gaat om het uitgeven van periodieken (kranten, tijdschriften ed), dan moet het volgende onderscheid worden gemaakt:

  • Levering via winkels, kiosken ed: registratie van aan de winkels, kiosken afgeleverde goederen. Indien deze tussenpersonen goederen over heeft retourneren zij deze. Dit is een verstoring van de goederenbeweging en dient goed gecontroleerd te worden. Er zal een registratie moeten zijn van retour ontvangen goederen.

  • Levering aan consumenten. Dit gaat op grond van afgesloten abonnementen. Registratie van abonnementen is erg belangrijk. Het gaat dan ook om standenregisters per te onderscheiden periode (dagelijks, maandelijks, kwartaal). De accountant controleert de mutaties in standenregisters, sluit standenregister aan met abonnementenregistratie, alles tbv volledigheid opbrengsten. Daarnaast zijn aflevergegevens belangrijk. Veelal wordt van de huishouding die de goederen bezorgd (MediaExpress, PTTPost) een afrekening ontvangen.

Organisaties waar wel een goederenbeweging is te onderkennen, maar deze niet het grootste gedeelte van de opbrengsten bepaald is in de horeca.

De accountant zal hier op zoek gaan naar andere controlemiddelen, in dit geval de AO/IC. De belangrijkste is de functiescheiding die in de huishouding moet zijn aangebracht tussen inkoop, bewaren hoofdvoorraad, buffet/keuken, kelners en administratie. Daarnaast moeten primaire registraties zijn van afgiften hoofdvoorraad aan buffet/keuken en van de afgiften van buffet/keuken aan kelners.

Tegenwoordig worden bestelling door de kelners in een geautomatiseerd systeem vastgelegd dat dan de opdracht aan het buffet is om gerechten klaar te maken of dranken klaar te zetten. De accountant beoordeelt dan dit geautomatiseerde systeem op betrouwbaarheid (toegang, prijzen) en continuïteit.

Een ander belangrijk aspect zijn recepturen. Welke ingrediënten zijn benodigd voor een bepaald gerecht van de kaart, hoeveel biertjes haal je uit een vat? Hierbij horen ook verspillingsnormen (hoe zijn deze intern bepaald).

De horeca staat bekend op de contante verkopen. Er zullen dus maatregelen omtrent het kasverkeer moeten zijn (kasprocedure, inventarisatie, kasregister).

Belangrijk zijn periodieke inventarisatie van voorraden, registreren van breuk, verkeerde goederen geleverd en oogtoezicht op de gang van zaken.
!!! Controle van horecaondernemingen is vaak niet mogelijk doordat de omvang te gering is om de benodigde functiescheidingen door te voeren!!!

Het ontbreken van functiescheiding tussen hoofdvoorraad en keuken/buffet is nog te ondervangen door de accountant, maar andere functiescheidingen moeten aanwezig zijn.



Goederen van derden


Er is wel een goederenbeweging, maar geen inkoop en verkoop van deze goederen. Hierdoor is er geen relatie met in- en uitgaande geldbeweging.

Om toch gebruik te kunnen maken van de goederenbeweging voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording, zijn interne registraties van ontvangen, bewerkte en afgegeven goederen noodzakelijk.

Er dient functiescheiding te zijn tussen ontvangst goederen, bewerken goederen, facturatie, incasso en administratie.

Op grond van de ontvangen goederen is een planning voor de bewerking opgesteld, door bijvoorbeeld het bedrijfsbureau.

De goederen worden ontvangen en afgegeven tegen kwijting, bij voorkeur doorlopend genummerde kwitanties waarop het goed wordt geïdentificeerd.

Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van een goederenbeweging materialen of de capaciteit van beschikbare ruimte of personeel, onder voorwaarde van betrouwbare registraties. Dit is echter weer beperkt tot regiewerkzaamheden, bij aanneemsommen is er geen direct verband tussen kosten en opbrengsten.


Cijferbeoordeling is mogelijk tussen bewerkte goederen en directe kosten en op bezettingsgraden van machines.

Daarnaast maakt de accountant gebruik van rapportages van de diverse bewerkingen: sluiten deze op elkaar aan, bij massaproductie: efficiency- en bezettingsverschillen, bij stukproductie: efficiencyverschillen. Maak gebruik van je kennis van massa- en stukproductie!


Specifieke aspecten: aansprakelijkheid voor schade aan goederen van derden (indien niet goed afgedekt, risico op claims), waardering onderhanden werk, bewaren van goederen van derden (eventueel verzekering).
Specifiek voor vemen: uitgifte van voorgenummerde celen, celenregistratie, bewaren blanco celen, bezettingsregistratie en leegstandcontroles.

Quasi-goederen


Quasi-goed: een relatief goedkoop goed dat de waarde van een bepaald recht vertegenwoordigt.

Het vermeldt: waarde, recht, nummer, datum.


Bij het gebruikmaken van het recht wordt quasi-goed vernietigt.
Toegangscontrole: controleurs, tourniquets, geautomatiseerd (bij automatisering ook registraties denkbaar (aantal gelezen kaarten bv)).

Inkoop quasi--goederen


  • Betrouwbare externe drukker (selectieproces, goede naam en faam)

  • Registratie bestelorders, waarin vermeldt:

  • Hoeveelheid

  • Nummering

  • Evt kleur

  • Separate verzending quasi--goederen en nota drukker

  • Ontvangst quasi--goederen door twee personen incl. opstellen en tekenen protocol

  • Voorraadregistratie per bestelorder

Functiescheiding tussen ontvangstregistratie, bewaren, kassiers, administratie.


Intern dient quasigoederenbeweging gelegd te worden. Deze dient aan te sluiten met het kasregister en ingaande geldbeweging.

Voorraden worden door inventarisatie vastgesteld.

Inkopen door verband te leggen met bestelorders, opgaven drukker, ontvangstprotocollen.

Kassiers ontvangen instructies voor verkoop van quasi--goederen: aan het begin van de verkoop ontvangt de kassier een vast bedrag aan wisselgeld en een voorraad quasi--goederen die een bepaalde waarde vertegenwoordigen. Aan het einde van de avond dient de kassier over een zelfde waarde te beschikken alleen dan meer kasgeld en minder quasi--goederen. Per dag wordt een protocol opgesteld, eerst van de ontvangen quasi--goederen (nummers!) en kasgelden en aan het einde van de dag de afgedragen quasi--goederen en kasgeld. Aan het einde van de dag wordt ook het kasregister uitgedraaid en met de toename van het kasgeld vergeleken. Het protocol wordt door de kassier en de persoon die beschikt over geld en quasi--goederen getekend. De overtollige kasgelden worden afgestort bij de bank.

Mochten na het aflopen van de tijd dat een voorstelling heeft gedraaid nog quasi--goederen aanwezig zijn, dan dienen deze te worden vernietigd in het bijzijn van een persoon die onafhankelijk is van de bewaarfunctie en wordt een protocol opgesteld en getekend.
Voor de tarieven dienen bestuursbesluiten aanwezig te zijn.
Cijferbeoordeling op omzet per periode, voorstelling, kasverschillen.

Detailcontrole op protocollen, afstorten gelden, kasverschillen, vernietigingsprotocollen.

Inventarisatie van quasi--goederen.

Waarneming ter plaatse voor het vaststellen van de werking van AO/IC rondom kasverkeer, afgifte quasi--goederen en toegangscontrole.

Beveiliging quasi--goederen.

Eigen waardecreatie met geautomatiseerd systeem


Geen inkoop van voorbedrukte quasi--goederen, maar waarde, datum, nummer, recht worden pas op moment van verkoop bepaald.

Er is een geautomatiseerd systeem, die tevens als reserveringssysteem geldt.

Door het grote belang van het geautomatiseerd systeem, richt de controle van de accountant zich met name op de betrouwbaarheid en continuïteit van dit systeem. Hij let op logische toegangsbeveiliging, controletotalen (omzet per voorstelling, dag ed), bescherming van stamgegevens zoals prijzen.
Het papier waarop gedrukt wordt is van belang, want er zou misbruik van gemaakt kunnen worden. Ook hier geldt een betrouwbare drukker, bewaren van ongedrukt papier en kwijting van afgiften.
Kasprocedure en toegangscontrole zijn conform quasi--goederen.

Beschikbaarstellen van capaciteit


Aanknopingspunt is benutte capaciteit.

Controle is gericht op volledigheid van de maximale capaciteit en de juistheid van de niet-benutte capaciteit. Voorwaarden zijn dat de maximale capaciteit te bepalen is en dat er een registratie van de bezetting of leegstand is.



Ruimte en materieel


Allereerst controleert de accountant de maximale capaciteit. Omdat het hier meestal gaat om materiële vaste activa gaat hij uit van het volgende verband:

Begincapaciteit + investeringen – desinvesteringen = Eindcapaciteit. Omdat de accountant de volledigheid van de capaciteit wil weten controleert hij de investeringen op volledigheid (conform inkopen) en desinvesteringen op juistheid (verschuivingsgevaar met geen opbrengstgenererende activa).


Vervolgens maakt hij gebruik van de interne registratie van leegstand. Hij beoordeelt de AO/IC hieromtrent en verricht waarneming ter plaatse (te vergelijken met voorraden).
Daarnaast zoekt de accountant ook aanknopingspunten met andere registraties. Denk hierbij aan aankomst- en vertrekregistratie door een receptie, registraties van schoonmaakpersoneel, bij hotels de registratie van verstrekte ontbijten, rapportages van de onderhoudsdienst of reparatieafdeling waardoor een deel van de capaciteit niet beschikbaar is.
Indien een betrouwbare leegstandsregistratie ontbreekt, moet de accountant zich baseren op de AO/IC rondom de bezetting.
Er dient functiescheiding te zijn tussen verkoop (persoon die capaciteit reserveert), planning, uitvoerend personeel, facturering/incasso en administratie. Inkoop van capaciteit is ook gescheiden van deze functies.
Tarieven worden gecontroleerd conform andere controles (juistheid, autorisatie ed).
Cijferbeoordeling heeft betrekking op bezettingsgraden, directe kosten met bezetting.

Verbandscontroles heeft betrekking op de aansluitingen van diverse registraties (bv. aantal kamers verhuurd volgens reserveringsregistratie = aantal kamers volgens verantwoording schoonmaakpersoneel).


Attentiepunten zijn:

  • tijdelijke inhuur van capaciteit, waardoor de maximale capaciteit wordt uitgebreid. Door middel van cijferbeoordeling tussen extra capaciteit en kosten voor inhuur, aangevuld met detailcontroles wordt zekerheid verkregen.

  • Leegstandscontrole niet gebruiken bij capaciteit die zich niet op een vaste plaats bevindt, bijvoorbeeld transport, vlieg- en scheepvaart.

  • Bij verhuur van capaciteit voor een langere periode (woningen, verzorgingshuizen) kan gebruik gemaakt worden van contracten en zal een standenregister moeten worden bijgehouden. Het standenregister dient voor de accountant als controlemiddel op de bezettingsregistratie.

  • Indien er sprake is van wachtlijsten is de maximale capaciteit ook de benutte capaciteit en voegen leegstandscontroles en bezettingsregistratie weinig toe. Slechts bij het wijzigen van bewoners zou de omzet lager kunnen uitvallen. De accountant voert hier juistheidscontrole op, als het bedrag van gemiste omzet van materieel belang mocht zijn.



Personeel


Voorwaarde is dat de ingezette capaciteit een relatie moet hebben met de omzet. Bij regie is dat één op één, bij aanneemsom is de voorcalculatie bepalend. Indien deze relatie ontbreekt wordt de controle ingericht alsof er sprake is van overige dienstverlening (denk hierbij aan vaste tarieven voor een bepaalde handeling, notarissen bijvoorbeeld).
De maximale capaciteit bestaat hier uit de beschikbare uren. Dit is het aantal personeelsleden maal maximaal werkbare uren. De maximale capaciteit is echter makkelijk uit te breiden door overwerk of inhuur. De accountant ontkomt er dan ook niet aan om te moeten steunen op de AO/IC. Hij zal met name letten op registratie van opdrachten en een projectenadministratie en functiescheiding tussen aannemen opdrachten, uitvoering, facturatie/incasso, autorisatie besteden uren / kosten aan projecten en administratie.

In zijn controle maakt de accountant gebruik van de arbeidsconctracten, loonadministratie en uitgaande geldbeweging. Voor inhuur maakt hij gebruik van de kostenregistratie, geautoriseerde urenbrieven en de planning.

De projectadministratie bij dienstverlening is te vergelijken met die bij stukproductie en controle zal op een gelijke wijze plaatshebben.
Indirecte uren zijn de niet-benutte capaciteit. Dit zijn diverse soorten verlof, ziekte, opleiding etc. Indien er een CAO van toepassing is op de onderneming, geldt deze als norm, tevens vindt vergelijking met voorgaande perioden plaats.

Bij detailcontroles maakt de accountant voornamelijk gebruik van urenregistraties, ziekmeldingen bij arbodienst.


De accountant stelt vast dat intern periodiek het verband wordt gelegd tussen uren in de projectadministratie en de directe en indirecte uren.
Tarievencontrole conform andere controles (juistheid, autorisatie).
Attentiepunten:

  • Verschuivingsgevaar omzet en kosten tussen regie, aanneemsommen en overige dienstverlening.

  • Verschuivingsgevaar directe, externe kosten van project naar algemeen, zodat project niet in administratie hoeft te staan  kritische analyse van algemene kosten.



Levering via vaste leidingen




Aansluitingen


Registratie van aansluitingen is een belangrijk aanknooppunt in de controle van de accountant. Uitbreiding van aansluitingen beperkt tot nieuwbouw, wijzigingen in aansluitingen bij verhuizingen.

Onderneming heeft meestal een aansluitplan die is gebaseerd op gegevens van nieuwbouwprojecten en correspondentie omtrent verhuizingen.



Meterbeweging


Voor de controle van de aansluitingen maakt de accountant gebruik van de meterbeweging.

Begin-, eindvoorraad en inkopen conform handelsonderneming, ingenomen meters aansluiten met correspondentie omtrent het opheffen van locaties (sloop), reparatierapporten, afgegeven meters met interne kwijtingsdocumenten, installatierapporten en aansluitplan.

De accountant beoordeelt eveneens het bewaren van de meters.

Standenregister


Voor vergoedingen die afhankelijk zijn van de aansluitingen legt de accountant de volgende verbanden:

Vaste vergoeding: aansluitingen x tarief = opbrengst

Variabele vergoedingen: aansluitingen x voorschotbedrag = opboeking voorschotten

Geleverde ‘goederen’


Inkoop: afrekening leverancier

Eigen productie: registratie van opgewekte goederen door meetapparatuur. Accountant beoordeelt hoeveelheden in tijd en met begroting, verliezen met normen en verleden, analyse van afwijkingen.


Afgeleverde ‘goederen’: registratie bij afgiftepunt, meteropnamen bij afnemers, normen voor verliezen.

Complicatie: meteropnamen niet simultaan, waardoor schattingen per balansdatum.

Accountant controleert afgenomen hoeveelheden in tijd, analyse van verliezen, procedure voor schattingen, inventarisatieplan (roulatie meters en opnemers, praktijk: deels opnemen, deels opgave afnemer vragen).

Tarieven


Verschuivingsgevaar tussen:

  • Dag/nacht

  • Groot/Kleinverbruiker

  • Normaal/groen

Cijferbeoordeling per soort en afnemer.

Detailcontrole op meterstanden en geautoriseerde tarieven.

Overige


Voorschotten: procedure voor berekenen

Definitief afrekenen: gebruik maken van gegevens meters

Debiteurensaldo specifieke aandacht (wanbetalers)

Waardering leidingennet

Balanspositie vorderingen (werkelijk verbruik hoger dan voorschotten) en schulden (voorschotten hoger dan werkelijk verbruik).
Telefonie: meetapparatuur bij huishouding aanwezig en daardoor zekerheid over standen.

Aanmaak kopieproducten


Kenmerken:

Belangrijkste component is waardetoevoeging door productieteam.


Inkoop masterstuk / rechten: contracten licentierechten en contractenbestand.
Eigen ontwikkeling masterstuk: stukproductie! Maak gebruik van je kennis over stukproductie.
Controle:

  • hoeveel masterstukken zijn ingekocht en ontwikkeld.

  • Projectadministratie met een plan omtrent kosten en opbrengsten en registratie van werkelijke kosten en opbrengsten. Alleen voor verliezen interessant!!!

  • Gebruik maken van AO/IC:

  • Beveiliging masterstuk, logisch en fysiek (broncode)

  • Procedure kopiëren

  • Functiescheiding ontwikkelen, inkoop, bewaren, kopiëren, verkoop en administratie

  • Registratie verkoopcontracten.

Aanknopingspunten voor volledigheid opbrengsten:



  • Provisies agenten / verkopers

  • Gebruiksvergoedingen  standenregister

  • Onderhoudscontracten  standenregister



Rechtstreekse in- en verkoop


Kenmerken:

  • Inkoop in partijen, verkoop in delen  partijresultaten.

  • Vermenging van inkoop en verkoop

  • Geen opslag

  • Backoffice waar zoveel mogelijk administratieve handelingen plaatsvinden

Geen goederenbeweging, want goederen komen niet fysiek in onderneming.


AO/IC:

  • Registratie in- en verkoopcontracten

  • Registratie partijen incl. resultaten

  • Administratie:

  • Orderbevestigingen

  • Transport regelen

  • Transportverzekering

  • Invoerrechten, accijnzen, exportsubsidies ed

Voorschriften handelaren:



  • Markten

  • Minimale partijresultaten

Inherent risico is het voeren van eigen handel door handelaren, dit is op te lossen door toezicht op handelaren.


Accountant beoordeelt scheiding tussen handelaren en administratieve handelingen, legt verbanden tussen partijen en transportkosten, invoerrechten ed.

Omdat celen een quasi-goed zijn gaat de accountant na hoe deze worden bewaard en controleert de voorraad met opgaven depot en woont een inventarisatie bij  balanspositie!

In- en verkoopcontracten leiden tot ingenomen posities door de onderneming  balans!

Overige dienstverlening


Geen goederenbeweging of benutte capaciteit als aanknopingspunt aanwezig.

In deze gevallen kan de accountant niet anders dan steunen op de AO/IC. De primaire registraties en primaire functiescheidingen zijn dan erg belangrijk.


Let op specifieke aspecten uit de casus, zoals omzet is een % van verkoopsom (makelaars), contracten met vaste prijsafspraak, vaste landelijke prijzen voor diensten.

Probeer zoveel mogelijk aanknopingspunten uit de casus te halen, zoals directe, externe kosten.

Contractenadministratie zijn meestal essentieel.

Advertenties


Bij advertenties is geen sprake van beschikbaarstellen van ruimte, omdat de capaciteit niet gelimiteerd is (er kunnen pagina’s aan tijdschriften worden toegevoegd).

Vanwege deze flexibele capaciteit is registratie van de opdrachten tot het plaatsen van advertenties belangrijk. Functiescheiding tussen ontvangst opdracht, opmaak, facturering en incasso en administratie.



Een belangrijk controlemiddel is eigenwaarneming, namelijk het tijdschrift bij de hand nemen en kijken welke adverteerders er in staan en de link leggen naar de administratie.



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina