Digital information lasts forever or five years, whichever comes first



Dovnload 71.82 Kb.
Datum20.08.2016
Grootte71.82 Kb.


Documentaire informatievoorziening bij de overheid

de toegevoegde waarde van ICT

“Digital information lasts forever or five years, whichever comes first.”


Jeff Rothenberg, RAND Corporation.

Auteur Ir. J.H.T. Meijer

Studie MBA-IM (Newport Business Academy - www.newportacademy.nl)

Module IT Quality (ITQ)

Docent Ing. J.A.B. van Straaten MBA

Versie 1.1

Datum 04-08-2002

Samenvatting


De business case betreft de gebrekkige wijze waarop besluitvorming binnen het ministerie van Defensie zich laat reconstrueren bij het afleggen van verantwoording aan de Tweede Kamer.
Het aan deze business case ten grondslag liggende probleem wordt geformuleerd als het “niet beheersen van de elektronische informatievoorziening (bij het Ministerie van Defensie)”. Het gaat daarbij om het waarborgen van de duurzame betrouwbaarheid, toegankelijkheid en authenticiteit. Dit teneinde de nadelen van de ICT te elimineren zodat de voordelen ervan volledig tot hun recht kunnen komen.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) weet zich verantwoordelijk voor het overheidsbrede ICT-beleid. Vanuit dit ministerie worden dan ook de nodige overheidsinitiatieven en -activiteiten op dit gebied gecoördineerd. De klant van de overheid is de individuele burger (doelstelling: “in 2002 vindt 25 % van de communicatie tussen overheid en individuele burger plaats in digitale vorm”). In de praktijk weet deze individuele burger zich vertegenwoordigd door de Tweede Kamer.
De door het Ministerie van BZK gecoördineerde activiteiten betreffen onder meer:

  • Elektronische handtekening en Public Key Infrastructure;

  • Stroomlijning basisgegevens;

  • Testbed Digitale Bewaring.

Deze projecten handelen over onderwerpen en aspecten die zich in de business case van voorliggend werkstuk geadresseerd weten.


In de analyse worden drie aspecten nader beschouwd:

  • Ter zake van de betrouwbaarheid (op langere termijn) zullen problemen voorkomen wanneer geen aandacht besteed wordt aan standaarden voor gegevens en applicaties. Met name ‘gegevens’, welke gescheiden van ‘applicaties’ gezien moeten worden, genieten de aandacht wanneer dit betrouwbaarheidsaspect nader wordt beschouwd. Standaardisatie wordt onderkend van zowel tekensets (ASCII, Unicode) als van teksten (w.o. PDF). Met name de tekensetstandaarden zijn van belang. ASCII dateert reeds van 1968 en is – gesproken in termen van ICT – erg oud, maar tegelijkertijd ook erg robuust. ASCII is de basis voor de ‘hogere’ standaarden SGML, HTML en XML. XML blijkt zich bij uitstek te lenen voor een platform- en applicatieonafhankelijke standaard. Kenmerk van XML is dat inhoud en presentiewijze separate entiteiten zijn. De presentatiewijze wordt gedefnieerd in een zgn. Document Type Definition (DTD).




  • De beheerste toegankelijkheid blijkt onlosmakelijk verbonden te zijn met organisatorische maatregelen alsmede met hetgeen hierover in de Archiefwet en het bijbehorende Archiefbesluit is gesteld. De organisatorische maatregelen betreft met name de definitie van een ‘formeel document’, aan de hand waarvan het digitaal archief gevuld zal worden met bestanden. De Archiefwet en het Archiefbesluit geeft aanwijzingen en randvoorwaarden, waar sowieso aan zal moeten worden voldaan. De overheid blijkt hier nadrukkelijk mee bezig, gezien enkele presentaties gehouden tijdens de conferentie “Achter de schermen van de elektronische overheid” (21 november 2001, Ridderzaal, Den Haag).




  • De waarborg van authenticiteit is terug te voeren op het aloude, maar in de praktijk niet vaak gebruikte parafen- en handtekeningenregister, zoals menig grote en dus min of meer bureaucratische organisatie dat kent. Het elektronisch equivalent hiervan bestaat en lijkt zelfs een betere functionaliteit te kunnen bieden dan de conventionele wijze van tekenen van documenten. Dit elektronisch alternatief is overigens nog maar weinig geïmplementeerd.

De conclusies van de gemaakte analyse luiden als volgt:



  • De overheid trekt het zich aan dat de ICT-wereld zich snel ontwikkelt. Zij speelt hierop in en in samenhang hiermee zal zij zichzelf in haar onderlinge communicatie (dus inter- en intradepartementele communicatie) op orde moeten brengen.




  • ICT kent nadelen (incompatibliteit op langere termijn, gebrek aan ‘echtheid’-verificatie, zeker in samenhang met het laagdrempelig gebruik van de digitale communicatiemiddelen) en voordelen (grote snelheid van informatie-overdracht en brede toegangsmogelijkheid naar informatie).




  • De ‘oerstandaard’ voor tekensets is ASCII (1968). Andere standaarden, waaronder het veelgeprezen XML, zijn hieruit afgeleid.




  • Het lijkt erop alsof digitale archivering zich goed kan verhouden met de Archiefwet en het Archiefbesluit.




  • Er zijn aanwijzingen dat de digitale handtekening een betere waarborg van echtheid in zich heeft dan de conventionele wijze van tekenen van documenten.

De aanbevelingen liggen in het verlengde van de conclusies:



  • De overheid in het algemeen, en gegeven het feit dat de auteur werkzaam is bij het Ministerie van Defensie, dit ministerie in het bijzonder, zou kennis moeten nemen hetgeen door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op dit gebied zoal wordt geïnitieerd en gecoördineerd. Voorkomen moet worden dat ministeries hun “eigen wiel” gaan uitvinden, hoewel natuurlijk altijd de mogelijkheid bestaat dat de overheidsbrede oplossing niet passend is voor de business case van het individuele ministerie.




  • De toepassing van XML (incl. DTD’s, gebruik van de zoekmachine op basis van XML, het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden etc.) voor documentaire informatievoorziening zou bij het Ministerie van Defensie nader moeten worden onderzocht, waarbij ook nu weer maximale aansluiting bij de reeds ingezette ontwikkelingen hieromtrent bij de overheid moet worden nagestreefd.




  • De mogelijkheid van de archivering van digitale bestanden t.b.v. het Ministerie van Defensie, inclusief de organisatorische consequenties (TTP/PKI, toekenning uniek nummer, criteria voor aanmerking van ‘formele documenten’, etc.), zou nader moeten worden onderzocht, waarbij wederom de overheidsbrede ontwikkelingen als leidraad moeten dienen.

Een kanttekening bij de aanbeveling betreft het aspect dat de vernieuwde werkwijze nog een grote impact zal hebben op de werkwijze van de individuele medewerker (vergelijkbaar met die welke veroorzaakt werd door het verdwijnen van – soms grote – typekamers bij bedrijven, als gevolg van de introductie van (stand alone) computers met tekstverwerkingsprogramma’s).


Inhoud


Samenvatting 3

Inhoud 5


Inleiding 6

Politieke besluitvorming bij Defensie en het EFQM-model 7

Het EFQM-model 7

Processen bij Defensie – Aandachtsvelden in EFQM-model 7

Van resultaten naar middelen: het leer- en innovatieproces 8

Het documentaire proces bij Defensie 10

Uitgaande en inkomende documenten, dossiervorming 10

Elektronische formaten: introductie van nieuwe problemen... 10

...maar ook: snelle informatie-overdracht en brede toegankelijkheid! 11

Business case en probleemstelling 12

Analyse 13

Duurzame betrouwbaarheid: een kwestie van standaarden... 13

Informatie, gegevens en applicaties 13

Standaardisatie van tekensets en van teksten 13

"Inhoud" en "Presentatie": twee gescheiden begrippen 14

Beheerste toegankelijkheid: organisatorische aspecten en wetgeving... 14

Authenticiteit: het elektronisch parafen-/handtekeningenregister... 16

Conclusies en aanbevelingen 18

Conclusies 18

Aanbevelingen 18

Kanttekening bij de aanbevelingen 19

Literatuur 20


Inleiding


ICT is overal om ons heen aanwezig en - terecht - wordt de vraag wel eens gesteld: "draagt al deze ICT nu allemaal wel bij aan de kwaliteit van onze bedrijfsvoering?". Ook bij de overheid wordt deze vraag steeds manifester. Het ministerie dat zich verantwoordelijk weet voor het overheidsbrede ICT-beleid is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Eén van de speerpunten die momenteel (augustus 2002) op de openingspagina van de website van dit ministerie prominent wordt genoemd betreft "ICT en de overheid". Klikken op dit speerpunt - we veronderstellen de lezer op het Internet.... - leert dat hier verschillende aandachtspunten worden onderkend. Eén ervan betreft "ICT binnen de overheid". Vier projecten worden vervolgens ontvouwd:

  • Rijksoverheidsintranet;

  • Elektronische handtekening en Public Key Infrastructure;

  • Stroomlijning basisgegevens;

  • Kwaliteitszorg documentaire informatievoorziening.

Vanuit voornoemd projectenoverzicht kan een sprong worden gemaakt naar het Programma Digitale Duurzaamheid. Dit programma kent navolgende projecten:



  • Taskforce Digitale Duurzaamheid;

  • Testbed Digitale Bewaring;

  • Handelingenbank;

  • Record Keeping System;

  • Kwaliteitszorg.

In het hierna volgende is - overigens op persoonlijke titel - dieper ingegaan op de onderwerpen die centraal staan bij de projecten 'Testbed Digitale Bewaring', 'Stroomlijning basisgegevens' en 'Elektronische handtekening (PKI)'. Een en ander benaderd vanuit een hierna te ontwikkelen 'business case' en een daaruit voortvloeiende probleemstelling. Hiertoe wordt de noodzaak van een adequate documentaire informatievoorziening eerst in een bedrijfskundige context geplaatst.


Wanneer tenslotte de vraag wordt gesteld: "Welke klant wordt hier nu beter van?", dan is het wat theatraal klinkende antwoord natuurlijk: "Het belasting betalende Nederlandse volk, ten deze vertegenwoordigd door de Tweede Kamer". Bij de beschrijving van het politieke proces, in samenhang met het EFQM-model wordt hierop dieper ingegaan.
In titel is "bij de overheid" toegevoegd. Deze beperkende toevoeging is gemaakt omdat onderstaande beschouwing betrekking heeft op de rijksoverheid, of meer in het bijzonder: het Ministerie van Defensie (omdat de auteur aldaar werkzaam is). Dezerzijds bestaat overigens de overtuiging dat eenzelfde beschouwing kan worden gemaakt voor elke grote, en daarom min of meer bureaucratische organisatie.

Politieke besluitvorming bij Defensie en het EFQM-model

Het EFQM-model


Het EFQM-model kent negen aandachtsgebieden. Vijf van deze aandachtsgebieden hebben betrekking op de organisatie van het bedrijf (de zgn ‘enablers’):

  • Leiderschap;

  • Medewerkers;

  • Strategie & Beleid;

  • Middelen;

  • Processen.

De overige vier hebben betrekking op de resultaten:

  • Waardering door medewerkers;

  • Waardering door klanten en leveranciers;

  • Waardering door de maatschappij;

  • Eindresultaten.

Processen bij Defensie – Aandachtsvelden in EFQM-model


Wanneer we dit model toepassen op de Nederlandse krijgsmacht, dan is het – voor wat betreft de resultaten – goed om een idee te hebben hoe we de eindresultaten moeten zien en op welke wijze de waardering door de verschillende groeperingen zich laat lezen.
De Nederlandse krijgsmacht bestaat uit de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht en de Koninklijke Marechaussee. Deze krijgsmacht heeft drie hoofdtaken (zie http://www.mindef.nl/veiligheid/):

  • verdediging van het eigen en bondgenootschappelijke gebied tegen een beperkte militaire dreiging en tegen een groot aantal uiteenlopende veiligheidsrisico's;

  • bescherming en bevordering van de internationale rechtsorde, bijvoorbeeld door deelname aan vredesoperaties;

  • ondersteuning en hulpverlening bij uitvoering van civiele overheidstaken, alsmede internationale hulpverlening samen met Ontwikkelingssamenwerking.

De inzet van de krijgsmacht verloopt immer door tussenkomst van de politieke leiding van ons land. Naast – uiteraard – het ministerie van Defensie zijn er voornamelijk de ministeries van Ontwikkelingssamenwerking, Justitie, Binnenlandse Zaken en Buitenlandse zaken, die, elk vanuit een eigen verantwoordelijkheid, bepalend zijn voor de wijze waarop de inzet van de krijgsmacht tot stand komt. Van belang daarbij is de parlementaire goedkeuring. Het is immers het parlement waaraan de regering verantwoordelijkheid aflegt.


Het is daarbij goed om te realiseren dat tot een inzet van de krijgsmacht veelal wordt besloten op basis van een zekere perceptie van de werkelijkheid, zonder dat alle feiten bekend zijn. Nu is dat vaak zo bij managementbesluitvorming bij organisaties, maar bij inzet-operaties van de krijgsmacht geldt, meer dan in menig ander geval, dat de (wereld)pers nauwlettend meekijkt en haar eigen analyses (graag) wereldkundig maakt. Daarmee wordt vanzelfsprekend de waardering van de maatschappij, en daarmee ook die van de klant1 (het parlement vertegenwoordigt immers de Nederlandse bevolking in het politieke proces), beïnvloed.
Dat hierbij achteraf wordt bekeken en geanalyseerd hoe besluitvorming vooraf al dan niet beter had gekund is de crux van het politieke spel waarbij de besluitvormers (regering, ministers in de ministerraad, zich ondersteund wetend door loyale doch niet-verantwoordelijke ambtenaren en militairen), verantwoording afleggen tegenover het parlement.
Het is in dit uiterst serieuze ‘spel’ dan ook zaak om de besluitvorming transparant en – vooral! – reconstrueerbaar te maken. Met andere woorden, de vraag is: “zou een op een zeker moment en op een zeker hierarchisch niveau genomen besluit, tot stand gekomen met inachtname van alle op dat moment bekende invloedsfactoren, elk gewogen met een verdedigbaar gewicht van invloed, wederom tot stand komen, wanneer achteraf deze besluitvorming wordt gereconstrueerd met toepassing van dezelfde invloeds- en gewichtsfactoren?”.
In het dagelijks werk bij Defensie komt besluitvorming op dezelfde wije tot stand als in menig andere organisatie: een telefoontje, een notitie van een collega, een e-mailtje, een gespreksnotitie, een brief of nota; kortom, formele en informele documentatie in de meest ruime zin van het woord, vormt alle tesamen de basis voor besluitvorming van alledag: belangrijk of onbelangrijk, verstrekkend of met slechts een korte “invloedshorizon”. Of het nu de vergunningverlening inzake de vuurwerkopslag te Enschede of het ontwikkelen van een fotorolletje inzake Srebrenica betreft: altijd blijkt pas achteraf welke documentatie van belang is, en beter niet kwijtgeraakt kan (kon) worden. De boodschap is dan ook: bewaar alles, tot je zeker weet dat de bewaarde informatie niet meer van belang is. Het is net als bij de bank met videobewaking: je weet nooit welke video-opname van belang is, en dus bewaar je alle opnamen voor een zekere periode, en overschrijf je de opname pas, wanneer je zeker weet dat de eerder opgenomen beelden er niet meer toe doen (in relatie tot een bankoverval).

Van resultaten naar middelen: het leer- en innovatieproces


Dit alles overwegend maakt het duidelijk dat aan de resultaatzijde van het EFQM-model – zowel de feitelijke resultaten als de waardering ervoor – het ministerie van Defensie gebaat zou zijn bij een werkwijze waarbij elk document bewaard wordt (uiteraard zodanig dat het ook weer kan worden teruggevonden!), althans voor een zekere periode en in samenhang met de politieke “eis” van reconstrueerbaarheid van besluitvorming. Met andere woorden: “Wie heeft wanneer wat gezegd of geschreven en welke invloed heeft dat op welk besluit gehad?”.

Opmerking: Het EFQM-aandachtsveld “waardering door werknemers” verdient hier nog een kleine, toevoegende opmerking. Wanneer de werkgevende organisatie in een minder gunstig daglicht wordt geplaatst, heeft dat altijd effect op het moreel van de werknemers. Omgekeerd trouwens ook: succes van de organisatie resulteert in trots van de werknemer, trots op het feit dat hij/zij juist dáár werkt. Werknemers – en dus ook ambtenaren bij een ministerie – zijn in beginsel loyaal aan hun werkgevende organisatie. Wanneer dan ook, meer in het bijzonder, het Ministerie van Defensie in een sfeer wordt geplaatst van ‘doofpotten’, niet-transparante besluitvorming en achterkamertjespolitiek, dan ervaart de gemiddelde defensie-medewerker dit als vervelend: ook naar zijn/haar mening moet hier nodig wat aan gebeuren!
Uitgaande van deze (gewenste) resultaten kan, langs de weg die in het EFQM-model wel wordt aangeduid als die van het “leren” en het “innoveren”, een verbinding worden gelegd naar de zgn ‘enablers’ van het model, waaronder de mensen, de middelen, de strategie en het beleid en de processen. Het is zaak om deze aandachtsvelden zodanig in te richten dat de hiervoor gestelde eis van reconstrueerbaarheid kan worden gehaald.
Het betreft hier het feit dat e-mail en aangehangen documenten sowieso gearchiveerd worden, kunnen worden toegerekend naar de opsteller en – uiteraard – kunnen worden teruggevonden. Voorts is het zaak dat de mensen in hun werkprocessen vertrouwd worden gemaakt met het feit dat archiveren niet meer een zaak is van secretaresses of secretariële afdelingen, maar van de opsteller zelf.
In een zeker opzicht is deze verschuiving analoog aan die welke plaatsvond als gevolg van de introductie van de tekstverwerker (op de computer). De manager ging meer en meer zelf schrijven, zonder dat daar nog een typekamer bij aan te pas kwam. Dit voorbeeld voor ogen, zullen op termijn ook de klassieke archieven wel plaatsmaken voor elektronische gegevensbanken.
In het hierna volgende hoofdstuk zal het documentaire proces bij Defensie eerst nader worden uitgediept, alvorens tot een probleemstelling te komen, teneinde deze vervolgens nader uit te werken.

Het documentaire proces bij Defensie

Uitgaande en inkomende documenten, dossiervorming


Volgens de reclame kan men in het algemeen niet zonder de "Gamma". Vanuit het gezichtspunt van de documentaire informatievoorziening2 (IV) is deze zienswijze echter te eng: niet slechts deze letter uit het Griekse alfabet is onontbeerlijk, maar alle letters uit het gehele alfabet, en ook nog eens alle numerieke karakters, losse aantekeningen, schetsen, foto's, video's, geluidsfragmenten en . Dit alles tegenwoordig op verschillende soorten gegevensdragers (papier, microfiche, celluloid, elektronisch etc.), waarbij de elektronische - digitale - vorm (e-mail, gif-, jpeg-, wav-format en diverse andere formaten) populair lijkt. De beheersbaarheid van de informatiestromen, waaronder de duurzame opslag en terugvindbaarheid te begrijpen, lijkt daarmee een extra dimensie te hebben gekregen.
Uitgaande documenten - niet digitaal! - worden in het algemeen onder regie van een beheerst proces verzonden. Wanneer tekenbevoegdheden zijn geregeld en de opsteller bovendien in de gelegenheid is om aan te geven welke metagegevens (i.c. onderwerp, sleutelwoorden t.b.v. het terugvinden van het document, datum van verzenden etc.) moeten worden toegekend aan het formeel te verzenden document, dan is de terugvindbaarheid van het eenmaal verzonden document redelijk gegarandeerd. Bij faxen is dit al moeilijker, vandaar dat de fax maar moeizaam het predikaat "formeel" krijgt toegedicht: een formele bevestiging per brief moet moet nog vaak volgen op de snelle berichtgeving per fax.
Van inkomende documenten is de beheersbaarheid (w.o. de terugvindbaarheid) moeilijker te garanderen. Deze documenten komen bij grote(re) organisaties vaak binnen bij centrale postkamers. De werknemers aldaar weten doorgaans niet bij welke dossiers de inkomende stukken horen, zo dit al het geval is. Het toekennen van metagegevens vindt dan ook niet altijd plaats op zodanige wijze dat dossiers zich op correcte wijze vormen.
Dossiervorming op basis van in- en uitgaande documenten is dus al moeilijk genoeg. Een complicerende factor wordt dan nog gevormd door het feit dat veel mensen in de organisatie, althans meer dan één, kennis (willen) nemen van het dossier, en het liefst allemaal zo snel mogelijk nadat het in het archief is opgenomen. Als dan ook nog eens in gedachten wordt gehouden dat aan het definitief uitgaande document doorgaans verscheidene concept-versies voorafgaan, dan kan worden gesteld dat het moeilijk is om kennis te nemen van een dossier, waar je er zeker van kan zijn dat het voorliggende pakket aan documenten compleet en correct is.

Elektronische formaten: introductie van nieuwe problemen...


De opkomst van de moderne - elektronische - gegevensformaten, gezien tegen de achtergrond dat deze formaten over het algemeen tamelijk vluchtig van aard zijn, maakt de beheersbaarheid er niet groter op. Voorbeeld: waar tien jaar geleden WordPerfect de algemeen aanvaarde standaard (elektronische) tekstverwerker was, is nu Word van Microsoft de de facto standaard; maar versies van dit product volgen elkaar in hoog temp op en het is niet altijd zekergesteld dat - op een zeker moment - de oude en nieuwe versie met elkaar kunnen 'samenwerken'.

Tel daarbij op dat elektronische documenten in de praktijk nog lang niet voldoen aan basiseisen ter zake van de verifieerbare 'echtheid' (m.a.w. "is het ontvangen bericht werkelijk hetzelfde van inhoud als het bericht dat de zender uit heeft doen gaan?" en "komt het bericht ook werkelijk van de afzender, die genoemd wordt in het bericht?").



Als dan bovendien nog eens in ogenschouw wordt genomen dat de drempel voor gebruik van elektronische formaten voor documenten (bijvoorbeeld: het verzenden van e-mail, al dan niet met zgn. elektronische 'attachments'), erg laag is, zodat nagenoeg iedereen in een organisatie zich ervan bedient, dan is daarmee de uitspraak dat de beheersbaarheid een nieuwe dimensie heeft gekregen met deze technologische vernieuwing, afdoende onderschreven. Het is een punt van zorg van het management van iedere (overheids)organisatie om hier orde te scheppen, teneinde de duurzame beheersbaarheid weer op het vereiste niveau te krijgen.
Het meest eenvoudig is het natuurlijk om al deze technologische vernieuwingen simpelweg te ontkennen en het gebruik ervan te verbieden, maar de voordelen zijn ook evident.

...maar ook: snelle informatie-overdracht en brede toegankelijkheid!


De snelheid waarmee informatie kan worden overgebracht van het punt van ontstaan naar de plaats waar de ontvangende partij zich bevindt, is fenomenaal. En ook het feit dat op veel plaatsen, en dus door veel mensen, tegelijkertijd van dezelfde, eenduidige informatie kennis kan worden genomen (denk daarbij aan het gebruik van Inter- en Intranet), is natuurlijk een ontegenzeggelijk voordeel ten opzichte van het tijdperk waarin alleen met de geschreven en van een echte handtekening voorziene brief of nota formele informatie kon worden overgebracht.
Kortom, in eerste instantie lijkt de conclusie gerechtvaardigd dat de komst van de elektronische informatievoorziening - het tijdperk van de fax neem ik hier niet mede in beschouwing... - de kwaliteit van de informatiestromen bij (grote(re) overheids)organisaties heeft verbeterd. Vooral wanneer de aspecten 'snelheid' en 'toegankelijkheid' in beschouwing worden genomen.
In samenhang met deze ontwikkeling moet echter worden opgemerkt dat de beheersbaarheid van de informatiestromen er aanzienlijk op achteruit is gegaan. Het aspect van de bestuurlijke verantwoording, gebaseerd op de beheerste reconstructie van de besluitvorming moet dus op een nieuwe leest worden geschoeid. Alleen wanneer deze bestuurlijke verantwoording (m.b.v. elektronische documenten) kan worden afgelegd, kan worden gesproken van een werkelijk toegevoegde waarde van de ICT voor de processen bij de overheidsorganisatie! Het afleggen van verantwoording betekent in de praktijk dat aan de Tweede Kamer (voor private organisaties: aan de aandeelhouders) moet kunnen worden uitgelegd waarom, en op basis van welke informatie, het management van een (overheids)organisatie gedurende een zekere periode, een zeker beleid heeft gevoerd.

Business case en probleemstelling


De business case laat zich omschrijven in de momenteel gebrekkige wijze waarop besluitvorming binnen het ministerie van Defensie zich laat reconstrueren bij het afleggen van verantwoording aan de Tweede Kamer.
Recentelijk is dit weer eens manifest geweest bij de presentatie van het NIOD-rapport “Srebrenica, een veilig gebied” (http://www.srebrenica.nl/). Eerder – 4 september 2000 – heeft de Commissie Bakker (Bakker, D’66) een studie afgerond betreffende de wijze waarop besluitvorming ter zake van inzet van Nederlandse militairen in VN-operaties tot stand komt. Diverse aanbevelingen uit dit rapport betreffen de wijze waarop de besluitvorming tot stand komt; de commissie vindt onder meer dat er op de ministeries snel afspraken moeten worden gemaakt over de archivering en beschikbaarheid van e- mailberichten.
Het is dan ook zaak (business case) om, mede met behulp van ICT, maar ook met bijbehorende organisatorische maatregelen te komen in de situatie waarin besluitvorming optimaal kan worden gereconstrueerd, aan de hand van gearchiveerde feiten, meningen, opdrachten, (sub)conclusies etc.
De probleemstelling zou ik dan ook willen toespitsen op deze beheersing van elektronische informatie-overdracht (bij het Ministerie van Defensie). De duurzame betrouwbaarheid van de informatie, de toegankelijkheid voor hen die gerechtigd zijn kennis te nemen van de informatie alsmede de authenticiteit van de informatie zijn aspecten van deze beheersing. Het probleem definieert zich dan ook tot "het veelal ontbreken van, dan wel het onvoldoende geïmlementeerd zijn van waarborgen dat afdoende aan deze kwaliteitsaspecten wordt tegemoetgekomen".
In het hierna volgende zal dit probleem nader worden geanalyseerd teneinde oplossingen, dan wel oplossingsrichtingen te inventariseren. Nadelen van de elektronische informatie-overdracht kunnen met behulp van nieuwe ICT wellicht worden geëlimineerd, zodat de voordelen van deze ICT volledig tot hun recht komen.

Analyse

Duurzame betrouwbaarheid: een kwestie van standaarden...

Informatie, gegevens en applicaties


In de wereld van de elektronische documenten is het een komen een gaan van applicaties die op een zeker moment in zwang zijn. WordPerfect en Word zijn in deze context al aangehaald in de inleiding. Erg belangrijk is het om gegevens en applicaties gescheiden van elkaar te zien. Ook al kan niemand meer omgaan met de ganzenveer, zelfs dan blijven de perkamenten documenten (= gegevens) van de Middeleeuwen interpreteerbaar! Wanneer de gegevens echter besloten zijn binnen de grenzen van een computerapplicatie dan is deze onafhankelijke interpreteerbaarheid van de gegevens niet meer zeker gesteld. Je hebt immers altijd de bewuste computerapplicatie nodig om de gegevens te interpreteren.
Gegevens op papier zijn tamelijk robuust: geen enkele applicatie is immers benodigd teneinde ze te interpreteren. Gegevens op microfiche vereisen in elk geval nog een apparaat waarmee deze microfiches worden vergroot en belicht, maar goed, erg complex is dit niet. Wanneer gegevens echter elektronisch worden opgeslagen dan zijn sowieso externe middelen (hard- en software) benodigd om ze te interpreteren.
Het gaat bij de duurzame betrouwbaarheid dan ook altijd om de gegevens, die onafhankelijk van de applicaties waarmee ze worden gegenereerd, dan wel geinterpreteerd, (moeten) worden opgeslagen. Het gaat nadrukkelijk niet om de applicaties: die komen en gaan, en wel in een steeds hoger tempo. Hun onderlinge afstemming is niet altijd zeker gesteld. Zo lang de gegevens echter in al deze komende en gaande applicaties interpreteerbaar zijn dan is het al weer een stuk eenvoudiger om de documentaire wereld te beheersen.
Het is hierbij goed om te bedenken dat 'informatie' tbv het sturen van, het rapporteren over dan wel het verantwoording afleggen over organisatie-processen altijd een zeker 'samenstelsel van gegevens' betreft. Net zoals in de scheikunde de elementen van het periodiek systeem altijd de basis vormen van alle moleculen, stoffen en materialen om ons heen.

Standaardisatie van tekensets en van teksten


Standaardisatie van gegevenselementen is dan ook het allerbelangrijkst wanneer de duurzame betrouwbaarheid van elektronische informatie aan de orde is. De belangrijkste standaard hieromtrent is de (oorspronkelijke, niet 'extended') ASCII-standaard. ASCII staat voor ‘American Standard Code for Information Interchange’ en is in 1968 gedefinieerd (en in formele zin bekend als ISO 646). Het garandeert de onderlinge uitwisseling van basis(tekst)gegevens tussen de verschillende computerplatforms. De code omvat 128 tekens, karakters en functies (zoals de 'line feed' en de 'carriage return': twee functies ineen, tegenwoordig tesamen vaak 'hard return' of 'enter' genoemd; de Engelse termen komen uit het tijdperk van de conventionele typemachine: met een hendel werd de wagen waarin het papier zat geklemd, teruggezet naar het begin van een nieuwe regel).

Later is het zgn. extended-ASCII gedefinieerd en omvat tweemaal zoveel tekens. Hoewel veel standaard, komt het hier toch wel voor dat in de hoger genummerde tekens (dus die boven het 128e karakter) door verschillende leveranciers, verschillende betekenissen worden toegekend aan een zeker karakter.


In voorgaande alinea is ingegaan op de standaardisatie van tekensets (w.o. dus ASCII). Hieraan gerelateerde ontwikkelingen betreffen o.m. de Unicode. Deze is de basis voor het hierna aan de orde komende SGML (ook wel bekend als ISO 8879) en XML. Ontwikkelingen in Unicode en de vernieuwde ISO 10646 (voortbordurend op de oorspronkelijke ISO 646) houden rekening met elkaar. In plaats van standaardisatie van tekensets, zijn er voorts de tekstgerelateerde standaards, w.o. het PDF (PDF = Portable Data Format). Hier ga ik hier niet nader op in. Meer over deze tekenset- en tekststandaarden: zie http://www.den.nl/standaard/tekstf.html
SGML staat voor ‘Standard Generalised Markup Language’ en is in 1986 vastgelegd in ISO 8879. XML staat voor ‘eXtended Markup Language’ en geldt als een uitgebreide vorm van HTML (‘HyperText Markup Language’, bekend in de wereld van het World Wide Web). XML wordt gezien als een praktische invulling van het zeer uitgebreide SGML. Basis voor deze 'languages' is de Unicode, welke in de praktijk in lijn is met de ISO 10646, die op haar beurt weer in lijn is met de oorspronkelijke ASCII, en dus erg standaard!
Het is op deze plaats echter niet de bedoeling een technische verhandeling te geven over deze standaarden betreffende de elektronische gegevensopslag. Van belang is de praktische bruikbaarheid ervan in de context van onze 'business case'.

"Inhoud" en "Presentatie": twee gescheiden begrippen


De presentatie van een document kan worden beschreven met zgn metagegevens en structuurelementen. Het document "nota" kan bijvoorbeeld worden opgebouwd geacht uit de elementen "adresblok", "inhoud" en "ondertekeningsblok", mogelijk nog aangevuld met "bijlage", en de metagegevens "opsteller", "verzender", "verzenddatum" en "onderwerp". Een dergelijke opbouw van een document kan worden vastgelegd in de zgn. DTD (= Document Type Definition). Zo kunnen velerlei documenten worden gedefinieerd, elk op gestandaardiseerde wijze, en wel zodanig dat de bedrijfsvoering van de organisatie optimaal wordt ondersteund.
De inhoud kan vervolgens worden 'gehangen' in het presentatieformat, net zoals een kleurplaat wordt ingekleurd. De techniek hiervoor wordt geleverd door eerder genoemde XML-standaard. Tekstdelen in het XML-bestand (dat in feite een 'plat' ASCII-bestand is) zijn gemarkeerd als behorend tot een bepaald deel van het bijbehorend presentatie-format (= DTD). Zo kan het als "onderwerp" aangeduide tekstdeel in het XML-bestand worden geplaatst in het deel "onderwerp" van de presentatie-format "nota", maar ook als opsomming van onderwerpen van verzonden nota's; deze "opsomming" is in dit voorbeeld een ander presentatie-format dan de "nota".
Voor een beheerste bedrijfsvoering, waarbij archiefstukken volgens regels van de Archiefwet worden behandeld is dit aspect mogelijk een nadere studie waard, maar het lijkt niet op voorhand onmogelijk om aan de eisen van deze Archiefwet te voldoen. Vanuit het verleden zijn "presentatie" en "inhoud" onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Een nota ging ‘ergens’ over en als zodanig kon zo'n nota het archief in; evenzo kon zij er ook weer worden uitgehaald natuurlijk. Wanneer "nota" en "inhoud" twee gescheiden entiteiten zijn, wordt de reproduceerbaarheid van hetgeen de opsteller ooit eens heeft geschreven niet meer zo vanzelfsprekend. Mogelijk is dit niet een onoverkomelijkheid, maar toch zeker een punt van aandacht!

Beheerste toegankelijkheid: organisatorische aspecten en wetgeving...


Natuurlijk is het op de eerste plaats zaak dat de geadresseerde (zich bevindend binnen de overheid, in de context van deze beschouwing zelfs binnen dezelfde organisatie: het ministerie van Defensie, alwaar de auteur zelf werkzaam is) kennis neemt van het verzonden stuk. Digitale stukken, voorzien van een handtekening, al dan niet versleuteld, worden per e-mail aangeboden aan de geadresseerde. Waar het in de beheersing van deze informatiestromen op aankomt is de archivering van het stuk. De verzending is het probleem niet. Het initiatief om een te verzenden stuk ter archivering aan te bieden is in de 'papieren' documentenstroom tamelijk vanzelfsprekend: het stuk komt er immers bij wijze van spreken niet op een andere manier uit, dan dat er een afschrift in het archief wordt opgeborgen.
Om nu te voorkomen dat het elektronisch archief overspoeld raakt van e-mail met nota's die zich nog in een concept-stadium bevinden (of in elk geval in een zodanige status dat archivering nog niet gewenst is: strikt genomen kan dat bij een concept-nota best wel eens het geval zijn...) alsmede dat de opsteller/verzender "vergeet" zijn of haar elektronische nota aan te bieden aan het archief, zou men kunnen stellen dat alleen formele - dus van een digitale handtekening voorziene - documenten worden gearchiveerd. Het is technisch alleszins uitvoerbaar dat deze stukken, voordat ze bij de geadresseerde worden afgeleverd, worden voorzien van een uniek archiveringskenmerk (bv een uniek samenstel van alfanumerieke karakters) en opgeslagen in het archief. Dit opgeslagen stuk kan dan niet meer worden gewijzigd. Er kunnen natuurlijk wel verbeteringen op worden aangebracht en vernieuwde versies van worden gemaakt, maar al deze actualisaties zijn dan weer nieuwe bestanden, met op zich weer nieuwe, unieke kenmerken.
De toegankelijkheid, althans de terugvindbaarheid van de documenten lijkt dan verzekerd. Originele stukken worden het nooit: altijd exacte kopiëen (of beter: reconstructies van de van toepassing zijnde 'presentatie' met de daarbij behorende 'inhoud'). Deze exactheid moet overigens wel voldoen aan hetgeen daarover in de Archiefwet, en daaruit voortvloeiende besluitvorming (Archiefbesluit), is gesteld.
Het zoeken naar op deze wijze opgeslagen elektronische documenten kan vervolgens 'slim' geschieden met behulp van een browser (Intranet) en een zoekmachine, net zoals het Internet ook wordt afgezocht op bepaalde documenten met behulp van sleutelgegevens. Deze sleutelgegevens zijn in ons geval de metagegevens (waaronder natuurlijk het toegekende, unieke nummer, maar ook de eerder genoemde "opsteller", "verzender", "onderwerp" en "verzenddatum", zoals deze zijn toegevoegd aan het document-in-XML-format. Ook kan een eventueel van toepassing zijnde beperkte toegankelijkheid (omdat het stuk bijvoorbeeld commercieel- of personeelsvertrouwelijk van aard is) worden meegegeven in deze metagegevens.
Ten aanzien van de hiervoor genoemde wet- en regelgeving is het van belang om de Archiefwet en het Archiefbesluit nader te beschouwen. De Archiefwet stelt in art. 21 dat de geordende en toegankelijke staat van het archief moet zijn geborgd. Het Archiefbesluit werkt deze voorwaarde nader uit, en wel in het bijzonder in art. 11, 12 en 13. Artikel 11 stelt dat de archiefdocumenten na 100 jaar nog steeds toegankelijk en interpreteerbaar moeten zijn. Artikel 12 stelt dat de inhoud, vorm en structuur ook zonder de oorspronkelijke context interpreteerbaar moet zijn. Artikel 13 stelt ten slotte dat de archiefdocumenten afdoende moeten zijn gevrijwaard van schade door inbraak, brand en wateroverlast.
Het project ‘Testbed Digitale Bewaring’ (Programma Digitale Duurzaamheid) is met name in dit gebied actief. Het belang van deze materie wordt nog eens onderschreven wanneer een doelstelling van de overheid in herinnering wordt geroepen: “in 2002 zal 25 % de communicatie tussen de overheid en de individuele burger digitaal verlopen”. Bij gelegenheid van de conferentie “Achter de schermen van de elektronische overheid” (21 november 2001, Ridderzaal, Den Haag) waren er verschillende presentaties die deze onderwerpen als centraal thema kenden. De visuele ondersteuning van deze presentaties zijn te vinden op Internet. Zie onder meer:

  • http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/pres20011121-verdegem.ppt

  • http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/pres20011121-hertogs.ppt

  • http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/pres20011121-slats.ppt

In deze context is het voorts goed om kennis te nemen van een initiatief van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De Staatssecretaris van dit ministerie heeft regels doen opstellen om de wettelijk vereiste geordende en toegankelijke staat van het te bewaren archiefbestand (van dit ministerie) te waarborgen. Zie voor nadere uitwerking:



  • http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/art12Brussel(17juli2001).pdf

Authenticiteit: het elektronisch parafen-/handtekeningenregister...


De indruk bestaat dat de digitale handtekening - en dan heb ik het niet over de gedigitaliseerde weergave (‘plaatje’) van de conventionele handtekening, maar over het algoritme dat de eenduidige relatie van het verzonden document met de verzendende autoriteit duidelijk maakt - nog maar weinig opgang maakt. Met andere woorden: "Is de elektronische handtekening wel zo betrouwbaar?". Hierop zou kunnen worden gerepliceerd met de wedervraag: "Hoe betrouwbaar is de echte handtekening eigenlijk...?".
Men zou kunnen zeggen dat vergelijking van de handtekening (of: paraaf) met die, welke in het register, dat daartoe is aangemaakt, is opgenomen, uitsluitsel moet kunnen geven. Zonder veel onderzoek gedaan te hebben ter onderbouwing, zou ik echter willen stellen dat deze toets bijna nooit plaatsvindt. Anders gezegd: wanneer een handtekening of paraaf wordt gezet, zal (bijna) altijd worden verondersteld dat deze juist is, en gemaakt door de functionaris, die zich daar feitelijk voor uitgeeft.
De huidige stand van de techniek met betrekking tot de digitale handtekening stelt dat de deze handtekening bestaat uit twee componenten: enerzijds het publieke deel, en anderzijds het geheime- of privé-deel. Als iemand (x) aan iemand anders (y) een e-mail stuurt - al dan niet vergezeld van een 'attachment' - dan moet dit door 'x' ondertekend zijn, althans wanneer dit e-mail voor 'y' overtuigend van niemand anders dan van 'x' kan zijn. Voor 'y' is deze handtekening verifieerbaar afkomstig van 'x'. Dit is mogelijk omdat een lijst van handtekeningen wordt bijgehouden door een onafhankelijke partij: de zgn 'Trusted Third Party' (= TTP). Een vergelijking kan worden gemaakt met de toets aan het conventionele handtekeningen- en parafenregister. Maar dan, zo lijkt het, met een verbeterde functionaliteit, gericht op de authenticiteit van documenten. De verbeterde functionaliteit is overigens voornamelijk procedureel van aard: je kunt in een TTP/PKI-omgeving (de afkorting TTP is al verklaard, PKI = ‘Public Key Infrastructure’) eenvoudigweg niet om de verificatie-handeling heen; deze vindt automatisch plaats.
Met behulp van deze techniek kan eveneens versleutelde berichtgeving worden overgebracht van 'x' naar 'y'. Daartoe moet 'x' gebruik maken van het publieke deel van de sleutel van 'y', welke dan ook vrij beschikbaar (vandaar publiek...) moet zijn voor alle anderen op het netwerk. Het versleutelen van het bericht op basis van deze publieke sleutel resulteert in een versleuteld bericht dat alleen maar met behulp van de privé-sleutel van 'y' leesbaar kan worden gemaakt.
Meer informatie over PGP (= Pretty Good Privacy, de voor iedereen beschikbare techniek van tekenen en versleutelen van digitale bestanden op basis van de hiervoor bedoelde techniek) is te vinden op http://www.pgpi.org.
Mogelijk ten overvloede, maar in de context van dit werkstuk wel illustratief, merk ik nog op dat mijn papers (in gecomprimeerde vorm op het Internet gepubliceerd) door mij worden getekend m.b.v. PGP, alvorens ze op het Internet te publiceren. De digitale handtekening kan - m.b.v. mijn publieke PGP-key - worden geverifieerd.

Zie voor nadere toelichting hierop: http://home.hccnet.nl/deelen.meijer/mba/toelichting.htm.


Conclusies en aanbevelingen

Conclusies


Geconcludeerd mag worden dat de overheid het zich aantrekt dat de ICT-wereld zich ongelofelijk snel ontwikkelt en zich bovendien realiseert dat zij een traject te gaan heeft om zichzelf professioneel te presenteren naar de individuele burger: dit wil zeggen “effectief en efficiënt, gebruik makend van de moderne communicatie-middelen”. In samenhang hiermee zal de overheid in hun onderlinge communicatie (dus inter- en intradepartementele communicatie) zichzelf op orde moeten brengen.
ICT introduceert nadelen en voordelen:

De nadelen betreffen in de eerste plaats de incompatibiliteit van applicaties en daarmee de verminderde zekerheid van de toegankelijkheid der gegevens die ermee worden geproduceerd en geïnterpreteerd, althans gezien op de langere termijn. Gegevens, die op hun beurt weer de basis vormen voor ‘informatie’, welke van belang is voor de aansturing van, rapporteren over en verantwoording afleggen over organisatie-processen. Voorts geldt de ‘echtheid’ als een probleempunt, zeker indien dit gezien wordt in samenhang met de laagdrempeligheid van het gebruik ervan: iedereen kan zich in een e-mail of Word-document immers presenteren als de auteur ervan, zonder dat de ontvanger dat in de praktijk met zekerheid kan verifiëren.

De voordelen betreffen met name de grote snelheid van informatie-overdracht en de mogelijkheid van een brede toegankelijkheid tot informatie t.b.v. veel functionarissen resp. individuen tegelijkertijd.

Diverse standaarden voor tekstbestanden en tekensets hebben zich in de loop van de tijd ontwikkeld. Met name ASCII (1968) geldt als een ‘oerstandaard’. Unicode, extended ASCII, SGML, HTML en XML zijn terug te voeren op deze standaard. XML wordt erkend als de standaard waarin documenten zich beheerst laten archiveren in inhoudelijke bestanden, te presenteren volgens separaat gedefinieerde Document Type Definitions (DTD’s).


Beheerste toegankelijkheid van digitale documenten betekent enerzijds het goed definiëren wat zoal in archieven moet worden bewaard (m.a.w. welke zijn de formele stukken?) en anderzijds wat zoal benodigd is om te voldoen aan de Archiefwet en het Archiefbesluit. Nadere studies bij de overheid wijzen in de richting van de mogelijkheid tot beheerste toegankelijkheid van digitale archiefdocumenten.
De functionaliteit van de digitale handtekening laat zich goed vergelijken met die van de originele handgemaakte handtekening (of paraaf). Er zijn aanwijzingen dat deze digitale handtekening in de praktijk zelfs een betere waarborg van echtheid in zich heeft dan de conventionele wijze van tekenen van documenten.

Aanbevelingen


De overheid in het algemeen, en omdat de auteur werkzaam is bij het Ministerie van Defensie, dit ministerie in het bijzonder, zou kennis moeten nemen hetgeen door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op dit gebied zoal wordt geïnitieerd en gecoördineerd. Voorkomen moet worden dat ministeries hun “eigen wiel” gaan uitvinden, hoewel natuurlijk altijd de mogelijkheid bestaat dat de overheidsbrede oplossing niet passend is voor de business case van het individuele ministerie. Zo is voor het Ministerie van Defensie de compatibiliteit met NAVO ook erg belangrijk. Wanneer “NAVO” en “overheidsbreed” tot strijdigheid leiden, dan zullen individuele oplossingen moeten worden gevonden. Voor de business case die centraal staat in dit werkstuk lijkt deze strijdigheid overigens niet aan de orde.
De toepassing van XML (incl. de ontwikkeling van DTD’s, het gebruik van de zoekmachine op basis van XML, het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden etc.) t.b.v. de documentaire informatievoorziening zou bij het Ministerie van Defensie nader moeten worden onderzocht, waarbij ook hier natuurlijk maximale aansluiting bij de reeds ingezette, overheidsbrede ontwikkelingen moet worden nagestreefd.
De mogelijkheid van de digitale archivering t.b.v. het Ministerie van Defensie, inclusief de organisatorische consequenties ervan (TTP/PKI, toekenning uniek nummer, welke documenten aan te merken als ‘formeel’, etc.), zou nader moeten worden onderzocht, waarbij ook hier natuurlijk de overheidsbrede ontwikkelingen als leidraad moeten dienen.

Kanttekening bij de aanbevelingen


Het ICT-beraad (Interdepartementaal overleg van plv Secretarissen-Generaal der departementen inzake de optimale gemeenschappelijke inzet en ontwikkeling van ICT) heeft in december 2000 geconcludeerd dat de overstap naar een volledig digitale omgeving tbv de archivering op dat moment nog een te hoog ambitieniveau was omdat het proces er naar toe complex is en de uitgangspositie per departement verschilt. Gekozen is daarom voor het vaststellen van vier werkvelden waarop sturing kan plaatsvinden:

  • digitalisering van de backoffice;

  • de kwaliteit van de DI (Documentaire Informatie) en het archiefbeheer;

  • de kwaliteit van het personeel en de organisatie;

  • een kwaliteitszorgsysteem voor een blijvende bewaking van de werking en een continue verbetering.

Voorliggend werkstuk betreft voornamelijk de digitalisering van de backoffice. Echter, niet vergeten moet worden dat de medewerkers – deze groep betreft immers één der aandachtsgebieden van het EFQM-model...! – de confrontatie met de nodige veranderingen in de bedrijfsvoering nog moet maken. Als eerder aangehaald: deze veranderingen in de bedrijfsvoering laten zich vergelijken met het geleidelijk verdwijnen van typekamers in grote bedrijven met de komst van (stand alone) computers met daarop geïnstalleerde tekstverwerkingsprogramma’s (zoals indertijd – tweede helft jaren ’80 van de vorige eeuw – WordPerfect 4.1 en 4.2).



Belangrijkste verandering als gevolg van de digitalisering van de documenten-huishouding is dat elke gebruiker vanaf de werkplek handelingen verricht betreffende de documentaire IV, dan wel dat hij/zij deze automatisch laat verrichten (registreren, verzenden, archiveren, ontsluiten). Deze gebruiker zal instructie moeten krijgen om zich de nieuwe werkwijze eigen te maken. Uitgangspunt daarbij is en blijft dat de gebruiker zelf verantwoordelijk is voor de archiefvoering.

Literatuur


  • Rapport Beheerst Beheren, Beheer van ICT voorzieningen uit managementoptiek van Het Expertisecentrum (HEC, dec. 2000) http://www.hec.nl/docs/beheerstbeheren.pdf




  • Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: http://www.minbzk.nl




  • ASCII-tekenset: o.a. http://foldoc.doc.ic.ac.uk/foldoc/foldoc.cgi?ASCII




  • Programma Digitale Duurzaamheid: http://www.digitaleduurzaamheid.nl




  • Pretty Good Privacy (PGP): http://www.pgpi.org




  • ISO 15489: http://www.iso.ch/iso/en/commcentre/pressreleases/2002/Ref814.html De internationale standaard voor management van zgn ‘business records’, gepubliceerd dd 5 februari 2002.



1 Uitgaande van de taakstelling van de krijgsmacht kan de klant van Defensie worden geidentificeerd als hij/zij die wordt verdedigd, beschermd of ondersteund. Dit kan de Nederlandse bevolking zijn, maar ook bewoners van het zgn “bondgenootschappelijke gebied”, dan wel partijen waarbij de internationale rechtsorde in het geding is. Bij niet-Nederlandse “klanten”, kan in de regel toch wel weer een relatie worden gelegd met een Nederlands belang. Immers, Nederland is in haar (handels)belang gebaat bij een vreedzame samenleving, ook in die gebieden waar direct of indirect (via haar zgn bondgenoten) handel mee wordt gedreven. Het is om die reden dat de Nederlandse bevolking gezien wordt als de “klant van Defensie”. De Nederlandse bevolking weet zich vertegenwoordigd in het parlement.

2 Documentaire IV: “Het geheel van onderling op elkaar afgestemde activiteiten, inclusief de daarbij benodigde informatiesystemen, zowel uitvoerend, beleidsmatig als beheersmatig, die dienen om een organisatie-eenheid de documenten te verschaffen die nodig zijn om de toegewezen taken op adequate wijze te kunnen uitvoeren en om daarover verantwoording af te leggen.”





De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina