Europese commissie europees bureau voor fraudebestrijding



Dovnload 251.29 Kb.
Pagina6/9
Datum17.10.2016
Grootte251.29 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

3.1. Audits van concrete acties en fraudepreventie

Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 480/2014 van de Commissie verschaft wat meer duidelijkheid over de wijze waarop audits van concrete acties moeten worden uitgevoerd. Met name in artikel 27, lid 5, wordt van controle-/auditautoriteiten vereist dat zij hun audits uitbreiden indien de geconstateerde problemen een systematisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere concrete acties in het kader van het operationele programma kunnen inhouden. Het wordt aangevuld met artikel 28, lid 12, waarin gesteld wordt dat „wanneer er onregelmatigheden of een risico van onregelmatigheden wordt vastgesteld, beslist de auditautoriteit op basis van een deskundig oordeel of het noodzakelijk is een audit uit te voeren van een aanvullende steekproef van extra concrete acties, of van onderdelen van concrete acties die geen deel uitmaakten van de willekeurige steekproef, teneinde rekening te houden met vastgestelde specifieke risicofactoren”.


De keuzemogelijkheid voor het uitvoeren van een audit van een aanvullende steekproef kan voor de auditautoriteit een instrument zijn om, als er een vermoeden bestaat van frauduleuze activiteiten, actief bij te dragen aan fraudepreventie.

3.1.1. Auditfunctie

Bij de uitvoering van audits van concrete acties, moeten controleurs/auditors ook:



  • alle interne en externe risico's en bedreigingen vaststellen en beoordelen die een negatieve invloed zouden kunnen hebben op de subsidiabiliteit van uitgaven, of een onregelmatigheid of fraude zouden kunnen veroorzaken;

  • onderzoek doen naar de omgeving en achtergrond van de gecontroleerde instantie en zich daarbij concentreren op gebieden met een verhoogd frauderisico, met inbegrip van een controle van de informatie met betrekking tot belanghebbenden en leveranciers, en het gebruik van risicoanalyse-instrumenten (bv. Arachne) of soortgelijke IT-hulpmiddelen;

  • mogelijk frauduleus gedrag vaststellen; en

  • indien nodig, informatie uitwisselen met rechtshandhavingsinstanties (bv. politiediensten, rechtshandhavingsinstanties, OLAF, enz.) overeenkomstig de Europese, internationale en nationale voorschriften.

Dit helpt controleurs/auditors bij het bepalen van potentiële risicogebieden waarop zij zich bij het uitvoeren van hun audits kunnen concentreren. Bij het vaststellen van onregelmatigheden moeten controleurs/auditors gebruikmaken van alle ondersteunende documentatie , zodat ze een conclusie kunnen trekken over het mogelijke bestaan van fraude. De controleurs/auditors moeten zo nodig zorgen dat er nader onderzoek verricht wordt, met inbegrip van aanvullende audits, om de omvang van het probleem vast te stellen; daarbij moeten zij aanbevelingen doen over de nodige corrigerende maatregelen. Controleurs/auditors dienen zich te beraden op het heden, dat wil zeggen op welke manier zij rechtstreeks en onmiddellijk op de geconstateerde onregelmatigheden zullen reageren. Controleurs/auditors moeten ook zoveel mogelijk naar de toekomst kijken en bepalen of, ter voorkoming van toekomstige onregelmatigheden, preventiemaatregelen kunnen worden voorgesteld en uitgevoerd.

Controleurs/auditors kunnen tevens conclusies trekken met betrekking tot fraudepreventie, zelfs in situaties waar geen mogelijke fraude is geconstateerd. Dit kan gebeuren wanneer tijdens een audit van concrete acties, op basis van een steekproef, een aantal risicogebieden of gebreken is vastgesteld.



3.1.2. Adviserende functie

De adviserende functie van de controleurs/auditors vormt een aanvulling op hun auditfunctie. Indien controleurs/auditors tijdens de uitvoering van hun audits van concrete acties goede preventiewerkmethoden aantreffen, moeten zij overwegen deze te verzamelen en met relevante belanghebbenden te delen. Mensen die in hun dagelijkse werk goede werkmethoden toepassen, merken de goede kwaliteit van hun werk meestal niet op en zullen daarom die goede werkmethoden waarschijnlijk niet met anderen delen. Controleurs/auditors kunnen op dit gebied een belangrijke rol spelen. Omdat zij meerdere audits uitvoeren, hebben zij een goed overzicht van goede werkmethoden en kunnen daarom helpen deze op te sporen en te delen.


Controleurs/auditors moeten ook aanbevelingen doen voor corrigerende maatregelen wanneer zij problemen signaleren. Belanghebbenden zouden een compilatie van gesignaleerde frauduleuze werkmethoden in eigen land, of in specifieke fondsen, regio's of bedrijven, aangevuld met mogelijke corrigerende of uit te voeren maatregelen zeer nuttig vinden. Een dergelijke compilatie zou helpen om de op voorgaande audits gebaseerde gedeelde kennis te verspreiden, met inbegrip van de onderzoeksautoriteiten en organisaties die bij het juridisch proces betrokken zijn.

In Litouwen hebben het nationaal auditbureau, de bijzondere opsporingsdienst (die betrokken is bij corruptiebestrijding) en de opsporingsdienst voor financiële criminaliteit (die betrokken is bij fraudebestrijding) samenwerkingsovereenkomsten ondertekend. Zij komen bijeen om onderwerpen van gemeenschappelijk belang te bespreken en informatie te delen.
Controleurs/auditors moeten altijd hun ervaringen gebruiken voor het verspreiden van fraudebewustzijn.

3.2. Audits van concrete acties en fraudeopsporing

Bij een audit van concrete acties worden deze in het bijzonder op twee niveaus onderzocht: het niveau van de begunstigde en het niveau van de managementautoriteit en/of intermediaire instanties. Dit zijn daarom typisch audits waar controleurs/auditors mogelijke fraude tegen kunnen komen. Toch voeren controleurs/auditors administratieve en geen strafrechtelijke procedures uit. De reikwijdte van hun macht en gezag is dan ook vrij beperkt als het gaat om het opsporen van de bijzondere omstandigheden van vermoedelijk frauduleuze activiteiten. Bovendien verschillen de belangrijkste doelstellingen van strafrechtprocedures en auditprocedures van elkaar. Een audit van concrete acties is van administratieve aard en heeft als doel de wettigheid en regelmatigheid van de uitvoering van een project vast te stellen, terwijl de strafrechtelijke procedure gericht is op het opsporen en/of onderzoeken van activiteiten om bewijsmateriaal te verkrijgen van het voornemen om fraude te plegen.

Met andere woorden, verdachte gevallen die door rode vlaggen gesignaleerd worden, moeten onmiddellijk (in de betekenis van zo spoedig mogelijk) opgehelderd worden door middel van een kruiselingse controle van de beschikbare informatie en door het uitvoeren van aanvullende controles. Op grond van hun deskundig oordeel besluiten de controleurs/auditors welke verdere maatregelen moeten worden genomen. Zij moeten daarom alle omstandigheden van het geval beoordelen. Controleurs/auditors moeten bijzondere aandacht besteden aan omstandigheden die gekoppeld zijn aan een bedoeling, omdat een bedoeling het verschil maakt tussen eenvoudige onregelmatigheden en vermoedelijke fraudezaken.

3.2.1. Auditfunctie
Bij de planning van hun audits zouden controleurs/auditors kunnen besluiten om doelgerichte audits van concrete acties uit te voeren op basis van het frauderisico, om zo de fraudeopsporing te verbeteren.
In het Verenigd Koninkrijk heeft het ministerie van Werkgelegenheid en Pensioenen (DWP) een IT-systeem ontwikkeld om de interface tussen het ministerie en zijn contractanten te automatiseren. Via de interface is het mogelijk geworden om geautomatiseerde controles uit te voeren en om, voorafgaand aan de betaling, de claims van de contractant te valideren. Het is daardoor makkelijker geworden om aanvullende, gerichte controles uit te voeren. Dit helpt bij het onderscheppen en voorkomen van mogelijke onregelmatige of frauduleuze claims.

Als de interne onderzoeken van het DWP zijn afgerond, wordt alle verzamelde informatie geanalyseerd. Dit wordt vervolgens gebruikt als input voor het creëren van doelgerichte auditcontroles. Deze doelgerichte auditcontroles worden doorlopend herzien, waarbij rekening gehouden wordt met de op basis van onderzoeken geconstateerde nieuwe risicogebieden en werkwijzen.


Deze doelgerichte controles en controletrajecten kunnen dan worden verrijkt met externe gegevens om de fraudepreventie en -opsporing verder te verbeteren.
Deze geautomatiseerde doelgerichte benadering heeft de steekproefsgewijze handmatige controle vervangen en heeft gezorgd voor een enorme stijging van het fraudeopsporingspercentage. Tijdens steekproefsgewijze audits worden zelden frauduleuze activiteiten opgespoord.


        1. Voorbereiding van de audit

Het is van groot belang om elke audit van concrete acties goed voor te bereiden. Die voorbereiding kan bestaan uit de volgende stappen:




  • raadplegen van andere controleurs/auditors die op hetzelfde gebied werkzaam zijn geweest;

  • controleren van geconstateerde overtredingen van bestaande controles en het gebruik van alle datamininginstrumenten;

  • uitvoeren van externe controles met behulp van internet, overheidsdiensten en andere beschikbare gegevensbronnen (bv. Arachne of soortgelijke IT-instrumenten);

  • contact opnemen met de teams en de organisaties die betrokken zijn bij het beheer van en het toezicht op het contract;

  • verzamelen van beschikbare verslagen, opmerkingen en meningen van deze teams en organisaties;

  • contact onderhouden met de teams die verantwoordelijk zijn voor alle aspecten van het contract en het fraudeonderzoek;

  • ontwikkelen en vernieuwen van de kennis van fraudetrends, onderzoeksresultaten en/of nieuw ingevoerde controlemaatregelen, en van bewijsmateriaal van fraude-indicatoren

  • controleren van relaties met andere concrete acties.

Afhankelijk van de nationale wetgeving en van controles voorafgaand aan de audits, kunnen, als er sprake is van grote zorgpunten, de controleurs/auditors besluiten tot het doen van onaangekondigde of zeer kort vooraf aangekondigde auditbezoeken. Zij zouden, voorafgaand aan de organisatie van de audit, hun plannen ook nog met een onderzoeker kunnen bespreken.


De voorbereidingsfase draagt bij aan een betere kwaliteit van de audits omdat zij controleurs/auditors, die vaak onder hoge tijdsdruk werken, in staat stelt hun onderzoek en aandacht beter af te stemmen op belangrijke en/of bijzonder risicovolle gebieden. Nationale controle-/auditautoriteiten kunnen de controleurs/auditors ook enige vorm van aanwijzing geven om hen te ondersteunen in hun werk.

Voorbeelden van bijzondere aandachtsgebieden van een auditor in Ierland

  • het tijdens het fysieke auditbezoek ter plaatse uitvoeren van audits ter controle op het verduisteren van activa;

  • dieper ingaan op gevallen waarin een concrete actie opbrengsten genereert, vooral als die in contanten worden uitgekeerd;

  • alert zijn op eventuele tekenen van samenspanning of belangenverstrengeling bij het toekennen van contracten voor overheidsopdrachten;

  • het bij de beoordeling van inschrijvers op een tender controleren of er sprake is van bevoorrechting of belangenverstrengeling;

  • alert zijn op door projecten ingediende valse claims voor werk en op vervalste documenten in het algemeen;

  • het zorgen voor de uitvoering van kruiselingse controles op mogelijke dubbele financiering door de EU.




        1. Instrumenten

De volgende door de Commissie (inclusief OLAF) en de lidstaten geproduceerde documenten kunnen zeer nuttig zijn tijdens gewone auditwerkzaamheden:




  • COCOF 09-0003/00 van 18 februari 2009 - informatienota over fraude-indicatoren voor EFRO, ESF en CF

  • Overzicht van geanonimiseerde gevallen van structurele acties

  • Praktische gids over belangenverstrengeling in procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten

  • Praktische gids over vervalste documenten.

Ze beschrijven rode vlaggen, fraudepatronen en fraudebestrijdingsmaatregelen die zeer nuttig kunnen zijn bij het uitvoeren van audits van concrete acties.


In Slowakije hebben de nationale autoriteiten checklists opgesteld ten behoeve van de controleurs/auditors, om hen te helpen bij het nemen van hun beslissingen.
IT-instrumenten kunnen ook nuttig zijn bij het voorbereiden en uitvoeren van audits van concrete acties. Behoudens nationale wettelijke beperkingen inzake gegevensbescherming, kan in deze fase gebruik gemaakt worden van data-analyse voor de verrijking van het risicobeoordelingsproces, voor de kruiselingse controle van gegevens met andere organisaties uit de openbare of de particuliere sector en voor het opsporen van potentieel risicovolle situaties. De Commissie biedt ook een specifiek datamining-instrument, Arachne genaamd, dat kan worden gebruikt voor het opsporen van risicovolle activiteiten en projecten. Ook controle-/auditautoriteiten zouden dit risicoscore-instrument nuttig kunnen vinden.
Lidstaten kunnen ook IT-instrumenten hebben ontwikkeld die aan hun bijzondere behoeften zijn aangepast, of mogelijk van specifieke databanken gebruikmaken.
In Estland worden tijdens audits verschillende databanken gebruikt voor het verzamelen van onderbouwde informatie (bv. het register van structurele hulp, het register van overheidsopdrachten, het e-handelsregister, enz.). In het register van structurele hulp kunnen bijvoorbeeld controles worden uitgevoerd om te bepalen of er sprake is geweest van dubbele financiering van dezelfde factuur.



        1. Te nemen stappen in geval van vermoedelijke fraude

Controleurs/auditors moeten altijd handelen binnen het kader van de geldende wetgeving en de internationaal aanvaarde normen en instructies. Zij moeten zich bewust zijn van de grenzen van hun bevoegdheden en hun verplichtingen jegens de gecontroleerde instantie, met name ten aanzien van de rechten van gecontroleerde instantie. Een auditor moet in staat zijn een scheidslijn te trekken tussen een audit en een onderzoek, en moet duidelijk aangeven op welk moment het vermoeden van fraude duidelijk bewezen is. Op dat moment moet het geval via de juiste kanalen en overeenkomstig de nationale regels en procedures worden doorverwezen naar de bevoegde nationale instanties. Overeenkomstig de sectorale verordeningen inzake het melden van onregelmatigheden, moet de Commissie daarvan ook op de hoogte worden gesteld.

De rol van de auditor in de opsporing van een mogelijk fraudegeval beperkt zich tot het opsporen en registreren van verdachte omstandigheden op grond van de feiten die zijn vastgesteld tijdens de controle, met inbegrip van de controles ter plaatse. In sommige lidstaten zijn er specifieke teams die verantwoordelijk zijn voor het onderzoek van deze gevallen. Controleurs/auditors moeten verdachte omstandigheden melden aan deze teams, waarvan het personeel de passende professionele vaardigheden bezit om fraude te onderzoeken. Deze fase biedt de mogelijkheid om strengere controles of aanvullende controles ter plaatse uit te voeren, of zo nodig andere autoriteiten erbij te betrekken. Aan het einde van het proces moeten de controleurs/auditors een gefundeerd besluit kunnen nemen of er sprake was van een onregelmatigheid en zo ja, welke financiële correctiemaatregelen toegepast moeten worden. Zij moeten ook kunnen besluiten of het geval moet worden gemeld aan de justitiële autoriteiten en of de Commissie van deze recente informatie op de hoogte gebracht moet worden via het Irregularity Management System (IMS).
In Malta is de afdeling interne controle en onderzoek belast met audits en met financieel-administratieve onderzoeken met betrekking tot EU-fondsen. Deze twee soorten procedures worden uitgevoerd door verschillende eenheden. Als er een geval van mogelijke fraude ontdekt wordt, geven de auditeenheden de relevante informatie door aan de financiële-onderzoekseenheid voor verdere controles en onderzoeken.
Als de financiële-onderzoekseenheid gereed is met haar controles, publiceert zij daarvan een financieel-onderzoeksverslag. Als naar aanleiding van het resultaat van het financieel onderzoek administratieve maatregelen genomen moeten worden, dan wordt het rapport naar de secretaris-generaal van het ministerie gestuurd; als blijkt dat een strafbaar feit gepleegd is, wordt het rapport naar het Bureau van de procureur-generaal gestuurd. Het Bureau van de procureur-generaal beoordeelt vervolgens het verslag en, als de procureur-generaal de conclusies van het verslag onderschrijft, stuurt het financieel-onderzoeksverslag door naar de Maltese politie teneinde een strafrechtelijk onderzoek te beginnen.

In het Verenigd Koninkrijk heeft het ministerie van Werkgelegenheid en Pensioenen (DWP) een afdeling Interne audit en onderzoek. De afdeling Interne audit en onderzoek bestaat uit twee afzonderlijke teams die met elkaar samenwerken.
• Het team Interne audit is verantwoordelijk voor het verlenen van zekerheid aan het DWP en de Commissie ten aanzien van de doeltreffende werking van de beheers- en controlesystemen voor het operationele programma van het ESF.

• Het team Intern onderzoek is verantwoordelijk voor het onderzoek naar gevallen van ernstige fraude en misbruik, zowel intern als bij de contractant, met betrekking tot personeel en contracten op alle gebieden van het DWP.


De controleurs/auditors moeten met grote zorgvuldigheid ervoor zorgen dat zij de feiten in relatie tot het fraudegeval op een onpartijdige manier presenteren. In het verslag moeten zij nooit meningen naar voren brengen. Het verslag mag alleen relevante feiten bevatten die met bewijs kunnen worden gestaafd.

      1. Adviserende functie

Met hun audits van concrete acties doen de controleurs/auditors veel kennis en knowhow op van de omgeving, omstandigheden en situaties waarin fraude kan voorkomen. Het is van groot belang dat zij deze kennis delen. Om dit te realiseren kunnen controleurs/auditors op verschillende niveaus acties ondernemen.




  1. Controleurs/auditors kunnen de wetgevers waarschuwen als gevallen van fraude zich ten gevolge van mazen in de wetgeving regelmatig voordoen.




  1. Controleurs/auditors kunnen adviseren bij het ontwikkelen of uitbreiden van handboeken, richtsnoeren en documenten die belanghebbenden kunnen gebruiken, waaronder management- en certificeringsautoriteiten, controle-/auditautoriteiten, onderzoekseenheden, de politie en justitiële autoriteiten.



  1. Controleurs/auditors kunnen helpen bij het ontwikkelen van een passend opleidingsbeleid en relevante opleidingsmodules. (zie hoofdstuk 4)

Zo heeft de Commissie ter ondersteuning van fraudeopsporing diverse documenten gepubliceerd; een opsomming daarvan staat in hoofdstuk 3.2.1, onder b), van dit document. Zij bevatten algemene richtsnoeren en aanbevelingen en zijn gebaseerd op de beste werkmethoden in de lidstaten en de Commissie. Deze documenten kunnen worden aangepast zodat zij beter aansluiten bij de nationale context en procedures. Controleurs/auditors kunnen, in het licht van hun praktijkervaring, waardevolle bijdragen leveren aan dit aanpassingsproces. Aan de inhoud van deze nationale documenten kan vervolgens uitgebreide bekendheid worden gegeven onder al het personeel dat bij fraudeopsporing betrokken is.


Meer in het algemeen moet bij het opstellen van procedurele richtsnoeren, planning van auditactiviteiten of opleiding van auditpersoneel rekening worden gehouden met eerdere auditervaringen.
Het samenstellen van een compilatie van door nationale controle-/auditautoriteiten opgespoorde frauduleuze werkmethoden, en het opstellen van een casusregister zou voor alle belanghebbenden zeer nuttig zijn. Efficiënte opsporing van fraude wordt vergemakkelijkt door het uitwisselen van informatie over de wijze van verwerking van informatie met betrekking tot de onderzochte gevallen. De verwerkingsfasen kunnen bestaan uit de verwerking van initiële informatie, het identificeren van rode vlaggen, het identificeren van mogelijk frauduleus gedrag, de door de controleurs/auditors/onderzoekers genomen maatregelen, de uitkomsten van het geval en de eventueel toegepaste sancties. Het delen van deze informatie kan ook voor zorgen voor een consistentere professionele besluitvorming van controleurs/auditors tijdens hun normale werkzaamheden.
Het systeem kan efficiënter gemaakt worden door het opzetten van gestructureerde platforms waardoor alle belanghebbenden ideeën, informatie, ervaringen en kennis met elkaar kunnen delen. Zulke vakbijeenkomsten kunnen ervoor zorgen dat op regelmatige tijdstippen auditervaringen kunnen worden verwerkt en gedeeld.
4. Specifieke opleidingen inzake fraudepreventie en -opsporing
Opleidingen zijn essentieel opdat controleurs/auditors hun vaardigheden in fraudepreventie en -opsporing zouden kunnen ontwikkelen. Hier moet dan ook bijzondere aandacht aan geschonken worden. Opleidingen moeten volledig toegesneden zijn op de daadwerkelijke behoeften van de controleurs/auditors en rekening houden met de verplichtingen en de beperkingen van hun rol.
Opleidingen moeten worden gezien als onderdeel van het volgende proces:

content placeholder 100359

Dit proces zorgt voor een cyclus waarbij de uit geanalyseerde audits/onderzoeken getrokken lessen worden gebruikt voor het opzetten van doelgerichte controles en auditcontroles die als input dienen voor fraudepreventie en -opsporing.


Controleurs/auditors moeten zich volledig bewust zijn van hun verantwoordelijkheden inzake fraudepreventie en -opsporing. Zij moeten de initiële opleiding fraudebewustzijn volgen en zich daarna door middel van opfriscursussen regelmatig laten bijscholen. De initiële opleiding kan gegeven worden in de vorm van een presentatie door het fraudeonderzoeksteam of de fraudeonderzoeksinstantie, of door ervaren controleurs/auditors, of zo mogelijk via e-learning. De achterliggende gedachte hiervan is dat dit ervoor zorgt dat ervaring wordt gedeeld tussen belanghebbenden, met name tussen ervaren controleurs/auditors en onderzoekers en nieuw personeel. Door middel van regelmatige opfriscursussen wordt gezorgd dat de kennis en het bewustzijn actueel blijven, waarbij rekening gehouden wordt met het steeds wisselende karakter van fraude.


1   2   3   4   5   6   7   8   9


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina