Europese commissie europees bureau voor fraudebestrijding



Dovnload 251.29 Kb.
Pagina8/9
Datum17.10.2016
Grootte251.29 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Bijdragen aan de opleiding van andere belanghebbenden

Controleurs/auditors met ervaring in fraudepreventie en -opsporing kunnen ook worden betrokken bij het verspreiden van hun kennis aan management- en certificeringsautoriteiten en aan andere belanghebbenden die betrokken zijn bij fraudebestrijding in structuur- en investeringsfondsen.

Conclusie
De primaire verantwoordelijkheid voor fraudepreventie en -opsporing berust bij de managementautoriteiten28. Succes bij fraudebestrijding hangt echter af van een combinatie van inspanningen door management- en certificeringsautoriteiten, controleurs/auditors en andere belanghebbenden. Elke deelnemende partij in de keten moet haar rol spelen bij de bescherming van de financiële belangen van de EU.
Controleurs/auditors kunnen een belangrijke rol spelen bij de preventie en opsporing van fraude op verschillende niveaus. Aanbevelingen van controleurs/auditors om de beheers- en controlesystemen te verbeteren, hebben in de meeste gevallen ook een positief effect op fraudepreventie. Een deel van de taken van een auditor bestaat in het bijzonder uit het controleren van de uitvoering van artikel 125, lid 4, onder c), van de VGB (waarin staat dat de lidstaten doeltreffende en evenredige fraudebestrijdingsmaatregelen moeten treffen). En als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, moeten controleurs/auditors ook alle vermoedens van fraude noteren en deze aan de bevoegde autoriteiten melden.
Dit handboek is gebaseerd op de ervaringen van de lidstaten en heeft tot doel om de uitwisseling van goede werkmethoden tussen controleurs/auditors van alle lidstaten te ondersteunen. Het handboek is niet uitputtend. Het handboek kan ook nuttig zijn voor management- en certificeringsautoriteiten, zodat zij beter begrijpen hoe controleurs/auditors hen kunnen ondersteunen bij het opzetten van fraudebestrijdingsmaatregelen, -beleid of -strategie.
De belangrijkste bijdragen ten aanzien van fraudepreventie en -opsporing die controleurs/auditors kunnen leveren bij het uitvoeren van systeemaudits of audits van concrete acties met betrekking tot de Europese structuur- en investeringsfondsen zijn samengevat in de tabel in bijlage 5.

Bijlage 1- belangrijkste wettelijke bepalingen van de EU voor controleurs/auditors



Financieel Reglement (Verordening 966/2012 van 25 oktober 2012)

Artikel 59 Gedeeld beheer met de lidstaten

2. De lidstaten nemen, wanneer zij taken met betrekking tot de uitvoering van de begroting uitoefenen, alle nodige maatregelen, met inbegrip van wetgevende, regelgevende, en administratieve maatregelen, ter bescherming van de financiële belangen van de Unie, met name door:



(a) ervoor te zorgen dat uit de begroting gefinancierde acties naar behoren en effectief en in overeenstemming met de toepasselijke sectorspecifieke regelgeving worden uitgevoerd en met het oog hierop in overeenstemming met lid 3 organen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn om de middelen van de Unie te beheren en te controleren en toezicht te houden op deze organen;

(b) te voorzien in de preventie, opsporing en correctie van onregelmatigheden en fraude.

Teneinde de financiële belangen van de Unie te beschermen, verrichten de lidstaten met inachtneming van het proportionaliteitsbeginsel en in toepassing van dit artikel en de desbetreffende sectorspecifieke regelgeving vooraf en achteraf controles, met inbegrip van toetsen ter plaatse, waar nodig, op representatieve en/of risicogerichte steekproeven van transacties. Daarnaast gaan zij over tot terugvordering van onterecht betaalde bedragen en stellen zij in voorkomend geval gerechtelijke procedures in.

...


5. De overeenkomstig lid 3 aangewezen instanties verstrekken de Commissie vóór 15 februari van het volgende begrotingsjaar:

(a) hun rekeningen betreffende de uitgaven die zij tijdens de relevante referentieperiode, als bepaald in de sectorspecifieke regelgeving, hebben gedaan bij de uitvoering van hun taken en met het oog op vergoeding bij de Commissie hebben ingediend. In die rekeningen zijn de voorfinanciering en de bedragen waarvoor terugvorderingsprocedures lopen of zijn afgerond, opgenomen. Zij gaan vergezeld van een beheersverklaring waarin wordt bevestigd dat naar de mening van degenen die met het beheer van de middelen belast zijn:

(i) de informatie op juiste, volledige en accurate wijze is gepresenteerd;

(ii) de uitgaven voor het beoogde, in de sectorspecifieke regelgeving omschreven doel zijn gebruikt;

(iii) de ingevoerde controlesystemen de nodige garanties verstrekken in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende transacties;

(b) een jaarlijkse samenvatting van de definitieve auditverslagen en van de verrichte controles, met een analyse van de aard en de omvang van de vastgestelde fouten en zwakke punten in de systemen en een overzicht van de reeds genomen of geplande corrigerende maatregelen.

De in de eerste alinea, onder a), bedoelde rekeningen en de in de eerste alinea, onder b), bedoelde samenvatting gaan vergezeld van een verklaring van een onafhankelijk auditorgaan dat overeenkomstig de internationaal aanvaarde controlenormen is opgesteld. In die verklaring wordt vastgesteld of de rekeningen een juist en getrouw beeld geven, of de uitgaven waarvoor bij de Commissie om vergoeding is verzocht, wettig en regelmatig zijn en of de ingevoerde controlesystemen naar behoren functioneren. In de verklaring wordt ook vastgesteld of de beweringen in de eerste alinea, in letter a) genoemde beheersverklaring in twijfel worden getrokken in de auditwerkzaamheden.

Verordening Gemeenschappelijke Bepalingen nr. 1303/2013 van 17 december 2013 (de „VGB”)
Artikel 122 - Beheers- en controlesystemen - Verantwoordelijkheden van de lidstaten

2. Onregelmatigheden worden door de lidstaten voorkomen, opgespoord en gecorrigeerd en ... zij stellen de Commissie in kennis van onregelmatigheden29 ... en houden haar op de hoogte van significante vooruitgang van de desbetreffende administratieve en gerechtelijke procedures.



Artikel 125 - Functies van de managementautoriteit

4. Ten aanzien van het financiële beheer en de controle van het operationele programma moet de managementautoriteit:

(c) doeltreffende en evenredige fraudebestrijdingsmaatregelen nemen op basis van de vastgestelde risico‘s;



Artikel 127 - Functies van de auditautoriteit

1. De auditautoriteit waarborgt dat er audits worden uitgevoerd op de behoorlijke werking van het beheers- en controlesysteem van het operationele programma alsook op een passende steekproef van concrete acties op basis van de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven. De gedeclareerde uitgaven worden onderworpen aan een audit, op basis van een representatieve steekproef en bij wijze van algemene regel van statistische steekproefmethodes.

3. De auditautoriteit ziet erop toe dat bij de auditwerkzaamheden rekening wordt gehouden met internationaal aanvaarde controlenormen.



5. De auditautoriteit stelt het volgende op:

(a) een accountantsverklaring overeenkomstig artikel 59, lid 5, tweede alinea, van het Financieel Reglement;

(b) een controleverslag met de belangrijkste bevindingen van de overeenkomstig lid 1 uitgevoerde audits, inclusief bevindingen met betrekking tot geconstateerde tekortkomingen in de beheers- en controlesystemen, en de voorgestelde en uitgevoerde corrigerende maatregelen.

Wanneer een gemeenschappelijk beheers- en controlesysteem op verscheidene operationele programma‘s van toepassing is, mag de in de eerste alinea, onder b), verlangde informatie in één verslag worden opgenomen.

6. De Commissie stelt, om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van dit artikel, uitvoeringshandelingen vast ter vastlegging van modellen voor de auditstrategie, de accountantsverklaring en het controleverslag. Die uitvoeringshandelingen worden volgens de in artikel 150, lid 2, bedoelde raadplegingsprocedure vastgesteld.

7. De Commissie is bevoegd overeenkomstig artikel 149 gedelegeerde handelingen vast te stellen om de draagwijdte en inhoud van audits van concrete acties en audits van de boekhouding, alsook de methodologie voor de selectie van steekproeven van concrete acties als bedoeld in lid 1 van dit artikel vast te stellen

8. De Commissie is bevoegd overeenkomstig artikel 149 gedelegeerde handelingen vast te stellen met nadere voorschriften voor het gebruik van de gegevens die verzameld zijn tijdens audits door ambtenaren van de Commissie of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie.



Artikel 148 - Evenredige controle van operationele programma‘s

1. Concrete acties waarvan de totale subsidiabele uitgaven niet meer dan 200 000 EUR voor het EFRO en het Cohesiefonds, 150 000 EUR voor het ESF of 100 000 EUR voor het EFMZV bedragen, worden voorafgaand aan de indiening van de rekeningen voor het boekjaar waarin de concrete actie is voltooid, onderworpen aan niet meer dan één audit, verricht door hetzij de auditautoriteit, hetzij de Commissie. Andere concrete acties worden voorafgaand aan de indiening van de rekeningen voor het boekjaar waarin de concrete actie is voltooid, onderworpen aan niet meer dan één audit per boekjaar, verricht door hetzij de auditautoriteit hetzij de Commissie. Concrete acties worden in een bepaald jaar niet nogmaals door de Commissie of de auditautoriteit aan een audit onderworpen wanneer in dat jaar reeds een audit door de Europese Rekenkamer heeft plaatsgevonden, mits de auditautoriteit of de Commissie de resultaten van die audit van de Europese Rekenkamer voor die acties voor de vervulling van hun respectieve taken kunnen gebruiken.



...

4. De auditautoriteit en de Commissie kunnen, in weerwil van lid 1, audits van concrete acties verrichten indien een risicobeoordeling of een audit door de Europese Rekenkamer uitwijst dat er een specifiek risico voor onregelmatigheden of fraude bestaat, wanneer er bewijzen zijn voor ernstige tekortkomingen in het doeltreffende functioneren van het beheers- en controlesysteem van het betrokken operationele programma, alsmede gedurende de in artikel 140, lid 1, bedoelde termijn. De Commissie kan om de werkzaamheden van een auditautoriteit te controleren, het controlespoor van de auditautoriteit toetsen of deelnemen aan een audit ter plaatse door de auditautoriteit en, indien het overeenkomstig internationaal aanvaarde controlenormen nodig is om zekerheid te verkrijgen omtrent het doeltreffende functioneren van de auditautoriteit, kan de Commissie audits van concrete acties uitvoeren.



Bijlage 2 - lijst van de zeven beoordelingscriteria die vallen onder belangrijkste vereiste nr. 7: Effectieve invoering van evenredige fraudebestrijdingsmaatregelen
7.1 Voer een frauderisicobeoordeling uit
Vóór het begin van de uitvoering van het programma moeten de managementautoriteiten een beoordeling uitvoeren van het effect en de waarschijnlijkheid van frauderisico's voor de belangrijkste processen in de uitvoering van de operationele programma‘s. De frauderisicobeoordeling moet idealiter jaarlijks of, afhankelijk van de risiconiveaus, elke twee jaar worden herhaald. De resultaten van de frauderisicobeoordeling moeten worden goedgekeurd door het hoger management van de managementautoriteit.
7.2 Fraudebestrijdingsmaatregelen moeten de vier belangrijkste elementen van de fraudebestrijdingscyclus omvatten: preventie, opsporing, correctie en vervolging.
7.3 Passende en evenredige preventiemaatregelen, afgestemd op de specifieke situaties
Deze maatregelen zijn nodig om het restrisico van fraude tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen. (Dat kan inhouden een missieverklaring, een gedragscode, de toon van de communicatie van het hoger management, de toewijzing van verantwoordelijkheden, de opleiding en de genomen maatregelen in het kader van fraudebewustzijn, data-analyse en actuele kennis van fraudewaarschuwingssignalen en fraude-indicatoren).
7.4 Passende opsporingsmaatregelen in de vorm van „rode vlaggen” zijn ingesteld en daadwerkelijk uitgevoerd.
7.5 Passende maatregelen worden van kracht zodra een vermoeden van fraude wordt geconstateerd.
Deze maatregelen zorgen voor duidelijke meldingsmechanismen voor vermoedens van fraude en zwakke punten in de controle, waarvoor een passende coördinatie met de auditautoriteit, de bevoegde onderzoeksautoriteiten in de lidstaat, de Commissie en OLAF vereist is.
7.6 Passende procedures voor een geschikte follow-up van mogelijke terugvorderingen van op frauduleuze wijze uitgegeven EU-fondsen.
7.7 Passende vervolgprocedures om processen, procedures en controlemaatregelen in verband met mogelijke of werkelijke fraude te herzien.
Er moet worden voorzien in vervolgprocedures voor het beoordelen van processen, procedures of controles in verband met mogelijke of daadwerkelijke fraude; deze dienen als input voor daaropvolgende nieuwe beoordelingen van het frauderisico.
Bijlage 3 - Voorbeeld van een door een nationale autoriteit opgesteld fraudebestrijdingsplan
Hieronder volgt een voorbeeld van een fraudebestrijdingsplan opgesteld door de EFRO-auditautoriteit in Ierland.

1. Inleiding en definitie van fraude
1.1. Dit „fraudebestrijdingsplan” is samengesteld als een procedurehandleiding voor het personeel van de EFRO-auditautoriteit en heeft als doel ervoor te zorgen dat er, tijdens de uitoefening van onze op grond van artikel 62 van Verordening (EG) nr. 1083/2006 aangegeven wettelijke taken, tijdige en doeltreffende maatregelen genomen worden ten aanzien van fraudeopsporing of fraudepogingen.
1.2 De EFRO-auditautoriteit is een eenheid binnen het Ierse Ministerie van Overheidsuitgaven en Hervormingen en is als zodanig gebonden aan het binnen dit ministerie geldende nultolerantiebeleid voor fraude.
1.3 In artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie, aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, wordt „fraude” wat de uitgaven betreft gedefinieerd als: elke opzettelijke handeling of elk opzettelijk nalaten waarbij:

  • valse, onjuiste of onvolledige verklaringen of documenten worden gebruikt of overgelegd, met als gevolg dat middelen afkomstig van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen of van door of voor de Europese Gemeenschappen beheerde begrotingen, wederrechtelijk worden ontvangen of achtergehouden;

  • met hetzelfde gevolg, in strijd met een specifieke verplichting informatie wordt achtergehouden;

  • deze middelen worden misbruikt door ze voor andere doelen aan te wenden dan die waarvoor zij oorspronkelijk zijn toegekend”


2. Internationale controlenormen
2.1 In artikel 127, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt bepaald dat de auditautoriteit erop toe ziet dat bij de auditwerkzaamheden rekening wordt gehouden met internationaal aanvaarde controlenormen. In artikel 4 van ISA 240 over de verantwoordelijkheid van de auditor ten aanzien van fraude in een controle van de jaarrekeningen, wordt gesteld dat de primaire verantwoordelijkheid voor fraudepreventie en -opsporing berust bij diegenen die belast zijn met het bestuur en management van de entiteit.
2.2 In artikel 8 van dezelfde ISA-norm wordt gesteld dat de auditor tijdens zijn auditwerkzaamheden met betrekking tot fraude altijd een professioneel-kritische instelling moet behouden.
3. Eerste fraudemelding en -beoordeling
3.1 Als tijdens hun werkzaamheden de EFRO-controleurs/auditors menen mogelijke fraude op het spoor te zijn gekomen, moeten zij daarvan onmiddellijk melding doen bij hun lijnmanager (meestal de auditmanager), die vervolgens onverwijld het hoofd van de EFRO-auditautoriteit daarvan in kennis zal stellen.
3.2 De auditmanager en/of het hoofd van de EFRO-auditautoriteit moet de fraude of het vermoeden van fraude onverwijld melden aan het hoofd interne audit of aan de algemeen directeur (of iemand van vergelijkbare rang) van de gecontroleerde instantie.
3.3 Het lijnmanagement mag geen voorlopig onderzoek uitvoeren tot het vermoeden is gemeld aan en advies is ingewonnen bij de interne auditafdeling en/of algemeen directeur van de gecontroleerde instantie. Het is noodzakelijk dat de onderzoeken geen afbreuk doen aan daaropvolgende onderzoeken of bewijsmateriaal corrumperen.
3.4 Afhankelijk van de gecontroleerde instantie en haar fraudebestrijdingsplan, moet het hoofd interne audit of de algemeen directeur een voorlopig intern of extern feitenonderzoek laten verrichten, om te bepalen of er een redelijk vermoeden bestaat dat er fraude heeft plaatsgevonden. Dit feitenonderzoek moet discreet en zo snel mogelijk nadat het vermoeden ontstond, worden uitgevoerd .
3.5 Indien uit het voorlopig onderzoek blijkt dat er geen sprake is van een poging tot fraude, noch dat er daadwerkelijk fraude gepleegd is, maar dat de interne controles gebrekkig waren, moet zoiets als een bevinding worden vermeld in het verslag van de systeemaudit of van de audit van concrete acties. Het verdient ook aanbeveling dat het management haar controlesystemen beoordeelt op geschiktheid en effectiviteit.
4. Fase van formele melding
4.1 Indien naar aanleiding van het voorlopig onderzoek het vermoeden bevestigd wordt dat er sprake is van een poging tot fraude, of dat er daadwerkelijk fraude gepleegd is, wordt het management van de gecontroleerde instantie erop gewezen dat alle originele documentatie (inclusief elektronische documenten) op een veilige plaats bewaard moet worden voor verder onderzoek. Dit wordt gedaan ter voorkoming van verlies van bewijsmateriaal dat van essentiële betekenis zou kunnen zijn ter ondersteuning van daaropvolgende tuchtrechtelijke maatregelen of vervolging.
4.2 Ook moet de auditmanager een beknopte nota opstellen over het tijdens de werkzaamheden van de EFRO-auditautoriteit aangetroffen bewijsmateriaal dat de fraude aan het licht bracht. Deze nota moet onmiddellijk worden toegezonden aan het hoofd interne audit en/of algemeen directeur van de gecontroleerde instantie en aan de managementautoriteit van het programma. De in deze nota op te nemen informatie moet bestaan uit:

  • een korte beschrijving van de omstandigheden rondom het vermoeden van fraude,

  • middelen die de fraude aan het licht hebben gebracht,

  • geschatte omvang,

  • de naam/namen van de vermoedelijke dader/daders.

4.3 In gevallen waarin mogelijk sprake is van externe fraude, moet de EFRO-auditmanager het management van de gecontroleerde instantie erop wijzen dat zij andere ministeries en/of organen die daarbij belang hebben of betrokken kunnen raken, op de hoogte moeten stellen.


4.4 Personeel van de EFRO-auditautoriteit moet geen verdere stappen ondernemen betreffende het fraudeonderzoek of een gerechtelijke procedure, aangezien de primaire verantwoordelijkheid voor fraudeopsporing berust bij degenen die belast zijn met het bestuur en het management van de entiteit.
4.4 Indien mogelijk en om te zorgen dat er de nodige vorderingen geboekt worden om aan de wettelijke indieningstermijnen van de Europese Commissie te voldoen, moet de audit van concrete acties of de systeemaudit voortdurend uitgevoerd worden. Degene(n) van de gecontroleerde instantie die verdacht wordt/worden van betrokkenheid bij de fraude, mag/mogen het personeel van de EFRO-auditautoriteit niet langer assisteren; het management van de gecontroleerde instantie moet verzocht worden om te zorgen voor (een) vervangende functionaris(sen).
5. De resultaten van het interne onderzoek
5.1 Tijdens het eigen interne onderzoek van de gecontroleerde instantie moet de EFRO-auditautoriteit contact houden met het hoofd interne audit en/of algemeen directeur en ervoor zorgen dat deze(n) de EFRO-auditautoriteit onmiddellijk op de hoogte brengt/brengen van de resultaten van het interne onderzoek.
5.2 Indien bewezen wordt dat er fraude heeft plaatsgevonden, moet een korte beschrijving van het geval worden opgenomen in het conceptverslag van de systeemaudit of de audit van concrete acties, met inbegrip van de geschatte omvang van de fraude en de invloed daarvan op het bedrag van de totale (subsidiabele) overheidsuitgaven, met de vermelding van het door EFRO medegefinancierde element. In het kader van de contradictoire meldingsprocedure moet het management van de gecontroleerde instantie worden verzocht hun opmerkingen over de geconstateerde fraude kenbaar te maken.
5.3 Indien de tijdens de contradictoire procedure kenbaar gemaakte opmerkingen bevestigen dat er fraude gepleegd is, moet de voorlopige bevinding worden geformaliseerd in het eindverslag van de systeemaudit of de audit van concrete acties, met vermelding van de geschatte omvang van de fraude inclusief het medegefinancierde bedrag. In het eindverslag van de systeemaudit of de audit van concrete acties moet ook een aanbeveling worden opgenomen dat door de managementautoriteit van het programma een onregelmatigheidsmelding aan OLAF moet worden opgesteld.
5.4 Indien het interne onderzoek bevestigt dat er geen sprake is geweest van een poging tot fraude, noch dat er daadwerkelijk fraude gepleegd is, maar dat de interne controles gebrekkig waren, moet zoiets als een bevinding worden vermeld in het verslag van de systeemaudit of van de audit van concrete acties. Het verdient ook aanbeveling dat het management haar controlesystemen beoordeelt op geschiktheid en effectiviteit.
6. Nauw contact met de An Garda Síochána (de Ierse nationale politiedienst)
6.1 Voordat het interne onderzoek is uitgevoerd, moet de EFRO-auditautoriteit het management van de gecontroleerde instantie erop wijzen dat zij An Garda Síochána van alle gevallen van vermoedelijke fraude op de hoogte moeten stellen. In gevallen van vermoedelijke fraude zal dit de snelle en doeltreffende verwerking van de onderzoeken vergemakkelijken.
7. Andere meldingen
7.1 Zodra is bevestigd dat er fraude gepleegd is, en de betrokken instantie blijkt een overheidsinstantie te zijn (een instantie die voor 50% door de staat wordt gefinancierd), moet de EFRO-auditautoriteit de betrokken instantie erop wijzen dat zij deze fraude moet melden aan de Comptroller and Auditor General (de hoogste auditinstantie in Ierland).
7.2 Indien de gecontroleerde instantie de financiering waarmee gefraudeerd is al uit een van de operationele programma's van het NSR heeft ontvangen, en er in de volgende stap van de cascade sprake is van een intermediaire instantie, moet de gecontroleerde instantie er ook op gewezen worden dat zij deze intermediaire instantie van de fraude in kennis moet stellen.
7.3 Indien de gecontroleerde instantie een auditcomité heeft, wordt aangeraden het auditcomité te informeren over de omstandigheden aangaande de fraude en het auditcomité om advies en/of goedkeuring te vragen voor vervolgstappen of tuchtrechtelijke maatregelen.

8. Terugvordering van gederfde bedragen
8.1 Zodra de fraude (in de aan de Commissie gedeclareerde uitgaven) is gekwantificeerd en daarvan melding is gedaan in het eindverslag van de systeemaudit en van de audit van concrete acties, moet een afschrift van het verslag worden verstrekt aan de certificeringsautoriteit van het programma, waar het fraude-incident wordt opgenomen in bijlage XI: overzicht van terugvorderingen en intrekkingen dat elk jaar op 31 maart wordt samengesteld.

8.2 Het is de verantwoordelijkheid van de certificeringsautoriteit van het programma om ervoor te zorgen dat het totaal gefraudeerde subsidiabele bedrag en het totaal gefraudeerde overheidsbedrag, die als een onregelmatigheid gemeld zijn, teruggevorderd worden van de gecontroleerde instantie of het programma.


8.3 Eventuele verdere gederfde bedragen als gevolg van de fraude waarbij de gecontroleerde medegefinancierde operatie niet betrokken is, worden niet onderworpen aan vervolgacties van de EFRO-auditautoriteit. Die vallen onder de verantwoordelijkheid van het management van de gecontroleerde instantie.

1   2   3   4   5   6   7   8   9


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina