Handleiding Agenda TimeTell versie 7



Dovnload 115.7 Kb.
Datum22.07.2016
Grootte115.7 Kb.




Handleiding

Agenda

TimeTell versie 7


TIMETELL BV

www.timetell.nl


Balen van Andelplein 2

2273 KH , Voorburg

070-3114811

info@timetell.nl


Helpdesk

070-3114810

helpdesk@timetell.nl




Inhoud


1. Inleiding 3

2. Introductie agenda 4

2.1. Soorten agenda schermen 4

2.2. Opties in de agendaschermen 6

2.3. Soorten weergave 8

2.4. Groeperen (niet in persoonlijke agenda) 13

2.5. Nieuwe gebeurtenis aanmaken. 15

2.6. Bestaande gebeurtenis bewerken 19

3. Persoonlijke agenda 20

4. Agenda in weekstaat 22

5. Agenda per soort 23

6. Agenda beschikbaarheid 30

7. Agenda roosterdiensten 31

8. Overzichten 35

8.1. Overzicht agenda uren 35

8.2. Overzicht beschikbare uren per week of maand 37

9. Synchronisatie met Outlook 38




1.Inleiding


Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de Agenda module binnen TimeTell.
De handleiding is zo ingedeeld, dat iedere functionaliteit van iedere menuoptie in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf staat. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunnen alleen die pagina’s worden uitgeprint die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn.


Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt.
NB. De functionaliteiten in deze handleiding zijn niet beschikbaar in TimeTell Express.

2.Introductie agenda




2.1.Soorten agenda schermen


De agenda kan worden gezien als één grote agenda waarin alle werkzaamheden per dag kunnen worden gepland. Deze werkzaamheden kunnen worden gekoppeld aan:

  • Activiteiten

  • Projecten

  • Klanten

  • Medewerkers

  • Organisatiedelen

De agendagegevens kunnen op meerdere manieren worden opgehaald en getoond.

Een medewerker kan met de persoonlijke agenda openen. Hierin staan alle geplande werkzaamheden voor alleen die medewerker:

In het onderste deel van het venster wordt de weekplanning getoond waarop de betreffende medewerker is ingepland. Zie voor de werking hiervan de Handleiding capaciteitsplanning. De medewerker heeft hier de optie om deze weekplanning te verfijnen naar dagniveau door de planning naar de betreffende dagen te slepen.

Via het menu is het ook mogelijk om de agenda te zien voor bepaalde projecten, klanten, activiteiten, organisatiedelen of medewerkers.


In dat geval worden alle geplande werkzaamheden voor bijvoorbeeld de geselecteerde projecten opgehaald:

Aan de linkerkant staan de ingeplande werkzaamheden per projectfase en aan de rechterkant kan de beschikbaarheid van de geselecteerde medewerkers worden getoond.

Mutaties in deze schermen worden ook verwerkt in de persoonlijke agenda’s van de betrokken medewerkers.


Een agenda weergave kan worden opgeslagen als favoriete weergave via het menu onder waarna deze met dit icoon direct te openen is. Het is mogelijk om meerdere favoriete weergaven op te slaan. Deze schermen worden in de volgende hoofdstukken verder toegelicht.

2.2.Opties in de agendaschermen


Bovenin de agendaschermen komen we een aantal opties tegen die hieronder worden beschreven.

Met de printknop kan de huidige weergave van de agenda afgedrukt worden:



Met de verversknop (of F5) kunnen de plangegevens opnieuw opgehaald worden. Mutaties van derden worden dan direct zichtbaar. Standaard wordt iedere 5 minuten automatisch ververst.
Onder de gereedschapsknop zijn nog aanvullende opties. Deze opties verschillen per scherm en worden in de betreffende hoofdstukken behandeld.
Weergave
De agenda kan op verschillende manieren worden weergegeven:

Deze weergaven staan beschreven in paragraaf 2.3.



Tip: Als niet alle afspraken kunnen worden weergeven, dan wordt dit teken getoond: .

Als daar op geklikt wordt, worden alle afspraken voor die dag in een dagweergave getoond.


Groeperen
N.B. De groepeeropties worden in paragraaf 2.4 beschreven. Groepeer opties zijn niet beschikbaar in de persoonlijke agenda.
Automatisch kleuren
Als automatisch kleuren is aangezet, dan krijgt iedere gebeurtenis automatisch een kleur toegekend op basis van de gekozen instelling.

Deze kleuren kunnen in de bewerkschermen van activiteiten, projecten, klanten, medewerkers en organisatiedelen vastgelegd worden, in het tabblad details:


Op die manier kunnen centraal bijvoorbeeld bepaalde activiteiten of medewerkers een kleur gegeven worden.
Navigeren
Met de bladerknoppen bovenin kunt u bladeren naar de vorige of volgende periode. Met de “vandaag” knop keert u terug naar vandaag. Aan de rechterkant wordt de weergaveperiode getoond.



2.3.Soorten weergave


De verschillende weergavemogelijkheden van de agenda worden hieronder getoond. Voor deze voorbeelden is uitgegaan van een agenda per medewerker.
Dag weergave

N.B. Deze weergave wordt ook getoond als men in de weekweergave staat en in de kalender links op een specifieke dag klikt. De begin- en eindtijden in de dagweergave (7:00 tot 20:00 in dit voorbeeld) kunnen ingesteld worden in het configuratieprofiel.
De tijdschaal kan ook ingesteld worden door met de rechter muisknop op de tijden balk te klikken.
Deze kan worden opgeslagen in de voorkeursinstellingen.


Week weergave (default)

N.B. Deze weergave wordt ook getoond als men in de dagweergave staat en in de kalender links op een weeknummer klikt.

Weken weergave (meerdere weken onder elkaar)

N.B. Deze weergave wordt ook getoond als men in de dag- of weekweergave staat en in de kalender links met Ctrl op meerdere weeknummers klikt.


Jaar weergave



Tip: Als je de muis boven een gebeurtenis houdt, dan wordt alle informatie getoond.
Tijdlijn per dag/uur

N.B. De begin- en eindtijden in de dagweergave (7:00 tot 20:00 in dit voorbeeld) kunnen ingesteld worden in het configuratieprofiel.


Tijdlijn per week/dag



Tijdlijn per maand/dag



Tip: Rechtsklik op de agenda om afspraken naast elkaar weer te geven i.p.v. onder elkaar. De dag wordt dan begrenst op werktijden zodat snel zichtbaar is welke delen van de dag bezet zijn.



2.4.Groeperen (niet in persoonlijke agenda)


Groeperen
Met kan het groeperen per medewerker of project e.d. uitgezet worden.
Gegroepeerd per medewerker (regels onder elkaar)


Groeperen uit



Groeperen op
Met de optie ‘Groeperen op’ kan aangegeven worden op welk soort gegeven gegroepeerd moet worden. Als bijvoorbeeld de agenda voor meerdere medewerkers bekeken wordt, is het ook mogelijk om deze even te groeperen per project om zo te zien wie met welk project bezig is.

Deze optie is niet beschikbaar in de persoonlijke agenda.


Tip: Als er is gegroepeerd per medewerker, dan worden de roosters verwerkt in de weergave. Een roostervrije dag wordt blauw gekleurd. Als er roosters met tijden zijn, dan wordt de agenda in dagweergave buiten deze tijden blauw gekleurd. Verder zal in de weekweergave onderin iedere dag het beschikbare aantal uren worden weergegeven.
Instellen groepen

Het is ook mogelijk om in te stellen welke groepen zichtbaar zijn, hoeveel per scherm en in welke volgorde. Dit kan m.b.v. deze knoppen die, afhankelijk van de weergave links onderin of rechts aan de zijkant zichtbaar zijn. De functies van deze knoppen worden hieronder beschreven.


Bladeren in groepering

Als niet alle groepen in het scherm passen, dan kan met de bladerknoppen worden gebladerd naar de andere groepen (resources).


Toon meer/minder groepen per scherm

Met kunnen meer of minder groepen per scherm getoond worden.


Volgorde instellen

Met wordt een scherm getoond, waarin de volgorde van de groepen/resources ingesteld kan worden. Ook is het mogelijk om tijdelijk even een resource uit te vinken.



Groepen toevoegen
Met kunnen groepen/resources toegevoegd worden aan de bestaande selectie. Er kan ook gekozen worden, om de nieuwe selectie te gebruiken in plaats van de huidige selectie.

2.5.Nieuwe gebeurtenis aanmaken.


Een ‘Nieuwe gebeurtenis’ kan gemaakt worden door te dubbelklikken op een dag/tijd in de agenda. Als je rechts klikt wordt het volgende menu getoond:

Met de eerste drie opties kan een´Nieuwe gebeurtenis´ worden aangemaakt.

De volgende drie opties geven een snelle manier om naar een bepaalde dag te gaan.

De groep lay-out editor wordt beschreven in hoofdstuk Error: Reference source not found.

Als een ´Nieuwe gebeurtenis´ aangemaakt wordt:



Bovenin kan opgegeven worden voor welke klant of voor welk project deze gebeurtenis wordt uitgevoerd. Verder kan worden opgegeven welke activiteit hierbij hoort en de medewerker met afdeling die dit gaat doen.
N.B. Deze keuzelijsten zijn autoriseerbaar in het autorisatieprofiel. Als men in de autorisatie opgeeft "Alleen items waarop men mag tijdschrijven" dan toont deze keuzelijst alleen de items waarop de ingeplande medewerker mag tijdschrijven.
N.B. Dienst is alleen beschikbaar als “Toon roosterdiensten in agenda” is aangezet in het configuratieprofiel.
Tip: Je kan bij een nieuwe afspraak meerdere medewerkers tegelijk selecteren. Deze afspraak wordt dan bij al deze medewerkers in de agenda gezet.

Tip: In het configuratieprofiel kan de volgorde van deze velden ingesteld worden en kunnen de niet gebruikte velden uitgezet worden. Zo wordt het organisatiedeel automatisch gevuld met de hoofdafdeling van de medewerker, dus die wordt meestal uitgezet.
Tip: In het configuratieprofiel kunnen eigen labels worden aangemaakt met een eigen tekst en kleur (i.p.v. de standaard labels zoals “Belangrijk”, “Werk” en “Persoonlijk”).

Je kan verder aangeven of als automatisch kleuren aan staat de opgegeven labelkleur gebruikt moet worden als de afspraak een label heeft of dat de automatisch bepaalde kleur (bv. medewerker/activiteit kleur) gebruikt moet worden. Je kan dit ook gebruiken bij roosterdiensten om standaard te kleuren op roosterdiensten. Bij een afwijkende roosterdienst geef je een label op en deze dienst krijgt dan een afwijkende kleur.



Tip: Het is mogelijk om meerdere medewerkers te selecteren en zo in 1x meerdere afspraken aan te maken.
Bij het onderwerp kan een korte aanvullende beschrijving meegegeven worden en bij locatie waar de gebeurtenis plaatsvindt. Daaronder kunnen de datum en tijden worden opgegeven.

Met een label kan een kleur worden toegekend. De optie automatisch kleuren biedt daar echter meer mogelijkheden voor. Het ingestelde label wordt wel meegenomen in de synchronisatie met Outlook.

Bij toon tijd als wordt aangegeven hoe de tijd moet worden weergeven. Dit is ondermeer zichtbaar als een gekleurde lijn in de dagweergave.

Tip: Als Toon tijd als wordt ingesteld op “Vrij”, dan zal deze gebeurtenis niet worden afgetrokken van de beschikbare uren in het planscherm.
In de persoonlijke agenda kan ook de optie Privé worden aangevinkt. Een privé afspraak wordt met de tekst “[Afspraak] ” getoond in andere agenda weergaven. Een privé afspraak met de status Vrij zal helemaal niet worden getoond in het agenda beschikbaarheid scherm.
Tenslotte kan onderin aanvullende informatie worden vastgelegd (onbeperkt).

Je kan het scherm printen met door rechts te klikken op het bewerkscherm.


Bij iedere afspraak kan een eigenaar worden vastgelegd (default diegene die de afspraak creëert). Middels autorisatie kan ingesteld worden wat je mag doen met afspraken waarvan je eigenaar bent, afspraken waarop jij zelf bent ingepland en overige items. N.B. Je mag de eigenaar van een afspraak alleen aanpassen als je autorisatie hebt om deze afspraak te verwijderen.

Met de knop terugkeerpatroon kan er een ‘Terugkerende gebeurtenis’ van worden gemaakt. In het achterliggende scherm kan het terugkeerpatroon worden ingesteld:



N.B. De optie Terugkeerpatroon is niet beschikbaar als een afspraak voor meerdere medewerkers tegelijk wordt gemaakt.

2.6.Bestaande gebeurtenis bewerken


Er kan een bestaande afspraak bewerkt worden, door hierop te klikken in de agenda.

Klik met de rechter muisknop op een afspraak en er wordt het volgende menu getoond:




De eerste twee opties openen een gebeurtenis of een terugkerende reeks gebeurtenissen.

Hetzelfde bewerkscherm als in de vorige paragraaf is beschreven wordt getoond.



Verwijderen verwijdert de gebeurtenis.

Alle wijzigingen worden direct opgeslagen in de database behalve het verwijderen. Die worden pas opgeslagen als het hele scherm wordt opgeslagen met Ctrl-S of de knop Opslaan.


Met de optie Kopieer naar... kan een afspraak of een reeks afspraken gekopieerd worden naar andere medewerkers.

Met de standaard Windowstoetsen (CTR+C en CTR-V) kunnen afspraken ook worden gedupliceerd. Bij knippen/plakken op een terugkerende afspraak wordt er een eenmalige afspraak aangemaakt.Met de E-mail optie kan een afspraak worden gemaild.


Het is ook mogelijk om een afspraak te mailen met iCalendar bijlage.
N.B. Dit werkt alleen met MAPI mail i.v.m. attachments (de mail methode kan ingesteld worden in het configuratieprofiel).
Met de optie Terugkeerpatroon beëindigingen wordt de reeks afspraken beëindigd op de geselecteerde dag . In tegenstelling tot Outlook gaan via deze optie de uitzonderingen op het terugkeerpatroon niet verloren.

3.Persoonlijke agenda


De persoonlijke agenda kan worden geopend via menu Persoonlijk, Agenda of met het icoon:

De persoonlijke agenda bevat alle ingeplande werkzaamheden van de ingelogde medewerker.

De roostervrije dagen worden in blauw weergegeven en de feestdagen krijgen de ingestelde feestdagkleur. In de weekweergave is links onderin het beschikbare aantal uren zichtbaar.

Dat wordt berekend door het aantal roosteruren voor die dag minus het aantal ingeplande uren. Als er teveel is ingepland dan wordt de negatieve beschikbaarheid in rood weergegeven.
In het onderste deel van het scherm verschijnt de weekplanning met daarin de planitems die door de teamleider of projectleider zijn ingepland. Deze items kunnen vanuit het onderste deel omhoog gesleept worden naar de agenda. In het velden ‘in agenda’ en ‘% in agenda’ wordt vervolgens bijgehouden hoeveel van de uren reeds zijn ingepland in de agenda.
Zie voor het inrichten van de weekplanning de Handleiding Planning.
Het aanmaken/bewerken van gebeurtenissen en andere mogelijkheden staan beschreven in hoofdstuk 2.

Als een gebeurtenis wordt aangemaakt in de persoonlijke agenda, dan kan ook een herinnering worden ingesteld. Deze zal ook worden getoond als de persoonlijke agenda open staat:





TimeTell onthoudt de laatst gekozen weergave instellingen zodra je het scherm verlaat. De optie Standaard vensterinstellingen zal deze bewaarde instellingen weer verwijderen.

4.Agenda in weekstaat

Als dit is aangezet in het configuratieprofiel zullen de ingeplande werkzaamheden ook zichtbaar zijn onderin de weekstaat:


Dit geeft de medewerker direct inzicht in de geplande werkzaamheden.

Als de medewerker dubbelklikt op een gebeurtenis, dan is alle informatie zichtbaar via het gebeurtenisscherm.



N.B. Gebeurtenissen aanmaken of wijzigen kan de medewerker doen via de persoonlijke agenda.
Het is ook mogelijk om een gebeurtenis te slepen naar de weekstaat. Er zal dan een urenboeking gemaakt worden van de geplande gebeurtenis.
De plankleuren voor de agenda onderin de weekstaat kunnen nu ook door de gebruiker ingesteld worden (onder de knop met de tandwielen).

Tip: door de Ctrl-toets ingedrukt te houden kunnen meerdere gebeurtenissen geselecteerd worden en naar de weekstaat gesleept worden.

5.Agenda per soort


De agenda per soort kan worden geopend via menu Agenda.

Vervolgens kan worden gekozen voor welke items men de geplande werkzaamheden wil zien:

Dit zal het agendascherm openen met de geselecteerde items aan de linkerkant:


In dit scherm zijn alle geplande werkzaamheden zichtbaar voor de geselecteerde projecten.
Ook in dit scherm kan men de weergave en de groepering instellen (zie hoofdstuk 2).
Beschikbaarheid
Door de optie aan te zetten kan rechts de beschikbaarheid van medewerkers worden getoond. Hierbij kunnen de weer te geven medewerkers worden geselecteerd.

Tip: Door bij de medewerkerselectie te filteren op categorie of medewerker kenmerken kunnen ook alleen medewerkers met bepaalde vaardigheden worden geselecteerd.

Aan de rechterkant is de beschikbaarheid van de geselecteerde medewerkers zichtbaar.
In de weekweergave staat bij iedere dag vermeld hoeveel uren nog beschikbaar zijn. Dit wordt berekend op basis van de roosteruren minus de ingeplande werkzaamheden.

Tip: Als bij een geplande gebeurtenis Toon tijd als wordt ingesteld op “Vrij” dan zal deze gebeurtenis niet worden afgetrokken van de beschikbare uren in het planscherm.
In dit scherm worden ook de feestdagen en het geplande verlof weergegeven.
Als een medewerker op dit moment ziek is gemeld (zonder einddatum) dan wordt dit weergegeven middels een bij de naam. De werkbalk van deze medewerker zal ook in een afwijkende kleur getoond worden.
Het is ook mogelijk om een andere weergave te kiezen voor het beschikbaarheidscherm aan de rechterkant. Zo kan er links bijvoorbeeld een dagweergave gekozen worden, om te plannen en rechts een weekweergave om te zoeken naar beschikbare medewerkers:

Tevens is het mogelijk om de optie automatisch kleuren ook in te stellen voor de beschikbaarheidweergave. Deze opties worden ook opgeslagen bij een favoriete weergave.
Zoek beschikbare dagen/uren

In het agenda scherm is het mogelijk om met te zoeken naar beschikbare dagen/uren:




Er wordt dan gezocht naar een tijdsblok dat de medewerkers tegelijkertijd beschikbaar zijn. Dit kan dus bijvoorbeeld gebruikt worden om te zoeken naar een tijdsblok voor een vergadering of naar een beschikbare dag voor een heisessie. Het is ook mogelijk om te zoeken naar beschikbare tijd voor één medewerker of voor een minimum aantal medewerkers (tenminste 4 van de 6 moeten beschikbaar zijn).

Het beschikbare tijdsblok wordt vervolgens direct getoond.



Plannen
In het agenda scherm kunnen werkzaamheden worden ingepland.

Het aanmaken/wijzigen van een gebeurtenis staat beschreven in hoofdstuk 2.

Deze gebeurtenissen zijn ook direct zichtbaar in de persoonlijke agenda van de medewerker. Van daaruit kunnen ze gesynchroniseerd worden met de persoonlijke Outlook agenda.
De groepering kan ingesteld worden op bijvoorbeeld medewerker, als geplande werkzaamheden voor deze projecten gegroepeerd per medewerker gezien willen worden.

N.B. Alleen de werkzaamheden van deze medewerker die betrekking hebben op de geselecteerde projecten worden getoond. Als alle werkzaamheden gezien willen worden van deze medewerkers kies dan voor de beschikbaarheidweergave.
Tip: Een gebeurtenis kan gesleept worden naar een andere medewerker en zo de planning wijzigen. Met de standaard windowstoetsen (CTR-C en CTR-V) kunnen afspraken worden gedupliceerd.

Onder de gereedschapknop zijn de volgende opties beschikbaar:




Als er een weergave is die steeds opnieuw gebruikt wordt, dan kan deze met de optie ‘Als favoriete instellen’ weergave instellen. Er zijn meerdere favoriete weergaven mogelijk. Hiervoor kan bij elke weergave een naam worden meegegeven..

In TimeTell zal dan een extra icoon beschikbaar komen die direct de gewenste agenda’s toont in de gewenste weergave. Alle instellingen worden bewaard, niet alleen de gekozen weergave maar ook de volgorde van de groepen en de beschikbaarheid.

N.B. Als de favoriete weergave is geopend dan kan de weergave daarin nog verder ingesteld worden. Die wijzigingen worden bewaard bij de favoriete weergave instellingen.
TimeTell onthoudt de laatst gekozen weergave instellingen zodra het scherm verlaten wordt. De optie Standaard vensterinstellingen zal deze bewaarde instellingen weer verwijderen.


6.Agenda beschikbaarheid


De agenda beschikbaarheid kan worden geopend via menu Agenda.


Dit scherm zal de beschikbaarheid van de geselecteerde medewerkers tonen.


In dit scherm kan niet gemuteerd worden, het toont alleen de beschikbaarheid.
In de weekweergave staat bij iedere dag vermeld hoeveel uren nog beschikbaar zijn. Dit wordt berekend op basis van de roosteruren minus de ingeplande werkzaamheden.

Tip: Als bij een geplande gebeurtenis Toon tijd als wordt ingesteld op “Vrij” dan zal deze gebeurtenis niet worden afgetrokken van de beschikbare uren in het planscherm.
In dit scherm worden ook de feestdagen en het geplande verlof weergegeven.
Als een medewerker op dit moment ziek is gemeld (zonder einddatum), dan wordt dit weergegeven middels een bij de naam en verschijnen de roosterdagen in een afwijkende kleur.
Ook in dit scherm kan men de weergave en de groepering instellen (zie hoofdstuk 2).

7.Agenda roosterdiensten

TimeTell kent vaste roosters waarbij de werkdagen van medewerkers worden vastgelegd. Deze roosters worden ondermeer gebruikt om verlof en ziekte te boeken. Met de agenda module is het ook mogelijk om medewerkers flexibel in te plannen op roosterdiensten (shifts) in de agenda.

Deze roosterdiensten kunnen zichtbaar gemaakt worden voor de medewerker en er kan eventueel ook overwerk berekend worden op basis van deze roosterdiensten (zie handleiding Beheer).
Roosterdiensten moeten eerst worden aangemaakt via het menu Beheer/Bedrijfsgegevens/Roosterdiensten.

Via de knop Bewerk opties kunnen meerdere diensten worden aangemaakt die elk een eigen kleurcode krijgen.

Optioneel kan ook nog worden weergegeven of in de roosterdienst een pauzeblok voorkomt en hoe lang deze duurt. Het veld Formule ID kan een verwijzing bevatten waarnaar in de rekenregels kan worden verwezen.
Het is mogelijk om een default activiteit aan een roosterdienst te hangen. Deze wordt gevuld als je in de agenda een roosterdienst kiest.
Bij de roosterdienst kunnen optioneel ook 3 pauze blokken worden vastgelegd et tijden. Deze zijn alleen beschikbaar in de rekenregels.

Via Agenda/Roosterdiensten kan een overzicht worden opgevraagd van een of meer medewerkers.

Vanuit het linkerdeel in het scherm kunnen de diensten naar de verschillende medewerkers worden gesleept.

Zoals in de reguliere agenda kunnen hierin ook diensten eenvoudig worden gesleept van de ene medewerker naar een andere.
Als je een roosterdienst sleept naar een bestaande terugkerende roosterdienst reeks dan wordt er een standalone afspraak gemaakt op die dag met een aangepaste roosterdienst. De rest van de reeks blijft intact.
In de rekenregels kan met een keuzeoptie worden aangegeven of de uren en /of tijden uit de roosterdiensten gebruikt moeten worden voor het bepalen van de roostertijden in de weekstaat en in de rekenregels of dat gebruik gemaakt moet worden van de standaard roosters.

In de reguliere agenda kunnen medewerker ook worden toegevoegd aan een bestaande roosterdienst die al eerder is ingepland. Zo kun je bijvoorbeeld de benodigde bezetting per onderdeel vast aanmaken en daar later medewerkers op inplannen. Bijvoorbeeld: voor de helpdesk is er 1 vroege dienst die bemand moet worden en 2 midden diensten. Die maak je vast aan als terugkerende afspraken waar je later mensen op gaat inplannen.

In bovenstaande screenshot zijn op 3 afdelingen verschillende diensten ingepland. In het rechterdeel worden de beschikbare medewerkers getoond. Vanuit het rechterdeel kan een medewerker naar het linkerdeel worden gesleept. Zodra de medewerker wordt losgelaten op een van de diensten zal deze medewerker worden toegevoegd aan de betreffende dienst.

Op deze manier kan eenvoudig de noodzakelijke bezetting binnen een afdeling worden ingevuld.


N.B. Dit is alleen mogelijk als de roosterdiensten worden getoond in de agenda. Dit kan worden ingesteld in het configuratieprofiel: (tabblad Agenda),

Als dit aan staat dan worden de roosterdiensten getoond in de agenda’s, in de weekstaat en worden deze ook gesynchroniseerd naar Outlook.

Default zijn roosterdiensten alleen zichtbaar in de roosterdiensten agenda.

8.Overzichten

Via de rapport verkenner kunnen dynamische rapporten gedraaid worden over de agenda. Hiervoor moet wel de taak "Vul agenda dagen tabel" aan staan die de benodigde tabellen vult voor deze rapportages. Het is echter ook mogelijk om direct vanuit de agenda schermen te printen. Dat gebeurt dan o.b.v. de informatie die in deze schermen zichtbaar zijn. Deze opties worden in dit hoofdstuk beschreven.


8.1.Overzicht agenda uren


Als op de dynamisch rapport knop gedrukt wordt in het agenda scherm, dan worden de geplande gegevens op dynamische wijze weergegeven. Naast de standaard print opties in het agenda scherm kunnen de gegevens ook vanuit dit uren overzicht geprint worden. Net als bij dynamische rapporten zijn er 3 weergaven:
Lijst weergave met alle geplande gebeurtenissen per medewerker per dag:

Geplande uren in draaitabel weergave:

Geplande uren in grafiekweergave (met drill mogelijkheden):


8.2.Overzicht beschikbare uren per week of maand

Vanuit de agenda kan een beschikbaarheidoverzicht worden getoond.

Met de dynamisch rapport knop in het agenda scherm kunnen de planuren gerapporteerd worden.



N.B. De optie beschikbare uren is alleen zichtbaar bij een agenda weergave per medewerker.
Als gekozen wordt voor beschikbare uren dan worden de roosteruren minus de planuren getoond:

In het rapportagescherm kan de weergave ingesteld worden, zoals hier bijvoorbeeld de beschikbare uren per organisatie en medewerker. De ingestelde weergave kan worden opgeslagen als een voorkeursinstelling, zodat het beschikbaarheidoverzicht de volgende keer op dezelfde wijze wordt getoond.




9.Synchronisatie met Outlook


Synchronisatie met Outlook kan zowel handmatig als automatisch op de server.

Zie de handleiding Technische Opzet voor een beschrijving van hoe deze automatische synchronisatie geconfigureerd moet worden.


Synchronisatie instellingen
In het medewerker details scherm kan per medewerker de Outlook synchronisatie ingesteld worden met behulp van .

In het persoonlijke agenda scherm kan men dit ook instellen via en vervolgens .




Hier kun je aangeven of er gesynchroniseerd moet worden met de Outlook agenda en of dat handmatig of automatisch gebeurd. Als de optie “Automatisch op pc” aan staat zal TimeTell de persoonlijke agenda 1x per uur synchroniseren mits het agenda scherm open staat. Bij de optie “Automatisch op server” zal de synchronisatie automatisch op de server worden uitgevoerd.
Verder kun je in dit scherm aangeven of je alleen afspraken wil exporteren of ook wil importeren. In de meeste gevallen is TimeTell leidend en worden alleen afspraken geëxporteerd. De gegevens die in TimeTell kunnen worden vastgelegd zijn namelijk uitgebreider dan in Outlook. Zo kun je afspraken koppelen aan klanten, projecten en activiteiten. Als je afspraken aanmaakt en importeert vanuit Outlook dan zijn deze afspraken hier niet aan gekoppeld (dat kan overigens nog wel handmatig gedaan worden na import). Afspraken die niet van belang zijn voor de TimeTell planning (bv. privé afspraken) blijven in dit geval in Outlook en komen dan niet in TimeTell.

Als je wel afspraken wil importeren dan adviseren we om alleen afspraken met categorie TimeTell te importeren. De medewerker kan dan afspraken die naar TimeTell moeten in Outlook de categorie “TimeTell” geven zodat ze worden geïmporteerd.


Synchronisatieproces
Het synchronisatieproces in TimeTell is als volgt:
TimeTell gaat eerst afspraken exporteren naar Outlook. Hierbij worden nieuwe TimeTell afspraken toegevoegd aan Outlook en gewijzigde TimeTell afspraken worden bijgewerkt in Outlook.

Als bij Export de optie Synchroniseer verwijderde afspraken aan staat dan worden de volgende afspraken verwijderd uit Outlook:



  • Alleen afspraken die al eerder door TimeTell waren geëxporteerd naar Outlook en inmiddels in TimeTell zijn verwijderd.

  • Als het vinkje Verwijder alleen afspraken met categorie TimeTell staat aangevinkt, dan zal die de hierboven vermelde afspraak alleen verwijderen in Outlook als die de categorie TimeTell heeft.

Na het exporteren gaat TimeTell afspraken importeren uit Outlook. Hierbij worden nieuwe Outlook afspraken toegevoegd en gewijzigde Outlook afspraken bijgewerkt in TimeTell.

Als bij Import het vinkje Alleen afspraken met categorie TimeTell staat aangevinkt, dan worden alleen afspraken geïmporteerd die in Outlook de categorie TimeTell hebben.

Zo kun je zorgen dat niet alle afspraken automatisch in TimeTell worden ingelezen.

Als bij Import de optie Synchroniseer verwijderde afspraken aan staat dan worden de volgende afspraken verwijderd uit TimeTell:


  • Alleen afspraken die al eerder uit Outlook in TimeTell waren geïmporteerd en inmiddels in Outlook zijn verwijderd.



N.B.
Als zowel Export als Import zijn aangevinkt en bij beide het vinkje Synchroniseer verwijderde afspraken aan staat, dan worden Outlook afspraken alleen verwijderd als ze niet zijn gewijzigd sinds de laatste synchronisatie. Als de afspraak is verwijderd in TimeTell, maar diezelfde afspraak is ondertussen gewijzigd in Outlook, dan wordt die afspraak weer geïmporteerd vanuit Outlook in TimeTell.

Handmatig synchroniseren.
Via het Outlook icoon kan men handmatig synchroniseren.
In de persoonlijke agenda kan men dit doen voor de eigen agenda. De synchronisatie vindt dan plaats volgens de eerder opgegeven synchronisatie instellingen. Synchronisatie vindt plaats met de persoonlijke Outlook agenda op de eigen PC.
In het Agenda, Medewerker scherm kan men ook handmatig synchroniseren. Als planner is het hiermee mogelijk de agenda’s te synchroniseren met de Outlook agenda’s van de ingeplande medewerkers:

Hier kan men ook de export/import instellingen opgeven evenals de synchronisatieperiode en de te synchroniseren medewerkers.



N.B. Voorwaarde is dat de Outlook agenda’s van deze medewerkers gedeeld zijn met de planner met Redacteur rechten (afspraken aanmaken en verwijderen).
Privé afspraken zijn alleen zichtbaar in de persoonlijke agenda. In de andere agenda weergave zijn deze alleen zichtbaar als een afgeschermde afspraak zonder verdere info.

Outlook naam
Voor automatisch synchroniseren of voor het handmatig synchroniseren van medewerkers moet een Outlook naam worden opgegeven in het Medewerker Details scherm. Deze moet worden gevuld met de unieke Exchange naam van de medewerker.

Het beste kan men daar het primaire SMTP E-mail adres van de medewerker invullen. In Outlook kun je dat zien door de eigenschappen van een contactpersoon op te vragen en naar tabblad E-mail adressen te gaan. Daar staat voor het primaire adres SMTP in hoofdletters.









De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina