Handleiding Aura ComputerReserveren



Dovnload 161.49 Kb.
Pagina10/10
Datum19.12.2017
Grootte161.49 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Aanwezigheidsduur


Wilt u weten hoe lang leerlingen in een bepaalde periode aanwezig zijn geweest in de mediatheek /OLC? U kunt dit als volgt opvragen:

  1. Volg bovenstaande punten 1 t/m 5

  2. Kies de gewenste sorteervolgorde
    Onderin onder het kopje ´Speciaal overzicht sorteren op´
    (zie figuur 6-1)

  3. Klik op de knop Speciaal Overzicht
    Aura toont nu een overzicht van de leerlingen en het aantal minuten dat ze in de opgegeven periode aanwezig waren

  4. Klik op de knop Afdrukken

U kunt de gegevens ook exporteren naar een bestand, zoals in de vorige paragraaf beschreven.

Raadplegen toekomstige reservering


De toekomstige planningen kunt u natuurlijk eenvoudig per dag op het planbord raadplegen door de gewenste plandatum op te vragen. Maar soms kan het ook handig zijn om de toekomstige reserveringen per Item (pc, werkplek etc.) op te vragen:

  1. Kies Raadplegen | Toekomstige planning

  2. Selecteer het Item waarvoor u de planning wilt opvragen

In de rechter helft van het scherm ziet u op welke dagen en tijden en door wie het item is gereserveerd.

Raadplegen aanwezigheidshistorie


U kunt hier per lener opvragen wanneer hij items heeft gereserveerd en wanneer hij aanwezig was:

  1. Kies Raadplegen | Planningen

  2. Vul de gewenste periode in

  3. Selecteer de lener waarvoor u de historie wilt opvragen

  4. Klik op de knop Maak overzicht
    U krijgt een overzicht op welke dagen en tijden deze persoon op welke pc’s heeft gewerkt.

  5. Klik op de knop Speciaal Overzicht
    U ziet nu hoeveel minuten deze persoon in de opgegeven periode aanwezig is geweest in de mediatheek/OLC

Zie verder hierboven bij ‘Raadplegen en afdrukken planning’ op pagina 1.

Wie is er op dit moment aanwezig?


Wilt u weten wie er op een bepaald moment aanwezig is in de mediatheek/OLC? U kunt dit op verschillende manieren opvragen:

Via het planbord
Op het planbord kunt u natuurlijk zien wie aanwezig is: de vetgedrukte codes horen bij leerlingen die aanwezig zijn. Zet eventueel de codes om naar namen door links in het menu op de knop Naam te klikken.

Via de functie Groepsvertrek
U kunt dan per klas opvragen wie er nog aanwezig (zie ´Vertrek´op pagina 7) . Let op dat u het scherm sluit door op de knop Annuleren te klikken.

Via Raadplegen
Hier krijgt u meteen een overzicht van de aanwezige personen:

  1. Kies Raadplegen | Lijst van aanwezige personen



Statistiek

Overzicht


De functie statistiek geeft u inzicht in het gebruik van de computers (en eventueel werkplekken, AVM-apparatuur etc.) en het aantal mensen dat u als ‘aanwezig’ registreert (mits u die functie gebruikt).

Per dag van de week


De functie Statistiek geeft u meer inzicht in het gebruik van de computers (en eventueel werkplekken, video-apparatuur e.d.) in uw mediatheek.

Aura berekent voor u hoe vaak een bepaalde pc is gereserveerd in een bepaalde periode. Uitgesplitst per dag van de week. Tevens wordt het bezettingspercentage uitgerekend. Zo kunt u snel vaststellen of een bepaalde pc extreem veel wordt gebruikt, of dat een bepaalde dag in de week erg druk is.

U bepaalt steeds zelf over welk tijdvak u een statistisch overzicht opvraagt (door het invullen van een begin- en einddatum).

U kunt de statistische gegevens als volgt opvragen:



  1. Kies Statistiek | Reserveringen per dag van de week

  2. Vul de gewenste periode in

  3. Klik op de knop Per item
    Aura berekent het aantal gereserveerde pc’s per pc en de bezettingsgraad per weekdag.


Figuur 7-1: Statistisch overzicht van het bezettingspercentage van de pc’s per dag van de week.

Of

Klik op de knop Per tijdsblok


Aura berekent het aantal gereserveerde pc’s per tijdsblok en de bezettingsgraad per tijdsblok.

  1. U kunt de tabel en grafiek afdrukken en /of exporteren door op de betreffende knopjes te klikken.

In de tabel ziet u het aantal keren dat de pc’s op een bepaald tijdstip (tijdvak) zijn gereserveerd in de opgegeven periode. Als een pc in een bepaald tijdvak door meerdere personen is gereserveerd (dubbele boeking) dan wordt dit als slechts één keer gerekend. Zater- en zondagen worden niet meegeteld. Aan de hand van deze aantallen wordt het bezettingspercentage berekend.

Bij het berekenen van de statistische gegevens wordt rekening gehouden met de in de vakantietabel opgegeven vakantiedagen, deze worden dus niet meegeteld.




Let op!

Bij het berekenen van de bezettingsgraad wordt o.a. gekeken naar het aantal niet gebruikte pc´s. Als u in de opgegeven periode extra pc´s heeft toegevoegd aan het planbord, of extra tijdsvakken heeft toegevoegd dan zijn deze pc´s en tijdvakken met terugwerkende kracht aan het planbord toegevoegd. Dit betekent dus dat deze pc´s (en tijdvakken) voor het toevoegen niet zijn gebruikt. En deze worden bij de berekening van de statistiek dan ook als niet gebruikt meegeteld. Hierdoor wordt het bezettingspercentage dus lager dan het in werkelijkheid was.



Aanwezigheids statistiek


Met de functie Aanwezigheids statistiek krijgt u meer inzicht in het aantal bezoekers van uw mediatheek/OLCen de tijd dat zij in de ruimte verblijven.

U vindt hier statistiek over de boekingen die u doet terwijl de optie Aanwezigheidsregistratie actief aan staat (u stelt dit in bij Systeemonderhoud | VoorkeursInstellingen | Tabblad Aanwezigheidsregistratie).

Als de optie Aanwezigheidsregistratie aan staat wordt bij elke boeking een aankomsttijd vastgelegd en bij vertrek wordt de vertrektijd van de persoon vastgelegd. Het gaat dus om zowel boekingen die in het planbord worden gedaan als om Aankomst- (en Vertrek) boekingen die los van een pc (werkplek etc.) worden gedaan.

U kunt o.a. opvragen:


- Hoeveel personen uw mediatheek/OLC bezoeken
- Hoelang ze gemiddeld blijven (mits u aanwezigheidsregistratie gebruikt)
U kunt dit opvragen per dag van de week en per maand.
U bepaalt steeds zelf over welk tijdvak u een statistisch overzicht opvraagt (door het invullen van een begin- en einddatum).

U kunt de statistische gegevens als volgt opvragen:



  1. Kies Statistiek | Aanwezigheids statistiek

  2. Vul de gewenste periode in
    Let op dat u een hele week kiest:
    steeds van ma t/m zo of woensdag t/m dinsdag etc.
    De t/m datum mag niet later of gelijk zijn aan vandaag.
    Dit omdat anders de dagen van de week niet ‘gelijk’ worden gewogen.

  3. Vink aan of personen die langer dan 45 minuten zijn gebleven ook wilt mee tellen. Waarbij u zelf nog kunt aangeven bij hoeveel minuten u de grens legt.
    Deze optie is ingebouwd om personen die zich zelf niet hebben afgemeld te weren uit de statistiek:
    Op het einde van de werkdag krijgt u een melding dat een aantal personen nog op ‘Aanwezig’ staan. Deze kunt u dan zelf alsnog als ‘Vertrokken’ boeken. De vertrektijd van deze personen is dan dus bijvoorbeeld 17.00 uur, waardoor hun ‘aanwezigheidsperiode’ waarschijnlijk veel te lang is. U kunt deze personen uit de statistiek filteren door bovenstaande optie aan te vinken.

  4. Klik op de knop Maak Overzicht.
    U ziet nu in tabelvorm alle Aanwezigheidsboekingen.

  5. Klik op het tabblad Grafiek Verblijftijd
    U ziet nu hoeveel uur (minuten) de leners in totaal in de mediatheek aanwezig waren.

  6. Klik op het tabblad Grafiek Bezoek
    U ziet nu hoeveel bezoekers totaal in de mediatheek aanwezig waren.

U kunt de gegevens opvragen
- per dag van de week: u ziet het aantal bezoekers van de mediatheek, uitgesplitst per dag van de week
- per maand van het jaar: u ziet het aantal bezoekers van de mediatheek, uitgesplitst per maand.

U kunt de grafieken opvragen als kolom-, staaf en als taartgafiek.

U kunt de tabellen afdrukken en exporteren naar Excel.

Systeemonderhoud

Indexen herstellen


Aura ComputerReserveren maakt gebruik van zogenaamde indexbestanden. Deze hebben de extensie idx. Het is zeer belangrijk dat deze indexbestanden altijd ‘in de pas’ lopen met de gegevensbestanden. Als de computer vastloopt, of als de stroom uitvalt, dan kan het gebeuren dat de indexbestanden niet meer synchroon lopen met de gegevens. Tijdens het reserveren krijgt u dan bijvoorbeeld de melding dat de ingelezen code niet kan worden gevonden. Dat ligt dan vrijwel altijd aan de indexbestanden. U kunt dat eenvoudig herstellen door de indexbestanden opnieuw op te bouwen:

  1. Kies Systeemonderhoud | Indexen herstellen

  2. Klik op de knop Indexeren

Het verdient aanbeveling om regelmatig (bijvoorbeeld elke week) de indexen te herstellen.

t p

Bij foutmeldingen biedt herindexeren vaak de oplossing.

Mocht u tijdens het indexeren een foutmelding krijgen neem dan altijd meteen contact op met de helpdesk van Aura Software!

Planning archiveren


Omdat het historisch bestand van alle reserveringen en boekingen na een tijdje natuurlijk erg groot wordt, kunt u de historische data wegschrijven in een archiveringsbestand:

  1. Kies Systeemonderhoud | Planning archiveren

  2. Vul in t/m welke datum u wilt archiveren

  3. Klik op de knop Archiveren

Met deze functie worden alle planningen t/m de door u opgegeven datum automatisch gearchiveerd.

De historische planningen worden opgeslagen in de submap 'comphist'.

Hierdoor houdt u het actuele planningsbestand klein (snelheid), terwijl u toch statistiek kunt opvragen van historische gegevens.

U kunt het gearchiveerde bestand inzien via de optie Raadplegen | Historische planning.


Back-up maken


Het regelmatig maken van een back-up is natuurlijk van essentieel belang bij een toepassing als Aura: de gegevens in Aura ComputerReserveren veranderen immers dagelijks en een ongeluk schuilt in een klein hoekje.

Een back-up maakt u als volgt:



  1. Kies Systeemonderhoud | Backup
    U ziet het scherm zoals in figuur 8-1.

  2. Geef aan op welk medium u de back-up wilt maken

  3. Kies eventueel de map waarin u de back-up wilt plaatsen

  4. Plaats eventueel de benodigde diskette of USB-stick in het juiste station

  5. Als u gekozen heeft voor een back-up op USB-stick, kies dan de juiste drive-letter

  6. Klik op de knop Start backup maken

  7. De back-up wordt weggeschreven onder de naam acr_xxxxxxxx_yyyyyy.zip, waarbij xxxxxxxx staat voor de datum en yyyyyy voor het tijdstip waarop de back-up is gemaakt (bijvoorbeeld acr_20080107_165530.zip).


Figuur 8-1: Scherm voor het maken van een backup.


  1. Klik op de knop Sluiten.

Let op!
Eventuele fotobestanden van de leners worden niet in de back-up opgeslagen.

• Als u het lenersbestand deelt met de Aura UitleenAdministratie dan gaat Aura ervan uit dat u dit opslaat in de back-up van de Aura UitleenAdministratie en wordt dit dus niet meegenomen in deze back-up. U kunt dit controleren via Systeemonderhoud | VoorkeursInstellingen | Map waar het lenersbestand staat. Als hier een andere map staat dan \secure dan is dat dus het geval.

Aura Software heeft de grootst mogelijke zorg betracht bij het maken van de back-upfunctie. Aura Software kan echter op generlei wijze verantwoordelijk en/of aansprakelijk worden gesteld voor de kwaliteit van de back-up. Aura Software kan ook op generlei wijze verantwoordelijk en/of aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten die voortvloeien uit het maken of terugzetten van een back-up. Het is aan de gebruiker om regelmatig te controleren of de gemaakte back-upbestanden inderdaad volledig en goed zijn aangemaakt. De gebruiker kan dit eenvoudig doen door de back-upbestanden uit te pakken in een nieuwe map en de inhoud van de bestanden te controleren via de Aura Software.

Back-up terugzetten


Mocht het nodig zijn om de backup terug te zetten dan kunt u dit als volgt doen:

  1. Sluit alle Aura ComputerReserveren en Aura ComputerReserveren Raadplegen programma’s op alle werkstations

  2. Verwijder alle bestanden* uit de Aura datamap
    (kies Help | Info om de datamap op te zoeken)

  3. Installeer eventueel Aura ComputerReserveren en Aura ComputerReserveren Raadplegen opnieuw in de Aura programmamap (zie hoofdstuk 2)

  4. Pak de backup-bestanden uit in de Aura datamap

  5. Start Aura ComputerReserveren
    Een aantal bestanden worden aangemaakt

  6. Kies Systeemonderhoud | Indexen herstellen | Indexeren

  7. Plaats indien nodig ook de fotobestanden terug

  8. Plaats indien nodig ook het lenersbestand (leners.dbf) op die juiste plek terug (zie vorige paragraaf)

De backup is nu geïnstalleerd en u kunt weer gewoon aan de slag met Aura.

* Het is wellicht verstandig om eventuele overgebleven bestanden in de Aura datamap te verplaatsen naar een andere map. Een ongeluk komt immers nooit alleen. Als er iets mis is met de backup bestanden zijn wellicht nog enkele bestanden uit de Aura datamap bruikbaar. Als het terugzetten van de backup goed verlopen is, verwijder dan de verplaatste bestanden uit de tijdelijke map.



Voorkeursinstellingen

Tabblad Algemeen


AanwezigheidsRegistratie
U kunt hier aangeven of u wel of niet met AanwezigheidsRegistratie wilt werken (zie ‘AanwezigheidsRegistratie: wel of niet?’ op pagina 1 voor een nadere toelichting).

Kolomkleur van items op voorgrond
Voor de overzichtelijkheid van het planbord kan het handig zijn om bepaalde kolommen een andere kleur te geven (bijvoorbeeld de pc’s waarop een Internetaansluiting zit). Of om juist een bepaald tijdvak een andere kleur te geven (bijvoorbeeld de pauzes). U moet echter kiezen tussen òf kolommen een afwijkende kleur geven òf rijen een afwijkende kleur geven. Beiden tegelijk is helaas niet mogelijk. U kunt hier aangeven of de afwijkende kolomkleur wordt getoond of juist niet.

Eerste … karakters van de lenerspas negeren
In Aura is het maximale aantal karakters dat kan worden gebruikt voor de barcode op de lenerspas 9. Soms blijkt dit echter niet voldoende. Met name in die situaties waar men gebruik wilt maken van dezelfde pas als in de Openbare Bibliotheek. Op deze OB-passen worden vaak langere barcodes gebruikt. Om tòch met een OB-pas in Aura te kunnen werken, is gezocht naar een oplossing. Van één bepaalde OB zijn de eerste 4 à 5 karakters op alle passen gelijk en dragen daarom niet bij aan de identificatie van de leerling. Deze eerste karakters kunnen dus worden genegeerd, zodat de cijfercombinatie toch in het veld lenerspas past, waardoor Aura de leerling met een OB-pas toch kan identificeren.



Figuur 8-2: Het scherm waarin u uw VoorkeursInstellingen kunt vastleggen.

U stelt het aantal te negeren karakters als volgt in:



  1. Kies Systeemonderhoud | Voorkeursinstellingen

  2. Vul het aantal te negeren karakters in

  3. Klik op de knop Opslaan

Breedte van de tijden kolom
Bij het aanmaken van het planbord krijgt de eerste kolom met de tijdvakken een bepaalde breedte. Deze breedte kunt u hier aanpassen.
De standaardwaarde van de kolombreedte voor de tijdvakken is 115.

Intervaltijd netwerkversie
U kunt dit alleen instellen als u een licentie voor de netwerkversie van Aura ComputerReserveren heeft.
In de netwerkversie kunt u vanaf meerdere werkstations het planbord beheren. Om dit goed te kunnen doen is het natuurlijk noodzakelijk dat op het moment dat er op een ander werkstation iets veranderd wordt op het planbord u dit ook te zien krijgt. Dit kan alleen door de gegevens op het scherm regelmatig te verversen. U kunt hier aangeven om de hoeveel seconden het beeld ververst moet worden.

Map waar de fotobestanden staan
Met Aura is het mogelijk om tijdens het reserveren een foto van de lener op het scherm te tonen. De bestanden van deze foto’s dienen bij elkaar in één map te staan. U kunt hier aangeven in welke map u de fotobestanden hebt geplaatst.
Lenerscode en fotonaam moeten met elkaar overeenkomen.

Map waar het lenersbestand staat
Werkt u ook met de Aura UitleenAdministratie en wilt u de lenersgegevens delen, zodat u ze niet op twee plaatsten hoeft te onderhouden? Dan kunt u dat hier aangeven. Vul hier het pad in waar het lenersbestand van de Aura UitleenAdministratie staat, bijvoorbeeld: p:\aura software\cat\data\secure.

Als u dit instelt kunt u wijzigingen in het bestand alleen nog doorvoeren via Aura UitleenAdministratie.



Tabblad Aura Online


Lenersgegevens synchroniseren
Als u gebruik maakt van Aura Online voor uw mediatheek dan kunt u de lenergegevens van Aura ComputerReserveren synchroniseren met de gegevens in Aura Online. Let op: dit is éénrichtings verkeer van Aura Online naar Aura CR. Zorg er dus voor dat u wijzigingen alleen in Aura Online doorvoert!

Vul hier de URL van uw Aura Online site in, zodat de connectie met het lenersbestand van Aura Online kan worden gemaakt. Bijvoorbeeld:



http://MijnAuraOnline.auralibrary.nl


Zie ook: “Lenersgegevens delen met Aura Online, op pagina 1.


Planbord wissen


Het kan voorkomen dat u de indeling van het planbord rigoureus wilt veranderen. Bijvoorbeeld als u met een andere tijdvakken wilt beginnen, of als u een tijdje met het programma heeft geoefend en nu ‘echt’ wilt beginnen. De optie Systeemonderhoud | Bestanden Wissen biedt u die mogelijkheid.



t p

Wees voorzichtig met het toepassen van deze optie: eenmaal verwijderde bestanden kunnen niet meer worden teruggehaald (tenzij u van te voren een back-up heeft gemaakt). Als u de planningen en/of tijdentabel en/of de itemtabel wist, dan worden daarmee ook alle (historische) planningen gewist! Dat betekent dat ook alle statistische informatie verloren gaat.

Toegangsbeveiliging


De toegang tot Aura ComputerReserveren kunt u beveiligen door middel van gebruikerscodes en wachtwoorden.

Als u Aura voor de eerste keer opstart is er geen toegangsbeveiliging. Er zijn immers ook nog geen gegevens om te beveiligen. Aura adviseert overigens direct na opstarten om gebruikerscodes aan te maken. Dit doet u als volgt:



  1. Kies Systeemonderhoud | Gebruikerscodes

  2. Klik op de knop Nieuw
    U ziet het dialoogvenster ‘Onderhoud gebruikerscodes’

  3. Vul de gebruikerscode in

  4. Vul eventueel de volledige naam van de gebruiker in
    Dit veld dient alleen om duidelijk te maken bij wie de gebruikerscode hoort

  5. Vul het wachtwoord in

  6. Klik op de knop Opslaan

  7. U kunt de gegevens van een bepaalde gebruiker wijzigen door de gebruiker te selecteren en op de knop Wijzig te klikken.

Zolang u geen gebruikerscodes invult, is de toegang tot Aura ComputerReserveren niet afgeschermd.

Aura CR voor leerlingen

Raadplegen door leerlingen


Aura ComputerReserveren Raadplegen is een aparte module waarmee leerlingen het planbord kunnen raadplegen en zo zelf kunnen zien of er nog pc’s beschikbaar zijn op een bepaald tijdstip.

Uiteraard kunnen de leerlingen in deze module niet zelf wijzigingen aanbrengen.



Aura ComputerReserveren Raadplegen kent twee functies:

Het planbord inzien
Leerlingen kunnen het planbord opvragen en dit bekijken. Leerlingen zien dan het planbord net zoals u dat ziet (zie figuur 4-1). Uiteraard kunnen ze niets wijzigen of verwijderen.

De eigen reserveringen opvragen.
Na het invullen van het lenerspasnummer ziet de leerling exact op welke datum en tijd, hij welke pc´s heeft gereserveerd (zie figuur 9-1).
Eventueel kan hij ook zijn eigen historische reserveringen terugzien.



Figuur 9-1: Het scherm waarin de leerling zijn eigen (historische) reserveringen kan opvragen..
Mocht u meer informatie wensen over deze module neemt u dan gerust contact met ons op.



1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina