Handleiding Aura ComputerReserveren



Dovnload 161.49 Kb.
Pagina5/10
Datum19.12.2017
Grootte161.49 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Tijdvakken


In de PlanbordWizard heeft u opgegeven in welke tijdsvakken pc’s kunnen worden gereserveerd. De wizard heeft ook hier een bestand van gemaakt. U kunt hier nog wijzigingen in aanbrengen, op vergelijkbare manier als in het itemsbestand.

  1. Kies Bestandsbeheer | Tijden

  2. Selecteer het tijdvak dat u wilt wijzigen

  3. Tijdvak
    Hier kunt u de de tekst van het tijdvak wijzigen

  4. Volgorde
    Hiermee bepaalt u de plaats van het tijdvak op het tabblad

  5. Rijhoogte
    Voor de leesbaarheid van het planbord kan het nodig zijn om de rijhoogte van sommige rijen aan te passen.

  6. Headerkleur / Header Fontkleur
    Hiermee bepaalt u de kleur van het rijhoofdje en de kleur van de tekst in het rijhoofdje.

  7. Rijkleur*
    Hiermee bepaalt u de kleur van de gehele rij. De kleur van de tekst (de lenerscodes van de personen die het materiaal gereserveerd hebben) in de rij wordt bepaald in het itemsbestand (zie hierboven).

  8. Klik op de knop Opslaan.




Figuur 3-4: Voorbeeld van het invulscherm voor het beheer van de tijdvakken.

* Voor de overzichtelijkheid van het planbord kan het handig zijn om bepaalde tijdvakken (rijen) een andere kleur te geven (bijvoorbeeld de pauzes). Of om juist een bepaalde pc’s (kolommen) een andere kleur te geven (bijvoorbeeld de pc’s waarop een Internetaansluiting zit). U moet echter kiezen tussen òf kolommen een afwijkende kleur geven òf rijen een afwijkende kleur geven. Beiden tegelijk is helaas niet mogelijk. Bij Systeemonderhoud | Voorkeursinstellingen kunt u aangeven of de afwijkende kolomkleur wordt getoond of juist niet.

Rechts van de invulvakken kunt u zien hoe de rij met het tijdvak op het planbord zal worden getoond.

U kunt ook achteraf, nadat u al gepland heeft, nog wijzigingen aanbrengen in het tijdvakkenbestand. Als u een wijziging aanbrengt in een tijdvak dan geldt deze wijziging ook met terugwerkende kracht. Dus ook voor alle eerdere planborden.



t p Vergeet niet om op de knop Opslaan te klikken telkens als u een wijziging heeft ingevoerd.

Tijdvak toevoegen


Als u een extra tijdvak aan het planbord wilt toevoegen, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op de knop Tijdvakken op de werkbalk
    Of kies Bestandsbeheer | Tijdvakken

  2. Klik op de knop Nieuw
    Als u Deze instellingen gebruiken voor nieuwe tijdaanduiding heeft aangevinkt, worden de gegevens van het geselecteerde tijdvak gekopieerd.

  3. Pas de tekst van het nieuwe tijdvak aan

  4. Verander eventueel de rijhoogte, en rijkleur (zie voorgaande paragraaf)

  5. Klik op de knop Opslaan

Als u een tijdvak toevoegt aan het planbord dan geldt deze wijziging ook met terugwerkende kracht. Dus ook voor alle eerdere planborden.

t p Het toevoegen van een tijdvak heeft invloed op uw statistische gegevens! (zie ‘Overzicht’ op pagina 1).

Tijdvak verwijderen


Als u een tijdvak van het planbord wilt verwijderen, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op de knop Tijdvakken op de werkbalk
    Of kies Bestandsbeheer | Tijdvakken

  2. Selecteer het tijdvak dat u wilt verwijderen

  3. Klik op de knop Verwijder
    Het tijdvak wordt niet echt verwijderd omdat de gegevens nog noodzakelijk zijn voor de statistische berekeningen. U ziet het verwijderde tijdvak dan ook nog in lijst. Achter de tekst van het tijdvak wordt (V) toegevoegd van Verwijderd. Bovendien krijgt het tijdvak het volgnummer 999. Het tijdvak is niet meer te zien op het planbord.

Als u een tijdvak verwijdert van het planbord dan geldt deze wijziging ook met terugwerkende kracht. Dus ook voor alle eerdere planborden.

t p Het verwijderen van een tijdvak heeft invloed op uw statistische gegevens! (zie ‘Overzicht’ op pagina 1).

Tijdvakken afdrukken


Als u een overzicht van alle opgenomen tijdvakken wilt afdrukken, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op de knop Tijdvakken op de werkbalk
    Of kies Bestandsbeheer | Tijdvakken

  2. Klik op de knop Afdrukken
    Of klik met de rechtermuisknop in de lijst van items en kies Afdrukken

  3. Klik op het icoontje met de printer in de knoppenbalk

Op deze manier kunt u de lijst ook exporteren naar een .csv bestand. U kunt dit bestand inlezen in Excel.

Computers reserveren

Overzicht


In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u kunt bijhouden wie, wanneer met welke pc aan de slag is.

Als u alle benodigde tabbladen, items en tijden heeft ingevoerd kunt u gaan plannen. Denk er ook aan om een keuze te maken tussen wel of niet met AanwezigheidsRegistratie te werken! (zie hieronder).


AanwezigheidsRegistratie: wel of niet?


U kunt Aura ComputerReserveren op twee manieren gebruiken: met en zonder AanwezigheidsRegistratie. Voordat u met het inplannen van pc’s begint moet u beslissen of u met of zonder AanwezigheidsRegistratie wilt werken.

Met AanwezigheidsRegistratie
Aura legt dan niet alleen vast wie, welke pc in welk tijdvak in gebruik heeft, maar ook nog eens de exacte aankomst- en vertrektijd van die leerling.

Er zijn drie redenen om mèt AanwezigheidsRegistratie te werken:



  1. U wilt exact weten wie, wanneer en hoe lang (tot op de minuut) in uw meditaheek / OLC aanwezig is en met welke pc men heeft gewerkt.

  2. U wilt bijhouden wie, wanneer en hoe lang (tot op de minuut) in uw mediatheek / OLC aanwezig is, ook als ze geen pc’s of andere apparatuur gebruiken.

  3. U wilt op uw scherm kunnen zien of mensen die pc’s gereserveerd hebben ook al zijn binnengekomen (u heeft dan hun aankomst ingeboekt) en of ze eventueel ook al weer zijn vertrokken (u heeft dan hun vertrek geboekt). Op het planbord wordt hierin onderscheid gemaakt door reserveringen in normaal lettertype te laten zien, leerlingen die zijn ingeboekt als ‘aangekomen’ in vet lettertype en leerlingen die al weer zijn vertrokken in lichtgrijs lettertype (zie figuur 4-1).

Dit is een arbeidsintensieve optie. U moet voor elke leerling minstens 2 tot 3 handelingen uitvoeren: reservering boeken (optioneel) – aankomst boeken – vertrek boeken). Zonder AanwezigheidsRegistratie heeft u per leerling maar één handeling: Reservering boeken (reserveren). Bovendien is het belangrijk dat heel nauwkeurig wordt gewerkt.

Als het voor u niet interessant is om de exacte aankomst- en vertrektijden van een leerling bij te houden kunt u beter kiezen voor ‘Zonder AanwezigheidsRegistratie’.


rectangle 149

Figuur 4-1: Voorbeeld van een planbord mèt AanwezigheidsRegistratie.

Is voor u alleen reden 3 van toepassing om te kiezen voor ‘Met AanwezigheidsRegistratie’ dan kunt ook nog kiezen voor een alternatieve methode. U gebruikt dan de optie ‘Zonder Aanwezigheidsregistratie’ (want dan hoeft u slechts één handeling per leerling te verrichten)’. Daarnaast gebruikt u een pasjessysteem om bij te houden welke pc’s op dit moment bezet zijn. Dit werkt als volgt:



  1. Een leerling komt aan de balie en vraagt om een pc

  2. De leerling geeft zijn bibliotheekpas af

  3. U registreert de reservering in Aura ComputerReserveren

  4. U geeft de leerling een pc-pas (met het nummer van de pc)
    De pc-passen heeft u netjes opgeborgen in bijvoorbeeld een map voor visitekaartjes.

  5. U plaatst de leerlingpas op de plek van de pc-pas

  6. De leerling is klaar en levert zijn pc-pas in

  7. U verwisselt de bibliotheekpas met de pc-pas en geeft de leerling zijn bibliotheekpas terug.

In de map met pc-passen ziet u in één oogopslag welke pc’s op een bepaald moment werkelijk in gebruik zijn. Zeker als u de pc-passen een andere kleur geeft dan de bibliotheekpassen.

Dit systeem wordt reeds gebruikt in enkele scholen en is veel minder arbeidsintensief dan aankomst- en vertrektijd van elke leerling boeken.



Zonder AanwezigheidsRegistratie
Aura legt vast wie, welke pc gedurende welk tijdvak heeft gereserveerd. U kunt dus altijd zien welke leerling een bepaalde pc het laatst heeft gebruikt. Ook kunt u opvragen welke leerling of welke klas het meest gebruik maakt van de pc’s. Of op welke tijden de pc’s het meest intensief gebruikt worden.


Voor- en nadelen van werken ‘Met’ en ‘Zonder’ Aanwezigheidsregistratie


Voordelen ‘Met Aanwezigheidsregistratie’
- de exacte aankomst- en vertrektijden worden vastgelegd
- u kunt overzichten opvragen van leerlingen en het totale aantal uren (tot op de minuut nauwkeurig) dat ze aanwezig waren in de mediatheek in een bepaalde periode
- u ziet in het planbord duidelijk wie wel of niet aanwezig is
- u ziet in het planbord duidelijk welke pc’s (alweer) vrij zijn
- u ziet duidelijk of gereserveerde pc’s al in gebruik zijn genomen
- u ziet of iemand die een pc heeft gereserveerd deze ook daadwerkelijk heeft gebruikt
- u kunt de aanwezigheid van leerlingen registreren, los van het gebruik van een pc of andere apparatuur

Nadelen ‘Met Aanwezigheidsregistratie’
- arbeidsintensief

Voordelen ‘Zonder Aanwezigheidsregistratie’
- u ziet in het planbord duidelijk wie welke pc heeft gereserveerd en voor welk tijdvak
- snel en eenvoudig

Nadelen ‘Zonder Aanwezigheidsregistratie’
- u mist de mogelijkheden genoemd onder de voordelen bij ‘Met Aanwezigheidsregistratie’.
t p Als u een tijdje heeft gewerkt met Aura ComputerReserveren zonder AanwezigheidsRegistratie en daarna overschakelt naar mèt AanwezigheidsRegistratie dan wordt uiteraard pas vanaf dat moment de aankomst- en vertrektijd van leerlingen bijgehouden. U begrijpt dat als u tussentijds weer terugschakelt naar zonder AanwezigheidsRegistratie dat er dan over die periode weinig klopt van de berekende aanwezigheidstijden.

U kunt dus beter niet te vaak wisselen tussen wel of niet met AanwezigheidsRegistratie werken.



Hoe AanwezigheidsRegistratie instellen?
Zie ‘Voorkeursinstellingen’ op pagina 3.

Hoe zie ik of AanwezigheidsRegistratie is ingesteld?
Zie ‘Voorkeursinstellingen’ op pagina 3.
U ziet het ook aan de linker menubalk. Bij de optie met AanwezigheidsRegistratie ziet u een aantal extra knoppen, waaronder de knoppen Aankomst en Vertrek.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina