Handleiding Aura ComputerReserveren



Dovnload 161.49 Kb.
Pagina8/10
Datum19.12.2017
Grootte161.49 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Lenersconversie


Met deze functie kunt u gegevens uit adresbestanden van andere software pakketten (bijvoorbeeld een personeelsbestand of een leerlingenadministratie-pakket) vertalen naar het Aura lenersbestand.
De ‘vertaalslag’ wordt gemaakt met behulp van een bestand dat wordt gegenereerd door het voornoemde administratiepakket. Dit bestand noemen we het inleesbestand. Het is handig om in deze pakketten een vast uitvoerformaat voor Aura te definiëren. U kunt de leerlinggegevens in Aura dan gemakkelijk regelmatig updaten. In de pakketten SchoolMaster en @VO is een vast uitvoerformaat voor Aura opgenomen.

Voordat de leerlinggegevens kunnen worden ingelezen moet eerst worden aangegeven ‘hoe het inleesbestand uitziet’. Dat wil zeggen in welke volgorde de gegevens in het bestand zijn opgeslagen en of het een ‘kolom-’; een ‘delimited-’ of een ‘dbf-bestand’ betreft.


Dit doet u via de optie lay-outdefinitie. Hier geeft u aan hoe uw inleesbestand is opgebouwd, welk type gegevens erin voorkomen en in welke volgorde.

Met de optie Inleestest kunt u uitproberen of de lay-out definitie klopt.

Daarna kunt u de leerlinggegevens in Aura inlezen vanuit het inleesbestand.

U gaat hiervoor als volgt te werk (voor een inleesbestand in kolomvorm):



  1. Kies Bestandsbeheer | Lenersconversie | Lay-outdefinitie kolombestanden

  2. Kies Bestand | Nieuw

  3. Vul de pad- en bestandsnaam in van uw inleesbestand
    Klik eventueel op de knop Bladeren… om het bestand op te zoeken.

  4. Klik op de knop OK
    U ziet het Lenersconversie scherm zoals in figuur 5-1



Figuur 5-1: Scherm voor het vastleggen van de lay-outdefinitie voor een kolombestand.

U gaat Aura nu ‘vertellen’ op welke posities, welk type gegeven staat:



  1. Klik in de gele balk en selecteer het veld Adres.
    Selecteer tot aan het volgende veld, ook al is het adres korter, zie figuur 5-1

  2. Klik in de gele tabel achter het veld Adres (in de kolom beginpositie), zie figuur 5-1
    Aura vult nu de begin- en eindpositie in van het adresveld in uw inleesbestand. En laat ter controle de inhoud van het veld zien in de laatste kolom

  3. Herhaal stap 5 en 6 voor alle gegevensvelden*

Door in de groene tabel (uw inleesbestand) te scrollen kunt u uw lay-outdefinitie testen: in de gele tabel ziet u hoe de gegevens worden omgezet naar de corresponderende Auravelden (u kunt alleen de eerste 100 records zien)


  1. Klik op de knop Opslaan




  1. Geef een omschrijving van deze lay-outdefinitie
    Bijvoorbeeld ‘Lay-out voor inlezen leerlinggegevens’ of ‘Lay-out voor inlezen docentgegevens’




  1. Klik op de knop OK
    Deze lay-out definitie hoeft u in principe slechts één maal te maken. Daarna kunt u (bijvoorbeeld elke maand) de gegevens opnieuw inlezen, zodat de mediatheek steeds over actuele gegevens beschikt.




  1. Kies Bestandsbeheer | Lenersconversie | Gegevens inlezen




  1. Klik eventueel op de knop Bekijk volgende om de lay-out definitie nog eens te testen




  1. Klik op de knop Start Inlezen
    De leerlinggegevens worden nu geconverteerd vanuit uw inleesbestand naar Aura. Alle nieuwe leerlingen worden toegevoegd en wijzigingen in de gegevens (adres, klas) worden bijgewerkt.

    1. Het datumveld in het inleesbestand (voor de geboortedatum) moet van het formaat DD/MM/JJJJ of DD-MM-JJJJ zijn.



Overige bestandsformaten (Delimited of dbf)

Voor de lay-outdefinitie en de inleesprocedure van de overige bestandsformaten voor het inleesbestand geldt hetzelfde principe als voor het kolombestand.

In een delimited bestand zijn de volgende delimiters toegestaan:



, ; | TAB
Wat gebeurt er tijdens de lenersconversie?
Tijdens de lenersconversie worden de gegevens uit een personeels- of leerlingen-administratie vertaald naar het Aura leerlingbestand. Als de conversie voor de eerste keer wordt uitgevoerd, wordt het Aura leerlingenbestand gevuld met de leerlinggegevens. Elke volgende keer dat de conversie wordt uitgevoerd, worden de volgende wijzigingen doorgevoerd:

- nieuwe leerlingen worden aan het Aura leerlingenbestand toegevoegd


- wijzigingen in (adres)gegevens worden aangebracht
- indien het veld pasnummer niet in de lay-outdefinitie is
opgenomen, wordt dit veld automatisch gevuld met de lenerscode

Deze wijzigingen vinden plaats aan de hand van de unieke lenerscode, die zowel in het Aura leerlingenbestand voorkomt als in het externe administratiepakket.

Tijdens de conversie worden dus geen leerlingen verwijderd. Dit om te voorkomen dat leerlingen, die nog iets hebben gereserveerd worden verwijderd. U kunt leerlingen wel zelf handmatig verwijderen (zie ‘Leners verwijderen’ op pagina 6).

Nieuwe leners toevoegen


Nieuwe leerlingen kunt u toevoegen door de gegevens in te lezen vanuit een extern bestand (zie vorige paragraaf). U kunt nieuwe leerlingen ook opnemen door de gegevens zelf in te tikken.

U gaat hiervoor als volgt te werk:



  1. Kies Bestandsbeheer | Lenersbestand

  2. Klik op de knop Nieuw
    U ziet het Lenersbeheerscherm zoals afgebeeld in figuur 5-2.

  3. Vul de leerlinggegevens in

  4. Klik op de knop Opslaan



Toelichting bij de leerlinggegevens

Lenerscode
Dit is een unieke code voor elke leerling. U kunt hier zowel cijfers als letters invullen. Als u gegevens inleest vanuit een extern bestand (bijvoorbeeld personeels- of leerlingenadministratie) dan dient de lenerscode overeen te komen met de unieke code die gebruikt wordt in het externe bestand.
Aura controleert voor u of de ingevulde code inderdaad uniek is. Zo niet dan verschijnt een melding op het scherm en wordt u verzocht een andere lenerscode in te vullen.



Figuur 5-2: Scherm voor het handmatig onderhouden van de leerlinggegevens.

Lenerspas
De code voor de lenerspas zal vaak gelijk zijn aan de lenerscode en dient net als de lenerscode uniek te zijn. Aura controleert voor u of de ingevulde code inderdaad uniek is. Zo niet dan verschijnt een melding op het scherm en wordt u verzocht een andere lenerspascode in te vullen.

Het veld lenerspas wordt gebruikt om het probleem van misbruik van zoekgeraakte/gestolen lenerspasjes op te lossen. Als een leerling met bijvoorbeeld pasnummer 0137 zijn pasje kwijt is, krijgt hij een nieuw pasje met een nieuw pasnummer: bijvoorbeeld 0137-1 (u wijzigt dan het pasnummer van deze leerling in bestandsbeheer). Het oude pasje kan dan niet meer worden gebruikt omdat Aura het oude pasnummer niet meer kent.

Het is ook mogelijk om pasjes van buiten de eigen bibliotheek te gebruiken. Bijvoorbeeld pasjes van de Openbare Bibliotheek. Zie ‘Voorkeursinstellingen’ op pagina 3 als de code van een dergelijk pasje te lang is.

Overige velden
De resterende gegevens kunt u naar behoefte invullen.

De velden lenerscode, lenerspas en achternaam zijn verplichte velden en moeten dus worden ingevuld.




1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina