Handleiding Klokken, Toegang, Receptie & Barcode TimeTell versie 8



Dovnload 97.83 Kb.
Datum25.08.2016
Grootte97.83 Kb.




Handleiding

Klokken, Toegang, Receptie & Barcode
TimeTell versie 8


TIMETELL BV

www.timetell.nl


Balen van Andelplein 2

2273 KH , Voorburg

070-3114811

info@timetell.nl


Helpdesk

070-3114810

helpdesk@timetell.nl

Inhoud



1. Inleiding 3

2. Klok gegevens 4

3. Receptie 23

4. Barcode 25





1.Inleiding

Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de Toegang module binnen TimeTell en is bedoeld voor de functionele applicatiebeheerders die de applicatie TimeTell beheren, of in de toekomst gaan beheren.


De handleiding is zo ingedeeld, dat iedere functionaliteit van iedere menuoptie in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf staat. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunnen alleen die pagina’s worden uitgeprint die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn.
Het eerste hoofdstuk van de handleiding bevat algemene tips en informatie die van toepassing is op de meeste van de in deze handleiding beschreven functionaliteiten.

2.Klok gegevens




2.1.Toelichting koppeling TimeTell/Kaba klokken


De klokmodule en toegangsmodule van TimeTell vormen een interface tussen Kaba tijdregistratie terminals en TimeTell. Onderstaand figuur toont de relatie tussenbeide.

Figuur 1 : Relatie TimeTell en Klokken
De Kaba BCOMM software maakt automatisch een logbestand aan van de klokboekingen. Dit bestand wordt eerst ingelezen in een logbestand van TimeTell en vervolgens verwerkt in de weekstaten. Deze verwerking wordt periodiek uitgevoerd door de TimeTell Task Manager. De interval is instelbaar in de Scheduler, via menu ‘Beheer’, ‘Scheduler’.
Als er tevens sprake is van toegangscontrole dan zet TimeTell een lijst met pasnummers per medewerker (stambestanden) en tijdprofielen klaar. Deze wordt vervolgens door de Kaba BCOMM software naar de klokterminals gestuurd. Hierdoor weten de klokterminals welke passen zijn toegestaan op welke toegangspunten binnen welke tijden. Ook deze gegevens worden periodiek verstuurd aan de Kaba terminals. Deze interval is in de BCOMM software in te stellen.
NB. Bij DataFox hardware wordt er rechtstreeks gecommuniceerd met de apparatuur.

2.2.Instellingen


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Instellingen’.
Er verschijnt een scherm dat drie tabbladen toont (zie hierna), te weten ‘DataFox’, ‘Kaba’ en ‘TimeKeeper’. Afhankelijk van welke klok terminals gebruikt worden, kunnen deze aangezet worden.

2.2.1.Tabblad ‘DataFox’


Het tabblad ‘DataFox’, toont de beschikbare instellingen, wanneer gebruik gemaakt wordt van DataFox terminals. Wanneer de optie ‘DataFox klokken gebruiken’ uitstaat, zijn de overige instellingen niet te wijzigen.

De http luisterpoort en de http servicepoort worden gebruikt om te communiceren met de DataFox terminals. De gegevens worden over deze poorten gelezen en verzonden. De IP adressen zijn per DataFox terminal in te stellen. Deze poorten dienen open te staan tussen de server waar de TimeTell Clock en TimeTell DataFox services op staan en de DataFox terminals.
Het TCP/IP kanaal moet standaard op 1 staan, tenzij de helpdesk/een consultant anders aangeeft.
De DataFox import en export locatie zijn verwijzingen naar de mappen, waar deze TimeTell services de te exporteren en te importeren bestanden zal plaatsen. Wanneer TimeTell de gegevens uit DataFox terminals inleest, worden deze eerst in bestanden geplaatst in de import locatie. Bij het versturen van de gegevens naar de DataFox terminals, worden deze gegevens eerst in bestanden in de export locatie geplaatst, vervolgens worden de bestanden aan de DataFox terminals verzonden.
N.B. Als er meerdere TimeTell omgevingen naast elkaar draaien dan moeten deze ieder hun eigen directory krijgen.


2.2.2.Tabblad ‘Kaba’


Het tabblad ‘Kaba´, toont de beschikbare instellingen, wanneer gebruik gemaakt wordt van Kaba terminals. Wanneer de optie ‘Kaba klokken gebruiken’ uitstaat, zijn de overige instellingen niet te wijzigen.

Bij ‘Tijdprofielen bestand’, ‘Stam bestand’ en ‘Boekings bestand’ dienen de locaties van respectievelijk het bestand met Kaba tijdprofielen, Kaba stamgegevens en Kaba boekingsgegevens te worden opgegeven.

2.2.3.Tabblad ‘TimeKeeper’


Het tabblad ‘TimeKeeper, toont de beschikbare instellingen, wanneer gebruik gemaakt wordt van TimeKeeper terminals. Wanneer de optie ‘TimeKeeper klokken gebruiken’ uitstaat, zijn de overige instellingen niet te wijzigen.

NB. Bij het Perfect-Collector programma van TimeKeeper kunt u instellen dat een kopie van het transactiebestand wordt opgeslagen op een locatie vanaf waar TimeTell deze kan inlezen.


2.3.Medewerker pas/profiel


Ga naar het menu ‘Klok & Toegang / MedewerkeSr pas/profiel’.

In dit scherm kunt u per medewerker aangeven aan welk Pasnummer of Pas serienummer en toegangsprofiel men gekoppeld is per periode.



In dit scherm ziet u een overzicht van de medewerkers en hun pasnummers.
Als u een regel selecteert en opent dan komt u in het bewerkscherm.

Het toegangsprofiel geeft aan binnen welke tijden men toegang heeft door welke deuren. (Indien het Pas serienummer gevuld is, wordt medewerker ID op basis daarvan bepaald.)
Tevens is het mogelijk om een Pin op te geven. Deze kan worden gebruikt om bij de klokken te controleren of een medewerker wel daadwerkelijk de aangeboden pas mag gebruiken. Deze Pin is 4 karakters groot en kan alleen cijfers bevatten.
NB. Deze optie is momenteel alleen voor Kaba terminals beschikbaar.
NB. Het is niet noodzakelijk om een Pin op te geven. Doe dit alleen wanneer het nodig is (bijv. wanneer er met biometrische klokken wordt gewerkt en een medewerker daar niet aan mee wil of kan werken). Als Pin ‘0000’ wordt opgegeven dan kan men bij biometrische klokken het badgenummer intypen zonder dat een Pin nodig is (tenzij Pin controle aan staat in het tijdprofiel).

2.4.Passen


Ga naar het menu ‘Klok & Toegang / Passen’.

In dit scherm kunt u beschikbare en geblokkeerde passen vastleggen.

Als u een pas bewerkt dan kunt u ondermeer aangeven vanaf wanneer de pas geblokkeerd is met opgaaf van reden.



U kunt alle beschikbare passen in één keer toevoegen m.b.v. de bewerk optie ‘Toevoegen reeks’.

NB. Het is niet noodzakelijk om alle beschikbare passen hier toe te voegen, het is ook mogelijk om alleen de geblokkeerde passen op te nemen. Als alle beschikbare passen worden toegevoegd dan zijn deze zichtbaar in de pas keuzelijst bij ‘Medewerker pas/profiel’.

2.5.Terminals


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Terminals‘.

Dit scherm toont een overzicht van de klok terminals. Hierin kunnen terminals van meerdere leveranciers voorkomen.
De instellingen worden, per leverancier, hieronder behandeld. Deze worden doorgaans in samenspraak met een van onze consultants of onze helpdesk aangemaakt/gewijzigd.

2.5.1.Tabblad ‘Algemeen’


Op het tabblad ‘Algemeen’ kunnen instellingen worden ingeregeld, die voor alle terminal types gelijk/beschikbaar zijn.

Als een klokterminal wordt aangemaakt dan kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:

  • Naam : Naam of beschrijving van de klokterminal.

  • Gebouw : Wanneer er in meerdere gebouwen gebruik wordt gemaakt van terminals, kan hiermee het gebouw worden ingevoerd.

  • Groep : Het kan nuttig zijn om terminals in logische groepen onder te verdelen. Met deze optie is daartoe een mogelijkheid.

  • Locatie : Korte beschrijving van de locatie (bv. receptie). Dit is optioneel en wordt alleen gebruikt als u een reeks klokterminals op een bepaalde locatie wil selecteren.

  • Type klok : Hier wordt het type van de klok opgegeven.
    Hierbij zijn er de volgende mogelijkheden:

  • Kaba Terminal: Klokterminals van type 9220, 9240, 9320, 9340.

  • Kaba Access Manager BEDANET: 9290 BEDANET Access Manager.

  • Kaba Access Manager BDAS: 9290 BEDASNET Access Manager (ander formaat tijdprofielen).

  • [TimeKeeper]: voor koppeling met TimeKeeper boekingsbestand.

  • [Boekingen]: voor import van boekingen uit andere systemen.

  • DataFox klok: voor tijdregistratie via DataFox terminals.

  • DataFox toegang (ZK-master): Een ZK-Master regelt de toegang voor één of meerdere DataFox paslezer.

  • DataFox paslezer: De daadwerkelijke paslezer, gekoppeld aan een specifieke DataFox ZK-Master.




  • Registratie type : Hier wordt aangegeven hoe de klokboekingen worden verwerkt in de weekstaat. Hierbij zijn er de volgende mogelijkheden:

          • Via toets: de medewerker toets in of men aankomt of vertrekt.

          • Aankomst: altijd boeken als aankomst (bv. klokken bij de ingang).

          • Vertrek: altijd boeken als vertrek (bv. klokken bij de uitgang).

          • Niet: boekingen niet verwerken als aankomst of vertrek in de weekstaat (bv. klokken op interne locaties).

  • Boeken in weekstaat: Normaal worden toegangscontrole boekingen niet verwerkt in de weekstaat. Met deze optie kan worden aangezet dat dit wel wordt gedaan. N.B. De receptie methodiek toegangscontrole werkt o.b.v. toegangsboekingen van type aankomst/vertrek die niet in de weekstaat worden verwerkt.

  • Biometrische klok: Geeft aan of de klok een biometrische klok is of een andere soort.

  • Info: Hier kan extra informatie worden opgeslagen over de terminal.

  • Foto: Biedt de mogelijkheid om een afbeelding van de terminal op te

nemen. Hiermee kan de exacte plaatsing verduidelijkt worden.

2.5.2.Tabblad ‘DataFox’


Op het tabblad ‘DataFox’ kunnen instellingen worden ingeregeld, die alleen voor DataFox terminals beschikbaar zijn.

Als een DataFox terminal wordt aangemaakt dan kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:

  • IP-Adres : Het IP adres van de betreffende terminal.

  • IP-Port : De IP port van de betreffende terminal.

  • Lus/Bus-nr. : Het lus en bus nummer van een specifieke DataFox terminal. Aangezien dit ook op de fysieke DataFox ZK-Masters en DataFox Paslezers wordt ingesteld, mag dit niet worden gewijzigd, tenzij in overleg met een consultant/de helpdesk.

  • Serie nummer : Het unieke serie nummer van de klok. Dit is hard in de klok opgenomen en mag daarom alleen in overleg met een consultant/de helpdesk worden gewijzigd.




  • HTTP communicatie: Dit geeft aan, of de klok via het HTTP protocol contact maakt met de TimeTell DataFox service. Hiervoor zijn specifieke (o.a. hardwarematige) opties nodig en dit mag dus alleen in overleg met een consultant/de helpdesk worden gewijzigd.

  • DataFox type : Hier wordt het type van de klok opgegeven. Deze instelling moet

overeenkomen met het werkelijke type van de DataFox terminal.

Hierbij zijn er de volgende mogelijkheden:



          • PZE-Master: Gebruikt voor eenvoudige tijdregistratie

          • ZK-Master: Gebruikt voor toegangscontrole

          • BDE-Master: Niet van toepassing

          • Mobile-Master: Gereserveerd voor toekomstig gebruik

          • MDE-Box: Niet van toepassing

          • AE-Master: Gebruikt voor uitgebreide tijdregistratie

          • EVO-Line 2.8: Gebruikt voor uitgebreide tijdregistratie

          • EVO-Line 4.3: Gebruikt voor uitgebreide tijdregistratie

  • IO-Box : Hier wordt aangegeven, aan welke paslezer de IO-Box (deur schakelaar) is gekoppeld. Wanneer de paslezer zelf de IO-Box schakelaar is, dan verwijst deze optie naar zichzelf. Deze optie is alleen van toepassing bij een DataFox paslezer.

  • Fingerprint master : Deze optie geeft aan, of de betreffende terminal de fingerprint masterterminal is. Deze optie is alleen van toepassing bij een biometrische klok en wordt gebruikt voor fingerprint distributie.

  • Activiteit type : De juiste activiteit wordt gezocht o.b.v. het nummer, de code of het extern ID dat is opgegeven in de activiteiten tabel.

  • Project type : Het juiste project wordt gezocht o.b.v. het nummer, de code of het extern ID dat is opgegeven in de projecten tabel.

  • Klant type : De juiste klant wordt gezocht o.b.v. het nummer, de code of het extern ID dat is opgegeven in de klanten tabel.


2.5.3.Tabblad ‘Kaba’


Op het tabblad ‘Kaba’ kunnen instellingen worden ingeregeld, die alleen voor Kaba terminals beschikbaar zijn.

Als een Kaba terminal wordt aangemaakt dan kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:

  • GID/DID : Dit zijn de Kaba klokterminal Group en Device ID’s.

  • Tijdprofiel versturen: Voor toegangscontrole moeten ook de tijdprofielen naar de klokken worden verzonden. Dit staat altijd aan behalve als er gebruik wordt gemaakt van Access Managers. In dat geval staat deze optie alleen aangevinkt voor de Access Managers, niet voor de terminals.

  • Seconden in boeking: Geeft aan of er seconden in het boekingsbestand staan.

  • Pasnummer start positie en lengte:

Hier kan worden aangegeven op welke positie het pasnummer in het boekingsbestand moet beginnen en hoe lang het pasnummer is qua posities.

  • Activiteit/Project/Klant start positie en lengte:

Het is mogelijk om bij de klok in te stellen dat er naast de boeking nog codes kunnen worden ingegeven. Hier kan dan worden aangegeven op welke positie die codes in het boekingsbestand staan.

Bij Type kunt u aangeven of de bijbehorende activiteit e.d. er bij moet worden gezocht op basis van nummer, code of Extern ID.



  • Saldo activiteit 1/2/3/4: Hier kunnen saldo activiteiten uit TimeTell worden gekoppeld om het

saldo op de terminal zichtbaar te maken.

2.5.4.Tabblad ‘TimeKeeper’


Op het tabblad ‘TimeKeeper’ kunnen instellingen worden ingeregeld, die alleen voor TimeKeeper terminals beschikbaar zijn.

Als een TimeKeeper terminal wordt aangemaakt dan kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:


  • GID/DID : Dit zijn de TimeKeeper klokterminal Group en Device ID’s.



2.5.5.Tabblad ‘Boekingen’


Op het tabblad ‘Boekingen’ kunnen instellingen worden ingeregeld, die alleen voor Boekingen terminals beschikbaar zijn. Dit zijn geen werkelijke terminals, maar fictieve terminals, die gebruikt worden bij het importeren uit andere toegangssystemen.

Als een Boekingen terminal wordt aangemaakt dan kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:


  • GID/DID : Dit zijn de klokterminal Group en Device ID’s.



2.6.Tijdprofiel


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Tijdprofiel‘.

Dit scherm toont een overzicht van de tijdprofielen.


Een tijdprofiel heeft een naam en een nummer. Dit nummer moet tussen de 0 en 32 liggen en mag niet eerder gebruikt zijn. Een profiel met nummer 0 geeft toegang zonder tijdbeperking.

Als een profielnummer hoger dan 0 is opgegeven dan kunnen in het tabblad ‘Wanneer’ de tijden en dagen worden opgegeven waarop men toegang heeft.
In het toegangsprofiel worden terminals gecombineerd met tijdprofielen (zie paragraaf 2.7 Toegangsprofiel).
NB. De optie om een 0 profiel aan te maken, is momenteel alleen voor Kaba terminals beschikbaar.
NB. De optie om op pincodes te controleren, is momenteel alleen voor Kaba terminals beschikbaar.

2.7.Toegangsprofiel


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Toegangsprofiel‘.

Dit scherm toont een overzicht van de toegangsprofielen.

In het 1e tabblad kan een naam en omschrijving worden opgegeven.

In het 2e tabblad kan worden opgegeven door welke deuren (klokterminals) men toegang heeft binnen welke tijden.

2.8.Functietoetsen


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Functietoetsen‘.

De toetsen op klokterminals geven een code af. In deze lijst kan worden opgegeven welke toets leidt tot welke boeking in TimeTell.

In dit scherm wordt de code van de klok toets opgegeven en vervolgens gekoppeld aan een systeemactiviteit. De systeemactiviteit geeft aan hoe de boeking moet worden verwerkt. Bij de systeemactiviteiten kan een activiteit worden opgegeven die gebruikt wordt om de boeking te verwerken (zie handleiding Beheer).
Standaard wordt een boeking met code F5 verwerkt als een urenboeking i.p.v. een aan- of afmeldboeking. Dit kan hier gewijzigd worden door een andere code (bv. E1) te koppelen aan de systeemactiviteit Boeking. Als de code wordt gekoppeld aan systeemactiviteit Werkbezoek dan wordt die boeking geboekt vanaf begin roostertijd als het de eerste boeking is of tot einde roostertijd als er al een boeking was. Dit wordt ook geboekt op de aan Werkbezoek gekoppelde activiteit tenzij er een activiteitcode is ingevuld in het boekingsbestand, dan wordt die gebruikt.

2.9.Klok Log boekingen


Ga naar ‘Klok & Toegang / Klok boekingen‘.
Dit scherm toont alle klokboekingen die in TimeTell zijn ingelezen in de geselecteerde periode.

De kolom status geeft aan of en hoe de boeking is verwerkt in de weekstaten.
Met de filterknoppen boven iedere kolom kunt u eenvoudig kijken naar de boekingen van een bepaalde medewerker.
Met de menu optie ‘Klok & Toegang’/‘Beheer’/‘Opschonen klok boekingen’ kan deze lijst worden opgeschoond voor een bepaalde periode.


2.10.Onvolledige kloktijden


Ga naar ‘Klok & Toegang’/‘Onvolledige kloktijden’.
Dit scherm toont alle klokboekingen die incompleet zijn (eindtijd is leeg of gelijk aan de starttijd):

Als u deze menu optie toevoegt als een brede tegel in het startpaneel, dan wordt hierop het aantal onvolledige boekingen getoond.

2.11.Klok import definities en Klok export definities


Ga naar ‘Klok & Toegang’/‘Beheer’/‘Import definities‘ resp. ‘Export definities’.
In de betreffende schermen kunnen import definities resp. export definities worden gemaakt, om de gegevens voor DataFox terminals in te lezen resp. weg te schrijven. Deze werken (bijna) gelijk aan de standaard import- en export definities, behalve dat deze specifiek bedoeld zijn voor de taak ‘Klok bestanden aanmaken’ en ‘Klok bestanden verwerken’ (in de scheduler).
De functionaliteiten van de import- en exportdefinities staan beschreven in de handleiding Koppelingen.
De export definities bevatten een extra tabblad ‘Klokken’, waar kan worden aangegeven voor welke klokken een export definitie werkt. Soms kan het nodig zijn om voor verschillende groepen terminals verschillende export definities te maken. De import definities hebben deze optie niet, omdat alle aangeboden regels verwerkt zullen worden, die zich op de opgegeven locatie bevinden.
NB. De klok import- en export definities worden door één van onze consultants gemaakt. Het is mogelijk om deze zelf aan te passen, maar het advies is om dat alleen in overleg met een consultant/de helpdesk te doen.

2.12.Bestanden aanmaken


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Bestanden aanmaken‘.
In dit scherm kunt u de stambestanden en tijdprofielen aanmaken voor Kaba terminals en tevens de DataFox bestanden aanmaken en uploaden die nodig zijn voor het regelen van toegangscontrole en de keuzelijsten in de Datafox terminals.

Voor iedere optie kan worden aangegeven, of deze voor een beperkt aantal terminals wordt uitgevoerd. Dit kan worden gedaan door de knop (achter de “selecteer” optie) aan te klikken. De selectie kan ook worden verwijderd door de knop (achter de “selecteer” optie) aan te klikken.
NB. Normaal gesproken worden deze bestanden automatisch aangemaakt door de TimeTell Task Manager. Deze functionaliteit wordt meestal gebruikt tijdens de test- of inrichtingsfase. De paden waar deze bestanden automatisch worden aangemaakt zijn gedefinieerd bij de systeeminstellingen.
NB. Deze functionaliteit maakt een stambestand aan voor medewerkers, waarbij rekening wordt gehouden met de instellingen ‘Non-actief’ en ‘Wel toegangscontrole’ op het tabblad ‘Details’ (via menu ‘Personeel’, ‘Organisatie’, ‘Medewerker Details’). Deze opties hebben ook gevolgen voor het verwerken van de boekingen/het boekingsbestand, welke ook rekening houdt met de optie ‘Uren verantwoorden’ op het contract van de medewerker (zelfde scherm, tabblad ‘Contract’) dat op die datum van toepassing is.

2.13.Verwerk boekingen


Ga naar ‘Klok & Toegang / Beheer / Verwerk boekingen‘.

Klok boekingen worden automatisch verwerkt in TimeTell door de TimeTell Task Manager. Dit gebeurt vanuit verschillende bestanden, afhankelijk van de gebruikte terminals. De paden naar deze bestanden zijn gedefinieerd bij de systeeminstellingen (zie handleiding Functionele Inrichting).
De boekingen van DataFox terminals worden door speciale Klok import definities ingelezen. Deze zullen de boekingen doorgaans rechtstreeks in het klok logboekingen scherm plaatsen.
Voor Kaba terminals is een vast stuk programmatuur in TimeTell opgenomen. Deze verwerkt de boekingsbestanden volgens een andere procedure. TimeTell zal zoeken naar bestanden met klokboekingen. Deze krijgen eerst een tijdelijke naam, deze ziet er uit als bk_.tmp.
Wanneer alle boekingen zijn ingelezen (in de klok logboekingen tabel), zal TimeTell deze gaan verwerken (o.a. naar de weekstaten). Wanneer alle verwerkingen goed zijn afgehandeld, zal TimeTell het bk*.tmp bestand verwijderen.
Klokboekingen op een geaccordeerde week worden nog 7 dagen lang aangeboden (voor het geval men de week weer van akkoord afhaalt). Daarna wordt de boeking op status 21 gezet "Weekstaat al geaccordeerd". Als de weekstaat status verwerkt heeft krijgt de klokboeking direct status 21.
Als zich fouten hebben voorgedaan tijdens de verwerking dan wordt het boekingsbestand niet verwijderd. Het is dan mogelijk om de boekingsbestanden handmatig opnieuw te verwerken, wat ook via dit scherm kan. Kies in dat geval voor bestandstype “Onverwerkte boekingsbestanden” en selecteer het bk_.tmp bestand.
Met deze functionaliteit is het ook mogelijk om het klokboekingsbestand (booking.dat) handmatig te verwerken (bijv. tijdens de implementatie/in werkingsstelling). Volg in dat geval dezelfde procedure.

3.Receptie




3.1.Receptie overzicht


Ga naar menu ‘Klok & Toegang / Receptie overzicht’.

In dit overzicht is in een oogopslag te zien of medewerkers aan- of afwezig zijn, en indien afwezig, de reden van afwezigheid (verlof, ziekte, e.d.).
De bepaling of aanvullende info over de aan- of afwezig wordt getoond, kan worden ingesteld in het configuratieprofiel, op het tabblad ‘Diversen’ onder ‘Receptie’.
Medewerkers kunnen zich ook Extern aanmelden (extern inklokken). Deze optie is beschikbaar als ze hiervoor zijn geautoriseerd en als er een systeemactiviteit hiervoor is geconfigureerd (aparte activiteit).

In het receptiescherm worden externe aanmeldingen in lichtgroen getoond met status "Extern".


Met de Calamiteiten rapport knop kan in een keer een calamiteitenlijst gegenereerd worden met de intern aanwezige medewerkers. Deze lijst kan dan meteen afgedrukt worden:

Wanneer ook de module ‘Klok’ aanwezig is, is het mogelijk om zichtbaar te maken in welk gebouw, groep of locatie medewerkers zich bevinden. Op deze manier is de calamiteitenlijst van nog grotere waarde. Deze kolommen kunnen aangezet worden door op de knop te drukken. Deze bevindt zich links boven in het receptie scherm.

3.2.Receptie details


Receptie details, waarbij alle gegevens beschikbaar zijn:

NB1. Bovenstaande scherm bevat alle opties, ook die alleen bij de modules HRM en Klok beschikbaar zijn. De informatie in de rode blokken is alleen beschikbaar bij de HRM module. De informatie in het groene blok is alleen beschikbaar bij de Klok module.
Merk op dat er, naast de knop ‘Print’, ook nog drie knoppen zijn, één voor het versturen van een E-mail bericht aan deze medewerker, één om de beschikbaarheid van de medewerker te controleren (wanneer is de medewerker aanwezig) en één om de agenda in te bekijken.

4.Barcode




4.1.Algemeen


Naast het verwerken van barcode boekingen die worden aangeleverd via klokterminals, is het ook mogelijk om een barcodelezer direct aan te sluiten op een PC met TimeTell. Met behulp van de Barcode module kan men dan tijd registreren.
Barcode registratie is bedoeld om de weekstaten te vullen, via een voor barcodes geoptimaliseerd invoerscherm. Deze invoerschermen controleren de ingevoerde barcodes, voordat deze in de weekstaat worden ingevoerd. Deze controle instellingen kunnen worden geconfigureerd in het configuratieprofiel.


4.2.Configuratie van de Barcode registratie


Ga naar het menu ‘Beheer / Systeemgegevens / Configuratieprofielen’. Open daar het configuratieprofiel en open het tabblad ‘Barcode’. U ziet nu een overzicht van het ‘Barcode’ tabblad.

In dit scherm staan alle configuratie opties die beschikbaar zijn voor de Barcode module.

De beschikbare opties om het gebruik van barcode registratie te configureren zijn:


‘Tijd automatisch bijwerken’: Moet, bij registratie, automatisch de systeemtijd

worden gebruik?

‘Barcode eindigt met [Enter]’: Eindigt de barcode met een [Enter] (is deze dus in de

barcode opgenomen)?

‘Boeking opslaan met [Enter]’: Moet de boeking worden opgeslagen worden, zodra op

[Enter] wordt gedrukt. Als de barcode een [Enter] bevat, wordt de boeking direct opgeslagen.

‘Masker’: Moet gekeken worden naar begintekens e.d. in de barcode of moet die direct worden ingelezen?
Instellingen medewerker/activiteit/project/klant:

‘Medewerker leegmaken na registratie’: Moet het ‘Medewerker’ veld worden leeggemaakt na

iedere registratie?

‘Medewerker default nummer’: Geef hier op, welke medewerker standaard wordt

getoond bij het openen van het ‘Barcode registratie’ scherm. Geef het ‘Nummer’ veld van de medewerker op.

‘Medewerker invulbaar’: Kan het ‘Medewerker’ veld worden ingevuld?

‘Medewerker begint met teken’: Begint de medewerker barcode met een bepaald

teken? Zo ja, vul dat teken dan hier in.

‘Medewerker eindigt met teken’: Eindigt de medewerker barcode met een bepaald

teken? Zo ja, vul dat teken dan hier in.

‘Teken niet meenemen in registratie’: Moet dit eerste teken dan ook worden ingevuld in het

registratie scherm (is het opgenomen in het ‘Nummer’

veld van de medewerker)?

‘Teken niet meenemen in registratie’: Moet dit laatste teken dan ook worden ingevuld in het

registratie scherm (is het opgenomen in het ‘Nummer’

veld van de medewerker)?


Dezelfde instellingen zijn ook van toepassing op activiteit, project en klant.
‘Info leegmaken na registratie’: Moet het ‘Info’ veld worden leeggemaakt na iedere

registratie?


‘Info invulbaar’: Kan het ‘Info’ veld worden ingevuld?
‘Barcode aan/afmelden’: Zijn de aan/afmeld knoppen beschikbaar in het barcode scherm?


4.3.Registratie methodes


Barcode registratie kan op twee manieren, te weten:

  • registratie voor een enkele medewerker (via Barcode registratie)

  • registratie voor meerdere medewerkers (via Medewerkers boeken)

Ga naar menu ‘Tijdregistratie / Jobregistratie / Barcode registratie’ om voor een enkele medewerker een registratie uit te voeren.


‘Barcode registratie’ scherm:

In bovenstaande scherm kunnen boekingen worden gedaan met een barcode scanner. Boekingen die via dit scherm worden verricht, worden gecontroleerd op de barcode instellingen uit het configuratieprofiel.
Afhankelijk van de configuratie, kunnen barcodes worden herkend als de barcode van een medewerker, een project of een activiteit. Verder is het ook mogelijk om in dit scherm de invoer handmatig uit te voeren.
Als de barcodes voor project en medewerkers e.d. met een eigen teken beginnen (bv. ‘P’ voor projecten en ‘M’ voor medewerkers) dan kunnen de barcodes in een willekeurige volgorde worden ingescand. TimeTell herkent dan aan dat teken welk veld gevuld moet worden. Dit teken kan worden opgegeven in het configuratieprofiel (zie vorige paragraaf).
Wanneer op de knop ‘Weekstaat’ wordt geklikt, wordt de weekstaat van de geselecteerde / ingevoerd medewerker geopend. Als er nog geen medewerker is ingevoerd, dan verschijnt de melding ‘Personeelsnummer is niet ingevuld!’ (zie afbeelding).

Ga naar menu ‘Tijdregistratie / Jobregistratie / Barcode groep registratie’ om voor meerdere medewerkers een registratie uit te voeren.
‘Medewerkers boeken’ scherm:

In bovenstaande scherm kunnen boekingen worden gedaan, zoals in eerder getoonde scherm. Het verschil is, dat er nu voor meerdere medewerker tegelijk dezelfde boekingen kunnen worden gedaan.
Bovenin het scherm zijn vier vinkjes beschikbaar, ‘Historie’, ‘Heden’, ‘Toekomst’ en ‘Roosters’. Deze werken op dezelfde manier als andere scherm met medewerkers:

  • ‘Historie’ -> de medewerkers met verlopen organisatiedelen of op non-actief

  • ‘Heden’ -> de medewerkers met een lopend organisatiedeel en niet op non-actief

  • ‘Toekomst’ -> de medewerkers met organisatiedelen in de toekomst en niet op non-actief

In bovenstaand schermprint, staat het vinkje ‘Roosters’ aan. Wanneer dat vinkje aanstaat, worden de rooster tijden van de medewerkers getoond. Merk op dat dit alleen werkt als een rooster met tijden wordt gebruikt. Wanneer een rooster met alleen uren in gebruik is, dan zal het rooster niet worden getoond.


De knop ‘Weekstaat’ werkt net zoals in het scherm ‘Barcode registratie’. Het verschil is, dat er nu “altijd” een medewerker is geselecteerd, namelijk de laatste waar op is geklikt.
Met de [Ctrl] en [Shift] toetsen kunnen meerdere medewerkers worden geselecteerd. Dit werkt op dezelfde wijze als in de Windows Verkenner.
Verder werkt dit scherm gelijk als het eerdere scherm ‘Barcode registratie’.
U kunt voor de registratieknoppen onderin ook barcodes aanmaken.
De barcode moet dan het volgende teken bevatten:
$ : Registreren
% : Afmelden
^ : Aanmelden
U kunt dan de ‘Registreren barcode’ scannen om de registratie uit te voeren i.p.v. het toetsenbord gebruiken.







De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina