Het voeren van functioneringsgesprekken heeft een aantal voordelen



Dovnload 87.51 Kb.
Datum26.07.2016
Grootte87.51 Kb.

Functioneringsgesprekken


In een functioneringsgesprek staat de ontwikkeling van de medewerker centraal. Het gesprek is gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerker. Een functioneringsgesprek is dan ook toekomstgericht, omdat de leidinggevende en de medewerker samen afspraken tot verbetering en ontwikkeling maken.
In een functioneringsgesprek evalueert u samen met de medewerker de functie-inhoud, de functie-uitvoering en uw rol als leidinggevende voor zover die betrekking heeft op het functioneren van de medewerker. Er is altijd sprake van tweerichtingsverkeer.
Het voeren van functioneringsgesprekken heeft een aantal voordelen:

- het schept duidelijkheid naar de medewerker;

- de medewerker kan zijn ei kwijt over allerlei zaken die spelen. Dit werkt erg stimulerend;

- u als leidinggevende krijgt beter inzicht in wat er binnen het bedrijf kan worden verbeterd;

- u blijft op de hoogte van de motivatie en de behoeften van medewerker, waardoor u beter leiding kunt geven en uw medewerker beter kunt motiveren.
In het functioneringsgesprek praat u, als direct leidinggevende met de medewerker over de manier waarop hij zijn werk doet en hoe u dat waardeert. U legt uit wat voor gevolgen het gesprek voor de medewerker heeft: voor zijn (definitieve) aanstelling, zijn taken en verantwoordelijkheden, zijn te behalen omzet of productiviteit, zijn loon, enzovoort.
Vervolgens vertelt de medewerker u het een en ander: hoe hij vindt dat hij zijn werk doet, of hij het naar de zin heeft en hoe hij de samenwerking ervaart. De medewerker vertelt ook wat zijn wensen zijn, bijvoorbeeld over de ontwikkeling van zijn loopbaan of het aantal werkuren en de werktijden.
U luistert naar elkaar en bespreekt samen de manier waarop u met elkaar omgaat. Ook praat u over de zaken die beter kunnen of moeten (bijvoorbeeld de werkplanning, de samenwerking in de winkel en de loopbaanmogelijkheden).
Het functioneringsgesprek sluit u af met duidelijke afspraken. U legt deze afspraken schriftelijk vast en ondertekent ze allebei, zodat duidelijk is dat u beiden van de afspraken op de hoogte bent.

Bewaar deze afspraken in het personeelsdossier.

Het kan altijd gebeuren dat het niet lukt om in een functioneringsgesprek overal uit te komen.

Vanzelfsprekend voert u dan een tweede gesprek om de zaken af te ronden.


Het functioneringsgesprek wordt gevoerd door de direct leidinggevende omdat alleen deze het functioneren van de medewerker in de praktijk goed kent. Bent u niet de direct leidinggevende, laat u dan het voeren van een functioneringsgesprek aan de betreffende persoon over. En speel hem de informatie uit dit handboek toe.

Het functioneringsgesprek met nieuwe medewerkers

In het eerste jaar dat de medewerker in dienst is, voert u verschillende persoonlijke gesprekken met hem. Wanneer, waarover en welke hulpmiddelen u daarbij kunt gebruiken staat in het onderstaande schema aangegeven.
Wanneer voert u het gesprek? Waarover gaat het gesprek? Welke hulpmiddelen gebruikt u?
Na 2 weken· Hoe gaat het, hoe loopt het? • Introductieprogramma

• Inwerkplan

• Takenoverzicht
voor einde proeftijd • Proeftijd beoordelen: past de • Beoordelingsformulier

medewerker in het team?

• Maakt de medewerker

vorderingen op het gebied van

de vakbekwaamheid?

• Welke opleidingen en begeleiding

zijn nodig?
Na 6 maanden • Hoogte van het salaris • Beoordelingsformulier

• Beoordeling van werkresul- • Vragenlijsten

taten, inzet, samenwerking functioneringsgesprek (voor

en verantwoordelijkheid, ondernemer en voor mede-

werkplezier werker)
Na 1 jaar • Krijgt de medewerker een • Beoordelingsformulier

vaste aanstelling (bij een

tijdelijk dienstverband)?

• Evaluatie van het eerste jaar

• Taken en verantwoordelijkheden

voor het komende jaar





Een ondernemer in de optiekbranche pakt de persoonlijke gesprekken gedurende het eerste jaar als volgt aan.
Alle nieuwe medewerkers, en vooral stagiaires en leerlingen, krijgen in het eerste jaar drie tot vijf gesprekken. Het eerste gesprek vindt plaats voor de afloop van de proeftijd van twee maanden. En de laatste gesprekken vinden plaats voor de beëindiging van het jaarcontract. In ieder geval krijgt de medewerker drie maanden voordat het contract eindigt te horen of hij mag blijven. Deze ondernemer let bij de beoordeling van de capaciteiten van de medewerker op de volgende punten:

· klantgerichtheid;

· capaciteit;

· streven naar perfectie;

· zorgvuldigheid van werken;.

· kassaopmaak;

· uiterlijke verzorging;

· oogmeting;

· modegevoeligheid (esthetica);

· creativiteit.


Al deze onderwerpen komen niet tegelijkertijd in zo'n gesprek aan bod. "Je bent eigenlijk continu bezig je medewerkers te observeren en dus hun potentieel te meten", vertelt de ondernemer.

"Iemand die langer in dienst is, wordt op bovenstaande punten zwaarder beoordeeld. Ik let dan vooral op de klantgerichtheid en het streven naar perfectie."






Het functioneringsgesprek met medewerkers die langer (dan 1 jaar) in dienst zijn

Veel kleine bedrijven kiezen voor een functioneringsgesprek per jaar. In dit gesprek besteedt u aandacht aan verleden, heden en toekomst. U praat met uw medewerker over zijn functioneren (verleden en heden) en over zijn ontwikkeling (toekomst). Het doel is de medewerker te stimuleren om zijn taken goed uit te voeren.


U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om twee of meer gesprekken per jaar met uw medewerker te voeren. Dit heeft als voordeel, dat u problemen tijdig kunt signaleren. U kunt dan in actie komen, voordat die problemen uit de hand lopen. Bovendien blijft u hierdoor beter op de hoogte van de motivatie en de behoeften van uw medewerker.
In het volgende voorbeeld geeft een ondernemer aan hoe hij een functioneringsgesprek voert met zijn medewerker.


De eigenaar van een rijwielspeciaalzaak houdt altijd aan het eind van het jaar een functioneringsgesprek met zijn medewerkers. Hij vertelt: “Met elke medewerker maak ik een week voor het gesprek een afspraak. Ik vertel kort van tevoren welke onderwerpen aan bod zullen komen en de medewerker kan ook aangeven welke onderwerpen hij graag wil bespreken. Onderwerpen die aan bod komen, zijn bijvoorbeeld: hoeveel fietsen de medewerker heeft verkocht, of de medewerker veel herhalingsreparaties bij een klant heeft moeten uitvoeren, opleidingen die de medewerker eventueel wil gaan volgen”.
Hij vervolgt: “In het gesprek hebben we het over het functioneren van het afgelopen jaar. Eigenlijk gaat het om de goede en minder goede dingen. We maken afspraken over de acties die de medewerker gaat ondernemen om beter te functioneren. We maken ook afspraken over opleidingen of cursussen die hij gaat volgen en natuurlijk over het salaris voor het komende jaar. Ik leg alles vast op schrift en laat de medewerker controleren of de afspraken kloppen. Van elke medewerker heb ik een dossier en daar wordt het verslag van het gesprek in opgeborgen. Door het jaar heen spreek ik de medewerker twee of drie keer aan om te kijken of we ons beiden nog aan onze afspraken houden. Als het niet druk is, dan neem ik de medewerker even apart".



Wanneer voert u het gesprek? Waarover gaat het gesprek? Welke hulpmiddelen?

· Er zijn verschillende momenten . Het functioneren van de . Vragenformulieren,

mogelijk: medewerker voorbereiding

· eind januari . Werksfeer, werkplezier, functioneringsgesprek

· in september samenwerking, verzuim . Beoordelingsformulier

· aan het eind van het jaar . De medewerker aandacht

· rond de datum van indiensttreding geven en luisteren naar zijn

wensen


. De medewerker stimuleren

om de taken goed uit te

voeren

. Verdere ontwikkeling



. Opleiding van de medewerker

. De gevolgen voor (extra)

beloning en verantwoordelijkheden

in het volgende jaar

. Overige zaken

Ook de volgende situaties kunnen een aanleiding zijn om een functioneringsgesprek te voeren:

- een medewerker maakt een snelle groei door of krijgt een nieuwe functie. In dit soort situaties kan het nodig zijn om in een gesprek te controleren of alles volgens de planning en de verwachtingen verloopt. Daar komt bij dat u een andere verhouding tot uw medewerker krijgt als deze een ontwikkeling doormaakt. Zoiets gebeurt bijvoorbeeld als uw verkoper zich ontwikkelt tot eerste verkoper of uw directe assistent;

- er vinden belangrijke wijzigingen in de organisatie van uw bedrijf plaats. Wanneer zich ingrijpende wijzigingen voordoen in het bedrijf, kan het nodig zijn om met medewerkers te praten over de consequenties voor hun taken en verantwoordelijkheden.


Voorbereiding op een functioneringsgesprek

Het is belangrijk dat beide partijen zich van tevoren goed kunnen voorbereiden op een functioneringsgesprek. Hierna vindt u een aantal tips met wat u wel en wat u beter niet kunt doen:


Doen: Niet doen:

. het gesprek op tijd aankondigen; · zonder voorbereiding het gesprek aangaan;

. afspreken welke onderwerpen · van de hak op de tak springen;

besproken worden; · in de verdediging gaan bij kritiek;

. het gesprek starten met uitleg over · elkaar niet uit laten praten;

het doel en het gespreksverloop; · vooringenomen reageren op de medewerker;

. aan uw medewerker vragen hoe het · tijdens het gesprek gestoord worden;

gaat en hoe hij het werk ervaart; vaag blijven;

. aandachtig luisteren, eventueel . u verantwoordelijk voelen voor de oplossing van

aantekeningen maken problemen van medewerkers waar u zelf niets aan

. vertellen wat u zelf waarneemt en kunt doen

hoe u dat ervaart . het gesprek beëindigen zonder een korte evaluatie

. de tijd nemen om oorzaken voor over het gesprek zelf te houden

de problemen te onderzoeken

. uw medewerker stimuleren

om zelf met oplossingen te komen

. duidelijke afspraken maken over wie

wat wanneer doet

. de resultaten en de afspraken kort,

schriftelijk vastleggen


In het volgende overzicht zijn vragen opgenomen waarmee u zich op het gesprek met uw medewerker kunt voorbereiden. Natuurlijk kunt u deze naar believen aanvullen.

Onderwerpen
Uitwerkingen

  • Relatie/samenwerking met medewerker



  • Leiding geven


  • Het functioneren van de medewerker



  • Bijzondere omstandigheden



  • Werkinhoud en organisatie


  • Arbeidsomstandigheden/werksfeer



  • Inschatting ontwikkeling van de medewerker in de toekomst




  • Hoe heeft de relatie/samenwerking met de medewerker zich de afgelopen periode ontwikkeld?

  • Op welke wijze geeft u leiding; sturend, ondersteunend of ruimtegevend?

  • Weet u goed met de medewerker om te gaan? Wat zou u willen verbeteren?

  • Welk beeld heeft u van het functioneren van uw medewerker en welke ontwikkelingen ziet u? Denk aan: motivatie/werkplezier, inzet, capaciteiten, betrokkenheid, prestaties/resultaat en samenwerking.

  • Hebben zich bijzondere omstandigheden of gebeurtenissen voorgedaan, die het functioneren hebben beïnvloed?

  • Is er voldoende duidelijkheid over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de medewerker?

  • Zijn de planning en het werk georganiseerd?

  • Hoe zijn de arbeidsomstandigheden en de werksfeer?

  • Wordt de medewerker hierbij betrokken?

  • Hoe schat u de ontwikkeling van de medewerker in?:

    1. meer/minder/dezelfde taken;

    2. meer/minder/dezelfde verantwoordelijkheden;;

    3. meer specialisatie;

    4. meer leidinggevende taken;

  • Zijn er wijzigingen op komst aangaande: werkinhoud, technologie in het bedrijf, arbeidsomstandigheden, werktijden, organisatie of commerciële aanpak?

  • Wat kunt u de medewerker bieden? toekomst

Hierna is een vragenformulier opgenomen waarmee uw medewerker het functioneringsgesprek kan voorbereiden. Geef dit formulier ruim van tevoren aan uw medewerker.

Vragenformulier voor medewerker voor functioneringsgesprek
Vraag Mening Toelichting

1. Heb je plezier in je werk?


2. Heb je het naar je zin in het bedrijf?
3. Hoe vind je zelf dat je functioneert?
4. Vind je dat jouw kwaliteiten en capaciteiten worden benut?
5. Hoe ervaar je de samenwerking in je bedrijf?
6. Hoe ervaar je de organisatie en planning van het werk?
7 .Word je goed geïnformeerd en krijg je op tijd de juiste informatie?
8. Word je genoeg betrokken en wordt er naar je geluisterd bij:

- beslissingen die direct met je werk te maken hebben;

- beslissingen over het bedrijfsbeleid?
9. Hoe vind je de beloning in verhouding tot je prestaties?
10. Hoe ervaar je de werkomstandigheden?
11. Hoe ervaar je de leiding die je krijgt?
12. Word je gestimuleerd om (vak-) opleidingen te volgen?
13. Hoe zie je je ontwikkeling?

- werk goed (blijven doen)

- minder/meer taken of specialisatie in taken

- meer regelende/organisatorische/leidinggevende taken

- anders, namelijk…….
14. Hoe wil je je verder ontwikkelen?

- via een opleiding of cursus buiten het bedrijf (in eigen tijd/in bedrijfstijd)

- via begeleiding/coaching in het bedrijf
15. Andere vragen of opmerkingen:

Beoordelingsformulier


Medewerker:

Functie:







Beoordeling

Kritiekpunten







Zeer goed

Goed

Voldoende

Niet

goed


1

Taken

  • Klanten bedienen

  • Kassabediening

  • Winkelinrichting en winkelverzorging

  • Bestellen en inkoop

  • Goederenverwerking

  • Diefstal- en dervingsbestrijding

  • Planning en informatie

  • Verkoopstrategie

  • Verkoopbevordering

  • Inwerken van nieuwe medewerker

  • Overige taken:

    • medewerkers informeren over diefstal en derving

    • stagaire begeleider
















2

Algemene eisen

  • Kwaliteit

  • Productiviteit

  • Zelfstandigheid

  • Kennis

  • Samenwerking

  • Initiatief

  • Aanwezigheid/ verzuim

  • Omgaan met bevoegdheden

  • Omgaan met verant-woordelijkheden
















3

Bijzondere omstandigheden:

4

Algemeen Oordeel

Zeer goed

Goed

Voldoende

Niet goed

Beoordelingsformulier (vervolg)


Medewerker:

Functie:




5

Korte toelichting of omschrijving:


6

Afspraken en beslissingen:




  • Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden:






  • Werkresultaten voor de komende periode:







  • Begeleiding/opleiding:







  • Beloning:







  • Overige afspraken









7

Getekend voor gezien: Getekend voor akkoord:

Tipkaart 1


Het persoonlijk gesprek





DOEN

NIET DOEN

1

Het gesprek op tijd aankondigen.



Zonder voorbereiding aan het gesprek beginnen.

2

Afspreken welke onderwerpen besproken worden.


Van de hak op de tak springen.

3

Het gesprek starten met uitleg over het doel en het gespreksverloop.


In de verdediging gaan bij kritiek.

4

Aan uw medewerker vragen hoe het gaat en hoe hij het werk ervaart.


Elkaar niet uit laten praten.

5

Aandachtig luisteren, eventueel aantekeningen maken.


Vooringenomen reageren op uw medewerker.

6

Vertellen wat u zelf waarneemt en hoe u dat ervaart.


Tijdens het gesprek gestoord worden.

7

De tijd nemen om oorzaken voor de problemen te onderzoeken.


Vaag blijven.


8

Uw medewerker stimuleren om zelf met oplossingen te komen.

U verantwoordelijk voelen voor de oplossing van problemen van medewerkers waar u zelf niets aan kunt doen.

9

Duidelijke afspraken maken over wie wat wanneer doet.


Het gesprek beëindigen zonder een korte evaluatie over het gesprek zelf te houden.

10

De resultaten en de afspraken kort schriftelijk vastleggen.




Tipkaart 2


Het beoordelen






Doen

Niet doen

1

Het daadwerkelijke gedrag van de medewerker beoordelen.



Alleen het karakter van de medewerker onderwerp van beoordeling laten zijn.

2

Het functioneren van de medewerker over de gehele periode beoordelen.



Recente prestaties zwaar(der) laten wegen.

3

Alle afzonderlijke aspecten van het functioneren beoordelen.

Een zeer soepele beoordeling maken zonder uitgesproken (positieve of negatieve) oordelen.


4

Zowel het positieve als de negatieve punten van het functioneren beoordelen.



De medewerker overvallen met uw oordeel.

5

Ook zaken beoordelen die eigenlijk vanzelfsprekend worden gevonden maar dat misschien toch niet zijn.

Om kritiek heen draaien.

6

Goed luisteren naar argumenten van de medewerker.



Alleen maar positief beoordelen.

7

Afspraken maken over wat er beter moet.



De medewerker met een collega vergelijken om aan te tonen hoe fout hij zit.

8

De beoordelingsformulieren in het dossier opbergen.



Met de medewerker in discussie gaan over het beoordelen.




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina