Inhoudsopgave 1 Inleiding 5



Dovnload 0.65 Mb.
Pagina14/19
Datum19.12.2017
Grootte0.65 Mb.
1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   19

6.4Processen Ontvangst en Behandelen


De volgende usecases uit de startarchitectuur [2], paragraaf 4.2.3, zijn in deze paragraaf uitgewerkt voor het ‘bevoegd gezag’:

  1. Maak zaak voor adviesinwinning

  2. Beheer zaak

  3. Beheer bijlagen

  4. Wijzig zaakstatus

  5. Informeer betrokken partij

Binnen het interactie-ontwerp zijn de usecases als afzonderlijke stappen herkenbaar.


In het PVE [1] zijn binnen paragraaf 2.1.9 weliswaar de informatiestromen rondom oriëntatie en aanvragen uitgewerkt, echter in het interactie ontwerp wordt dit verder uitgewerkt.

6.4.1Scenario’s


Bij de behandeling van een ingediende aanvraag zijn een aantal scenario’s mogelijk. Deze scenario’s zijn herkenbaar weergegeven in het functioneel ontwerp (in de vorm van statussen). Zie hiervoor hoofdstuk 3.

6.4.2Interactie principes


In het interactieontwerp van de dossiermodule van Omgevingsloket online (zie ook paragraaf 3.4) worden de volgende principes gehanteerd:

  1. interactie met de aanvrager en/of gemachtigde vindt plaats per e-mail (als de aanvrager zo bereikbaar is en dit heeft aangegeven) of anders per post;

  2. interactie tussen behandelaars en adviseurs vindt plaats via de ingebouwde berichtenfunctionaliteit van Be Informed;

  3. voor het raadplegen van de volledige statusinformatie moet een gebruiker ingelogd zijn;

  4. een beperkt (niet-privacy gevoelig) deel van de informatie wordt mogelijk beschikbaar gesteld aan derdebelanghebbende. Gegevensontsluiting zal volgens het Internet PublicatieModel (IPM) verlopen via de Overheidsbrede zoekdienst.

  5. de aanvrager en/of gemachtigde ontvangt een bericht wanneer de status van zijn aanvraag wijzigt. Per statuswijziging zal dit een specifiek bericht zijn;

  6. zodra een event van een behandelaar, adviseur of gebruiker een actie vereist, wordt hiervoor een bericht verstuurd. Wanneer bijvoorbeeld in het geval van een behandelaar een fatale termijn wordt overschreden, ontvangt deze hierover een bericht. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen;

  7. de gegevens die bij de indiening van aanvraag zijn ingevoerd, kunnen niet meer worden gewijzigd. Wel kunnen er aanvullingen gedaan worden als extra bijlagen;

  8. de coördinator, behandelaar en adviseur hebben de mogelijkheid om aantekeningen (notities) bij de aanvraag te maken. De aanvrager / gemachtigde kan deze niet inzien;

  9. zowel behandelaars als adviseurs hebben een eigen ‘view’ op de informatie en kunnen elkaars ‘view’ niet muteren.

6.4.3Interactieontwerp bevoegd gezag


Op basis van de interactieprincipes en procesmodel (hoofdstuk 3) is het volgen Omgevingsloket online interactieontwerp (wireframes) voor bevoegd gezag uitgewerkt.


Figuur 17: interactieontwerp bevoegd gezag (flowchart met wireframes)
Toelichting:

  • Het bevoegd gezag wordt de volgende mogelijkheden geboden:

    • oriëntatie op basis van onder andere frequently asked questions en wetgeving, via Informatiepagina’s;

    • het verkrijgen van een overzicht van aanvragen met diverse statussen (zie ook het procesmodel);

  • Afhankelijk of het om een melding of aanvraag gaat wordt een ander detailscherm getoond;

  • Voor de geselecteerde aanvraag wordt een overzichtspagina getoond. Vanuit deze pagina is het mogelijk om met behulp van aparte schermen / formulieren de gegevens te muteren. Qua gebruikersinteractie lijkt deze overzichtspagina veel op het scherm dat aanvragers te zien krijgen wanneer ze de aanvraag aan het invullen zijn;

  • Er wordt in het ‘gegevensaanvraag’-scherm onderscheid gemaakt tussen taken die op aanvraagniveau kunnen worden uitgevoerd en taken die op werkzaamheidniveau kunnen worden uitgevoerd. In het interactieontwerp is per status aangegeven welke taken relevant zijn. Zie hiervoor verder bijlage C.

  • Als voorbeeld wordt het ‘gegevensaanvraag’-scherm getoond in de status Ingediend;




Figuur 18: Werkzaamheden overzicht in status ingediend t.a.v. bevoegd gezag

6.4.4Interactieontwerp baliemedewerker


Een baliemedewerker is een medewerker van het bevoegd gezag die namens aanvrager of gemachtigde een nieuwe aanvraag invult. De rol van baliemedewerker lijkt veel op de rol van een gemachtigde met dat verschil dat hij/zij geen rol speelt in de formele communicatie binnen het proces. Baliemedewerkers kunnen onderling of op initiatief van de aanvrager of gemachtigde de conceptaanvraag overdragen.
Uitgangspunten:

  1. Een baliemedewerker (als rol binnen een bevoegd gezag) heeft een eigen login op Omgevingsloket online en is geautoriseerd om een aanvraag in te vullen en in te dienen namens en vaak in direct overleg met de aanvrager of gemachtigde aan de balie. Vooraf aan het indienen van de aanvraag kan de aanvraag worden uitgeprint waarop betreffende aanvrager of gemachtigde zijn handtekening kan zetten. Vervolgens kan deze ondertekende aanvraag worden ingescand en als bijlage worden toegevoegd en daarna worden ingediend door de baliemedewerker. Deze stappen zijn afzonderlijke handelingen uit te voeren door de baliemedewerker (hier meer bedoeld als een soort werkinstructie)

  2. Na indiening zal de formele communicatie via post of email verlopen, afhankelijk van de bereikbaarheid van aanvrager of gemachtigde. Dit is een keuze die de baliemedewerker aangeeft bij invoer van de aanvrager- en gemachtigde gegevens. De wijze waarop dit gerealiseerd wordt is pragmatisch: de baliemedewerker dient in het geval van schriftelijke communicatie het emailadres van de coordinator in te vullen die de vervolghandelingen (brief opstellen en versturen) geacht wordt uit te voeren. Een baliemedewerker is een aparte rol die kan worden toegekend aan één of meer medewerkers van het bevoegd gezag. Vanuit de principes van functiescheiding wordt er vanuit gegaan dat deze rol niet aan behandelaars en/of coördinatoren wordt toegewezen. Dit is echter een verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag zelf.

  3. De gegevens van de baliemedewerker worden niet geregistreerd bij een aanvraag. Uit het oogpunt van traceerbaarheid, wordt wel het userid bij de eventdata opgeslagen.

  4. Een baliemedewerker kan binnen de status ‘concept’ op elk gewenst moment een set aanvraagformulieren uitprinten, waarbij de reeds ingevoerde gegevens afgedrukt worden. Voorwaarde is dat hierbij één of meer werkzaamheden zijn geselecteerd. De aanvrager of gemachtigde vult de rest van de gegevens in op het geprinte exemplaar en stuurt deze op per post of levert deze ter plekke in bij het bevoegd gezag..

  5. Indien de aanvrager besluit de uitgeprinte en handmatig aangevulde aanvraag in te dienen per post, dan zullen de eerder digitaal ingevoerde gegevens naar verwachting niet hergebruikt worden. Dit betekent namelijk dat het bevoegd gezag de aanvraag eerst digitaal moet gaan actualiseren en dan digitaal in moet dienen. Ook qua termijnen kan dit tot problemen leiden. Hergebruik op deze wijze wordt daarom niet ondersteund.

  6. Een baliemedewerker is in staat een met de post binnengekomen aanvraag in te voeren met behulp van de standaard functionaliteit ten behoeve van een aanvrager, uitgebreid met de optie tot anti-datering van de aanvraag en het toevoegen van een ingescande digitale versie van het poststuk. Met anti-datering wordt bedoeld dat de baliemedewerker de mogelijkheid heeft om de datum van de poststempel op te voeren in Omgevingsloket online. Dat kan de huidige datum (van scanning) zijn of een datum in het verleden, afhankelijk van de poststempel. Hiermee wordt de datum in het systeem gelijk aan de werkelijke datum van ontvangst.

  7. Een baliemedewerker is in staat een met de post binnengekomen bijlage toe te voegen, inclusief optie tot antidatering, aan een concept of reeds door de aanvrager of baliemedewerker ingediende aanvraag;

  8. Een baliemedewerker is in staat een aanvraag op te stellen en in te dienen ten behoeve van het eigen bevoegd gezag;

  9. Een schoningsproces verwijdert conceptaanvragen die de laatste 6 maanden niet meer zijn gewijzigd. Hierbij wordt vooraf een waarschuwing per email verstuurd aan aanvrager en gemachtigde, mits deze bekend zijn. Het schoningsproces geldt overigens voor alle concept aanvragen.


(Overdracht van) rechten op de concept aanvraag:

  1. Slechts één persoon tegelijk is geautoriseerd om mutaties in een conceptaanvraag aan te brengen (zgn. Invulrecht).

  2. Zowel de aanvrager als de eventuele gemachtigde krijgt leesrechten op de aanvraag, zodat zij bijvoorbeeld thuis de aanvraaggegevens kunnen bekijken met Omgevingsloket online als ze een DigiD hebben. Er wordt vanuit gegaan dat de aanvrager en/of gemachtigde in de meeste gevallen terugkomt bij de baliemedewerker om de aanvraag te laten completeren en in te dienen.

  3. Zowel de aanvrager als de eventuele gemachtigde is zelf in staat om de rechten om de aanvraag verder in te vullen over te nemen van de baliemedewerker naar zichzelf. Voorwaarde hiervoor is dat ze zelf over een DigiD beschikken. Hierna kan aanvrager of gemachtigde de aanvraag zelf completeren en indienen. Dit zal naar verwachting incidenteel voorkomen.

  4. Het is mogelijk dat een andere baliemedewerker verder gaat met de aanvraag. Bijvoorbeeld in geval van ziekte van betreffende medewerker. Dit betekent concreet dat rechten op een aanvraag overgedragen moeten kunnen worden tussen baliemedewerkers binnen hetzelfde bevoegd gezag of andere baliemedewerkers. Daarom geldt dat:

  • alle baliemedewerkers een overzicht van aanvragen kunnen oproepen met daarin opgenomen de conceptaanvragen aangemaakt door een baliemedewerker van hetzelfde bevoegd gezag. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen particuliere en zakelijke aanvragen, afhankelijk welke Omgevingsloket applicatie (burger vs zakelijk) de baliemedewerker gebruikt

  • de baliemedewerker bij de geselecteerde aanvraag de functie heeft om deze over te nemen van een andere baliemedewerker binnen hetzelfde bevoegd gezag;




  1. Als de aanvrager de aanvraag digitaal invult en vervolgens zich bij de baliemedewerker meldt met het verzoek om ondersteuning, is de aanvrager in staat hulp te vragen bij het invullen door een baliemedewerker. De aanvrager kan hiertoe het recht om de aanvraag verder in te vullen overdragen naar een baliemedewerker (dit zal dan default de eerste baliemedewerker zijn in de lijst van medewerkers van bevoegd gezag).

Op het moment dat bij indiening van de aanvraag, de invulrechten van de aanvraag zijn overgedragen aan de baliemedewerker, betekent dit dat de baliemedewerker op verzoek van de aanvrager de aanvraag kan intrekken (dus na indiening van de aanvraag).




1   ...   11   12   13   14   15   16   17   18   19


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina