Inhoudsopgave 1 Inleiding 5



Dovnload 0.65 Mb.
Pagina7/19
Datum19.12.2017
Grootte0.65 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   19

3.3Uitwerking procesanalyse


Tussen de verschillende statussen vinden gebeurtenissen plaats (triggers) die elk door een taak (event) worden afgehandeld. In die taken kunnen handelingen worden uitgevoerd door verschillende rollen in het proces. Deze taken worden altijd verwerkt in het systeem (Omgevingsloket online). Daarnaast kunnen naar aanleiding van de uitvoering berichten aan de diverse rollen worden verstuurd. Afhankelijk van bepaalde (pre)condities worden activiteiten al dan niet uitgevoerd.
In bijlage D is de uitwerking van de procesanalyse in detail beschreven: de verschillende events per status, de berichten en de publicaties.
Algemene uitgangspunten bij de uitwerking:

  1. Er wordt uitgegaan van de vereisten vanuit procedureregelende wetgeving.

  2. Alleen de formele orchestratie tussen betrokken organisaties (‘Aanvrager’,, ‘Bevoegd gezag’, ‘Uitvoerder’ en ‘Adviseur’) en systeem (Omgevingsloket online) is uitgewerkt. Dit is een organisatie-onafhankelijke uitwerking, die ook qua architectuur van Omgevingsloket online terugkomt (zie volgende paragraaf). Omgevingsloket online zal functies en services aanbieden waarmee de daadwerkelijke inrichting van de vergunningsverlening kan worden gefaciliteerd (denk aan orchestratie van aanvragen over afdelingen heen, onderlinge informele afstemming tussen ‘Coördinatoren’, ‘Behandelaars’ en ‘Adviseurs’).

  3. Er wordt geen gebruik gemaakt van de inbox-functionaliteit van Be Informed; notificatie verloopt via de E-mail of de berichtenbox van Antwoord van Bedrijven.

Uitgangspunten ten aanzien van documenten:



  1. De volgende documenttypen worden onderscheiden: bijlagen, advies, VVGB, zienswijze, notitie (aanvrager, bevoegd gezag, uitvoerder), beschikking en overige documenten. De onderstreepte document typen worden gezien als behorende tot het aanvraagdossier, de overigen ten behoeve van bevoegd gezag;

  2. Een bijlage kan verschillende statussen hebben, namelijk uploaded, geconverteerd, concept, in behandeling, beschikking, vervallen en archief;

  3. Een ‘ontwerpbesluit’, ‘beschikking’, ‘advies’, ‘VVGB’ en ‘overige documenten’ zijn inhoudelijk vormvrije documenten die men kan uploaden naar Omgevingsloket online.

  4. Met documenten van het type ‘bijlagen’ kan worden voldaan aan indieningsvereisten. In de huidige realisatie zullen bijlagen echter niet aan de indieningsvereisten worden gekoppeld maar aan de aanvraag als geheel.

  5. Het documenttype ‘zienswijze’ wordt geupload, maar verder niet gekoppeld aan en/of geregistreerd bij één of meerdere onderdelen, maar op aanvraagniveau. Wel wordt gevraagd of alle adviezen en zienswijzen in overweging zijn genomen, voorafgaand aan het registreren van een beschikking ‘verlenen’

  6. Het documenttype ‘beschikking’ is onder te verdelen in de beschikkingstypen ontwerpbesluit en beschikking. Een beschikking en een ontwerpbesluit worden altijd geregistreerd in Omgevingsloket online, aangezien deze een juridische waarde hebben.

3.4Architectuur dossiermodule


De Omgevingsloket online-dossiermodule levert de ondersteuning voor de processen van Omgevingsloket online. Deze module is gerealiseerd met behulp van de Case Management-omgeving van Be Informed.

In het onderstaande figuur wordt de architectuur van deze dossiermodule afgebeeld, inclusief de belangrijkste services en koppelvlakken met de omgeving.




Figuur 2: Functionele architectuur dossiermodule.
Toelichting:

  • Aan gebruikers worden formulieren beschikbaar gesteld voor de interactie met het dossier. Dezelfde interactie is mogelijk ook te implementeren door berichtuitwisseling met een ICT-voorziening van derden;

  • Binnen formulieren kunnen ook kennisservices worden toegepast (met of zonder interactie met gebruikers) zoals het bepalen van het bevoegd gezag of andere kennis services die al binnen ‘de vragenboom’ worden gebruikt;

  • Gebruikers hebben ook inkijkfunctionaliteit op dossiers;

  • Voor gebruikers kunnen overzichten op maat worden geconfigureerd (bijv. een actueel overzicht van openstaande aanvragen);

  • De dossiermodule heeft ook een zoekfunctie. Dit is een typisch voorbeeld van functionaliteit die door het bevoegd gezag kan worden gebruikt;

Binnen de dossiermodule kan gebruik gemaakt worden van een Inbox of mail-notificaties (proces meldingen). Naar bevoegd gezag worden procesmeldingen door middel van email-notificaties gestuurd. Naar aanvragers worden de meldingen via post of email-notificaties gecommuniceerd.


3.5Termijnsignalering (alleen voor Omgevingsloket online-Wabo van belang)


In het vergunningverleningsproces volgens Wabo spelen verschillende termijnen een rol, die elk hun eigen dynamiek kennen. Waar overschrijding van de ene termijn leidt tot een verlening van de vergunning (beslistermijn), leidt de overschrijding van een andere termijn juist weer tot een weigering van de vergunning (VVGB termijn). Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende termijnen:

  • Beslistermijn

  • Aanvullingstermijn

  • Beoordelingstermijn aanvulling

  • VVGB-termijn

  • Zienswijzetermijn

Het is mogelijk om (in tijd instelbaar) voorafgaand aan het verlopen van een termijn een bericht te versturen over de datum van aflopen van de termijn.
In onderstaande figuur staan de verschillende termijnen weergegeven. Bij de beschrijving van de termijn wordt verwezen naar de events waarop deze betrekking hebben.
Figuur 3: termijnen.
Beslistermijn

De beslistermijn is de termijn waarbinnen de vergunningaanvraag behandeld (beschikt) moet zijn. De termijn wordt bepaald door de gevolgde procedure (binnen 8 weken voor de reguliere procedure, binnen 6 maanden voor de uitgebreide procedure). De termijn kan door het bevoegd gezag met maximaal 6 weken worden verlengd. In onderstaande tabel staat aangegeven bij welke events de registratie en wijziging van de einddatum beslistermijn kunnen veroorzaken. Voor de precieze berekening van de wijziging in deze einddatum wordt verwezen naar de betreffende events.


Registratie ‘Einddatum beslistermijn’

  • Indienen aanvraag / melding

Wijziging ‘Einddatum beslistermijn’

  • Indienen aanvraag / melding

  • Verlengen beslistermijn

  • Wijzigen soort procedure

Consequentie overschrijding:

In het geval dat het om een reguliere procedure gaat wordt de vergunning van rechtswege verleend

Bericht afloop termijn

bericht aan de coördinator met ‘Einddatum beslistermijn’


Aanvullingstermijn

Als een aanvraag niet volledig is, krijgt de aanvrager een bepaalde termijn de gelegenheid om de benodigde gegevens aan te leveren. Deze termijn (de aanvullingstermijn) wordt door het bevoegd gezag bepaald en is per aanvraag instelbaar. Tijdens de aanvullingstermijn wordt de beslistermijn opgeschort. Indien de aanvullingstermijn is verstreken zonder dat er aanvullingen zijn ingediend, wordt de beslistermijn hervat en is het aan het bevoegd gezag om te bepalen of zij een eventuele aanvulling nog zullen accepteren.


Registratie ‘Einddatum aanvulling’

  • Aanvragen aanvulling

Registratie ‘Datum aanvulling ingediend’

  • Indienen aanvulling

Consequentie overschrijding:

aanvraag kan definitief buiten behandeling gelaten worden (beschikking). De beslistermijn wordt in ieder geval na afloop van de aanvullingstermijn hervat.

Bericht afloop termijn

1. bericht aan de aanvrager / gemachtige met einddatum en de consequentie van overschrijding

2. bericht aan coördinator na verlopen van de termijn


Beoordelingstermijn aanvulling

Als de aanvrager aanvullende gegevens heeft aangeleverd, is de aanvraag weer in behandeling. Het bevoegd gezag moet dan bepalen of de aanvraag (na de aanvulling) volledig is of niet. In het laatste geval moet binnen 4 weken het besluit (beschikking) worden genomen om de aanvraag buiten behandeling te laten. Deze termijn is ondergeschikt aan de Beslistermijn. Als de einddatum Beoordelingstermijn aanvullingen later is dan de einddatum Beslistermijn, is de einddatum Beslistermijn leidend.


Registratie ‘Datum aanvulling ingediend’

  • Indienen aanvulling

Consequentie overschrijding:

de aanvraag kan niet meer definitief buiten behandeling gelaten worden

Bericht afloop termijn

bericht aan de coördinator met einddatum en de consequentie van overschrijding


VVGB-termijn

In sommige (bij wet bepaalde) gevallen in de uitgebreide procedure moet het bevoegd gezag een verklaring van geen bedenkingen (VVGB) vragen aan een ander bestuursorgaan (dan het bevoegd gezag). Het andere bestuursorgaan heeft 8 weken om te beslissen al dan niet de VVGB af te geven.


Registratie ‘Einddatum VVGB’

  • Aanvragen advies

Opm.: Het gaat hier om een advies van het type VVGB

Consequentie overschrijding:

Als de VVGB bij het opstellen van de ontwerpbeschikking nog niet is verleend, wordt aangenomen dat er geen bedenkingen zijn. Als de VVGB na 8 weken nog niet is afgegeven, moet de aanvraag door het bevoegd gezag worden geweigerd

Bericht afloop termijn

1. Bericht aan de adviseur met einddatum en de consequentie van overschrijding

2. Bericht aan coördinator na verlopen van de termijn



Zienswijze termijn

Bij een uitgebreide procedure wordt altijd een ontwerpbesluit opgesteld (en gepubliceerd). Op basis van dit ontwerpbesluit kunnen belanghebbenden binnen zes weken na publicatie zienswijzen indienen.


Registratie publicatiedatum

  • Registreren beschikking

Preconditie: uitgebreide procedure en de status van de aanvraag is ‘In behandeling’

Consequentie overschrijding:

het bevoegd gezag hoeft te laat ingediende zienswijzen niet in overweging te nemen bij het definitieve besluit

Bericht afloop termijn

bericht aan de coördinator met einddatum



Naast berichten die (in tijd instelbaar) voorafgaan aan het verstrijken van een termijn worden verstuurd, zijn er nog twee berichten die op basis van een instelbare termijn verstuurd kunnen worden: een notificatie over aanvragen in de status ‘Concept’ en een notificatie voor aanvragen in de status ‘Beschikking’.
Notificatie beschikking

Een (instelbare) halfjaarlijkse notificatie over een aanvraag in de status ‘Beschikking’.


Registratie beschikkingsdatum

  • Registreren Beschikking (B7)

Consequentie overschrijding:

geen, het betreft enkel een notificatie

Bericht afloop termijn

bericht aan de coördinator dat een bepaalde aanvraag 6 maanden in de status ‘Beschikking’ staat (en wellicht gearchiveerd kan worden).



Notificatie concept

Een notificatie over een aanvraag in de status ‘Concept’ waarop (instelbaar) de laatste drie maanden geen wijzigingen hebben plaatsgevonden.


Registratie datum laatste wijziging

  • Opstellen aanvraag / melding (A7)

Consequentie overschrijding:

geen, het betreft enkel een notificatie

Bericht afloop termijn

bericht aan de aanvrager / gemachtigde met datum laatste wijziging en het verzoek de aanvraag af te ronden en in te dienen of te verwijderen



Rekenvoorbeeld

Een aanvraag voor een omgevingsvergunning voor het kappen van een boom wordt ingediend op 1 januari. Er is sprake van een reguliere procedure; beslistermijn loopt tot 26 februari (1 januari + 8 weken).


Op 15 januari constateert de behandelaar dat de aanvraag onvolledig is. Hij besluit een aanvullingstermijn van 4 weken te hanteren. De aanvrager heeft dus tot 12 februari de tijd om de ontbrekende gegevens aan te vullen. De maximale einddatum van de beslistermijn is nu 1 januari + 8 weken + 4 weken = 25 maart.


Op 1 februari levert de aanvrager zijn aanvullingen aan (na 2 weken + 4 dagen). Het bevoegd gezag heeft dan maximaal 4 weken de tijd om de volledigheid van de aanvullingen te beoordelen (1 maart). De einddatum van de beslistermijn is nu 1 januari + 8 weken + 2 weken + 4 dagen = 15 maart.


Het bevoegd gezag moet er daarom voor zorgen dat zij vóór 1 maart een besluit over het definitief buiten behandeling laten heeft genomen. Als de aanvraag na aanvulling volledig is, moet zij vóór 15 maart een besluit hebben genomen. De beslistermijn wordt namelijk verlengd met de tijd dat de aanvraag daadwerkelijk buiten behandeling is geweest (de gebruikte tijd van de aanvullingstermijn). Als het bevoegd gezag de volledigheidstoets relatief laat uitvoert, creeërt zij meer (tijds)druk in het vervolg van het proces.


1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   19


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina