Model risicobeleid voor het cliëntenonderzoek ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (wwft) en model procedure interne melding



Dovnload 347.8 Kb.
Pagina1/3
Datum25.08.2016
Grootte347.8 Kb.
  1   2   3



Model

risicobeleid voor het cliëntenonderzoek ingevolge de

Wet TER voorkoming VAN witwassen en financieren van terrorisme (wwft)

en

model

procedure INTERNE MELDING mislukt cliëntenonderzoek en interne melding ongebruikelijke transactie als bedoeld in de wwft

Opgesteld door de NOB werkgroep WWFT bestaande uit

mr. W.J.D. Gohres, mr. D.G. Barmentlo en mr. E. Schouten

April 2015


De WWFT veronderstelt dat het risicobeleid van een instelling voortvloeit uit een risicoanalyse van de eigen organisatie, het eigen dienstverleningspakket en de eigen te onderscheiden cliënten(groepen). Dit model is een hulpmiddel om te komen tot een dergelijk kantoorbeleid.



Gebruik van dit model - al dan niet in aangepaste vorm – is volledig de eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker. De NOB en de opstellers van dit model aanvaarden geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade als gevolg van of in verband met het gebruik van dit model.



De NOB heeft dit model opgesteld ten behoeve van haar leden. Indien andere organisaties dit model - al dan niet in aangepaste vorm - aan hun leden ter beschikking willen stellen is dat toegestaan mits vermeld wordt dat dit model is opgesteld door de NOB en gewezen wordt op de door de NOB gebruikte disclaimer.


risicobeleid [naam instelling] voor het cliëntenonderzoek ingevolge de

Wet TER voorkoming VAN witwassen en financieren van terrorisme (wwft)

INHOUD:

1 ALGEMEEN

2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK

2.1 Cliënt/natuurlijk persoon

2.2 Cliënt/rechtspersoon

2.3 Cliënt/trustee

2.4 Cliënt/personenvennootschap

2.5 Vaststellen doel en aard van de beoogde relatie

2.6 Monitoring

3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK

4 CRITERIA VOOR VERSCHERPT CLIËNTENONDERZOEK

4.1 Schematische weergave

4.2 Toelichting criteria m.b.t. cliënt, zakelijke relatie of transactie en land van vestiging

4.3 PEP status

5 VERSCHERPT CLIËNTENONDERZOEK

5.1 Schematische weergave

    1. Monitoring

6 Procedure interne melding MISLUKT CLIËNTENONDERZOEK EN INTERNE MELDING ongebruikelijke transactie

1 ALGEMEEN1
De WWFT eist dat een instelling een cliëntenonderzoek instelt alvorens in of vanuit Nederland

  • een “zakelijke relatie” aan te gaan met een nieuwe cliënt dan wel

  • een incidentele “transactie” of meerdere met elkaar verband houdende transacties van ten minste € 15.000 te verrichten voor een nieuwe cliënt.

Het cliëntenonderzoek dient risico-georiënteerd te zijn2, d.w.z. dat de intensiteit van het cliëntenonderzoek wordt afgestemd op het risico dat een bepaald type cliënt, relatie, product of transactie oplevert.


In het onderhavige “Risicobeleid voor het cliëntenonderzoek ingevolge de WWFT” wordt invulling gegeven aan dit begrip “risico-georiënteerd”. Dit risicobeleid is afgestemd op de organisatie van [naam instelling] en haar cliënten. Binnen [naam instelling] is [naam persoon] aangewezen om [optioneel: als “compliance officer”] de naleving van de WWFT te bewerkstelligen.
In het onderstaande wordt uitwerking gegeven aan de volgende onderwerpen:

  1. Het cliëntonderzoek afgestemd op de risicogevoeligheid voor witwassen en/of terrorismefinanciering van:

  1. de cliënt;

  2. de zakelijke relatie, product of transactie;

  3. de woonplaats of het land van vestiging.




  1. Identificatie en risico-georiënteerde verificatie van de eventuele “Ultimate Beneficial Owner” (UBO) met een belang of zeggenschap van meer dan 25%3.




  1. Het verscherpte cliëntenonderzoek dat verplicht is bij:

  • cliënten, zakelijke relaties en transacties, woonplaatsen en vestigingslanden met een verhoogd risico4;

  • cliënten (natuurlijke personen) die niet fysiek aanwezig zijn5;

  • cliënten en/of UBO’s die een “Politically Exposed Person” (PEP) zijn.




  1. De op risico gebaseerde procedure om te bepalen of een cliënt of diens eventuele UBO een PEP is. Conform de WWFT ziet deze procedure alleen op natuurlijke personen (cliënten en/of UBO’s) die niet de Nederlandse nationaliteit hebben of niet in Nederland wonen6.

2 STANDAARD CLIËNTENONDERZOEK
2.1 Cliënt/natuurlijk persoon

Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/natuurlijk persoon kan als volgt worden weergegeven:




CliËnt/Natuurlijk persoon

Identificatie door middel van

Verificatie door middel van


Binnenlandse

of

buitenlandse cliënt

  • Voorna(a)m(en)

  • Achternaam

  • Geboortedatum

  • Adres

  • Woonplaats of

  • Plaats van vestiging (i.g.v. een onderneming van een natuurlijk persoon)

  • Treedt cliënt voor zichzelf op?

  • Nationaliteit (tbv het bepalen of een PEP-check noodzakelijk is)

  • Naast bovenstaande gegevens dienen de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd te worden vastgelegd7.

  • Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron8. Zie * hieronder.

  • N.B. Bij een standaard cliëntenonderzoek dient verificatie van de identiteit in persoon plaats te vinden door de instelling, de verwijzende instelling of een aangewezen derde.

  • Vindt de identificatie niet in persoon plaats dan is een verscherpt onderzoek noodzakelijk.

Vertegenwoordiger


  • Voorna(a)m(en)

  • Achternaam

  • Geboortedatum

  • Adres

  • Woonplaats of plaats van vestiging

  • Bevoegdheid tot vertegenwoordiging

  • Naast bovenstaande gegevens dienen de aard, het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd te worden vastgelegd9.

  • Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron10. Zie * hieronder.

  • N.B. Verificatie is vormvrij.

Schema 2.1
* De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium11:

  1. geldig paspoort

  2. geldige Nederlandse identiteitskaart

  3. geldige identiteitskaart die is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder

  4. geldig Nederlands rijbewijs

  5. geldig rijbewijs dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder

  6. reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen

  7. vreemdelingendocumenten afgegeven op grond van de Vreemdelingenwet 2000


2.2 Cliënt/rechtspersoon

Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/rechtspersoon kan als volgt worden weergegeven:




CLIËNT/Rechtspersoon

Identificatie door middel van

Verificatie door middel van

Nederlandse rechtspersoon

of

buitenlandse rechtspersoon met vestiging in Nederland

  • Rechtsvorm

  • Statutaire naam

  • Handelsnaam

  • Vestigingsadres (adres, postcode, plaats)

  • Statutaire Zetel

  • Registratienummer KvK

  • Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijk bron12. Zie * hieronder.

Buitenlandse rechtspersoon, niet in Nederland gevestigd

  • Rechtsvorm

  • Statutaire naam

  • Vestigingsadres (adres, postcode, plaats) en/of andere identificerende gegevens

  • Betrouwbare en in het internationale verkeer gebruikelijke documenten, gegevens of inlichtingen uit onafhankelijke bron. Zie ** hieronder.

of

  • Documenten, gegevens of inlichtingen die bij de wet als geldig middel voor identificatie zijn erkend in de staat van herkomst13.

Vertegenwoordiger van
rechtspersoon


  • Voorna(a)m(en)

  • Achternaam

  • Geboortedatum

  • Bevoegdheid vertegenwoordiging

  • Documenten, gegevens of inlichtingen uit betrouwbare en onafhankelijke bron14. Zie * bij schema 2.1.

  • Verificatie vertegenwoor-digingsbevoegdheid kan veelal d.m.v. uittreksel handelsregister.

  • N.B. Verificatie is vormvrij.

Ultimate Beneficial Owner

  • Voorna(a)m(en)en/of initialen

  • Achternaam

  • Adres of geboortedatum en –plaats of andere unieke combinatie van gegevens

  • Woonplaats/nationaliteit (t.b.v. het bepalen of een PEP-check noodzakelijk is)

  • Verificatie vindt plaats op basis van risico-analyse15. Zie *** hieronder.

Schema 2.2
* De volgende documenten voldoen in elk geval aan dit criterium16:

    1. uittreksel uit het handelsregister (fysiek of door de instelling rechtstreeks online verkregen17)

    2. akte of verklaring opgemaakt onderscheidenlijk afgegeven door een in Nederland of een andere lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep

    3. document waaruit blijkt dat een kerkgenootschap of lichaam waarin zij is verenigd, is aangesloten bij het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken dan wel dat het kerkgenootschap of lichaam is aangemerkt als een instelling als bedoeld in artikel 6.33 eerste lid, onderdeel b, van de Wet inkomstenbelasting 2001

    4. document waaruit blijkt dat een zelfstandig onderdeel van een kerkgenootschap als bedoeld in onderdeel c deel uitmaakt van dat kerkgenootschap en het kerkgenootschap voldoet aan het bepaalde sub c

    5. statuten van een vereniging van eigenaars die deel uitmaken van het reglement van de akte van splitsing

** Gegevens rechtsreeks verkregen van een business information service zoals Dun & Bradstreet voldoen aan dit criterium.


*** Bij een laag risico kan volstaan worden met een door de cliënt ondertekende verklaring met betrekking tot de identiteit van de UBO(‘s). Eventueel kan dit aangevuld worden met een onderzoek via internet.
2.3 Cliënt/trustee18

Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/trustee kan als volgt worden weergegeven:



CLIËNT/TRUSTEE

Identificatie door middel van

Verificatie door middel van

Trustee

  • Verificatie identiteit vindt plaats op basis van risico-analyse19.

  • Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2.

  • Zie * hieronder.

Settlor/Insteller

  • Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2

  • Verificatie identiteit vindt plaats op basis van risico-analyse20.

  • Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2.

  • Zie * hieronder.

Ultimate Beneficial Owner21

  • Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner

  • Verificatie vindt plaats op basis van risico-analyse22.

  • Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner.

  • Zie * hieronder.

Schema 2.3
* Informatie over de trustee, instellers/settlors, (klasse van) begunstigden en bevoegdheden kan worden gevonden in de trustakte.
2.4 Cliënt/personenvennootschap23

Het standaard cliëntenonderzoek wat betreft identificatie en verificatie van een cliënt/personenvennootschap kan als volgt worden weergegeven:




CLIËNT/PERSONEN-VENNOOTSCHAP

Identificatie door middel van

Verificatie door middel van

Vennoten en personen bevoegd inzake het beheer

  • Indien natuurlijk persoon zie schema 2.1, indien rechtspersoon zie 2.2

  • Hoedanigheid van vennoot

  • Verificatie identiteit niet noodzakelijk, tenzij het om een ‘UBO’ gaat (zie aldaar)24.

  • Verificatie hoedanigheid vennoot vindt plaats op basis van risico-analyse.

Vertegenwoordiger

  • Zie schema 2.2/vertegenwoordiger

  • Zie schema 2.2/vertegenwoordiger.

Ultimate Beneficial Owner25

Zie * hieronder.



  • Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner

  • Verificatie vindt plaats op basis van risico-analyse26.

  • Zie schema 2.2/Ultimate Beneficial Owner.

Schema 2.4
* Bij een commanditaire vennootschap dient onderzocht te worden of zich onder de commanditaire (stille) vennoten UBO’s bevinden. Gewoonlijk is een vennootschapscontract gesloten waarin de benodigde informatie gevonden kan worden.
2.5 Vaststelling doel en aard van de beoogde relatie

De WWFT eist de vaststelling van het doel en de aard van de beoogde relatie27. Beiden zullen vrijwel altijd al duidelijk zijn gezien de dienstverlening28 die van de belastingadviseur wordt gevraagd en die veelal in een opdrachtbevestiging wordt vastgelegd. Bij enige twijfel dient nader onderzoek gedaan te worden, zo nodig in overleg met een interne functionaris verantwoordelijk voor risk management.


2.6 Monitoring

Indien een zakelijke relatie bestaat met een cliënt, dient deze cliënt, zijn handelwijze, de zeggenschaps- of eigendomsstructuur, vermogenssituatie, zakenrelatie en familierelaties (indien van toepassing) e.d. regelmatig gemonitord te worden op veranderingen in het risicoprofiel.


Deze monitoring dient plaats te vinden door degenen die de cliënt bedienen alsook waar mogelijk gecentraliseerd bijvoorbeeld op het niveau van de afdelingen riskmanagement, cliëntadministratie en de financiële administratie.

3 VEREENVOUDIGD CLIËNTENONDERZOEK
De WWFT maakt een vereenvoudigd onderzoek mogelijk onder de voorwaarden dat:

  • er geen aanwijzingen zijn dat de cliënt betrokken is bij witwassen of financieren van terrorisme

  • er geen verplichting is tot het verrichten van verscherpt cliëntenonderzoek (artikel 8 WWFT) of het nemen van bijzondere maatregelen (artikel 9 WWFT).

[Naam instelling] heeft er voor gekozen om, indien aan deze voorwaarden is voldaan, een vereenvoudigd cliëntenonderzoek toe te passen in de volgende gevallen:







Soort cliënt

Registratie bij DNB dan wel AMF

of

Zetel in EU of in een door de Minister aangewezen staat29

Vereenvoudigd onderzoek

1

Kredietinstelling

Ja

Toegestaan

2

Financiële instelling

Ja

Toegestaan

3

Geldtransactiekantoor

Ja

Toegestaan

4

Levensverzekeraar (tenzij uitsluitend voor natura-uitvaartverzekeringen)

Ja

Toegestaan

5

Beleggingsonderneming

Ja

Toegestaan

6

Beleggingsinstelling

Ja

Toegestaan

7

Instelling met beursgenoteerde effecten binnen de EU




Toegestaan

8

100% dochter van een instelling genoemd onder 730




Toegestaan

9

Cliënt met geld op derdenrekening advocaat of notaris




Toegestaan

10

Nederlandse overheidsinstanties




Toegestaan

Schema 3.1
Het moet aantoonbaar zijn dat deze toetsing heeft plaatsgevonden. In het cliëntendossier wordt daartoe bijvoorbeeld een gedateerde print van de registratie bij De Nederlandsche Bank (DNB)31 of de Autoriteit Financiële Markten (AFM)32 opgenomen waaruit blijkt dat sprake is van registratie in de gevallen 1 t/m 6 zo nodig aangevuld met gegevens omtrent de vestigingsplaats. Voor de gevallen 7 en volgende dient eveneens uit bijvoorbeeld het cliëntendossier of de cliëntenadministratie te blijken dat cliënt onder de genoemde omschrijving valt.
Indien blijkt dat een directielid[33], vertegenwoordiger[34] of UBO een PEP is, wordt verscherpt onderzoek ingesteld met behulp van een zoekmachine op het internet[35].

De WWFT kent nog meer gevallen waarin een vereenvoudigd cliëntenonderzoek mogelijk is36. Omdat het niet eenvoudig kenbaar is of een cliënt hiervoor in aanmerking komt, wordt het vereenvoudigd cliëntenonderzoek in deze gevallen gedaan in overleg met en met toestemming van [naam persoon/de compliance officer].



4 CRITERIA VOOR VERSCHERPT ONDERZOEK
In een aantal gevallen dient verscherpt onderzoek verricht te worden. Dit is deels expliciet voorgeschreven in de WWFT en deels overgelaten aan het risicobeleid van de instelling. Hoofdstuk 4 betreft de vaststelling door [naam instelling] in welke gevallen sprake is van een verhoogd risico zodat verscherpt onderzoek verplicht is. Hoofdstuk 5 betreft de wijze waarop dit onderzoek plaats dient te vinden.
4.1 Schematische weergave

In de volgende schema’s worden de criteria uiteengezet voor de gevallen waarin verscherpt onderzoek vereist is.




Cliënt

Criteria voor verscherpt onderzoek

NATUURLIJK

PERSOON

  • Cliënt niet fysiek aanwezig of

  • Vermoeden witwassen of financieren terrorisme of

  • Verhoogd risico cliënt (zie par. 4.2.1) en/of

  • Verhoogd risico zakelijke relatie of transactie (zie par. 4.2.2) en/of

  • Cliënt woonachtig of gevestigd in land met verhoogd risico (zie par. 4.2.3) en/of

  • Indien cliënt zonder Nederlandse nationaliteit of wonend buiten Nederland: PEP status (zie * hieronder)


  1   2   3


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina