Module 2: Structuur en organisatie volwassenenonderwijs en onderwijswetgeving



Dovnload 117.37 Kb.
Pagina2/3
Datum20.08.2016
Grootte117.37 Kb.
1   2   3

3. STRUCTUUR VAN HET DEPARTEMENT


De secretaris-generaal heeft de algemene leiding over het departement en coördineert de betrekkingen tussen de minister, het kabinet en het departement.

Daarnaast bestaat het departement uit vijf administraties, die geleid worden door een directeur-generaal.

Elke administratie bestaat uit een aantal afdelingen, geleid door een afdelingshoofd. In totaal zijn er 21 afdelingen. In het hiernavolgend overzicht is vooral aandacht besteed aan die afdelingen waarmee de scholen regelmatig contact hebben.

4. BEVOEGDHEDEN EN TAKEN VAN DE ADMINISTRATIES EN AFDELINGEN

4.1. SECRETARIAAT-GENERAAL

4.1.1. AFDELING BEGROTING EN GEGEVENSBEHEER


Heeft ondermeer als taak:

coördinatie verzameling van financiële en niet-financiële gegevens (leerlingen, instellingen, personeel) en verwerking van gegevens ten behoeve van beleidsvoorbereiding, -opvolging, -evaluatie.


4.1.2. AFDELING BELEIDSGERICHTE COÖRDINATIE


Deze afdeling draagt zorg voor de coördinatie van de beleidsvoorstellen van de verschillende administraties en van het internationale beleid. Zij staat tevens in voor de communicatie naar de onderwijswereld en naar het ruimer publiek via de perswoordvoerder en via het tijdschrift "Klasse";

4.2. Administratie Permanente Vorming


De Administratie Permanente Vorming, die de onderwijsvormen groepeert die zich tot een specifieke doelgroep richten, omvat twee afdelingen: Afdeling Deeltijds Kunstonderwijs en Afdeling Volwassenenonderwijs. Tot deze administratie behoort eveneens de basiseducatie en het afstandsonderwijs. Directeur-generaal is Ivo Cappaert.

4.3. BEVOEGDHEDEN EN TAKEN VAN DE WERKSTATIONS


Voor alle kwesties en vragen in verband met personeelsreglementering kunt u terecht bij de werkstations..

Het gebruik van werkstations biedt verschillende voordelen:



  • Het laat een efficiëntere dossierafhandeling toe. Het tijdrovende intern versturen van informatie wordt vermeden. Een ontdubbeling van de dossiers wordt eveneens vermeden. Tevens laat het toe om een veel beter overzicht te verkrijgen per school.

  • Kaderend binnen de doelstelling van een betere klantgerichtheid van de administratie biedt het werkstationconcept de mogelijkheid tot het opbouwen van een directer contact met de verschillende scholen en hun personeelsleden. Alle dossiers van een bepaalde school zijn direct lokaliseerbaar.

  • De personeelsleden van de administratie worden optimaal gemotiveerd doordat ze hun arbeid in de bredere context kunnen plaatsen. Er ontstaat in vele gevallen een automotivatie doordat een beter inzicht verworven wordt in het belang van de kwaliteit van het afgeleverde werk. Dit omdat men onmiddellijk de gevolgen kan waarnemen van een foutieve of vertraagde uitvoering van een taak.

  • Men kan een nieuw personeelslid beter begeleiden tijdens zijn opleiding in de administratie. In eerste instantie kan het nieuw personeelslid de afhandeling van een dossier volgen bij een ervaren ambtenaar. Daarna kunnen de eenvoudige dossiers, al dan niet onder begeleiding, afgehandeld worden door de nieuwe werkkracht. Naarmate zijn ervaring toeneemt, kan de ambtenaar de meer complexe dossiers afhandelen.

  • De tijdelijke afwezigheid van een lid van het werkstation kan vlot opgevangen worden door de andere groepsleden. De totale werkhoeveelheid kan tijdelijk over de andere ambtenaren herverdeeld worden. Dit garandeert de continuïteit van het werk en draagt bij tot een verhoogde kwaliteitsverlening naar de doelgroepen van het departement onderwijs.

De medewerkers in een werkstation zijn bevoegd inzake het administratief en geldelijk beheer van het personeel van de onderwijsinstellingen.

Op basis van de door de scholen ingestuurde informatie (gegevens betreffende ambt, vak(ken), opdracht, niveau van onderwijs, bekwaamheidsbewijzen, gezinssamenstelling, vorige diensten, eventuele andere activiteiten in of buiten het onderwijs), hebben de werkstations als voornaamste opdracht de wedden en weddetoelagen tijdig en correct uit te betalen.

De medewerker functioneert onder leiding van een hoofdmedewerker-groepschef, belast met de dagelijkse leiding en ondersteuning (opleiding, vorming, toelichting regelgeving...) van het werkstation.

Een coördinator (een ambtenaar van niveau A) is verantwoordelijk voor 2 of meer werkstations.


HET ELEKTRONISCH PERSONEELSDOSSIER

In het schooljaar 1995-1996 werd gestart met het EDISON-project (EDISON staat voor Electronic Data Interchange tussen de Scholen en het ONderwijsdepartement).

Bepaalde feiten of gebeurtenissen, die vroeger door middel van formulieren werden gemeld, worden nu langs elektronische weg doorgestuurd. Naast personeelsgegevens worden ook lessenroostergegevens en leerlingenaantallen via elektronische weg verstuurd.

Het elektronisch berichtenverkeer biedt heel wat voordelen:


  • reduceert de kosten en brengt de papieren formulierenstroom drastisch terug;

  • men werkt efficiënter; dit biedt ook voordelen voor externe organisaties, zoals de Administratie van de Pensioenen, de onderwijskoepels,...;

  • de toelevering van gegevens geschiedt volgens de door het departement gehanteerde standaardnormen, zodat de kans op fouten vermindert;

  • de verwerkingstijden worden aanzienlijk ingekort;

  • ook na kantoortijd kan de centrale computer van het departement worden benut;

  • de werkstations moeten de gegevens, (opdrachten, dienstonderbrekingen enz...) die op basis van een geautomatiseerde administratie tot stand komen, niet opnieuw intoetsen: minder kans op fouten, snellere en efficiëntere werking, betere dienstverlening .

4.4. TAKEN VAN DE SCHOOLBEHEERTEAMS


  1. Statistieken: voor beleid en begroting.

  2. Controle op de leefbaarheid of de subsidieerbaarheid van scholen en vestigingsplaatsen

3) Controle van het lestijdenpakket:

    opmaken van de dienstbrieven.

4) Reglementering :

helpen voorbereiden van decreten, besluiten, omzendbrieven, formulieren.

5) Juridische problemen :

6) Inschrijvingendatabank

7) Erkenning subsidiëring/financiering

4.5. ADMINISTRATIE ONDERSTEUNING


Deze administratie staat vooral in voor de interne ondersteuning van en dienstverlening voor de andere administraties.

Ze bestaat uit zes afdelingen: de Afdeling Personeel, Logistiek en Boekhouding; de Afdeling Informatica; de Afdeling Coördinatie Beleidsuitvoering Onderwijsniveaus; de Afdeling CLB, Navorming en Leerlingenvervoer; de Afdeling Studietoelagen en de Afdeling Informatie en Documentatie.

Een aantal taken van bepaalde afdelingen worden hierna uiteengezet.

4.5.1. AFDELING INFORMATICA


De afdeling Informatica stelt zich als een partner op voor het beheer van de onderwijsinstellingen, het betalen van het personeel van de scholen, het toekennen van studietoelagen, een gedeelte beleidsinformatie en dergelijke meer, voor zover er informatica aan te pas komt.

De afdeling speelt een zeer voorname rol in de thans aan gang zijnde informatisering van het school- en personeelsbeheer: het elektronisch schooldossier en het elektronisch personeelsdossier.


4.5.2. AFDELING COÖRDINATIE BELEIDSUITVOERING (CBO)


CBO coördineert de aangelegenheden die verschillende onderwijsniveaus/-vormen aanbelangen, evenals de interpretatieproblemen die hierbij rijzen. Hieronder horen thuis het opstellen van omzendbrieven en dienstnota's over de verschillende aspecten van zowel de bezoldigingsregeling als het administratief statuut van de personeelsleden van het onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding. In dit kader hoort ook het uitwerken en voorstellen van statutaire uitvoeringsbepalingen, bv. verlofregelingen, cumulatieregeling, bezoldigingsmaatregelen, weddeschalen.

4.5.3. AFDELING INFORMATIE EN DOCUMENTATIE


  • Verstrekt algemene informatie aan het ruime publiek via de Infolijn.

  • Ondersteunt de publicatie van de onderwijsreglementering en van de omzendbrieven.

  • Ondersteunt de public relations van het departement door middel van aanwezigheid op beurzen, infostands, organisatie van infosessies en "rondes van Vlaanderen", (toelichting van de regelgeving aan de scholen), bezoeken aan het departement.


1   2   3


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina