Mondelinge presentatie: technische tips en checklist



Dovnload 32.72 Kb.
Datum24.08.2016
Grootte32.72 Kb.
Mondelinge presentatie: technische tips en checklist

1. Voorbereiding : de algemene context inschatten:




  • De aanleiding/achtergrond : wat is de voorgeschiedenis voor jouw presentatie? Vbn. : Heeft er iemand net aan hetzelfde publiek een presentatie hierover gegeven? Is er een crisis-situatie in het bedrijf en moet jij in die context optreden?

  • Het doel : moet je het publiek informeren, inspireren om iets te gaan doen, overtuigen van de wenselijkheid van iets, instructies geven voor iets wat ze moeten doen, ondervragen over hun opinies?

  • Het “harde” doel : wat moet het publiek na je presentatie : weten, kunnen, gaan doen, als nieuw inzicht hebben?

  • Het publiek : hun niveau en voorkennis, hun betrokkenheid/meningen/ levensovertuigingen, wensen/verwachtingen/vooroordelen, hun leeftijd/levensstijl, hun positie t.o.v. jou (je bazen, je medewerkers), zijn ze hierin wel geïnteresseerd of werden ze verplicht om naar jou te luisteren , wat is hun gemoedstoestand, wat is hun taalgebruik? Spreek je voor 200 of voor 10 mensen?

  • De spreker : waarom geef jij die presentatie :
    Inhoudelijke expertiese? Kent het publiek jou? Heeft het een positieve ingesteldheid t.o.v. je? Wat kan jij in relatie tot dit publiek – je wel of niet permitteren?

  • De tijd : treed je op om 8 uur maandagochtend of om 10 uur vrijdagavond? Komt het publiek net terug van een uitvoerige maaltijd? Heeft het publiek net 4 uur aan saaie presentaties achter de rug?

  • De plaats : is de capaciteit van het lokaal wel in overeenstemming met de grootte van het publiek? Is het lokaal aangenaam? Zit het publiek in comfortable stoelen? Ziet iedereen de spreker wel goed?

  • Het medium : is een mondelinge presentatie eigenlijk wel het beste medium om het doel te bereiken? Is een tekst, vergadering, film, …, meer geschikt?

2. Vorm : het kiezen van de presentatievorm




  • De gesloten presentatie: je hebt een (vastliggend) verhaal dat je wil brengen. Interactie met het publiek kan, maar moet beperkt blijven wil je het verhaal kunnen brengen. Is meestal het geval voor wetenschappelijke presentaties.

  • De half-open presentatie : je wil bepaalde elementen aanbrengen, maar je wil toelaten dat een groot deel van de inhoud aangebracht wordt door het publiek. Is vaak interessant als je vooral wenst dat bepaalde dingen door het publiek “ontdekt” worden, eerder dan expliciet door de spreker aangebracht. Legt een hypotheek over de hoeveelheid inhoud die je kan aanbrengen, maar zorgt er wel voor dat de materie beter bijblijft bij het publiek.

  • De open presentatie : hier is het element “presentatie” voornamelijk beperkt tot een inleiding en het maken van periodieke samenvattingen van wat gezegd werd. Is voornamelijk een brain-storming over een bepaald onderwerp, waarin de spreker eerder optreedt als discussieleider.

3. De inhoud


Is de presentatie sterk gebaseerd op een bestaande tekst? Vermoedelijk ligt de inhoud dan al in grote mate vast en werd er ook al heel wat werk gestopt in het structureren van het verhaal.
Afhankelijk van je vertrouwdheid met de tekst, de mate waarin je je eigen visie op de materie terugvindt in de tekst (heb je de tekst zelf geschreven of niet, is de – oudere? – tekst nog actueel genoeg?) kan je beslissen om bijkomend materiaal op te zoeken, te brainstormen over het thema, etc. (Zie hieronder).
Verzamel materiaal: consulteer boeken, zoek op het internet, praat met (andere) deskundigen. Bestaan er – consulteerbare – andere presentaties over het onderwerp die je kan consulteren?
Bij het verzamelen is het wenselijk om de verschillende aspecten van de context in het oog te houden als eerste filtering. Welke informatie past helemaal niet bij je doel, bij je publiek, of is niet bruikbaar gegeven de locatie (vb. geen video-projectie mogelijk).
Filtering dient erg conservatief te gebeuren in deze fase. Eén van de grootste gevaren bij deze fase van informatie verzamelen is een houding van te convergent denken. Houd een open geest voor ongewone aspecten rond het onderwerp. Ze kunnen later erg nuttig zijn om je presentatie origineler te maken of vaak – op zijn minst – de presentatie te “verluchten”.

4. Structureren


Er zijn heel wat verschillende strategieën om je informatie te structureren. Sommigen gaan uit van het groeperen van informatie-elementen in rubrieken en trefwoorden, het ordenen van die rubrieken in hoofd- en bijzaken en het vervolgens te ordenen in een temporele opbouw.
Een structurering die voor een wetenschappelijke presentatie meer geschikt is, is er één die vertrekt van de doelstellingen voor de voordracht. In wetenschappelijke presentaties zijn dat meestal een aantal wetenschappelijke resultaten waar je naartoe wil werken.

De structuur moet een opbouw realiseren die deze doelstellingen op een – voor dit publiek – bevattelijke en aangenaam volgbare manier introduceert.


Waar je naar toewerkt is “een verhaal”. Dat verhaal moet een logische, verstaanbare lijn volgen, maar moet tegelijk voorzien zijn van “ingangspunten”. Het staat vast dat mensen vrijwel nooit een presentatie van begin tot eind met aandacht kunnen blijven volgen. Studies tonen aan dat, zelfs voor korte presentaties van een 20-tal minuten er verschillende momenten zijn waarop mensen in het publiek de aandacht verliezen. “Ingangspunten” zijn kleine voorbeelden, anekdotes, vragen aan het publiek die je zelf als onderbreking in je verhaal inbouwt om de afgedwaalde toehoorders de mogelijkheid te bieden om opnieuw in te pikken.
Ons opnieuw richtend op wetenschappelijke representaties ligt het hoogste niveau van de structuur vrijwel helemaal vast: introductie, het technische hart van het verhaal en het besluit.
De introductie :

Heeft voornamelijk een dubbele functie: je publiek een zo duidelijk mogelijk initieel idee geven over wat je hen wilt vertellen, en bij het publiek interesse opwekken om hier meer over te vernemen.


Welke vragen wil je in deze presentatie gaan beantwoorden? Waarom zijn die vragen belangrijk? Wat is de bredere context? Wie was hier eerder in geïnteresseerd en waarom? Eventueel: in welke context geven antwoorden op deze vragen belangrijke implicaties.
Het hart van de presentatie :

Vaak start dit deel met een “preliminaries” (voorkennis) gedeelte. De meeste wetenschappelijke resultaten bouwen voort op andere wetenschappelijke resultaten. Bepaal nauwlettend op welke voorkennis je expliciet of impliciet zal gaan steunen. Afhankelijk van het belang van deze voorkennis voor de bijdragen die je zelf wilt naar voor brengen spendeer je er meer of minder aandacht aan.

Vervolgens breng je de eigenlijke resultaten naar voor. Houd er hierbij heel sterk rekening mee dat voorbeelden, illustraties, grafieken vaak veel meer zeggen voor de luisteraar dan de harde technische resultaten zelf. In het bijzonder is het vaak zeer wenselijk om “inductief” te werk te gaan. Als je een nieuw concept wil definiëren en je geeft eerst enkele zorgvuldig gekozen voorbeelden van dat concept, dan kennen de meeste toehoorders intuitief het concept nog voor je het formeel definieert. Het inductieve veralgemeningsvermogen van de mens is erg groot en kan je best uitbuiten.
De conclusies:

In het besluit herhaal je de bijdragen van je presentatie: wat heb je aan nieuwe boodschap gebracht en waarom is die belangrijk. Daarnaast is het in de conclusies wenselijk om in te gaan op aanverwant werk en (potentiële) implicaties van je resultaten. Tenslotte bespreek je open vragen: wat staat er nog te gebeuren in toekomstig werk?


Noot :

Tracht waar mogelijk illustraties, voorbeelden, anekdotes, vragen aan publiek te vinden die aansluiten bij de ervaringswereld van het publiek. Indien dit moeilijk valt is er het alternatief om ze uit je eigen ervaringswereld te putten (beter vanuit je eigen ervaringswereld praten dan vanuit iets waarmee noch je publiek, noch jijzelf mee vertrouwd bent).

5. Hulpmiddelen en presentatiemateriaal
In principe een heel gamma aan mogelijkheden: een handout – tekst waarop men de presentatie kan volgen -, een bord of white board waarop je sleutelideeën vermeldt of formules/afleidingen/voorbeelden uitwerkt, slides op een overhead projector waarop dat alles (+ illustraties) reeds vooraf voorbereid is, slides in een computerpresentatieprogramma met LCD-projectie (powerpoint, beamer), documenten of illustraties op papier met documentprojector, illustratieve objecten.

In wat volgt beperk ik me vooral tot powerpoint, maar heel wat van het onderstaande is ook van toepassing op andere hulpmiddelen (vooral beamer, overhead, documentprojectie).


Powerpoint is een programma waar je heel voorzichtig moet mee omgaan. Een rechtoe-rechtaan gebruik van powerpoint leidt in de meeste gevalen tot slechte presentaties. Dit heeft alles te maken met de ingebouwde “dot-structuur” die het programma aan de gebruiker voorstelt. Een weinig kritisch gebruik van het programma leidt gemakkelijk tot een presentatie waarin alles herleid is tot een ongestructureerde opsomming van items.
Inhoudelijk is een presentatie normaal geen opsomming van items. Er zijn allerlei logische verbanden tussen de stukjes informatie die je op het scherm wil tonen. Ze in een dot-lijst brengen neemt de structuur weg.
Minstens 50% van de presentaties die je tegenwoordig bijwoont zijn eigenlijk voorbereid binnen powerpoint zelf en hebben nauwelijks structuur omdat de spreker zich heeft laten verleiden door de opsommingsstijl die powerpoint aanbiedt. Die presentaties zijn onnoemelijk saai en allemaal een doorslag van mekaar.
De ramp van het ruimtetuig Columbia wordt vaak in verband gebracht met de slechte powerpoint presentatie die in NASA gegeven werd over de fouten die bij de test-simulaties waren gemaakt.
Dus, basisboodschap: laat je niet verleiden tot de dot-structuur (tenzij je echt iets wilt opsommen) maar probeer aangepaste lay-out te gebruiken. Het is zeer wenselijk om je slides eerst op papier te ontwerpen en daarbij de verschillende elementen die je wilt projecteren op een overzichtelijke, logische manier t.o.v. mekaar te structureren.
Daarnaast zijn er heel wat andere aspecten waar je op moet letten bij het maken van slides:

  • Geen te hoge dichtheid aan informatie op 1 slide: typisch 6 à 10 lijnen, maximaal 40 tekens per regel.

  • Gebruik geen volzinnen op een slide. De mondelinge presentatie biedt de volledige informatie aan. De slide dient hooguit om de essentie te highlighten of samen te vatten.

  • Vermijd te veel Engelse termen (zie hierboven )!

  • Vermijd te veel  !

  • Vermijd te veel ! !

  • Liever informatie visualiseren met grafen of tabellen dan tekstueel op te sommen.

  • Kleuren in de tekst functioneel gebruiken en het aantal kleuren beperken.

  • De kleur van de letters in voldoende contrast met de achtergrond kiezen.

  • Voorzichtig en spaarzaam zijn met de ingebouwde animatie (het verschijnen van de letters/woorden) van powerpoint. Heel vaak leidt dit gewoon de aandacht af van wat de spreker zegt.

  • Raadpleeg tutorial over powerpoint:

http://www.fgcu.edu/support/office2000/ppt

6. Laatste voorbereidingen


Het script:

Het is zeker niet wenselijk om een mondelinge presentatie helemaal van buiten te leren. Als de zinnen van tevoren vastliggen moet je al een erg goed acteur zijn om ze op de presentatie zelf op een heel natuurlijke en ongedwongen manier te brengen.


Wel zeer wenselijk is is dat je voor jezelf een “script” opstelt met daarin een volgorde van wat er in de presentatie moet gezegd en gedaan worden.

Je kan eventueel die script op een blad papier of op enkele steekkaartjes meenemen als geheugensteun voor de volgorde in de presentatie. Alternatief – en beter – kan je wel degelijk dat script van buiten kennen.


Heel wat sprekers gebruiken eigenlijk vaak hun presentatiemateriaal als script: dit zijn hun “spiekbriefjes”. Bij slides op een overheadprojector werkt dat goed, omdat je een stuk van de slide met papier kan bedekken. Het publiek ziet dat stuk niet op het scherm, maar de spreker ziet het wel en kan zo vooruit kijken naar wat er gaat komen.
In een powerpoint presentatie werkt dit niet. Toch begaan veel sprekers de fout om eerst hetvolgende idee op de powerpoint te tonen (als geheugensteun voor zichzelf) vooraleer ze erover praten. Dat doe je dus best niet: de spreker moet de leiding hebben, niet de software.
Het repeteren :

Zelfs de beste en meest-geoefende sprekers (of misschien zelfs: vooral zij) oefenen vooraf luidop de volledige presentatie. Vaak doen ze dat zelfs meermaals. Eén van de redenen is dat de lengte van een presentatie die op papier/slides werd voorbereid niet altijd goed in te schatten valt. Je wilt helemaal niet dat je aan het hoofdpunt van je betoog komt en dan je beschikbare tijd op is. Na een repetitie kan je een aantal stukken van je presentatie wegknippen of aanpassen tot je wel aan de gepaste tijdsduur komt. Andere redenen zijn: je merkt zelf dat je bij een bepaald stukje van je verhaal niet goed uit je woorden komt of dat je bepaalde moeilijkere woorden niet vlot kan uitspreken. Eventueel kan bij je proefpresentatie blijken dat er een inconsistentie is tussen je script en je presentatiemateriaal, of dat er fouten op dat presentatiemateriaal staan..


Proefpresenteren is dan ook een must. Als het een heel belangrijke presentatie betreft dan doe je er goed aan om vrienden of collega’s te vragen om even te komen luisteren en je feedback te geven over wat er volgens hen fout ging.
De accommodatie :

Een ervaren spreker zal steeds trachten om voorafgaand aan de eigenlijke presentatie het lokaal te bezoeken en de accommodatie van het lokaal uit te testen.

Is er een bedieningspaneel voor licht, LCD-projectie, geluid? Zoja, werkt het en hoe werkt het? Is de lichtsterkte van de LCD-projector voldoende? Is die projector zo opgesteld of opstelbaar dat het beeld voldoende groot is? Is er een plaats waar je als spreker kan gaan staan, waarbij je duidelijk zichtbaar bent voor het publiek en toch niet in de weg staat van het geprojecteerde beeld? Is de grootte en de akoestiek van de zaal goed genoeg om zonder microfoon te kunnen spreken?

Maak vooraf duidelijke afspraken met de organisator over lengte, beginuur van je presentatie. Word je door iemand ingeleid? Is er aparte tijd voor discussie voorzien?

Daarnaast check je best ook uitvoerig je eigen materiaal. Zorg voor een kopie van je presentatie op CD-rom of geheugenchip. Als je geen zekerheid hebt over de beschikbaarheid van een degelijke LCD-projector, zorg dan voor een backup met transparanten.

7. … en presenteer !


De zaal loopt vol. Een geroezemoes van stemmen en geluiden. Je presentatie gaat dadelijk beginnen. Je hart slaat in een hoog tempo. Je keel voelt droog, je handen zijn klam. Al heb je alles nog zo zorgvuldig voorbereid, toch heb je twijfels over de goeie afloop. Plankenkoorts: hoe ga je ermee om?
Het is belangrijk om je te realiseren dat plankenkoorts niet iets is dat alleen optreedt bij onervaren sprekers. Ook de meest ervaren sprekers hebben het. Meer nog, veel ervaren sprekers gebruiken de spanning en de adrenaline van de plankenkoorts om hun presentaties scherper, enthousiaster en levendiger te kunnen brengen.
Maar als beginnend spreker heb je eerder nood aan hulpmiddelen om de onaangename neveneffecten van de plankenkoorts te kunnen bedwingen. In het algemeen zijn er vier elementen die spanning kunnen verdrijven: sex, voedsel, ontspanning en geestes-veranderende middelen.
Laat ons beginnen met de meest praktische tip: geestes-veranderende middelen. Uiteraard is het niet de bedoeling om vooraleer je de voordracht geeft een dubbele wisky achterover te slaan. Dat zou mogelijk wel een positief effect kunnen hebben tegen de ongemakken van de plankenkoorts, maar is evident geen ‘oplossing’ voor het probleem. Er is wel een “drug” die niet ongezond is en zeer effectief is tegen spanning: zuurstof. Een basisregel voor het bestrijden van plankenkoorts is dan ook om enkele minuten voor het begin van de voordracht diep in- en uit te ademen. Het heeft eigenlijk een drievoudig effect. Ten eerste maakt de zuurstof je hersenen rustiger. Ten tweede zorgt de zuurstof ervoor dat je spieren zich meer ontspannen (één van de andere technieken tegen spanning). Tenslotte is zuurstof zeer belangrijk tijdens het spreken zelf: een goeie, diepe ademhaling helpt bij het vlot en duidelijk uitspreken van je zinnen.
Een tweede tip heeft te maken met de spanningsverdrijver “voedsel”. Uiteraard is het niet de bedoeling om met kippenboutjes, salami en donuts het podium op te gaan. Wat sociaal wel aanvaardbaar is, is een glas fris water of een frisdrank. Voedsel (of drank) bestrijdt effectief spanning en brengt de meeste mensen tot rust. Enkele slokken water of frisdrank verlagen bij de meeste mensen de spanning.
Er zijn ook trucks die in (ver/vaag) verband staan met sex en ontspanning. Een rustig gesprekje voeren (liefst in aanwezigheid van je publiek) met iemand die je goed kent, helpt vaak om de spanning gevoelig terug te dringen en je zelfvertrouwen op te krikken. Dit is – als sociale activiteit – een zeer verzwakte afspiegeling, maar sociaal aanvaardbare variant op sex.
Ontspanning zou bijvoorbeeld kunnen betekenen: loop eens 3 rondjes rond het gebouw of doe 30 push-ups. De spanning die je in je spieren opbouwt geeft aanleiding tot ontspanning na een dergelijke oefening. Die ontspanning in je spieren heeft ook een impact op de spanning in je geest. Voor mensen met heel grote plankenkoorts-problemen bestaan er trouwens oefeningen die heel weinig tijd kosten en onzichtbaar zijn voor het publiek, waarmee je je lichaam volledig kan ontspannen op een moment van hoge spanning. Hiervoor raadpleeg je best een psycholoog.
Voornaamste stelregels: adem heel diep en neem veel zuurstof, drink wat en maak zo mogelijk een praatje met iemand die je kent.
En hoe presenteer je dan? Er zijn heel wat aandachtspunten hierbij. Maar de meesten zijn optioneel. Bijvoorbeeld, het gebruik van humor. Humor verlucht een presentatie. Het creëert een nauwere band tussen spreker en publiek. Maar niet iedereen heeft de aanleg om op de juiste manier humor binnen de presentatie te brengen. Als het voor het publiek duidelijk is dat je de humor op een geforceerde manier in je presentatie betrekt dan doet dit zeker meer kwaad dan goed. Je moet hierbij dan ook je eigen persoonlijkheid op een redelijke manier evalueren. Als het voor jezelf niet als natuurlijk overkomt om de humor te brengen, dan moet je dat zeker niet doen.
Alle auteurs van boeken over mondeling presenteren zijn het eens over één aspect van het presenteren dat niet optioneel is: enthousiasme tonen. Een publiek zal nooit aandacht geven aan een spreker die geen enkel enthousiasme opbrengt voor het onderwerp dat hij/zij presenteert. Het is essentieel dat je toont dat je zelf dit onderwerp belangrijk/boeiend/interessant vindt.
Daarnaast zijn er tal van meer technische regels.

  • Het is zeer belangrijk om je publiek aan te kijken. Een spreker die met de rug naar het publiek staat kan het publiek niet boeien.

  • Het is daarbij wenselijk om met mensen uit het publiek oogcontact te hebben. De mensen voelen zich persoonlijk betrokken bij de presentatie en zullen hun aandacht verscherpen.

  • Sta nooit tussen het publiek en het scherm waarop je materiaal gepresenteerd wordt.

  • Let op je taal: zorg ervoor dat je geen dialect of streekgebonden uitspraken gebruikt.

  • Zeer belangrijk is ook lichaamstaal. Een erg groot deel van communicatie gaat niet via woorden maar via gebaren en gezichtsuitdrukkingen. Sta niet als een standbeeld voor je publiek: beweeg en vertoon mimiek op je gelaat (binnen redelijke perken).

  • Het is meestal geen goed idee om te gaan zitten terwijl je de presentatie geeft. Een staand iemand heeft meer impact.

  • Het is ook zeer belangrijk om tijdens de presentatie diep en rustig te blijven ademen. Voor het spreken heb je lucht in je longen nodig. Vele instructie-sessies over “goed presenteren” beginnen met oefeningen rond ademhalen.

  • Zorg voor een degelijk verstaanbaar stemvolume. Spreek nooit te zacht (maar roep ook niet). Het is zeer nuttig om het stemvolume een klein beetje te wisselen doorheen de presentatie. Dat laat je toe om accenten te leggen en het houdt de aandacht van het publiek beter vast.

  • Analoog is het belangrijk om intonatie te gebruiken. Breng korte momenten van stilte in en tussen je zinnen. Net als in het acteren zijn momenten van stilte heel belangrijk om spanning op te bouwen en bepaalde uitspraken extra te accentueren.

  • Als het projectiescherm ver van je af staat of erg groot is dan kan je beter een aanwijsapparaat gebruiken.

  • Als je gebruik maakt van geluidsversterking, zorg dan dat je geen plof of hijggeluiden in de micro maakt.

  • Als je een PC/laptop gebruikt, dan is een draadloze muis handig om niet aan het apparaat gekluisterd te zijn.

  • Als je denkt dat je publiek bepaalde kleding van je verwacht dan houd je daar beter rekening mee.

Voornaamste Bronnen:


Professioneel presenteren, Floor Hilgers en Jan Vriens, 2de herziene druk, Academic Service, Schoonhoven, 2003.
Powerpoint presentatie: Mondeling presenteren, cursus P&O 3, 2de Bach Ingenieurswetenschappen, Erik Duval.



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina