Nationale Veiligheidsoverheid (nvo) Karmelietenstraat 15 1000 brussel uw contactpersoon



Dovnload 93.86 Kb.
Datum19.08.2016
Grootte93.86 Kb.







Nationale Veiligheidsoverheid (NVO)


Karmelietenstraat 15

1000 BRUSSEL





Uw contactpersoon:

Secretariaat NVO

Tel: 02/501.45.42 – Fax: 02/501.45 96

E-mail: indussec@diplobel.fed.be



AANVRAAGFORMULIER VOOR EEN VEILIGHEIDSMACHTIGING

VOOR DE RECHTSPERSOON1 - FASE I
A: TYPE AANVRAAG2
Initiële aanvraag 

Aanvraag voor een hernieuwing 

Andere (bvb. naam –of adreswijziging)  …………………………………………………………………………………

B: IDENTITEIT VAN DE RECHTSPERSOON
Benaming en juridisch statuut

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………


Adressen (zetel en exploitatie)

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………


Ondernemingsnummer:……………………………………………………………………………………………………………………
Contactgegevens 1ste (kandidaat)veiligheidsofficier (zie punt B op p.7)
Naam en functie ……………………………………………………………………………………………………………………………….

Rijksregisternummer…………………………………………………………………………………………………………………………

Telefoon ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

E-mail ………………………………………………………………………………………………………………………………………………


Contactgegevens 2de (kandidaat)veiligheidsofficier
Naam en functie ……………………………………………………………………………………………………………………………..

Rijksregisternummer………………………………………………………………………………………………………………………..

Telefoon …………………………………………………………………………………………………………………………………………..

E-mail ………………………………………………………………………………………………………………………………………………



C: RECHTVAARDIGING MET BETREKKING TOT DE NOODZAAK VOOR EEN VEILIGHEIDSMACHTIGING


  1. De rechtspersoon dient aan te tonen dat een veiligheidsmachtiging vereist is. Hiervoor moet een document, waaruit de noodzaak voor een veiligheidsmachtiging blijkt, toegevoegd worden aan de huidige vragenlijst (=verplichte bijlage C). Het document kan een openbare aanbesteding, contract (voorstel), contractclausule of gemotiveerde brief van de aanbestedende overheid/organisatie/rechtspersoon die de veiligheidsmachtiging oplegt, zijn3.

Indien er meerdere contracten/programma’s/projecten zijn waarvoor een veiligheidsmachtiging vereist is en aan dewelke de rechtspersoon wenst deel te nemen of deelneemt, dienen deze in onderstaande tabel ingevuld te worden:




Aanbestedende overheid/organisatie/

rechtspersoon

Omschrijving van programma/project + nummer

Looptijd van het programma

Vereiste niveau veiligheidsmachtiging



















































  1. Veiligheidsinstallatie en communicatie- en informatiesystemen (CIS)4




  1. Veiligheidsinstallatie vereist:

Ja: Vertrouwelijk 

Geheim 

Neen 
Een veiligheidsinstallatie is vereist wanneer de rechtspersoon geclassificeerde informatie dient te bewaren in een beveiligde plaats/ ruimte.




  1. Homologatie van CIS vereist (enkel in te vullen indien een veiligheidsinstallatie vereist is):

Ja: Vertrouwelijk 

Geheim 

Neen 
Homologatie van communicatie- en informatiesystemen is vereist wanneer de rechtspersoon geclassificeerde informatie op informatiesystemen dient te bewaren.


Opgemaakt te ………………………, op ……………………


De Bestuurder of Gedelegeerd Bestuurder




(voornaam en naam + handtekening)




VERKLARENDE NOTA

A: JURIDISCH KADER


  • Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen

  • Wet van 11 december 1998 tot oprichting van een beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen

  • Koninklijk Besluit van 24 maart 2000 tot uitvoering van de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen

  • Koninklijk Besluit van 24 maart 2000 tot regeling van de rechtspleging van het beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen

  • Richtlijn van 21 mei 2001 van het Ministerieel Comité voor Inlichting en Veiligheid inzake de modaliteiten voor het toezicht op de uitvoering van de opdracht van de veiligheidsofficieren

  • Koninklijk Besluit van 04 september 2013 tot vaststelling van de bedragen van de retributie die verschuldigd zijn voor het afgeven van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen



B: BEDRAGEN RETRIBUTIE
Het bedrag van de retributie, waarvan het tarief afhankelijk is van het nivezu van de vereiste veiligheidsmachtiging, werd als volgt vastgelegd:
Veiligheidsmachtiging voor een natuurlijke personen:

  • Vertrouwelijk: 150 €

  • Geheim: 175 €

  • Zeer geheim: 200

Veiligheidsmachtiging voor een rechtspersoon:



  • Vertrouwelijk: 900 €

  • Geheim: 1200

  • Zeer geheim: 1500 €

C: BASISBEGRIPPEN


  • De Nationale Veiligheidsoverheid (NVO)

De NVO is de collegiale overheid die bevoegd is voor de afgifte of de intrekking van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. De NVO is bovendien verantwoordelijk voor het beheer en het toezicht op de goede beveiliging van de geclassificeerde informatie in België. De NVO is samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende federale overheden. Het voorzitterschap wordt bekleed door de FOD Buitenlandse Zaken, waar ook het secretariaat is ondergebracht.


De NVO oefent tevens het toezicht uit op de veiligheidsofficieren en de omgevingen waar geclassificeerde informatie wordt behandeld of verwerkt.

Nadat de aanvraag voor een veiligheidsmachtiging ontvankelijk wordt verklaard, verzoekt de NVO een inlichtingen- en veiligheidsdienst een veiligheidsonderzoek te voeren op de natuurlijke of rechtspersoon die de aanvraag indiende.

De bij wet bevoegde inlichtingen- en veiligheidsdiensten zijn de Veiligheid van de Staat (VVSE) en de Algemene Dienst Inlichtingen en Veiligheid (ADIV)5.

De NVO de FOD Economie om een financiële analyse uit te voeren op de rechtspersoon.

Op basis van de resultaten van de bovenvermelde onderzoeken zal de NVO een beslissing nemen met betrekking tot de toekenning van de veiligheidsmachtiging.


  • Veiligheidsofficier (VO)

Art. 13 1° b) van de WC&VM bepaalt dat de veiligheidsofficier het personeelslid is (houder van een veiligheidsmachtiging), binnen een rechtspersoon die een veiligheidsmachtiging bezit, aangewezen door de leiding van de rechtspersoon om te zorgen voor de inachtneming van de veiligheidsregels.


Overeenkomstig de bepalingen van de RLTVO vallen de veiligheidsofficieren, in de uitoefening van hun functie, onder de bevoegdheid van de NVO.


  • Veiligheidsmachtiging

Art. 13 3° van de WC&VM bepaalt dat de veiligheidsmachtiging het officieel attest is, verstrekt op grond van de gegevens verzameld door een inlichtingen- en veiligheidsdienst, om toegang te krijgen tot gegevens waaraan een zekere graad van vertrouwelijkheid is toegekend. Dit attest biedt:



- een natuurlijke persoon voldoende garanties inzake geheimhouding, loyaliteit en integriteit

- een rechtspersoon voldoende garanties inzake de materiële en technische middelen en de methoden, gebruikt om deze gegevens te beschermen, en inzake de geheimhouding, de loyaliteit en de integriteit van zijn organen en aangestelden die in aanmerking komen om toegang te hebben tot die gegevens

Indien de toekenning van de veiligheidsmachtiging door de NVO geweigerd wordt, is zij verplicht deze beslissing te motiveren en ter kennis te brengen aan de betrokken natuurlijke

of rechtspersoon. Deze kan binnen de 30 kalenderdagen na kennisname beroep aantekenen bij het Beroepsorgaan inzake veiligheidsmachtigingen, -attesten en -adviezen, Leuvenseweg 48/5, 1000 Brussel.



D: PROCEDURE VOOR EEN VEILIGHEIDSMACHTIGING VOOR EEN RECHTSPERSOON
Volgende richtlijnen zijn verplicht te respecteren bij het indienen van de aanvraag voor een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon.
Het niet-respecteren van deze richtlijnen kan een vertraging in de behandeling van uw dossier opleveren en eventueel zelfs leiden tot het niet-ontvankelijk verklaren van de aanvraag voor een veiligheidsmachtiging.
Verloop procedure


  • de rechtspersoon neemt telefonisch, per mail of per brief contact op met het NVO-secretariaat

  • het NVO-secretariaat maakt het aanvraagformulier voor een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon- Fase I per mail aan de rechtspersoon over

  • de rechtspersoon vult het aanvraagformulier in en maakt dit, samen met de verplichte bijlage, via email of per post aan het NVO-secretariaat over

  • het NVO-secretariaat controleert de aanvraag en bepaalt of de aanvraag de nodige elementen bevat die de noodzaak tot kennisname van geclassificeerde informatie staven

  • indien de aanvraag onvoldoende elementen bevat die de noodzaak tot kennisname staven of indien het geen Belgische rechtspersoon betreft, stuurt het NVO-secretariaat een email met de mededeling dat de aanvraag niet ontvankelijk is (de reden betreffende de niet-ontvankelijkheid van de aanvraag wordt toegelicht)

  • indien de aanvraag voldoende elementen bevat die de noodzaak tot kennisname staven, maakt de NVO een dossier aan. De rechtspersoon ontvangt een email met het antwoord van het NVO-secretariaat en de mededeling dat de individuele veiligheidsmachtigingen moeten aangevraagd worden voor de (kandidaat)-veiligheidsofficier(en) en voor de leden van de Raad van Bestuur en de Directie. In attachment worden de vragenlijst voor een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon-Fase II en de factuur voor het bekomen van een firmaveiligheidsmachtiging overgemaakt

  • het NVO-secretariaat creëert, via HABIL, een account voor de (kandidaat-) veiligheidsofficier(en) (deze blijft 2 maand geldig) en maakt via HABIL een geautomatiseerde mail met de inloggegevens over

  • de (kandidaat-)veiligheidsofficier(en) activeert de account in HABIL en vult de basisvragenlijst in

  • de VO duidt voor zijn eigen aanvraag in HABIL aan dat de retributie verschuldigd is door de VO

  • nadat alle velden werden ingevuld, ontvangt de VO het bericht “instemming en kennisgeving” op het scherm

  • de basisvragenlijst (BVL) wordt door de VO gevalideerd, afgedrukt, ondertekend en van een pasfoto voorzien

  • na validatie door de VO staat het dossier bij de VO beschikbaar in de lijst “laatste aanvragen

  • gezien de aanvragen voor de individuele veiligheidsmachtigingen integraal deel uitmaken van de procedure voor de rechtspersoon, dienen de aanvragen voor alle leden van de Raad van Bestuur, de Directie en de (kandidaat-)veiligheidsofficier(en) te gebeuren via HABIL

  • de VO kan via de functie ”nieuwe aanvraag via klant” een account creëren voor zowel de leden van de Raad van Bestuur als de Directie

  • de VO bepaalt in HABIL wie de retributie verschuldigd is (VO of de persoon waarvoor het dossier opgesteld wordt)

  • de VO vult in HABIL de eerste pagina van de basisvragenlijst (identificatie van de betrokkene) in. Wanneer alle velden correct zijn ingevuld en hij klikt op “doorgaan”, verschijnt op het scherm een stappenplan voor de betrokkene en voor de VO

  • wanneer de VO nogmaals op “doorgaan” klikt, ontvangen de leden van de Raad van Bestuur de Directie een geautomatiseerde mail met hun inloggegevens. De VO staat in kopie van deze mail

  • de leden van de Raad van Bestuur en de Directie kunnen met deze gegevens inloggen op hun account via https://habil.diplomatie.be

  • de VO ontvangt via HABIL de vereiste gegevens voor de betaling van de retributie (bedrag, rekening en gestructureerde mededeling)

  • de leden van de Raad van Bestuur en de Directie vullen de BVL in. Zij beschikken niet over een handleiding HABIL, maar kunnen bij het invullen van de aanvraag gebruik maken van de helpfuncties die bij elke in te vullen rubriek in HABIL werden voorzien

  • nadat alle velden werden ingevuld, krijgen de leden van de Raad van Bestuur en de Directie het bericht “instemming en kennisgeving” op het scherm

  • de BVL wordt door het personeelslid gevalideerd, afgedrukt, ondertekend en van een pasfoto voorzien

  • na validatie door de betrokkene staat het dossier bij de VO beschikbaar in de lijst “laatste aanvragen”

  • de papieren aanvraag wordt door de leden van de Raad van Bestuur en de Directie overgemaakt aan de veiligheidsofficier die de papieren aanvragen op p1 rechts onderaan dient te ondertekenen

  • nadat de betaling van de retributie door het NVO-secretariaat werd ontvangen, zal de status van de aanvraag in HABIL aangepast worden en zal deze als betaald worden vermeld

  • de VO ontvangt een geautomatiseerde mail met de melding dat de retributie werd ontvangen. Tegelijkertijd wordt in HABIL de submitknop in de lijst “laatste aanvragen” geactiveerd

  • de VO controleert zijn eigen dossier, alsook de dossiers van de leden van de Raad van Bestuur en de Directie. Hierna submit (elektronisch overmaking) hij de dossiers aan het NVO-secretariaat. De VO kan de dossiers pas submitten nadat de betaling door het NVO-secretariaat werd ontvangen

  • Let wel: Na het submitten kan de aanvraag niet meer elektronisch aangepast worden. Kleine wijzigingen of aanvullingen van de BVL (vb. toevoeging of wijziging huisnummer), kunnen op de gehandtekende versie met balpen aangebracht worden

Structurele wijzigingen aan de BVL moeten aan het NVO-secretariaat gemeld worden. Het dossier zal door hen elektronisch aan de VO worden teruggestuurd, waarna deze de wijzigingen elektronisch aanbrengt, en vervolgens het dossier opnieuw submit. De volledig nieuwe BVL, inclusief pasfoto, moet opnieuw aan het NVO-secretariaat overgemaakt worden

  • de rechtspersoon wordt verzocht, om binnen de 2 maanden de vragenlijst voor een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon fase II, de bijlagen en de individuele vragenlijsten (in één dossier per post) over te maken aan het NVO-secretariaat

  • de NVO kijkt na of de vragenlijst – Fase II correct werd ingevuld en de nodige bijlages werden ontvangen

  • de individuele aanvragen van de (kandidaat-)veiligheidsofficier(en) en de leden van de Raad van Bestuur en de Directie worden eveneens door de NVO gecontroleerd. De(kandidaat-)veiligheidsofficier wordt hiervan, via een geautomatiseerde mail, op de hoogte gebracht

  • indien de documenten niet correct werden ingevuld of indien het dossier onvolledig is, wordt het teruggestuurd aan de VO

  • indien het dossier volledig is, wordt de aanvraag voor een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon ontvankelijk verklaard en zal de procedure formeel opgestart worden. De rechtspersoon ontvangt hiervan een bevestiging per post

  • de (kandidaat) veiligheidsofficier wordt hiervan, via een geautomatiseerde mail, op de hoogte gebracht

  • wanneer de resultaten van het volledige veiligheidsonderzoek bekend zijn, zal de NVO een beslissing nemen over de toekenning van de veiligheidsmachtiging

De wettelijke termijn van een veiligheidsonderzoek op het niveau vertrouwelijk is 5 maand en op het niveau geheim 6 maand (vanaf de dag dat de NVO de aanvraag ontvankelijk verklaart). Indien een buitenlandse NVO gecontacteerd dient te worden, kan het onderzoek met 3 maanden verlengd worden6

Toelichting bij het aanvraagformulier


  1. Type aanvraag




  • duid aan of het over een initiële of over een hernieuwingsaanvraag gaat

  • in beide gevallen dient het aanvraagformulier volledig en correct ingevuld te worden, en dient de bijlage ‘noodzaak tot kennisname’ toegevoegd te worden

  • de rubriek “andere” dient voor het melden van een naam- of adreswijziging. In dit geval dient niet de bijlage ‘noodzaak tot kennisname’ overgemaakt te worden, maar wel het uittreksel van het Staatsblad of elk ander document met betrekking tot de wijziging(en) in de schoot van de rechtspersoon



  1. Identificatie van de rechtspersoon




  • vul hier alle relevante informatie in met betrekking tot de identiteit van de rechtspersoon

  • vermeld alle gevraagde contactgegevens van de kandidaat-veiligheidsofficier(en). Gelieve het aantal veiligheidsofficieren te beperken tot maximum 2 personen. De (kandidaat)veiligheidsofficier:




    • dient lid van de Raad van Bestuur, directeur of personeelslid van de rechtspersoon te zijn

    • zal verplicht over een individuele veiligheidsmachtiging moeten beschikken (bij initiële aanvragen dient betrokkene niet over een veiligheidsmachtiging te beschikken op het moment van de aanvraag)

    • dient rechtstreeks aan de leiding van de rechtspersoon te rapporteren

    • is het officieel contactpunt van de NVO

    • is verantwoordelijk voor de toepassing van de veiligheidsregels

    • kan een administratieve medewerker aanduiden voor het aanvragen van individuele veiligheidsmachtigingen via de online applicatie Habil. Deze medewerker dient hiervoor niet over een veiligheidsmachtiging te beschikken


  1. Rechtvaardiging met betrekking tot de noodzaak voor een veiligheidsmachtiging




  • deze rubriek is cruciaal bij het bepalen van de noodzaak tot kennisname

  • bij het aanduiden van het vereiste classificatieniveau dient nauwgezet te worden nagegaan wat in de publicatie van de aanbestedende overheid vermeld staat. Indien er geen veiligheidsmachtiging geeist wordt door de aanbestedende overheid, zal de NVO geen procedure opstarten. Onderstaande tabel bevat een exhaustieve lijst van classificatieniveaus:



AANBESTEDENDE OVERHEID

CLASSIFICATIENIVEAU WAARVOOR GEEN VEILIGHEIDSMACHTIGING VEREIST IS

CLASSIFICATIENIVEAU WAARVOOR WEL EEN VEILIGHEIDSMACHTIGING VERPLICHT IS

België

Niet van toepassing

Beperkte verspreiding

Vertrouwelijk (Wet van 11/12/1998)

Geheim (Wet van 11/12/1998)

E.U.7

Limité

EU Restricted / Restreint UE

EU Confidential / Confidentiel UE

EU SECRET / SECRET UE

NATO8

NATO Unclassified

NATO RESTRICTED

NATO Confidential

NATO SECRET

ESA

Niet van toepassing

ESA Restricted

ESA Confidential

ESA SECRET

OCCAR

Niet van toepassing

OCCAR RESTRICTED

OCCAR CONFIDENTIAL

OCCAR SECRET




  • de bijlage, zoals vereist in C.1, dient een officieel document te zijn waarbij de aanbestedende overheid identificeerbaar is en waarbij een classificatieniveau uit bovenstaande tabel vermeld staat

  • in C.2 dient u aan te geven of de aanbestedende overheid voorzien heeft dat uw rechtspersoon geclassificeerde informatie dient te bewaren of te verwerken in de installaties van de rechtspersoon, dan wel dat het contract 'on site' dient uitgevoerd te worden

  • indien een veiligheidsinstallatie vereist is, zal tijdens het veiligheidsonderzoek nagegaan worden of deze conform de overeenkomstige veiligheidsregels is. Alle mogelijke onkosten zijn volledig ten laste van de rechtspersoon en kunnen niet verhaald worden op de NVO

  • indien geclassificeerde informatie dient verwerkt te worden op communicatie- of informatiesystemen (CIS), zullen deze CIS-geaccrediteerd dienen te worden door de NVO. Het is verboden geclassificeerde informatie te verwerken, die niet geaccrediteerd werd op CIS. Alle mogelijke onkosten zijn volledig ten laste van de rechtspersoon en kunnen niet verhaald worden op de NVO



CONTACTGEGEVENS
Nationale Veiligheidsoverheid (NVO)

FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

Karmelietenstraat 15

1000 BRUSSEL


Tel: 02/501.45.42

Fax: 02/501.45.96

E-mail: indussec@diplobel.fed.be

BIJLAGE :
hieronder vindt u een voorbeeld mail met inloggegevens voor de online applicatie Habil. Afzender van deze mail is ‘habil@diplobel.fed.be’ . OPGELET voor spamfilter.



From: habil@diplobel.fed.be [mailto:habil@diplobel.fed.be]
Sent: Monday 10 June 2013 9:50 AM
To: Vandenborre Julien - ANS/NVO
Cc: Habil
Subject: Inscription habil accepted


Mevrouw, Mijnheer,
Madame, Monsieur,

   TEST JULIEN

Gelieve uw gebruikersnaam, uw code en het default paswoord te willen vinden:

Veuillez trouver votre nom d'utilisateur, votre code et le mot de passe par défaut:









Gebruikersnaam:
Nom d'utilisateur:

TESTJULIEN

Code:
Code:

ANS980614

Paswoord:
Mot de passe:

password







Commentaar :
Commentaire :



https://habil.diplomatie.be/






1 In te vullen in drukletters of elektronisch.

2 Aanvinken wat past.

3 Het niveau van de vereiste veiligheidsmachtiging(vertrouwelijk/ geheim/ zeer geheim) en/of een veiligheidsinstallatie vereist is, dient duidelijk in het document vermeld te zijn.

4 Aanvinken wat past

5 VS: niet-Defensie gerelateerde opdrachten

ADIV: NAVO, Defensie, EDA, Eurocorps, OCCAR



6 De NVO kan een veiligheidsmachtiging voor de rechtspersoon zonder veiligheidsinstallatie of homologatie van CIS afleveren in afwachting tot de veiligheidsinstallatie of homologatie van CIS goedgekeurd is.

7 Inbegrepen zijn de Europese Commissie, Secretariaat-generaal van de Raad, Europees Parlement, E.E.A.S., Galileo, E.D.A., Eurojust, Europol,...

8 Inbegrepen zijn NATO HQ, SHAPE, NAMSA, SACT, NC3A, NAPMA, ... en alle overige NATO-agencies of -missies


--

















De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina