Nota over de subsidieerbare uitgaven en over de boekhoudkundige behandeling van de schuldvorderingen



Dovnload 186.95 Kb.
Pagina1/3
Datum18.08.2016
Grootte186.95 Kb.
  1   2   3
DOCUMENTEN 3 EN 20

NOTA OVER DE SUBSIDIEERBARE UITGAVEN EN OVER DE BOEKHOUDKUNDIGE BEHANDELING VAN DE SCHULDVORDERINGEN
Versie van 22/01/2014

WOORD VOORAF
Deze nota heeft ten doel de diverse categorieën subsidieerbare uitgaven voor te stellen, alsook de praktische uitvoeringsbepalingen voor de behandeling van uitgaven die door de projectpartners worden ingediend in het kader van het INTERREG IV - Programma France-Wallonie-Vlaanderen.



  1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN




    • We herinneren eraan dat de subsidieerbaarheid van de uitgaven uit hoofde van de structuurfondsen wordt bepaald door de Verordeningen (EG) nr. 1080/2006 van 5 juli 2006, 1083/2006 van 11 juli 2006 en 1828/2006 van 8 december 2006, gewijzigd door Verordening (EG) nr. 846/2009 van de Europese Commissie van 1 september 2009. Een uitgave is subsidieerbaar als ze daadwerkelijk door de begunstigde wordt betaald tussen 1 januari 2007 en 31 december 2015 en als ze wordt gedaan voor de realisatie van het goedgekeurde project.



  • De regels van die verordeningen werden specifiek voor het INTERREG IV-Programma France-Wallonie-Vlaanderen geïnterpreteerd en uitgewerkt. Die werkzaamheden hebben tot deze nota over de subsidieerbare uitgaven en de behandeling ervan geleid.




  • Om een EFRO-subsidie te kunnen krijgen, moeten de geldende Europese regels betreffende de overheidsopdrachten worden nageleefd en toegepast, ongeacht het juridische statuut van de projectpartner en zonder enige uitzondering. Wat de te volgen procedure betreft, moeten de projectpartners de verplichtingen dienaangaande naleven, conform de geldende wetgeving die in elke lidstaat van toepassing is. Alle uitgaven die niet conform deze regels zijn, zullen als niet-subsidieerbaar worden beschouwd en zullen naar evenredigheid van de ernst van de begane overtreding financieel bestraft worden (strikte toepassing van de beslissingen van de Europese Commissie van 19 december 2013).




  • Het systeem voor de financiële follow-up van de uitgaven van de projectpartners is daarnaast ook gebaseerd op het principe dat de financiële en juridische controlenormen van de Franse en Belgische overheden moeten worden nageleefd: in fine zal de conformiteits- en opportuniteitscontrole altijd uitgevoerd moeten worden door de leidende overheid van het gebiedsdeel waarin de eindbegunstigde gevestigd is.



  1. BEHANDELING VAN DE INKOMSTEN

Artikel 55 van verordening nr. 1083/2006, gewijzigd door verordening nr. 1341/2008, verduidelijkt de regels die moeten worden gevolgd voor ‘projecten die inkomsten opbrengen’. Dat artikel is van toepassing in het kader van het INTERREG IV- Programma France-Wallonie-Vlaanderen.





  • Een project dat inkomsten opbrengt, is een operatie die bijvoorbeeld één van de volgende zaken inhoudt:




  • een investering in een infrastructuur waarvan het gebruik onderworpen is aan lasten die rechtstreeks door de gebruikers worden gedragen;

  • de verkoop of verhuur van grond of gebouwen;

  • de levering van diensten tegen betaling;

  • acties die onder de noemer financiële engineering vallen






  • De toegekende Europese medefinanciering moet dus zodanig zijn dat ze alleen de uitgaven dekt die werkelijk door de projectpartner werden gedaan voor de uitvoering van het project.


2.1. Projecten met een totale kostprijs van minder dan 1.000.000 euro en die inkomsten opbrengen
De inkomsten die voortvloeien uit de uitvoering van het project worden, naarmate de zesmaandelijkse schuldvorderingen worden ingediend, afgetrokken van de aangegeven uitgaven.

2.2. Projecten met een totale kostprijs van meer dan 1.000.000 euro en die inkomsten opbrengen


  • Principe : De toegekende Europese medefinanciering moet zodanig zijn dat ze alleen het tekort van de zelffinanciering dekt. Dat tekort komt overeen met de financiële ontoereikendheid die het onmogelijk maakt de operatie tot stand te brengen zonder Europese steun.




  • Alle inkomsten die door het project worden opgebracht na de afsluiting van het operationele programma, en dit gedurende een periode van maximaal vijf jaar na de datum waarop de afsluiting door de Europese Commissie werd goedgekeurd, kunnen van de begunstigde worden teruggevorderd.




  • Voor de acties die betrekking hebben op een investering in infrastructuren die inkomsten genereren, wordt de Europese medefinanciering berekend op basis van de investeringskost, met aftrek van de netto-opbrengsten die de investering genereert tijdens de afschrijvingsperiode.







Sector

Aantal jaren

Energie

25

Water en milieu

30

Wegen

25

Havens en luchthavens

25

Telecommunicatie

15

Industrie

10

Andere diensten

15



  • Om de netto-inkomsten te bepalen, moeten alle opbrengsten en kosten die de operatie tijdens de afschrijvingsperiode heeft gegenereerd, per jaar worden uitgesplitst.



  1. SUBSIDIEERBAARHEID VAN DE UITGAVEN EN BOEKHOUDKUNDIGE BEHANDELING

3.1. SUBSIDIEERBAARHEIDSVOORWAARDEN




  • Een uitgave komt in aanmerking voor een EFRO-bijdrage als ze daadwerkelijk werd betaald en vereffend tussen de begin- en einddatum van het project, zoals bepaald in artikel 6 van de overeenkomst tot toekenning van de Europese bijdrage. De gefinancierde operaties mogen niet voltooid zijn voor het begin van de subsidieerbare periode van het project.




  • Voorbereidingskosten gemaakt voor de ingangsdatum van de subsidieerbaarheid van de uitgaven, zijn subsidieerbaar maximum 3 maanden voor deze datum mits deze werden betaald na de startdatum van de EFRO-overeenkomst.




  • Alleen uitgaven die rechtstreeks verband houden met de realisatie van het project dat door de Stuurgroep werd goedgekeurd en die werden opgegeven in de raming van de goedgekeurde fiche met de projectbeschrijving, zijn subsidieerbaar.




  • De daadwerkelijk verrichte uitgaven moeten overeenstemmen met betalingen die door de eindbegunstigde werden verricht en moeten worden bewezen aan de hand van vereffende facturen, of, indien dat niet mogelijk is, aan de hand van boekhoudstukken met een gelijkwaardige bewijskracht.




  • Iedere factuur of ieder gelijkwaardig boekhoudstuk moet duidelijk in de boekhouding van de eindbegunstigde terug te vinden zijn. De boekhouding van de eindbegunstigde moet indien mogelijk analytisch zijn en een speciale rubriek bevatten die bestemd is voor het project dat Europese medefinanciering geniet in het kader van het INTERREG IV - Programma France-Wallonie-Vlaanderen. De operaties die uit hoofde van INTERREG IV een EFRO-medefinanciering genieten moeten plaatsvinden in de in aanmerking komende en aangrenzende zones van het operationele programma van INTERREG IV France-Wallonie-Vlaanderen. Iedere afwijking van die regel moet vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Stuurgroep (of het Begeleidingscomité) en er zal moeten worden aangetoond dat de operatie een voordeel oplevert voor de in aanmerking komende of aangrenzende zones.




  • Op de structuurkosten die niet rechtstreeks kunnen worden aangetoond aan de hand van een boekhoudstuk dat specifiek is voor het project, moet een verdeelsleutel worden toegepast. Die kosten moeten eveneens worden verantwoord aan de hand van vereffende facturen.




  • Forfaitaire uitgaven die niet gerechtvaardigd zijn, zijn niet subsidieerbaar.




  • Voor alle gevallen die in dit document niet worden vermeld, zijn de verordeningen nr. 1080/2006, 1083/2006 en 1828/2006 van toepassing, gewijzigd door Verordening (EG) nr. 846/2009 van de Europese Commissie van 1 september 2009,.

3.2. PRESENTATIE EN WIJZIGING VAN DE UITGAVEN


3.2.1. Zesmaandelijkse schuldvorderingen


  • De normale einddatum voor de indiening van de zesmaandelijkse schuldvorderingen van iedere projectpartner bij de controleurs is vastgesteld op 31 juli voor de schuldvorderingen afgesloten op 30 juni en op 31 januari voor schuldvorderingen afgesloten op 31 december.

  • De projectleider moet vervolgens alle schuldvorderingen per semester consolideren op basis van de certificaten van de validatie van de uitgaven door de controleurs van de uitgaven van de programmapartners. Deze geconsolideerde schuldvordering wordt vervolgens verstuurd naar het Gemeenschappelijk Secretariaat en dit uiterlijk op 15 oktober (geconsolideerde schuldvordering van 30 juni) en op 15 april (geconsolideerde schuldvordering van 31 december).

  • Indien een projectpartner zijn schuldvordering voor het afgelopen semester niet tijdig heeft ingediend, zal die schuldvordering niet in aanmerking worden genomen en zal ze worden opgenomen in de geconsolideerde schuldvordering van het volgende semester.




  • Als niet alle certificaten in het bezit van de projectleider zijn binnen de vooropgestelde termijnen, vanwege een achterstand in de validatie van de uitgaven, kan de projectleider bij wijze van uitzondering een tweede geconsolideerde schuldvordering versturen, uiterlijk zes maanden na het afgelopen semester.

  • De schuldvorderingen moeten in het algemeen op de totale uitgaven van een project betrekking hebben en ze moeten worden ingediend volgens het financieringsplan van de projectfiche, waarbij alle uitgaven van de in de projectfiche geplande acties worden samengevoegd, behalve in de volgende gevallen:




    • voor projecten waarvan één of meer acties specifiek worden medegefinancierd door een welbepaalde medefinancier moeten de uitgaven per afzonderlijke actie worden ingediend;

    • ook voor acties met een ander EFRO-steunpercentage dan het algemeen percentage moeten de uitgaven per afzonderlijke actie worden ingediend.

In beide gevallen moet een specifieke schuldvordering worden ingediend voor de desbetreffende actie(s), zodat de uitgaven en hun medefinanciering traceerbaar zijn.

  • Alle aanvullende of rectificerende schuldvorderingen met betrekking tot uitgaven van vorige semesters, waarvoor reeds een schuldvordering werd ingediend, moeten bij de volgende schuldvordering worden gevoegd; het semester waarin die uitgaven werden betaald moet bovendien duidelijk worden aangegeven.

  • In het algemeen moet elke ingediende schuldvordering betrekking hebben op uitgaven die vereffend werden tijdens het betrokken semester. De facturen die tijdens die periode werden uitgeschreven, maar die niet werden vereffend, mogen dus niet in de schuldvordering worden opgenomen maar moeten bij de volgende schuldvordering worden ingediend.

  • Bij iedere factuur die in een schuldvordering wordt opgenomen, moet het betalingsbewijs worden gevoegd (een kopie van het rekeningafschrift dat bewijst dat de factuur daadwerkelijk werd betaald of een gelijkwaardig boekhoudstuk indien het onmogelijk is een afschrift voor te leggen, of een kopie van het kasboek als het een kassabon betreft).

  • Als een openbare instelling geen bewijs van vereffening kan verstrekken, moet de rekenplichtige van de instelling een overzichtslijst van de betaaldatums verstrekken en kan er een controle ter plaatse worden uitgevoerd.


3.2.2. Budgetwijzigingen en projectwijzigingen
Alle wijzigingen van het project moeten, vóór hun uitvoering, formeel worden goedgekeurd door het Begeleidingscomité en/of de Stuurgroep. Er moet bovendien een nieuw financieel plan en/of nieuwe projectfiche, die de toestand voor en na de wijziging presenteert, worden opgesteld.
Indien deze procedures niet worden nageleefd, wordt de projectpartner hier volledig verantwoordelijk voor gesteld en zullen de controleurs de uitgaven die voortvloeien uit die wijzigingen weigeren.
Hierbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen kleine projectwijzigingen en grote projectwijzigingen.
Kleine wijzigingen
Onder “kleine wijziging” wordt verstaan elke gecumuleerde verandering tussen budgetposten die over de hele duur van het project niet meer dan 15 % bedraagt van het budget dat door de Stuurgroep werd goedgekeurd, en ook elke aanvraag tot verlenging van de uitvoeringstermijn van het project.
Die “kleine” budgetwijzigingen mogen er niet toe leiden dat de grensbedragen van de EFRO-medefinanciering, zoals bepaald in de door de Stuurgroep goedgekeurde projectfiche, worden overschreden, of dat het financieringsplan van het project wordt gewijzigd. Ze moeten worden goedgekeurd door de leden van het Begeleidingscomité voor ze kunnen worden doorgevoerd.
Kleine wijzigingen kunnen slechts één maal per jaar worden ingediend, op het eind van het jaar, en in elk geval uiterlijk tijdens de bijeenkomst van het afsluitende begeleidingscomité van het project.
Deze laatste wijzigingen mogen niet meer bedragen dan 5 % van het totale goedgekeurde budget en mogen, gecumuleerd, niet meer bedragen dan de limiet van 15 % van de voornoemde kleine wijzigingen.
Elke aanvraag tot verlenging moet uiterlijk op het voorlaatste Begeleidingscomité van het project worden ingediend. Indien de verlenging wordt goedgekeurd, zal deze worden vastgelegd in een bijakte bij de overeenkomst.
Grote wijzigingen
Onder “grote wijziging” wordt verstaan elke wijziging die niet aan de voornoemde definitie van een kleine wijziging beantwoordt.
Dat kan bijvoorbeeld een wijziging van het financieringsplan zijn, een andere medefinancierder, een overdracht van EFRO-middelen tussen projectpartners, een wijziging van het EFRO-steunpercentage, een vermindering van het budget, een verandering van het geraamde budget met meer dan 15 % van het totale aanvankelijke budget tussen budgetposten over de volledige duur van het project, een significante evolutie van de inhoud van het project, enz.
Die “grote” wijzigingen vereisen de voorafgaande toestemming van het Begeleidingscomité en vervolgens van de Stuurgroep. Elk akkoord tot grote wijziging moet aan de uitvoering voorafgaan. Voor elke aanvraag tot grote wijziging moeten bovendien duidelijke argumenten worden aangevoerd.
Als de wijziging wordt goedgekeurd, wordt een bijakte opgesteld door de Beheersautoriteit van het programma.

Grote wijzigingen kunnen worden aangebracht aan het project, hetzij :




  • een jaar na de daadwerkelijke start van het project;

  • een jaar voor de daadwerkelijke afsluiting van het project.

Elke kleine of grote wijziging zal worden voorgesteld in een samenvattende tabel en zal moeten worden opgevolgd door de Stuurgroep. Het Technisch Team zal overigens elke tekortkoming met betrekking tot deze wijzigingen mededelen tijdens de Stuurgroepen.





  1. Te respecteren regels op HET vlak van concurrentie en overheidsopdrachten

4.1. MEDEDINGING


We wijzen erop dat een bestek dient te worden aangevraagd bij ten minste drie leveranciers voor elke uitgave:
- voor het Waalse gebiedsdeel : van meer dan 1.000 EUR excl. BTW;
- voor het Vlaamse gebiedsdeel : van meer dan 5.500 EUR excl. BTW.
Voor het Franse gebiedsdeel :

- voor openbare personen dient een bestek te worden aangevraagd bij ten minste drie leveranciers voor elke uitgave van meer dan 15.000 EUR excl. BTW, sinds het Besluit van 9 december 2011. Pro memorie : die drempel bedroeg 4.000 EUR excl. BTW van 01.05.2010 tot 09.12.2011. Daarvóór bedroeg hij 20.000 EUR excl. BTW (van 18.12.2008 tot 30.04.2010)

Er dient opgemerkt dat, als een opdracht gegund wordt zonder bekendmaking of voorafgaande openstelling voor mededinging, voor een bedrag van minder dan € 15.000 excl. BTW, dit moet gebeuren met inachtneming van de fundamentele principes van de overheidsbestellingen (pertinentie van de keuze van de offerte ten opzichte van de behoefte, inachtnemen van het goede gebruik van de overheidsgelden en niet systematisch een beroep doen op dezelfde dienstverlener).

Daarom wordt aan openbare personen sterk aanbevolen om een bestek op te vragen bij 3 leveranciers, ook voor uitgaven van minder dan 15.000 EUR excl. BTW.

- voor particulieren zal de opdracht volgens een aangepaste procedure gegund moeten worden als deze minder bedraagt dan 200.000 EUR. Als de opdracht meer dan 200.000 EUR bedraagt, zal deze volgens een geformaliseerde procedure gegund moeten worden.

Het is verboden de opdracht op te splitsen met de bedoeling om onder de wettelijke drempels voor de toepassing van de regels inzake overheidsopdrachten en openstelling voor concurrentie te blijven.


De wettelijke basis van deze uitgangspunten en de diverse procedures die moeten worden nageleefd, zijn bepaald in de bijlage bij onderhavig document.

4.2. OVERHEIDSOPDRACHT


De regels die moeten worden nageleefd inzake overheidsopdrachten worden in het kort uiteengezet in een bijlage bij dit document.
De basisprincipes van de overheidsopdrachten zijn de volgende:


  • vrije toegang tot de overheidsopdrachten;

  • gelijke behandeling van de kandidaten;

  • controle van het gebruik van de overheidsgelden;

  • transparantie van de procedures en naleving van de regels inzake publiciteit en mededinging.

Alle uitgaven met betrekking tot de realisatie van een overheidsopdracht moeten worden gedocumenteerd aan de hand van alle nuttige documenten en, in voorkomend geval:




  • documenten betreffende de bekendmaking van de offerteaanvraag;

  • de aannemingsvoorwaarden (met inbegrip van de selectiecriteria) ;

  • het PV van de opening van de offertes;

  • het analyseverslag van de offertes ;

  • het PV van de gunning van de opdracht;

  • de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

Er wordt aan herinnerd dat het niet respecteren van de regels inzake de mededinging en overheidsopdrachten ertoe zal leiden dat de uitgaven gecorrigeerd worden volgens de methodiek die omschreven wordt in de beslissingen van de Europese Commissie van 19 december 2013.



  1. Overzicht van de subsidieerbare uitgaven

We wijzen erop dat de subsidieerbaarheid van de uitgaven uit hoofde van de structuurfondsen wordt geregeld door de verordeningen (EG) nr. 1080/2006 van 5 juli 2006, 1083/2006 van 11 juli 2006 en 1828/2006 van 8 december 2006, gewijzigd door Verordening (EG) nr. 846/2009 van de Europese Commissie van 1 september 2009.




Aard van de uitgaven

Subsidieerbaarheidsvoorwaarden

Voor te leggen bewijsstukken

Algemeen







De uitgaven die rechtstreeks door het project worden veroorzaakt en die noodzakelijk zijn voor de uitvoering ervan


    • Uitgaven die worden betaald en vereffend tussen de begin- einddatum van het project.

    • Uitgaven die zijn opgenomen in het geraamde budget van de projectfiche.

    • Uitgaven die rechtstreeks door de projectpartner worden gedragen.

    • Het EFRO-steunpercentage bedraagt 50 % van de totale kostprijs van het project, na aftrek van de inkomsten (behalve voor investeringen die voor 25 % worden gefinancierd, met een limiet van 500.000 euro EFRO-steun per project).

Voor de projectpartners van het Waalse gebiedsdeel moet de functionele administratie haar toestemming geven voor sommige uitgaven van de begunstigde.


Enerzijds moet de functionele administratie alle uitgaven van meer dan 15.000,00 € excl. BTW voor de aanschaf van onroerende goederen vooraf goedkeuren. Die goedkeuring moet gegeven worden binnen een termijn van 10 werkdagen vanaf de ontvangst van de aanvraag. Het document waarin de toestemming van de functionele administratie wordt gegeven, moet bij de stukken gevoegd worden die aan de eerstelijnscontroleur op stukken bezorgd worden.
Anderzijds moet de functionele administratie alle overheidsopdrachten goedkeuren die € 8.500 excl. BTW of meer bedragen. Deze goedkeuring betreft:

  • de keuze van de wijze van aanbesteden van de opdracht, met inbegrip van de opportuniteit van de uitgave. Dit gebeurt dus vóór het aanbesteden van de opdracht; en

  • de toewijzing van de opdracht. Dit gebeurt dus vóór de kennisgeving van de opdracht.

Deze goedkeuringen moeten gegeven worden binnen een termijn van 10 werkdagen na de ontvangst van de aanvraag. Als de functionele administratie niet reageert binnen de gestelde termijn, wordt de overheidsopdracht als goedgekeurd beschouwd.

    • Vereffende facturen of gelijkwaardige boekhoudkundige stukken.

    • Alle stukken die het mogelijk maken de gegrondheid van de geboekte bedragen te controleren, zoals offertes, contracten, bewijzen van de toepassing van de wetgeving op de overheidsopdrachten, enz.

    • Bewijs van vereffening (kopie van het bankafschrift waaruit de daadwerkelijke betaling van de factuur blijkt of kopie van het kasboek als het om een kasticket gaat of ieder ander gelijkwaardig boekhoudstuk).

Uitgaven van privé-ondernemingen

  • Bij privé-ondernemingen wordt de subsidieerbaarheid van de uitgaven geval per geval bekeken. Zij kunnen enkel steun krijgen van het Programma als ze:




  1. hetzij de volgende voorwaarden naleven (zie “de minimis” regels van verordening nr. 1998/2006 van 15 december 2006):




  • het bruto totaalbedrag van de steun die aan het bedrijf is toegekend, bedraagt, alle openbare steun samen genomen, minder dan 200.000 EUR over een periode van drie jaar;




  • het bedrijf bezorgt aan de controleurs, nog voor de steun van het INTERREG IV-Programma France-Wallonie-Vlaanderen wordt toegekend, een verklaring over de andere ‘de minimis’-subsidies die het bedrijf heeft ontvangen in de twee voorgaande jaren en in het lopende jaar;




  • het bedrijf communiceert aan de controleurs alle openbare steun die wordt ontvangen tijdens de looptijd van het project.



  1. hetzij onder een maatregel inzake staatssteun vallen, die aan de Europese Commissie werd betekend en door haar werd goedgekeurd ;



1) Verklaring op erewoord.

2) Een kopie van de documenten moet worden overgemaakt aan de controleurs en aan het Gemeenschappelijk Secretariaat.


Uitgaven voor acties met een gedeeltelijke return buiten de in aanmerking komende zones

De return buiten de zone moet worden geïdentificeerd en moet van de globale uitgaven van het project worden afgetrokken.





Tweedehands materiaal

De aankoop van tweedehands materiaal is niet subsidieerbaar.




BTW

De kosten van de BTW zijn alleen volledig subsidieerbaar als de eindbegunstigde die kosten daadwerkelijk en definitief heeft gedragen; er moet ook een rechtstreeks verband zijn met het project.
Er kunnen drie gevallen worden onderscheiden:
- de eindbegunstigde is niet BTW-plichtig: de uitgaven die voor het project worden geboekt, zijn BTW inbegrepen ;

- de eindbegunstigde is BTW-plichtig: de uitgaven die voor het project worden geboekt, zijn exclusief BTW ;

- de eindbegunstigde is gedeeltelijk BTW-plichtig: de uitgaven die voor het project worden geboekt, zijn BTW inbegrepen als de BTW op de uitgave niet recupereerbaar is, en exclusief BTW als de BTW op de uitgave recupereerbaar is.





1. Personeelskosten










In het algemeen,
- mag de subsidiegrondslag voor de personeelskosten in fulltime equivalenten (behalve voor de projecten van technische bijstand vanaf de start van het project) niet meer bedragen dan € 75.000,00 (algemene regel) of € 100.000,00 (academische onderzoekers) per persoon en per jaar, lasten en loonindexering inbegrepen.



  • zijn subsidieerbaar: de lonen, sociale lasten (loonlasten en werkgeversbijdragen), wettelijke en reglementaire verzekeringen, vakantiegeld of eindejaarspremie, maaltijdcheques in de mate waarin het personeel dat deeltijds of voltijds aan de realisatie van de operatie werkt, wordt ingezet, de vergoedingen en uitkeringen die verschuldigd zijn uit hoofde van de wettelijke en reglementaire bepalingen en de collectieve arbeidsovereenkomsten (behalve vakbondspremies), met inbegrip van de voordelen die door de begunstigde gewoonlijk toegekend worden aan het personeel, de beheerskosten van het sociaal secretariaat, de kosten voor dienstverlening en levering betreffende de toekenning van maaltijdcheques;



  • elke hulp of steun voor werkgelegenheid waarvan de projectpartner een directe en definitieve begunstigde is, moet worden afgetrokken van de salariskosten;

Er kunnen vijf gevallen onderscheiden worden:




  1. personen die specifiek in dienst genomen worden voor het project, voltijds of deeltijds ;



  1. personen die al in de organisatie werken en die worden ingezet voor het project ;



  1. Personen die door een andere organisatie gedetacheerd worden en aan de projectpartner doorgefactureerd worden: in dat geval gaat het om prestatiekosten;



  1. uitgaven voor de terbeschikkingstelling van personeelsleden door een andere organisatie met het oog op de realisatie van het project, maar die financieel niet ten laste worden genomen door de projectpartners. Die uitgaven kunnen niet door het EFRO worden vergoed, maar ze komen in aanmerking als openbare nationale medefinanciering.



  1. De uitgaven van de openbare ambten (ambtenaren, statutairen,…):

Indien de uitgaven van deze openbare ambten een meerkost betekenen voor de projectpartner (indiensttreding), komen deze kosten in aanmerking voor een EFRO-terugbetaling.


Indien de uitgaven daarentegen geen meerkost betekenen voor de projectpartner (personeel reeds in dienst) dan zijn deze subsidieerbaar als bijdrage in natura als openbare nationale cofinanciering en kunnen deze kosten niet het voorwerp uitmaken van een EFRO-terugbetaling.



  • In het algemeen is de berekeningsmethode gebaseerd op de time-sheets en de inzet van personeel, waarbij rekening wordt gehouden met de werkelijk gepresteerde uren van het personeelslid en met de globale jaarlijkse kostprijs van dit personeelslid.




  • Voor elk personeelslid dat voor het project wordt ingezet, een verklaring die de specifieke taak van het personeelslid in het kader van het project preciseert.




  • De documenten die het mogelijk maken om de gedeclareerde tijdsbesteding te controleren, als de organisatie over een systeem voor aanwezigheidsregistratie beschikt, alsook de uitvoerige berekening van de inzet voor het project.




  • Maandelijkse borderellen waarop het bedrag van de ontvangen steun is aangegeven.

1) - Arbeidscontract dat bepaalt dat de in dienst genomen persoon specifiek wordt ingezet voor de realisatie van het project en, indien dit niet werd vermeld, een opdrachtbrief ;

- loonstrookje of loonjournaal ;

- een dagoverzicht van de werkuren, dat maandelijks wordt voorgelegd, samen met een korte omschrijving van de voor het project uitgevoerde taken.


2) - Document waaruit blijkt dat het personeel ingezet wordt en dat aangeeft hoeveel tijd wordt besteed aan de operatie die door EFRO medegefinancierd wordt (bijakte bij contract, opdrachtbrief,…) ;

- loonstrookje of loonjournaal ;

- een dagoverzicht van de werkuren, dat maandelijks wordt voorgelegd, samen met een korte beschrijving van de werkzaamheden die voor het project werden uitgevoerd.


      1. - Document waaruit blijkt dat de kosten worden doorgefactureerd.

- Loonstrookje of loonjournaal ;

- Een dagoverzicht van de werkuren, dat maandelijks wordt voorgelegd, samen met een korte beschrijving van de werkzaamheden die voor het project werden uitgevoerd.


4) - Loonstrookje of loonjournaal ;

- een dagoverzicht van de werkuren, dat maandelijks wordt voorgelegd, samen met een korte beschrijving van de werkzaamheden die voor het project werden uitgevoerd.

5) - Loonstrookje of loonjournaal ;

- een dagoverzicht van de werkuren, dat maandelijks wordt voorgelegd, samen met een korte beschrijving van de werkzaamheden die voor het project werden uitgevoerd.



2. Structuurkosten



1) Voor de projectpartners van het Waals Gewest (behalve technische bijstand en sinds het begin van het project), mag het totaal van de structuurkosten niet meer bedragen dan 5% van de totale subsidieerbare uitgaven (inclusief inkomsten), met uitzondering van structuren die werden opgericht voor een grensoverschrijdende behoefte, die niet beperkt zijn tot 5%.


2) Voor de projectpartners van het Vlaamse Gewest (behalve technische bijstand en sinds het begin van het project), mag het totaal van de structuurkosten niet meer bedragen dan 25% van de personeelskosten.
3) Voor de Franse projectpartners (behalve technische bijstand en sinds het begin van het project), mag het totaal van de structuurkosten niet meer bedragen dan 7 % van de totale subsidieerbare kosten, inclusief inkomsten.

4) De structuurkosten zijn:




  1. telefoonkosten (GSM of vaste telefoon) en internet, deze moeten in de mate van het mogelijke duidelijk terug te vinden zijn in de boekhouding en de lijnen die voor het project worden gebruikt, moeten traceerbaar zijn;

  2. fotokopiekosten, deze moeten zo goed mogelijk terug te vinden zijn in de boekhouding en een specifiek telsysteem voor het project moet worden gebruikt;

  3. verzekeringskosten, enkel de specifieke kost die voortvloeit uit de uitvoering van het project is subsidieerbaar.

  4. kantoorbenodigdheden, deze moeten zo goed mogelijk terug te vinden zijn in de boekhouding;

  5. lasten die te maken hebben met het gebruik van het gebouw (huur, elektriciteit, verwarming, water, schoonmaak, wettelijke verplichte verzekeringen);

  6. verzendingskosten, deze moeten zo goed mogelijk terug te vinden zijn in de boekhouding;

5) Voor de projectpartners van het Waalse Gewest, voor projecten die de economie stimuleren, zijn de volgende regels van toepassing (behalve voor de EC-BIC’s en incubatiecentra in de sociale markteconomie):


- Het boeken van de structuurkosten in de uitgaven zal slechts mogelijk zijn ten belope van 5% van de personeelskosten;
- De volgende uitgaven zijn niet subsidieerbaar:


  1. de uitgaven die aan de operatie worden toegekend op basis van een forfaitair percentage;

  2. de kosten voor kantooruitrusting;

  3. de uitgaven die betrekking hebben op het gebouw waarin het subsidieerbare personeel zich bevindt (verwarming, water, gas, elektriciteit,…);

  4. de directiekosten;

  5. de huurgelden;

  6. de honoraria van de boekhoudkundige of revisor;

  7. de honoraria van notaris en advocaat; tenzij met voorafgaand akkoord van het Gewest;

  8. de kosten voor het inschakelen van een externe persoon (consultant, advocaat,…) voor de voorbereiding van een procedure van openbare aanbesteding die door een projectpartner moet worden uitgevoerd (opstellen van de bijzondere aannemingsvoorwaarden en van de kennisgeving van de aanbesteding, analyse van de offertes, advies van allerlei aard inzake openbare aanbesteding,…);

  9. het huren van kantoren of parkeerterreinen;

  10. kosten van sponsoring;

  11. prijzen, beloningen, trofeeën, premies, geschenken,… onder welke vorm ook, die worden toegekend in het kader van de gesubsidieerde activiteiten (wedstrijden, bijeenkomsten, seminars,…);

  12. computer- en telefoonkosten (kosten voor uitrusting en gebruik);

  13. restaurantkosten en kosten voor voedingsmiddelen;

  14. verzekeringen (behalve arbeidsongevallenverzekering en groepsverzekering, naar verhouding van de lonen van de personen die in het budget van de taken worden vermeld).



Al naargelang de beschikbaarheid van bewijsstukken of van het boekhoudkundig systeem waarover de projectpartner beschikt, zal de berekening van de structuurkosten worden uitgevoerd volgens twee methodes:




  1. De uitgaven worden rechtstreeks bewezen door een boekhoudkundig stuk specifiek voor het project. Een factuur is vereist.




  1. De uitgaven kunnen niet rechtstreeks bewezen worden door een boekhoudkundig stuk specifiek voor het project omdat deze geïntegreerd zijn in de globale werking van de structuur.
    Het percentage dat ten laste van het project komt, zal bij het begin van het project in principe berekend worden in functie van het personeel dat aan het project werkt ten opzichte van alle fulltime-equivalenten van de structuur. De berekeningswijze moet worden uitgelegd op het ogenblik van de indiening van de projectfiche.




3. Kosten verbonden aan de uitvoering van het project

Verplaatsingskosten en kosten van dienstreizen

  • De kosten kunnen enkel worden ingediend voor personen die ingezet worden voor het project.




  • Kilometervergoeding die beperkt wordt tot het tarief dat van kracht is bij elke partnerautoriteit van het programma, ook voor dienstwagens.




  • Kosten voor brandstof zijn niet subsidieerbaar.




  • Reiskosten buiten de grensoverschrijdende zone van het programma moeten vooraf worden goedgekeurd door het Begeleidingscomité.

  • Een bewijsstuk dat de reden, de plaats en de datum van de dienstreis vermeldt, alsook het aantal gereden kilometers (als het om een verplaatsing met een voertuig gaat) en de berekening van de kosten die op het project worden geboekt.




  • Als slechts een deel van de verplaatsingen die in het bewijsstuk worden vermeld, voor het project werden gedaan, moeten de verplaatsingen die voor het project werden gedaan, duidelijk aangegeven worden.




  • Facturen en andere ontvangstbewijzen.




Kosten voor externe consultancy of onderaanneming

  • De kosten voor externe consultancy zijn beperkt tot het bedrag dat van toepassing is bij elke partnerautoriteit van het programma; daarbij moet rekening worden gehouden met de regels inzake concurrentie en overheidsopdrachten.




  • De kosten met betrekking tot contracten voor onderaanneming komen in aanmerking voor EFRO-medefinanciering volgens de regels inzake concurrentie en overheidsopdrachten, behalve in de volgende gevallen:

  • indien deze kosten de kosten voor de uitvoering van de operatie verhogen zonder er naar verhouding een toegevoegde waarde voor te genereren;

  • indien de betaling wordt omschreven als een percentage van de totale kostprijs van het project, tenzij een dergelijke betaling wordt gerechtvaardigd door de eindbegunstigde, met verwijzing naar de werkelijke waarde van de geleverde werkzaamheden of diensten;

  • als de contracten voor onderaanneming

worden afgesloten met een natuurlijke persoon of rechtspersoon waarmee de projectpartner rechtstreeks of onrechtstreeks banden van onderlinge afhankelijkheid onderhoudt;

  • als de prestaties gelijkgesteld kunnen

worden met de taken van het personeel

dat aan het project werkt.






Financiële kosten en kosten voor expertise

  • Komen in aanmerking voor een EFRO-bijdrage:




    1. kosten die verband houden met de transnationale financiële transacties die met het project te maken hebben;

    2. als het voor de uitvoering van een operatie nodig is om een of meer afzonderlijke rekeningen te openen voor de uitvoering van een operatie, de bankkosten voor opening en beheer van deze rekening(en);

    3. de kosten voor juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische en financiële expertise en boekhoud- en auditkosten, als ze rechtstreeks verband houden met de medegefinancierde operatie en noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering ervan, of, in het geval van boekhoud- en auditkosten, als ze verband houden met de eisen die door de beheersautoriteit worden gesteld,

    4. de kosten van waarborgen die door een bank of andere financiële instelling worden gesteld, voor zover die door de nationale of EU- wetgeving vereist worden;




  • Boetes, geldstraffen en gerechtskosten, zijn niet subsidieerbaar.




  • Cadeaucheques zijn niet subsidieerbaar.







Vertaal- en/of tolkkosten

- Zijn subsidieerbaar: de kosten verbonden aan vertalingen en tolkwerk.

- Gedetailleerde factuur van de gerealiseerde prestatie

4. Uitrustings- en investeringskosten




De planning voor de aankoop van de uitrustingsgoederen moet nauwgezet worden nageleefd in overeenstemming met de projectfiche ; op straffe van weigering van de desbetreffende uitgave.
Er kunnen drie gevallen worden onderscheiden:
1) de uitrusting wordt voor 100 % voor het project aangeschaft en gebruikt:

de volledige factuur komt in aanmerking als subsidieerbare uitgave ;


2) de uitrusting wordt gedeeltelijk voor het project aangeschaft en gebruikt: de factuur wordt naar rato van het gebruik voor het project ingebracht (bijvoorbeeld: de kostprijs van een nieuwe uitrusting zal voor 30 % op het project geboekt worden als die uitrusting voor 30 % gebruikt wordt om het project te realiseren);
3) de uitrusting bevindt zich al in de organisatie op het moment dat het project start: de uitgaven voor afschrijvingen van de afschrijfbare activa die rechtstreeks worden gebruikt in het kader van een operatie en die tijdens de medefinancieringsperiode gebeuren, zijn subsidieerbaar op voorwaarde dat de aanschaf van de activa niet wordt gedeclareerd als subsidieerbare uitgave en dat voor die uitgave geen EU-medefinanciering werd verstrekt bij de aankoop.

In het algemeen:




  • de regels inzake concurrentie en overheidsopdrachten moeten worden nageleefd ;

  • voor het doorverkopen van een goed dat werd aangekocht tijdens het programma (hetzij tot 31/12/2015), is de goedkeuring van het Begeleidingscomité nodig en dit wordt met een inkomstenpost gelijkgesteld.

Voor de projectpartners van het Waalse Gewest en voor projecten die de economie stimuleren (behalve EC-BIC’s en incubatiecentra in de sociale markteconomie) zijn uitrustingskosten voor informatica en telefoon niet subsidieerbaar.




1) Factuur.

2) Factuur en verantwoording van het gebruikte percentage.

3) Uittreksel van de balans en verklaring op erewoord dat voor de aanschaf van de uitrusting geen EU- medefinanciering werd verstrekt. Overzicht van de afschrijvingen die werden geboekt voor de uitrusting.


De kosten voor de aanschaf van het grensoverschrijdende rollend materieel.

Die kosten zijn subsidieerbaar voor zover het materiaal uitsluitend wordt gebruikt in de programmazone en uitsluitend wordt ingezet voor de geplande actie, voor de hele duur ervan of voor de duur van de afschrijving van het rollend materieel.





5. Zware investeringen



- Zware investeringen zijn bouw-, inrichtings-, restauratie- of renovatiewerkzaamheden van (monumentale) gebouwen, sites, wegen, enz.


- Het EFRO-steunpercentage wordt beperkt tot 25 %, met een plafond van 500.000 EUR EFRO-steun per project.
- De regels inzake concurrentie en overheidsopdrachten moeten worden nageleefd.

Alle mogelijke documenten bezorgen over de procedure voor de overheidsopdracht waaruit blijkt dat de regelgeving ter zake werd nageleefd en dat de uitgave subsidieerbaar is ten opzichte van de projectfiche.



De kosten voor de aankoop van onbebouwde grond en onroerende goederen

- Die kosten zijn subsidieerbaar als er een rechtstreeks verband bestaat tussen de aankoop en de doelstellingen van de betrokken operatie.
- Voor grondaankopen mag het subsidieerbare bedrag van de transactie niet meer bedragen dan 10 % van de totale subsidieerbare uitgaven van het project.
- In uitzonderlijke en terdege gemotiveerde gevallen en mits goedkeuring door de Stuurgroep, kan een hoger percentage worden toegestaan voor operaties met betrekking tot de bescherming van het milieu.
- Een attest vanwege een onafhankelijke bevoegde deskundige of een officieel erkende instelling moet worden voorgelegd ter bevestiging dat de aankoopprijs niet hoger is dan de handelswaarde.
- Indien de aankoopprijs hoger is dan de geattesteerde waarde wordt enkel de geattesteerde waarde als subsidieerbaar bedrag aanvaard.


  • Voor projectpartners van het Waalse Gewest, mag tijdens de laatste tien jaar geen nationale of EU- subsidie ontvangen zijn voor het gebouw.






6. Communicatiekosten




  • De uitgaven die dienen om het project te promoten bij het grote publiek zijn subsidieerbaar.




  • Communicatiekosten zijn:




  1. kosten voor de uitgave van folders, brochures en/of specifieke documenten voor de promotie van het project;




  1. kosten voor de organisatie van persconferenties;




  1. kosten voor een website;




  1. andere te rechtvaardigen kosten

- Facturen


7. Goedkeuring van de uitgaven




  • Voor de Franse projectpartners, zal de kost van de goedkeuring van de uitgaven afhangen van het tarief gebruikt door de externe controleur, die moet worden gekozen op basis van het modellastenboek van de Région Nord-Pas de Calais (leidende partnerautoriteit van het Franse gebiedsdeel).

De goedkeuring van de uitgaven zal het voorwerp uitmaken van een contract tussen de projectpartner en de externe controleur na toestemming van de Région Nord-Pas de Calais.


  • Voor de Vlaamse projectpartners zal de kost van de goedkeuring van de uitgaven 2,5 % van de totale projectkost voor de desbetreffende projectpartner, excl. inkomsten, bedragen.








  1   2   3


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina