Organisatorisch Draaiboek Doe-congres “Vernieuwing in de bouw: Best Practices & Intervisie”



Dovnload 59.19 Kb.
Datum20.08.2016
Grootte59.19 Kb.

Organisatorisch Draaiboek Doe-congres “Vernieuwing in de bouw: Best Practices & Intervisie”





  • Doe-congres met 2 parallelsessies, waarbij de eerste sessie bestaat uit 4 gastsprekers die hun best practices delen op het gebied van innovatie/ vernieuwing in de bouw. De best practices zijn gericht op concrete praktijkcases, verteld door "mensen zoals u en ik" en vooral gericht op HOE de vernieuwing is doorgevoerd. Na elke presentatie volgt steeds een discussieronde. De tweede sessie bestaat uit het participeren in intervisiegroepen, waarbij de deelnemers aan de slag gaan met een eigen vooraf ingebrachte innovatiecasus. Door het stellen van vragen komt de kern boven water. Van praten over naar doen!
  • Doelen van dit congres:


  1. Concrete invulling geven aan vernieuwing in de bouw door met de deelnemers aan de slag te gaan met hun eigen praktijkcasussen

  2. Deelnemers kennis en ervaring te laten delen

  3. Deelnemers elkaar (onder begeleiding) laten helpen bij het nemen van de drempels om vernieuwingen in de praktijk te brengen




  • Doelgroep: allerlei afgevaardigden uit de bouwsector die geïnteresseerd zijn in vernieuwing en innovatie




  • Thema’s: Best Practices, samenwerking, innovatie, vertrouwen, communicatie & intervisie




  • Duur: van 13.00 – 17.45 uur (4,75 uur, exclusief lunch en borrel)




  • Aantal deelnemers: minimaal 40, maximaal 120




  • Steekwoorden: inspirerend, ervaringen delen, interactief, herkenbaar, leren van elkaar, innovatie




  • Kostenindicatie: € 7.000 – €15.000




Tijd

(X = congresdatum)

Activiteit

Randvoorwaarden, eisen en opmerkingen

Benodigde tijd / (directe kosten) van dit onderdeel

Mogelijke invulling / suggesties

X – 5 maanden

Keuzes maken over de specifieke invulling van het congres

  • Het is belangrijk om goed stil te staan bij wat je met het congres wilt bereiken. Dit congres is ontwikkeld om:

    • Positieve ervaringen op te doen en te delen met elkaar inzake concrete vernieuwingen in de bouw

    • De gedragscomponent om de innovatie door te voeren te benadrukken

    • Deelnemers te motiveren om aan vernieuwing te gaan werken en te gaan innoveren

    • Daadwerkelijk aan de slag gaan met een eigen ingebrachte innovatiecasus

  • Dit congres is bedoeld voor alle geïnteresseerden in vernieuwing en innovatie binnen de bouwsector. Dit kunnen opdrachtgevers zijn (gemeentes, woningcorporaties, projectontwikkelaars), maar ook net zo goed adviseurs of opdrachtnemers (aannemers en installateurs) .

  • De omvang van de doelgroep is minimaal 40 en maximaal 120 deelnemers. Bij 40 deelnemers zou men ervoor kunnen kiezen om de 2 sessies (Best Practices en Intervisie) niet parallel te laten verlopen, maar achterelkaar. Er zijn dan 5 intervisiebegeleiders nodig (maximale groepsgrootte is 8). Vanaf 60 deelnemers is het beter om de sessies wel parallel te laten verlopen om de kleinschaligheid en de kwaliteit van de discussierondes en de intervisie te bewaren. Bij 60 deelnemers zijn 4 intervisiebegeleiders voldoende (30 personen per sessie/ 4 = 7,5 deelnemers per intervisiegroep (dit is nog steeds onder de maximale groepsgrootte van 8). Bij 120 deelnemers zijn er 8 intervisiebegeleiders nodig (60/8 = 7,5 afgerond 8). In de plenaire ruimte zitten dan tegelijkertijd de andere 60 deelnemers. Bij een groter aantal wordt de betrokkenheid en de kwaliteit van de discussies en de intervisie een stuk lager.

  • Houd bij het kiezen van de congresdatum rekening met schoolvakanties, feestdagen en andere congressen en evenementen die in de regio worden gehouden of die een overeenkomstig thema hebben.

Tijd: vergadering van 1,5 uur

Kosten: € 0,-



Beleg een vergadering met de organisatoren / initiatiefnemers en beantwoordt gezamenlijk de volgende vragen:

  • Wat is het doel van het congres?

  • Wat willen we aan het einde bereikt hebben?

  • Welke (concrete) resultaten willen we realiseren?

  • Voor wie is het congres bedoeld (organisaties, functionarissen)?

  • Zijn de gegevens van de beoogde deelnemers bekend? (namen, telefoonnummers, e-mail adressen)

  • Hoe groot is de doelgroep?

  • Welke datum is geschikt voor het congres?

  • Wat is de titel van het congres?

  • Welk budget is beschikbaar voor het congres?

  • Wie van de organisatoren / initiatiefnemers opent het congres en sluit ook weer af?

  • Wie verzorgt de coördinatie? Denk aan het versturen van uitnodigingen, de aanmeldingenadministratie, aanspreekpunt voor de locatie en de spelleiders etc.

X – 4,5 maand

Versturen eerste vooraankondiging

  • Om ervoor te zorgen dat drukbezette mensen rekening kunnen houden met het congres, is het van belang tijdig een eerste vooraankondiging te sturen

Tijd: maken van de vooraankondiging 1 uur

Kosten: € 0,-



Informatie die een eerste vooraankondiging bevat:

X – 4,5 maand

Selecteren en contracteren van gastsprekers, dagvoorzitter en intervisie begeleiders

  • Voor de selectie van de gastsprekers is het verstandig om het eigen netwerk in de bouw of de vakbladen te raadplegen:

  • Welke organisatie in de bouw is bezig met vernieuwing?

  • Welke organisatie of persoon was recentelijk nog in de publiciteit met een nieuw project/ nieuwe werkwijze?

  • Welke ervaren congressprekers ken ik binnen de bouw?

  • Wie of welke organisatie vindt het leuk om op een interessant congres zijn of haar Best Practices te delen?

  • Voor de begeleiding van de intervisie/dagvoorzitter is een professionele procesbegeleider nodig die:

    • Expertise heeft op het gebied van gedragsverandering (met name op het gebied van samenwerking, vertrouwen, communicatie), intervisie en de bouw

    • Bekend is met de (in)effectieve gedragspatronen in de bouw (die weet hoe mensen daar met elkaar omgaan)

    • Ervaring heeft met het begeleiden van groepen en goed discussies kan leiden, waar nodig mensen durft af te kappen en goed kan samenvatten

    • Prikkelende vragen durft te stellen waar nodig

    • Zichzelf niet teveel op de voorgrond plaatst, maar juist heel goed het proces faciliteert

    • Goed de tijd kan bewaken




  • Afhankelijk van het aantal deelnemers zijn er meer of minder intervisiebegeleiders nodig. In een intervisiegroep mogen maximaal 8 deelnemers zitten

  • Bij een minimaal aantal deelnemers van 40 zijn er 3 intervisiebegeleiders nodig mits de sessies gewoon parallel aan elkaar blijven lopen (20 personen per parallelsessie = twee groepen van 6 en één van 7 voor de intervisie). Als er besloten wordt om de sessies chronologisch te laten verlopen (gezien het kleine aantal deelnemers), dan zijn er 40/8= 5 intervisiebegeleiders nodig.

  • Bij een maximaal aantal deelnemers van 120 zijn er 8 intervisiebegeleiders nodig (er moeten dan 60 personen verdeeld worden over de intervisiegroepen).

  • Van begeleiders wordt verwacht dat zij de bijeenkomst begeleiden en dat zij zich afzonderlijk en gezamenlijk voorbereiden op hun rol. De tijdsbesteding wordt per begeleider geschat op 2 dagdelen (dagdeel = 4 uur)

Tijd: selectie en overleg met intervisiebegeleiders/

gastsprekers: 1 dag


Kosten: indicatie per begeleider/ gastspreker/ dagvoorzitter:

€ 1.200 – € 2.000



Suggesties voor mogelijke intervisiebegeleiders:


  • Motion Consult in Amersfoort (dit bureau heeft dit congres ook ontwikkeld): www.motionconsult.nl




  • Jij & Co: Douwe van Akkerveeken (douwe@jijenco.nl)




  • Resultaatt, Rutger ten Thij (r.tenthij@resultaatt.nl)




  • Procap: Kees van Leeuwen (vanleeuwen@procap.nl)




  • APPM, Taco van Berkel

vanberkel@appm.nl
Opmerking:

Alle gastsprekers en de dagvoorzitter ontvangen een duidelijk programma overzicht en een leidraad (zie materialen!) zodra zij aangegeven hebben dat zij geïnteresseerd zijn om hun steentje bij te dragen.

X – 4 maanden


Locatie zoeken


  • Afhankelijk van het aantal deelnemers: 1 plenaire zaal voor 40-120 mensen (cabaretopstelling/ theater)


Plenaire zaal in theateropstelling of cabaret. Dit hangt enigszins af van de zaalgrootte en het aantal deelnemers. Bij een grote zaal en een kleinere hoeveelheid deelnemers kunnen er tafels tussen de stoelen gezet worden. Creëer zo min mogelijk afstand tussen de spreker(s) en de deelnemers. Liever geen podium gebruiken!


  • Afhankelijk van het aantal intervisiegroepen een overeenkomstig aantal subzaaltjes.

Dit zal variëren van 3 – 8 subzaaltjes.

In elke subzaal moeten 8 personen kunnen plaatsnemen in een U- opstelling met een flip-over in elke subzaal.


Subzalen in een U- opstelling voor 8 personen met een flip-over.



  • Catering: lunch, koffie, thee, water, frisdrank en eventueel borrel ter afsluiting

  • Akoestiek van de zalen: dit heeft invloed op de verstaanbaarheid van sprekers en kan maken dat er gewerkt moet worden met versterking. Check dit altijd goed!

  • Audiovisuele middelen: microfoon,mobiele microfoon, laptop beamer, scherm, flip-overs

  • Kies voor een centrale plek in het land / de regio

  • Houd rekening met de bereikbaarheid per trein en auto + parkeergelegenheid


Advies: Ga de locatie altijd vooraf bekijken!

Tijd: 1 dag

Kosten (indicatie):

€ 3.500 - € 7.000


  • Antropia, Driebergen (regio Utrecht)

  • De Rode Hoed, Amsterdam (regio Amsterdam)

  • ISWV, Leusden (regio Amersfoort / Utrecht)

X – 2 maanden

Deelnemers uitnodigen

  • Maak een lijst / e-mail adressen bestand voor alle genodigden. Houd er bij het samenstellen van de lijst rekening mee dat alle disciplines in de bouw vertegenwoordigd zijn ( gemeentes, woningcorporaties, projectontwikkelaars, adviseurs, opdrachtnemers, aannemers, installateurs). Zorg ook dat de juiste functionarissen worden benaderd: directeuren, managers en afdelingshoofden (mensen die in de praktijk aan tafel zitten als er opdrachten worden verworven, contracten worden gesloten of als er opgeschakeld wordt in een project als er problemen zijn).

  • Maak een wervende uitnodigingsbrief en benader potentiële deelnemers gericht. Benader, voor een goed resultaat, mensen eerst telefonisch, alvorens ze schriftelijk te benaderen.

  • Zorg dat er een sluitingsdatum is voor inschrijving

  • Omdat het aantal deelnemers van belang is voor het succes van de bijeenkomst, is het goed om tussentijds vinger aan de pols te houden over het aantal aanmeldingen en de verdeling van de verschillende functies binnen de bouwsector voor de intervisiegroepen. Hierdoor kan er tussentijds worden bijgestuurd of extra inspanningen worden gedaan om te zorgen voor meer of een evenwichtigere groep deelnemers

Tijd: 1 dag

Kosten: € 0,- bij verzending per e-mail



Informatie die een uitnodiging bevat:

  • Datum en tijd

  • Titel congres

  • Korte tekst over de aanleiding, het doel en de doelgroep

  • Het programma van het congres

  • Korte uitleg over de intervisie en het aanleveren van de eigen innovatiecasus

  • Namen van de intervisiebegeleiders & dagvoorzitter

  • Locatie

X – 3 weken

Puntjes op de i zetten met de organisatoren / initiatiefnemers

  • Het is goed om voordat de bijeenkomst plaatsvindt, gezamenlijk de puntjes op de i te zetten.

Tijd: vergadering van 1 uur

Kosten: € 0,-



Beleg een vergadering met de organisatoren / initiatiefnemers en sta stil bij de volgende punten:

  • Wat is het aantal deelnemers?

  • Welke organisaties en functies zijn vertegenwoordigd en hoe verhoudt zich dit tot de intervisiegroepen?

  • Hoeveel innovatiecasussen zijn er al aangeleverd?

  • Is alles geregeld met de locatie?

  • Wie van de organisatoren / initiatiefnemers opent het congres en sluit ook weer af? Wat wordt verwacht van deze bijdragen?

  • Afstemming met de intervisiebegeleiders / dagvoorzitter

  • Andere organisatorische of praktische zaken (bijvoorbeeld m.b.t. de locatie)

X – 2 weken

Bevestigen deelname aan deelnemers

  • Deelnemers ontvangen een bevestiging voor hun deelname met daarop nadere informatie over het programma, datum en tijd, locatiegegevens (inclusief routebeschrijving / parkeertips) en naam, telefoonnummer en e-mail adres van een contactpersoon die men kan bellen bij vragen

  • Zorg voor één centraal punt / persoon die de aanmeldingen verwerkt

Tijd: 0,5 dag (afhankelijk van het aantal deelnemers

Kosten: € 0,- bij verzending per e-mail



Informatie die een bevestiging bevat:

  • Datum en tijd

  • Titel congres

  • Programma

  • Locatie, routebeschrijving voor auto en OV, parkeertips

X – 2 weken

Klaarmaken materiaal voor de intervisiegroepen

  • Maken deelnemerslijst met daarop groepsindeling, namen, rollen, telefoonnummers. Opmerking: het is handig op de deelnemerslijst ook de mobiele telefoonnummers van de deelnemers te noteren zodat zij eventueel gebeld kunnen worden als zij niet op tijd op de bijeenkomst verschijnen

  • De groepsindeling wordt gemaakt op basis van diversiteit in functie. Het is niet handig om 8 aannemers in één intervisiegroep te plaatsen. Daarnaast moet er in elke intervisiegroep een casusinbrenger aanwezig zijn. Bekijk de aangeleverde innovatiecasussen inhoudelijk kritisch. Indien nodig kan de inbrenger benaderd worden om bepaalde onduidelijkheden vooraf op te lossen.

(zie tevens de voorbeeld innovatiecasussen bij materialen!)

  • De groepsindeling wordt aangeduid met een kleur (blauwe groep, rode groep, gele groep etc.), aangezien dit erg handig is om de logistiek tijdens het congres snel te laten verlopen. Doordat de naambadges van de deelnemers ook de specifieke kleur van de betreffende intervisiegroep krijgen, kunnen de deelnemers in een oogopslag zien bij wie zij in de groep zitten.

  • Naast de kleurindicatie kan er voor de helft van de deelnemers een 1 op de naambadge gedrukt worden en voor de andere helft een 2. Dit geeft aan welke helft er als eerste aan de Best Practices begint en welke helft er als eerste aan de intervisie begint.

  • Maken van badges met naam, organisatie, juiste kleurcode en getal 1 of 2.

  • Uitprinten/maken juiste hoeveelheden documenten:

    • Hand-out van de intervisiemethode met 7 stappen voor alle deelnemers

    • 10x Hand-out per ingebrachte innovatiecasus voor de deelnemers van 1 intervisiegroep (zie materialen)

    • Voorgeschreven flip-overvel met de theorie van intervisie voor elke intervisiegroep (zie materialen)

    • Kladpapier

  • Bestellen boeken / luistercd’s “Bouwen is teamwork” voor alle deelnemers bij de Regieraad Bouw, om uit te delen aan het einde van het doe-congres

  • Eventueel zorgen voor een presentje voor de procesbegeleiders / spelleiders

Tijd: 1 dag

Kosten: kosten voor kopiëren / printen



  • Denk ook aan stiften om op flip-over te schrijven, naambordjes, post-its en schilderstape om de flip-overs op te kunnen hangen tijdens en na de intervisie.

X -1 dag

Verwerken van de last-minute wijzigingen

Zorg ervoor dat de deelnemers die zich door bijzondere omstandigheden afgemeld hebben of zich alsnog aangemeld hebben goed verwerkt worden.


Tijd: 0,5 dag

Kosten: € 0,-






X + 1 week

Uitwerken van het bondige verslag van de intervisie

  • Tijdens de intervisie zijn er allerlei kernpunten, leerervaringen, mogelijke oplossingen en tips op de flip-over terecht gekomen. Deze flip-overs dienen in een word document te worden uitgewerkt tot een kort verslag, dat aan de deelnemers wordt verspreid. Ook de power point presentatie van de gastsprekers kan (na goedkeuring van de gastsprekers) verspreid worden onder alle deelnemers




  • Het verslag bevat:

    • De innovatiecasussen

    • De uitwerking van de flip-over vellen

    • De theorie van de intervisiemethode

    • De deelnemerslijst

Tijd: 0,5 dag

Kosten: € 0,-








Voor meer informatie of vragen graag contact opnemen met:
Motion Consult

t.a.v. Elske van Mameren & Eva Boudewijn

Vlasakkerweg 3b

3811 MR Amersfoort

Tel: 033-4633376

www.motionconsult.nl



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina