Productiviteit en kantoorinrichting Inleiding



Dovnload 52.45 Kb.
Datum20.08.2016
Grootte52.45 Kb.


Whitepaper



Productiviteit en kantoorinrichting

Inleiding

Kantoorinrichting heeft effect op productiviteit. De temperatuur van 27 naar 21 graden verlagen levert al 30% meer productiviteit op. Maar ook een juiste werkplek, het beperken van geluid en de juiste indeling hebben bewezen effecten op productiviteit. Productiviteit is moeilijk te meten in de kenniseconomie. Het wordt vaak gemeten door output te delen door input maar er zijn verschillende manieren om output en input te meten en deze bepalen de uitkomst. Belangrijk is ook om een onderscheid te maken tussen interne en externe efficiëntie. Het verbeteren van de interne processen kan veel opleveren, maar het kan ook zo zijn dat het verbeteren van een intern proces gericht is op een product dat door de klant laag wordt gewaardeerd. Verbeteren van externe efficiëntie is dan van meer belang, maar tegelijkertijd weer moeilijker te meten. In de kenniseconomie wordt externe efficiency belangrijker: het gaat vooral om het ‘doen van de juiste dingen’ en pas in tweede instantie om ‘de dingen juist doen’.



Productiviteit in de kenniseconomie

Productiviteit op kantoor is een moeilijk begrip waar veel over geschreven is (bijvoorbeeld Voordt 2003). Toch is het niet onmogelijk om de productiviteit vast te stellen. Vaak wordt het effect van kantoorinrichting bepaald door achteraf een vragenlijst af te nemen bij werknemers en te vragen naar de ervaren productiviteit (Bauer 2003), maar er zijn ook studies die dit effect objectiever en nauwkeuriger meten (Robertson e.a. 2008; Derango e.a. 2003). Veel studies (ANPC 2005) zien productiviteit als de uitkomst van de formule: productiviteit = output/input. In de onderstaande tabel is een overzicht van die maten gegeven.


Tabel 1 Overzicht van productiviteitsmaten (Eilon 1985)


Input

Output




Volume

Opbrengst

Winst

Toegevoegde waarde




(V)

(O)

(W)

(T)

Totale investering (I)

V/I

O/I

W/I

T/I

Vaste investering (Iv)

V/Iv

O/Iv

W/Iv

T/Iv

Aantal medewerkers (N)

V/U

O/N

W/N

T/N

Aantal werkuren (U)

V/U

O/U

W/U

T/U

Salarissen van werknemers (S)

V/S

O/S




T/S

Materiaal kosten (M)

V/M

O/M







Totale kosten (K)

V/K

O/K






In de industrie is deze aanpak nog steeds zinvol. Zo is bij Faber Electronics (producent van printplaten, halffabrikaten en complete producten) de werkplek verbeterd en dat heeft tot verhoging van de productiviteit geleid (Rhijn e.a. 2005). In tabel 2 staan de effecten weergegeven. Het is goed om te weten dat er verschillende meetvariabelen zijn. In het geval van Faber kun je stellen dat de productiviteit 31% is toegenomen, maar ook een uitkomst van 96% is mogelijk. Het is sterk afhankelijk van de maat die je neemt.


Grönroos en Ojasalo (2004) stellen echter dat in de kenniseconomie meer komt kijken bij het begrip productiviteit. Zij stellen dat de productiviteit in feite het effectief gebruik van bronnen is, die omgezet worden in toegevoegde waarde voor de klanten en economische resultaten voor degene die de service biedt. Dit klinkt ingewikkeld, maar het komt er op neer de bronnen goed te gebruiken en als serviceaanbieder economische resultaten te bewerkstelligen bij de klant. Dit kunnen voldoende financiële inkomsten zijn, maar het kan ook nieuwe kennis betreffen zodat nieuwe inkomsten kunnen worden gerealiseerd. Het geleverde moet een toegevoegde waarde voor de klant hebben, wat op zich ook moeilijk meetbaar is.
Tabel 2 De effecten op enkele productiviteitsmaten van een nieuwe werkmethode en nieuwe inrichting van de assemblagewerkplek. min=minuten, %= percentage verandering van de nieuwe werkmethode vergeleken bij de oude (Rhijn

e.a. 2005)





Oud

Nieuw

%

Doorlooptijd

2u35 min

1u23 min

-46

Tijd per persoon per product

5.2 min

3.6 min

-31

Producten per persoon per dag

93,3

134,7

44

Benodigde ruimte

80,5 m2

45 m2

-45

Producten per persoon per dag per m2

4,6

9

96

Productiviteit kan dus op verschillende manieren bepaald worden. Het kan door het effect te meten op:



  • het vergroten van de interne efficiëntie;

  • het vergroten van de flexibiliteit, zodat sneller omgeschakeld kan worden naar andere vragen of verandering in vragen;

  • het vergroten van de toegevoegde waarde voor de klant.

Volgens Mawson (2002) heeft de fysieke werkomgeving effect op productiviteit. Er zijn recent veel effecten onderzocht van veranderingen van delen van de omgeving. Over effecten van stoelen, vergadertafels, verlichting, binnenklimaat en scheidingswanden zijn diverse studies te vinden (zie hierna). Maar het is moeilijk om een nieuw totaalbeeld van een ideale omgeving te maken voor een groep mensen met een specifiek takenpakket. Daarom zijn er veel adviseurs, ontwerpers en architecten die op basis van gevoel en geloof een totaalontwerp maken. In de volgende paragrafen wordt een overzicht van enkele studies gegeven, waarin het effect is aangetoond in termen van productiviteit.

Vergroten interne efficiëntie
In de literatuur zijn verschillende effecten van kantoorinrichtingen beschreven. Aaras (1994) heeft op basis van het volgen van kantoorpopulaties over zes jaar kunnen vaststellen dat er minder verloop was en minder ziekteverzuim bij een goed op de taak afgestemde werkplek. Dit verhoogt de productiviteit. Een mooi voorbeeld van een kleine verandering is het project van de LEAP stoel van Steelcase.

Door die stoel is de productiviteit 17,8% omhoog gegaan. Toch moeten we bij deze wetenschappelijk goed uitgevoerde studie (DeRango e.a. 2003) enigszins oppassen. De interventie was een training over het instellen van de werkplek tezamen met het invoeren van de nieuwe stoel. Dus het waargenomen effect is niet alleen aan de stoel toe te schrijven. Bovendien was de oude situatie van lage kwaliteit. Dat betekent dat in Nederland dit soort percentages moeilijk te halen zijn. Volgens de auteurs is een derde van de productiviteitswinst gerealiseerd door afname in pijn. Het is Nederland moeilijk voorstelbaar dat er werkplekken zijn waar een deel van de werkende populatie pijn lijdt. De andere tweederde komt vooral door beter ruimtegebruik, werktevredenheid, comfort en minder vermoeidheid. Hedge en Sakr (2005) hebben een overzicht gemaakt van verschillende studies naar de productiviteitseffecten van het meubilair en zij komen tot een productiviteitsverbetering van 4 tot 9%, wat dichter bij de Nederlandse situatie ligt. Het meubilair moet dan op de juiste wijze instelbaar zijn en de mensen moeten het ook op de juiste wijze gebruiken. Ook van verschillen in temperatuur zijn productiviteitseffecten vastgesteld. Wanneer de temperatuur naar 27 °C stijgt daalt de gemiddelde productiviteit met 30% (Kosonen en Tan 2004). In een omgeving met veel warme dagen is koeling dan ook wenselijk om productiviteitsverlies tegen te gaan. Het feit dat een medewerker zelf controle over de werkomgeving heeft levert ook veel op. Zoals reeds is beschreven in hoofdstuk 1, zijn er duidelijke aanwijzingen dat het zelf controle hebben over het binnenklimaat gunstige effecten heeft op comfort, arbeidssatisfactie en productiviteit (Lee en Brandt 2005; Bordass en Leaman 1997). Datzelfde geldt voor het instellen van het meubilair, dat kan leiden tot 4,5% productiviteitswinst. In ‘Creating the Productive Workplace’ toont Clemens-Croome (2000) door een analyse van veldstudies aan dat kamerkantoren een 2 tot 4% hogere productiviteit hebben dan groepskantoren, waar veel mensen werken. Bij complexe taken kan beperking van afleidend geluid een productiviteitswinst opleveren van 7% volgens Hongisto (2005) en rust op een afdeling leidt ook tot minder stress (Babisch 2005).

Een kanttekening bij deze studies is wel op zijn plaats. Het betreft in de meeste gevallen case studies, waarbij de geconstateerde effecten zeer sterk samenhangen met de uitgangssituatie en met de taakstelling van de werknemers. Daarnaast zijn het vaak geen echte ‘evidence based’ studies, waarbij men een controlegroep heeft. Dat is in de praktijk ook moeilijk te realiseren, omdat controlegroepen soms ook veranderen of andere taken hebben waardoor het effect wordt beïnvloed. In een review van studies naar het effect van kantoorinrichting stelt De Croon e.a. (2005) zelfs dat er onvoldoende bewijs is voor positieve effecten van werkomgevingen. Dit wordt tevens bevestigd door het rapport Van der Voordt e.a. (2003), maar daar worden wel indicaties gevonden voor de stelling dat de kantooromgeving effect heeft op productiviteit.

Productiviteit
Tabel.3 Enkele in de literatuur beschreven effecten op productiviteit van maatregelen die te maken hebben met het inrichten van kantoren


Maatregel

Gemeten effect op productiviteit

Belangrijkste bron

Ergonomisch goede vergeleken met een ergonomisch slechte werkplek

17,5%

Derango 2003

Ergonomisch instelbaar meubilair

4,5-9,4%

Hedge en Sakr 2005

Temperatuur van 27° naar 21°C

30%

Kosonen en Tan 2004

Invloed op het instellen van de eigen werkomgeving

4,5%

Derango 2002

Kamerkantoor beter dan groepskantoor

2-4%

Clements-Croome 2002

Minder geluid bij complexe concentratietaak

7%

Hongisto 2005

Rust op een afdeling geeft minder stress

+

Babisch 2005



Vergroten externe efficiëntie

Een geheel andere productiviteitsmaat is de maat die gericht is op het verhogen van de externe efficiëntie. Daarbij gaat het om de vraag: Hoe zorgt de aanbieder ervoor dat klanten winst halen uit zijn producten/diensten (Grönroos en Ojasalo 2004). Je kunt het interne proces optimaliseren, maar als dat voor diensten is die de klant niet van belang vindt, dan heeft dat geen zin. Het gaat bij externe efficiëntie meer om ‘de juiste dingen doen’. Sommige bedrijven schrijven declarabele uren en hebben een tijdschrijfsysteem, waarin iedere werknemer dat invult. Het aantal uren dat je voor een klant werkt wordt vermenigvuldigd met het uurtarief en dat bepaalt de hoogte van de rekening die naar de klant gaat. Deze maat is in een oude en nieuwe situatie te meten en dat is ook in de literatuur terug te vinden (Robertson e.a. 2009). Het percentage op zichzelf is een maat voor efficiëntie, maar alleen als het advies / de dienst een toegevoegde waarde heeft voor de klant. Dit zou je aan de klant kunnen vragen, maar veel beter is het om te kijken naar het gedrag van de klant: leidt het advies tot vervolgopdrachten, raadt de klant de adviseur aan collega’s aan, enzovoort.

Kenniswerk is niet routinematig van aard. Daarom is toepassing van normen om kenniswerk kwantitatief meetbaar te maken en te evalueren minder goed mogelijk. Toch stelt Sutermeister (1976) dat productiviteit als output per mens per uur een geschikte maat is, ervan uitgaande dat de kwaliteit in orde is. Maar vergroting van de externe efficiëntie gaat verder omdat het streven wordt gericht op verbetering van de kwaliteit van de output. Een nog mooier voorbeeld van deze externe efficiëntie is het leveren van een product of dienst dat bij de klant aantoonbaar winst oplevert.

Productiviteit door de kantoorinrichting

Volgens Van der Voordt e.a. (2003) is een beperkt deel van de productiviteit toe te schrijven aan de inrichting. Mawson (2002) stelt dat niemand nog in staat is geweest om te berekenen wat de kosten zijn van slechte werkomgevingen. Er is nog niet bepaald welke productiviteitsverliezen er zijn wanneer een werkomgeving de taken van de werknemer niet of onvoldoende ondersteunt. Terwijl dit wel essentieel is om investeringen te verantwoorden. Mawson (2002) stelt dat over de zelf ingeschatte effecten op productiviteit wel meer gegevens zijn. Ook na Mawsons publicatie zijn daar gegevens over verschenen. Volgens Mawson zijn het vooral de dynamische elementen die de productiviteit beïnvloeden. Zo zorgt afleiding in een open kantoor bij geconcentreerde taken voor zeventig minuten productiviteitsverlies per dag. De basis voor deze uitspraak is bij Mawson (2002) echter onduidelijk.



In een recente goed uitgevoerde studie van Robertson e.a. (2009) waarin medewerkers zijn getraind in het gebruik van nieuwe flexwerkplekken is geen sterk bewijs gevonden voor toename in productiviteit. Deze was in dit geval gemeten als ‘effectiveness’ van het werk. Bij sommige groepen nam de productiviteit iets toe, maar bij anderen bleef ze gelijk. In hoofdstuk 1 is reeds beschreven dat de ervaren productiviteit het hoogst is in een combikantoor (Bauer e.a. 2003). Dat is een kantoor waar meerdere soorten werkplekken en overlegruimtes zijn en waar een medewerker de werkplek kiest die past bij de taak. Het is ook voorstelbaar dat de productiviteit hierdoor gunstig wordt beïnvloed. Wanneer je wilt bellen en daar is een speciale ruimte voor, waardoor je als beller zelf niet wordt afgeleid en de anderen niet gestoord worden door je telefoontje, lost dat al tijdverlies op. Datzelfde geldt voor speciale ruimtes voor geconcentreerd werk. In de volgende hoofdstukken komt naar voren dat ook de indeling van de vergaderruimte een duidelijk effect kan hebben op productiviteit. De inrichting en het meubilair kunnen er dus wel degelijk toe doen.

Conclusie
Harde bewijzen zijn nog niet vaak gevonden voor de stelling dat de kantooromgeving effect heeft op productiviteit. Er zijn wel effecten van inrichtingsprocessen gevonden, wanneer deze op de juiste wijze worden vormgegeven en de medewerkers worden betrokken. Ook van onderdelen zoals meubilair en klimaat zijn de effecten aangetoond, maar voor de inrichting van het hele kantoor is dit nog niet zo duidelijk. In de kenniseconomie neemt het belang van externe efficiency toe; de kwaliteit van de dienstverlening en de toegevoegde waarde van de dienstverlening voor de klant. Op dit terrein is er nog maar weinig onderzoek verricht.

Referenties


  • Aaras, A., G. Horgen, H.-H. Bjorset, O. Ro en H. Walsoe, ‘Musculoskeletal, Visual and Psychosocial Stress in VDU Operators Before and After Multidisciplinary Ergonomic Interventions. A 6-Year Prospective Study – Part II’, Applied Ergonomics, vol. 32, nr. 6 (2001), p. 559-557.

  • Babisch, W., ‘Noise and Health’, Environmental Health Perspectives, vol. 113, nr. 1 (2005) p. 14-15.

  • Bauer, W., I. Lozano-Ehlers, A. Greisle, G. Hube, J. Kelter en A. Rieck, Office 21 – Push for the Future. Better Performance in Innovative Working Environments, Keulen/Stuttgart: Fraunhofer Institut 2003.

  • Bordass, W. en A. Leaman, ‘Strategic Issues in Briefing, Design, and Operation.Future Buildings and their Services. Strategic Considerations for Designers and Clients’, Building Research and Information, vol. 25, nr. 1 (1997), p. 190-195.

  • Clements-Croome, D., ‘Indoor Environment and Productivity’, in: D. Clements-Croome (red.), Creating The Productive Workplace, London: E & FN Spon 2000, p. 3-17.Croon, E.M. de, J.K. Sluiter, P.P.F.M. Kuijer en M.H.W. Frings-Dresen, ‘The Effects of Office Concepts on Worker Health and Performance: A Systematic Review of the Literature’, Ergonomics, vol. 48, nr. 2 (2005), p. 119-134.

  • DeRango, K., B.C. Amick III, M.M. Robertson, T. Rooney, A. Moore en L. Bazzani, ‘The Productivity Consequences of Two Ergonomic Interventions,’ Upjohn Institute Staff Working Paper No. WP03-95, May 2003, beschikbaar op: .

  • EANPC 2005. ‘Productivity - the highroad to wealth’. Memorandum. Brussels.Eilon, S., ‘A Framework for Profitability and Productivity Measures’, Interfaces, vol. 15, nr. 3 (1985), p. 389-393.

  • Grönroos, C. en K. Ojasalo, ‘Service Productivity – Towards a Conceptualization of the Transformation of Inputs into Economic Results in Services’, Journalof Business Research, vol. 57 (2004), p. 414-423.

  • Hedge, A. en W. Sakr, Workplace Effects on Office Productivity: A Macroergonomic Framework, Ithaca NY: Coronell University, Department of Design and Environmental Analysis 2005.

  • Hongisto, V., ‘A Model Predicting the Effect of Speech of Varying Intelligibility on Work Performance’, Indoor Air, vol. 15 (2005), p. 458-468.

  • Kosonen, R. en F. Tan, ‘Assessment of Productivity Loss in Air-Conditioned Buildings Using PMV Index’, Energy and Buildings, vol. 36 (2004), p. 987-993.

  • Lee, S.Y. en J.L. Brand, ‘Effects of Control over Office Workspace on Perceptions of the Work Environment and Work Outcomes’, Journal of Environmental Psychology, vol. 25 (2005), p. 323-333.

  • Mawson, A., The Workplace and its Impact on Productivity, Advanced Workplace, London: AAAssociates, 2002, Publication No. 8, http://www.occupier.org.

  • Rhijn, J.W. van, M.P. de Looze, G.H. Tuinzaad, L. Groenesteijn, M.D. de Groot en P. Vink, ‘Changing from Batch to Flow Assembly in the Production of Emergency Lighting Devices’, International Journal for Production Research, vol.43 (2005), p. 3687-3701.

  • Robertson, M., B.C. Amick, K. DeRango, T. Rooney, L. Bazzani, L. Harriste en A. Moore, ‘The Effects of an Office Ergonomics Training and Chair Intervention on Worker Knowledge, Behavior and Musculoskeletal Risk’, Applied Ergonomics vol. 40 (2009), p. 124-135.

  • Sutermeister, R.A. (red.), People and Productivity, New York: McGraw-Hill 1976.

  • Voordt, D.J.M. van der, Kosten en baten van werkplek innovatie, Delft: Center for People and Buildings 2003.


Auteur

Prof. Dr. Peter Vink.


Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in ‘Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur’. ISBN: 9789013068405.

www.FACTO.nl






De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina