Programma van Eisen Holland Rijnland Inhuur accountantsdiensten voor de verslagjaren 2009 – 2012



Dovnload 60.15 Kb.
Datum14.08.2016
Grootte60.15 Kb.


Programma van Eisen Holland Rijnland Inhuur accountantsdiensten voor de verslagjaren 2009 – 2012
INHOUDSOPGAVE
1. DOELSTELLING 2
1.1. Uitgangspunten 2

1.2. Doel van de overeenkomst 2

1.3. Beoordelingscommissie 2

2. ALGEMENE INFORMATIE 2

3. LEVERANCIERSEISEN 2
3.1. Juridische status 2

3.2. Economische en financiële draagkracht 3

3.3. Technische bekwaamheid 3

3.4. Selectiecriteria leveranciers en te leveren bewijsstukken 4


4. INHOUDELIJKE EISEN ACCOUNTANTSFUNCTIE 5


4.1. Algemene eisen en begrippen 5

4.2. Het verstrekken van deelverklaringen 6

4.3. Rapportages 6

4.4. Ondersteuning controlewerkzaamheden derden (reviews) 6

4.5. De natuurlijke adviesfunctie 7

4.6. Bestuurlijke ondersteuning 7

5. OFFERTE 8

6. PROCEDURE 8


6.1. Algemeen 8

6.2. Informatieverstrekking 9

6.3. Wijze van aanbieden van offertes 9

6.4. Presentatie 9

6.5. Opdrachtverlening 9


1. DOELSTELLING
1.1. Doel
Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland (verder genoemd Holland Rijnland) sluit jaarlijks een overeenkomst met een accountantskantoor voor de levering van accountantsdiensten. De laatste overeenkomst betrof het rekeningsjaar 2007. Conform de controleverordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland ex art 213 Gemeentewet zal het Algemeen bestuur voor de periode 2009 – 2012 de accountantsdiensten aanbesteden op basis van een programma van eisen als hier beschreven.
1.2. Doel van de overeenkomst
Holland Rijnland wil een overeenkomst sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op:


  • het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening van Holland Rijnland (de algemene certificerende functie);

  • het verstrekken van specifieke deelverklaringen;

  • het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie;

  • de bestuurlijke ondersteuning.

De overeenkomst betreft de controle van de boekjaren 2009-2012. De huidige accountant heeft inmiddels het boekjaar 2007 afgerond met inbegrip van de verklaring bij die jaarrekening en de benodigde deelverklaringen over dat boekjaar. Deze accountant zal ook uitgenodigd worden om het boekjaar 2008 te controleren.



2. ALGEMENE INFORMATIE
Officiële naam en postadres:

Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland

Postbus 558

2300 AN LEIDEN


Secretaris:

De heer R.M. van Netten


Controller:

De heer M.J. Lamboo


Website:

www.hollandrijnland.net

3. LEVERANCIERSEISEN
3.1. Juridische status
Van deelneming aan deze opdracht kan worden uitgesloten iedere aanbieder:

  1. die in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige nationaal-rechtelijke procedure;

  2. wiens faillissement is aangevraagd, of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surseance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaal-rechtelijke procedure aanhangig is gemaakt;

  3. die, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt;

  4. die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken;

  5. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst;

  6. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig dit hoofdstuk kunnen worden verlangd;

  7. die niet is ingeschreven in het handelsregister, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende procedure.


3.2. Economische en financiële draagkracht
De aanbieder dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken en de continuïteit dient over een langere periode gewaarborgd te zijn. Hiertoe dient de aanbieder inzicht te geven in de jaarcijfers 2007 en uitgevoerde werkzaamheden in de afgelopen drie jaar.
3.3. Technische bekwaamheid
3.3.1. Beroepskwalificaties

De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen Holland Rijnland. Verder dient de aanbieder inzicht te geven in de kwaliteit van het management van het accountantskantoor. De leidinggevenden van het accountantskantoor dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.


3.3.2 Kwalificaties backoffice

Naast de specifieke accountantsdeskundigheid is het in relatie tot de accountantscontrole van belang dat kundigheden op het gebied van fiscaliteit en treasury aanwezig zijn binnen het accountantskantoor.


3.3.3 Ervaring met accountantsdiensten voor gemeenten/gemeenschappelijke regelingen

De aanbieder dient ruime ervaring te hebben met de controle van gemeenten/gemeenschappelijke regelingen en goed op de hoogte te zijn van de specifieke gemeentelijke kenmerken. Dit moet onder meer blijken uit het feit dat de aanbieder tenminste twee vergelijkbare gemeenten dan wel gemeenschappelijke regelingen als referentie opgeeft.


3.3.4 Continuteitswaarborging en kwaliteit personeel

De aanbieder dient te waarborgen dat medewerkers van het accountantskantoor tijdens de contractperiode langdurig worden ingezet bij de controlewerkzaamheden van Holland Rijnland. Het aantal personeelswisselingen dient tot een minimum beperkt te worden.


3.3.5 Goed geïnformeerd

Het is van belang dat de aanbieder goed op de hoogte is van de voor Holland Rijnland relevante ontwikkelingen en hierin Holland Rijnland kan ondersteunen en adviseren. De aanbieder dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van veranderingen op het gebied van wet-en regelgeving en heeft in dit kader een dusdanige relatie met de rijksoverheid of andere instanties dat deze informatie ook vroegtijdig bekend is. Daarnaast is de accountant op de hoogte van actuele ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, automatisering, fiscale regelgeving, et cetera.


3.3.6 Reactiesnelheid

De aanbieder dient snel en adequaat te kunnen inspelen op actuele gebeurtenissen binnen Holland Rijnland. We vragen de aanbieder duidelijk aan te geven of zij dit kunnen garanderen en hoe zij dit organiseren.


3.3.7 Nederlandstalig

We vragen de aanbieder een verklaring af te geven dat deze gedurende de gehele contractperiode de communicatie en documentatie in het Nederlands zal voeren.


3.3.8 Onafhankelijkheid

De accountant dient een onafhankelijke (rechts-) positie in te nemen binnen het samenwerkingsorgaan. Dat betekent dat, om belangenverstrengeling te voorkomen, geen andere (additionele) diensten door het accountantskantoor mogen worden verricht bij het samenwerkingsorgaan anders dan de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie. (Voorbeelden van additionele diensten zijn: interim-management, administratieve dienstverlening of projectmanagement). Het is dus verboden voor de accountant om gelijktijdig met de accountantscontrole nog andere opdrachten, in opdracht van het Dagelijks bestuur of ambtelijke organisatie, uit te voeren.


3.3.9 Facturering

De indeling van de facturen voor de verrichte werkzaamheden dient aan te sluiten bij de indeling zoals die hierna in paragraaf 5 (Offerte) is aangegeven. Dat wil zeggen, dat de accountant op zijn factuur voor iedere verantwoording c.q. deelverantwoordingen aangeeft:



  • de werkzaamheden die hij heeft verricht;

  • de uren per medewerker die hiervoor nodig waren;

  • de tarieven per medewerker.


3.4. Selectiecriteria leveranciers en te leveren bewijsstukken
De aanbieders worden geselecteerd op basis van de in dit hoofdstuk beschreven factoren. Beoordeeld wordt of zij verkeren in een positie zoals omschreven in paragraaf 3.1.

Ten bewijze dat een aanbieder niet in een van de in paragraaf 3.1 genoemde omstandigheden verkeert, dient de aanbieder de volgende gegevens te verstrekken:



  1. Voor de eerste twee punten, een verklaring van de griffier van de rechtbank die op grond van artikel 2 van de faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van de aanbieder, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten.

  2. Voor punt 5 een verklaring van het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV), of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten.

  3. Voor punt 6 een verklaring van de Inspecteur der Rijksbelastingen, die bevoegd is tot heffing van loon- en inkomstenbelasting van de aanbieder, of voor het land van herkomst van de onderneming geldende documenten.

  4. Voor de overige punten een notarisverklaring, waarin het afleggen van verklaring, inhoudende dat aan de bedoelde punten is voldaan, is geconstateerd.

  5. Een bewijs van inschrijving van de onderneming in het handelsregister, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten.

Verder dienen zij te voldoen aan de financiële en economische eisen voor wat betreft de draagkracht zoals beschreven in paragraaf 3.2. De aanbieders dienen de volgende stukken te verstrekken:



  1. de officiële jaarcijfers en de jaarverslag over 2007;

  2. een gewaarmerkte lijst met de diensten die in de afgelopen drie jaar zijn verleend aan de belangrijkste publiekrechtelijke instanties, mogelijk met referenties.

Verder vindt de beoordeling plaats op basis van de eisen en wensen in paragraaf 3.3. Hierbij toetsen wij de beroepskwalificaties van het management en de controleleiders, de omvang van de gemeentelijke klanten, de ondersteunende kwalificaties (backoffice), de continuïteitswaarborgen en de contacten met de rijksoverheid. Hiertoe dient de aanbieder het volgende te verstrekken:



  1. verklaring waaruit blijkt dat de aanbieder behoort tot de beroepsgroep der Registeraccountants;

  2. gegevens over de omvang en orderportefeuille van de backoffice;

  3. overzicht van gemeentelijke klanten;

  4. inzicht in de continuïteitswaarborgen van het in te zetten personeel;

  5. inzicht in de contacten met de rijksoverheid en de wijze waarop aanbieder zich laat informeren over de wet- en regelgeving, dier betrekking heeft op gemeenten;

  6. inzicht in de contacten en informatiebronnen waar het gaat om actuele ontwikkelingen ten aanzien van bedrijfsvoering, automatisering, fiscale regelgeving e.d.;

  7. inzicht in de mate van reactie op vragen om advies of inzet vanuit het samenwerkingsverband;

  8. Verklaring dat de documentatie en correspondentie in het Nederlands uitgevoerd wordt;

  9. Overzicht van additionele diensten, die de aanbieder/rechtspersoon of aangesloten bedrijven uitvoeren (ter voorkoming van belangenverstrengeling).

De hierboven genoemde verklaringen moeten van een recente datum (niet ouder dan zes maanden) zijn.

4. INHOUDELIJKE EISEN ACCOUNTANTSFUNCTIE
4.1. Algemene eisen en begrippen
In de controleverordening, op grond van art. 213 Gemeentewet, worden door het Algemeen bestuur regels gesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Tevens is op grond van art 213 Gemeentewet het Algemeen bestuur van Holland Rijnland bevoegd een accountant aan te wijzen, die de jaarrekening controleert, een accountantsverklaring terzake verstrekt en een verslag van bevindingen uitbrengt.
De accountantsverklaring dient aan te geven of:

  • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

  • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels.

Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:



  • de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Onder accountantscontrole valt dus de controle op de getrouwheid van de gemeenterekening, op de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, op de overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, alsmede op de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie.



De controlewerkzaamheden betreffen derhalve ook de administratieve organisatie en (verbijzonderde) interne controle. Als referentiekader gelden hierbij de (Gemeente)wet, het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit Accountantscontrole Gemeenten, richtlijnen in het kader van de single audit, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, raadsbesluiten, verordeningen, gemeentelijke voorschriften en richtlijnen van Holland Rijnland.
De rechtmatigheidtoets betreft controle op de formele en materiële juistheid van de administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer. Oftewel of de baten en lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Onder formele juistheid verstaan we dat de (administratieve) handelingen en beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke) voorschriften. Onder materiële juistheid verstaan we dat de verantwoording of administratie in overeenstemming is met de werkelijkheid. Opgemerkt wordt dat besluiten van het Dagelijks bestuur, voorzover niet door een verordening van Holland Rijnland vereist, geen onderdeel zullen uitmaken van de rechtmatigheidtoets.
Het begrip goedkeuringstolerantie geeft de kwantitatieve grens aan voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende accountantsverklaring. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers aan te tasten. De goedkeuringstolerantie wordt veelal uitgedrukt in de vorm van een percentage van de totale lasten van Holland Rijnland (de omvangsbasis). In het Besluit Accountantcontrole Gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door het Algemeen bestuur aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). Deze maxima gelden voor het getrouwe beeld en de rechtmatigheid gezamenlijk. Het Algemeen bestuur van Holland Rijnland stelt voor ieder controlejaar een controleprotocol vast waarin de te hanteren goedkeuringstoleranties zijn opgenomen.
De rapporteringtolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Algemeen bestuur van Holland Rijnland stelt voor ieder controlejaar een controleprotocol vast waarin de te hanteren rapporteringtoleranties zijn opgenomen.
Een overzicht van de te hanteren toleranties wordt gegeven in het bijgaande controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2006 - 2009.
4.2. Het verstrekken van deelverklaringen
De accountant verstrekt accountantsverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties. De werkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Enkele accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen hebben een meer incidenteel karakter.
Voor de verstrekking van accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen stelt het Dagelijks bestuur in overleg met de accountant een planning op. De accountant is aan deze planning gehouden.
De accountant offreert separaat per deelverantwoording de kosten van het afgeven van een verklaring. De offerte bevat een voorstel hoe met opdrachtaanvaarding en kostencalculatie omgegaan wordt.
4.3. Rapportages
In de controleverordening wordt aangegeven welke rapportages verwacht worden (art. 7). In het kader van zijn algemene certificerende functie verzorgt de accountant de volgende rapportages:

  • een accountantsverklaring bij de jaarrekening;

  • een rapport van de bevindingen bij de controle van de jaarrekening;

  • een managementletter;

De accountant rondt zijn controlewerkzaamheden rondom de jaarrekening uiterlijk 3 weken na aanlevering van de conceptjaarrekening af. Het resultaat van de controlewerkzaamheden wordt vastgelegd in een concept controlerapport, dat wordt voorgelegd aan en besproken met de controller. Binnen 1 week na afronding van zijn controlewerkzaamheden brengt de accountant het definitieve controlerapport van zijn bevindingen en de accountantsverklaring uit aan het Algemeen bestuur met een afschrift aan het Dagelijks bestuur. De gecontroleerde jaarrekening, samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, dient uiterlijk 30 april van het op het gecontroleerde jaar opvolgende jaar aan het Algemeen bestuur aangeboden te worden.


In de loop van het boekjaar doch uiterlijk 30 september brengt de accountant een managementletter uit. Hierin ligt de nadruk op het functioneren van de administratieve organisatie, de interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financiële beheer, tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische exploitatierisico’s. De managementletter wordt in conceptvorm voorgelegd aan de controller en deze bespreekt het stuk met de accountant en de portefeuillehouder Middelen. Binnen 1 week na afronding van zijn werkzaamheden brengt de accountant zijn bevindingen in definitieve vorm uit aan het Dagelijks bestuur. Het Dagelijks bestuur stuurt binnen een maand na aanlevering van de definitieve managementletter door de accountant een afschrift van de bevindingen aan het Algemeen bestuur.
4.4. Ondersteuning controlewerkzaamheden derden (reviews)
Dit houdt in dat de accountant bij zijn werk op specifieke terreinen moet kunnen steunen op verklaringen van andere accountants. Hij kan door middel van reviews nagaan op welke wijze deze accountants hun werkzaamheden hebben ingericht en de controles ten behoeve van Holland Rijnland hebben uitgevoerd. Daarnaast wordt van de accountant verwacht mee te werken aan reviews van andere accountants naar door haar uitgevoerde controles. E.e.a. kan bijvoorbeeld plaatsvinden in het kader van specifieke subsidieafrekeningen.
4.5. De natuurlijke adviesfunctie
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijke en bestuurlijke management zowel gevraagd (op verzoek van het Algemeen bestuur, van het Dagelijks bestuur, de portefeuillehouder of van de secretaris of de controller) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risicos en dergelijke. Aldus kan vroegtijdig kennis worden genomen van de bevindingen van de accountant en op basis daarvan eventuele noodzakelijke acties worden ondernomen.
Het zijn dus adviezen van beperkte omvang:

  • die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen;

  • die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages;

  • die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;

  • die voortvloeien uit bevindingen in gemeenten en andere gemeenschappelijke regelingen;

  • die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied;

  • die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid.

De adviezen zijn oplossingsgericht en op de betrokken gemeenschappelijke regeling toegesneden. Ook het op verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend.


Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie dient de accountant in staat te zijn om binnen 2 weken na verzoek van Holland Rijnland niet alleen de benodigde adviescapaciteit te leveren, maar ook binnen die gestelde termijn oplossingen aan te dragen ter verbetering van de administratieve organisatie, interne controle en de informatievoorziening.
De controller houdt de accountant op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het apparaat. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een sparringpartner die ideen kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van een moderne (gemeentelijke) organisatie. Hierbij wordt opgemerkt dat deze rol als sparringpartner beperkt wordt tot de natuurlijke adviesfunctie.
De accountant kan worden gevraagd om periodiek deel te nemen aan bepaalde overlegstructuren. Qua omvang moet gedacht worden aan eenmaal per kwartaal overleg met controller.
Ten aanzien van andere adviesfuncties - anders dan de hiervoor bedoelde natuurlijke adviezen - dient een duidelijke scheiding aangebracht te worden tussen controle en advies. Adviesopdrachten worden uitsluitend op verzoek van het Algemeen bestuur van Holland Rijnland verstrekt aan de accountant belast met de algemene certificerende functie. Concreet betekent dit dat de accountant belast met de algemene certificerende functie dus geen adviesopdrachten anders als op verzoek van Algemeen bestuur van Holland Rijnland mag uitvoeren.

Uiteraard geldt dit alleen voor opdrachten binnen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van Holland Rijnland.


4.6. Bestuurlijke ondersteuning
De accountant verstrekt op verzoek algemene bestuurshulp aan de organisatie van Holland Rijnland

door:


  • deelname aan besprekingen van de (rekening-)commissie bij haar onderzoek naar de jaarrekening;

  • het geven van informatie aan en het adviseren van het Algemeen bestuur en portefeuillehoudersoverleggen;

  • het geven van informatie aan en het adviseren van de secretaris, het Dagelijks bestuur, portefeuillehouder Middelen, financieel management en de controller.

Het geven van informatie en advies wordt beperkt tot hetgeen is aangegeven onder de natuurlijke adviesfunctie.

5. OFFERTE
De offerte dient minimaal de elementen te bevatten die in de vorige hoofdstukken als selectiecriteria zijn vermeld. Daarnaast dient - mede t.b.v. Algemeen bestuur van Holland Rijnland - een beknopte beschrijving van de visie van het accountantsbureau te worden gegeven over de samenwerking met Holland Rijnland (in een duaal stelsel), zoals de

  • rol en taak accountant

  • controlevisie

  • partnership

  • de natuurlijke adviesfunctie

  • bestuurs- en beleidsfilosofie gemeentelijke overheid

Deze visie dient beknopt schriftelijk weer te worden gegeven .
Het offertebedrag wordt onderbouwd door een planning van de uit te voeren werkzaamheden, gekoppeld aan het uitvoeringsniveau en het daaraan gerelateerde tarief. Tevens wordt het offertebedrag gesplitst naar de kosten van de jaarrekeningcontrole en de kosten per deelverantwoording van specifieke uitkeringen. Het offertebedrag is inclusief alle eventueel bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld reis-en verblijfkosten en secretariële ondersteuning.
In de offerte dient aangegeven te worden welke tarieven de aanbieder hanteert voor rapportages zoals niet genoemd in hoofdstuk 4, deelverklaringen zoverre niet binnen de offerte overeengekomen, meerwerk en overige onvoorziene zaken.

De in de offerte vermelde tarieven zijn gebaseerd op prijspeil 2008.


Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer-of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Het gaat hier om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, nieuwe of vervallen accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen e.d. Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen van Holland Rijnland, betekent bijstelling van de offerteprijs.
In de offerte dient de aanbieder expliciet aan te geven of hij akkoord gaat met dit programma van eisen. Waar de aanbieder wenst af te wijken van de gegeven eisen dient dit gemotiveerd te worden aangeven, onder overlegging van een alternatief tekstvoorstel. Bij de beoordeling wordt de mate van overeenstemming met het programma van eisen meegewogen.

6. PROCEDURE
6.1. Algemeen
Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt.

De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient in de Nederlandse taal gesteld te zijn en een geldigheidsduur te hebben van minimaal 3 maanden.

Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd.


6.2. Informatieverstrekking
De aanbieder kan met een functionaris van de organisatie een afspraak maken voor het verkrijgen dan wel inzien van de gegevens die benodigd zijn voor het opstellen van de offerte. Tevens is er de mogelijkheid om een of meer gesprekken te organiseren met ambtenaren van Holland Rijnland ter verkrijging van een toelichting op de verstrekte dan wel ingeziene stukken.
6.3. Wijze van aanbieden van offertes
Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte.
De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en moet in 3-voud worden ingezonden in een gesloten envelop. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan Holland Rijnland schriftelijk of telefonisch aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte.
Uw offerte dient uiterlijk op 15 december 2008 in het bezit van de controller van Holland Rijnland te zijn.
6.4. Presentatie
Uit de ingeleverde offertes zullen twee aanbieders geselecteerd worden, die de gelegenheid krijgen zich te presenteren bij de beoordelingscommissie. Tijdens deze presentatie kunnen zij hun offerte mondeling toelichten.
6.5. Opdrachtverlening
In eerste instantie wordt beoordeeld of de aanbieder aan de eisen genoemd in dit programma van eisen voldoet. Indien dit het geval is worden de offertes beoordeeld op:


  1. de geoffreerde prijs;

  2. de mate van overeenstemming met het programma van eisen en de visie van de accountant;

  3. De prijs-kwaliteitsverhouding.

Zoals in paragraaf 6.4 aangegeven worden twee aanbieders op basis van bovenstaande beoordeling uitgenodigd voor een presentatie aan de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie zal op basis van de presentaties een definitieve keuze maken.


De opdrachtverlening zal schriftelijk kenbaar worden gemaakt. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. Indien er een conflictsituatie ontstaat tussen uw algemene voorwaarden en dit programma van eisen prevaleren de in dit programma van eisen genoemde voorwaarden en eisen boven uw algemene voorwaarden.
Mocht de opdrachtgever de indruk krijgen dat er gedurende het offerteproces onregelmatigheden hebben plaatsgevonden die de ingediende offerte in een voor opdrachtgever nadelige wijze hebben benvloed, dan staat het de opdrachtgever vrij om de offerteprocedure direct en zonder enig recht op het betalen van schade- of andere vergoedingen te beëindigen.







De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2019
stuur bericht

    Hoofdpagina