Raadsvoorstel onderwerp



Dovnload 39.24 Kb.
Datum27.09.2016
Grootte39.24 Kb.


RAADSVOORSTEL

Onderwerp :

Kaderstellende nota opdrachtverstrekking accountantscontrole 2004


Raadsvergadering :

22 november 2004

Raadscommissie :

BM

d.d.

4 november 2004

Agendapunt :

13

Portef.houder :

wethouder Hiemstra

Voorstelnummer :

2004.21577

BenW-besluit d.d. :

19 oktober 2004

Sector :

SB










Voorstel

In te stemmen met de in het raadsvoorstel opgenomen rechtmatigheidsnormen.


Inleiding

Evenals voorgaande jaren controleert de accountant de jaarrekening van de gemeente Deventer. Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid (oordeelsvorming) over de getrouwheid van de jaarrekening. Vanaf 2004 is daar de wettelijke rechtmatigheidscontrole ingevolge het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (Bapg) bijgekomen. Dit betekent dat met ingang van 2004 elke gemeente verplicht is om verdere stappen te zetten in het kader van de controlerende rol van de raad. De wetgever heeft daartoe het rechtmatigheidsbegrip aangescherpt en de gemeenteraad dient binnen de wettelijke en lokale kaders de accountant op te dragen om te rapporteren over de rechtmatigheid.


Beoogd resultaat

Het streven naar een goedkeurende accountantsverklaring 2004.


Kader

Bij besluit van 26 april 2004 (notanummer 2004.08926) heeft de gemeenteraad gelet op artikel 213 van de GW Deloitte Accountants benoemd tot hun externe accountant. Conform artikel 2 van de Controle-verordening gemeente Deventer draagt de gemeenteraad de accountantscontrole 2004 op aan genoemde accountant.


Met betrekking tot rechtmatigheid wordt een onderscheid gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en niet-financiële rechtmatigheid. Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op alle financiële beheers-handelingen. Deze moeten voldoen aan algemene regels zoals vastgelegd in begrotingsvoorschriften van het Rijk, Deventer verordeningen en budgetregels, de programmabegroting van Deventer en specifieke beleidsregels zoals vastgelegd in een Nota Grondbeleid, de subsidieverordening of belastingverordening.

Bij de niet-financiële rechtmatigheid volstaat de accountant met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. De beoordeling van de niet-financiële rechtmatigheid is een nieuw element in de accountantscontrole en hierdoor staat ook de gemeente Deventer aan het begin van het proces van de niet-financiële rechtmatigheidsborging. Het huidige instrumentarium is gebaseerd op de financiële risico’s t.a.v. de rechtmatigheid.


Voor de toetsing van het totaal aan “fouten” aan de maximaal toegestane tolerantie is van belang welk normenstelsel als uitgangspunt wordt gehanteerd. De vraag of bepaalde constateringen als “fout” dienen te worden aangemerkt, zal primair door de Raad moeten worden beantwoord. Daarnaast dient de Raad zich expliciet uit te spreken over de afbakening van de bij de rechtmatigheidstoets te hanteren criteria. Anders gesteld: de Raad stelt feitelijk het “normenstelsel” vast. Uiteraard zullen ook de wettelijke kaders een basis vormen voor het “normenstelsel”. Dit geldt uiteraard voor de BBV, de Gemeentewet maar ook voor de Wet Werk en Bijstand, de Wet Ruimtelijke Ordening etc.
De rechtmatigheidscontrole is voor de onderdelen begrotingsrechtmatigheid, het voldoen aan de voor-waarden van de wet- en de eigen regelgeving en het misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeenschaps-gelden een nieuw fenomeen. Voor een verdere uiteenzetting van het begrip rechtmatigheid en de daarbij samenhangende begrotings-, voorwaarden- en M&O criteria wordt verwezen naar de bij deze nota toege-voegde “Notitie begrippen rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid” (zie bijlage 1).
Gelet op bovenstaande en gelet op externe signalen kan niet worden uitgesloten dat de accountant bij een substantieel deel van de gemeenten geen goedkeurende rechtmatigheidverklaring zal kunnen geven over de jaarrekening 2004. Daarom heeft minister Remkes van Binnenlandse Zaken middels een circu-laire d.d. 8 september 2004 o.a. gesteld dat 2004 beschouwd dient te worden als een “niet vrijblijvend” proefjaar. Bij een niet-goedkeurende accountantsverklaring is het volgens de minister BZK essentieel dat naar de redenen hiervoor wordt gekeken. Een niet-goedkeurende accountantsverklaring is een aanleiding voor een goede discussie tussen het college en de gemeenteraad en vervolgens tot het maken van afspraken over hoe de gemeentelijke organisatie zo te verbeteren dat in de komende jaren wel een goedkeurende accountantsverklaring verkregen wordt. Een niet-goedkeurende accountantsverklaring kan een positieve impact hebben op de gemeentelijke processen. Remkes ziet een niet-goedkeurende accountantsverklaring voor de jaarrekening 2004 dus niet primair als negatief, maar in de eerste plaats als een stimulans. De minister BZK geeft verder aan dat er een aparte circulaire naar alle gemeenteraden gestuurd gaat worden om zijn inzet over dit onderwerp aan te geven.
Argumenten

Om te streven naar een goedkeurende accountantsverklaring 2004 voor de gemeente Deventer is een plan van aanpak financiële rechtmatigheidsborging 2004 opgesteld door de gemeentecontroller (zie bijlage 2). Dit Plan van aanpak bevat o.a. een stappenplan w.o. een risico-inventarisatie en prioriteitstel-ling. Het doel van dit stappenplan is tevens om vanuit een realistisch en haalbaar minimum toetsingskader voor 2004 een groeimodel te ontwikkelen waarbij binnen enkele jaren het gehele spectrum van recht-matigheidscriteria in volle omvang als toetsingsnorm zal gelden.


Gelet op financiële risico’s is tot de volgende prioritering gekomen:

    1. Begrotingsrechtmatigheid

    2. Interne bevoegdheden (mandateringen)

    3. Naleving subsidievoorwaarden

    4. Naleving (Europees) aanbestedingsbeleid

    5. Gemeentelijke belastingen

    6. Zichtbaar misbruik & oneigenlijk gebruik.

    7. Overige uit de inventarisatie blijkende aspecten

Deze prioriteringen worden i.h.k.v. rechtmatigheid getoetst op de volgende criteria:



    1. Begrotingscriterium

    2. Calculatiecriterium

    3. Valuteringcriterium

    4. Voorwaardencriterium

    5. Volledigheidscriterium

    6. Adresseringscriterium

    7. Aanvaardbaarheidscriterium

    8. M & O- criterium

i. Leveringscriterium
Aan de onderstreepte nieuwe criteria t.w. begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O criterium zal de meeste aandacht worden besteedt. Binnen het voorwaardencriterium zullen de accenten voor 2004 liggen bij de processen van inkoop, salarissen, subsidies, belastingen en mandateringen.

Hier en daar bestaan nog twijfels over de inhoudelijke aanlevering van de inventarisatierisico’s interne regelgeving financiële rechtmatigheid vanuit de sectoren. Gelet op de procedure waarbij de sectoren intensief zijn ingelicht en ondersteund heeft de gemeentecontroller geen aanwijzingen om meer artikelen / verordeningen dan genoemd in bijlage 3 uit te sluiten t.a.v. de rechtmatigheidstoets.


Dat de gemeente Deventer in het proces van dualisering reeds de nodige inspanningen heeft geleverd en belangrijke vorderingen heeft gerealiseerd, m.n. op het gebied van doelmatigheid en rechtmatigheid, blijkt uit de door Deloitte opgestelde managementletter en het jaarrekeningrapport over het dienstjaar 2003.
Gelet op bovenstaande stelt de gemeenteraad t.b.v. de reikwijdte van de accountantscontrole onder-staande rechtmatigheidnormen vast:


  1. Opdrachtvertrekking

Aan Deloitte Accountants wordt de opdracht verstrekt tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden, onderverdeeld in de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning zoals vermeld in artikel 3.9 (Controlewerkzaamheden) van het Bestek aanbesteding accountants-diensten, nr. EG.2003/23821.


  1. Goedkeurings- en rapportagetolerantie

Deloitte Accountants wordt tijdens accountantcontrole conform het gestelde in de Controle-verordening (art. 213 GW) opgedragen de minimum certificeringeis aan te houden t.a.v. de marge van een maximale fout die in een verantwoording wordt geaccepteerd. Op basis van het Besluit accountantscontrole zal t.a.v. fouten een goedkeuringstolerantie worden gehanteerd van 1% van de totale lasten (begroot € 270 miljoen). Ten aanzien van onzekerheden bedraagt deze tolerantie maximaal 3%. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie (€ 270.000,--).


  1. Begrotingsciterium

  • Deloitte Accountants wordt opgedragen het begrotingscriterium te toetsen conform het gestelde in de artikelen 4 en 5 van de Financiële Verordening gemeente Deventer (art. 212 GW)1.

  • Deloitte Accountants wordt opgedragen niet te toetsen op prestatiegegevens daar dit in 2004 als een groeipad moet worden betiteld en deze niet allemaal hard meetbaar zijn.


  1. Plan van aanpak rechtmatigheidsborging 2004

Deloitte Accountants wordt opgedragen uitvoer te geven aan de in het plan van aanpak op basis van risico-analyses genoemde prioriteiten en het accent te leggen op de financiële rechtmatigheidstoets.

  • Bepalingen van interne regelgeving die betrekking hebben op niet-financiële rechtmatigheid dienen niet getoetst te worden op de rechtmatigheidscriteria i.h.k.v. de jaarrekening 2004.

  • Bepalingen van interne regelgeving die betrekking hebben op financiële rechtmatigheid en die van kracht zijn volgens een genomen raadsbesluit of een door de raad vereiste aanwezigheid dienen getoetst te worden op de rechtmatigheidscriteria i.h.k.v. de jaarrekening 2004 behoudens de in bijlage 3 vermelde bepalingen


Draagvlak

Het Plan van aanpak financiële rechtmatigheidsborging 2004 en de onder beoogd resultaat opgenomen prioritering hebben de instemming van de accountant.


Financiële consequenties

Niet van toepassing.


Aanpak/uitvoering

Deloite Accountants kan de controle uitvoeren conform de afspraken in de onderliggende nota’s.





Burgemeester en wethouders van Deventer,

de secretaris,

de burgemeester,




mr. Th. Bakhuizen

drs. J. van Lidth de Jeude

RAADSBESLUIT

Onderwerp : Kaderstellende nota opdrachtverstrekking accountantscontrole 2004


Raadsvergadering :

22 november 2004

Raadscommissie :

BM

d.d.

4 november 2004

Agendapunt :

13

Portef.houder :

wethouder Hiemstra

Voorstelnummer :

2004.21577

BenW-besluit d.d. :

19 oktober 2004

Sector :

SB










De raad van de gemeente Deventer,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 oktober 2004, nummer 2004.21577, stafeenheid Bedrijfsvoering;

BESLUIT



  1. Aan Deloitte Accountants opdracht te verstrekken tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden, onderverdeeld in de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteu-ning zoals vermeld in artikel 3.9 (Controlewerkzaamheden) van het Bestek aanbesteding accountantsdiensten, nr. EG.2003/23821;




  1. Aan Deloitte Accountants tijdens de accountantcontrole conform het gestelde in de Controle-verordening (art. 213 GW) opdragen de minimum certificeringeis aan te houden t.a.v. de marge van een maximale fout die in een verantwoording wordt geaccepteerd. Op basis van het Besluit accountantscontrole zal t.a.v. fouten een goedkeuringstolerantie worden gehanteerd van 1% van de totale lasten (begroot circa € 270 miljoen). Ten aanzien van onzekerheden bedraagt deze tolerantie maximaal 3%. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie (€ 270.000,--).




  1. Aan Deloitte Accountants wordt opgedragen het begrotingscriterium te toetsen conform het gestelde in de artikelen 4 en 5 van de Financiële Verordening gemeente Deventer (art. 212 GW). Deloitte Accountants wordt opgedragen niet te toetsen op prestatiegegevens daar dit in 2004 als een groeipad moet worden betiteld en deze niet allemaal hard meetbaar zijn.




  1. Aan Deloitte Accountants wordt opgedragen uitvoer te geven aan de in het plan van aanpak op basis van risico-analyses genoemde prioriteiten en het accent te leggen op de financiële recht-matigheidstoets.

  • Bepalingen van interne regelgeving die betrekking hebben op niet-financiële rechtmatigheid dienen niet getoetst te worden op de rechtmatigheidscriteria i.h.k.v. de jaarrekening 2004.

  • Bepalingen van interne regelgeving die betrekking hebben op financiële rechtmatigheid en die van kracht zijn volgens een genomen raadsbesluit of een door de raad vereiste aanwezigheid dienen getoetst te worden op de rechtmatigheidscriteria i.h.k.v. de jaarrekening 2004 behoudens de in bijlage 3 vermelde bepalingen



Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 november 2004

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,




drs. A.G.M. Dashorst

drs. J. van Lidth de Jeude




1uit de Financiële Verordening gemeente Deventer (art. 212 GW)
Artikel 4. Producten

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

2. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 5. Uitvoering begroting

1. Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;

c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.



3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten en de baten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden, respectievelijk onderschreden.






De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina