Request for proposal (1) Algemene informatie



Dovnload 33.05 Kb.
Datum23.08.2016
Grootte33.05 Kb.
TypeRequest

Voorbeeld van een request for proposal


(1) Algemene informatie

(1.1) Gebruik van de request for proposal (RFP)

De voor u liggende offerteaanvraag bevat informatie over de aanbesteding volgens de procedure <…> voor levering van <…>.

U wordt uitgenodigd om op basis van deze RFP een offerte te doen conform de eisen en wensen die hierin zijn vastgelegd ten aanzien van de vereiste dienstverlening, contract­voorwaarden en een aantal andere aspecten ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden.

De opbouw van deze RFP is als volgt: hoofdstuk 2 geeft een beeld van de aanbestedende dienst en in hoofdstukken 3 en 4 wordt de aan te besteden dienst beschreven. In hoofdstuk 5 komt de procedure aan de orde die wordt gevolgd om tot gunningte komen, alsmede de procedurele voorschriften van de aanbesteding. De bij deze aanbesteding behorende inhoudelijke documenten zijn opgenomen in de bijlagen.

De sluitin gsdatum van het offertetraject is:

(1.2) Begripsbepalingen

Aanbestedende dienst: eigen organisatie

Dienstverlener: de partij die op basis van onderhavige aanbestedingsprocedure uiteindelijk de opdracht uitvoert.

Eigen verklaring: de verklaring die aangeeft dat inschrijver voldoet aan de minimaal noodzakelijke voorwaarden voor het verkrijgen van de opdracht.

Gunningcriteria: de criteria die van toepassing zijn bij het vaststellen van de bijvoorbeeld economisch voordeligste aanbieding.

Inschrijver: de gegadigde die een offerte heeft ingediend.

Kandidaat inschrijver: de geselecteerde partij die van de aanbestedende dienst de offerteaanvraag heeft ontvangen.

Offerte: een door de inschrijver ingediende offerte op de door de aanbestedende dienst toegezonden offerteaanvraag.

Offerteaanvraag: deze beschrijving van de op te dragen werkzaamheden, de daarbij behorende gegevens, technische specificaties en de door de aanbestedende dienst te hanteren voorwaarden waar de inschrijver gedurende de uitvoering van de opdracht aan moet voldoen, alsmede de beschrijving van de wijze waarop en de criteria waarmee de aanbestedende dienst de dienstverlener zal selecteren.

Pre-bid meeting: bijeenkomst waarin aan alle kandidaat inschrijvers een mondelinge toelichting op de offerteaanvraag wordt gegeven.

Preferred supplier: best scorende inschrijver.

(1.3) Verwijzingen

Deze offerteaanvraag verwijst naar de volgende publicaties:


  • Periodieke Indicatieve Aankondiging: Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen <…> verschenen op <…>.

  • Aankondiging van Opdracht: Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen <…> verschenen op <…>.

  • Het referentienummer behorend bij deze aanbesteding is <…>. Dit referentienummer dient systematisch door de inschrijver in alle correspondentie vermeld te worden.

(2) Beschrijving van de aanbestedende dienst

(2.1) Eigen organisatie



(2.2) Eigen inkooporganisatie of sourcingteam





(3) Beschrijving sourcingproces

(3.1) Achtergrondinformatie



(3.2) Deelprojecten of deeltrajecten



(3.3) Globale sourcingprocesbeschrijving





(4) Uitgangspunten ten aanzien van de sourcing

(4.1) Doel van de RFP

Het doel van deze aanbesteding is (bijvoorbeeld): het afsluiten van een (of meerdere) (raam)overeenkomst(en) met een (of meerdere) dienstverlener(s) voor de levering van .

(4.2) Specificatie van de te leveringen diensten

De levering en de dienstverlening dient te geschieden conform:


  • <…>

  • <…>

(4.3) Omvang van de levering en aantallen

In onderstaande tabel worden de aantallen aangegeven.



Onderdeel

Aantal



















(4.4) Perceelverdeling

Voor de perceelverdeling wordt verwezen naar de gegevens in bijlage <…>.

(4.5) Tijdsplanning


  • verzending RFP

  • selectie preferred supplier

  • start contractbesprekingen van de onderhavige aanbesteding

  • ingangsdatum overeenkomst

(4.5) Eventuele tegenstrijdigheden

Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht u toch onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden constateren, dan verzoeken wij u hiervan schriftelijk melding te maken bij de genoemde contactpersonen in paragraaf 5.1.2 met opgave van de eventuele consequenties en/of correcties.



aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de schade die (potentiële) inschrijvers zouden kunnen lijden als gevolg van niet door hen aangemelde onvolkomen­heden en/of tegenstrijdigheden of misinterpretaties.

Indien de door de inschrijver uitgebrachte offerte tegenstrijdigheden bevat, zal uitgaan van die informatie die naar de mening van het meest aansluit bij de in haar offerteaanvraag neergelegde vraag.

(4.6) Contractstructuur en voorwaarden

Voor de levering van de dienstverlening zal een overeenkomst afsluiten gebaseerd op het bij deze offerteaanvraag gevoegde model.

In de afstemmingsfase zullen het definitieve contract en alle bijlagen daarbij worden opgesteld, zodat deze bij gunning kunnen worden getekend.

(5) Offerteprocedure

(5.1) Contactpersonen

(5.1.1) Contactpersoon aan de zijde van de inschrijver

Teneinde de communicatie tussen en de inschrijvers van een offerte te optimaliseren, dient de communicatie vanuit de inschrijver te verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens de inschrijver op te kunnen treden.

De namen, adressen en telefoonnummers van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in de offerte vermeld te worden.

(5.1.2) Contactpersoon aan de zijde van

Vanuit is gekozen om de communicatie te laten verlopen via :


  • telefoonnummer: <…>

  • faxnummer: <…>

  • e-mail: <…>

Zijn/haar vervanger bij afwezigheid is , te bereiken via telefoonnummer <…>.

(5.2) Stellen en beantwoorden van vragen

De inschrijver zal tijdig de vragen stellen die hij nodig acht om de offerteaanvraag correct te interpreteren en om een volledige offerte te kunnen opmaken. Vragen dienen door de inschrijver schriftelijk gesteld te worden vóór de datum vermeld in paragraaf 5.2.1 aan de contactpersoon vermeld in paragraaf 5.1.2. zal trachten de vragen te beantwoorden vóór de datum vermeld in paragraaf 5.2.1.

Het staat echter vrij bepaalde vragen niet te beantwoorden wanneer zij deze niet relevant acht met betrekking tot de offerteaanvraag. zal een overzichtsdocument opstellen van alle binnengekomen vragen met bijhorende antwoorden en zal dit document vervolgens bezorgen aan alle inschrijvers.

(5.2.1) Termijnen voor indienen en geldigheid van offertes

Vragen betreffende deze offerteaanvraag dienen schriftelijk gesteld te worden uiterlijk vóór .



zal trachten alle vragen te beantwoorden vóór , afhankelijk van de aard en het aantal te beantwoorden vragen.

De offerte zal slechts geldig zijn indien alle bijlagen volledig ingevuld door de inschrijver worden ingediend, ten laatste op , op het in artikel 5.9 genoemde adres. De offerte dient (bijvoorbeeld) in een dubbele gesloten omslag te worden verzonden of afgegeven aan de receptie (tijdens de kantooruren: maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 17.00 uur). De beide omslagen dienen voorzien te zijn van volgende vermeldingen:



  • .

  • t.a.v. .

  • Offerte + naam en adres gegadigde en ‘VERTROUWELIJK’.

  • Dossiernummer: <…>.

  • De datum van de offerte.

De geldigheid van de offerte is gelijk aan (bijvoorbeeld) 90 kalenderdagen na de uiterste datum van indiening. Van bovenstaande data wordt door de gegadigde niet afgeweken.

De inschrijver stuurt een offerte in <…> exemplaren: één volledig exemplaar, ondertekend en als origineel aangeduid, en <…> exemplaren zonder prijstabel. De inschrijver stuurt samen met zijn papieren offertes eveneens een elektronische versie ervan (keuze van de elektronische datadrager is vrij). Deze elektronische versie zal uitsluitend opgesteld zijn in Microsoft Word- en Excel-formaten en PDF formaat voor de kopieën van certificaten en verklaringen van derden. De offerte dient steeds opgemaakt te worden volgens het formaat of de tabellen zoals in de bijlagen van deze offerteaanvraag is aangegeven.

Offertes dienen ondertekend te zijn door de bevoegde persoon/personen van de inschrijver.

(5.3) Offertebijlagen

De offerte gaat vergezeld van bijlagen die zijn voorzien van nummering corresponderend met de paragraafnummering van de offerteaanvraag. Deze dienen in het formaat aangeleverd te worden zoals in het is aangegeven.

Ingesloten bij deze offerteaanvraag vindt de inschrijver een elektronische versie van alle in te vullen bijlagen. Enkel indien de inschrijver in de onmogelijkheid verkeert om deze bijlagen elektronisch te bezorgen, zal door aanvaard worden dat de bijlagen enkel op papier worden ingevuld.

(5.4) Aanleidingen tot verwerping van de offerte

De offerte kan worden verworpen indien:



  • De aangeboden diensten niet conform de specificaties zijn die door worden gevraagd.

  • Het systeem van kwaliteitsborging bij een controle of audit ernstige leemtes vertoont.

  • De voorgestelde diensten niet verenigbaar zijn met de bestaande werkwijzen en dit problemen stelt voor de inzetbaarheid, de aanpassing van de werkwijzen, het gebruik en de veiligheid.

  • De inschrijver niet bereid is om te voldoen aan de bepalingen van deze offerteaanvraag. Deze bepalingen kunnen zowel slaan op de ter beschikking gestelde capaciteit, veiligheid, kwaliteit, handleiding of opleiding als op logistieke of andere aspecten.

  • De ervaring met de inschrijver op het vlak van kwaliteit en dienstverlening negatief is.

  • De inschrijver niet bereid is om de documenten die voor de gebruikers bestemd zijn in het Nederlands te verschaffen.

  • De inschrijver de bepalingen met betrekking tot de communicatie rond en de vertrouwelijkheid van deze offerteaanvraag niet respecteert.

  • De inschrijver zich niet akkoord verklaart met bepaalde algemene en bijzondere voorwaarden die in de offerteaanvraag bepaald zijn.

  • De inschrijver bijkomende commerciële voorwaarden wil laten gelden die onaanvaardbaar zijn.

  • De aangeboden prijzen meer dan 50% boven het gemiddelde van de aangeboden prijzen liggen.

  • Indien de offerte producten en/of bestanddelen van producten bevat die afkomstig zijn uit landen waarop een handelsembargo rust.

(5.5) Verduidelijkingen

Het is mogelijk dat de inschrijvende partij zal worden gevraagd zijn offerte te verduidelijken.

Afstemming over de uitvoering van de opdracht en inhoud van de bijlagen bij het contract zal voor contractafsluiting plaatsvinden.

(5.6) Verloop gunningprocedure



zal de best scorende inschrijver aanwijzen als preferred supplier. en de preferred supplier gaan samen een afstemmingsfase in. In de afstemmingsfase zullen de teksten van de overeenkomst worden afgerond en ingevuld, terwijl - waar nodig - bijlagen kunnen worden uitgewerkt.

(5.7) Wijze van gunning: gunningcriteria

De navolgende gunningscriteria zullen ter bepaling van (bijvoorbeeld) de economisch voordeligste aanbieding worden gehanteerd:


  • Prijs weegfactor <…>

  • Contractvoorwaarden weegfactor <…>

  • Kwaliteit weegfactor <…>

  • Planning weegfactor <…>

  • Juridisch weegfactor <…>

    totaal = 100

Inschrijvers worden verzocht om de offerte zorgvuldig en zo volledig mogelijk in te vullen en aangemoedigd om een aantal suggesties, die zowel tijd- als kostenbesparend zijn, te formuleren ter verbetering van de relatie klant-leverancier en ter verbetering van de kwaliteit en dienstverlening.

In het kader van deze aanbestedingsprocedure, in functie van de aangeboden prijs­niveaus, bestaat de mogelijkheid dat een elektronische veiling wordt georganiseerd voor (een deel van) de percelen, voor het finaliseren van het commerciële bod. In dat geval zullen de inschrijvers de nodige opleiding krijgen.

De offerte die aan alle gestelde eisen voldoet en het de beste invulling geeft ten aanzien van de hierboven genoemde gunningscriteria, wordt gezien als de economisch voordeligste aanbieding.

Indien de beoordeling op bovenstaande criteria daartoe aanleiding geeft, behoudt zich het recht voor om aanbiedende partijen uit te nodigen voor een nadere toelichting in de vorm van een presentatie.

(5.8) Randvoorwaarden en uitgangspunten

Op de offerte en de daaruit eventueel voortvloeiende opdracht is het Nederlands recht van toepassing.

De uit te brengen offerte dient voor geheel kosteloos en vrijblijvend te zijn.

(5.9) Vorm en inhoud van de offerte

De offerte dient in tweevoud te worden ingezonden (één originele set plus één kopieerbare set, dat wil zeggen ongebonden) en rechtsgeldig ondertekend te zijn.

Er wordt met nadruk op gewezen dat na ontvangst van de offerte niet gehouden is eventuele ontbrekende informatie alsnog op te vragen. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de offerte.



behoudt zich het recht voor uw offerte uitsluitend te beoordelen op basis van de antwoorden die u hebt gegeven. zal niet zelf onderzoek doen naar andere aanknopingspunten.

De offerte dient de volgende dwingend voorgeschreven onderdelen te bevatten met daarin de nader gevraagde informatie. Tevens worden regels en afspraken aangegeven die van kracht zullen zijn bij de uitvoering van de diensten.



Commerciële aspecten zoals:



  • prijsspecificaties

  • de hoeveelheden

  • prijstabel

  • prijsaanpassingen

  • verklaringen



Inhoudelijke aspecten zoals:

  • Service Level Agreement

  • boetes

  • melding onmogelijkheid tot uitvoering van de dienst

  • vertragingen

  • aanmaningen

  • spoedinterventies

  • software/e-procurement items

  • rapportages

  • implementatie

  • after sales service

  • opleidingen en documentatie

  • investeringen

  • …>

(6) De voorwaarde van de RFP en het concept contract



(7) De bijlagen




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina