Richtlijnen en tips bij de opmaak van een aanmeldingsdossier Richtlijnen: Bijlagen



Dovnload 21.3 Kb.
Datum22.07.2016
Grootte21.3 Kb.
Richtlijnen en tips bij de opmaak van een aanmeldingsdossier

Richtlijnen:

Bijlagen

De Commissie verwacht dat alle bijlagen die in het sjabloon worden gevraagd, worden toegevoegd op het moment dat het aanmeldingsdossier wordt ingediend.



Wijzigingen aan een eerder door de Commissie goedgekeurde aanmeldingsprocedure
Worden er wijzigingen aangebracht aan een aanmeldingsprocedure die eerder werd goedgekeurd door de Commissie (vb. nieuwe data voor de aanmeldings- en/of inschrijvingsperioden, periodes die anders worden samengenomen, capaciteiten die wijzigen of geboortejaren en/of leerjaren waarvoor kan worden aangemeld die wijzigen, ordeningscriteria die anders worden geoperationaliseerd…)?

Dan raadt de Commissie de initiatiefnemers aan om ook de wijzigingen zo snel mogelijk aan haar te melden. Hoe sneller de Commissie hierover kan oordelen, hoe meer tijd de initiatiefnemers hebben om de aangepaste aanmeldingsprocedure verder voor te bereiden en te implementeren.

Ook aanpassingen aan het aanmeldingsdossier moeten uiterlijk op 1 september van het schooljaar voorafgaand aan het schooljaar waarvoor de inschrijvingen gelden, worden voorgelegd aan de Commissie.  Er wordt gevraagd om het aangepaste dossier opnieuw in te dienen in het “Model voor het indienen van een aanmeldingsdossier voor inschrijvingen in het basisonderwijs/secundair onderwijs” dat op dat moment beschikbaar is op de website van de Commissie inzake Leerlingenrechten. Aan de initiatiefnemer van de aanmeldingsprocedure wordt tevens gevraagd om in het nieuwe (aangepaste) dossier de wijzigingen t.a.v. het eerder goedgekeurde aanmeldingsdossier te markeren.

Indien de initiatiefnemer van een gewijzigd aanmeldingsdossier een LOP is of een schoolbestuur met aanmeldende scholen die gelegen zijn in het werkingsgebied van een LOP, dan moet de gewijzigde procedure opnieuw worden voorgelegd aan de algemene vergadering van het LOP. De algemene vergadering moet de gewijzigde procedure opnieuw met de gekende dubbele meerderheid goedkeuren. Bij de beoordeling van de wijzigingen, zal de Commissie ook de nieuwe goedkeuring door het LOP mee in overweging nemen bij haar beslissing.

Ter info:  het LOP kan te allen tijde haar goedkeuring aan een aanmeldingsprocedure opheffen. In dat geval kunnen schoolbesturen niet langer meer gebruik maken van de aanmeldingsprocedure. Het verdient als LOP aanbeveling om dit tevens te melden aan de Commissie.

Tips:


  • Tijdstip van indienen dossier

De Commissie raadt initiatiefnemers aan het aanmeldingsdossier in te dienen zodra het klaar is. Hoe sneller het dossier de Commissie bereikt, hoe sneller zij hierover kan oordelen. Hierdoor zullen initiatiefnemers over meer tijd beschikken om de aanmeldingsprocedure voor te bereiden en te implementeren.

  • Bewaak de tijdslijnen in het dossier

De Commissie vindt het belangrijk om de nodige aandacht te besteden aan de tijdslijnen die bij het dossier gevoegd moeten worden. In het bijzonder wil de Commissie erop wijzen dat alle decretale termijnen moeten gerespecteerd worden bij de opmaak van een aanmeldingsdossier. Zo moet de periode waarbinnen ouders hun aangemelde kinderen kunnen inschrijven minimaal vijftien schooldagen bedragen. Voor meer informatie over alle termijnen die van toepassong zijn, zie omzendbrief inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs en secundair onderwijs.

De Commissie raadt aan om bij de keuze van het tijdstip waarop de aanmeldingen starten en/of de tijdsperiode waarbinnen de aanmeldingen plaatsvinden, zoveel mogelijk rekening te houden met de gebruiksvriendelijkheid voor de ouders. Daarnaast adviseert de Commissie ook om bij het bepalen van de tijdsperiode waarbinnen leerlingen kunnen aangemeld worden, geen foute verwachtingen te creëren bij de ouders (bijvoorbeeld een secundaire school die een aanmeldingsperiode van een maand instelt terwijl de ordening op basis van chronologie verloopt).

Verder merkt de Commissie op dat bij het bekendmaken van de inschrijvingsperiodes, het tevens aangewezen is om de uren te expliciteren waarop ouders/leerlingen zich kunnen aanbieden, alsook andere relevante modaliteiten (vb. vooraf afspraak maken, adres/lokaal waar men zich kan aanbieden…).


Scholen (zowel binnen als buiten LOP-gebied) die aanmelden, zijn verplicht om alle aangemelde leerlingen te ordenen met het oog op een evenredige verdeling van indicator- en niet-indicatorleerlingen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van de systematiek van dubbele contingentering. Dubbele contingentering betekent dat voor elke school twee contingenten worden bepaald voor de gelijktijdige aanmelding en inschrijving van indicator- en niet-indicatorleerlingen. Bij het bepalen van deze contingenten wordt rekening gehouden met de relatieve aanwezigheid. Voor meer informatie, zie omzendbrief inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs en secundair onderwijs.

Het schoolbestuur of het LOP kan beslissen om de dubbele contingentering niet toe te passen voor de scholen voor buitengewoon onderwijs.



  • Verzeker dat alle broers en zussen van ingeschreven leerlingen op de hoogte zijn van hun voorrangsrecht bij inschrijving

In de communicatie van de voorrangsperiode voor broers en zussen naar de ouders toe, pleit de Commissie ervoor om voldoende aandacht te hebben voor de inschrijvingen van broers en zussen die buiten de gemeente van de school wonen. Indien scholen communiceren naar de ouders via schoollopende broers en zussen, is het aangewezen om te werken met een systeem van ontvangstbevestiging. Ook broers en zussen van leerlingen die zijn ingeschreven maar nog niet zijn ingestapt in de school, moeten op de hoogte worden gebracht van hun voorrangsrecht.

De Commissie merkt op dat de rangordening op basis van afstand (enkel mogelijk in het basisonderwijs) moet gebeuren aan de hand van het domicilieadres van het kind tot de school of vestigingsplaats. Het thuisadres van het kind is niet noodzakelijk het adres waar het kind gedomicilieerd is.

De Commissie wijst erop dat bij het berekenen van de afstand m.b.v. Google Maps/optie wandelstand, mogelijk niet alle wandelwegen en recente wijzigingen in het stratenpatroon zijn geïntegreerd. Het aanmeldingssysteem moet voorzien in procedures om mogelijke fouten te ondervangen.

De Commissie merkt op dat ook de gevolgen van de keuze voor Google Maps/optie vogelvlucht waarbij de logica van bereikbaarheid wordt verlaten, duidelijk moeten gecommuniceerd aan de ouders.

De Commissie wijst tevens op het belang van een eenduidige communicatie over de wijze waarop de coördinaten van de school en het domicilieadres van het kind/de werkplek van de ouders worden vastgelegd bij het berekenen van de afstand.

De Commissie pleit er tenslotte nog voor dat in functie van de transparantie, de afstand van het domicilieadres van het kind/de werkplek van de ouders tot de school ook bij voorkeur wordt vermeld op de mededeling van niet-gunstige rangschikking / niet-gerealiseerde inschrijving.


De Commissie wijst erop dat de initiatiefnemer in de loop van de aanmeldingsprocedure steeds de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens moet respecteren. In dit verband adviseert de Commissie om bij aanmelden enkel deze gegevens op te vragen die noodzakelijk zijn in het kader van de aanmeldingsprocedure.

Conform artikel 37vicies quator §2 van het decreet basisonderwijs en artikel 110/24 §2 van de codex secundair onderwijs moeten ouders slechts bij de inschrijvingen bewijzen dat ze beantwoorden aan de ordeningscriteria die worden gehanteerd in de aanmeldingsprocedure. De richtlijnen voor de wijze waarop men moet beantwoorden aan de indicatoren, zijn opgenomen in omzendbrief inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs en secundair onderwijs . Het is belangrijk dat scholen hierover duidelijk communiceren naar de ouders.

Het verstrekken van foute gegevens kan leiden tot het verlies van de positie in de rangorde en het recht op inschrijving verworven via aanmelden. De Commissie wijst er echter op dat het verstrekken van foute of onvolledige informatie het gevolg kan zijn van volgende situaties: het bewust verstrekken van foutieve informatie, (onbedoelde) fouten gemaakt tijdens het registreren, en het om principiële redenen niet willen verstrekken van de gevraagde informatie. De Commissie pleit er dan ook voor dat de aanmeldingsprocedure deze verschillende situaties kan detecteren zodat hier op gepaste wijze kan worden gereageerd.

De Commissie wijst erop dat ook bij onvolledige informatie, ouders de gelegenheid moeten krijgen om zich aan te melden en te registreren in het aanmeldingsregister. Er kan evenwel een termijn worden gespecificeerd waarbinnen ouders de gevraagde informatie in het kader van een aanmelding alsnog kunnen vervolledigen. Het is belangrijk dat de school bij contactname met de ouders, voldoende contactpogingen onderneemt en oog heeft voor ontvangstmeldingen.

Elk aanmeldingssysteem moet aan de ouders ook de expliciete mogelijkheid geven om bepaalde informatie niet mee te delen. Hierbij is het aangewezen om aan de ouders duidelijk te communiceren wat de gevolgen zijn van het niet of het verstrekken van bewust foute informatie (vervallen van het recht op inschrijving verworven via aanmelden).

De gebruiksvriendelijkheid van een aanmeldingsprocedure verhoogt ook als bij een niet correct verloop / een niet-geslaagde aanmelding, ouders op de hoogte worden gebracht van de mislukte poging met een foutboodschap.

De Commissie pleit er tenslotte voor dat klachten van ouders bij voorkeur eerst worden behandeld in een lokale disfunctieCommissie alvorens ze aan haar over te maken (filtering van materiële fouten).



De Commissie is er voorstander van om de ouders een mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving te bezorgen samen met het toewijzingsbericht waaruit de niet-gunstige rangschikking blijkt. Wanneer hiervoor niet wordt geopteerd, moet aan de ouders alleszins duidelijk worden gemaakt dat zij de mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving in de school moeten ophalen om hun plaats op de wachtlijst te verzekeren.

Verder pleit de Commissie er ook voor om, in functie van de transparantie, de volgende elementen te vermelden op de mededeling van niet-gunstige rangschikking/niet-gerealiseerde inschrijving:



  • Voor het basisonderwijs, indien relevant, de afstand van het domicilieadres van het kind/de werkplek van de ouders tot de school vermeld worden;

  • Voor het secundair onderwijs het moment waarop de aanmelding werd geregistreerd;

Bij voorkeur wordt ook gecommuniceerd tot wie de ouders zich kunnen wenden indien de gronden op basis waarvan hun kind niet werd toegewezen aan een school (vb. afstand), door hen worden aangevochten.

Ten slotte is het van belang dat ouders bij niet-toewijzing aan een (hogere keuze-)school, ook op de hoogte worden gebracht op welke wijze zij zullen worden gecontacteerd indien er terug plaatsen vrij komen.









De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina