Taken: kennis/vaardigheden



Dovnload 27.71 Kb.
Datum23.08.2016
Grootte27.71 Kb.

B3 Parochiesecretariaat



Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoor, pastoraal team, bestuur, vrijwillig(st)ers en parochianen.


In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende gemeenschap van gelovigen.

Ook een nieuwe parochie vraagt een vast punt waar (communicatie)lijnen samenkomen. Het is eigenlijk niet goed voorstelbaar dat een nieuwe parochie goed kan functioneren zonder ondersteuning vanuit één centraal parochiesecretariaat. De vorming van een nieuwe parochie is bedoeld om krachten te bundelen, niet alleen ambtsdragers, pastorale beroepskrachten en bestuursleden, maar ook krachten ten behoeve van het secretariële werk.


Het parochiecentrum zou een centrale plaats - een open huis - moeten zijn, met hoge bereikbaarheid en grote herkenbaarheid.

  • centraal in de parochie gelegen;

  • bereikbaar door vaste openingsuren;

  • herkenbaar door een vaste bezetting;

  • open huis met ontmoetings- en opvangfuncties. Een plaats waar ieder welkom is, waar mensen terecht kunnen met hun vraag, boodschap of nood, voor ontmoeting en om te vergaderen.

De mogelijke taken van zo'n parochiesecretariaat zijn in de volgende paragrafen verder uitgewerkt.




taken:

kennis/vaardigheden:

Bereikbaarheid

Van dag tot en met dag


is de pastorie van tot uur

bereikbaar voor alle mogelijke vragen en/of informatie, zoals:



  • voeren van inkomende en uitgaande telefoongesprekken

  • ontvangen van mensen

  • postbus en doorgeefluikfunctie

  • informatie parochieactiviteiten

  • registreren van misintenties,

  • huwelijken, jubilea en andere bijzondere vieringen

  • afspraken regelen voor de pastoraal team



    • sociale houding

    • discretie

    • weten wat naar wie moet

    • beschikken over alle info

    • waar te vinden, wat te doen

    • agenda pastor

Administratie

      • de inkomende post sorteren, zo nodig doorlezen en distribueren naar pastoor, pastoraal team, bestuur, werkgroepen

      • uitgaande post

      • bijhouden van registers en administratieve afwikkeling van dopen (afgifte doopbewij­zen), huwelijken, uitvaarten, misintenties.

      • Het bijhouden van de kerkledenadministratie, rapportages maken, info verstrekken

      • het bijhouden van de financiële administratie

      • -bijhouden voorraden


weten waarheen en hoe


  • weten wat naar wie moet

  • waar te vinden, wat te doen



  • omgaan met computer, kennis van boekhouden




  • waar te vinden, wat te doen

Eventueel afstemming / agendering

    • organisatie van uitvaarten (priester zoe­ken; avondwakegroep en koor waarschu­wen etc.)

    • bijhouden van de parochiële jaaragenda (overzicht van alle activiteiten)

    • verzorgen van rooster voor misdienaars, lectoren, schoonmaakploegen

    • beheer van kerk-/vergaderruimte voor bijeenkomsten, repetities etc.




      • weten wie waar en hoe




      • beschikken over alle info




      • beschikken over alle info




      • waar te vinden, wat te doen

Ondersteunende diensten

        • type, kopieer, stencilwerk

        • documentatie bijhouden t.b.v. werkgroe­pen (materialen archiveren, bestellen etc.)

        • het op verzoek van anderen (pastoraal team, kos­ter, bestuur) doen van bestellingen, servi­cebeurten, kleine reparaties of bellen om een vakman

        • in voorkomende gevallen het doen van kleine boodschappen of (laten) rondbrengen van post etc.

        • - (laten) bewaren van sleutels van de kerk




          • bediening apparaten





          • weten wat naar wie moet




          • waar te vinden, wat te doen

Voorwaarden


            • eenvormigheid in aanpak van zaken en duidelijke afspraken;

            • bijhouden van afspraken (dagboek en logboek);

            • duidelijke relatie en afspraken met pastoor, pastoraal team en parochiebestuur.



Voordelen van een centraal parochiesecretariaat


De belangrijkste argumenten om tot een centraal parochiesecretariaat te komen zijn:

            • ondersteuning op parochieniveau van het pastoraal team, het bestuur en wellicht een aantal werkgroepen;

            • ontlasting van de werkzaamheden van het pastoraal team;

            • verhoging van efficiëntie;

            • vergroting van de dienstverlening;

            • vergroting van de dagelijkse bereikbaarheid.




Draaiboeken en procedures


De gang van zaken in de parochie, maar ook op het secretariaat, is gebaat bij een efficiënte en vlotte afwerking van vragen. Op de meeste secretariaten zie je mappen liggen met daarin uitgewerkte draaiboeken voor veelvoorkomende werkzaamheden.

Een map met procedures en draaiboeken met daarin informatie over ‘hoe te antwoorden’ en ‘wat te doen’ is een belangrijk hulpmiddel voor het werk van het secretariaat. Hiermee wordt gezorgd voor constante kwaliteit in de ‘dienstverlening’, maakt het werk goed overdraagbaar en het voorkomt vergissingen en omissies.

Hieronder volgt een lijst van onderwerpen die onder meer in aanmerking komen voor opname in een proceduremap. De concrete invulling van de stappen dient ter plekke uitgewerkt te worden.

Hoe te handelen bij……


            • uitvaart en begrafenis/crematie

            • ziekenzalving

            • gesprek met een zielzorger

            • biecht

            • wijwater/voorwerpen wijden of zegenen




            • doop van een kind

            • 1e communie doen (aannemen)

            • vormsel

            • inschrijven in de parochie

            • uitschrijven uit de kerk

            • melden verhuizing

            • katholiek worden







            • misintentie opgeven (jaargedachtenis)

            • een gift aan de parochie

Daarnaast is een lijst van contactpersonen en informatieadressen onmisbaar. Denk hierbij naast alle ‘interne’ nummers van mensen uit de parochie en/of het parochieverband, ook aan de deken, bisdom, andere kerkgenootschappen, plaatselijke raad van kerken, ziekenhuis, politie en brandweer e.d.


Vaak ligt er naast de draaiboekenmap ook een schrift waarin het logboek te vinden is. Degene die 'dienst' heeft gehad laat aan degene die de volgende beurt heeft, weten wat er gedaan is en wat van belang is om verder te kunnen. Door het standaardiseren van werkzaamheden is het heel goed mogelijk met meerdere personen een klus te klaren en als parochie te voorzien in een goede bereikbaarheid en continuïteit in de begeleiding.

Inrichting en voorzieningen


Medewerk(st)ers in een parochiesecretariaat (of zij nu op vrijwillige basis hun inspanningen leveren of als professional) verdienen een voor hun taak geschikte ruimte en passende hulpmiddelen. Bij de keuze van een ruimte moet bedacht worden hoeveel mensen er tegelijk moeten kunnen werken. Het is verstandig de regels die de ARBO stelt voor de inrichting van een werkplek, als leidraad te nemen.

Indien mogelijk zal een ruimte in de nabijheid van de entree de voorkeur verdienen. Dat maakt dat het secretariaat goed vindbaar is. Over het algemeen geldt dat werk- en gebruiksruimten in de omgeving van de ingang de veiligheid in een gebouw verhogen. Er is dan ‘toezicht’.




  • adequaat en goedgekeurd meubilair:
    + bureau(‘s)
    + bureaustoel(en)
    + kasten




  • telefoon(centrale) en toegang tot communicatienetwerken
    + internet

+ telefoon





  • abonnement
    + telefoon
    + e-mail en internet




  • kopieerapparaat
    eventueel andere reproapparatuur en voorzieningen voor vergaren en binden




  • kantoorartikelen
    + papier, formulieren, enveloppen
    + archiefbenodigdheden

Model functieomschrijving van een parochiesecretariaat


in de nieuwe parochie

Algemene omschrijving.


Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoraal team, bestuur, vrijwillig-st-ers en parochianen.
In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende gemeenschap van gelovigen.

Doel en positie.


Het parochiesecretariaat heeft als doel ondersteuning te geven aan het werk van de pastoor, pastoraal team, bestuur en werkgroepen.

In de organisatie van de nieuwe parochie maakt het secretariaat deel uit van de groepen die actief zijn op het vlak van voorwaardenscheppende activiteiten (gemeenschapsopbouw).



Functioneren


Het parochiesecretariaat ontvangt haar opdracht van en functioneert onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de nieuwe parochie.

Functies en taken.


Het secretariaat is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een drietal functies met bijbehorende taken.

  • het verschaffen van informatie en het bevorderen van interne en externe communicatie;

  • het coördineren van activiteiten die in de parochie worden uitgevoerd. Het gaat hier om o.a. het bijhouden van de parochieagenda, het beheer van vergaderruimten en het coördineren bij uitvaarten.

  • het verzorgen van allerhande administratieve werkzaamheden: post, correspondentie, ledenadministratie, enz.

Over de hieraan verbonden taken zoals omschreven in de bijlage beslist de pastoor of het bestuur.

Samenstelling.

De werkgroep secretariaat bestaat uit een aantal personen die op bepaalde tijden (hiervoor wordt een dienstrooster opgesteld) het secretariaat bemenst. Een van hen is contactpersoon en verantwoordelijk voor het goed functioneren van de werkgroep.
De leden van deze werkgroep zijn vrijwillig actief en worden gevraagd voor een bepaalde periode, die daarna opnieuw verlengd kan worden. Wanneer het niet haalbaar is om het parochiesecretariaat met vrijwilligers te bemensen dan kunnen door het bestuur, indien financieel verantwoord, ook betaalde krachten worden ingezet.










De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina