Toelichtingsnota betreffende de evaluatie van het self assessment met als doel aeo certificering



Dovnload 276.13 Kb.
Pagina1/6
Datum19.08.2016
Grootte276.13 Kb.
  1   2   3   4   5   6
BIJLAGE IV bis






EUROPESE Federale Overheidsdienst FINANCIEN

GEMEENSCHAP BELASTINGEN EN INVORDERING

Administratie der douane en accijnzen

TOELICHTINGSNOTA BETREFFENDE DE

EVALUATIE VAN HET SELF ASSESSMENT

MET ALS DOEL AEO CERTIFICERING

Het doel van de auto-evaluatie (self assessment / zelfevalua­tie) is enerzijds toe te laten de voorwaarden te evalueren die moeten nageleefd worden om het statuut van erkend marktdeelnemer te ver­krijgen. Anderzijds dient de auto-evaluatie als aanvulling op uw aan­vraag tot AEO-certificering, om zo inlichtingen te verkrijgen over uw onderneming en uw activiteiten. Deze toelichtingsnota bij de ‘auto-evaluatie’-vragenlijst geeft richtlijnen over hoe u de gestelde vragen dient te beantwoorden en informeert u over de te behalen normen in het kader van een AEO-certificering.


De vragenlijst vervangt in geen geval de aanvraag tot AEO-certificering dewelke u verplicht moet invullen en overmaken aan de bevoegde douaneautoriteiten.
Meer informatie vindt u op de website :

http://www.aeo-oea.be
Als u de ‘auto-evaluatie’ -vragenlijst gebruikt, vragen wij u deze bij uw aanvraag tot AEO-certificering te voegen: dit zal het onderzoek vergemakkelijken.
Suppl. 1

BIJLAGE IV bis (blz. 2)

Als u titularis bent van een internationaal erkend certificaat afgeleverd door een erkende instelling voor normalisatie, dan zal dit in overweging genomen worden door de douaneautoriteiten tijdens het onderzoek van uw aanvraag. Weliswaar op voorwaarde dat de criteria van deze certificering identiek of vergelijkbaar zijn met de AEO-criteria. Gelieve detailgegevens van de certificaten waarvan u houder bent, te vermelden in vak 15 van uw aanvraag tot certifice­ring. Tijdens de audit, dient u het bewijs te leveren dat u daadwerke­lijk in het bezit bent van de vermelde certificaten.
De voorwaarden en criteria verbonden aan de AEO-certifi­cering zijn van toepassing op alle ondernemingen, ongeacht hun grootte. In elk geval zal de werkwijze om tot een conforme toepassing van de wetgeving te komen variëren en gerelateerd zijn aan de grootte en de complexiteit van de onderneming, de aard van de behandelde/verwerkte goederen, enz.

Hoe het formulier voor self-assessment invullen ?

Deze vragenlijst is samengesteld uit 5 hoofdstukken, elk onderverdeeld in vragen en rubrieken.


De eerste kolom “Omschrijving risico” beschrijft de risico’s in overeenstemming met de rubriek.
Voor de kolom “Bestaande of te organiseren controleactivi­teiten” vragen wij u om de activiteiten te beschrijven die binnen uw bedrijf worden uitgevoerd met betrekking tot de verschillende aan­dachtspunten van onderhavige nota waarnaar wordt verwezen in de laatste kolom “Ref. Toelichting” van vragenlijst zelfevaluatie.
Wees steeds voldoende gedetailleerd om aan te tonen dat de controleactiviteiten het beschreven risico dekken, daarbij antwoor­dend op de volgende vragen :
Suppl. 1

BIJLAGE IV bis (blz. 3)



  Hoe dekt u het risico ? Stap voor stap de controleactiviteiten beschrijven die het risico onder controle dienen te houden.

  Wie is verantwoordelijk voor de herziening en/of de goed­keuring van de activiteiten (inclusief de documentatie, de bereke­ningen, de contracten …) ? Al deze handelingen zijn zo beschreven zodat de doeltreffendheid van de ingevoerde procedures kan ge­verifieerd worden.

  Wanneer worden deze controleactiviteiten, goedkeuringen en/of herzieningen gerealiseerd ? Elke week, de eerste van elke maand, in zijn geheel ?

  Welke ondersteunende documentatie is er om te controleren of de controleactiviteiten werden uitgevoerd ? Duur van de bewaring van de documenten die bewijzen dat de controleactiviteiten werden gevolgd.

  Waar bevinden zich de voormelde ondersteunende docu­menten die getuigen van de uitgevoerde controles ? De formulieren, rapporten, documenten die het bewijs vormen van de uitvoering van de controleactiviteit (klassement, archief, database, geïnformatiseerd boekhoudsysteem).

Als de in deze kolom beschreven (controle)activiteiten ook bedoeld zijn in een internationaal erkend certificaat, afgeleverd door een geaccrediteerde certificeerder of die worden erkend door een bevoegde overheidsinstelling, vermeldt u in de kolom “Referentie” de referenties van het document waarin deze handelingen beschreven staan evenals de referenties van het certificaat of van de erkenning.


Suppl. 1

BIJLAGE IV bis (blz. 4)

Indien uw onderneming niet beschikt over een certificaat maar een interne procedure heeft opgesteld, dan vermeldt u in de kolom “Referentie”, de referenties van de interne documenten waar­in deze controleactiviteiten zijn voorzien.
In de kolom “Evaluatie” vragen wij om de uitgevoerde controlemaatregelen te evalueren in functie van de dekking van de risico’s verbonden aan elke vraag. Voor deze evaluatie gebruikt u de volgende evaluatieschaal :
0   Onbestaand   Er wordt geen enkele controleactiviteit aan­gewend.
1   Ad Hoc of Initeel    De controleactiviteiten worden op een vrijblijvende manier toegepast. Zij worden niet systematisch toegepast en het resultaat hangt af van de individuele moeite.
2   Reproduceerbaar   De controleactiviteiten worden toege­past op basis van mondelinge doorgave van procedures. De proce­dures zijn niet beschreven.
3   Gedefinieerd   De controleactiviteiten worden toegepast op basis van een documentatie van procedures en werkmethodes. Een vorming van het personeel is verzekerd.
4   Beheer   De controleactiviteiten vormen bovendien het onderwerp van controle en evaluatie. Er worden evaluatierapporten opgesteld die toelaten de kwaliteit van de controles te beoordelen.
5   Geoptimaliseerd   De controleactiviteiten worden voort­durend verbeterd door het gebruiken van de ‘best practices’. Deze praktijken moeten behoren tot de bij onderhavige nota gevoegde lijst.
De laatste kolom “Referentie Toelichting” verwijst naar de referentie in deze toelichting waarin beschreven staat wat deze pro­cedures zouden moeten omvattten om de risico’s vermeld in de eerste kolom te dekken.
Suppl. 1

BIJLAGE IV bis (blz. 5)



HOOFDSTUK 1 : INLICHTINGEN OVER DE FIRMA




  1   2   3   4   5   6


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina