Uitleg over de nominatieve bestellingen via een Excel spreadsheet



Dovnload 68.47 Kb.
Datum27.09.2016
Grootte68.47 Kb.




Uitleg over de nominatieve bestellingen

via een Excel spreadsheet


  1. Het bestand 

Het Excel-bestand bestaat uit:



  • 1 lijn per begunstigde.

  • 1 lijn bestaat uit 31 kolommen.



  1. De kolommen






Kolom

Beschrijving inhoud


Aantal posities

Formaat v/d kolom



Kolom A (T)


Controleletter

(E: nooit veranderen!)


1

Tekst







Kolom B (P)


Soort product

(TR voor de maaltijdtitels, SA voor de “Ticket Compliments Supreme Award” geschenkencheques, SC voor Sport & Cultuur, CC voor Kadikado…)


2



Tekst




Kolom C (NUM)


Uw klantnummer geeft u, rechts uitgelijnd, weer in 2, 3, 4,5 of 6 posities, Bv. 123456. Wanneer u uw klantnummer niet kent, gelieve desgevallend contact op te nemen met onze Commerciële Dienst.




2 – 5


Standaard





Kolom D (SUF)

De suffixen van uw klantnummer in maximum 4 posities (Bv.: 9999 of 1 (rechts uitgelijnd). Het suffix definieert het facturatie-, leverings- en gebruikersadres van uw bestellingen.




Max. 4


Standaard





Kolom E (M)

Munteenheid (E voor EUR)




1


Tekst





Kolom F (DATUM)

Leveringsdatum in 8 posities (DDMMJJJJ):



Bv. 01122011 of 1122011 voor 1 december 2011).
Elke maand aan te passen voor de bestelling van de maaltijdtitels! De leveringsdatum wordt berekend volgens het principe: “Datum van Ontvangst van de Bestelling (voor 16h00) + 4 werkdagen”. Indien u dus op maandag 1 augustus 2011 bestelt, kan u op vrijdag 5 augustus geleverd worden, of nog, 05082011 of 5082011.
N.B.:

1. De voorloopnul mag u laten vallen.

2. Gelieve geen gebruik te maken van slashes, punten of koppeltekens om de gewenste leveringsdatum aan te geven.


8


Tekst





Kolom G, H, I

(NIV 1, 2, 3)


Sorteringscriteria: Niv. 1, 2, 3.

U bent niet verplicht deze kolommen in te vullen. Ze kunnen handig zijn om intern een onderscheid te maken tussen bedienden en arbeiders (Kolom G) en de verschillende afdelingen waar ze tewerkgesteld zijn (Kolom H).
Let wel :

Maximum 5 posities per sorteringsniveau.

Bovendien is dit enkel nodig als u op de verdeellijst (verdelingsborderel) onderbrekingen wil inlassen met een paginasprong en een subtotaal per werknemersgroep / dienst.

Bijvoorbeeld :

Niv. 1 = 00010 (bedienden) Niv. 2 = 00011 (pers.dienst)

Niv. 1 = 00010 Niv. 2 = 00012 (boekhouding)

Niv. 1 = 00010 Niv. 2 = 00013 (productie)

Niv. 1 = 00020 (arbeiders) Niv. 2 = 00021 (Nachtarbeiders)

Niv. 1 = 00020 Niv. 2 = 00022 (Dagarbeiders)
N.B.:

1. Niv. 2 is een subniveau van Niv. 1; Niv. 3 is een subniveau van Niv. 2

2. Deze zones blanco laten als ze niet gebruikt worden

3 x 5 (max.)






Standaard





Kolom J (WB)

Werkgeversbijdrage per ticket, uitgedrukt in eurocent.

Deze varieert naargelang de zichtwaarde van het ticket.

(Bv.: € 5,91 wordt 591).


N.B.:

Het gebruik van punten of komma’s is hierbij uit den boze.




3


Standaard





Kolom K (VERDEELLIJST)

Formulering vermeld op het verdelingsborderel (max. 40 posities).

Dit is de lijst die u bij ontvangst van de maaltijdtitels krijgt ter controle van het aantal gevraagde cheques per persoon, de zichtwaarde, enz. De begunstigden kunnen deze lijst eveneens aftekenen voor ontvangst.
Bijvoorbeeld:

Voornaam en naam begunstigde, gevolgd door het personeelsnummer.




40


Tekst





Kolom L (TOTWA)

De totaalwaarde van de omslag (d.i. de zichtwaarde per titel vermenigvuldigd met het aantal tickets per begunstigde.

U mag hier gebruik maken van een formule. In deze kolom voert u de zichtwaarde van de maaltijdtitel in, uitgedrukt in eurocent


9


Standaard





Kolom M (ZW1)

In deze kolom voert u de zichtwaarde van de maaltijdtitel in, uitgedrukt in eurocent (Bv.: € 7 wordt 700 eurocent).


Ter info, de maximale zichtwaarde van Ticket Restaurant® bedraagt €7.


8


Standaard





Kolom N (H1)

Aantal gewenste titels van ZW1.

Dit aantal is afh. van het aantal gepresteerde dagen.
Let wel :

1. de maximale hoeveelheid tickets per omslag is 35. Als u dit aantal overschrijdt, wordt er automatisch één (of meer) bijkomende omslag(en) toegevoegd met het resterende aantal cheques.

2. Maximaal aantal in te voeren maaltijdtitels per werknemer is 99. Indien de begunstigde recht heeft op meer dan 99 tickets, dient een volgende “bestellijn” te worden ingevoerd.


2


Standaard





Kol. O tem V (ZW2, H2, ZW3, H3, ZW4, H4, ZW5, H5)

(Optioneel)

In deze kolommen kunt u – wanneer u dat nodig acht – een tweede, derde, vierde en zelfs vijfde zichtwaarde ingeven, verschillend van de basiswaarde uit kolom M. Als u maar één enkele zichtwaarde per omslag heeft, zijn deze kolommen uiteraard overbodig en mag u ze blanco laten.




ZW:max.8

H:max.2



Standaard





Kolom W (LIJN 1)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de eerste lijn van het schutblad (d.i. de titel zonder waarde). U kunt hier de naam van uw onderneming of instelling weergeven.

Bv.: EDENRED
Let wel :

Er kunnen max. 40 karakters worden ingebracht




40


Tekst





Kolom X (LIJN 2)

(Verplicht)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de tweede lijn van het schutblad. U kunt hier de naam van de begunstigde opgeven.

Bv.: André DUPONT
Let wel:

Wanneer u in de kolom K de naam van de begunstigde vermeldt, dient u deze ook hier op te geven.




40


Tekst





Kolom Y (LIJN 3)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de derde lijn van het schutblad. U kunt hier een willekeurige boodschap of vermelding opgeven.


Bv.: Personeelsnummer: 1245


40


Tekst





Kolom Z (LIJN 4)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de vierde lijn van het schutblad. U kunt hier een willekeurige boodschap of vermelding opgeven.


Bv.: Prettige eindejaarsfeesten


40


Tekst





Kolom AA (TITEL1)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de eerste lijn van elke maaltijdtitel (d.i. de titel mét waarde). U kunt hier de naam van uw onderneming of instelling weergeven.

Bv.: EDENRED

Let wel:

Er kunnen max. 40 karakters worden ingebracht




40


Tekst





Kolom AB (TITEL2)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de tweede lijn van elke maaltijdtitel. U kunt hier een willekeurige boodschap of vermelding opgeven.


Bv.: André DUPONT


40


Tekst





Kolom AC (TITEL3)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de derde lijn van elke maaltijdtitel. U kunt hier een willekeurige boodschap of vermelding opgeven.

Bv.: Personeelsnummer: 1245


40


Tekst





Kolom AD (TITEL4)

(Optioneel)

Deze kolom stemt overeen met de informatie die zal verschijnen op de vierde lijn van elke maaltijdtitel. U kunt hier een willekeurige boodschap of vermelding opgeven.

Bv.: Prettige eindejaarsfeesten


40


Tekst





Kolom AE (T)

Taalcode van de titels

B staat voor het afdrukken van de titel in de twee landstalen, F voor Frans, N voor Nederlands.

Laat u deze kolom blanco, dan worden de titels standaard in beide landstalen gedrukt.


Let wel: Deze dient in hoofdletters te staan!

1


Tekst


BELANGRIJKE PUNTEN :
Ticket Restaurant maakt gebruik van een geautomatiseerd verwerkingssysteem waarbij de gelijkvormigheid (i.e. conformiteit) van de ons toegezonden bestelbestanden zeer belangrijk is. Daarom vragen we u om met onderstaande richtlijnen rekening te houden:


  • Gelieve de lay-out te respecteren. Voeg daarom geen kolommen toe aan het standaardformaat en laat zones die niet voor u van toepassing zijn blanco

  • Vermeld de bestelgegevens in het eerste werkblad (het verwerkingssysteem houdt enkel rekening met de data die hierin voorkomen)

  • Vermijd witregels

  • Gebruik geen komma's, punten, koppeltekens of slashes om de leveringsdatum (kolom F), notering van de werkgeversbijdrage (kolom J) of zichtwaarde (kolom M) weer te geven.

  • Alle numerieke gegevens (cijfers) lijnt u uit naar rechts.

  • Het bestand moet naakt zijn : vermijd toevoegingen van titels, vetdruk, enz.

  • Kolom K bevat steeds dezelfde gegevens als kolom X. U kunt in kolom X eventueel gebruik maken van de formule =K2, =K3, =K4, …


NOTA: Het verwerkingssysteem zal de file automatisch sorteren volgens klantnummer / suffix / sorteringsniveau’s en rangschikken volgens stijgende numerieke volgorde.







  1. De overdracht van het bestand

Eens u het definitieve bestelbestand heeft opgesteld, volstaat het om ons dit via mail over te maken op het volgende adres: orderec-BE@edenred.com. We raden onze klanten steeds aan in het tekstgedeelte van de mail aan te geven (a) voor welke firma (klantnummer) de bestelling wordt geplaatst, (b) hoeveel cheques er in de bestelfile zitten, (c) hoeveel de totaalwaarde van de order bedraagt (zichtwaarde maal aantal cheques) en (d) wat de gewenste leveringsdatum is. Aan de hand van deze data kunnen wij de correctheid van uw bestelbestand nagaan.

Na het verzenden krijgt u vrij snel een wederbericht met de bevestiging van de bestelling (de afzender van de confirmatie is NOB). Hebt u na een halfuur nog geen antwoord ontvangen, contacteer dan voor alle zekerheid Julie Smons op het nummer 02/678.29.14.

De enige zaken die in principe maandelijks dienen te worden gewijzigd, zijn de gewenste leveringsdatum (kolom F) en het gewenste aantal titels per begunstigde (kolom N).

Komt u tot de vaststelling dat u na het verzenden van de order iemand hebt vergeten, dan kunt u een niet-nominatieve bijbestelling plaatsen bij onze klantendienst op volgend adres: eco-order-BE@edenred.com.

Uit veiligheidsoverwegingen raden we u ten stelligste af gebruik te maken van Web-based mailapplicaties (zoals Hotmail, Lycos, enz.) !



4. CONTACT

Hebt u nog vragen of opmerkingen, aarzel dan niet contact op te nemen met:
Julie Smons CMTEAM

Verantwoordelijke Dienst CM
EDENRED (Ticket Restaurant) EDENRED (Ticket Restaurant)
Av. Herrmann-Debrouxlaan 54 Av. Herrmann-Debrouxlaan 54
B - 1160 Brussel-Bruxelles B - 1160 Brussel-Bruxelles
Tel: +32 (0)2 678 29 14 Tel: +32 (0)2 678 29 13 / 14


Fax: +32 (0)2 678 28 28 Fax: +32 (0)2 678 28 28
Mail : julie.smons@edenred.com Mail : cmteam-BE@edenred.com




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina