Varsseveld, 22 november 2005 Aan de raad van de gemeente Oude ijsselstreek



Dovnload 0.99 Mb.
Pagina10/10
Datum07.10.2016
Grootte0.99 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Praktijk

Ín de praktijk heeft de Gemeente Oude IJsselstreek over het algemeen een vliegende start gehad. Vrijwel de meeste afdelingen en taakvelden zijn enthousiast en optimistisch aan de slag gegaan. Natuurlijk was nog niet alles voorbereid, maar de wil om samen te werken in die ene organisatie was er vrijwel overal. Veel van de processen op de afdelingen moesten nog op elkaar worden afgestemd, maar dat is ondertussen opgepakt. En daarmee is het tweede deel van het fusieproces, sommigen zeggen de ‘echte’ fusie, begonnen. Dit zal nog tijd vergen om af te maken. Eerdere ervaringen in andere gefuseerde gemeenten leren dat dit enkele jaren kan duren. Er zijn enkele delen van de organisatie waar we wat meer over te rapporteren hebben.



  • Het experiment Frontoffice en Telefonisch Informatie Centrum (TIC).

De frontoffice bestaat uit drie loketten: het zorgloket, het loket burgerzaken en het loket bouwen en wonen.

    • Het loket burgerzaken liep vanaf 3 januari gesmeerd. Ondanks dat er voorafgaande aan de opening nog veel moest gebeuren en in januari achterstanden in moesten worden gelopen, heeft de burger er nauwelijks iets van gemerkt. De burgers moesten wel wennen aan de openingstijden en voor de inwoners uit de gemeente Wisch de locatie, maar ondertussen blijken deze goed gekozen te zijn. In het begin waren er regelmatig lange wachtrijen, maar dat is nu niet meer het geval. Het invoeren van het Bavak systeem heeft het de klant gemakkelijk gemaakt om zonder zorg te kunnen wachten en de lokettist weet dan al wat de vraag is. Het loket burgerzaken loopt nu gesmeerd.

    • Het loket bouwen en wonen heeft weinig bezoekers. En de vragen die gesteld worden, hebben voor 80% met een bouw aanvraag te maken. De klant wordt overigens goed geholpen. We gaan proberen meer contacten uit de back-office naar of de telefoon of naar het loket te halen.

    • Het zorgloket functioneert als loket redelijk. Maar de wachttijden zijn te lang en de klant moet te vaak terugkomen. De producten worden ook veelal (te) laat geleverd. We hebben een stevig verbetertraject opgestart voor dit organisatieonderdeel.

    • Het TIC kende een moeilijk begin. De telefooncentrale werkte in de eerste maanden slecht. Telefoontjes vielen weg, gesprekken werden afgebroken, er kon niet goed worden doorverbonden. In contact met de leverancier hebben we uiteindelijk een oplossing geforceerd. Nu loopt de centrale goed. Het informatiesysteem voor het TIC was eerst een eenvoudig voorlopig systeempje. Er wordt aan een nieuw systeem gewerkt, vooral inhoudelijk. De koppeling wordt ook gezocht met de productencatalogus op de website.

We kunnen stellen dat we een goede keuze hebben gemaakt met de drie loketten en dat ze alle drie redelijk tot goed functioneren. Komende maanden houden we een klanttevredenheidsonderzoek, op dezelfde wijze als vorig jaar in beide voormalige gemeenten. Begin volgend jaar zullen we de frontoffice verder evalueren.

  • De afdeling Financiën.

Deze afdeling heeft een moeilijke start gehad. Ook in de voorbereiding op de fusie, vorig jaar, liep het moeilijk met name door de toen bestaande verschillen van inzicht bij medewerkers. Het heeft tijd gekost om de samenwerking binnen de afdeling te verbeteren. De verbetering op het taakveld Financieel beheer was halverwege het jaar duidelijk merkbaar onder andere door het kunnen invullen van de vacature van een 1e medewerker van buiten de gemeente.

Ook bij het taakveld Financieel beleid zien wij duidelijk verbeteringen. Dat zien we bijvoorbeeld aan het tot stand komen van een kwalitatief betere 2e managementrapportage welke nu ook wordt gevolgd door een bestuursrapportage.

Nu is ook het moment aangekomen om een verdere kwaliteitsslag te maken. Iets waar we overigens het volste vertrouwen in hebben.

Zo wordt er inmiddels gewerkt aan een gedetailleerde jaarplanning 2006 die als onderdeel van de organisatiebrede concernplanning de basis vormt voor een effectieve en efficiënte

uitvoering van de financiële producten van de afdeling.

Overigens wordt opgemerkt dat er in 2005 veel financiële producten tot stand zijn gekomen zoals: de verordeningen 212, 213 en 213 a, 2 begrotingen (begroting 2005 in maart 2005 en de begroting 2006 t/m 2009 om oktober 2005, 2 maraps en ook nog 2 jaarrekeningen over 2004 (Gendringen en Wisch). Los hiervan is/wordt achter de schermen hard gewerkt aan o.a. een goed rekeningschema en wordt sinds het eerste kwartaal van 2005 gewerkt met een budgethoudersregeling als een vooruitgeschoven onderdeel van het planning- & en controlinstrumentarium.



  • De afdeling Facilitaire Ondersteuning

In de eerste helft van het jaar liepen een aantal onderdelen van deze afdeling niet goed. Met name Documentaire Informatie Voorziening (DIV) kende en kent nog achterstanden. En de zwembaden kwamen niet tot nauwere samenwerking. Door de ziekte van het afdelingshoofd zijn de taakvelden verdeel over andere leidinggevenden.

Bij DIV worden voorzichtige stappen gezet naar verbetering en er komt een plan om over te gaan naar digitaal archiveren en een digitale documentenstroom richting organisatie en klant. Daardoor kan de organisatie moderner en beter gaan werken. Maar eerst moet nog het taakveld verder op orde worden gebracht.

Bij de zwembaden en accommodatiebeheer wordt nu een reorganisatie ingezet, die hopelijk op

1 januari in kan gaan. Daarmee wordt één van de doelstellingen voor 2005 alsnog gerealiseerd: de zwembaden komen in één organisatie.

Dat de praktijk van een eerste jaar na een fusie moeilijk is, was van tevoren bekend. De problemen die zich hebben voorgedaan kwamen dan ook niet onverwacht. En dat ze toch nog voor het grootste deel in dat eerste jaar opgelost worden, is snel. Zeker als we de bijzondere omstandigheid van een serieus structureel begrotingstekort dat opgelost moest worden, in aanmerking nemen.
Bijzonder aspect: (kern)takendiscussie en bezuiniging

In 2004 is het structurele begrotingstekort becijferd op om en nabij € 2 miljoen. De toenmalige raden hebben geen nieuw beleid willen maken en de keuzes overgelaten aan het nieuwe bestuur, raad en college. Daarbij heeft de toenmalige gezamenlijke raad gesteld, dat 2005 een overgangsjaar zou worden, met waarschijnlijk incidentele dekking en daarna middels een kerntakendiscussie een nieuwe koers zou worden uitgezet. Dat heeft zich ook zo gerealiseerd. Voor 2005 is een begroting opgesteld die met incidentele bezuinigingen dekkend is gemaakt.

Daarop is een (kern)taken/bezuinigings discussie opgestart. Deze is gevoed vanuit de organisatie, door de raad gevoerd. Er zijn twee werkconferenties gehouden met de raad. Als eerste zijn een groot aantal documenten opgesteld, gebundeld in 5 thema’s: Ruimtelijke en maatschappelijke visie, rol van de gemeente in de samenleving, ambitieniveau, niveau van diensten en voorzieningen en uitvoeringsvraagstukken (opschaling, uitbesteding en harmonisatie). In de werkconferenties zijn stapsgewijs keuzes gemaakt en kaders gesteld. De Ruimtelijke visie is uitgebreid met een Groeiscenario, voor het overige zijn er keuzes gemaakt. Uiteindelijk zijn in juni de overgebleven en verder uitgewerkte onderwerpen behandeld in vier aparte vergaderingen van de commissies en op 30 juni in de raad. Daar zijn besluiten genomen over de onderwerpen, maar er zijn om te bezuinigen ook drie bezuinigingsbesluiten genomen die met de personeelsformatie te maken hebben: het management verkleinen (taakstelling € 240.000), vacatures niet invullen (taakstelling € 250.000) en uitvoeren van de ‘remkesregeling’ (taakstelling € 750.000). Met de financiële maatregel om voor grote projecten geoormerkte reserves vrij te maken, een aantal voorstellen uit de discussie uit te voeren en een incidentele dekking voor 2006, is de begroting nu meerjarig sluitend gemaakt.

De (kern)takendiscussie kent nog een vervolg, Het onderwerp ‘groeiscenario’ en het onderwerp ‘rol van de gemeente in de samenleving’ worden nog nader uitgewerkt. .

Door veel medewerkers is een grote inspanning geleverd om deze discussie te voeren en onderwerpen aan te dragen en uit te werken. Het is des te lastiger omdat het meestal om onderwerpen gaat waar het hart bij ligt. En dan moeten voorstellen om daarop te bezuinigen of de wijze van uitvoeren te veranderen, is niet gemakkelijk. Door de raad is dan ook een compliment gegeven voor de geleverde kwaliteit.
Cultuurtraject

Een ander bijzonder aspect is het cultuurtraject dat gestart is. Na de samenvoeging van twee verschillende organisaties tot één, komen twee verschillende culturen met hun gedragspatronen bij elkaar. Om zo snel mogelijk weer eenheid te krijgen in cultuur en nieuwe gedragspatronen te verkrijgen die bij de duidelijk grotere omvang van de nieuwe gemeente past, is al snel een cultuurtraject gedefinieerd. In een document is de visie op de te bouwen cultuur neergelegd. Zoals in alle strategische nota’s, is uitgegaan van de eerder genoemde strategische documenten. Hoofdthema voor het personeel was daarin ‘Verantwoordelijkheid laag in de organisatie’. Dit is dan ook rechtstreeks het thema geworden van het cultuurtraject.

Met dit document zijn we naar een bureau gegaan en we hebben gesteld een uniek concept in handen te hebben. Het bureau heeft dit beaamt en we zijn samen op weg gegaan om een stevige training op dit thema te ontwikkelen. Door de samenwerking organiseren we de training voor de halve kosten. Daarbovenop hebben we die kosten ook weer voor de helft gesubsidieerd gekregen van het A+O-fonds. Ook zij zijn overtuigd van het vernieuwende in dit concept, waardoor we duidelijk betere strategische opleidingsplannen kunnen gaan maken. Het verband is ook gelegd met alle bedrijfsvoeringinstrumenten, zodat er eenheid en samenhang in de bedrijfsvoering ontstaat. Om een voorbeeld te geven: de begroting wordt vertaald in werkplannen en die worden in de functioneringsgesprekken besproken. De realisatie daarvan is onderwerp van én de rapportage én van de beoordelingsgesprekken. Dit unieke concept willen we ook actief uitdragen.
Samenvattend

Tot nu toe is 2005 een zwaar jaar. Start van een nieuwe organisatie is zwaar. Toen dat ging al vrij snel lopen, kwam er in de ogen van de medewerkers een stevige domper op: het personeel moest € 1,25 miljoen inleveren om een bezuiniging van € 2 miljoen te realiseren. Dat kwam toch wel hard aan. Door de snelle en kwalitatief goede uitwerking en de open communicatie met alle betrokkenen, is dat ook weer langzamerhand achter de rug. Ook de stevige maar open discussies met de ondernemingsraad en het georganiseerd overleg, hebben daaraan bijgedragen.

De blik gaat weer naar voren, naar 2006 en de verbetering die we daarin willen realiseren.

PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN
Onder weerstandsvermogen verstaan we het vermogen van onze gemeente om niet structurele tegenvallers op te kunnen vangen zodat de uitvoering van het afgesproken gemeentelijke takenpakket niet in het geding zal komen. In de voorschriften is aangegeven dat het weerstandsvermogen bestaat uit een relatie tussen de zogenaamde weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen) van de gemeente en alle materiële risico’s waarvoor nog geen voorzieningen zijn gevormd.

Het weerstandsvermogen is van belang om de gezondheid van de financiële positie van de gemeente te kunnen bepalen en dan wel meerjarig gezien.


In de in oktober jongstleden aan het college door directie en financieel management aangeboden ”Notitie Financiële Positie 2005 Gemeente Oude IJsselstreek versus Majeure en Geoormerkte Projecten” is getracht een zo goed en volledig mogelijk recent beeld te geven van de financiële positie van de gemeente Oude IJsselstreek met name gericht op de algemene en bestemmingsreserves en de financiële dekking van de geplande grote investeringen.

Op verzoek van college en raad is vervolgens in de commissie ABB van 31 oktober jl. een presentatie gegeven over de financiële positie van onze gemeente.


Onder andere is inzicht gegeven in het ontstaan en de stand van de reserves en voorzieningen zoals die zijn opgenomen in de eindbalansen van de beide jaarrekeningen 2004 van de voormalige gemeenten Gendringen en Wisch. Het geconsolideerde totaal van de reserves en voorzieningen van de gemeente Oude IJsselstreek bedraagt per ultimo 2004 bijna € 26.000.000. Hiervan behoort een bedrag van € 9.100.000 tot de voorzieningen waarvan voorlopig wordt aangenomen dat hiervoor concrete financiële verplichtingen bestaan, € 6.700.000 heeft betrekking op de algemene reserve en de rest ad ongeveer € 10.100.000 bestaat uit de bestemmingsreserves welke voor een aanzienlijk gedeelte zogenaamde besloten (vastgelegde middelen) reserves betreft.
In de notitie is een beeld gegeven van de kosten van de majeure en geoormerkte projecten zoals die zijn opgenomen in het bijgesteld dekkingsplan zoals gevoegd bij de besluitvorming van de raad van 30 juni 2005. Het totaalbedrag van deze investeringen komt op bijna € 13.000.000 terwijl er verder nog op wordt gewezen dat op termijn daarnaast als “grote” investering naar verwachting nog minimaal € 8.000.000 nodig is inzake een bijdrage voor het realiseren van het zogenaamde Cultuurcluster los van de mogelijk te verwachten subsidie in deze.
Verder in de notitie is een zo recent en zo volledig mogelijk beeld gegeven van de eventueel hiervoor op termijn beschikbare dekkingsmiddelen vanuit de bestaande reserves en andere mogelijkheden.

Voor het inzetten van incidentele dekkingsmiddelen beschikken we direct over € 1.500.000 zijnde het vrij beschikbare deel van de algemene reserve, uitgaande van een noodzakelijk weerstandsvermogen van € 4.000.000 (is een benadering). Het mogelijk laten vrijvallen van bepaalde bestemmingsreserves kan maximaal € 1.100.000 opleveren. Verder kunnen we op termijn de verwachte winstrealisering van genoemde grondcomplexen inzetten tot een bedrag van € 1.500.000.


Na consolidatie van de beginbalansen van beide voormalige gemeenten en na verwerking van het besluit van de raad van 30 juni 2005 ziet de financiële positie van de gemeente Oude IJsselstreek met betrekking tot de reserves en voorzieningen er als volgt uit:
- Algemene reserve 5.480.818
- Bestemmingsreserves 8.337.376 (waarvan een aanzienlijk

deel besloten, dus vastgelegde middelen)

--------------

Subtotaal aan reserves 13.818.194


- Voorziening uitvoering “Remkesregeling” 3.000.000

- Overige voorzieningen 9.092.632

--------------

Totaal van reserves en voorzieningen 25.910.826

= ========

In het hier bovengenoemde bedrag van € 5.480.818 aan algemene reserve is dus € 4.000.000 aan weerstandsvermogen begrepen wat tot op dit moment alleen nog maar bij benadering is vastgesteld.



We hebben hiervoor voorlopig de algemene norm gehanteerd die door de provincie Gelderland is opgegeven.
Hoe groot het weerstandsvermogen moet zijn is niet eenduidig te geven. Dat is vooral afhankelijk van de eigenheid van de gemeente en het zogenaamde risicoprofiel dat zij heeft. Er moet dus nog een inventarisatie van de risico’s plaatsvinden met zoveel mogelijk kwantificering. Hierin heeft onze gemeente de komende tijd nog een weg te gaan.
Nog dit jaar zal de raad een Nota Reserves en voorzieningen worden aangeboden waarin informatie wordt gegeven over de meest recente stand en de toekomstige ontwikkelingen in de stand van de reserves en voorzieningen en waarin daarnaast onderbouwde voorstellen zullen worden gedaan om bepaalde bestemmingsreserves en mogelijk ook voorzieningen over te hevelen naar de algemene reserve.

Paragraaf grondbeleid
Grondzaken
Voor de fusie van de gemeenten Gendringen en Wisch zijn ten aanzien van grondzaken veel overeenkomsten, algemene verkoopvoorwaarden, exploitatieverordeningen e.d. geharmoniseerd, maar het gemeentelijke beleid is daarbij nog niet bepaald. In de Nota Grondbeleid gemeente Oude IJsselstreek worden de kaders voor dat beleid vastgelegd.
Grond is, afhankelijk van de bestemming, een schaars goed. Tegelijkertijd is het gebruik van grond van groot belang voor de realisatie van publieke doelen. Op de grondmarkt wordt grond gekocht, geëxploiteerd en verkocht. Om de grondmarkt efficiënt en rechtvaardig te laten verlopen en om daarbij publieke doelen te realiseren voert de overheid een grondbeleid. Grondbeleid is geen doel op zich. Het is “dienstbaar” aan ruimtelijk beleid en sectoraal beleid voor wonen, werken en recreëren. Voor de Nota Grondbeleid is de belangrijkste uitdaging om de aansluiting tussen die publieke doelen en het grondbeleid te verbeteren.
De gemeente, als overheid, heeft op grond van de Wet Ruimtelijke Ordening een taak en mogelijkheden voor het voeren van ruimtelijk beleid. Het voeren van een actieve grondpolitiek biedt daarbij voor de gemeente goede mogelijkheden om op een efficiënte manier publieke doelen te realiseren. In het verleden was het daarom min of meer vanzelfsprekend dat de gemeente landbouwgrond kocht en daar bouwrijpe grond van maakte. De laatste jaren is de positie van de gemeente drastisch aan het wijzigen. Er treedt een duidelijke (min of meer gedwongen) verschuiving voor de gemeente op van een actief naar faciliterend/passief grondbeleid. Er zijn steeds meer spelers op de markt gekomen welke een steeds actievere houding aannemen, met nieuwe oplossingen komen, scherper en professioneler worden.
Het doel van de Nota Grondbeleid is tweeledig. Enerzijds is de nota een verzameling van het al vastgestelde en gevoerde beleid in de oude gemeenten Gendringen en Wisch dat in de gemeente Oude IJsselstreek kan worden gecontinueerd. Anderzijds worden in de nota de stand van zaken en de ontwikkelingen met betrekking tot het grondbeleid voor de gemeente Oude IJsselstreek en de daaraan verbonden risico’s belicht. Het grondbeleid van de gemeente dat steeds meer van actief naar passief/faciliterend en van uitbreiding naar inbreiding verschuift, kan grote consequenties hebben.
Onze gemeente heeft haar beleid op het gebied van de Volkshuisvesting vastgelegd in het LKW (Lokaal Kwalitatief Woonprogramma). Dit houdt in het kort in dat onze gemeente in principe geen beperkingen krijgt opgelegd voor het aantal te bouwen woningen, mits wordt voldaan aan het uitgangspunt “de juiste woning, op het juiste tijdstip, op de juiste plaats”. Wel geldt hierbij inbreiding voor uitbreiding. Bij de kerntakendiscussie die recentelijk is gevoerd is een “Strategische ruimtelijke en maatschappelijke visie” vastgesteld met als uitgangspunt “kansen benutten en ontwikkelingen stimuleren” en een kansrijke en leefbare samenleving voor iedereen”. Eén van de onderdelen van deze visie is een groei naar een inwonertal van 47.000 en mogelijk 50.000.
Door middel van het grondbeleid kan de gemeente invloed uitoefenen op de wijze waarop gronden worden gebruikt. Sturing van het grondgebruik door middel van het grondbeleid is wenselijk omdat het kan bijdragen aan de realisering van (publieke) doelstellingen op het gebied van volkshuisvesting, infrastructuur, werkgelegenheid, milieu, financiën etc. Verhaal van de hiermee gemoeide kosten is echter nog niet optimaal geregeld. Het is daarom van belang de aangekondigde wetgeving te volgen en het gemeentelijke beleid hierop aan te passen. Om de uitgesproken ambities met betrekking tot het groeiscenario te kunnen bereiken vraagt dat van het gemeentebestuur een actieve grondhouding, waarbij onder ogen moet worden gezien dat dit consequenties zal hebben voor personeel, investeringen en inzet van middelen.
De nota grondbeleid wordt voor de vergadering van 22 december 2005 aan de gemeenteraad ter vaststelling voorgelegd.




1   2   3   4   5   6   7   8   9   10


De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina