Verslag van de Algemene Ledenvergadering (alv) van uvv­tennis op 26 maart 2008



Dovnload 35.32 Kb.
Datum22.08.2016
Grootte35.32 Kb.
Verslag van de Algemene Ledenvergadering (ALV) van UVV­tennis op 26 maart 2008

(1e concept)


Aanwezigen: José Story, Rob van Dal, Frank Meijer, Yvonne Verbrugge, Mary van Eijk, Wil van de Berg, Suzan Beyerman, Elly de Sain, Tina Gieling, Jan Winkel, Arno Arendse, Danny de Bruyn, Willem Verbrugge, Wim Lissenberg, Marcel van der Bildt, A.J. van Poppel, Marina van Dulst, Lot Siderius, Peter Snikkers, Petra van Poppel, Joyce Smith, Truus de Bruyn, Adrie Visch, Stanley Slatérus, Brian Fronik (voorzitter) en Ayrin van Dal­Peters (verslag).

De vergadering start officieel om 19.30 uur. Op dat moment zijn er formeel gezien te weinig aanwezigen om rechtsgeldige beslissingen te nemen. Om die reden wordt, conform de voorschriften in de statuten, de aanvang van de bijeenkomst met 15 minuten uitgesteld.

1. Opening en mededelingen
De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.

2. Bestuursaangelegenheden
Ayrin van Dal licht toe dat er nu ongeveer een jaar geen formeel bestuur meer is binnen UVV­tennis. Om de vereniging draaiend te houden, heeft een viertal vrijwilligers zich bereid verklaard om de rol van interim-bestuur te vervullen. Achter de schermen is nog een aantal leden actief, bijvoorbeeld voor het bijhouden van de site, het organiseren van interne toernooien en de coördinatie van de competitie..

De leden die het interim-bestuur vormen hebben in formele zin geen enkele bevoegdheid, zolang de goedkeuring van de leden daartoe niet is verkregen. Tijdens de vergadering wordt voorgesteld om het interim-bestuur de benodigde bevoegdheden te geven. Geen van de aanwezigen heeft daartegen bezwaar.

Vanzelfsprekend is de rol van het interim-bestuur tijdelijk van karakter. Uiteindelijk dient er namelijk een volwaardig bestuur te komen. Evident is dat het voor 4 personen onmogelijk is om alle zaken die spelen binnen de vereniging op te pakken. Er blijft op dit moment te veel liggen en er is onvoldoende capaciteit om de koers van de vereniging te bepalen cq. het beleid op lange termijn vorm te geven. Dat levert een ontevreden gevoel op, zowel bij de interim-bestuursleden als onder de leden. Daarnaast heeft het gebrek aan mankracht ook financiële consequenties, zie daarvoor agendapunt 3. Het is daarom noodzakelijk om op korte termijn ondersteuning te krijgen, anders is de toekomst van de vereniging onzeker.

Het vertrouwen is er dat binnen het ledenbestand van UVV­tennis voldoende talent en capaciteit beschikbaar is. De kunst is echter om dergelijke vrijwilligers te vinden. Om die reden stelt het interim-bestuur voor om een wervingscommissie in te stellen, een commissie die actief op zoek gaat naar vrijwilligers voor in o.a. de sponsorcommissie, de onderhouds- en/of schoonmaakcommissie en natuurlijk naar bestuursleden. Eveneens zou een wervingscommissie zich kunnen richten op het werven van nieuwe leden. Niemand van de aanwezigen heeft bezwaar tegen het instellen van een wervingscommissie, alleen blijkt niemand bereid om in een dergelijke commissie zitting te nemen.

Rob van Dal stelt voor om publiciteit te zoeken en een advertentie op de KNLTB­site te plaatsen, waarin staat dat UVV een bestuur zoekt. Mogelijk levert het belangstelling op en kan een externe tegen een bepaalde vergoeding ondersteuning leveren. Volgens de aanwezigen is dat een goede suggestie, maar heeft het de voorkeur eerst nog binnen het eigen ledenbestand te zoeken naar potentieel. José Story zegt dat het probleem is, dat de leden binnen de vereniging elkaar niet kennen. Er zouden meer gelegenheden gecreëerd moeten worden, waarbij mogelijkheden zijn om met elkaar in contact te treden.

Afgesproken wordt om een noodkreet te verspreiden onder alle leden op een A4, dat tegelijkertijd met de ledenpassen uitgegeven zal worden. Eveneens zal er een bericht met vergelijkbare strekking in de eerstvolgende Topspin geplaatst worden.



3. Financiën
Stanley Slatérus geeft een toelichting op de financiële stand van zaken binnen de vereniging aan de hand van de jaarrekening 2007 en de begroting 2008.
Jaarrekening 2007

In de begroting 2007 was een positief resultaat voorzien van € 5000. De jaarrekening 2007 laat zien dat de vereniging in 2007 ook daadwerkelijk met dit resultaat heeft afgesloten. Dat lijkt een applaus waard, maar het beeld achter deze cijfers is een stuk zorgelijker. Immers, zowel aan de kosten­ als aan de batenkant zijn de bedragen veel lager uitgevallen.

Aan de kostenkant gaat het enerzijds om uitgestelde kosten, waardoor er sprake is van een incidentele meevaller en anderzijds om minder bestedingen cq. gereduceerde kosten door een lager ledenaantal dan begroot. In totaal betreft het een bedrag van € 24.500.

Aan de batenkant zijn er twee posten verantwoordelijk voor het achterblijven van gelden, namelijk (1) € 19.500 minder aan contributiegelden en (2) € 8.800 minder door het uitblijven van sponsorgelden. De contributiegelden zijn flink lager dan begroot, omdat het ledenbestand een flinke vervuiling kende. Daarnaast is de verwachte groei in het aantal leden uitgebleven. In sommige opzichten is er zelfs sprake van een forse teruggang, bijvoorbeeld in het aantal winterleden. En tot slot heeft de vereniging te maken met een aantal wanbetalers onder de leden. Voor wat betreft de sponsorgelden wordt helaas duidelijk dat het ontbreken van een sponsorcommissie forse financiële consequenties heeft. Het is noodzakelijk om de contacten met de sponsors een nieuwe impuls te geven, maar de capaciteit daarvoor ontbreekt.

De balans laat een vertekend beeld zien. Er moet namelijk nog een factuur komen voor een bedrag van € 80.000. Op dit moment levert dat voordelen op in de vorm van extra renteopbrengsten.

Over het algemeen is het beeld positief. Dat betekent onder andere dat UVV­tennis in staat is om de kosten van de nieuwe unit uit eigen middelen te financieren.


Stanley Slatérus vraagt aan de aanwezigen om goedkeuring van de jaarrekening 2007. Niemand heeft daartegen bezwaren. Daarmee is het document formeel goedgekeurd. Voor belangstellenden is het document ter inzage beschikbaar via de penningmeester.

Mary van Eijk merkt op ten aanzien van de ontwikkeling in het ledenbestand, dat zij de hoop heeft dat de nieuwe unit zal gaan helpen. Op dit moment ontbreekt de sfeer binnen UVV­tennis. Nieuwe leden voelen zich om die reden niet betrokken bij de club. En ook de leden die al langer bij de vereniging zijn, ervaren een gemis. De nieuwe unit wordt de gelegenheid om elkaar te ontmoeten (zie ook agendapunt 5).


Contributiebedragen

De contributiebedragen blijven voor dit tennisseizoen ongewijzigd ten opzichte van het voorgaande seizoen.


Begroting 2008

Over 2008 wordt een sluitende begroting voorgesteld. De kostenkant is beheersbaar. De opbrengstenkant daarentegen is kwetsbaar door een enigszins achterblijvende groei van het aantal leden en het gemis aan gelden uit sponsoractiviteiten. De marge om tegenvallers op te vangen is beperkt. In 2008 is het dus zaak om met name ten aanzien van die posten activiteiten te ontwikkelen om deze opbrengsten zeker te stellen, danwel positief te beïnvloeden. Zoals onder punt 2 reeds gemeld is het noodzakelijk om hier commissies voor in het leven te roepen. Met instemming van alle aanwezigen wordt de begroting 2008 vastgesteld.



4. Uitkomsten enquête en vervolgacties
Ayrin van Dal geeft een samenvatting van de uitkomsten van de enquête, die in december 2007 is gehouden onder alle leden.

  • In totaal hebben 44 leden de moeite genomen om de enquête in te vullen. Dat komt neer op ruim 10% van het totaal aantal leden. Hoewel de respons te laag is om een representatief beeld te vormen voor alle leden, geven de uitkomsten wel degelijk een goede indicatie van de opvattingen van de leden.

  • 86% van alle respondenten is tevreden over het afhangsysteem. Als er al opmerkingen zijn, dan betreft dat de afhangdiscipline of de beschikbare speeltijd per beurt.

  • 70% vindt de verlichting voldoende toegankelijk. Diverse aanwezigen tijdens de ALV merken op dat de kast met de bediening van de verlichting lastig is te zien en zij wijzen op de mogelijkheid om dat te verbeteren met de komst van de nieuwe unit.

  • 51% is bekend met de bouwplannen van de nieuwe unit. Een deel van de leden zou het waarderen als er een koffieautomaat en/of een frisdrankautomaat in de nieuwe unit zal komen.

  • 91% van alle respondenten kijkt wel eens op de site. Dat is bovenverwachting. De frequentie van het internetbezoek zou nog wel omhoog kunnen.

  • 77% is tevreden over de opzet van de Topspin. Een belangrijk verbeterpunt is de actualiteit van de informatie. Ook vragen diverse leden om meer foto´s in de Topspin en zou een groot deel de nieuwsbrief graag digitaal ontvangen.

  • 65% weet wat er speelt binnen de club

  • 88% is bekend met het aanbod van activiteiten en de grote meerderheid is daarover tevreden. Tegelijkertijd doen ook diverse leden suggesties voor andere activiteiten, zoals een toernooi voor jongeren, een uitwisselingstoernooi met een andere vereniging of een ouder­kind toernooi. Ook merken diverse leden op dat een goede introducéregeling ontbreekt.

  • 91% van de leden die tennisles volgen, is daarover erg tevreden. Het enige verbeterpunt is dat van de leraren een grotere stimulans mag uitgaan voor deelname aan interne activiteiten binnen de club.

  • Het algemene rapportcijfer voor UVV­tennis is een 6,7. Weliswaar een voldoende, maar het kan beter. De algemene sfeerbeelden ten aanzien van de club bevestigen dat. Een deel is heel tevreden en vindt de sfeer prettig, gezellig en laagdrempelig. Een ander deel van de leden levert stevige kritiek. Er heerst een wij­zij cultuur tussen oude en nieuwe leden en een clubgevoel ontbreekt.

In de ALV legt het interim-bestuur een aantal voorstellen voor als reactie op de uitkomsten van de enquête. Het gaat om de volgende voorstellen:



  1. Er zal een informatieboekje worden uitgereikt onder alle leden. Dit is een soort naslagwerk voor nieuwe en bestaande leden met informatie over het wat en hoe binnen de tennisvereniging. Een eerste exemplaar is tijdens de ALV al beschikbaar ter inzage. Het boekje bevat eveneens een fact­sheet, een A4 waarop de belangrijkste informatie ten aanzien van contactpersonen, relevante emailadressen etc. op een compact wijze is samengevat. Deze fact­sheet zal eveneens op de site worden gepubliceerd.

  2. Er zal meer aandacht komen voor informatievoorziening over de unit. Daarvoor zullen de gebruikelijke kanalen worden benut, zoals de Topspin en de website.

  3. UVV­tennis kan niet zelfstandig beslissen tot het laten plaatsen van een koffieautomaat of een frisdrankautomaat in de nieuwe unit. Daarvoor is overleg met de horecagelegenheid nodig. Het interim­bestuur zal daarover in gesprek gaan.

  4. Er zal meer communicatie via internet en e­mail gaan plaatsvinden. Eerder is al aangekondigd dat het noodzakelijk is om daarvoor een actueel emailadressenbestand te hebben. Hiervoor zullen alle leden gebeld worden. Marcel v.d. Bildt doet naar aanleiding daarvan de suggestie om tijdens deze belronde meteen bij leden te informeren of zij belangstelling hebben voor deelname in het bestuur of een commissie of dat zij op andere wijze bereid zijn iets voor de vereniging te betekenen.

  5. Er zal met de activiteitencommissie overlegd worden over de organisatie van andere activiteiten, zoals een uitwisselingstoernooi of een toernooi voor jongeren etc.

  6. Om een goede introducéregeling mogelijk te maken, zal het interim­bestuur overleg voeren met de aanbieder van de tennisbox. Onderzocht zal worden of het technisch mogelijk is om de introducé te laten afhangen met de ledenpas van het UVV­lid dat deze introducé meeneemt. Het idee is om daaraan meteen de financiële administratie van het meenemen van een introducé te koppelen. Danny de Bruyn merkt op dat hij weet dat dit technisch mogelijk is.

  7. Het is evident dat er iets moet gebeuren ten aanzien van de sfeer binnen de vereniging. Er zijn veel opmerkingen over gemaakt, maar helaas geen concrete voorstellen om er verandering in te brengen. Het interim­bestuur stelt daarom voor een keer een brainstormsessie te organiseren om hierover van gedachten te wisselen.

De aanwezigen stemmen in met alle voorstellen.

5. Stand van zaken ´Villa Tennishof´
Stanley Slatérus geeft een toelichting op de bouwplannen en het proces. Hij verwijst daarbij naar de unit, waar het programma van eisen te vinden is.

De naam van de nieuwe unit is ´Villa Tennishof´. Deze naam is gekozen tijdens het jubileumfeest in september 2007. De unit is formeel bedoeld als wachtruimte, ontmoetingsplaats en ruimte voor het wedstrijdsecretariaat.

Oorspronkelijk was het idee om een houten gebouw neer te zetten. De gemeente Utrecht was daarvan geen voorstander. Later is gekozen voor een stenen variant. Dit materiaal is duurzamer, vergt minder onderhoud en heeft een solide en professionele uitstraling. Inmiddels zijn met de gemeente afspraken gemaakt over de afmetingen van de L­vormige unit. Eveneens heeft de gemeente ingestemd met de materialen, de uitvoering en de positie. Ook de vereniging van eigenaren is akkoord.

De conclusie luidt dat de vereniging een stuk verder is in het besluitvormingstraject. De planning is om in juni te starten met de bouw indien de bouwvergunning dan is afgegeven. In 3 tot 4 weken zal het gebouw casco gereed zijn. Daarna zal de afwerking aan de binnenzijde nog moeten plaatsvinden.

Op basis van de tekeningen van de unit, geeft Stanley Slatérus een nadere toelichting op de inrichting van de unit. De unit zal naast de tennisbox ook ruimte bevatten voor het opbergen van tennistassen. Eveneens zullen twee toiletten onderdeel uitmaken van de unit. In het tweede deel is de verblijfsruimte met o.a. zitgelegenheid en aansluitingen voor een PC en internet.

Marcel v.d. Bildt geeft een korte presentatie over de materialen van de unit. Hij laat onder meer de gekozen steen zien en geeft informatie over de kunststofkozijnen.


Voor wat betreft het interieur is een kleine werkgroep geformeerd onder leiding van Marja Slatérus. Deze werkgroep zal voorstellen doen voor de inrichting van de unit. Deze voorstellen zullen voorgelegd worden aan het interim-bestuur.
Ten aanzien van de kosten voor de unit geldt dat de casco­oplevering wordt geraamd op € 36.000. De inrichting en afwerking zal naar schatting ongeveer € 9.000 kosten. In totaal dus een bedrag van € 45.000. Daarvan heeft het Algemeen Bestuur toegezegd om € 10.000 bij te dragen. Het restant komt voor rekening van UVV­tennis. Volgens de richtlijnen voor afschrijving zal de unit in 40 jaar worden afgeschreven, hetgeen neerkomt op een jaarlijkse last van ongeveer € 900.

Aan de leden wordt een akkoord gevraagd op het afronden van het offertetraject via Mabibouw binnen de geschetste financiële kaders. Eveneens wordt de goedkeuring gevraagd voor de financiering van het resterende investeringsbedrag uit eigen middelen. De ALV stemt met beide verzoeken in.



6. Technische zaken
Peter Snikkers kaart de discussie over het al dan niet laten doorgaan van het open toernooi aan. In 2007 is het open toernooi wegens bijzondere omstandigheden niet doorgegaan. Voor 2008 is het evenement formeel ingepland, namelijk in de week van 23 tot en met 30 augustus. Hij wijst erop dat er nog maar een beperkte tijd resteert voor de organisatie. Op dit moment is er nog onvoldoende organisatiekracht beschikbaar. Het interim­bestuur heeft al geconcludeerd dat een toernooi, zoals dat in het verleden is georganiseerd, niet meer haalbaar is. De voorbereidingen daarvoor zijn namelijk erg arbeidsintensief. Een afgeslankte vorm lijkt echter nog steeds een realistische optie. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van de ervaringen uit voorgaande jaren. De kennis is bij diverse leden beschikbaar en eveneens is er een draaiboek.

Een afgeslankte vorm van het toernooi houdt in dat de thematische aanpak komt te vervallen, dat er geen uitgebreide horecagelegenheid is en geen grote tent met een slotfeest. De nadruk zou met name moeten liggen op het wedstrijdelement en alles wat daarbij komt kijken. Dat betekent dat geïnvesteerd moet worden in het benaderen van sponsors, in het maken van uitnodigingen, het regelen van drukwerk, het organiseren van een kleinschalige horecagelegenheid etc. Uitgangspunt van het interim­bestuur is dat het open toernooi een belangrijk visitekaartje is. Dat betekent dat ook in afgeslankte vorm het wel een succes moet worden. Bij volgende jaren kan het weer verder uitgebouwd worden.

De algemene opvatting tijdens de ALV is dat het zonde is om deze traditie verloren te laten gaan. Indien besloten zou worden dat het open toernooi ook dit jaar weer komt te vervallen, is de kans dat het in de toekomst weer opgepakt gaat worden, steeds kleiner.

Tegelijkertijd is er onder de aanwezigen weinig animo om een bijdrage te leveren aan de organisatie van dit evenement. Het interim­bestuur hoort alle argumenten aan en zal op korte termijn een besluit nemen over het al dan niet door laten gaan van dit evenement.


De technische commissie, bestaande uit Danny de Bruyn en Arno Arendse, geeft een korte toelichting op de voorjaarscompetitie. De benodigde papieren voor de vijf competitieteams hebben zij meegenomen om uit te delen aan de teamcaptains. Ook vraagt de technische commissie aandacht voor de clubkampioenschappen. De data daarvoor staan vast, namelijk van 5 tot en met 13 juli. Vanaf begin mei start de inschrijving daarvoor.
Tot slot gaat Peter Snikkers in op het thema ´jeugd´. Bij gebrek aan activiteiten als vervolg op de lessen voor de jeugd, gaan sommige jeugdleden naar andere verenigingen toe. Dat is een ongewenste ontwikkeling. Hij suggereert dat daarom het aanbod van activiteiten voor de jeugd uitgebreid moet worden, zoals competitie voor de jeugd of een uitwisselingstoernooi met jeugdleden van andere verenigingen. Binnen de wijk rondom de tennisvereniging wonen veel potentiële jeugdleden. Peter Snikkers pleit daarom voor een actief jeugdbeleid. Ook daarvoor is snel mankracht nodig.

7. Uitreiking prijzen onder deelnemers enquête
Onder de deelnemers aan de enquête worden tijdens de ALV prijzen verloot. De 1e prijs is een jaar lang gratis lidmaatschap. De 2e prijs is een half jaar lang gratis lidmaatschap. En de 3e prijs is een gratis privé tennisles.

Alle namen van de deelnemers aan de enquête zijn in een envelop gestopt. Aan Lot Siderius wordt gevraagd om uit deze envelop willekeurig drie loten te trekken. De volgende leden zijn naar aanleiding van deze trekking in de prijzen gevallen:



  • 1e prijs  Maarten v.d. Wilt

  • 2e prijs  Mary van Eijk

  • 3e prijs  Patricia Tang

Het interim­bestuur zal contact opnemen met de prijswinnaars. In elk geval van harte gefeliciteerd!

8. Rondvraag en afsluiting
Tijdens de rondvraag wordt gevraagd of de banen nog geborsteld worden. Stanley Slatérus geeft aan dat er wel onderhoud plaatsvindt, maar dat er sprake is van een achterstand. Er zal op korte termijn ook contact worden gezocht met de hovenier hierover.

Ook wordt gevraagd of er nog mogelijkheden zijn om illegaal tennissen tegen te gaan. Het interim­bestuur licht toe dat het ten tijde van de verhuizing een bewuste keuze is geweest om géén hoog hek te plaatsen. In de eerste plaats brengt dat hogere kosten met zich mee en in de tweede plaats geeft het spelen ´in een kooi´ een hele andere uitstraling.


Wanneer er geen andere vragen meer zijn, dankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit hij de vergadering.



De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina