Vrijwilligersbeleid sbog



Dovnload 57.28 Kb.
Datum25.07.2016
Grootte57.28 Kb.



VRIJWILLIGERSBELEID SBOG

  1. Inleiding


De SBOG is een organisatie die drijft op de kracht van vele vrijwilligers. Met het hieronder beschreven vrijwilligersbeleid wil de SBOG laten zien hoe zij met ‘haar vrijwilligers’ om wil gaan/ omgaat.

2 Organisatie SBOG


De Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland (SBOG) is een koepelorganisatie van de drie ouderenbonden: de ANBO, bond voor 50 plussers (ANBO); de Katholieke Belangenorganisatie voor Senioren (KBO); het gewest Gelderland van de Protestants Christelijke Ouderen Bond (PCOB). Zij werken samen op het gebied van belangenbehartiging. In totaal zijn ongeveer 60.000 senioren lid van één van de bonden in Gelderland.
Binnen de SBOG zijn diverse groepen actief bestaande uit vrijwilligers. Zij worden ondersteund door een beleidsmedewerker.


Verkeersveiligheid



Opleiding VOA’s

KBO Gelderland

ANBO

voor 50 plussers

PCOB





Bestuur






Kantoor




Beleidscommissie





Projectgroepen

Themagroepen


RSBO’s


Infrastructuur

Infobulletin

Rivierenland

PR

Maatschappelijke

Ondersteuning & Zorg

Rijk van Nijmegen



55 PLUS EXPO


Ouderenadvisering



Oost Veluwe

Allochtone Senioren

West Veluwe Vallei



Toegankelijkheid Stations


Rijn~IJssel



Verkeersveiligheid

Opleiding VOA’s


Scholing verkeer

De groepen uit dit organogram komen bij de SBOG vergaderen (dichte lijnen). Daarnaast zijn op initiatief van de SBOG 7 Regionaal Samenwerkende Bonden van Ouderen (RSBO’s) opgezet: dit zijn samenwerkingsverbanden van lokale afdelingen in een regio. Deze RSBO’s kennen een overlegplatform, een coördinatiecommissie of een stuurgroep met daarnaast soms enkele werkgroepen en worden ondersteund de SBOG. Ook deze groepen bestaan uit vrijwilligers en worden –behalve de werkgroep- ondersteund door de beleidsmedewerker van de SBOG. Zij vergaderen in hun eigen regio.

Alle vrijwilligers (134) zijn lid van ėėn van de drie ouderenbonden (ANBO- KBO-PCOB), met uitzondering van de voorzitter van het SBOG bestuur en voorzitter van SBOG beleidscommissie.




2 Werving en selectie


Vrijwilligers actief bij de SBOG zijn lid van ėėn van de drie ouderenbonden.

Lidmaatschap betekent voor een vrijwilliger dat hij/zij een organisatie vertegenwoordigt, spreekt namens die organisatie maar zonder last of ruggespraak deelneemt aan betreffende project, thema of werkgroep. De vrijwilliger kan de organisatie om advies vragen, kent een achterban en werkt voor alle ouderen in Gelderland.

Lidmaatschap van ėėn van de ouderenbonden

is vereist voor de leden van:



  • bestuur, beleidscommissie en themagroepen; met uitzondering van de voorzitter van het bestuur en beleidscommissie die onafhankelijk zijn.

  • overlegplatforms van RSBO’s.

is in principe vereist voor de leden van:

  • projectgroepen SBOG.

  • werkgroepen binnen RSBO’s.

echter deskundigheid prevaleert boven lidmaatschap.

Alle groepen hebben de mogelijkheid om ad hoc een adviserend lid aan te stellen.

Binnen alle groepen is van iedere ouderenbond minimaal ėėn vertegenwoordiger.

2.1 Werving


Voor het werven van vrijwilligers wordt gebruik gemaakt van een bestaand functieprofiel (zie bijlage 2). Alle vacatures worden vermeld op de website van de SBOG (www.sbog.nl).

Werving van nieuwe vrijwilligers gebeurt onder leden van de ouderenbonden maar dient ook plaats te vinden onder niet-leden. Nieuwe vrijwilligers kunnen (te zijner tijd) lid worden van een ouderenbond. Vrijwilligers werven op basis van deskundigheid.


Bestuur SBOG


De voorzitter is onafhankelijk en wordt geworven via een advertentie of het netwerk.

De overige zes leden zijn lid van ėėn van de drie bonden. Bij het vertrek van een bestuurslid draagt het gewestbestuur van desbetreffende bond een nieuwe kandidaat bindend voor. SBOG bestuur benoemt deze kandidaat.

In november 2004 heeft het SBOG bestuur statuten, huishoudelijk reglement en directiestatuut vastgesteld waarin o.a. de taken en verantwoordelijkheden van de bestuursleden staan geformuleerd. Deze worden gehanteerd bij het werven van een nieuwe kandidaat.

Beleidscommissie


De beleidscommissie bestaat uit: ėėn lid van iedere Gewest (ouderenbond), de vier voorzitters van de themagroepen en een onafhankelijk voorzitter. Bij het vertrek van ėėn van de leden draagt de themagroep de nieuwe voorzitter voor of draagt het gewestbestuur van desbetreffende bond een nieuwe kandidaat voor. De voorzitter wordt extern geworven.

Themagroep


Wanneer er binnen een themagroep een vacature is voor een nieuwe vrijwilliger gaat er naar desbetreffende ouderenbond een vraag voor een nieuwe kandidaat. Zij dragen dan iemand voor.

De themagroep kan ook zelf op zoek gaan naar een nieuwe kandidaat. Deze wordt vervolgens voorgedragen aan het gewestbestuur van desbetreffende bond, zij bevestigt de voordracht.

De themagroep kiest uit haar midden een voorzitter.

Evenredige verdeling van de drie ouderenbonden binnen de themagroep is gewenst. Voorwaarde is van iedere bond minimaal ėėn persoon. Een themagroep bestaat minimaal uit 4 en maximaal uit 8 personen.



Projectgroep


Wanneer er binnen de projectgroep een vacature is voor een nieuwe vrijwilliger gaat er naar desbetreffende ouderenbond een vraag voor een nieuwe kandidaat. Zij dragen iemand voor. De projectgroep kan ook zelf op zoek gaan naar een nieuwe kandidaat, b.v. door het plaatsen van een vraag in het SBOG contactblad.

Een projectgroep bestaat minimaal uit 4 en maximaal uit 8 personen.



Overlegplatform RSBO


Iedere RSBO bestrijkt een bepaalde regio bestaande uit een aantal gemeenten. Binnen die gemeente werken de lokale afdelingsbesturen van ouderenbonden vaak samen. Gestreefd wordt naar vertegenwoordiging van iedere gemeente binnen het regionale overlegplatform. Evenredige verdeling van de drie ouderenbonden binnen het overlegplatform is gewenst. Voorwaarde is van iedere bond minimaal ėėn persoon.

Wanneer er binnen het overlegplatform een vacature is voor een vrijwilliger zorgen de lokale samenwerkende bonden van ouderen en lokale afdelingsbesturen voor een nieuwe kandidaat.

Het overlegplatform bestaat uit minimaal 5 en maximaal 9 leden.

(In sommige regio’s heet het overlegplatform: coördinatiecommissie of stuurgroep)



Werkgroep RSBO


Het overlegplatform van de RSBO stelt een werkgroep in, indien gewenst. Zij vallen onder verantwoording van het overlegplatform. De voorzitter van de werkgroep neemt deel aan het overlegplatform. De werkgroep bestaat uit minimaal 3 en maximaal 6 mensen. Lidmaatschap van ouderenbond is gewenst maar niet noodzakelijk. Deskundigheid prevaleert boven lidmaatschap.

2.2 Introductie


Na de voordracht van een nieuwe vrijwilliger bij een groep stuurt het secretariaat aan de kandidaat een introductiepakket bestaande uit:

  • Folder SBOG;

  • Beleidsplan/ jaarverslag SBOG;

  • Laatste SBOG contact;

  • Laatste notulen van de vergadering van betreffende groep.

Vervolgens heeft de ondersteunende beleidsmedewerker en de voorzitter van die groep een introductiegesprek met de kandidaat waarin het volgende aan de orde komt:



  • het doel van de betreffende groep;

  • de inhoud van de vergaderingen en activiteiten;

  • de motivatie en vaardigheden van de nieuwe kandidaat;

  • de taken en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger binnen de groep;

  • afspraken binnen de groep: vergaderfrequentie, tijdsinvestering, onkostenvergoeding ed.;

  • algemene informatie over de SBOG/ RSBO;

  • vrijwilligersbeleid;

  • tekenen van Afsprakenlijst tussen vrijwilliger en SBOG (zie bijlage 1);

  • namenlijst van vrijwilligers binnen SBOG (groepen);

  • zittingstermijn voor vrijwilligers is 3 jaar, met de mogelijkheid van verlenging voor nogmaals twee keer 3 jaar;

  • verwijzen naar de persoonlijke begeleider uit de groep

  • evaluatiegesprek dat zal volgen na 3 vergaderingen.

In de Afsprakenlijst staan de wederzijdse verwachtingen en afspraken tussen vrijwilliger en SBOG (zie bijlage 1). Alle vrijwilligers actief bij SBOG/ RSBO tekenen deze afsprakenlijst. Uitzondering voor het tekenen zijn de bestuursleden van de SBOG aangezien zij voldoen aan de Statuten. Indien bestuursleden participeren in ėėn van de thema of projectgroepen tekenen zij wel de Afsprakenlijst.
De nieuwe vrijwilliger stelt zich in de eerste vergadering voor aan de leden van de groep. Zo stellen ook de leden van de groep zich voor aan de nieuwe vrijwilliger.

De vrijwilliger krijgt alle ruimte om vragen te stellen en zich in te werken. Indien nodig ontvangt de vrijwilliger extra informatie.



2.3 Eerste evaluatiegesprek


Na ca. drie vergaderingen heeft de vrijwilliger een gesprek met de voorzitter van de groep. Hierin evalueren beide hoe het gaat en of het aan de verwachtingen voldoet. Evt. worden actiepunten geformuleerd of zaken bijgesteld. Indien ėėn van de twee niet content is kan de Afsprakenlijst worden ingetrokken.


3 Zorg voor vrijwilligers


Er bestaat binnen de SBOG veel waardering voor de activiteiten en de inzet van de vele vrijwilligers. Dat vereist naar vrijwilligers goede informatievoorziening. Ze worden goed geïnformeerd over ontwikkelingen die hen aangaan door beleidsmedewerker en leden van de groep zelf.
3.1 Inspraak en informatie

De vrijwilliger heeft inspraak in de groep waaraan hij deelneemt. Hij is lid van een van de bonden en vertegenwoordigt deze bond maar werkt zonder last of ruggespraak van de bond.

De provinciale bonden organiseren ėėnmaal per jaar een bijeenkomst voor haar vertegenwoordigers binnen SBOG en andere externe organen om binding te houden met haar vrijwilligers en elkaar te informeren.

De SBOG houdt haar vrijwilligers op de hoogte met informatie via de website, via het kwartaalblad SBOG Contact en door tijdig de stukken te sturen voor de vergadering.


3.2 Kostenvergoeding

Alle vrijwilligers ontvangen reiskostenvergoeding op basis van jaarlijks vastgesteld bedrag door het bestuur. Bij gebruik maken van openbaar vervoer worden de werkelijke kosten vergoed.

Indien zij onkosten maken in de vorm telefoonkosten, portokosten en kosten van e-mail kunnen zij dit declareren op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten. De voorzitter van desbetreffende groep fiatteert deze declaratie.

Voor de declaraties dient het SBOG-declaratieformulier gebruikt te worden. De declaraties dienen voorzien te zijn van specificaties en indien mogelijk van betalingsbewijzen.


3.3 Activiteiten

Leden van een groep beslissen samen met de beleidsmedewerker over het uitvoeren van activiteiten. Beleidsplan en activiteitenplan zijn hierbij sturend. Indien de groep wil afwijken van het beleid is overleg met directeur en bestuur SBOG noodzakelijk.

Indien een projectgroep een activiteit uitvoert in een bepaalde regio neemt zij vooraf contact op met desbetreffende RSBO en stemt zaken af.

Iedere RSBO stelt haar eigen beleidsplan vast. Zij voeren activiteiten uit voortkomend uit hun beleidsplan en in de lijn van de SBOG. Zij kunnen gebruik maken van de deskundigheid van themagroepen en projectgroepen van SBOG.


Animo

De activiteiten voor de SBOG/RSBO worden uitgevoerd vooral in de periode februari, maart april, mei en in september, oktober, november. In juli en augustus en december vergaderen de groepen (bijna) niet. De meeste vrijwilligers gaan ook lange tijd op vakantie. Hier houdt de SBOG rekening mee. Indien een vrijwilliger niet kan komen naar een vergadering/ activiteit is tijdig afzeggen noodzakelijk.



Projectmatig werken

Het actief meedenken en uitvoeren van beleid van SBOG draagt ook bij aan de deskundigheid van vrijwilligers.

Binnen de groepen bestaat een ruime mate van vrijheid bij de invulling van het werk.

De SBOG wil haar activiteiten nog meer projectmatig gaan inrichten waarbij korte tijdelijke en interessante klussen ontstaan. De verwachting is dat het werven en vinden van nieuwe vrijwilligers daardoor beter zal verlopen.
3.4 Opstellen beleidsplan, activiteitenplan en jaarverslag

Voor 1 oktober dient de SBOG haar activiteitenplan voor het komend jaar in bij de Provincie Gelderland met bijbehorende begroting. Vooraf wordt aan projectgroepen hun plannen met begroting gevraagd. Het bestuur stelt dit vast. Vooraf wordt het naar de drie gewestbesturen gestuurd ter kennisname.


Bij het indienen van een meerjaren beleidsplan geldt een uitgebreide procedure naar gewestbesturen van de drie ouderenbonden. Het concept beleidsplan moet gefiatteerd worden door de drie bonden. Vervolgens stelt SBOG bestuur het vast. Dit geldt ook voor bijbehorende begroting.
Iedere groep evalueert jaarlijks haar activiteiten en rapporteert hierover in een kort jaarverslag. Beleidsmedewerker en/of secretaris van de groep stelt dit op, de groep stelt het vast. De directeur is verantwoordelijk voor de rapportage van jaarverslag naar subsidiegever de Provincie, voor 1 juni. Het bestuur van de SBOG stelt het jaarverslag en de jaarrekening vast in de meivergadering.

3.5 Deskundigheidsbevordering

Om te kunnen functioneren in de groep is voortdurende bijscholing van belang. Men moet ‘bijblijven’ om niet te gaan teren op oude kennis.

De SBOG organiseert diverse bijscholingsbijeenkomsten


  • Scholingsbijeenkomsten op thema voor de achterban, (waar de groepen zelf ook van leren), bv scholing verkeer en vervoer, scholing voor vrijwillige ouderenadviseurs;

  • Jaarlijks voor alle RSBO’s en hun werkgroepen;

  • Jaarlijks voor de drie gewestbesturen en het SBOG bestuur;

  • Jaarlijks voor alle vrijwilligers;

  • Jaarlijks een Oudejaarsbijeenkomst voor alle vrijwilligers.

Uitnodigingen voor externe scholingsdagen door andere organisaties worden door SBOG verstuurd aan groepen die het inhoudelijk betreft. Indien hiervoor kosten gemaakt moeten worden beslist de voorzitter van de groep of er ruimte bestaat binnen het budget om deel te kunnen nemen.

3.6 Risico vermijden


Ook vrijwilligers lopen risico’s voor hun veiligheid en gezondheid bij hun werk. Het meeste werk bestaat uit vergaderen, hetgeen weinig risico met zich mee brengt.

De SBOG hanteert met ingang van 1 januari 2008 een Arbo-checklist, waarin bv een brandroute, EHBO en BHV opgenomen zijn. Hierover wordt naar vrijwilligers nadien geïnformeerd.

Daarnaast heeft SBOG een aansprakelijkheidsverzekering tijdens ‘werktijd’ en een financiële vrijwaringverzekering voor bestuursleden.


4 Financiering SBOG en RSBO


De SBOG ontvangt subsidie van de Provincie Gelderland, hieruit wordt personeel en projecten gefinancierd.
4.1 Budgethouder

Binnen iedere projectgroep is een budgethouder aangewezen (meestal de voorzitter van de projectgroep). De budgethouder bewaakt het budget van het project: de uitgaven zijn gekoppeld aan het project uit het activiteitenplan.

Tevens neemt de budgethouder deel aan het budgethoudersoverleg twee maal per jaar. Hierbij zijn ook voorzitter SBOG, penningmeester SBOG en directeur SBOG aanwezig. In dit overleg worden budgetten besproken en overleg gepleegd over budget met evt. over- of onderschrijding.

Bij het binnenkomen van rekeningen verzorgt de SBOG het grootboeknummer op de rekening. De SBOG stuurt de rekening naar de budgethouder die accordeert en retour zendt. Vervolgens betaalt de SBOG de rekening.

De rekeningen van de RSBO worden getekend door de projectgroep infrastructuur. Met ingang van 1 januari 2008 worden de voorzitter van desbetreffende RSBO budgethouder.




5 Einde vrijwilligerswerk


Wanneer een vrijwilliger stopt met het vrijwilligerswerk wordt er binnen desbetreffende groep afscheid genomen. Voordien heeft beleidsmedewerker een exitgesprek waarin het volgende aan de orde komt:

  • Ervaringen met groep

  • Ervaringen met SBOG

  • Ruimte voor aandachtspunten, kritiek, feedback naar elkaar.




AFSPRAKENLIJST BIJLAGE 1

De Stichting Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland (SBOG)


En __________________________________hierna te noemen vrijwilliger
Spreken het volgende af
De vrijwilliger zal ten behoeve van de SBOG met ingang van ___________________
deelnemen aan de volgende groep ___________________________

De vrijwilliger heeft informatie ontvangen over zijn taken en verantwoordelijkheden bij de SBOG voor deze groep.

Na 3 vergaderingen heeft de vrijwilliger een tussentijds evaluatiegesprek met de voorzitter van de groep.
In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger zal deze tijdig de SBOG op de hoogte brengen.
De verwachtingen van de SBOG aan een vrijwilliger zijn besproken en staan beschreven in het uitgereikte functieprofiel.
Het zittingstermijn voor vrijwilligers is maximaal 3 jaar, met de mogelijkheid van verlenging voor nogmaals twee keer 3 jaar.
De vrijwilliger ontvangt een reiskostenvergoeding op declaratiebasis. Jaarlijks stelt het SBOG bestuur in januari de kilometervergoeding vast. Met ingang van 1 januari 2008 is dat 0,30ct per km. Openbaar vervoerskosten worden vergoed op basis van werkelijk gemaakte kosten.

De vrijwilliger wordt begeleid door de beleidsmedewerker ______


De SBOG heeft voor de vrijwilligers: een aansprakelijkheidsverzekering; een collectieve ongevallenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering voor motorrijtuigen afgesloten, met ingang van 1 januari 2008..

Namens de SBOG ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_________________________ (datum)


Handtekening verantwoordelijke van de SBOG handtekening vrijwilliger
------------------------------------------------------------- ------------------------------------

BIJLAGE 2

FUNCTIEPROFIEL VRIJWILLIGER SBOG/ RSBO



Vrijwilliger


  • Heeft affiniteit met inhoud van groep;

  • Is bereid te vergaderen zoals afgesproken in groep;

  • Is lid van een van de bonden;

  • Koppelt terug naar achterban;

  • Participeert zonder last of ruggespraak van haar achterban;

  • Is afkomstig uit de doelgroep waarvoor SBOG werkt (50+)

Voor lid van beleidscommissie namens de bonden geldt:



Voor lid van RSBO geldt



  • Vrijwilliger is afkomstig uit desbetreffende regio




AFSPRAKENLIJST BIJLAGE 1

De Stichting Samenwerkende Bonden van Ouderen in Gelderland (SBOG)


En __________________________________hierna te noemen vrijwilliger
Spreken het volgende af
De vrijwilliger zal ten behoeve van de SBOG met ingang van ___________________
deelnemen aan de volgende groep ___________________________

De vrijwilliger heeft informatie ontvangen over zijn taken en verantwoordelijkheden bij de SBOG voor deze groep.

Na 3 vergaderingen heeft de vrijwilliger een tussentijds evaluatiegesprek met de voorzitter van de groep.
In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger zal deze tijdig de SBOG op de hoogte brengen.
De verwachtingen van de SBOG aan een vrijwilliger zijn besproken en staan beschreven in het uitgereikte functieprofiel.
Het zittingstermijn voor vrijwilligers is maximaal 3 jaar, met de mogelijkheid van verlenging voor nogmaals twee keer 3 jaar.
De vrijwilliger ontvangt een reiskostenvergoeding op declaratiebasis. Jaarlijks stelt het SBOG bestuur in januari de kilometervergoeding vast. Met ingang van 1 januari 2008 is dat 0,30ct per km. Openbaar vervoerskosten worden vergoed op basis van werkelijk gemaakte kosten.

De vrijwilliger wordt begeleid door de beleidsmedewerker ______


De SBOG heeft voor de vrijwilligers: een aansprakelijkheidsverzekering; een collectieve ongevallenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering voor motorrijtuigen afgesloten, met ingang van 1 januari 2008..

Namens de SBOG ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_________________________ (datum)


Handtekening verantwoordelijke van de SBOG handtekening vrijwilliger
------------------------------------------------------------- ------------------------------------




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina