Zaalcomitee 07/06/11



Dovnload 37.14 Kb.
Datum22.07.2016
Grootte37.14 Kb.

Zaalcomitee 07/06/11



Aanwezig : Koen, Dieter, Dirk, Christos, Swake, Guy, Rik, Johan, Kirsten
Gasten : -
Verontschuldigd : Lander
Besproken onderwerpen:


  1. Verslag vorige vergadering : goedgekeurd




  1. Administratie en overeenkomsten




  • Uitleg verzekeringen werd gegeven 14/12/2010. Koen heeft documenten doorgestuurd. Dieter maakt samenvatting.



  1. Organisatie




  1. Activiteiten




  • BBQ : 25 en 26 juni



sponsoring onderlegger + boekje

    • Brief werd gemaakt door Jean

    • Brief werd uitgedeeld op de vergadering en rondgedragen in Beigem door iedereen.

    • Brieven voor de vorige sponsors van het boekje en onderlegger die buiten beigem wonen : Dieter en Kirsten organiseerden

    • 27 sponsors hebben gestort voor de onderlegger

    • 6 sponsors voor het boekje hebben gestort. Dit moet aangevuld worden met De Blay afsluitingen, Koen van der perre, DK cars, de ’s Gravenmolen; Van campenhout, Achterbax/de puller, PE, steenackers

    • Dieter heeft fiscale attesten gemaakt (gestempeld met stempel van bij Jean)

    • Iedere sponsor ontvangt een attest, steunkaart en een voorbeeldpubliciteit met uitnodiging om eventuele wijzigingen door te geven voor 13/06 (3 dagen bedenktijd). Brieven werden samengesteld en gefrankeerd op de vergadering. Jean bedeeld de beigemnaars en de rest gaat op de post.

    • Kirsten werkt dan het boekje en onderlegger af en stuurt ontwerp boekje door naar Lander en print de onderlegger af voor Berre.

    • Lander zorgt voor kopies van de boekjes. In de week voor de BBQ moeten we dan afspreken om ze samen te stellen. Lander geeft een seintje per sms wanneer klaar.

    • Berreke zorgt voor het kopieren van de onderleggers.



Sponsoring Tombola Fietszoektocht

    • Dieter heeft een brief opgesteld

    • Op de vergadering van april hebben we een verdeellijst opgesteld

    • Brieven worden gekopieerd door Lander (100 stuks)

    • dirk, koen, jean, swake, rik, kirsten hebben deze persoonlijk rondgedragen adhv lijst (zie bijlage aan verslag ZC110412 annex - tombolaprijzen-lijst-2011.pdf ) in de loop van mei.

    • Jean mag ingeschakeld worden voor het ophalen van de prijzen tijdens de werkuren

    • Indien mogelijk houdt iedereen de prijzen bij zicht tot het BBQ weekend.

    • Voorlopig sponseren volgende bedrijven de fzt :

      • ’s gravenmolen

      • Sauna Mirage

      • La Cave

      • Ijsboerke

      • Van Rode

      • Den Bloempot

Deze lijst moet in het boekje komen. Kirsten

Aanvragen

    • Brief tafels / stoelen. Kirsten heeft opgestuurd

    • Brief infoportieken. Kirsten heeft opgestuurd

    • Brief Douwe Egberts voor de koffie : Dieter heeft een brief gemaakt. Hierbij steken we een flyer en ook een brief voor sponsoring fietszoektocht, tesamen met de bestelbon van vorig jaar. Jean levert deze af.

    • Bellen om tafels/stoelen te laten staan op Brocante. Kirsten


Reklame


  • Affiches : zijn ontworpen door Dieter

  • Affiches werden door Lander en Gino gekopieerd

  • Iedereen heeft een aantal exemplaren mee om rond te delen

  • Beigemse berichtenronde : Dieter keek na :

Voor 15 mei flyers bij Hugo VH / 1000 in pakketjes van 25 ( gesorteerd op de vergadering waarvoor dank) Deze worden bedeeld de eerste week van juni.

  • Email fietszoektocht/BBQ : Dieter heeft de email adressen ingevoegd op de computer en verstuurde de email eind van de maand Mei. Iedereen mag doorsturen als hij/zij wil

  • Websites : Koen stuurt door naar grimbergen leeft/gemeente

  • Brocante : affiches hangen op de nadar + bij didier. We hebben nog een 20 tal extra affiches nodig heirvoor. Lander?

  • Infoportieken : Jean maakt nummers / Op de vergadering hebben we deze borden van de zolder gehaald en de nummers erop geniet. / Swake installleert. (sleutel halen bij rik)

  • Persoonlijke uitnodigingen voor mensen buiten beigem : op basis van het FP3 programma dat Kirsten heeft laten converteren in Excel, sturen we de bezoekers van vorig jaar nog een persoonlijke brief. Jean zorgde voor postzegels en enveloppen. Lander zorgde voor flyers. Dieter heeft de adressen afgedrukt. Op de vergadering hebben de we 270 brieven afgewerkt en deze gaan op de post.


Winnaars vorig jaar
Dieter heeft bons gemaakt voor de 3 winnaars. Deze krijgen per post hun bon
Steunkaarten
Swake : 140 LG

Berre : 10  vandentroost

Koen : 10 + 190 KVLV

Rik : 10


Christos : 10

Guy : 10


Didier : 10

Okra : Arlette via Koen : 100

Kirsten : 20

Lander : 20

Dirk : 10

Armand : via jean 10

Jean : 30

Logistiek



  • 2 vaten pils (kroonkurkactie) : jean probeert te regelen met Van Campenhout. Deze zou zowiezo een vat sponseren.

  • Transport stoelen/tafels : camionette Lander

  • Wijn : rood is er nog voldoende – Wit is te bestellen met het bier bij de brouwer.

  • Fritten moeten aangekocht worden.

  • Bestelling Makro of Yoka : Koen doet dit op basis van lijst van vorig jaar (Kirsten stuurt door)

  • Bestelling ijskreem + aardbeien : Jean

  • Bestelling Broodjes

  • Bestelling Drank : Koen doet dit via Lander.

  • Bestelling groeten/vlees : 16/06 om 19u bij Rik

  • BBQ toestel/bak : via Lander?

  • Drankkassa komt aan de hoofdkassa.

  • Affiche inkom : Dieter heeft ontwerp gemaakt. Prijzen nog toe te voegen. Af te printen op A3

  • Affiche toog : Dieter heeft ontwerp gemaakt. Text nog aan te passen. Af te printen op A3

  • Bonnekes eten (afmetingen 10,5 op 6,5) en drank ; Kirsten ontwerpt. En we plastificeren indien mogelijk.

  • Prijslijst veranderingen : eten (zie hieronder), drank : prijzen blijven hetzelfde maar duvel en grimbergen gaan naar 3 euro. De text “frit” moet “extra frit” worden.

  • Gekookte eieren via “den eierenklutser” . Kirsten hoort eens

  • Koen hoort eens bij steenackers voor de tent plaatsings datum.

  • Klaarzetten zaal + ophalen tafels stoelen : dinsdag 21 en woensdag 22 voor de BBQ


VERNIEUWINGEN
Fietszoektocht vervroegen van 10U00 (inschrijven tot 11U00) tot 13U30. prijsuitreiking om 16u. Einde 17u.

Inschrijvingsprijs = 3 euro.

Geen drank of controlepost. 16km in totaal.

Dieter heeft bijna in elkaar gestoken. Antwoordformulieren en algemeen reglement kunnen door Herman al gekopieerd worden. Koen en Dieter kopieren weg en vragen op t werk
Johan laten zeggen in de mis dat de parochie een tasje gratis koffie aanbiedt na de mis. (zo komen de mensen in contact met ons en schuiven ze mss mee aan tafel)
Bonnekes systeem :

ETEN :

- van 7 bonnensysteem  4 bonnensysteem :

1 stuk vlees, 8,5euro

2 stukken vlees, 12,5euro

steak. 13,5euro

kindersteak 8,5euro

- fritten inclusief

DRANK

- drankbonnen van 1 en 1,5 euro voor alle drank en extra frit

- helpers : 4 bonnekes van 1,5
Dieter regelde info doorstroom naar jean.
Toogsysteem :

- toog naar buiten verplaatsen :

- onder de tent : tapmateriaal / brouwer of lander

- afloop+ water via emmers / glazentafels

- kleine voortoog ergens halen. Via Alex vd KFR

- meer afruimen van glazen !

- toch nog helpers vragen voor opdienen…

- ook affiche “self service”

- koelkasten (merendeel houden we koud in t cafe),

- 3 easytaps,

- extra glazen, reserve bekerkes. Afwas doen we in t cafe.

Helper aanschrijf systeem?

- Midden April : mensen aanschrijven

- Brief aan voorzitters van de verenigingen die de zaal gebruiken : Kirsten/Dieter

- brieven ronddelen : werden verdeeld en iedereen draagt rond nog deze maand. Dieter stuurt verdeellijst nog door.

- lijst bewaren van 2010 + brief hervormen Kirsten/Dieter : laat zowieso iets weten (of je kan of niet) op website/per SMS/telefoon. Kirsten probeert zeer moedig dit te organiseren

- bedanken helpers : spaghetti festijn voor enkel zij die geweest

- notificatie systeem blijkt te werken. Wel veel afzeggingen : bakkers en toog kunnen probleem worden. Kirsten zal nog rondbellen indien nodig.



  1. Infrastructuur




  • Stoelen en Tafels : - budget 2011


Tafels voorlopig aangedraaid door Swake.

Offerte Gemeente Grimbergen (Magister) : tafel type Mag-TX lijkt interessant : 12 x 204 + btw, en transportkar 260 = 3200

Zelfde maat van de bestaande tafels in de zaal. Mag aangekocht worden. Koen
2 karren met nieuwe tafels (24 stuks) + 20 beste van bestaande tafels in cafe + scene + zaal / bladen van de rest op onderstel van de tafels in ’t sterreke.
Stoelen Systeem humbeek : stoelen vd Makro : Nog na te kijken. Aankoop zouden we verschuiven naar volgend jaar.
Guy heeft er een 25tal gelast gratis ter sponsoring in BQQ boekje.


  • Podium : - Budget 2011



      • Muren : doeken voor de zijkanten en achterkant.

Koen heeft prijs gevraagd : 3m op 4m X2 : 1600 excl btw (brandvertragend)


      • Plafond : eerst versterken - moet zeer licht zijn bv zoals lamellen in de stoof. Koen organiseert met Walter voor prijs indicatie. Christos hoort ook eens

            • Koen : Walter is langsgekomen – we wachten op offerte.

            • Christos : 600 euro voor materiaal metalstud (6x7m) + MH = 2600 euro in totaal




  • Basic muziekinstallatie + beamer :




    • Installatie is aangesloten.

    • Vastzetten in de kast / audiokabels

    • Beamer staat bij Jean klaar. Scherm : nakijken in de Makro.




Guido heeft komen uitmeten : steamer vraagt 47A en

max van het netwerk is 63A. Als lichten en frituur opstaan

wordt de zekering van 63A warm en slaat ze af…

oplossing : nieuwe 63A vragen (warmt minder snel op) of nieuwe zuinigere Steamer




  • Keuring aanvragen :

    • Vernieuwingen zaal : nieuw plan moet opgesteld worden … vragen aan didier? Koen vraagt eens aan Johan.

    • Vernieuwingen stoof : Stoof moet hun plan indienen.

Dieter stuurt nog eens een reminder.


    • Kast in de kelder : een kant en klare kast van 1 m hoog vinden is zeer moelijk. We kunnen beter Koen vanderperre een kast op maat laten maken in betonplex. Komt in orde : Lander en Koen halen tweedehands kast op. Niks meer van de eigenaar gehoord




  • Geurprobleem WC’s :

-afvoer van de pissijnen werd vervangen

-beerput werd leeggemaakt




  • Verfraaiing WC’s :

      • 3 wc rol houders : Kirsten heeft aangekocht.

      • Nieuwe wc potten : Totaal prijs : 250 plaatsing + 165 per WC : 745 euro. OK . Christos organiseert

  • Sleutel voor Christos : Nieuwe sloten komen eraan – nog even geduld.



  1. Post & Varia : niets voor dit moment


  1. Volgende vergadering : 2de dinsdag vd maand.




Pagina van




De database wordt beschermd door het auteursrecht ©opleid.info 2017
stuur bericht

    Hoofdpagina